Transporto organizavimas biuro perkėlimui iš Vokietijos sklandžiai: praktinis vadovas iš vidaus

Sveiki, šiandien kalbėsime apie tai, kaip nutraukti galvas, kai reikia perkelti visą firmą iš Vokietijos. Esu šioje srityje jau beveik dvidešimt trejus metus – maždaug nuo tada, kai Lietuva įstojo į ES, ir per tą laiką mačiau viską. Nuo tada, kai klientas bando susikrauti serverius į keleivinį mikroautobusą (nerekomenduoju), iki tada, kai vokiečiai tiesiog "užsidaro" ir nepaleidžia krovinio, nes vienas dokumentas neteisingai pasirašytas. Transporto organizavimas biuro perkėlimui iš Vokietijos sklandžiai nėra tiesiog apie tai, kad užsakyti mašiną. Tai yra organizacinis chaosas, kurį reikia suvaldyti anksčiau, nei vairuotojas užsukants variklį. Jeigu manote, kad tai tiesiog "pakrauti ir vežti", greitai nusivilsite. Čia reikia tikslumo, o vokiečiai, kaip žinote, mėgsta tvarką, todėl jų neapgausite jokiais "liaudiškais" metodais. Sėkmė priklauso nuo detalių, o aš bandysiu jums paaiškinti, kurias tas detales reikia žinoti.

Kaip viskas prasideda ir pasiruošimas

Kada geriausia pradėti galvoti apie perkėlimą?

Tai klausimas, kurį dažniausiai užduoda vadybininkai, kuriems vadovas pasako "perkelkime viską per savaitgalį". Realiai, jei norite, kad transporto organizavimas biuro perkėlimui iš Vokietijos sklandžiai įvyktų be nervų, pradėkite galvoti mažiausiai prieš 4–6 savaites. Vokietijoje viskas užtrunka ilgiau – nuėmimas baldų nuo sienų (jei jie yra integruoti), specialių dėžių paieška dokumentams, ir vairuotojų kalendoriai. Niekada nežinai, kada atsiras geriausias krovinininkas, todėl laukti paskutinės minutės yra lenktynių su laiku pralaimėjimas.

Ar verta rūpintis dėžėmis patys ar duoti pergalei?

Gerbkite savo laiką. Nupirkite naujas, stiprias dėžes iš ten, kur išvežiate, arba praneškite pervežėjui, kad jie tai turi padaryti. Kartą turėjau klientą iš Hamburgo, kuris norėta taupyti ir rinko dėžes iš supermarketo. Viena dėžė su svarbiais buhalteriniais dokumentais išsilydo po lietumi – buvo baisu. Geresnės dėžės tai investicija į jūsų nervus. Nenaudokite senų, drėgnų dėžių, jų net neverta.

Ką daryti su technika – serveriais ir kompiuteriais?

Tai jautriausia vieta. Jei turite didelį serverinį, tiesiog "užklijuokite juosta" nebus užtenka. Reikia išjungti visas mašinas, palikti atv�sti, o geriausiai – kvieti specialistus, kurie išmontuos ir vėl sumontuotas vietoj. Aš asmeniškai ne techniškiausias žmogus šioje srityje, todėl visada sakau: palikite IT žmonėms jų darbą. Nesakykite vairuotojui "paimk tą dėžę", jei joje yra brangūs diskai, nes jis nežino, kokia jos pusė yra viršuje.

Ar tikrai reikalingas inventoriaus sąrašas?

Vokietijoje tai yra beveik privaloma, bent jau jūsų ramybei. Be to, kad tai padeda sekti, ar viskas atvyko, tai dar ir apsaugo nuo pagrobimo ar netekimo. Turėjau atvejį, kai dingė vienas brangus kėdės komplektas, ir be sąrašo mes niekada negalėjome įrodyti, kad jis buvo įkrautas. Parašykite viską, net tas smulkmenas, kurios atrodo nereikšmingos.

Kaip elgtis su baldais, kurie yra pritvirtinti prie grindų?

Daugelis vokiškų biurų turi "antguldius" grindis ir ten baldai yra prifixuoti. Nepabandykite jų ištraukti peiliu, sugadinsite ir grindis, ir baldus. Reikia profesionalių įrankių. Tas pasirodo brangiau, bet jei sugadinsite nuomotas patalpas Vokietijoje, sandorio nutraukimo baudos bus gerokai didesnės nei vadybininko atlyginimas. Geriau jau iškviesti meistrą.

Biuro perkėlimo klausimai apie vietą ir prieigą

Ar sunku važiuoti į Vokietijos miesto centrą su sunkvežimiu?

Labai sunku, ypač Miunchene, Frankfurte ar Štutgarte. Ten gatvės siauros, o statybų zonos keičiasi kas savaitę. Transporto organizavimas biuro perkėlimui iš Vokietijos sklandžiai gali baigtis tuo, kad vairuotojas tiesiog neužsuka, nes nėra kur pastatyti 16 tonų monstro. Būtinai patikrinkite, ar nėra mažųjų sunkiasvorių apribojimų (Verkehrsbeschränkung). Kartais reikia specialus leidimus iš savivaldybės gauti.

Kas daryti, jei nėra lifto arba jis per mažas?

Tai klasikinis bėda, ypač senesniuose pastatuose. Vokietijose daug senų pastatų, kur lifte netelpa net sofa. Tuomet lieka nešti rankomis laiptais, o tai kainuoja papildomai ir brangiai. O jeigu aukštas penktas? Tada gali tekti samdyti kraną arba išorinį liftą (Hubsteiger), kuris pro langą pakelia baldus. Planuokite tai iš anksto, ne kai mašina jau stovi kieme.

Ar reikia rezervuoti vietos mašinai?

Absoliučiai taip. Negalima tiesiog sustoti ant pievos arba prieš kaimynų vartus, nes jie iškviesta policija. Vokietijoje žmonės labai jautrūs dėl savo privačios teritorijos. Jeigu statysite sunkvežimį ant "Anliegerfreiheit" zonos, gausite baudą, kurią jus privalėsite sumokėti. Nupirkite specialų "No parking" ženklą arba susitarkite su gatvių priežiūros tarnyba.

Ką daryti, jei gatvė yra vienpusis?

Nereikia būti genijumi, kad suprastum – negalima važiuoti prieš srovę. Bet situacijos būna įvairios, kartais reikia apvažiuoti visą kvartalą, kad atsižengtum prie įėjimo. Patikrinkite žemėlapį, o geriausia – klauskite vietinio vadybininko, jis žino, kur vairuotojams dažnai "užstringa" ratą. Negerai, kai mašina užstringa gatvės galo ir trukdo visiems kitiems eismą.

Ar galima krauti tiesiai iš biuro į mašiną ir atvirkščiai?

Tai idealus variantas, tačiau reikalauja, kad mašina būtų labai arti. Jei tarp durų ir mašinos yra 50 metrų, tai vairuotojai išseks ir nebevežs. Turite numatyti "mėsės" vietą tarp to. Kartais reikia padaryti tiltelį iš lentų, o kartą mačiau, kaip ant žolės užlijo lietus ir sunkvežimis įsmigo purve. Ten įkrovimas truko visą dieną.

Kaina, sutartys ir pinigai

Kaip susiformuoja kaina?

Nėra vienos kainos. Viskas priklauso nuo vietų (kubatūros), atstumo, prieigos sąlygų ir to, kiek darbo reikia "rankomis". Transporto organizavimas biuro perkėlimui iš Vokietijos sklandžiai nebus pigus, jeigu norite, kad tai būtų padaryta kokybiškai. Dažnai daroma klaida, kai klientas sako "turime 10 Europaletų", o realiai išsisėdo į 20, nes buvo daug smulkių dėžių.

Ar imamas avansas?

Didžioji dalis imonių, tarp kurios ir mano, imam avansą. Ne todėl, kad netikime, bet kadangi reikia rezervuoti vairuotoją, o jeigu jūs atšaukiate paskutinę minutę, mes prarandame uždarbį. Paprastai tai 30-50 proc. Be užstato, aš asmeniškai neleidžiu mašinų į kelionę per 500 km, nebent tai būtų patikimas nuolatinis klientas.

Kas yra "eilinės valandos" ir kodel jos brangios?

Vokietijoje yra griežtos taisyklės. Vairuotojas gali vairuoti tik 9 valandas per dieną, turi poilsio pertraukas. Jeigu jums reikia, kad jis dirbtų 12 valandų arba krautu sekmadienį, tai kainuoja dvigubai. Tas pasakytina ir apie naktinį darbį. Vieną kartą teko sumokėti didelį priemoką, nes vairuotojas laukia kol pasibaigs darbo diena Vokietijoje, kad galėtų įvažiuoti į uždarą aikštelę.

Ar kainoje įskaičiuotas draudimas?

Tai klausimas, kurį būtiniau užduoti. Standartinis draudimas dažnai yra labai mažas, pvz., 10 eurų už kilogramą. Jeigu vežate brangų serverį, kuris sverdo 5 kg, tai gaunate 50 eurų atlyginimo (nulis). Reikia specialios "All risk" apsaugos arba deklaruoti tikrąją vertę. Neklauskite vėliau, kodėl negavote pinigų už sugadintą kompiuterinę įrangą.

Ar gali kaina pasikeisti kelionės metu?

Gali, jeigu pasikeitė sąlygos, kurias klientas nepaminėjo. Pavyzdžiui, atvykstate į vietą, o ten nėra lifto, kaip buvo kalbama. Arba reikia samdyti kraną. Tada vairuotojas sako "stok, aš tai nedarysiu už pradinę kainą". Tai yra reali situacija, ir čia nepervežėjas kaltas, o tas, kas neaplankė vietos iš anksto. (Nors kartais ir mes užmirštam paklausti apie laiptus).

Dokumentai, muitinė ir Vokietijos specifika

Kokius dokumentus reikia parengti?

Kadangi tai ES vidaus pervežimas, tai muitinės procedūros nėra tokios griežtos kaip su trečiosiomis šalimis, tačiau CMR sąskaita faktūra ir perkėlimo aktas būtini. Be to, jeigu pervedate turtą tarp savo dukterinių įmonių, reikia turėti vidaus dokumentus, kad mokesčių inspekcija neklausytų, kur dingo turtas. Vokiečai labai mėgsta popierius, tad netrukdykite jiems jų pasirašyti.

Ar reikia deklaruoti prekes muitinėje?

Jeigu tai NUTS (nekomercinė naudojimo prekių pervežimas) tarp įmonių, tai ne. Bet jeigu tai yra pirkimas-pardavimas, tai taip, reikia PVM mokėjimo sąskaitos. Aš čia neesmu ekspertas (geriau pasikalbėkite su savo buhalteriu), bet aš žinau, kad jeigu traukiniu ar sunkvežimiu važiuoja prekės be dokumentų, muitininkai jas gali sulaikyti tik patikrinimui.

Kaip elgtis su elektroninėmis prekių deklaracijomis (EMCS)?

Jei pervežate prekes su alkoholio ar tabako akcizu (nors biure tai retai, bet kas žino), tai EMCS sistema privaloma. Bet mūsų atveju, tai daugiau apie įprastas prekes. Dažniausiai tiesiog reikia "Ausfuhrkennzeichen" (eksporto numerio), jeigu reikėtų grąžinti PVM Vokietijoje. Tai svarbu, jeigu biuro inventorius buvo nupirktas su PVM, o dabar jį išvežiate į kitą ES šalį, kur PVM mokėsite Lietuvoje. Vokietijos finansų institucija to reikalauja.

Ar reikalingas TIR kabinas?

Tik jeigu važiuojate per trečiąsias šalis, pvz., per Šveicariją arba Ukrainą, bet ne tiesiai iš Vokietijos į Lietuvą. Tiesioginis maršutas per Lenkiją to nereikalauja. TIR kabinas tai papildomi kaštai ir galvos skausmas su muitinėmis, todėl vengkime to, jei tikrai būtina. Dabar beveik viskas važiuoja su paprasta CMR.

Kas daryti, jei prarandate dokumentus kelionės metu?

Tai blogiausias scenarijus. Reikia skambinti įpolėto atstovybei ir prašyti kopijų. Vokietijai kopijos su antspaudais dažnai užtenka. Bet geriau pasilikite CMR originalą sau, o vairuotojui duokite kopiją (jeigu leidžiama). Yra nuskaitymo programų, kurios iškart siunčia dokumentus į debesį, naudokitės ja, o ne spausdintuvu.

Problemos, pavojai ir realus gyvenimas

Kas nutinka, jei vairuotojas susiduria su technine problemą?

Tai gyvenimas. Varikliai sugenda, padangos plyšta. Tada mes (pervežėjai) turiam siųsti kitą mašiną arba remonto komandą. Transporto organizavimas biuro perkėlimui iš Vokietijos sklandžiai gali būti stabdomas dėl tokių dalykų, tad visada turkite planą B. Pas mane buvo atvejis, kai vairuotojas užgesino vairuotoją ant greitkelio A9 dėl pneumatinės sistemos gedimo – teko laukti 12 valandų.

Kaip elgtis, jei pasigenda dėžės?

Pirmiausia nedarykite panikos. Patikrinkite, ar ji nebuvo palikta kitoje pusėje mašinos arba nukrito po kita dėže. Jei tikrai dingsta, reikia rašyti pranešimą policijoje ir pranešti draudikui. Tačiau dažniausiai dėžės "dingsta", todėl, kad kas nors iš kaimynų ar darbuotojų pasiėmė "netyčia". Įrežkite kameras jeigu įmanoma patalpose.

Ar dažnai įvyksta daiktų sulaužymai?

Skaitydamas internetą matydam daug istorijų, bet mano praktikoje - tai 1 iš 50 perkėlimų. Dažniausiai nukrenta smulkmenos, kurios buvo blogai užpakuotos. Vokietijos vairuotojai yra labai atsargūs, jie nenori problemų su savo vadovais. Bet jeigu statote 200 kg spintą ant nestabilių rąstų, ji nukris – fizikos dėsniai niekam nepasiduoda.

Kokias baudas galiu gauti Vokietijoje?

Už neteisingą statymą – greitai 35-60 eurų. Už sukibimą su kitu mašina – labai daug. Už nešvarų mašiną – keista, bet taip pat gali būti, jeigu iškrenta dulkes mieste. Vokietijos policija yra labai aktyvi greitkeliuose, todėl įsitikinkite, kad vairuotojas turi viskas tvarkoje – techninė apžiūra, vairuotojo pažymėjimai ir darbo laiko kontrolė (tachografas).

Ar reikia bijoti "klasinių" pervežėjų-gėdikių?

Yra ir tokių. Pas mus rinkoje pasitaiko įmonių, kurios imasi užduoties, bet neturi nei patirties, nei tinkamų mašinų. Jei kaina kelis kartus mažesnė nei rinkos, tai tai signalas. Tokios firmos dažnai pamiršta uždaryti užraknus arba palieka šiukšles kieme. Vengkite anonimiškų skelbimų, kurie siūlo "pigiai vežti bet ką".

Ką daryti atvykus į Lietuvą

Ar reikia iš anksto paruošti vietą iškrovimui?

Taip pat kaip ir Vokietijoje. Jeigu vairuotojas atvyks prie 20 val. vakaro, o jums niekas nepasiruošęs – tuomet jis eis miegoti, o jums mokėsite laukimo mokestį. Užtikrinkite, kad elevatoriai dirba, o durys atidarytos. Paprastas dalykas, bet dažnai apie jį pamirštama, kai visi susiruošę į naująją erdvę.

Kaip patikrinti, ar viskas sveika atvyko?

Negalima tiesiog pasakyti "ai, viskas gerai" ir pasirašyti dokumentus. Reikia atidaryti dėžes, pasitikrinti būklę. Vienąkart klientas pasiraš� aktą, o vėliau nusiskundė, kad trūksta monitorių, kurių niekas nematė. Pasirašydami CMR galutinį aktą, jūs patvirtinate, kad krovinys atvyko pilnas ir sveikas. Būkite atidūs.

Kas daryti su pakuotės atliekomis?

Dėžės, popierius, plastikas – viskas turi eiti į atliekas. Gera aplinka yra ne tik Vokietijoje. Užsisakykite didelę konteinerį iš anksto. Neneškite tų dėžių į naująjį biurą, jeigu jums jos nereikalingos, tai sukuria chaosą. Vokietijose tai labai griežtai stebima, čia taip pat reikėtų taikyti tą pačią praktiką.

Ar įmanoma įrengti baldus tame pačią dieną?

Įmanoma, jeigu turite savo meistrus arba jeigu tai paprasti baldai. Bet jeigu tai kompleksinės sistemos, geriau palikkit tai rytojui. Vargi vairuotojas, kuris pravažiavo 1200 km, gerai surinks kompleksinę lentyną su pusantro šimto detalių. Tokį darbą geriau palikti montuotojams, o vairuotojui leisti atsipūsti.

Ką daryti, jei randama žala?

Skubiai susisiekite su draudimo kompanija. Neimdami nieko perkelkite, padarykite nuotraukas. Vairuotojas taip pat privalo užpildyti "protokolo" formą. Žala užfiksuota vietoje yra pusė sėkmės. Jeigu praleidžiate tą momentą, vėliau įrodyti bus beveik neįmanoma.

Galutiniai patarimai ir išvados

Ar verta samdyti koordinatorius?

Jei biuras didelis – absoliučia taip. Koordinatorius nuvešia tą nervinį darbą tarp jūsų ir vairuotojo. Jis žino, kas ką turi daryti. Sutaupysite ne tik laiką, bet ir pinigus, nes bus efektyviau. Transporto organizavimas biuro perkėlimui iš Vokietijos sklandžiai be koordinatoriaus yra kaip važiuoti automobiliu be vairo – techniškai įmanoma, bet pavojinga.

Ką pagaliau galima pasakyti apie visą procesą?

Jei tiksliai suplanuodate ir pasikliausite patikimais žmonėmis, viskas nueis sklandžiai. Neklauskite kaimyno, kuris sako "aš vežiau su savo "Volkswagen" transporteriu", jeigu turite 10 tonų krovinio. Rinkitės profesionalus. Pasitikėjimas ir komunikacija yra raktas į sėkmę. O jei kils abejonių dėl kainos ar dokumentų – visada rašykite man, paaiškinsiu. Sėkmės kelionėje ir naujame biure!