Transportavimo sprendimai biurų perkraustymui į Vokietiją: Kaip išgyventi be nervų lūžio

Sėdžiu čia prie stalo ir galvoju, kad jau beveik dvidešimt metų važinėju šiais maršrutais, o žmonės vis dar klausia to pačio. Perkraustymas į Vokietiją – tai ne tiesiog daiktų numetimas į sunkvežimį ir važiavimas pirmyn, ypač kai kalba eina apie biurus. Ten viskas kitaip – reikia dokumentų, reikia žinoti, kur galima statyti, kur ne, ir kodėl vokiečiai taip bijo, jei pavėluoji penkias minutes. Aš matęs viską – nuo puikių, sklandžių perkraustymų iki tokių, kai reikėjo vadovo išgelbėti iš painiavos Miuncheno centre. Jei ieškote realių transportavimo sprendimų biurų perkraustymui į Vokietiją, geriau pasiruoškite, nes čia nėra vaikų lovelių vežimas.

Kainos ir pinigai (kas visada domina daugiausia)

Kiek apytiksliai gali kainuoti toks reikalas?

Žinoma, klausimas kainos yra pirmas, bet atsakymas nėra paprastas. Viskas priklauso nuo to, kiek turite tos technikos ir ar reikės ją lentynose montuoti vėl. Viską skaičiuojame pagal kubinius metrus arba keliamąją galią, o atstumas Lietuva-Vokietija taip pat daro savo. Dar reikia prisidėti kuro, kuris dabar brangus (kaip ir viskas), ir darbo rankų sąnaudas Vokietijoje, nes jos aukštesnės. Taigi, neduokite niekam avanso, kol nesužinojote galutinės sumos su PVM, kad nereikėtų vėliau gąsdinti savo buhalterės.

Ar mokate su PVM ar galima be?

Mes, kaip įmonė, visada išrašome sąskaitas su PVM, nes dirbame legaliai ir mums reikia mokėti mokesčius valstybei (nors ir nenoriu). Jei jūs esate užsienio klientas arba esate registruotas kaip PVM mokėtojas kitur ES, tai gali būti apskaitoma kaip atvirkštinis apmokestinimas. Bet jei esi tiesiog paprastas žmogus, kuris perkrausto savo mažą biurėlį, turi mokėti pilną sumą. Geriau viską išsiaiškinti su savo buhalteriu prieš pradedant, kad nebūtų nepykčio vėliau.

Kas vyksta, jei biuro daiktų atsiranda daugiau nei planavote?

Tai, tiesą sakant, būna dažnai. Sakote: "Turime tris stalus ir penkias kėdes", o atvažiuoju ir matau dešimt stalų, dideles spintas ir dar stalčių pilną dokumentų. Tada kaina automatiškai kyla, nes reikia didesnės mašinos arba dar antrųjų rankų. Aš niekada nesakysiu, kad tai yra problema, problema yra ta, kad apie tai niekas nepasako iš anksto. Geriau pridėti 10 proc. rezervo prie savo biudžeto, tada bus ramiau.

Ar reikia mokėti už važiavimą tuščia grįžtant?

Dažnai kyla šis klausimas, ypač jei važiuojate į vieną pusę. Standartiškai, jei mes organizuojame pilną transportavimo sprendimus biurų perkraustymui į Vokietiją, mes stengiamės rasti krovinią atgal, kad mums nebutu nuostolių. Tačiau jei reikia specialios technikos, kurią ten reikia palikti, arba jei grįžtime tuščia, tai gali būti įskaičiuota į kainą. Nekantraukite, paprašykite išskaidyti sąskaitą, matysite, kur kas tas „kelionės“ mokestis.

Dokumentai ir Vokietijos specifika (burelija)

Ar reikia eiti per muitinę, jei važiuojame į ES šalį?

Nemanau, kad čia yra didelė problema, nes abi šalys yra Schengeno zonoje ir erdvėje be muitinių kontrolės. Bet! (ir tai yra didelis bet) visada reikia turėti tinkamą krovinių sąrašą – packing list. Vokiškai parengtas dokumentai labai padeda, jei sustoja policija arba kelnų sargybiniai. Jei vežate naują techniką, ką tik pirkta, gali būti klausimų apie PVM, todėl reikia kvitų. Geriau turėti viską ant popieriaus (arba planšetėje) ir nerizikuoti.

Kas tas CMR ir ar jis tikrai būtinas?

CMR – tai tarptautinis krovinių vežimo sutartis-dokumentas, be kurio mes nevažiuojame nėrai į Lenkiją. Jis patvirtina, kad mes perėmėme krovinius ir esame atsakingi už juos. Be šio dokumento joks normalus vairuotojas nevažiuos, nes jei ką nors prarastume, neturėtume jokio pagrindo reikalauti draudimo išmokos. Užpildome jį du kartus – vienas jums duodame, kitą pasirašome patys. Tai paprasta dalyka, bet svarbi.

Ar sunku gauti leidimus važiuoti į miesto centrą?

Vokiški miestai, ypač dideli kaip Berlynas ar Hamburgas, turi griežtas taisykles dėl sunkvežimių. Mes turime žinoti, kur galime važiuoti, kur yra „Environmental zone“ (žalia zona), kur reikia specialios kortelės. Kartais netgi aš pats dar kartą patikrinu žemėlapį, keistas dalykas pasikeitė ar ne. Jei vairuotojas užvažiuos į centrą be leidimo, baudos yra milžiniškos, o jas mokės jūs, o ne mes. Taigi, transportavimo sprendimai biurų perkraustymui į Vokietiją turi apimti ir šį maršruto planavimą.

Ką daryti su atliekomis, pavyzdžiui, pakavimo medžiagomis?

Tai dažnai užmirštamas dalykas. Vokietija yra labai griežta šiuo klausimu – negali tiesiog išmesti pakuotės į kiemą arba prie pirmojo konteinerio. Reikia rasti tai, kas vadinama „Wertstoffhof“ arba specialias vietas perdirbimui. Mes dažnai pasiimame grąžin dėžes atgal, jei jos geros būklės, bet jei ne, mums reikia susitarti dėl jų utilizavimosi vietose. Nekelkite savo problemų ant naujo biuro šeimininkų pečių.

Pakavimas ir technika (brangiausia dalis)

Kas turėtų supakuoti kompiuterius ir serverius?

Geriau, kad tai padarytų jūsų IT specialistas arba žmogus, kuris tuo užsiima kasdien. Mes galime padėti nešti, bet jei sujungsime kabelius neteisingai, tuomet pirmą darbo dieną niekas neveiks. Esu matęs situaciją, kai vienas didelis serveris buvo numestas į dėžę be užtikrinimo (na, nebuvo mūsų kaltė), ir rezultatas buvo liūdnas. Taigi, IT įrangą supakuokite patys, o mes saugiai pervešime.

Ar imate pervežti labai sunkius seifus?

Taip, turime specialių priemonių – sunkvežimius su „hidrauline keltuva“ (tai toks kelias, kuris pakyla). Bet seifai – tai siaubas, jei jis turi būti ne tik išvežtas, bet ir įvežtas į antrą aukštą be lifto. Vieną kartą teko išardyti grindis, kad nustumtume seifą koridoriuje. Jei turite tokį daiktą, praneškite iš anksto, o ne tada, kai vairuotojas jau stovi prie durų ir mirksi akimis.

Ar jūsų komanda padeda išmontuoti ir sumontuoti baldus?

Žinoma, mes ne esame tik tiekėjai, kurie meta dėžę ir bėga. Mūsų vairuotojai turi su savim įrankius – atsuktuvus, veržlius, režius. Tačiau, jei turite sudėtingų sistemų baldų, kaip „IKEA“ tipo (tik geriau), reikia daugiau laiko. Aš visada sakau – jei galite, palikite instrukcijas arba nufotografuokite, kaip buvo. Kartais pasitaiko, kad surinkimas truksta ilgiau nei planavome, bet mes darome ką galime.

Ar reikia pirkti dėžes iš jūsų ar susitvarkome patys?

Galite rūpintis patys, bet mus paklauskite dėl dydžių. Mes turime savo standartinių dėžių, kurios tinka daugumai daiktų, o jos yra tvirtos. Jei bandysite padaryti dėžes iš senų „Lidl“ kriauklių, gali nulūžti, kai įmesit knygas. Geriau pasilikti prie profesionalios įrangos, tai sutaupo nervų. O jei norite taupyti, paimkite mūsų dėžes ir grąžinkite tuščias, jei važiuojame artimiausiu metu atgal.

Ką daryti su biuro augalais?

Augalai – tai gyvos būtybės, ir vokiečiai juos myli. Važiuojant per žiemą, negali juos palikti šaltame sunkvežimyje, perkeliant į kitą mašiną arba laukiant iškrovos. Vieną kartą (vėl tas pavyzdys) buvo atvežti visi užšalę fikusai, klientas buvo nepatenkintas. Jei augalai dideli, juos reikia tvirtai užfiksuoti, kad nenulūžtų šakos. Pasakykite mums apie juos, kad skirtume vietą ne ten, kur stovi stalai.

Laikas ir organizavimas (kada ką daryti)

Kiek laiko užtrunka visas procesas?

Nenukrypime nuo tiesos – ne valanda. Paprastai reikia planuoti bent savaitę iki išvykimo, o patis vežimas užtrunka nuo 1 iki 3 dienų priklausomai nuo to, kur Vokietijoje esate. Jei tik į Berlyną, tai galima ir greičiau, jei į Miuncheną – tai kelias dienas. Negalima skubėti, biuro perkraustymas turi būti planuojamas taip, kad neutrūktų darbas, nes laukti vairuotojo, kur užstrigo ties Kaunu, nėra smagu.

Ar galima tai daryti savaitgalį?

Taip, dažniausiai taip ir darome, nes biurai dirba darbo laiku. Savaitgalis yra idealus laikas iškrauti, kad pirmadienį jūsų darbuotojai galėtų sėdėti prie savo stalų. Tačiau reikia prisiminti, kad Vokietijoje kai kurios parduotuvės arba statybų aikštelės gali būti uždarytos, jei reikia kažko papildomo nupirkti, pavyzdžiui, varžtų. Be to, vairuotojai taip pat nori ilsėtis, tad savaitgaliniai darbai gali kelti šiek tiek brangesnę kainą.

Kas daryti, jei naujieji patalpai dar nebaigti?

Tai blogiausia situacija. Mes atvažiuojame, o ten dar dažoma grindys arba nėra lifto. Tada mes stovime ir laukiame, o laikas eina. Jums reikia tikrai tikrinti, ar savininkas iš tiesų atidavė raktus. Aš būčiau labai atsargus ir dar kartą paskambinčiau iš anksto, kad nereikėtų mums ieškoti viešbučio arba mašinos stovėjimo aikštelės.

Ar reikia rezervuoti vietą mašinai prie pastato?

Absoliučiai taip. Vokiški miestai yra užpildyti automobiliais, o didelis sunkvežimis su priekaba užima daug vietos. Jei neužrezervuosite vietos (dažnai tai reikalauja vietinės savivaldybės arba policija), gali būti, kad teks stovėti už trijų kvartalų nešti kėdes. Tai padidins laiką ir, tikėtina, kainą. Pasirūpinkite tuo bent kelias dienas iš anksto.

Nesklandumai ir realybė (kas gali suklysti)

Kas vyksta, jei kyla techninė bėda kelyje?

Technika yra technika, kartais ji sugenda. Variklis užsidega, padangos plyšta (ypač Vokietijoje kelyje, kur greitis didelis). Mes turime draudimą ir pagalbos tarnybą, bet tai gali uždelsti pristatymą. Negalite niekam už tai priekaištauti, tiesiog reikia kantriai laukti. Mes visada informuojame klientą, jei pavėluojame, kad jis galėtų susitvarkyti su savo darbuotojais.

Ar buvote atvejų, kai dingo daiktai?

Per mano dvidešimt metų (gal 22? jau nebeprisimenu tiksliai) buvo vienas ar du kartai, kai dingdavo smulkmenos – kavinukas arba kelios pelės. Tai dažniausiai ne mūsų kaltė, o tiesiog pačių darbuotojų netyčia padėta į savo krepšį. Bet jei dingsta stalas ar serveris, tai jau didelė problema, už kurią atsakingi mes. Todėl visuomet tikrinkite krovinių sąrašą pasirašydami.

Ką daryti, jei orai labai blogi?

Lietus, sniegas, vėjas – tai mūsų kasdienybė. Bet jei vyksta perkraustymas ir lietus lypo kibirais, reikia užtikrinti, kad daiktai neapsuplėšti. Mes turime popieriaus ir plastiko, bet jei reikia įvežti kilimą per purvyną, gali būti problema. Vieną kartą teko valyti vieno kliento kilimus visą dieną po to (beveik). Sakykite mums iš anksto, jei oras prognozuojamas baisus.

O jei vairuotojas nesusikalba su vokiečiais?

Dauguma mūsų vairuotojų moka angliškai, o kai kurie netgi truputį vokiškai – „Guten Tag“ ir „Ausfahrt“ tai minimumas. Jei kyla rimta situacija su policija, mes galime paskambinti dispečeriui, kuris išvers. Bet dažniausiai problemų nėra, rankos kalba visada suprantama. Vokietijos pareigūnai dažniausiai draugiški, jei esi draugiškas tu.

Vairuotojai ir pasitikėjimas (kam patikėti)

Kaip pasirinkti tinkamą transportavimo sprendimus biurų perkraustymui į Vokietiją tiekėją?

Nežiūrėkite tik į kainą, jei ji atrodo per žema, tai kažkas čia ne taip. Geriausia klausti draugų arba paieškoti atsiliepimų (tik realių, ne tų, kurie pasirašyti „Vardenis Pavardenis“). Pasitikėkite savo intuicija, kai kalbate su vadybininku – jei jis atsako aiškiai ir nedraskosi, tai gerai. Mums svarbu, kad klientas būtų ramus, o ne tik kad gautume pinigus.

Ar jūsų vairuotojai yra patikimi?

Aš asmeniškai pažįstu beveik visus savo vairuotojus, jie dirba su manimi jau metus (kai kur ilgiau). Jie yra normalūs žmonės, kurie nori uždirbti ir grįžti namo. Nėra jokių chuliganų arba žmonių, kurie gerti prie vairo. Tai mūsų reputacija, todėl niekad nedirbsime su abejotinais asmenimis. Galite būti ramūs dėl savo technikos.

Kas nutinka, jei aš nespėju atvykti į vietą?

Tai nėra problema, jei apie tai pranešate. Vairuotojas gali laukti valandą, dvi, jei nėra kitų užsakymų. Bet jei jis turi važiuoti toliau į kitą miestą ir jis praleidžia laiką, tai gali kainuoti. Geriau susiderinti dėl laiko tiksliai. Mes esame lankstūs, bet mes ne taksi, kuris laukia penkias valandas prie baro.

Ar galima sekti krovinių buvimo vietą?

Taip, šiais laikais dauguma mašinų turi GPS stebėjimą. Jums galiu atsiųsti nuorodą, kurioje matysite, kur yra jūsų biuras. Tai padeda susiplanuoti, kada reikia būti naujoje vietoje. Ypač naudinga, jei važiuojate ilga maršrutu, pavyzdžiui, į pietinę Bavariją.

Kodėl kai kurios firmos vežia pigiau?

Gal jos nesumoka mokesčių, gal jų vairuotojai miega mašinoje (kas nelegalu), o gal tiesiog jie neturi draudimo. Žemiau kainos nukristi sunku, nes degalai kainuoje vienodai visiems. Jei kas siūlo transportavimo sprendimus biurų perkraustymui į Vokietiją už pusę mažiau, galvokite tris kartus, ar verta rizikuoti savo brangia technika. Mums geriau dirbti šiek tiek brangiau, bet užtikrintai.

Galiausiai noriu pasakyti, kad viskas vyksta gerai, jei yra planas ir bendravimas. Perkraustymas į Vokietiją gali būti net malonus, jei pasitiki profesoriais. Naudokitės patikimais transportavimo sprendimais biurų perkraustymui į Vokietiją, o ne kaimyno „Gazelle“. Sėkmės naujoje vietoje, tikiuosi, jūsų kava ten bus geresnė už mūsų.