Transporto sprendimai biurų krovinių gabenimui į Vokietiją: praktinis vadovas nuo profesionalo

Dirbu šioje srityje jau beveik ketvirtį amžiaus, mačiau viską – pradedant nuo idealiai susidėliotų dėžių baigiant tais atvejais, kai vairuotojas tiesiog "užmiršta" atiduoti krovinius tris dienas. Viskas atrodo paprasta tik brošiūrose, o realybėje, kai reikia organizuoti transporto sprendimus biurų krovinių gabenimui į Vokietiją, visada pasitaiko kažkokių nerealiai paprastų, bet erzinančių kliūčių. Vokiečiai yra disciplinuoti, mūsiškiai dažnai einame "trumpiaisiais keliais", tad šiandien papasakosiu tiesiogiai, kaip tai vyksta be jokių uždažinėjimų. Jūs sužinosite, kur dažniausiai klystame ir kaip išvengti tų situacijų, kai telefonas tyla o skambučiai į Vokietiją neatsakomi.

Bendrai apie tą reikalą ir kaip tai veikia

Kiek laiko užtrunka tas gabenimas?

Čia taip vienareikšmiškai pasakyti neįmanoma, nors klientai visada klausia tikslaus laiko. Įprastai, jei važiuojame savo arba nuolatiniu transportu, tai trunka apie 1-3 dienas priklausomai nuo to, kur Vokietijoje reikia atvykti – ar tai Miunchenas, ar kažkas netoli sienos. Bet turiu omenyje, kad tai yra " grynas" važiavimo laikas be iškrovos. Jei ten yra didelis biuras, tai iškrova gali užtrukti dar pusę dienos, ypač jei nebuvo suderinta lifto prieinamumas vėlai vakare.

Ar brangiau, jei daugiau dėžių?

ne visada brangiau, tai priklauso nuo to, kaip tai susideda. Jei tai tiek daug dėžių, kad užpildo visą sunkvežimį (t.y. 22-europalėtes), tai kaina už kilogramą ar dėžę bus žymiai mažesnė. O jei turite tik tris dėžes su kompiuteriais ir reikia jųimti specialiai jums, tada teks mokėti už visą mašinos vietą, nors ji tuščia. Tad čia ne tiek dėžių kiekis svarbu, kiek tai užima erdvės kelyje.

Kas daryti, jei dėžės sunkios?

Geriausias variantas – neprisikrauti iki 30 kg svorio dėžei, nes vokiečių krovėjai (jie ten brangūs) tuoj pat pradės rėkti, kad negerai. Mums, kaip ekspeditoriams, tereikia tikrai žinoti svorį, kad paskaičiuotume, ar mūsų mašina išveš. Jei dėžės per sunkios, jas reikės krauti su keltuvu, o tai papildomai kainuoja vietose, kur nėra rampų. Patirtis rodo, kad klientas visada sako "nėra sunku", o paskui stovi ir negali pakelti.

Kuo vykstate – tentais ar furgonais?

Viskas priklauso nuo krovinio tipo. Jei tai biuro perkėlimas, kai reikia vežti daug smulkių dalykų, sprendžiant transporto sprendimus biurų krovinių gabenimui į Vokietiją, dažniau pasirenkame uždarus furgonus arba tentus su liftu. Tentai ekonomiškesni, jei krovinys ant paletės, bet jei ten turi būti sausuma ir ramybė (pvz., serveriai), furgonas saugesnis. Asmeniškai visada patariu furgoną, jei vertinga įranga.

Ar galima vežti asmeninius daiktus?

Tai yra pilnas "raudonas flagas". Oficialiai mes gabename tik prekes ar įmonės turtą. Jei ten prisimesite savo dviračio ar senų drabužių, tai gali būti interpreotuojama kaip kontrabanda arba neteisėtas verslas, ypač jei vokiškai muitininkai užklaus apie krovinių pobūdį. Geriau to nedaryti, nes nesinori būti įkalintas sienoje dėl kelių batų.

Ar reikia dėžių supakuoti jums?

Geriau, kad jūs paruoštumėte, nes mūsų vairuotojai nori važiuoti, o ne klijuoti lipdukus. Yra paslaugos, kurios atvyksta ir viską supako, tai vadinama "pakavimo paslauga", bet tai kainuoja. Jei pasakysit "dėžės jau paruoštos, reikia tik pajunti", tai bus pigiau ir greičiau. Žinoma, kartais padedame ir mes, jei vairuotojas geras žmogus, bet neapsikilkite ant to.

Ką daryti, jei biure dar dirba žmonės?

Tai dažna problema – reikia išvežti stalus, o direktoriaus dar sėdi ir rašo reikalą. Čia reikia gero planavimo. Geriausia viską išvežti naktį arba savaitgalį. Jei tenka vežti darbo metu, tai darbas sustoja, o vokiečiai moka už laiką. Taip pat reikia užtikrinti, kad krovėjams netrukdytų apsauga, kuria dažnai gina didelius koncernus.

Ar saugu vežti kompiuterius?

Kompiuteriai ir serveriai yra jautrūs dalykai. Juos reikia uždėti ant antšokdžių (pallet pads) ir gerai užsegti juostomis. Aš asmeniškai nerekomenduočiau juos krauti ant viršaus, jei ten sunkių dalykų. Vokiečiai tiksliai žino, ką reiškia "pažeistas krovinys", o to reikalavimai yra griežti. Jei dingsta vienas monitorius, pradedasi ilgi diskusijos dėl atsakomybės.

Ar tinkamos paprastos dėžės?

Tikrai, tinka, jei jos stiprios. Nenaudokite senų, drėgnų dėžių iš parduotuvės, nes jos sugris tiesiog kelio viduryje, ypač jei vairuotojas staigiai stabdys. Matęs esu, kaip krenta viskas ant žemės vokiškame autostradoje tiesiog todėl, kad dėžė buvo "beveik" gera. Užtikrintai, kad dėžės būtų dvigubos sienelės.

Kas vyksta, jei paslysi terminą?

Jei pasilystame terminą dėl mūsų kaltės (pvz., sugedo mašina), tai privalome pranešti. Vokiečiai paprastai suprantantys, jei tikrai įvyko avarija, bet jei mes tiesiog "užmiršome", tai greitai gautsite pranešimą iš jų teisų skyriaus. Geriau terminą nurodyti su atsarga, t.y. sakyti "penktadienis" o ne "ketvirtadienis ryte", kad nebūtų įniršio.

Kainos ir vokiškas tvarkymasis

Kiek vidutiniškai kainuoja toks gabenimas?

Kainos šiuo metu šokinėja kaip šuo ant uodegos. Už mažą furgoną (3-5 tonų) iki Vokietijos gali tekti mokėti nuo 400 iki 800 eurų priklausomai nuo degalų kainos ir kurioje Vokietijos dalyje reikia važiuoti – šiaurėje pigiau, pietuose (Miunchenas) brangiau. Dideliems sunkvežimiams kaina svyruoja labiau. Tiesiog supraskite, pigiau nebus, nes kuras nebe toks kaip buvo prieš 5 metus.

Ar mokesčiai įskaičiuoti?

Paprastai pateikiamą kainą sudarysi iš vežimo ir iškrovos. Bet visada būna "neprognozuojamų" dalykų, pavyzdžiui, vokiškas vietinis mokestis už įvažiavavimą į miestą (Low Emission Zone), arba mokestis už laukimą, jei jūs pavėlavote. Aš visada sakykite – klauskite apie "galutines išlaidas", kad nekiltų nesusipratimų apmokėjimo metu.

Kokius mokesčius ima vokiečiai?

Vokiškai biurai ar sandėliai dažnai turi savo "handling" mokestį už krovinių priėmimą – tai gali būti nuo 20 iki 50 eurų už važtavirtę. Tai ne mūsų mokestis, o jų vietinė taisyklė. Taip pat, jei reikia specialios technikos (krautuvas su ilgu strėlė), tai tas tas irgi bus sąskaitoje. Žinokit, jie moka už kiekvieną judesį.

Galima atsiskaityti grynais?

Galima, bet tai nerekomenduojama. Vairuotojai dažnai neturi didelio kiekio pinigų sau, o vokiškose vietose grynaisiais niekas nemoka, viskas su kortelėmis arba pervedimais. Geriau susitarti dėl sąskaitos-faktūros pervedimu iš anksto. Aš asmeniškai mačiau situaciją, kur vairuotojas negalėjo išvežti krovinio, kol klientas nesužinojo, kur išsiimt grynusius.

Ar pervedimas banku trunka ilgai?

Lietuvoje -瞬间, Vokietijoje - taip pat greit, jei SEPA pervedimas. Bet jei tai ketvirtadienis vakare, tai pinigai gali atėti tik pirmadienį. Tas dalykas svarbus, jei norite, kad masina būtų paleista iš sandėlio (užstatas). Dauguma vežėjų dirba taip: pinigai – tuomet prekės. Nerašau, kad visi tokie žiauri, bet tokia tendencija yra.

Ar galima derėtis dėl kainos?

Visada galima pabandyti, ypač jei turite didelį krovinį arba reguliarius siuntas. Bet nedėkite per žemai, nes tada gausite kokybę, kuri Jums nepatiks – pvz., senas mašina su vairuotoju, kuris nezino kalbos. Geriausia susitarti dėl fiksuotos kainos, kad nebuvo staigmenų.

Kas daryti, jei sąskaita per didelė?

Suskambuokite ir paklauskite, iš ko ji susideda. Kartais būna klaidų (paveldėtos iš ankstesnių užsakymų), kartais pridedami papildomi paslaugų punktai, apie kuriuos niekas nesakė. Esu matęs, kaip sąskaitoje būna "extra waiting time 4 hours", nors niekas nelaukė. Tiesiog reikia atidžiai skaityti.

Kas yra "fuel surcharge"?

Tai degalų priedas. Kadangi kainos keičiasi, mes ir vokiečiai dedame procentą nuo bazinės kainos. Jei degalai brangsta – priedas didesnis, jei pigėja – mažesnis. Tai standartinė praktika Europoje. Nerašau, kad tai malonu, bet be to neina, kita vežėjai tiesiog bankrotuotų.

Ar turiu mokėti už tuščią važiavimą jei atšaukiau?

Jei atšaukiate paskutinę minutę (pvz., mašina jau važiuoja pas jums), tai taip, teks mokėti bent dalį sumos, nes vairuotojas nedirba nemokamai ir degalai niekas negrąžina. Geriau perspėti bent 48 valandas iš anksto – tada dažnai nėra baudų. Profesionalumo reikalas – neleisti lauktučio vairuotojui.

Kokia valiuta geriausia?

Oficialiai mes dirbame su Eurais, tai ir paprasčiau. Jokių svarų ar zlotų – kursai gali suvalgyt pelną. Vokiškai partneriai taip pat priima tik Eurus (arba susitarta dėl JAV dolerių, bet tai retai). Lengviau visada susitarti dėl Eurų, kad būtų aišku, kiek tiksliai išeis iš kišenės.

Dokumentai, kiti pyragai ir oficialumai

Kokius dokumentų reikia?

Pagrindinis dalykas yra sandorio (sutarties) ar komercinė sąskaita ir pristatymo lapas (delivery note). Be jų niekur nepraeisi. Taip pat reikalingas CMR konosamentas (jei tai tarptautinis vežimas) ir eksporto/invoicing duomenys. Vokiškai muitinė reikalauja, kad visi dokumentai būtų tikslūs, kitaip gali tiesiog neleisti praeiti sienos.

Kas tas CMR ir kodė jis svarbus?

CMR tai tarptautinė vežimo sutartis. Jis rodo, kas, ką, kam ir kada veža. Be šio lapo vokiečių policija gali sustabdyti mašiną ir ją paduoti į aikštelę laukti patikrinimo. Ypač svarbu, kad ten būtų teisingi svoriai ir prekių pavadinimai (ne tiesiog "biuro daiktai", o "kompiuteriai, stalai" ir t.t.). Aišku, tai ne visada taip lengva sužinoti iš klientų.

Ar reikia Muitinės deklaracijos?

Jei keliaujate į ES (Vokietija) iš ES (Lietuva), tai oficialiai muitinės nėra, bet vis tik gali būti patikrinimas. Jei rečiau vežate prekes iš trečios šalies (per Lietuvą), tai deklaracija būtina. Aš čia neesmu 100% tikras, kaip dabar visi taisyklės pasikeitė po "Brexit", bet geriau visada pasidomėti, ar nereikia TIR knygos ar Ex-1 dokumentų.

Ką daryti, jei dokumentai neteisingi?

Jei pastebite klaidą iki važiavimo, greitai pataisykite. Jei klaida pastebima Vokietijoje, gali tekti mokėti baudas arba sudėtingai pataisinėti dokumentus vietoje (kas kainuoja pinigus ir nervus). Vokiškai pareigūnai mėgsta "dokumentų tvarką", nerašau, kad jie blogi, bet jiems trūksta humoro.

Ar reikia vertimo į vokiečių kalbą?

Paprastai Anglų kalba užtenka, bet jei tai sudėtingos techninės įrangos ar vaistų (nors tai ne biuras), tai gali reikėti vertimo. Biurų atveju angliškai aprašymas "Office furniture" paprastai užtenka, bet jei ten yra something special, geriau padaryti vertimą iš anksto, kad išvengtumėte klausimų.

Kas daryti, jei dingsta CMR?

Tai būna siaubas. CMR reikia grąžinti originalą, jį pasirašytą. Jei jis dingsta, turiu rašyti prašymą dėl kopijos, o tai trunka laiką. Be to, gali būti problema su mokėjimu, jei klientas laukia originalo, kad galėtų mokėt. Visada darykite kopijas sau!

Ar turiu būti "PVM mokėtojas"?

Jei verslas tarp ES šalių, tai paprastai taikoma PVM 0% (jei abi pusės turi PVM kodus). Bet reikia teisingai pateikti jūsų PVM kodą sąskaitose. Vokiečiai tikrina labai griežtai, jei PVM nurodytas neteisingai, jie gali jį pridėti (19%) ir priversti Jus tai mokėti. Čia būna daug bėdų tiems, kas nežino taisyklių.

Kas yra Incoterms ir ką rinktis?

Dažniausiai naudojame EXW (mums atsiimti iš jūsų) arba DAP (mes pristatome prie jūsų durų). Jei pasirenkate EXW – jūsų atsakomybė prasideda, kai mes pakeliame krovinį pas jus. Jei DAP – mes atsakome iki pat patalpų. Aš visada patariu DAP biuro perkėlimams, tačiau tai brangiau. Svarbiausia tai aiškiai užrašyti sutartyje, kad nesiginčytume, kas kas moka.

Ar reikia draudimo?

Manau, kad visada reikia. Nors turiu civilinę atsakomybės draudimą, jis apdengia tik ribotą sumą (paprastai pagal CMR konvenciją, tai apie 8.33 SDR už kg, kas yra nedaug). Jei vežate brangius serverius, reikėtų papildomo krovinio draudimo ("All risk"). Nerašau, kad tai privaloma, bet ramybei verta.

Kokius duomenis reikia ant dėžių?

Ant kiekvienos dėžės turi būti numeris, kuris atitinka sąskaitą (pavadinimas). Geriausia, jei yra "Packing list" (pakavimo sąrašas) viršuje. Vokiškai sandėlininkai negali dėti į lentynas dėžes be numerių, tiesiog jas mes įmes į "nežinomų dalykų" kampą, o tai kainuoja, jei reikės tą vėliau surasti.

Biuro daiktų specifika ir problemos

Ar galima vežti seifus?

Seifai yra košmaras. Jie sunkūs, dažnai prifixuoti prie grindų. Prieš vežant reikia tiksliai žinoti svorį, nes gali būti, kad mūsų keltuvas nepakels. Be to, jei seife yra pinigai ar dokumentai, reikia specialaus pristatymo (su palyda). Buvau atvejų, kai teko skubiai ieškoti sunkiosios technikos, nes seifas svėrė beveik toną.

Kaip vežti serverius?

Labai atsargiai. Reikia originalios pakuotės, jei liko. Jei ne – reikia specialios medinės dėžės su putomis (crating). Serveriai nekenčia vibracijos. Aš asmeniškai nerekomenduočiau juos krauti į tentą kartu su metalinėmis spintom, kurios gali "parvaryti" per bumps. Geriau atskira mašina arba atskira sritis furgone.

Ką daryti su augalais?

Augalus į Vokietiją vežti galima, bet yra apribojimų dėl kenkėjų. Didelis kiekis gali reikšti fitosanitarinį sertifikatą. Po vieną ar du vazonus dažnai praleidžia, bet jei turite didelę biuro žaliąjį kampą, gali būti problema sienoje. Patikrinkite, ar augalai nėra reti ar saugomi, kitaip gali būti konfiskacija.

Ar galima išmesti senus baldus Vokietijoje?

Tai sudėtinga. Vokiška atliekų tvarkymo sistema yra griežta. Negalima tiesiog užvežti ir paduoti į konteinerį biurų parke. Reikia specialių punktų ("Sperrmüll"), o tai kainuoja. Geriau išmesti čia, Lietuvoje, arba susitarti, kad Vokietijoje imasi to klientas pats, jei jis turi sutartį su šiukšlių ivežėjais.

Kas daryti su "konfidencialiais" dokumentais?

Dokumentus reikia vežti užrakintame dėžėje, geriausia su jūsų atstovu arba patikimu vairuotoju. Mes pasirašome atsakomybę, bet jei dings dėžė su slaptosiomis duomenimis, pinigų neatginsime tos žalos. Dažniausiai klientai patys vežia svarbius popierius su savimi lagamine. Kiek kartą girdėjau istorijų, kai dingdavo svarbūs kontraktai ir viskas baigdavosi teisme.

Ar įmanoma vežti biurus dalimis?

Taip, dažnai daliname siuntą (partial load). Vieną dieną vežame stalus, kitą - kėdes. Bet tai brangiau išeina, kadangi mašina turi važiuoti du kartus (tas pats kelias). Jei laiko nėra, geriau viską įkelti į didelį sunkvežimį ir nuvežti vienu kartu. Dalių gabenimas tinka tik tada, jei biuras dar veikia ir negali išsikrauti visko.

Kaip išvengti gėdijimosi dėl senų daiktų?

Niekas nesijuokia. Vokiečiai taip pat veža senus dalykus. Svarbu, kad jie būtų tinkami naudojimui (jei tai ne šiukšlės). Jei vežate "metalolomą", tai tą reikia deklaruoti kaip atliekas (waste), o ne kaip biuro baldus, kitaip gautumėte baudą už melagingą deklaravimą.

Ar reikia išmontuoti baldus?

Didžiąją dalį reikia, ypač didelius stalus ir spintas. Vokietijoje liftai dažnai maži, arba durys siauros. Jei atvyksite su surinktu stalu, kuris neįeina į liftą, teks jį išmontuoti lauke (už papildomą mokestį). Geriau iš anksto pasimatuoti durų angas.

Kas vyksta, jei sugenda įranga kelio metu?

Jei įvyko avarija, mes žinome, ką daryti – reikia užpildyti "damage report" (žalos aktą) vietoje, su vokišku gavėju. Negalima tiesiog pastatyti ir nuvažiuoti. Be akto draudimas neišmokės nieko. Aš visada primenu vairuotojams: fotkink viską, net mažiausią įbrėžimą.

Pristatymas ir pabaiga

Ar pristatote į aukštą?

Pristatome, bet tik jei yra liftas. Jei lifto nėra, ir reikia nešti 5 aukštant su kėdėmis, tai tai kainuoja "uz rankų darbą". Vokiškai pastatai dažnai turi geras lifto sąlygas, bet seniems "Altbau" pastatai tenka nešti laiptais. Susitarkite dėl to iš anksto.

Ką daryti, jei nieko namie?

Vokiečai yra punktualūs, bet kartais ir jų neatvyksta. Jei kliento nėra, vairuotojas gali pristatyti į sandėlį (laikiną saugojimą) ir išsiųsti sąskaitą už laikymą ("storage charges"). Tai prasideda nuo 50 eurų per dieną. Būtinai palikite telefono numerį, kuris veiks.

Ar galima pristatyti savaitgalį?

Galima, bet už papildomą mokestį. Vokiškai sandėliai dirba "neun bis fünf" (nuo 9 iki 5) ir pietų pertrauką. Jei norite pristatyti šeštadienį arba vakare, reikia specialaus leidimo ir brangių vairuotojų. Geriausia planuoti įprastomis darbo valandomis.

Kaip elgtis su vokiškais "苛刻" (griežtais) taisyklėmis?

Tiesiog laikykitės jų. Nedarykite triukšmo, neužkilkite ant žolės, neužmesite cigaretę ant grindų. Vokiški objektų vadovai gali išmesti mūsų mašiną iš teritorijos už mažiausią pažeidimą. Mano patirtis: geriau būti per daug kuklus negu per daug "drąsus".

Kas daryti, jei trūksta vietos sandėlyje?

Jei paskelbėte, kad reikia 10 vietų (pallet places), o atvyksta ir reikia 20, tai bus problema. Sandėlis gali atmesti krovinį. Matęs esu, kaip masina stovi kieme ir laukia, kol išsivalys vietą. Visada duokite didesnį approx (apytikslį) skaičių, jei nesate tikri.

Ar vairuotojas padės iškrauti?

Jei tai "kranas" arba "vilkikas su liftu", taip. O jei tiesiog tentas, vairuotojas tik atidaro užklotą. Krovėjus (porters) reikia užsakyti atskirai abiems pusėms. Dažnai klientai mano, kad vairuotojas – tas ir yra krovėjas, bet jis tiesiog vairuoja. T.y. darbas padalintas.

Kas nutinka po pristatymo?

Mes jums nusiunčiamme pristatymo dokumentą (podpisanny list) su vokiečių parašu ir antspaudu. Tas dokumentas patvirtina, kad prekės atvyko saugios. Tuo momentu mūsų sutartis baigiasi. Jei randate trūkumus po to, kai pasirašėte dokumentą "be prierašų", tai reikės įrodymų (pvz., vaizdo įrašo).

Per pastarąjus dvidešimt metų transporto sprendimai biurų krovinių gabenimui į Vokietiją tapo daug sudėtingesni nei anksčiau, nes reikalavimai augo, o kainos svyruoja. Tikiuosi, kad šie atsakymai padės jums suprasti, kad tai ne tik fizinis pervežimas, bet ir daug biurokratijos bei planavimo. Jei viską užteisingai suplanuosite ir neapsigosite (užteks ir 5 proc. kantrybės), tai viskas vyks gerai, be jokių nereikalingų nervų ir didelių sąskaitų pabaigoje.