Transporto sprendimai biuro inventoriaus pervežimui į Vokietiją: kas verta žinoti

Dirbu šioje srityje jau virš dvidešimties metų ir galiu pasakyti vieną – biuro perkėlimas visada yra chaosas, net jei atrodo, kad viskas suplanuota. Dažnai klientai ieško efektyvių transporto sprendimų biuro inventoriaus pervežimui į Vokietiją, tačiau dažniausiai klaidžia dėl to, kad neįvertina dokumentų gausos arba krovinio tūrio. Vokietija nėra ta pati Lenkija, ten muitinė ir vokiečių kruopštumas gali labai sustabdyti procesą, jei kas nors ne taip sukomponuota. Rašau šią tiesiog kaip kalbėčiau su jumis prie kavos puodelio, be jokių gražių frazių, o tik gilaus patirties.

Bendri klausimai apie pervežimą

Kiek laiko užtrunka pervežimas į Vokietiją?

Viskas priklauso nuo to, kurį tiksliai miestą tenkia važiuoti, nes Vokietija didelė. Jei važiuojame į Berlyną, tai paprastai užtenka vienos dienos, jei vairuotojas išvažiuoja anksti ryto ir nėra didelių spūsčių. Bet jei reikia važiuoti gilyn į Bavariją, pavyzdžiui, netoli Miuncheno, tai gali užtrukti ir dvi, tris dienas, ypač jei kelyje užstrigs srovė prie Magdeburgo arba bus techninė apžiūra. Vakar vienas mano vairuotojas skambino ir sakė, kad stovi pasienyje jau tris valandas, tai tokios dalykai irgi įtakoją galutinį laiką.

Ar brangu pervežti biurą?

Kainos šiuo metu šokinėja kaip nori, todėl vienoje vietoje galiu pasakyti vieną, o po savaitės – kitą. Paprastai transporto sprendimai biuro inventoriaus pervežimui į Vokietiją kainuoja nuo tūkstančio eurų, jei tai mažesnis biuras ir mažiau kaip 3 tonos krovinio. Dideliems perkėlimams, kur reikalingas didelis sunkvežimis, kaina gali šokti iki trijų keturių tūkstančių, priklausomai nuo degalų kainos toliau. Tiesa, dažnai klientai sako, kad brangu, bet pamatę, kiek darbo reikia įdėti į tą pakavimą ir iškrovimą, supranta, kad tai ne tiek ir daug.

Kas įeina į pervežimo kainą?

Standartiškai į kainą įeina patys transporto paslaugos, t. y. vairuotojo darbas ir degalai. Tačiau dažnai klientai many, kad įskaičiuota ir krovinių pakavimas bei įkėlimas į mašiną, bet tai ne visada taip. Jei jums reikalingi krovėjai arba speciali įranga, pvz., keltuvas sunkiems seifams, tai tai papildomai apmokestinama. Visada geriau iškarto pasakyti, ką tiksliai reikia vežti, kad nebūtų nemalonių staigmenų paskutinę minutę.

Kokius dokumentus reikia tur�ti?

Būtina turėti CMR – tarptautinę krovinių vežimo sutartį, be jos niekur nepraeis. Be to, reikės prekių sandėlavimo sąrašo, kitaip tariant, pakavimo sąrašo, kur tiksliai surašyta, kas yra dėžėse. Jei tai įmonės turtas, būtina ir PVM sąskaita-faktūra, kuri patvirtina krovinio vertę, kitaip muitinė gali pervesti krovinį į paprastą importą ir pridurti mokesčius. Be šių dokumentų vairuotojas tiesiog nebus paleistas iš Lietuvos arba sustabdytas Vokietijoje.

Ar reikia muitinės deklaracijos?

Jei vežate naujus daiktus, kurie nebuvo naudojami, taip, deklaracija būtina. Tačiau dažniausiai biuro perkėlimai yra naudojamo inventoriaus pervežimas, todėl ten taikomos kitos taisyklės, bet vis tiek reikia užpildyti tam tikrus formalius dokumentus. (Čia turiu omeny, kad jei įmonė keičia buveinę, tai turi būti oficialiai užregistruota kaip turto perkėlimas, o ne pirkimas-pardavimas). Geriau šitą klausimą konsultuotis su buhalteriu, nes aš esu nuo logistikos pusės.

Kainodara ir pasirinkimas

Kaip sumažinti išlaidas?

Geriausias būdas sumažinti išlaidas yra gerai suplanuoti krovinį ir neskubėti. Jei galite laukti, kol susirinks pilna mašyna kitiems klientams, tai biuro technikos gabenimas Vokietijon gali atsieiti pigiau daliniu kroviu. Taip pat didelė įtaka turi tai, ar patys supakuojate, ar mums. Pasidarykite darbą patys – užpildykite dėžes, o mes tik pakelsime ir parvešime, tai taupysite nemažai.

Kuo skiriasi dalinis ir pilnas krovinys?

Pilnas krovinys (FTL – Full Truck Load) kai tu išsinuomoji visą sunkvežimį sau, o dalinis (LTL – Less than Truckload) kai tava dalis važiuoja su kitų klientų siuntomis. Pilnas greitesnis, nes važiuoja tiesiai į tavo adresą, o dalinis gali užtrukti, nes vairuotojas turi apsistoti prie kitų parduotuvių ar sandėlių. Kai vežate visą biurą, dažniausiai išeiga pigiau paimti pilną mašiną, negu gabenti po truputį.

Ar galima susitarti dėl kainos?

Visada galima pamėginti pasikalbėti, ypač jei darbas didelis arba sezono metu, kai mažiau užsakymų. Aš asmeniškai visada stengiuosi padaryti nuolaidą nuolatiniams klientams, kurie su manimi dirba jau ne pirmus metus. Bet nereikia laukti per didelės nuolaidos, jei reikia skubiai vežti šventėmis arba reikalinga speciali technika, ten kainos yra standartinės.

Ar kainuoja brangiau, jei reikia įvežti į centrą?

Taip, be abejo, į didmiesčių centrus, pvz., į Frankfurte arba į Berlyno centrą, patekti yra kur kas sudėtingiau ir brangiau. Ten reikia specialių leidimų sunkvežimiams, dažnai reikia važiuoti naktį, o tai papildomai kainuoja vairuotojo darbo laiką. Be to, vietos gatvėse labai siauros, todėl tenka statyti mašiną toliau ir perkrauti į mažesnes transporto priemones, kas irgi brangia.

Ką daryti, jei pasiūlyta per brangu?

Pirmiausia paklauskite, iš ko susideda ta kaina, gal ten įskaičiuota kažkas, ko jums nereikia. Kartais firmos uždeda didelę maržą už „skubos mokestį“, nors jums skubėti nereikia. Pasižiūrėkite kitas firmas, palyginkite sąlygas, bet nepamirškite, kad pigiausias variantas dažniausiai būna ir blogiausias – gali atvykti senas „skeptis“ ir išpilti dėžes ant grindų.

Pakavimas ir saugumas

Kaip tinkamai supakuoti kompiuterius?

Kompiuterius ir monitorius reikėtų supakuoti į pradines dėžes, jei jas dar esate išsaugoję, tai yra geriausias variantas. Jei ne, tai reikia naudoti storių putų (pūsti polietilenas) ir kietų dėžių, o ne paprastų kartono. Vakar vienas klientas bandė įkišti monitorių į paprastą dėžę su antklodžiu, natūraliai, atvykus į Vokietiją, ekranas buvo sulūžęs. Neklauskite manęs, kodėl žmonės taip daro.

Ar reikia išardyti baldus?

Staliukus ir didelius spintas būtina išardyti, kitaip tiesiog neįeis į mašiną arba sugadinsite kitus daiktus. Vairuotojai nėra meistrai, jie gali atsukti kojas, bet jei reikia išardyti sudėtingą sistemą su daugybe detalių, geriau tai padaryti iš anksto. Užsirašykite varžtus į atskirus maišelius ir priklijuokite prie to baldų dalies, vėliau labai padės.

Kaip supakuoti dokumentus?

Dokumentus, ypač jei jie svarbūs, reikia supakuoti į dėžes, uždaryti ir pažymėti, kad tai „Dokumentai“. Geriausia, jei turite dėžes su dangteliais, kad niekas neišbirištų kelyje. (Nežinau, ar žinojote, bet Vokietijoje labai griežtai žiūri į asmeninius duomenis, tai jei dėžė atsivers, gali būti nemalonumų). Geriausia juos vežti atskirai nuo kitų daiktų, kad jie nebūtų pažeisti svorio.

Ar drązuojate krovinį?

Standartiškai yra CMR draudimas, bet jo suma dažnai būna labai maža, apie 8-10 SDR vienetai už kilogramą. Jei vežate brangią techniką ar serverius, būtinai reikia sudaryti papildomą draudimo sutartį. Vienas mano klientas Klaipėdoje taip nedrązavo serverių, ir mašina užsidegė (ne, ne sudegė, tik užsidegė variklis, bet buvo dūmų), ir jis prarado visą duomenų centrą. Geriau persimokėti už draudimą.

Kas yra „pavojingi kroviniai“?

Tai nėra sprogmenys, kaip dauguma galvoja, tai gali būti dažai, chemikalai ar net daug elektros instaliacijos elementų. Jei biure turite daug aerozolių ar valymo priemonių, tai jau gali būti laikoma pavojingu kroviniu. Reikia tai deklaruoti, nes vokiečių policija sustabdo mašinas ir tikrina, ar nėra ką nors nelegalaus ar pavojingaus.

Specifinės situacijos

Kas daryti, jei reikia pervežti pianiną?

Pianinai yra mano košmaras, jie sunkūs ir jautrūs. Reikalingi speciali įranga ir žmonės, kurie su tuo dirba ne pirmą kartą. Nekreipkite į tai mažos dėmesio, nes jei numesite pianiną, jis nebeatsistatys. Paprastai tokie darbai kainuoja brangiau ir reikia planuoti iš anksto, kad vairuotojas su liftu arba keliais vyrais būtų laisvu laiku.

Ar galima pervežti augalus?

Galima, bet yra tam tikrų apribojimų, ypač jei augalai dideli ir žemės turi daug. Vokietijos fitosanitarinė kontrolė gali patikrinti, ar augale nėra kenkėjų. Geriau augalus supakuoti į dėžes, kad neišbirištų žemė kelyje, kitaip vairuotojas taps piktas, kai teks valyti visą furgoną. Taip pat reikia įsitikinti, kad augalai nėra saugomi rūšys.

Kas su serverine įranga?

Įrangos pervežimas į Vokietiją, kalbant apie serverius, reikalauja ypatingo dėmesio. Jie turi būti įrengti specialiose rėmuose (rack) ir užfiksuoti, kad judėtų kuo mažiau. Be to, reikia rūpintis temperatūra, jei vasarą labai karšta. Buvo atvejis, kai vienas klientas vežė serverius paprastoje furgono atbulinėje, ir juos tiesiog „iškepė“ saulėje, tiesiog nebeįsijungė.

Ar vežate seklius ir seifus?

Seklus ir seifus vežame dažnai, bet tai kainuoja brangiau dėl svorio. Reikia žinoti tikslius seifo matmenis ir svorį, nes kartais net neįmanoma jį išnešti pro duris arba įkelti be keltuvo. Jei seifas užrakintas ir raktas dingęs, tai darbas kainuos dvigubai, nes reikės skambinti meistrui.

Kas daryti, jei pasiekus vietą nėra kas iškrauti?

Tai dažna problema, ypač kai važiuojate į miestus, kur nėra kur pastatyti sunkvežimį. Jei nėra krovėjų vietos, vairuotojas gali paprašyti papildomo mokesčio už laukimą arba reikės iškviesti vietinius krovėjus. Geriausiai viską suderinti iš anksto, kad vietoje lauktų žmonės su rankenėlėmis, o ne vairuotojas liestųsi prie jūsų dėžių.

Dokumentai ir muitinė

Kas yra Ex Works ir DDP terminai?

Ex Works reiškia, kad jūs pats užsiimate visa logistika iki mūsų sandėlio, o DDP – Delivered Duty Paid – reiškia, kad mes atvežame iki jūsų durų ir mokame visus mokesčius. Dauguma klientų renkasi DDP, nes nenori sukti galvos su muitinės procedūromis Vokietijoje. Nors DDP brangiau, tai sutaupo daug nervų, ypač jei nežinote vokiškai.

Ar reikia TIR karneto?

TIR karnetas (Tarptautinės vežimo knygelė) reikalingas, kai kelyje yra trečiosios šalys arba kai norite praeiti muitinę be sustojimo. Tačiau perkėlimuose į Vokietiją jis dažniausiai nenaudojamas, nes tai papildomi kaštai, kurių galima išvengti. (Čia tikriausiai klystu, bet manau, kad paprastam biuro inventoriui tai nėra būtina, geriau pasitikrinti su ekspeditoriumi).

Kaip deklaruoti naudotą techniką?

Naudota technika turi būti aprašyta kaip „naudojamas turtas“ su nurodyta mažesne verte, nei nusipirkote ją prieš daug metų. Negalite rašyti, kad kompiuteris, kurį nusipirkote prieš penkerius metus, kainuoja tiek pat, kiek ir dabar. Muitinė tai patikrins ir paskaičiuos mokesčius pagal realią vertę.

Kas daryti, jei dingsta CMR?

Dingsta CMACM (CMR) retai, bet jei tai įvyksta, tai didelė bėda, be jos negalima padaryti užmokesčio apskaitos. Reikia nedelsiant skambinti ekspeditoriui, kad jis išduotų kopiją arba naują dokumentą. Be to, gali kilti problemų su draudimu, jei įvyks įvykis. Visada darykite nuotrauką dokumento prieš išvykstant.

Ar reikia vertimo į vokiečių kalbą?

Dokumentų turinį, ypač sąrašus, geriau turėti angliškai arba vokiškai. Lietuviškai rašyta sąskaita gali sukelti nesusipratimų, jei muitininkas nenori jos priimti. Aš visada patariu klientams padaryti bent trumpą santrauką angliškai, kad nereikėtų paaiškininėti rankų judesiais.

Problemos ir sprendimai

Kas daryti, jei vairuotojas pavėluoja?

Pirmiausia susisiekite su mumis, o ne su vairuotoju, nes jis gali būti užimtas arba nekalbėti jūsų kalba. Pavėlavimai gali būti dėl eismo įvykių, oro sąlygų arba policijos patikros. Mes visada stengiamės informuoti iš anksto, bet kartais technika sugenda ir niekas to nekontroliuoja.

Kas, jei dėžės atvyks sugadintos?

Jei dėžės išorėje sugadintos, reikia tai užfiksuoti vaizdo įrašu arba nuotraukomis prieš pasirašant dokumentus. Jei pasirašote, kad viskas tvarkoje, vėliau reikalavimai nebus priimti. Draudimo kompanijos labai griežtos ir be įrodymų nieko nebus išmokėta.

Ar galima keisti maršrutą važiuojant?

Galima, bet tai papildomai kainuos, nes vairuotojas turi keisti savo grafiką ir degalų sąnaudas. Jei nusprendėtate, kad vietoje Hamburgo reikia važiuoti į Brėmeną, informuokite mus kuo anksčiau. Keisti maršrutą paskutinę minutę, kai vairuotojas jau beveik atvykęs, yra labai neprofesionalu.

Kaip elgtis su nusiskundimais?

Jei kažkas nepatiko, rašykite mums el. paštu arba skambinkite vadovui, nevykite į konfliktą su vairuotoju vietoje. Mes visada išnagrinėsime situaciją ir, jei kaltė mūsų, atlyginsime žalą arba suteiksime nuolaidą kitam kartui. Vairuotojas daro savo darbą, o jis nėra atsakingas už viską, kas nutinka biure.

Ar saugu duoti raktus nuo naujo biuro?

Geriau duoti raktus tiesiogiai vairuotojui, kai jis atvyksta, o ne siųsti juos paštu arba palikti po kilimėliu. Vairuotojai yra patikimi žmonės, bet jei raktus rastas kas nors kitas, mes neatsakome už vagystes. Susiderkite dėl susitikimo laiko ir būkite ten.

Išvados

Galiausiai, jei kils klausimų, geriausia tiesiog paskambinti ir pasikalbėti, o ne rašyti šimtus laiškų. Transporto sprendimai biuro inventoriaus pervežimui į Vokietiją turi būti ne tik pigūs, bet ir saugūs, nes jūsų verslo nuosavybė per daug brangi, kad ją galima būtų statyti į pavojų dėl kelių eurų taupymo. Pasitikėkite savo intuicija, bet nepaisykite profesionalių patarimų apie pakavimą ir draudimą, o išvykus iš senos vietos, tikrai nepalikite nieko svarbaus pamiršto po stalumi.