Transporto paslaugos daiktų perkėlimui iš Vokietijos į biurą: kas tik vyksta?

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt ketverius metus, ir galiu pasakyti viena – idealios siuntos nėra. Visada kažkas nesidere su kažkuo, ar tai vairuotojas, užmiegęs prie Berlyno, ar klientas, pamiršęs pasakyti, kad jo biure durys yra 70 cm pločio. Kai reikia organizuoti transporto paslaugas daiktų perkėlimui iš Vokietijos į biurą, dažnai gaunu paštus iš vadybininkų, kuriems atrodo, kad tai užduotis porai valandų. Iš tiesų, tai yra sudėtingas mechanizmas, kurį suka ne tik ratai, bet ir dokumentai, muitinė bei žmonių nuotaikos. Čia nėra jokių pasakų, o tik gilaus susirūpinimo dėl to, kad archyvas su svarbiais sutartimiais nenukeliaus į kažkokį sunkvežimį su šaldytuvu. Pažiūrėkime, kaip tai vyksta iš vidaus, be jokių "marketingo" uždaigų.

Kainos, terminai ir bendri keblumai

Kiek kainuoja transporto paslaugos daiktų perkėlimui iš Vokietijos į biurą?

Čia viskas prasideda nuo tų pačių kubinių metrų ir svaro. Jei turite tik kelias spintas iš Frankfurto į Vilnių, tai bus viena kaina, bet jei perkeliate visą padalinius iš Miuncheno – kita. Dar prisideda degalų kainos, kurios šokinėja kaip nori. Apskritai, transporto paslaugos daiktų perkėlimui iš Vokietijos į biurą kainuoja nuo kelių šimtų eurų iki tūkstančių, priklausomai nuo to, ar reikia įrenginio su liftu (kranu), ar paprasto tentuko. Neužsiimkite magija – paprašykite tikslios sąskaitos, nes po to bus vėlu.

Kiek laiko užtrunka visa šita procedūra?

Standartiškai, jei kalbame apie 1000 km kelią, tai trunka 1-2 dienas, jei vairuotojas važiuoja legaliai ir nemiega vairuojant. Bet realybėje dažnai būna, krovinys surenkamas (konsoliduojamas) 1-2 dienas Vokietijoje, kol užpildomas sunkvežimis. Vadinasi, nuo to momento, kai pasirašote sutartį, iki momento, kai dėžės stovi jūsų biure, gali praeiti ir savaitė. Nereikia spausti vadybininkų kiekvieną valandą klausiant "kur jis?". Vairuotojai taip pat turi poilsio režimus.

Ar galima vežti mažus siuntinius ar tik didelius?

Įmonės, kurios teikia transporto paslaugas daiktų perkėlimui iš Vokietijos į biurą, dažnai dirba su daliniais kroviniais (LTL). Tai reiškia, kad galite vežti ir vieną dėžę su popieriumi. Tačiau tada kaina už kubą bus didesnė. Nerašiau, kad pigiau, nes daliniai kroviniai visada brangniai už pilnus. Jei tikitės, kad užveš vieną fotelį už 50 eurų, tai greičiausiai jus apgains.

Kodėl kaina pakinta paskutinę minutę?

Tai man pati nepatinka situacija, bet ji reali. Pavyzdžiui, paskutinėmis sekundėmis paaiškėja, kad įvažiavimas į jūsų biurą yra "žaliasis zonei", kur sunkvežimiams draudžiama užeiti. Tada reikia kreiptis į vietinę savivaldybę dėl leidimo, o tai kainuoja pinigus ir laiką. Arba vairuotojas atvyksta ir mato, kad nėra kur pamesti konteinerio – reikia samdyti papildomą kraną. Tokios detales sužinoti iš karto būtų per gerai.

Ar galima užsisakyti ekspresinį pristatymą?

Galima, bet turėkite omenyje, kad tai kainuos dvigubai, o gal ir trigubai. Tada jums skiriamas atskiras vairuotojas, kuris važiuoja tiesiai, be sustojjimų paimti kitų krovinių. Tačiau transporto paslaugos daiktų perkėlimui iš Vokietijos į biurą ekspreso režimu retai kada būna reikalingos, nebent jums sudegė biuras ir reikia visko skubiai. (Nebent kasdien kaską užmirštate ir tenka vežti iš naujo).

Ką daryti, jei kaina per aukšta?

Derybos. Visada galima šiek tiek nusistumėti, ypač jei planuojate reguliarius pervežimus. Bet nereikėtų girtis per daug – pervežėjai taip pat turi savo maržas, kurios negali peržengti, kitaip tiesiog bankrotuos. Pasiūlykite savo sąlygas, jei turite gabų krovinį pvz., pampus metalą.

Dokumentų džiunglės ir muitinės reikalai

Kokius dokumentus būtinai reikia turėti?

Pagrindas yra sandorio (krovos) sąrašas, jis packing list. Be jo niekas niekur neisižings. Be to, reikalinga sąskaita faktūra (invoice), jei tai tarptautinė prekyba. Jei tiesiog perkeliate savo turtą, reikia deklaracijos, kad tai ne prekė. Be šių popierių vairuotojui gali būti uždrausta tiesiogiai kirsti sieną arba jį gali sulaikyti patikrai ilgai.

Ar reikia mokėti PVM (mokesčius)?

Jei esate įmonė, turinti PVM mokėtojo kodą, ir krovinys keliauja tarp dviejų ES šalių (Vokietija -> Lietuva), tai dažniausiai taikoma 0% PVM tarifas (vidinės prekybos apskaita), bet tai reikalauja teisingai užpildytų dokumentų. Jei neturite kodo ar tai asmeninis daiktų perkėlimas, gali tekti mokėti muitą ir PVM, jei vertė viršija nustatytą slenkstį (paprasčiau kalbant, jei daug kainuoja). Geriau pasikonsultuoti su buhalteriu prieš vežiant.

Kas yra EX1 dokumentas ir ar jis mums reikalingas?

EX1 (arba dabar EXS) tai eksporto deklaracija. Jei transporto paslaugos daiktų perkėlimui iš Vokietijos į biurą vyksta ne kaip prekyba tarp įmonių, o kaip perkėlimas (relokacija), tai Vokietijos pusėje gali reikėti padaryti išvežimo deklaraciją (Ausfuhrkreditierung). Jei to nepadarysite, gautausite baudą, kurios vėliau bus sunku atsikratyti. Nerašiau "mums reikalingas", bet dažnai tai būna privaloma.

Ar reikia draudimo poliso?

Labai stipriai rekomenduoju. Profesionalios transporto paslaugos daiktų perkėlimui iš Vokietijos į biurą visada turi draudimą (CMR draudimas), bet jo suma dažnai būna standartinė (pvz., 8,33 SDR/kg), kas gali neužtepti brangų serverių ar meno kūrinių. Jei vežate kažką labai vertingo, praneškite iš anksto ir papildomai apdrauskite krovinių.

Kas daryti, jei dokumentai pamesti arba neteisingi?

Tai koja. Kiekviena valanda pratestas vairuotojas prie sienos (tiek Vokietijoje, tiek Lietuvoje) kainuoja pinigus. Jei pastebėjote klaidą sąskaitoje faktūroje, nedelsdami praneškite brokeriui ar pervežėjui. Kartais klaidą galima ištaisyti elektroniniu būdu, kartais reikia siųsti originalą. Vieną kartą teko važiuoti paties vadybininkui į sieną tiesiog parodyti sprendimą "akies".

Ar gali būti problemų su muitine?

Gali. Jei jūsų biuro inventorius naudotas, o dokumentuose parašyta "nauja", tai keliauja į detalią patikrą. Muitininkai mėgsta žiūrėti į serialinius numerius kompiuterių. Geriau būti sąžiningas ir parašyti "naudotas ofiso inventorius", nei vėliau aiškintis, kodėl melavote. O taip, pasitaiko ir atsitiktinių patikrų tiesiog dėl prastos dienos muitininkui.

Biuro specifika: ką mes ten vežiame?

Ar saugu vežti kompiuterius ir elektroniką?

Taip, bet tik jei jis tinkamai supakuotas. Kartą matęs, kaip vienas vadybininkas padėjo brangų serverį į paprastą dėžę be putų. Rezultatas – metalo gniužulas. Vairuotojai gali važiuoti tolygiai, bet ožys (kelyje) gali staiga sustoti. Elektronika turi būti antipasto (krebėjimui) ir statmenoje padėtyje, o ne kaip bulvės maiše.

Kaip vežti biuro baldus?

Lengvieji baldai (pufai, kėdės) užpilti į dėžes arba suvynioti į pleistrą. Stalai geriausia išsukti, jei įmanoma, tai taupo vietą. Vienas klientas norėjo vežti didelę konferencijos stalo viršą neišsuktą. Jis užėmė pusę sunkvežimio, o klientas nustebo, kad kaina tokia aukšta. Na, tiesiog fizikos dėsniai - erdvės daugiau, kaina didesnė.

Ar galima vežti archyvus su dokumentais?

Galima, bet tai labai sunkus daiktas. Popierius sveria daug. Reikia tiksliai žinoti svorį, nes užkrauti sunkvežimį virš 24 tonų griežtai draudžiama. Archyvus geriau krauti ant padėklų (paletų) ir apvynioti plėvele. Taip pat atkreipkite dėmesį, kad dėžės neatsidarytų ir nebeiškristų slapti kontraktai ant kelio.

Kas su pavojingomis medžiagomis ofise?

Biuruose dažnai būna spausdintuvų kasetės (toneriai) ar valymo priemonės. Tai yra pavojingos krovos (ADR). Negalima tiesiog padėti jų į spintą. Joms reikalingos specialios pakuotės ir deklaravimas. Jei paslėpsite tonerį tarp drabužių, o jis perkeltojų liks, gausite didelę baudą už saugumo pažeidimą.

Ar galima sumaišyti asmeninius daiktus su biuro?

Dėl to geriau nedaryti. Muitinėje gali kilti klausimų, kodėl kartu su spausdintuvais keliauja žieminės padangos ar vaikių žaislai. Jei jau būtina, geriau tai atskirai pažymėti sandorio sąraše kaip "asmeninis turtas" ir mokėti už tai atskirai, kad vėliau nebūtų nemalonumų.

Kaip vežti didelius plotterius ar techniką?

Tai jau spec. technika. Reikia ne tik pervežėjo, bet ir krovėjų vietoje, kurie gali šį daiktą padėti nebraižant grindų. Plotteris yra jautrus tiek mechaniniams, tiek temperatūros pokyčiams. Geriau, jei jis važiuoja atskirame mikriuke arba tada, kai daugiau vietos.

Vairuotojai, kelyje ir realus gyvenimas

Ar vairuotojai kalba lietuviškai?

Dauguma taip, ypač jei tai Lietuvos transporto kompanijos. Bet pastaraisiais metais daugėja vairuotojų iš Ukrainos, Baltarusijos ar net Gruzijos. Jie dirba puikiai, bet kalbos barjeras gali būti problema, jei reikia kažką paaiškinti susidūrus vietoje. Geriau viską iš anksto suderinti su dispatcheriu.

Kas nutinka, jei vairuotojas užstriga?

Tai kasdienybė. Užstrigo tamsiuose, nevažiuoja. Vairuotojas praneša dispatcheriui, o dispatcheris praneša mums. Tada prasideda skambutės ir laukimas. Gali tekti keisti vairuotoją ar krovinį į kitą sunkvežimį (perkrautą). Tai viską prailgina. Neklauskite, kodėl jis nevažiuoja šaligatviu, negalima.

Ar vairuotojas padės iškrauti?

Paprastai ne. Jo darbas važiuoti. Jei jūsų sutartyje nėra parašyta "su pakrovimu/iškrovimu", tai jis tik atidarys sparnus ir lauks. Vieną kartą teko girdėti, kaip klientas šaukėsi vairuotojui pagalbos nešti biuro stalus, o vairuotojas tiesiog gėrė kavą ir sakydė "ne mano darbas". Nustebęs, bet teisus.

Ką daryti, jei biure nėra krautuvės?

Tada reikia numatyti tai iš anksto. Transporto paslaugos daiktų perkėlimui iš Vokietijos į biurą neįeina į kainą, jei ten reikalingi vertybininkai (krovėjai). Už juos reikia mokėti atskirai. Nepalikite vairuotojo lauke su 1 tonos kroviniu be galimybės jį iškelti. Jis tiesiog nuvažiuos atgal su jūsų daiktais.

Ar gerai, kad vairuotojas turi mano numerį?

Taip, bet tik skambučiams. Neprašykite jo įsivaizduoti jums "pakalbėti prie kavos". Jis turi laiko limitus, kuriuos gali praleisti šalia sienos. Vienas geras draugas vairuotojas praleido 4 valandas laukdamas, kol išsprendėm dokumentus, ir beveik numirė nuo alkio, nes negalėjei nuvažiuoti pasivažiuoti.

Ar ysa saugu keliauti Vokietijoje?

Vokietijos keliai puikūs, bet ir ten daug "musių" (radarų). Jei vairuotojas gaus baudą, ji nebus jūsų galvoje, bet jei dėl baudos jis sustojs ir vėluos, tai bus jūsų problema. Geriau, jei kompanija patikima ir nevaro vairuotojus viršyti greitį.

Rizikos, draudimas ir "o jei..."

Kas nutinka, jei daiktai sugenda?

Pradedame draudimo procesą. Reikia užpildyti pranešimą apie žalą (protokolas), padaryti nuotraukas. Jei žala padaryta vairuotojo kaltė (staigus stabdymas, blogas užsegimas), draudimas padengs. Jei dėl blogo pakavimo (jūsų kaltė), tai gaila. Vienas klientas supakavo indus į dėžę be putų, o vairuotojas vos pasuko su ratais. Viskas subyrėjo. Draudimas neišmokė nieko.

Ar galima atšaukti užsakymą paskutinę minute?

Galima, bet tai kainuos. Jei sunkvežimis jau važiuoja pas jus arba jau yra pakrovęs kitus krovinius, o jūs nusprendžiate "nebereikia", turėsite sumokėti baudą už tuščią važiavimą (dead mileage). Nenešiotės su tokiu sprendimu, jei nėra gyvybiška būtinybė.

Kaip pasirinkti patikimą pervežėją?

�iūrėkite ne į gražią svetainę, o į atsiliepimus ir patirtį. Jei jie dirba jau 10 metų rinkoje, kaip ir aš, tai kažką jie žino. Užsiprenumeravęs transporto paslaugas daiktų perkėlimui iš Vokietijos į biurą pigiausiai iš "skelbimų lentoje", gausite vairuotoją su sovietiniu "Ziliu", kuris sugers degalus pusiaukelėje.

Ar verta kreiptis į brokerius?

Jei neturite laiko ar patirties su dokumentais, tai verta. Brokeris užimsat iš galvos visus EX1, EX2 ir kitus abrikosus. Jis užims tai už nuostolį, bet jūsų nervai bus sveikesni. Asmeniškai aš dažnai patariu kreiptis į brokerius tiems, kurie pervežia brangų inventorių pirmą kartą.

Kas daryti, jei atvyksta neteisingas krovinys?

Tai baisiausia svajonė. Vieną kartą mums atvežė buities chemiją vietoje biuro kėdžių. Klaida sandėlyje Vokietijoje. Teko viską siųsti atgal ir laukti teisingų. Tai truko savaitę. Visada tikrinkite, kas yra įkraunama (jei turite galimybę), ar atsiųstos nuotraukos.

Ar galima sekti krovinią realiu laiku?

Dauguma kompanijų siūlo GPS stebėjimą. Tačiau ne visada jis tikslus. Kartą GPS rodė, kad sunkvežimis stovi Vilniaus centre, o jis buvo gretimame kaime, nes buvo perkeliamas į kitą vilkiką. Nedomitės koordinatėmis per kas 5 minutes, geriau tiesiog pasiklauskite dispatcherio.

O jei aš noriu vežti kažką labai neįprasto?

Pakalbėkime. Labai neįprasti daiktai (pvz., didelė akvariumo sistema ar sofos su muzikiniu centru) reikalauja individualaus sprendimo. Mes tada žiūrime ne į kainų lentelę, o į galimybes. Galim reikės specialios tranšos arba dviejų vairuotojų.

Pabaigos žodžiai apie tai, kas svarbiausia

Svarbiausia čia ne kaina, o ramybė. Kai transporto paslaugos daiktų perkėlimui iš Vokietijos į biurą yra patikėtos profesionalams, jūs galite užsiimti savo verslu, o ne stebėti, kur važiuoja sunkvežimis. Pasiruoškite dokumentus, užtikrinkite prieigą prie biuro (kad nebereikėtų nešti per 500 metrų), ir būkite kantrūs. Nėra tokių pervežimų, kurie būtų be "jokių" problemų, bet su gerais partneriais tie problemos tampa tik mažomis užuominomis pietų metu. Sėkmės jūsų perkėlime ir tikiuosi, kad jūsų archyvai pasieks tikslą sausai. (O jei kas – skambinkite, kažką išgalvosime, nors jau beveik 25 metai praeityje ir norisi ramybes).