Transportavimo procesas iš Vokietijos su dokumentų tvarkymu: kas tik vyksta užkulisiuose

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt penkerius metus, tiek su mažais „vabaliukais“, tiek su didžiaisiais sunkvežimiais, ir visada kažkaip stebiuosi, kaip klientai įsivaizduoja, kad tiesiog uždedu prekę ant mašinos ir ji pasiverčia. Iš tiesų, transportavimo procesas iš Vokietijos su dokumentų tvarkymu yra kaip mazgas, kurį reikia atkakliai išvynioti, nes viena neteisinga parašta vieta gali nutraukti grandinę. Vokiškas tikslumas mums dažnai kelia problemų, nes jei ten dokumente trūksta kablelio, krovinys gali stovėti pasienyje dieną ar dvi. Čia paaiškinsiu tiesiškai, be jokių gražių žodžių, kas tik vyksta, kai sutarsime vežti ką nors iš Vokietijos.

Bendrai apie tą Vokietiją ir maršrutus

Kiek laiko tik trunka tas transportavimo procesas iš Vokietijos su dokumentų tvarkymu?

Dažniausiai klientai klausia „kada bus“ taip, tarsi aš būčiau aiškiaregis. Žiūrėkime, jei vežame iš Miuncheno ar Frankfurto į Vilnių, tai standartiškai tai trunka apie 2–3 darbo dienas, jei netyčia neatsiranda eismo įvykių ar sniego. Transportavimo procesas iš Vokietijos su dokumentų tvarkymu gali užtrukti ilgiau, jei siuntą reikia surinkti iš keleto vietų (vadinamasis „konsolidacija“), tada pridėkite dar vieną dieną. Kartais vairuotojai tiesiog užmiega poilsio aikštelėse, nes reglamentas yra reglamentas, tai irgi reikėtų įskaičiuoti į laiką, o ne sakyti, kad vėluojame.

Ar brangu vežti iš Vokietijos dabar?

Kainos šiuo metu... tiesiog lūžta galva. Ne taip seniai buvo galima užsisakyti mašiną už vos eurą, o dabar kuros kainos ir kelių mokesčiai (vokiečių „Maut“) valdo viską. Vienišas krovinys atvažiuoti gali kainuoti nuo 400 iki 600 eurų priklausomai nuo to, kur tiksliai Vokietijoje jis yra, jei kalbame apie pilną krovinią. O jei maža siunta, tai mokate už vietą metrais, o tai irgi nėra pigu, tačiau sutaupote laiko, todėl verta pagalvoti, kas jums svarbiau – pinigai ar greitis.

Kur dažniausiai vežate iš ten?

Vokiški industrializacijos centrai, kaip šiaurės Reino-Vestfalijos žemė (Dortmundas, Esenas) arba pietūs (Miunchenas, Štutgartas), yra mūsų kasdieniniai maršrutai. Ten yra daugiausia sandėlių, kur gausu įvairių detalių ir technikos. Taip pat dažnai važiuojame į Hamburgo uostą pasiimti jūrinių konteinerių, nors tai jau kitas istorijos galas, ten dokumentų chaosas dar didesnis nei sausumoje (tikiuosi, jums nereikės su tuo susidurti).

Kaip pasiruošti siuntai?

Geriausia, kai prekės jau stovi ant euro paletės ir užfiksuotos – tai mums labai padeda greičiau įvežti. Jei tai dėžės be paletės, tai vairuotojai gali neturėti laiko jų rankomis krauti, o tada kyla problema. Taip pat būtina žinoti tikslius prekių svorius ir matmenis, nes jei melstate, kad sveria 500 kg, o išties sveria toną, vairuotojas gali tiesiog atsisakyti vežti dėl įstatymų.

Kodėl vairuotojai neatsiliepia į telefonus?

Tai viena dažniausių skundų. Žiūrėkite, vairuotojai vairuoja, o jei jie vairuoja ir ranka laido telefoną, jiems gali skirti milžiniškas baudas Vokietijoje. Daugelis jų tiesiog užsideja „nereikalingo“ režimą arba nebegali kalbėti vokiškai su jumis, jei jis yra iš kitos šalies. Geriau rašyti žinutes, tada jie gali atsakyti sustoję poilsio vietoje.

Dokumentai ir biurokratija (pats nuobodžiausias dalykas)

Kokius dokumentus reikia turėti iš karto?

Pagrindinis dalykas yra sandėrio dokumentas, t. y. prekių pardavimo kvitas (invoice) ir prekių pakavimo sąrašas (packing list). Be šių dviejų transportavimo procesas iš Vokietijos su dokumentų tvarkymu neprasideda, nes vokiečiams reikia žinoti, ką tiksliai mes vežame per jų sieną. Jei trūksta vienos ar kitos eilutės, gali tekti važiuoti į muitinę ir aiškintis po valandą.

Kas tas CMR ir kodėl jis svarbus?

CMR – tai tarptautinio vežimo sutartis, kurią pasirašo vairuotojas ir siuntėjas. Tai jūsų draudimas, jei kažkas nutiktų kelyje. Vieną kartą buvau situacijoje, kai vairuotojas užmiršo pasirašyti CMR išvežimo metu, o paskui siunta dingvo (nupirko ją kažkas kitas sandėlyje), tai teisinėsi buvo labai sunku. Visada patikrinkite, ar vairuotojas parašė savo duomenis teisingai.

Ar reikia EX1 dokumento?

Jei prekės yra iš Europos Sąjungos ir važiuoja į ES (kaip ir Lietuva), tai EX1 nereikalingas, tai paprastas prekių judėjimas. Bet jei staiga nuspręsite siųsti prekes į Šveicariją ar Norvegiją per Vokietiją, tuomet be EX1 neišeis. Tada transportavimo procesas iš Vokietijos su dokumentų tvarkymu tampa kur kas sudėtingesnis, reikia deklaruoti šią išvežimą muitinėje.

Kas daryti, jei vokiečių kalba dokumentuose neaiški?

Dauguma vokiškų įmonių rašo tik vokiškai, tai yra normalu. Mums, kurie dirbame čia daug metų, užtenka pamatyti stulpelius „Gewicht“ (svoris) ir „Wert“ (vertė), kad suprastume esmę. Jei jums patenka dokumentų, kuriuos nesuprantate, neskubėkite pasirašinėti, geriau nufotografuokite ir atsiųskite man, aš išversiu (arba bent jau pabandysiu išsiaiškinti).

Ar galima tvarkyti dokumentus elektroniniu būdu?

Absoliučiai, šiuo metu beveik viską darome elektroniniu būdu per „e. CMR“ sistemas ar tiesiog siunčiant PDF el. paštu. Tai labai palengvina gyvenimą, nes anksčiau reikėjo nešti popierinius lapus, kurie būdavo sugadinti ar prarasti vairuotojų kabinate. Vienintelis trūkumas yra tas, kad seni vokiečių vairuotojais kartais tiesiog nemoka naudotis planšetėmis.

Kaip su MVAT dokumentais?

Jei esate PVM mokėtojas, tai turime padaryti PVM perskirstymą (taip vadinamas „MVAT“). Tai reiškia, kad mums reikia jūsų PVM mokėtojo kodo ir sąskaitos, kad mes galėtume išrašyti sąskaitą be PVM (0%). Be to, vokiškame sandėlyje reikia užpildyti atitinkamą formą, kad jie nebereikalautų mokėti Vokietijos PVM, kas būtų katastrofa.

Kas yra Incoterms ir ką pasirinkti?

TaiStandartinės prekybos sąlygos, pvz., EXW (išsiunčiantiesio sandėlis) arba DAP (pristatyta į adresą). Jei pasirinksite EXW, turite patys susitvarkyti viską su vokiečiu, o jei DAP – mes imame visą rūpestį ant savęs. Dažniausiai klientams patogiau DAP, nes tada jie neprisivalo kalbėti su vokišku sandėlininku, kuris negerai kalba angliškai.

Pinigai, kainos ir nepageidaujamos staigmenos

Ką reiškia „kuro priedas“?

Kuro kainos šuoliuoja kaip beprotės, todėl dauguma vežėjų taiko kuro priedą prie bazinės kainos. Jei kuras pabrango, pabrangs ir jūsų siunta. Tai yra standartinė praktika Europoje, nebandykite su tuo ginčytis, nes mes ir taip gauname mažai maržos, o kainos mums kyla kiekvieną savaitę.

Ar reikia mokėti už iškrovimą?

Tai priklauso nuo to, kas įrašyta sutartyje. Jei vairuotojas atveža į jūsų sandėlį ir jūs turite keltuvą, tai dažniausiai iškrovimas yra nemokamas. Tačiau jei reikia užsakyti mobiliųjų keltuvų paslaugą Vokietijoje (kraunant), tai tai kainuoja apie 50–100 eurų už valandą, o reikia žinoti, kad ten dirba tik profsąjungos nariai, kurie dirba lėtai.

Kas daryti, jei gavėjas atsisako priimti siuntą?

O tai blogiausias scenarijus. Vairuotojas atvažiuoja, o gavėjo sako „mes ne užsakėme“ arba „pinigų nėra“. Tada vairuotojas pradeda skaičiuoti stovėjimo mokestį (demurrage), kuris gali būti 40–50 eurų už valandą. Tuomet transportavimo procesas iš Vokietijos su dokumentų tvarkymu tampa labai brangus pramogas, todėl visada patikrinkite, ar jūsų partneris tikrai laukia prekių.

Galima mokėti grynaisiais?

Vokiškose firmose beveik viskas vyksta per pervedimus, o vairuotojams draudžiama turėti didelių pinigų sumų kabinoje dėl plėšikų. Taigi, grynaisiais mokėti neįmanoma, išskyrus galbūt smulkius mokesčius už telefoną ar kava. Mums reikės jūsų sąskaitos faktūros, kad galėtume susitarti apie mokėjimo sąlygas.

Kodėl kaina skiriasi priklausomai nuo dienos?

Jei reikia vežti šeštadienį ar sekmadienį, tai kaina bus dvigubai didesnė, nes vairuotojai turi poilsio dienas, o jei jie dirba – jiems mokame už viršvalandžius. Taip pat yra ir „taisliosios dienos“ Vokietijoje, kai viskas uždaryta, tai tuomet vežti galima tik už labai didelius pinigus.

Ar galima susiderėti dėl kainos?

Jeigu esate ilgalaikis klientas ir siunčiate po 5–10 krovinių per mėnesį, taip, mes galime pasiūlyti nuolaidą. Bet jei tai vienkartinis siuntimas iš „eBay“ ar „Amazon“, tai kaina yra fiksuota, nes mūsų marža yra tokia menka, kad ten kur kas nukirpti. Nebenamekite per daug, nes gauti „ne“.

Kas dėl muito ir akcizų?

Jei vežate alkoholį ar tabaką, čia prasideda tikras cirkas su akcizo žymėjimu. Reikia gauti leidimus iš Muitinės departamento Lietuvoje, o tada vokiečiai turi uždėti specialius lipdukus. Vieną kartą klientas norėjo atvežti 500 butelių vyno be dokumentų, mes teko jam atsisakyti, nes baudos būtų milžiniškos.

Problemų ir nesklandumų sprendimas realiame laike

Kas nutinka, jei mašina sugenda?

Technikos gedimai įvyksta, net jei mašina yra nauja „Mercedesas“ ar „Volvo“. Tada mes skambiname pagalbai, o jie siunčia mechaniką, bet tai gali užtrukti 4–5 valandas. Jūsų siunta gali pavėluoti, todėl visada turkite savo klientams pasakyti, kad pristatymas yra „apytikris“.

Ar dažnai dingsta kroviniai?

Sėkmės, visai retai, bet vyksta vagysčių, ypač dideliuose sandėliuose ar poilsio aikštelėse prie Liuksemburbo. Todėl mes visada turime draudimą, bet jei siuntate dailės kūrinius ar labai brangius elektronikos dalykus, geriau pasidarykite papildomą draudimą. Nėra nieko blogiau, nei paaiškinti klientui, kad jo 50 tūkst. vertės siunta išgaravo.

Kas daryti, jei prekės atvykus pažeistos?

Pirmiausia – nerašykite CMR dokumento, kad viskas tvarkoje. Jei matote, kad dėžės sutrupėję, pažymėkite tai dokumente („su defektu“) ir nufotografuokite. Be to, mes galime pradėti draudimo bylas, bet be pažymos CMR draudikas nieko nebus mokėti. Vieną kartą klientas pasirašė grožio, o namie pastebėjo, kad trūksta pusė detalių – tą bylą pralaimėjome.

Kaip elgtis su agresyviu vokiečiu sandėlininku?

Vokiečai gali būti griežti ir net nemandagūs, jei jūs nedirbate pagal taisykles. Jei jie kelia problemą, geriau nedaryti konflikto, o tiesiog pranešti man, aš pačiuju su jais susitarsiu. Aš jau turiu tokį patį būdą, kaip kalbėti su jais, kad jiems pasidarytų maloniau (nors dažnai būna tiesiog sunku).

Ar galima keisti maršrutą važiuojant?

Jeigu vairuotojas jau važiuoja, keisti maršrutą yra labai sunku ir brangu, nes jam reikia planuoti naują kelią ir gali pritrūkti vairavimo valandų. Jei užsakote dar vieną vietą pakeliui (pvz., iš Berlyno į Kauną sustoti prie Poznanės), tai įmanoma, bet tai užtruks ir gali kainuoti papildomai.

Kodėl kartais vairuotojas nemoka lietuviškai ar angliškai?

Dauguma vairuotojų yra iš Rytų Europos (Ukraina, Baltarusija – prieš karą, dabar daugiau Gruzija ar Uzbekistanas) ir jie kalba tik rusiškai ar truputį vokiškai. Tai ne jų kaltė, kad nemoka kalbėti su jumis, tačiau tai gali sukelti nesupratimą tiesioginiame susirinke. Geriau naudotis vertėjais programėlėmis.

O jei aš pavėliau pasiruošti siuntą?

Tada vairuotojas laukia, o laukimas – tai pinigai. Vokiškuose sandėliuose laukimas dažnai yra apmokestinamas nuo pirmosios minutės, todėl jei žinote, kad sandėlys atidarytas tik nuo 8:00 ryto, nesiųskite vairuotojo ten 7:30, jei nenorite mokėti už jo stovėjimą.

Atvykimas ir iškrovimas Lietuvoje

Kaip sužinoti, kad mašina artėja?

Mes jums siunčiame sekimo nuorodą arba tiesiog pranešame, kai vairuotojas praeina Lenkijos-Lietuvos ribą. Atkreipkite dėmesį, kad Lietuvoje dažnai būna eismas Lazdynuose arba ties Marijampole, tai gali sukelti nedidelį vėlavimą. Nereikėtų skambinti vairuotojui kas 10 minučių, kai jis yra eismuje.

Ar reikia mokėti už keltą ar tiltus Lietuvoje?

Lietuvoje nėra mokamų kelių sunkvežimiams (išskyrus keltą, jei važiuojate į Nidą, bet tai ne įprastas maršutas), taigi taip, čia mums pigiau nei Vokietijoje, kur kiekvienas kilometras kainuoja. Viską įskaičiuome į savo kainą, todėl jums nereikia rūpintis papildomais mokesčiais.

Kas daryti, jei prekės netelpa į sandėlį?

Tai jūsų problema, ne mūsų (noriu pasakyti tiesą). Vairuotojas nepadės jums jums išnešioti prekių į kitą patalpą, jei tai nebuvo susitarta anksčiau. Todėl patikrinkite savo sandėlį iš anksto, ar ten gali įvažiuoti 13,6 metro ilgio sunkvežimis, nes dažnai žmonės užmiršta apie posūkius.

Ar atvežate į privatų namą?

Taip, galime atvežti ir į privažų namą, bet tik jei ten yra įvažiavimas erdvus mašinai ir sunkus kelias. Jei gyvenate kur miške arba smėlio kelyje, vairuotojas gali atsisakyti važiuoti, kad nesusegtų mašinos, o tą reikės jums išsivežti patys (arba nuominti mažesnę mašiną).

Kaip elgtis su CMR grąžinimu?

Kai vairuotojas iškrauna prekes, jis turi pasirašyti CMR dokumentą ir jums jį paduoti. Jūs turite pasirašyti savo parašą, kad patvirtinate gavimą. Neišmeskite to lapo, jis jums gali prireikti muitinėje arba jei reikės padaryti grąžinimą (reklamaciją).

Kokį svarbiausią patarimą duotumėte?

Nesistengkite taupyti ant dokumentų ir tikrinkite viską du kartus. Transportavimo procesas iš Vokietijos su dokumentų tvarkymu yra sudėtingas mechanizmas, kur viena maža klaida gali kainuoti šimtus eurų. Pasitikėkite savo brokeriu ar logistiku, o ne bandykite viską daryti pats, jei nesuprantate tų vokiškų formų.

Išvada

Viskas iš tikrųjų atroda sudėtinga tik tol, kol pirmą kartą susiduriate su vokiška biurokratija, bet kai tai darote kasdien, tampa tik rutina. Svarbiausia yra tikslumas ir ryšys su vežėju, tad jei reikia profesionalaus pagalbos, geriau kreiptis į tuos, kas tą transportavimo procesą iš Vokietijos su dokumentų tvarkymu išmano iš ankšto. Nerašykite man vidurnakčiais žinučių, jei tai nėra skubu, bet kitais atvejais visada pasiekiamas. Sėkmės jūsų verslui ir tikiuosi, kad jūsų kroviniai visada atvyks laiku be jokių nuostolių.