Transportavimo paslaugos biurams iš Vokietijos patogiai ir saugiai

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt penkerius metus ir galiu pasakyti vieną – biuro perkėlimas niekada nepaeina taip lygiai, kaip planuojame Excelio lentelėje. Vokietija yra arti, tačiau logistikos požiūriu tai visai kitas pasaulis su savo rigidžiais taisyklėmis ir vokišku tikslumu, kuris kartais sukelia daugiau galvos skausmo nei pagalbos. Ypač kai kalbame ne apie paprastas dėžes, o apie subtilią biuro įrangą, serverius ar brangius baldus. Transportavimo paslaugos biurams iš Vokietijos gali būti nuolaida, jei žinai, ką prašyti, bet gali tapti ir košmaru, jei pasikliausi pirmu pasitaikiusiu skelbimu.

Dažniausiai klientai skambina iš Berlyno, Miuncheno arba Frankfurto verslo centrų, kai jau pavėluoja, o sandėrio nuoma baigiasi. Tada tenka vežti viską išskubus, o tokiu atveju kaina kyla kaip rečiau. Svarbu suprasti, kad ne visada brangiausia reiškia geriausia, ir pigiausia – lėta. Turiu atmintyje keletą istorijų, kai įmonės taupojant ant vairuotojo valandinių, galiausiai prarado brangiausius duomenis lauke ties Kaunu.

Bendri klausimai apie procesą

Kiek trunka standartinis pervežimas iš Vokietijos?

Viskas labai priklauso nuo to, iš kurio Vokietijos regiono važiuojame, nes šalis nėra maža. Jei krovinys parengtas Berlyne arba netoli Lenkijos sienos, atvažiuojame į Lietuvą vos per vieną dieną, jei sėkmingai praleidžiamas muitinės kontrolės punktas. Tačiau jei reikia važiuoti iš Miuncheno arba Štutgarto, tai pavirsti į dviejų, o kartais ir trijų dienų maratoną, ypač jei kelyje užstringa eismas ties Frankfurto sankryžomis. Vairuotojai turi laiko apribojimus, todėl reikia skirti laiko poilsiui, o tai nulemia terminą.

Ar transportavimo paslaugos biurams iš Vokietijos reikalauja man atvykti į vietą?

Nebūtinai, nors tai visada padeda išvengti nesusipratimų. Jei pasirašote sutartį su įmone, kuri užtikrina pilną "raktų" paslaugą, jūsų buvimas reikalingas tik iškrovos metu Lietuvoje. Vokiškose pusėse jūsų atstovas arba sandėlininkas gali perduoti krovinius, o mūsų darbuotojai tikrai sugebės susitvarkyti su dokumentais. Tiesa, jei yra kokių nors specifinių nurodymų dėl dėžių numeravimo, geriau, kad kažkas būtų vietoje arba telefono priekyje.

Kas nutinka, jei vairuotojas pavėluoja į pakrovimą?

Vokiškas tikslumas yra legenda, tačiau realybėje gali užstrigti eismo įvykių juostose arba dėl techninių gedimų. Jei pavėluojame daugiau nei valandą, dažniausiai pradedame skambinti klientui ir informuoti apie situaciją, kad jis nebūtų nepasiruošęs. Esu matęs atvejų, kai vairuotojai užtrunka dėl blogų oro sąlygų Alpėse, nors maršrutas ir neturi eiti per kalnus, bet apskritai oras Vokietijoje gali būti neprognozuojamas. Geriausia turbūt turėti rezervinį laiko planą.

Kodėl kainos skiriasi tarp skirtingų vežėjų?

Kaina susiformuoja iš kelių komponentų: kuro kainos, vairuotojo darbo, ir svarbiausia – grįžtamojo krovinio buvimo. Jei mūsų sunkvežimis turi važiuoti tuščiu atgal į Hamburgą po jūsų krovinio, kaina bus aukštesnė, nes mums reikia padengti tuos nuostolius. Tas pats pasakytina ir apie terminalinius išlaidas – dideliuose uostuose, tokiuose kaip Brėmenas arba Roterdamas (jei tenkas užklysta), vietos kaina gali būti tikrai kandži.

Ar į kainą įeina pakavimo medžiagos?

Retai kada įprasta kaina apima dėžes, pleistrus, burbuliukų plėvelę arba specialias kabinamojo tipo dangas baldams. Tai papildomos paslaugos, kurias reikia užsakyti iš anksto, kitaip vairuotojas gali tiesiog atvykti be jokių medžiagų. Kartais klientai mano, kad viskas įeina į "raktų" paslaugą, bet čia dažnai būna atskira prekė. Geriau viską aptarti, kad paskui nektektų bėgioti po statybas ieškant dėžių.

Ar galima vežti asmeninius daiktus kartu su biuro kroviniu?

Techniškai – taip, jei tai yra nedidelis kiekis ir nekelia muitinės įtarimų dėl prekybos. Tačiau turiu perspėti, kai mes vežome biuro įrangą iš Diuseldorfo, pasirodė, kad vienoje iš dėžių buvo darbuotojų asmeniniai drabužiai ir net vaikiška žaislų krūva. Muitininkas tikrai to nepaliko be dėmesio ir pavėlino visą procesą. Geriau to nedaryti arba deklaruoti kaip "grąžinamą turtą", jei tai seniau išvežta.

Kas yra CMR draudimas ir ar jis apsaugo mano viską?

CMR – tai tarptautinė vežimo sutartis, kurioje nurodomas atsakomybės limitas, paprastai skaičiuojamas pagal specialų SDR (specialių traukimo teisių) kursą. Deja, dažniausiai šis limitas yra labai žemas, palyginti su biuro technikos verte, todėl jis nesutraukia visų nuostolių, jei įvyksta eismo įvykis. Nenuostoliai apima tik turtą, kuris buvo oficialiai užregistruotas sąraše, o ne tai, kas buvo paslėpta "už kampu".

Dokumentai ir muitinė

Kokius dokumentus būtina paruošti iš anksto?

Reikėtų turėti pardavimo sutartį arba perkėlimo aktą, kuriame aiškiai nurodyta, kas, kieno ir kokia kaina perkeljama. Be to, būtinas detalus krovinių sąrašas (packing list) su svoriais ir prekių ženklais, kitaip muitinėje tiesiog neįleis. Jei prekės yra naudotos, turi būti pateikti dokumentai, įrodantys, kad jos nebuvo nupirktos vos prieš dieną.

Ar reikia mokėti PVM importuojant biuro įrangą?

Jei esate PVM mokėtojas Lietuvoje ir turite galiojantį PVM kodą, dažniausiai galite taikyti 0 % PVM importo tarifą, taikant intra-komuninarinės prekybos taisykles. Svarbu, kad tiekėjas iš Vokietijos taip pat būtų registruotas PVD mokėtoju, ir sutartyje būtų nurodytas jūsų kodas. Jei nėra PVM kodo, teks mokėti pilną procentą tiesioginio importo metu, kas gana smarkiai užkerta kelią pigiam pervežimui.

Kaip elgtis su vokiškais eksporto dokumentais?

Vokietijoje labai griežtai stebimi eksporto procedūros, todėl vokiškas pusė turi pateikti išankstinę eksporto deklaraciją (Ausfuhranmeldung). Be to, jei krovinys yra ypatingai vertingas, gali reikėti specialios leidimų, pavyzdžiui, jei tai yra duomenų saugyklų serveriai su kriptografine apsauga. Tiesiog paprašykite savo vokiškojo partnerio, kad jis užbaigtų visus formalumus iki mūsų atvykimo, kitaip mes stovėsime prie vartų.

Ar galiu veži kompiuterius be sertifikatų?

Kompiuterių arba elektroninės įrangos atveju svarbu ne tiek sertifikatai, kiek serijiniai numeriai, kurie turi atitikti Sąraše. Nėra jokio specialaus elektronikos sertifikato būtinybės, nebent tai yra specialus karinis arba dual-use (dvigubo paskirties) tipas. Tiesiog užsirašykite visus numerius ir pasilikite nuotraukas – tai padės vėliau įrodyti, kad krovinys atitinka deklaraciją.

Kas daryti, jei dokumentuose yra klaidų?

Jei pastebite klaidą dar prieš išvykstant, reikia iš karto pakeisti sąrašą ir išsiųsti naują versiją vairuotojui. Jei klaida pastebima tik muitinėje, teks daryti papildomą deklaraciją ir mokėti baudas už klaidingus duomenis. Esu matęs, kaip viena raidė įrašyta neteisingai serijiniame numeryje užkibus kelią valandoms. Geriau kartą patikrinti per daug, nei vėliau gailėtis.

Ar turiu būti fiziškai muitinėje?

Ne, šiuolaikinės sistemos leidžia viską nuotoliniu būdu, jei pasirašote atstovavimo sutartį su muitinės brokeriu. Mūsų kompanija dažnai pasiūlo šią paslaugą, todėl jums nereikės stovėti Kybartuose arba Medininkuose tiesioginio sandorio metu. Visa komunikacija vyksta elektroniniu būdu per EMCS sistemas, kas labai palengvina transportavimo paslaugas biurams iš Vokietijos.

Kroviniai ir įranga

Kaip saugiai vežti serverius ir jautrią techniką?

Serverius reikia pakuti į specialias antivibracines dėžes arba užtvirtinti rėmuose (rack), kad jie neišslinktų važiuojant nelygiu keliu. Pats blogiausia yra tada, kai klientai tiesiog uždėja serverį ant paviršiaus ir tiki, kad "kažkaip atsitvers". Vieną kartą, veždami IT įrangą iš Leipcigo, turėjome stabdyti ant greitkelio, kad pakoreguotumės užtvirtinimus, nes serveris pradėjo "važinėti" po kėbulu.

Ar reikia išmontuoti baldus prieš vežimą?

Absoliučiai taip, ypač jei tai yra didelės darbo stotys arba konferencijos stalai. Neišmontuoti baldai užima per daug vietos (kubinių metrų), o jie kainuoja daugiau nei darbo valandos išmontavimo. Be to, yra didelė tikimybė, kad baldai sugadės, užkliudžius į duris arba lenktame kelyje. Vokietijoje dažnai baldai būna labai masyvūs, todėl be varžto raktų nieko nebus.

Kaip elgtis su pavojingomis medžiagomis biure?

Net ir paprastame biure gali būti toneriai, valymo priemonės arba laboratorinės cheminės medžiagos, kurios yra klasifikuojamos kaip ADR krovinių. Jos turi būti specialiai pažymėtos ir užtvirtintos, o vairuotojas privalo turėti ADR sertifikatą. Negalima tiesiog įmesti į bendrą krovą dažų dėžės, nes prie patikros mes gausme didelį baudą arba uždraudimą.

Ar galima vežti augalus ir dekoracijas?

Taip, bet augalai turi atitikti fitosanitarinius reikalavimus ir turėti sertifikatą, kad jie nešer ligų. Didelės vazonų girliandos dažnai būna labai sunkios ir nebetelpa į standartinius liftus, todėl reikia planuoti įkrovą per langus arba kranu. Vokiški biurai dažnai turi daug gyvų augalų, tad reikia numatyti papildomą laiką jų supakavimui.

Kas daryti su perdideliu plotu (plotuose)?

Jei biure yra dideli kilimai arba sienos paveikslai, juos reikia suvynioti į specialią plėvelę, kad nešviltų ir neapsibraižytų. Kartais reikia išmontuoti lubų konstrukcijas, jei jos ką nors trukdo. Transportavimo paslaugos biurams iš Vokietijos dažnai apima ir tokius neįprastus darbus, tad geriau nufotografuoti viską prieš išmontuojant.

Organizaciniai dalykai

Ar vairuotojai padeda įkelti ir iškelti krovinį?

Tai priklauso nuo to, ką užsakovote. Jei tai yra "pilnas įkėlimo ir iškėlimo" paslauga, taip, mūsų komanda padės. Tačiau jei tai yra tik transportas (tik vairuotojas), jis nepadės nešti dėžių, nes jo darbas yra tik vairuoti sunkvežimį. Dažnai klientai manyje, kad vairuotojas yra ir krovėjas, tačiau pagal taisykles tai yra skirtingos profesijos.

Kiek kainuoja viena vairuotojo darbo valanda Vokietijoje?

Vairuotojo darbo valanda Vokietijoje (tarifai MiG) yra gana aukštas, svyruoja nuo 20 iki 40 eurų, priklausomai nuo regiono ir laiko. Jei reikalaujate papildomo laiko įkrovai, tai bus įskaičiuota pagal šiuos tarifus. Be to, jei įkrovą vykdo ne vokiški darbuotojai, gali reikėti leidimų arba specialios apmokestinimo schemos.

Kas daryta, jei nėra lifto arba jis per mažas?

Tada teka nešti rankom, kas yra brangiau ir ilgiau. Jei daiktai per dideli į liftą arba laiptus, reikia įsirengti keltuvus arba įsitraukti vietinių krovėjų. Esu matęs, kaip biuras Hanoverio senamiestyje buvo penktame aukšte be lifto, tai teko nešti stalus pro siaurus laiptus beveik pusę dienos.

Ar galima sekti krovinių buvimo vietą realiu laiku?

Taip, dauguma mūsų sunkvežimių yra aprūpinti GPS stebėjimo sistemomis, kurias galite matyti kliento portale. Tačiau signalas gali iškristi važiuojant per miškus arba tunelius, taigi informacija gali būti šiek tiek atsilikusi. Bet bendrai visad žinome, kur yra automobilis.

Kas atsitinka su krovininiu automobiliu, jei jis sugenda?

Mes turime techninės pagalbos paslaugą visoje Europoje, todėl vairuotojui iš karto išvyksta mechasinas. Jei sugedimas yra rimtas ir krovinys negali būti išgelbėtas greitai, mes organizuojame perkrovą į kitą automobilį. Tai reti atvejai, bet jie įvyksta, ir reikia nurodyti kontakto asmenį, kurį galite informuoti.

Ar reikia mokėti užstatą (deposit)?

Užstatas nėra būtinas, jei apmokėjimas vykdoma iš anksto arba pagal sutartį. Tačiau jei tai yra pirmasis kartas ir krovinys yra labai vertingas, gali būti prašoma nedidelė užtikrinimo suma, kurią grąžiname po sėkmingo pristatymo. Tai yra standartinė praktika rinkoje.

Ką daryti, jei dalis krovinių dingsta arba sudaužoma?

Reikia iš karto pranešti vairuotojui ir užpildyti CMR pranešimą apie nuostolį (protokolą). Be to, reikia nuotraukų ir galimų liudytojų parodymų. Toliau procesas vyksta per draudimo kompaniją. Deja, be CMR pranešimo, padarytų iš karto, draudikas gali atmesti ieškinį.

Rizikos ir nepatogios tiesos

Ar tikrai saugu vežti brangų turtą?

Saugumas yra prioritetas, tačiau niekas neduoda 100 % garantijų. Kelias Vokietijoje yra saugus, tačiau pavogti galima ir stovint po degaline. Mes naudojame GPS ir užraktus, tačiau jei vežate juvelyrinius dirbinius ar didžiulę sumą grynųjų pinigų (kas draudžiama), rizika didžėja.

Kas yra "grupinis krovinys" ir kodėl jums gali nepatikti?

Grupinis krovinys (arba LTL – dalinė krovinių krovą) reiškia, kad jūsų dėžės važiuoja kartu su kitų klientų krovinais viename automobilyje. Tai pigiau, tačiau trunka ilgiau, nes reikia užkresti ir iškraižyti kitus punktus. Transportavimo paslaugos biurams iš Vokietijos dažnai siūlo šį variantą, bet reikia kantrybės.

Kodėl klientai dažnai nusivyla?

Tiesiog todėl, kad tikisi, kad vairuotojas bus lyg šauklys, bet realybėje jis pavargęs vairuotojas, kuris nori tik užbaigti darbą ir nuvykti poilsio. Nepageidaujamas elgesys retas, tačiau jis gali būti, todėl reikia žinoti, su kuo susiduriate. Reikėtų tikėtis profesionalumo, o ne draugystės.

Ar galima pasitikėti pigiausiomis pasiūlymais?

Žinoma, kad ne. Jei kaina yra per maža, tai reiškia, kad kažką sutaupyta – arba ant draudimo, arba ant vairuotojo kvalifikacijos, arba ant automobilio techninės būklės. Gali būti, kad tai tiesiog "piramidė", kuri neatsiskaitys. Jei kas atrodo per gerai, kad būtų tiesa, tai greičiausiai taip ir yra.

Specifiniai klausimai

Ar galiu užsisakyti ekspress pervežimą?

Taip, mes turime "ekspresinės" transportavimo paslaugos, kai krovinys vežamas tiesiogiai be sustojimų specialiu automobiliu. Tai kainuoja gerokai brangiau, bet garantuoja pristatymą per 24 valandas arba greičiau. Tinka, kai reikia skubiai atkurti serverius arba atvežti svarbius dokumentus deryboms.

Kaip vežama archyvus su popieriais?

Popierius labai sunkus, todėl reikia stiprių dėžių, kurios nepraplėšės po svorio. Be to, jei archyve yra konfidencialių duomenų, reikia užtikrinti, kad dėžės būtų užplombuotos arba užrakintos. Vieną kartą teko vežti teismo dokumentus iš Niurnbergo, kiekviena dėžė buvo numeruojama ir uždaryta specialiais spaudais.

Ar įmanoma vežti didelius meno kūrinius?

Meno kūriniai reikalauja specialaus pakavimo ir dažnai specialių transporteriu su oro pakabinimu, kad jų neištremtų vibracija. Standartinis biuro pervežimas netinka turtui, kurio vertė gali siekti tūkstančius eurų. Reikia kreiptis į menkrovinių specialistus.

Ką daryti su pervežimo liekanomis (pakavimo medžiagomis)?

Paprastai mes išvežame medžiagas atgal į depą arba išmetame juos licencijuotose aikštelėse Vokietijoje, kadangi ten griežtai reglamentuojamos atliekos. Jums nereikia rūpintis dėžių išmetimu, jei tai aptarta sutartyje. Tai taip pat užtikrina tvarką jūsų naujame biure.

Ar reikia specialių leidimų miesto centre važiavimui?

Kai kuriuose Vokietijos miestuose, pvz., aplink Vokietijos Bundestago pastatą arba gamyklų zonose, gali būti reikalaujami specialūs leidimai sunkvežimiams. Mums dažniausiai pavyksta iš anksto gauti leidimus arba numatyti vietą, kur galima laisvai stovėti. Be to, reikia atsižvelgti į "Environmental Zone" (Umweltzone) reikalavimus.

Ar vežate į mažus miestelius?

Taip, važiuojame į bet kurią vietą, esančią Vokietijoje, netgi tokius kaip Göttingenas arba Freiburgas. Tačiau mažuose miesteliuose gali būti sunku su manevrais siaurose gatvėse, todėl reikia tikslaus adreso ir galimybės užtikrinti vietą. Kartais teka palikti sunkvežimį pagrindiniame kelyje ir vežti smulkius krovinius mažesniu automobiliu.

Kas yra "transit time" ir kodėl jis svarbus?

Tai laikas, per kurį krovinys nuvežamas nuo siuntėjo iki gavėjo. Svarbu žinoti, kad šis laikas neįeina į laukimo laiką muitinėje arba dėl blogo oro. Tiesioginis važiavimo laikas yra tik maža dalis viso proceso. Realistinis laikas reikalingas, kad nebūtų nusiviltų.

Ar galima susiderėti dėl mokėjimo terminų?

Standartiškai reikalaujame išankstinio mokėjimo arba 50 % avanso, ypač jei dirbame pirmą kartą. Ilgamečiai klientai gali gauti atidėjotą mokėjimą iki 30 dienų po faktūros gavimo. Visada priklauso nuo aptartinumo ir jūsų įmonės kreditingumo.

Kaip elgtis su vokišku verslo etiketu pervežimo metu?

Vokiškai partneriai labai vertina punktualumą ir aiškų planą. Jei skelbate, kad atvyksite 8:00, būkite ten 7:55. Neskubėkite, geriau leiskite sau laiko pasikalbėti su atstovu, pailsėti prie kavos, nes taip užtikrinsite gerą bendradarbiavimą ateityje.

Transportavimo paslaugos biurams iš Vokietijos nėra tiesiog pervežimas iš taško A į tašką B. Tai sudėtingas procesas, reikalaujantis planavimo, kantrybės ir tikrai patikimo partnerio. Nepasitikėkite tuo, kas sako, kad padarys viską už trižodžius, kai tuos pačius trižodžius galima įrašyti į bet kokį kontraktą. Geriau pasirinkite tą, kuris turi patirties, yra atviras apie rizikas ir sugeba susitvarkyti su vokiška biurokratija be jūsų įsikišimo. Tada jūsų biuras atsikels be nereikalingų nervų ir per didelių sąskaitų.