Transporto organizavimas į Vokietiją su pilnu procesų valdymu: kas vyksta užkulisiuose

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt trejus metus ir galiu pasakyti viena – idealus transporto organizavimas į Vokietiją su pilnu procesų valdymu yra mitas. Viskas vyksta kažkaip, tarp kitko, su nesklandumais, bet kroviniys vis tiek pasiekia vietą. Vokietija yra mūsų pagrindinė kryptis, čia eismas tankus, o vokiečiai mėgsta taisykles, kurias mes kartais suprantame savaip. Šiame straipsnyje nepapuosiu jūsų galvos sausais terminais, o papasakosiu, kaip tai atrodo iš vidaus – kai reikia skambinti vairuotojui vidurnaktį arba aiškintis su客户 (klientu), kodėl prekės neužfiksuotos sistemoje. Čia nėra lengvas darbas, bet jei viską tvarkingai suvaldome, rezultatas pranoksta lūkesčius.

Kainos ir pradžios darbai

Kaip susiformuoja kaina už transporto organizavimą į Vokietiją su pilnu procesų valdymu?

Visada pradedu nuo to, kad kaina – tai ne tik skaičius sąskaitoje faktūroje. Ji priklauso nuo kurso, dydžio, avarinio režimo (jei skubate), ir nuo degalų kainos toje dienoje. Vokiečiai dažnai moka mažiau nei lenkai, bet jie reikalauja daugiau dokumentų, kas taip pat laiko kainą. Taigi, kai suformuluojame pasiūlymą, mes įskaičiuojame ne tik važiavimą, bet ir mano, kaip eksperto, nervus, kurie išseka sprendžiant problemas tiesiogiai kelyje. Aš stengiuosi būti sąžiningas, jei kyla rizika, sakau apie tai iš karto.

Kiek laiko užtrunka viso proceso organizavimas?

Nuo to, kai gaunu užklausą, iki išvykimo gali praeiti nuo kelių valandų iki kelių dienų. Jei tai standartinis krovinių pervežimas į Vokietiją, susitvarkome per dieną. Bet jei reikia specialios leidimų arba tai yra sunkiasvoris kroviniys, tada užtrunkame. Kartais vairuotojai atsisako važiuoti tam tikromis dienomis, nes jie turi poilsio laiką, ir tąd reikia ieškoti kito. Tai yra tas „pilnas procesų valdymas“, kai nuolatos tenka derinti savo ir vairuotojo bei gavėjo laiko grafikus.

Ar galima užsisakyti ekspresinį pervežimą?

Galima, bet tai kainuoja dvigubai, o kartais ir trigubai daugiau. Ekspresas reiškia, kad aš turiu suorganizuoti vairuotoją, kuris šiuo metu gali būti pietų metu Vokietijoje, ir jis turi numesti savo planą. Vieną kartą turėjau atvejį, kai reikėjo vežti brangias detales į Miuncheną per 12 valandų. Teko skambinti penkiems vairuotojams, kol vienas sutiko. Tai ne tik pinigai, tai ir asmeniniai ryšiai, kuriuos aš statau viršuje, kad transporto organizavimas į Vokietiją su pilnu procesų valdymu veiktų sklandžiai.

Kodėl kainos šoka aukštyn žiemą?

Žinai, kiekvieną žiemą tas pats klausimas. Degalai brangsta, keliai slidūs, o vairuotojai dirba lėčiau. Be to, artėja šventės, todėl paklausaauga, o pasiūla mažėja. Aš tai stebiu jau 20 metų, kasmet tas pats. Dar pridedame vokiškus mokesčius už kelius (Maut), kurie taip pat kinta. Tai ne mes keliame kainas, tai rinka tokia, ir mums tenka prisitaikyti, kad išliktume pelningi ir suteiktume paslaugą.

Ar imate mokestį už užklausos apdorojimą?

Ne, nebent tai yra labai sudėtinga logistika, reikalaujanti specifinių tyrimų. Dažniausiai užklausą apdoroju nemokamai, nes aš vertinu savo klientą ir noriu parodyti, ką galiu padaryti. Bet jei tu į mane nukreipi dešimtį beprasmiškų klausimų be realaus ketinimo vežti, galiu ir atsisakyti. Mano laikas taip pat vertas, ypač kai turiu valdyti dešimtis kitų siuntų tuo pačiu metu. Geriausia sakyti iš karto, ką planuoji.

Dokumentų šūksnys ir biurokratija

Kokius dokumentus būtinai reikia tur�ti?

Pagrindinis yra sandorio (sutarties) ir važiaraštis CMR. Be to, reikia komercinės sąskaitos faktūros ir, jei reikia, eksporto deklaracijos. Vokietijai taip pat svarbu turėti teisingai užpildytą pristatymo lapą (Lieferschein). Jei trūksta bent vieno parašo, gavėjas gali atsisakyti priimti krovini. Kartais pasitaiko, kad klientai užmiršta pridėti specifinius numerius, o tu to sužinoji tik tada, kai vairuotojas jau stovi prie vartų.

Kas daryti, jei CMR važiaraštis pametąs?

Tai košmaras, bet įvyksta. Jei vairuotojas praranda CMR, turime skubiai rašyti prašymą dėl jo dublikato išdavimo. Vokiškai instancijos tai priima gana lėtai, todėl gali kilti problemų su atsiskaitymu už prekes. Aš visada liepiu vairuotojams daryti nuotraukas visiems dokumentams tiesiog iš karto po pasirašymo. Taip buvo vieną kartą, kai važiaraštis nuskrido pro langą važiuojant greitkeliu – nuotraukos išgelbėjo situaciją.

Ar reikalingas LEI kodas?

Taip, jei prekės keliauja tarp įmonių, LEI (Legal Entity Identifier) kodas Vokietijoje dažnai būna privalomas. Be jo gavėjas negalės tinkamai apdoroti įplaukų. Aš pats ne visada žinu 100%, kuriems konsignatams jis būtinas, o kur ne (čia priklauso nuo jų vidinės apskaitos politikos), todėl visada geriau turėti jį paruoštą. Geriau klausti savo buhalterio arba žiūrėti sutartyje, kad nereikėtų vėliau gailestis.

Kaip elgtis su muitinės deklaravimu?

Jeigu keliaujame iš ES į ES (Lietuva – Vokietija), muitinės nėra, bet jeigu prekės ateina iš trečiųjų šalių, tada reikia TIDL dokumento. Aš su tuo dažnai nesidėliu, perduodu brokeriams, kurie tuo užsiima profesionaliai. Būna, kad dokumentai netvarkingi, ir tada prasideda laukimas. Vieną kartą dėl blogai užpildytos prekės kategorijos krovinys stovėjo tris dienas Kaune. Nemanau, kad tu nori to patyrimo.

Ar galima viską padaryti elektroniniu būtu?

Dauguma dalykų jau tikrai elektroniniai – e-CMR, elektroninės sąskaitos. Bet senosios vokiškos firmos vis dar mėgsta popierinį lapą su antspaudu. Tai yra tas nemalonus niuansas, kai modernus transporto organizavimas į Vokietiją su pilnu procesų valdymu susiduria su realybe. Aš visada pasiruošęs ir vienam, ir kitam variantui, kad nebūtų stabdymų.

Kelionės patirtis ir vairuotojai

Kaip užtikrinate, kad vairuotojas važiuoja laiku?

Stebiu juos per GPS ir dažnai skambinu. Paprasta fizinė kontrolė veikia geriausia. Jei matau, kad jie stovi per ilgas pertrauką, skambinu ir klausiu, kas vyksta. Kartais tai būna tik maistas, bet kartais – ir techninė gedimas. Tada aš turiu skubiai veikti, surasti mechaniką arba pakeisti vairuotoją. Tai yra mano kasdienybė – neįsivaizduoju darbo be nuolatinio kontakto su keliaujančiais žmonėmis.

Kas nutinka, jei vairuotojas susirgo?

Tada turi sustoti viskas. Yra taisyklės, kad negali važiuoti sergantis. Vieną kartą vairuotojas susirgo kelionės metu netoli Berlyno. Teko skambinti vietinei pagalbai ir rasti kitą vairuotoją, kuris atvažiuotų pakeisti (paimti mašiną). Tai brangu ilga atstumu atvažiuoti, bet mes tai padarėme, nes kliento krovinys buvo svarbiau už laiko nuostolius. Sveikata pirmiausia, nors ir kainuoja pinigus.

Ar vairuotojai moka kalbą vokiškai?

Dauguma ne, kalba angliškai arba „rankomis ir kojomis“. Tai sukuria neaiškumų, kai reikia aiškintis su vokiečių sandėlininkais. Todėl aš visada duodu vairuotojui parašytą lapelį su pagrindiniais frazėmis arba numeriu, į kurį skambinti. Kartais tai išgelbėja nuo didelių nesusipratimų, ypač kai reikia susirasti konkretų įėjimą didelėje logistikos bazėje.

Kokios dažniausios problemos kelyje?

Eismas ir darbo laiko apribojimai. Vokietijoje daug statybų, ir uždarom kelius be jokio įspėjimo. Tada vairuotojas stringa ir praleidžia laiką, skirtą pristatymui. Dar viena problema – blogi keliai (nepagetėk, vietomis ten prastesnė nei pas mus). Ir žinoma, pavogti degalai, kas, deja, vis dar pasitaiko tam tikrose vietose.

Ar galima sekti krovinią realiu laiku?

Taip, mes naudojame GPS sekimo sistemas. Bet ne visada jos tikslios – kartais rodo, kad mašina važiuoja, nors ji stovi pietų metu. Aš visai nesu techninis specialistas, todėl kartais ir pats nežinau, kodėl sistema sulaiko. Geriausia tiesiog pasitikėti savo akimis ir skambinimu į vairuotoją. Technologijos yra geros, bet žmogus visada yra patikimesnis šaltinis.

Vokietijos specifika ir vietiniai ypatumai

Kodėl reikia žinoti gavėjo darbo laiką?

Vokietijoje viskas labai griežta laiku. Jei atvažiuoji 15 minučių vėliau, gali nebeįleisti, arba tau reikės laukti iki ryto. (Čia turiu omenyje didžiąsias prekybos vietas, o ne mažus sandėlius). Aš visada patikrinu darbo laikus prieš išvykdami, nes viena minute gali sukelti dienos atidėjimą. Tai yra neatsiejama transporto organizavimo į Vokietiją su pilnu procesų valdymo dalis.

Kas yra "Geprüfte Verpackung"?

Tai yra patikrinta pakuotė. Vokietijai labai svarbu, kad dėžės būtų stiprios ir atitiktų standartus, ypač jei tai pavojingos medžiagos. Jei pakuotė suyra kelyje, gausi didžiulę baudą. Aš visada primenu klientams patikrinti, ar jų dėžės atitinka šį reikalavimą, nes mes ne už tai atsakome. Tai yra tų pačių niuansų, kurie sukelia didžiausią skausmą.

Ar dažnai atsitinka, kad prekės sugenda?

Retai, bet atsitinka. Dažniausiai tai dėl blogo priveržimo korpuse arba staigaus stabdymo. Jei taip nutinka, pradedame draudimo procesą. Čia reikia nuotraukų iš vietos ir protokolo. Vieną kartą klientas siuntė stiklą ir nepasakė, kad jis jau buvo pažeistas. Vairuotojas pasirašė dokumentus su pastaba "apžiūrėtas", o vėliau gavėjas reikalavo pinigų. Gynėmės ilgai, bet laimėjome dėl tos pastabos.

Kuo skiriasi pristatymas į miestą nuo pristatymo į pramonę?

Miestuose, kaip Berlynas ar Hamburgas, sunku rasti vietos sunkvežimiui, o vokiečiai griežtai baudžia už neteisingą stovėjimą. Pramonės zonose, pavyzdžiui, Ruhr srityje, lengviau privažiuoti, bet ten daugiau eismo ir sunkiau susirasti konkretų adresą dėl didelių kompleksų. Aš visada klausiu vairuotojo ar jis tikrai yra vietoje, nes kartais GPS nukreipia į tuščią lauką.

Ar reikia mokėti už iškrovimą Vokietijoje?

Tai priklauso nuo Incoterms sąlygų. Jei tai yra DDP (mokėjimas pristatant), tu moki viską. Jei EXW, tai gavėjas moka už iškrovimą. Bet dažnai vokiečiai bando nustumti mums iškrovimo išlaidas, neturėdami teisės. Čia reikia būti griežtam ir žinoti savo sutartį. Aš ne kartą teko ginčytis dėl 50 eurų už keltuvo valandą, kurios nebuvo sutartyje.

Neprognozuojamos situacijos ir rizikos

Kas daryti, jei krovinys dingsta?

Dingsta retai, nes sekimo sistemos veikia gerai. Bet jei taip nutinka, skubiai kviečiame policiją ir pradedame draudimo bylą. Svarbiausia neturėti vėlavimo. Man asmeniškai dar neteko patirti visiškai dingusio krovinius (pasidėkoti ant galvos), buvo atvejų, kai dėžės nukrito į neteisingą sunkvežimį sandėlyje. Tai vėlgi komunikacijos klaida.

Kaip elgtis su nenurodytu adresu?

Kartais klientai rašo nebūtų tikslius adresus, tik miestą. Tuomet vairuotojas praranda laiką ieškodamas. Aš tada skambinu klientui ir prašau koordinates. Negalima važiuoti „aikštelėje“, tai praranda pinigus. Vieną kartą vairuotojas važiavo ratą po to paties miestą tris valandas, kol gavome teisingą vietą. Nervinga, bet įprasta.

Ar keičiasi planai naktį?

Dažnai. Vairuotojai gali užmigti arba pasirodyti techniniai gedimai. Aš turiu būti pasiruošęs pakeisti planą 3 valandos ryte. Tai yra mano darbo esmė – būti budriu, kai kiti miega. Transporto organizavimas į Vokietiją su pilnu procesų valdymu reiškia, kad aš atsakau į skambučius, kai tu miegi.

Ką daryti, jei vokiečių muitinė sustabdo?

Jei sustabdo, reikia pateikti visus dokumentus. Dažniausia tai tik paprasta patikra. Jei trūksta ko nors, rašomas protokolas. Reikia ramiai reaguoti, nes nervai tik pablogina situaciją. Aš turiu kontaktus vietiniems brokeriams, kurie gali padėti, jei reikalai rimti. Geriausia visada turėti dokumentus tvarkingai sudėtus vienoje vietoje.

Kaip apsidrauginote nuo nelaimingų atsitikimų?

Mes turime atsakomybės draudimą, kuris dengia krovinius iki 1 mln. eurų (priklausomai nuo sutarties). Be to, turiu draudžiamus vežėjus. Bet svarbiausia yra profilaktika – tikrinti vairuotojus ir techninę būklę. Draudimas neduoda prekių atgal, jis tik duoda pinigus, o tu gali prarasti kliento pasitikėjimą, kas brangiau.

Bendri klausimai ir apibendrinimas

Ar verta rinktis mažas pervežimo įmones?

Kartais taip, jei nori pigiau, bet rizika didesnė. Didelės firmos turi atsarginius sunkvežimius, o mažos – ne. Aš dirbu su patikimais partneriais, kuriuos pažinuočiaus metus. Rinkis ne pagal kainą, o pagal tai, kas atsiskaitys už klaidas. Nekokybiškas transporto organizavimas gali tapti brangiau nei geras.

Kaip sužinoti, ar įmonė patikima?

Žiūrėk į jų istoriją ir atsiliepimus. Jei jie vežia jau dešimtmetį, tikriausiai žino, ką daro. Klausyk savo draugų verslininkų. Aš visada rekomenduoju pasikalbėti su tuo, kas jau naudojosi jų paslaugomis. Žodis žodį geriausiai veikia šioje srityje.

Ar galima susiplanuoti pervežimus metams iš anksto?

Galima, bet tai bus tik apytikslis planas. Kainos keičiasi, situacija keičiasi. Geriau planuoti pora savaičių ar mėnesį iš anksto. Metų planai dažnai suyra dėl degalų kainų šuolių. Mes stengiamės būti lankstūs ir pritaikyti prie kliento poreikių bet kuriuo momentu.

Kokias transporto priemones naudojate?

Visokias – nuo 3.5 tonų furgonų iki 24 tonų sunkvežimių su tentais. Jei reikia šaldytuvą, taip pat randame. Pasirašę sutartis su tiekėjais, turime platų parką. Kartais netgi reikia mažų mikroautobusų, jei tai yra labai greitas siuntinys daliniam krovinui.

Kas dėl pavojingų krovinių (ADR)?

Tai atskira istorija. Reikia specialių leidimų ir patirties. Aš asmeniškai stengiuos vengti ADR, nebent klientas labai prašo ir moka gerai. Rizika čia per didelė, o kontrolė griežtesnė. Vokietijoje už ACR pažeidimus baudos didžiulės. Geriau nezaisti su ugnimi.

Ar galima siųsti asmeninius daiktus?

Ne, mes neesame perkėlimo kompanija. Vežame tik komercinius krovinius. Jei turi norą pergabenti baldus, geresnė rasti kitą. Mūsų draudimas neapima asmeninių daiktų be sąskaitos faktūros. Aš dažnai atstumiu tokius klientus, kad nereikėtų vėliau nesėkmingų aiškinimų.

Kaip mokėti už paslaugas?

Mes dirbame su PVM sąskaitomis faktūromis. Paprastai reikalaujame išankstinio mokėjimo arba dalinio, jei naujas klientas. Su ilgamečiais partneriais dirbame su atidėjumu (30 dienų). Tai standartinė praktika, nenoriu girdėjų istorijų apie tai, kad pinigai „užstrigo“. Pinigai – tai aliejus šioje mašinoje.

Kodėl verta rinktis jus?

Nes až žinau, ką darau. Turiu patirties, kontaktų ir, svarbiausia, atsakomybės jausmo. Aš neatsisakau nuo savo klaidų. Kai renkies partnerį transporto organizavimą į Vokietiją su pilnu procesų valdymu, tu renkies žmogų, ne tik firmą. Ir man tikrai ne visada, kad viskas būna idealiai, bet aš visada stengiuos išspręsti problemą.

Ar dabar sunkiau nei prieš 10 metų?

Taip, tikrai. Tada buvo mažiau dokumentų, mažiau kontrolės, bet ir mažiau greitėjimo. Dabar viskas turi būti greitai, tiksliai ir aiškiai. Rinka tapo agresyvesnė. Bet technologijos padeda, nors kartais ir trukdo. Vis gi, žmogaus faktorius lieka svarbiausias.

Transporto organizavimas į Vokietiją su pilnu procesų valdymu yra sudėtingas, bet įdomus procesas. Nėra dienų, kurios būtų vienodos, ir tai mane laiko šioje srityje. Jei ieškai partnerio, kuris ne tik pasakos „gerai“, bet ir ištikrins, kad krovinys pasiektų vietą, tu esi vietoje. Susisiekime, aptarsime tavo reikalavimus ir rasime geriausia sprendimą, net jei jis nebus standartinis. Geriau iškilti ir pasakyti tiesą, nei žadėti nepageidaujamus dalykus.