Transporto organizavimas iš Vokietijos su elektroniniu užsakymu: tiesa be lakštų

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt penkerius metus ir mačiau viską. Pradėjau nuo tada, kai telesai buvo dideliai kaip plytos, o faksai spjaudė popierių visą naktį. Dabar visi kalba apie skaitmenizavimą, bet tiesa tokia, kad logistika vis tiek lieka logistika – chaoticzka ir priklausoma nuo žmonių. Transporto organizavimas iš Vokietijos su elektroniniu užsakymu skamba kaip kažkas futuristiško, tačiau iš tiesų tai tik mygtukai, kuriuos spaudžia tie pati pavargę vadybininkai. Štai kaip tai atrodo iš mano pusės, kai bandau sujungti vokišką preciziciją su realiu pasauliu.

Pradžiamokslis ir sistema

Kaip viskas prasideda?

Viskas paprastai prasideda nuo to, kad jums ateina krovinių sąrašas arba nuoroda į prekių tinklapį. Anksčiau mes gaudavome popierių, dabar tai vis dažniau yra elektroninės schemos ar EXCEL failai, kuriuos vis viena teks peržiūrėti rankomis. Pas mane dažnai būna taip, kad atsiunčiate failą, aš jį atsidarau, matau, kad ten trūksta svorio arba matmenų, ir turiu vėl rašyti paklausimai. Nors sistema leidžia įvesti duomenis automatiškai, žmogiškasis faktorius visada lieka svarbiausias.

Ar reikia turėti specialią paskyrą?

Taip, be abejo, reikia turėti paskyrą mūsų sistemoje arba platformoje, kurioje bendraujame. Dažniausiai aš pats ją susikuriu jums, nusiunčiu prisijungimo duomenis, ir tada jūs galite įvesti užsakymą. Kartais tai užtrunka ilgiau nei planavome, nes IT skyrius pas mus, tarkime, ne visada veikia taip greitai kaip mums norėtų. (Čia tikrai reikėtų pagražinti, bet tiesos nelabai galima keisti). Bet vos tik susikuriate, viskas tampa daug paprasčiau, matysite istoriją ir dabartines kainas.

Kiek laiko užtrunka patvirtinimas?

Tai vienas dažniausiai pasitaikančių klausimų. Teoriškai sistema turėtų duoti atsakymą akimirksniu, tačiau praktikoje viskas kitaip. Vokietijoje, ypač kai kalbame apie transporto organizavimą iš Vokietijos su elektroniniu užsakymu, reikia gauti patvirtinimą iš sandėlio. Kartą laukiau valandą, kol kas nors atsakinėlėjo iš Miuncheno, nors sistema rodė, kad vietos yra. Taigi, palaukite bent valandą ar dvi, o jei skubate – skambinkite tiesiogiai.

Kas nutinka, jei suvedu neteisingus duomenis?

O čia prasideda juokeliai. Sistema dažnai neleidžia įvesti kvailų duomenų, pvz., nurodyti 100 tonų svorio, jei tai maža vartuotojų prekė. Bet jei pamiršote nurodyti, kad prekės yra ant paletės arba kad reikia lifto, vairuotojas atvyks ir negalės įvežti. Tada reikės viską keisti iš naujo, o tai kainuoja laiką ir, žinoma, papildomų rūpesčių. Geriau tikrinti duomenis du kartus prieš paspaudžiant „Siųsti“.

Ar galiu užsisakyti iš kelių vietų vienu metu?

Taip, tai dienos norma. Vokietija didelė šalis, ir dažnai tenka važiuoti po 3-4 skirtingus gamintojus vieno maršruto metu. Elektroninė sistema leidžia sukurti kelis adreso punktus (stopus). Būna, kad klientas sumeta į vieną sąrašą dalykus iš Hamburgo ir iš Miuncheno, o tai nėra labai efektyvu, bet mes tai darome. Vienintelis dalykas, ką reikia suprasti – kuo daugiau sustojimų, tuo brangniau kainuoja kilometras.

Kaip sužinoti, kur yra mano krovinys?

Sistemose dabar yra tos gražios žvaigždutės, kurios rodo vairuotojo vietą realiu laiku. Ne visada tai veikia tiksliai, kartais vairuotojas užmiršta įjungti programėlę arba neturi ryšio Vokietijos miškuose. Tada matau, kad jis stovi vienoje vietoje jau valandą ir pradedu nerimauti – ar gi jo sugedo technika? Dažniausiai tiesiog pietauja, bet kartais tenka skambinti ir paklausti.

Vokiškos specifikos ir dokumentai

Ar vokiečiai labai griežti dėl dokumentų?

Labai griežti, ypač dabar, kai viskas eina per elektronines sistemas. Jei CMR sąvadas arba prekių sąrašas (Packing List) neturi vienos parašo arba klaidos prekės kode, gali sulaukti baudos. Man atsitiko atvejis, kai viena raidė neteisinga koduose sugriovė visą mūsų planą, ir teko laukti kitos dienos išvežimo. Transporto organizavimas iš Vokietijos su elektroniniu užsakymu reikalauja beveibės dokumentuose.

Ar reikalinga muitinės deklaracija, jei važiuojame tik Lietuvon?

Jei tai ES viduko prekės, tai ne, jos tiesiog keliauja. Bet jei prekės ateina iš trečiosios šalies, pvz., iš Kinijos į Vokietijos sandėlį, o tada vežame čia, tai jau yra reeksportas arba vidinė ES prekyba, priklausomai nuo to, kur buvo susimokėta mokesčiai. Čia pas mane dažnai kyla problemų, nes klientai visada neįsivaizduoja, kad reikia TIDL dokumento. Geriau iš anksto pasiklausti.

Kaip elgiamės su paletėmis?

Vokietija, kaip žinote, mėgsta Euro paletes. Atvežame pilną sunkvežimį pilną prekių, iškrauname, ir vokiečiai tikrina, ar paletes neturi skilimų ar nešvarumų. Jei paleta bloga – ją grąžina, o mums tenka ieškoti naujos. Elektriniu būdu tai suvedama į ataskaitą, kad mūsų vairuotojas gavęs 10 ir atidavęs 10 gerų paletų. Jei neatiduodi – skaitosi kaip nuostolis.

Kas dėl gabenimo terminų (Incoterms)?

Šie trumpiniai kaip EXW arba FCA visiems painūs, bet juos reikia nurodyti užsakyme. Jei parašote EXW (iš gamybos), tai mums reikės susitvarkyti viską – pasiimti, padėti. Jei FCA, tai tai jau gana panašu, bet atsakomybė pasisuka. Vokiškuose sandėliuose dažnai būna FCA terminai, o tai reiškia, kad jie pakraus, bet neatsakingi už uždarymą. Tenka būti labai atidžiam, kad nenukentėtumėte.

Ar sunku rasti vairuotoją Vokietijoje?

Šiuo metu labai sunku. Ypatingai jei reikia vairuotojo, kuris moka kalbėti vokiškai arba bent suprasti instrukcijas. Kartą atsitiko tokia situacija: atvykome prie sandėlio Duisburge, o vokiečių kranininkas užsirašo į sąrašą už dvi valandas prieš mus. Nėra nieko blogiau nei laukti tuščiai su užkrovimu. Sistema rodo, kad vairuotojas laisvas, bet realybėje jis neįvežia krovinių.

Ar galima užsakyti ekspresinį vežimą?

Galima, bet tai kainuoja. Jei jums reikia, kad kažką iš Frankfurto atvežtų per naktį, reikės skambinti ir ieškoti konkrečio mašinos. Elektroninis užsakymas gali užtrukti, kol rasime tinkamą pasiūlymą, todėl el. paštu tokiems dalykais geriau nedelsti. Paprastai tokiems dalykims naudojame kurjerines mašinas, o ne pilnus sunkvežimius.

Kaip elgiamės su didele technika?

O tai jau atskira istorija. Jei reikia vežti traktorių ar statybines mašinas, reikia specialių leidimų. Vokiški keliai labai griežti dėl apkrovos ašies. Transporto organizavimas iš Vokietijos su elektroniniu užsakymu šiuo atvejų reikalauja papildomų dokumentų, kuriuos reikia pateikti elektroniniu būdu dar prieš išvykimą. Negaliu tiesiog taip paprastai uždėti tokią krovinį į sistemą be patikrinimo.

Problemos ir iššūkiai

Kas daryti, jei prekės atėjo sugadintos?

Tai blogiausia dalyka. Ką daryti? Pirmiausia, nieko nepasirašinėjite vokiškai, jei nesuprantate, kas ten parašyta. Vairuotojas turi padaryti nuotraukas ir užpildyti „protokolo“ formą elektroniniu būdu. Tada mes pradedame ginčytis su draudimo kompanija. Kart tai trunka mėnesius. Vieną kartą gavome vyną, kuris visada atėjo šaltas, ir dėl to buteliai suskilę. Buvo daug rūpesčių.

Ar galima atšaukti užsakymą?

Galima, bet ne nemokamai. Jei mes jau radome vairuotoją ir jis važiuoja į vietą, o jūs staiga nusprendžiate, kad prekių nebereikia, turėsite sumokėti už tuščią važiavimą (dead mileage). Sistema automatiškai priskiria baudas, kai užsakymas atšaukiamas vėlai. Geriau apgalvoti iš anksto.

Kodėl kaina pasikeitė per naktį?

Kuro kaina, mokestis už aplinką, mokesčiai už vairuotojų poilsį – viskas auga. Taip pat, jei užsakote savaitgalį, kaina gali būti aukštesnė, nes vokiečiai neleidžia dirbti tam tikrą laiką be papildomų leidimų. Kartais aš pats sužinuoju apie kainos pokytį tik tada, kai vairuotojas jau pasiekė punktą ir praneša, kad reikia papildomai mokėti už iškrovimą su kranu.

Ar saugu duoti duomenis elektroniniu būdu?

Žinoma, naudojame saugias sistemas, bet visada yra rizika. Klientai dažnai siunčia duomenis paštu be šifravimo, kas yra neprofesionalu. Mūsų sistema turi apsaugos, bet aš visada primenu, kad būtina naudotis oficialiomis platformomis. Kas gi nutinka, jei kas nors pasigaus jūsų kontaktus? Gausite daug šiukšlių el. laiškų.

Kas dėl pavėlavimų?

Vokietijoje yra dažni užtrūkimai dėl eismo, ypač prie automagistralių, arba dėl to, kad prieš tai buvo vėluojama kitiems klientams. Kartą vairuotojas paskambino ir sakė, kad užstrigo pas sieną su Lenkija dėl techninės patikros. Kas gali padaryti? Nieko. Tik laukti ir rašyti klientui, kad bus vėluojama.

Ar visada tinka 13,6 metro sunkvežimis?

Ne visada. Vokietijos miestuose yra daug vietų, kur sunkvežimis tiesiog neprasukas. Senamiestyje, prie mažų parduotuvių, tenka važiuoti mažesnėmis mašinomis (7.5t). Jei suvedate užsakymą kaip „didelė mašina“, o vieta yra maža, reikės keisti planą. Geriausia nuotrauka iš anksto padėtų išvengti tokių nesusipratimų, bet kartais ir to nepakanka.

Kaip mokėti už paslaugas?

Daugiausia priimame pavedimus, bet kai kurios vokiškos kompanijos reikalauja mokėjimo iš karto gavus prekes (COD) arba prieš išvykstant. Tai sukuria problemų, nes klientas nėra pasiruošęs mokėti iš karto. Mūsų sistema sujungta su bankais, todėl galima pamatyti, ar mokėjimas gautas. Tačiau pinigai pervedimais eina 1-2 dienas, o prekės važiuoja greičiau.

Ar reikia drausti prekes?

Būtina. Nors mes turime atsakomybės draudimą, jis dengia tik ribotą sumą. Jei vežate brangius elektronikos komponentus arba pavojingas medžiagas, reikia papildomo draudimo. Transporto organizavimas iš Vokietijos su elektroniniu užsakymu automatiškai neapima visos rizikos, tai tik techninis įrankis. Draudimas yra jūsų ramybei.

Kainodara ir apmokėjimai

Nuo ko priklauso kaina?

Pagrindiniai dalykai – atstumas, svoris, ir kiek laiko reikės iškrauti. Taip pat, jei reikia specialios įrangos, kaip liftas arba šaldytuvas, kaina šoka aukštyn. Vokietijoje dar didelę įtaką turi tai, ar reikia vairuotojo padėjimo. Kai kurios vietos neleidžia vairuotojui liesti prekių, tada reikia samdyti vietinius krovikus, kas kainuoja du kartus brangiau.

Ar galima gauti nuolaidą?

Jei dirbate nuolat, taip, mes sudarome sutartis su fiksuotomis kainomis tam tikriems maršrutams. Bet vienkartiniai užsakymai dažniausiai yra pagal rinkos kainą. Kartais klientas bando derėtis sakydamas, kad „kita įmonė siūlo pigiau“. Tada aš tiesiog klausiu, ar ta įmonė garantuoja, kad atveš be vėlavimo? Dažniausiai tylima.

Kaip suformuojama sąskaita?

Kai viskas atvyksta ir yra patvirtinta, sistema automatiškai sukuria sąskaitą faktūrą. Jūs ją gaunate el. paštu su nuoroda apmokėjimui. Jei buvo papildomų išlaidų, pavyzdžiui, už privalomą kelių mokėtą (Maut), jos taip pat bus įtrauktos. Būna, kad sistemoje pasirodo klaida ir sąskaita ateina dv kart, bet tai pataisoma.

Kas yra „stand-by“ mokestis?

Jei vairuotojas atvyksta į vietą, o jums nėra ką krauti arba jūs nepasiruošę, laukimas turi būti apmokėtas. Vokiškų įmonių (čia labai griežta) sandėliai dažnai taiko baudas už užkrovimo vėlavimą. Tas mokestis vėliau atsiduria jūsų sąskaitoje. Geriau būti laiku.

Ar yra paslėptų mokesčių?

Mums nėra ką slėpti, viskas dedama į sąskaitą. Bet yra dalykų, kuriuos sunku numatyti, pavyzdžiui, užkardos mokestis už kelius arba vietinės PVM specifika. Aš visada stengiuos įspėti apie galimas išlaidas iš anksto, bet kartais ir pats sužinoju tik vėliau. Tai ne paslėpti mokesčiai, o papildomi iššūkiai.

Kaip apmokami vokiečių sandėliai?

Dauguma jų dirba pagal „tarifų sąrašą“, kuris būna labai ilgas. Už kiekvieną veiksmą – už krovimą, už dokumentų apdorojimą, už paletės padėjimą – imama atskira mokestis. Mums tenka tą sąrašą gauti ir paskaičiuoti, kiek tai kainuos klientui. Kartais tenka ilgiai paaiškinti, kodėl tiek brangu.

Ar PVM vežiant iš Vokietijos skiriasi?

Jei turite PVM mokėtojo kodą ir galiojančią licenciją, mes taikome 0% PVM tarptautiniams vežimams. Jei ne, turią skaičiuoti viską su PVM. Tai dažnai nustebina mažus klientus, kurie tiesiog nori atvežti vieną padangą ir nežino, kad reikia legalizuoti vežimą.

Ką daryti, jei sąskaita atrodo per didelė?

Pasižiūrėkite į eilutes. Jei matau, kad klientas abejoja, aš išsiunčiu išsamų aprašymą, kas buvo padaryta. Kartais būna klaidų, kai vokiškas sandėlis užrašo 4 valandas, kai dirbta tik 2. Tada mes ginčijamėsi su jais ir gražiname pinigus. Nepasisilikite, klausinėkite.

Vairuotojų ir technikos realijos

Ar vairuotojai moka vokiškai?

Ne visi. Dauguma mūsų vairuotojų yra iš Rytų Europos, jie supranta pagrindinius žodžius kaip „laden“ (krauti) ar „ausgang“ (išėjimas). Bet jei reikia sudėtingesnio dalyko, pvz., kalbėti apie techninę būklę, gali kilti problemų. Todėl aš visada stengiuosi, kad su užsakovu būtų galima susisiekti lietuviškai ar angliškai.

Ką daryti, jei mašina sugedo?

Tuomet viskas sustoja. Vairuotojas skambina man, aš skambinu techninės pagalbos tarnybai Vokietijoje. Jie atvyksta, pataiso, paskui vairuotojas vėl važiuoja. Bet jei sugedo sunkvežimis penktadienį vakare, gali tekti laukti iki pirmadienio. Tokios situacijos labai nervina, bet su technika nieko nepadarai.

Ar vokiečiai draudžia važiuoti naktį?

Galima važiuoti, bet negalima būti triukšmingas. Kai kurie regionai turi draudimų naktiniam važiavimui sunkvežimiams aplink gyvenvietes. Transporto organizavimas iš Vokietijos su elektroniniu užsakymu leidžia mums planuoti maršrutus taip, kad vengtume tokiu vietų, bet kartais tiesiog nepavyksta. Baudos už triukšmą yra didelės.

Kaip vairuotojai randasi su klientu?

Sistema duoda GPS koordinates. Dažniausiai viskas vyksta sklandžiai – vairuotojas skambina, paklausia, kur stovėti. Bet kartą buvo toks atvejis, kad vairuotojas nuvažiavo į neteisingą vartus (pramoninis rajonas didelis), ir praleido valandą kol radome teisingą vietą. Gerai, kad klientas kantrus buvo.

Ar mašinos turi stebėjimo kameras?

Dauguma naujų mašin turi kameras, kurios įrašo važiavimą ir įvykius. Tai padeda ginčuose, kai neaišku, ką padarė vairuotojas. Bet vienas vairuotojas man sakė, kad jo kamera neveikia jau mėnesį, o niekas nesitaiso. Taigi, viskas priklauso nuo to, kaip įmonė prižiūri techniką.

Ar leidžiama vežti keleivius?

Ne, profesionaliose krovinių mašinose keleivių vežti draudžiama (išskyrus darbuotojus). Kartas nuo karto klientas prašo nuvežti ir darbininką, kuris padės iškrauti. Tai nelegalu ir galia užtraukti didelę baudą policijai. Geriau pasamdyti vietinį pervežėją arba naudotis taksi.

Kaip elgiamės su pavojingomis medžiagomis (ADR)?

Tai atskira mokykla. Jei prekės yra su ADR ženklu, reikia specialaus vairuotojo pažymėjimo ir leidimų. Sistema negalima leisti užsakyti paprasto vairuotojo tokiam krovininiui. Kartais klientai nežino, kad jų dažai yra pavojingos, o mes turime juos informuoti. Atsakomybė čia milžiniška.

Už ką dažniausiai gaudome baudas?

Už viršytą greitį automagistralėse (nors ten daug kamerų) ir už neleistinas sustojimo vietas. Vokietijoje labai griežtai stebima, kur sustoja sunkvežimis poilsio metu. Jei vairuotojas sustoja ne vietoje, be stebėjimo, gali gauti baudą, kurią su mumis pasidalins. (Nors štai vakar gavau pranešimą, kad vairuotojas buvo nubaustas už tai, kad neįjungė priekinių šviesų lietus, tai keista).

Išvados

Visas šis procesas, kai žiūri iš šalies, atroda kaip paprasti spustelėjimai ekrane, bet man tai 20 metų neramumų ir džiaugsmų. Transporto organizavimas iš Vokietijos su elektroniniu užsakymu suteikia galimybę greitai gauti informaciją, tačiau jis nepadaro kelių trumpesniais ar prekių saugesniais. Svarbiausia – nebijoti klausti ir neitikti viskuo, kas parašyta ekrane, nes realumas visada pasirodo griežtesnis. Dirbkime kartą, o ne kelis kartus.