Tikslingi ir ekonomiški biuro perkėlimo sprendimai į Vokietiją: Kaip išvengti brangių klaidų

Sveiki, dirbu jau beveik dvidešimt penkerius metus šioje srityje, ir galiu pasakyti vieną – biuro perkėlimas į Vokietiją niekada nebuvo paprastas reikalas, nors dažnai taip atrodo iš pradžių. Daugelis klientų galvoja, kad tai tik užsakomas sunkvežimis ir kelias dienų laukimo, tačiau realybėje tai sudėtingas logistinis mazgas, kur viena klaida gali kainuoti tūkstančius eurų. Vokiškas režimas reikalauja disciplinos, todėl reikia žinoti ne tik kur padėti dėžę, bet ir kaip oficialiai užregistruoti tą patį faktą. Štai kodėl svarbu suprasti ne tik kainas, bet ir procesą, kad netyčia nepateiktumėte į bėdą pasienyje arba naujoje vietoje Berlyne.

Kainos ir biudžeto niuansai – kodėl viskas brangiau nei tikėjausi?

Kiek vidutiniškai kainuoja biuro perkėlimas į Vokietiją?

Tai labai platus klausimas, nes viskas priklauso nuo tūrio, bet paprastai kalbame apie nuo 1,5 iki 3 eurų už kilometrą su maža furgonu, o didesnėms siuntoms – fiksuota kaina. Biuro perkėlimas į Vokietiją yra brangiausias dėl atstumų ir degalų kainų, tad jei kas nors pasako, kad atveš už simtą eurų, tikėkite, kad jis arba pavogs, arba paliks daiktus kelionėje. Reikia įvertinti, kiek darbo valandų prireiks įkrovimui ir iškrovimui, nes Vokietijoje darbo laikas labai griežtai kontroliuojamas.

Ar apskritai galima kažką taupyti tokiose kelionėse?

Žinoma, taupyti galima visur, bet čia svarbiausia netaupyti ant vairuotojo ar pakavimo medžiagų, nes tai pasirodo brangiausia. Galima sutaupyti susirinkus draugams ir padėjus patiems, tada mokate tik už transportą, tačiau rizikuojate susižeisti nugarą arba sudaužyti brangų serverį. Taip pat verta pagalvoti apie darbo dieną – jei galite perkelti biurą vidurdienį, gali būti pigiau nei ryto arba vakaro valandomis. Tačiau vokiškai kalbant, billig ist nicht immer gut (pigu ne visada gerai).

Kodėl kainos skiriasi taip stipriai tarp firmų?

Kai kurios firmos dirba su savo vairuotojais, kitos – su samdytais, o trečiosios tiesiog brokeriai, kurie nieko neveža patys. Brokeriai uždirba ant maržos, tad jų kaina aukštesnė, o paslaugos kokybė gali būti miglota. Mažos šeimyninės firmos dažnai siūlo geriausią kainą, nes neturi didelių administracinių išlaidų, tačiau gali trūkti techninės galimybės dideliems projektams. Visada klauskite, ar tai jų furgonas, ar tą įmonę tik įmonė.

Ar mokama už važiavimą tuščiais atgal?

Dažnai taip, ypač jei perkėlimas į Vokietiją yra vienkryptis ir grįžtant krovinio nėra. Tada į kainą įeina ir tuščio važiavimo (fret) kaštai, kurie sudaro apie 40-50 proc. galutinės sumos. Kartais pavyksta susitarti dėl "backload", kai įmonė tą patį furgoną užpildo kitu krovininiu grįžtant, bet tai ne visada įmanoma planuoti. Jei kas nors sako, kad važiuoja nemokamai tuščias, jis meluoja arba už tą kainą jums jau prikaustė.

Kas dėl PVM ir mokesčių tarptautiniame pervežime?

Jei esate PVM mokėtojas Lietuvoje ir pervežate savo daiktus į savo filialą Vokietijoje, tai paprastai yra PVM išskirtina paslauga (0 proc.), bet reikia teisingų dokumentų. Jei tiesiog perkėliate biurą kaip fizinis asmuo arba įmonė, kuri nėra registruota, gali tekti mokėti Vokietijos PVM, kuris yra 19 proc. Čia reikia labai atidžiai pažiūrėti į sutartį sąskaitą-faktūrą, kad netyčia nemokėtumėte dvigubai.

Pakavimas, baldai ir technika – kaip neišsiblaškyti?

Kaip teisingai supakuoti IT įrangą?

IT įranga – tai pačios didžiausios galvos skausmo vieta, nes vienas smūgis gali sunaikinti visus duomenis. Nenaudokite paprastų kartoninių dėžių, reikia specialių anti-statinio dėklų, o monitoriai turi būti apvynioti burbuliukais, o ne laisvai mesti. Prisimenu vieną atveją, kai klientas padėjo serverius ant grindų furgone, ir po 1000 km važiavimo tai buvo tik metalo laužas. Geriau pasidaryti nuotraukas prieš išjungiant, kad žinotumėte, kur kas jungiasi.

Ar jūsų komanda išmontuoja baldus?

Taip, darome tai beveik visada, nes pervežti surinktus spintas arba didelius stalus yra neįmanoma be jų sugadinimo. Vokiški baldai dažnai būna labai masyvūs, todėl juos reikia išmontuoti į dalis, o paskui vėl surinkti vietoje. Tik reikia pasakyti iš anksto, nes jei atvyksime su dviem vadybininkais, o reikės išmontuoti 50 stalų, mums tiesiog nepakaks laiko. (Tiksliau, laiko pakaks, bet kainuos kaip nubraukę).

Kas daryti su labai sunkia spinta ar seifu?

Tokiems dalykams reikia neįprastų įrankių – keltuvų, juostų, o kartais net ir sienos išardymo. Vokietijoje dažnai būna seni pastatai su siaurais laiptinėmis, kur netilptų nėm sofa, todėl tenka kelti pro langą. Vieną kartą teko net išardyti grindinį, kad nuleistume 300 kg svarų seifą į rūsį, nes liftas neveikė. Tai viskas kainuoja, tad nustatykite iš anksto, ar toks dalyks vertas tokių pastangų.

Ar reikia pirkti dėžes ar jas nuomoti?

Dėžių nuoma yra puikus dalykas, jei jas galite gražinti, bet jei važiuojate į Vokietiją ir ten likstate, gražinti bus brangu. Dažniau klientai nusiperka naujas dėžes, jas naudoja ir paskui parduoda arba duoda kaimynams. Stengiuosi visada pasakyti, kad geriau turėti vienodos dydžio dėžes, nes taip lengviau krauti ir lengviau suskaičiuoti tūrį.

Ar saugu vežti serverius be specialio transporto?

Techniškai – taip, jei jų užfiksuosite gerai ant grindų ir niekas nešoks ant viršaus, bet moraliai – aš tai nedaryčiau. Serveriai yra jautrūs vibracijai, o standartinis furgonas nėra amortizuotas. Jei jums labai svarbi duomenų sauga, geriau pasikrauti į mažesnį furgoną, kur mažiau šuolio, arba pasirūpinti specialia transportavimo dėže. O jei tai tik keli seni kompiuteriai archyvui, tai galima ir rizikuoti.

Dokumentai ir Vokietijos biurokratija – baisiausia dalis

Kokius dokumentų reikia turėti pasienyje?

Būtinai reikia sandėliavimo sąrašą (packing list) lietuviškai ir angliškai (arba vokiškai), krovininę kvitą CMR ir sutartį su pervežėju. Jei daiktai yra naudoti ir jūsų nuosavybė, dažniausiai muitinė nekelia problemų, bet jei tai įranga, kuri atrodo kaip nauja (pavyzdžiui, dar neįpakluota dėžėse), gali būti problemų. Vokietijos muitininkai yra labai tikslūs, todėl geriau turėti viską pasiruošusę, kad nepraleistumėte pusdienio pasienyje.

Kas yra tas Ausfuhrkreditenbescheinigung?

Tai toks vokiškas dokumentas, kuris reikalingas, jei išvežate daiktus, kurių vertė viršija 3000 eurų (arba kažką panašaus, dabar jau tiksliai neprisimenu ribos, ji keičiasi). Jis reikalingas mokesčių grąžinimui arba kaip įrodymas, kad prekės išvežtos legaliai iš ES teritorijos (jei vežate iš Vokietijos atgal). Gavau šitą dokumentą tik kartą per 20 metų, tai dažniau jums jo nereikės, nebent jūsų biuras yra didelis gamintojas.

Ar reikia deklaruoti kiekvieną kompiuterį?

Jei tai jūsų įmonės turtas, kurį perkeliate, tai ne, tai ne prekyba, o perkėlimas, todėl deklaravimo režimas kitoks. Tačiau jei vežate 50 vienodų nešiojamųjų kompiuterių, muitininkas gali pagalvoti, kad tai prekyba ir pareikalauti prekybos dokumentų. Geriau sąraše parašyti "naudoti biuro kompiuteriai" ir nurodyti serijinius numerius, kad nebūtų abejonių. Vokietijoj (taip, čia tą klaidą palikau) jie mėgsta tikslumą.

Kas jei trūksta dokumentų kelyje?

Tada gali tekti laukti, kol jūsų buhalteris Lietuvoje nusiųs skane. Viena kartą mums trūko sutarties originalo, ir vairuotojas teko stovėti pasienyje 6 valandas, kol mes išsprendžiame dalykus su elektroniniu parašu. Dabar visada turiu kopijas el. pašte, o originalą dažnai pasirašome vėliau. Nepasitikėkite vokišku "alles wird gut" – be popieriaus ten nieko nebus.

Ar reikia vertėti į vokiečių kalbą?

Ne visada, bet jei dokumentų yra daug ir jie sudėtingi, muitininkas gali pareikalauti vertimo. Dažniausiai pakanka angliškų dokumentų, nes dauguma tarnybų kalba anglų. Tačiau jei turite įvairių sertifikatų ar techninių pasų sunkiai įvežamai technikai, verčiau turėti vokišką vertimą, kad išvengtumėte nereikalingų klausimų.

Logistika, laikas ir vietos – kur dėti tą furgoną?

Kiek laiko užtrunka tokia kelionė?

Į Berlyną arba Miuncheną važiuojant be stabdymų užtrunka apie 12-14 valandų, tačiau su įkrovimu, iškrovimu ir poilsiais tai paprastai užtrunka 2 dienas. Vairuotojas negali vairuoti be perstojo, todėl reikia planuoti nakvynę. Niekada nesakykite klientui, kad atvyks ryte, jei išvykote vakare – tikrai nepavyks. Biuro perkėlimas į Vokietiją turi būti planuojamas su laiko atsarga.

Ar galima atvežti daiktus savaitgaliu?

Galima, bet tik jei užsisakote specialų leidimą arba jei tai ne gyvenamasis rajonas. Vokietijoje griežtai reguliuojamas triukšmas savaitgaliais, o didžiulis furgonas priekiname kieme gali sukelti skundų būrį. Vieną kartą mus iškėlė policija, nes bandėme iškrauti seifą sekmadienį ryte ramioje gatvėje Hamburge. Geriau planuoti atvykti penktadienį arba pirmadienį.

Kas jei sunkvežimis sugenda kelyje?

Tai blogiausias scenarijus, bet jis nutinka. Tada mes kviečiame techninę pagalbą, o jei dėl to vėluojame, privalome pranešti klientui. Jei dėl to skubite, gali tekti samdyti kitą furgoną vietiniame Vokietijos mieste, kad perkrautumėte daiktus ir nuvežtumėte į vietą. Tai kainuoja labai brangiai, todėl visada tikrinkite, ar pervežėjas turi techninės pagalbos draudimą (kasko).

Ar reikia rezervuoti vietą gatvėje?

Absoliučiai taip, be to tai yra jūsų, ne mūsų pareiga. Vokietijoje reikia gauti specialų leidimą "Ladeerlaubnis", kuris leidžia stovėti ant šaligatvio su įjungtų "keturiais" žibintais. Be to, gausite baudą, jei tiesiog sustosite ant raudonos linijos. Užsakyti vietą reikia savaitės-dviejų iš anksto vietinės valdžios (Ordnungsamt) puslapyje.

Ką daryti su dėžėmis, kol neįsirengėte?

Jei naujieji biuro patalpos dar nebaigti, o jums reikia išsikrauti, galima nuomoti laikiną sandėlį Vokietijoje (Self-storage) arba palikti daiktus furgone už papildomą mokestį. Tačiau palikti daiktus furgone naktį mieste yra rizikinga dėl vagysčių. Geriau susitarti dėl saugios laikinos saugyklos, net jei tai kainuoja pinigų – ramybes verta daugiau.

Rizikos, draudimas ir nepageidaujami netikėtumai

Ar būtinas draudimas tokiam atstumui?

Mano nuomone, tai būtina, kaip ir galvos šalmas motociklu. Standartinis CMR draudimas dengia tik apie 8,33 SDR už kg, kas yra labai nedaug – apie 10 eurų už kilogramą. Jei pasigailite 2000 kg įrangos ir ji sudegs, gausite tik 20 tūkstančių, o ji kainavo 100 tūkstančių. Geriau papildomai apdrausti visą siuntą už jos pilną vertę. Tai kainuoja tik apie 2-3 proc. nuo vertės.

Kas nutinka jei padarau žalą nuomotoms patalpoms?

Jei vairuotojas palaužo liftą arba įbrizgina sieną nešdamas sofos, atsakomybė lieka ant pervežėjo, jei jis buvo klaidingas. Tačiau jei sienos buvo jau senos ir trapios, gali kilti ginčų. Visada rekomenduoju užfiksuoti būklę prieš įvažiavant (nuotraukomis), kad vėliau negalėtų kaltinti mus už senus įtrūkimus. Vokiški nuomininkai yra labai atidūs dėl savo turto.

Ar galima vežti pavojingas medžiagas (t.y. dažus)?

Galima, bet tik tada, kai tai deklaruojama ir pakavama pagal ADR reikalavimus. Negalima tiesiog mesti dažų balų į furgono kampą, nes jei jis nutekės, sugadinsite visus kitus daiktus. Taip pat neįsileidžiame degiųjų medžiagų be specialių leidimų, nes tai pavojinga visiems. Biuro perkėlimas į Vokietiją nėra vieta eksperimentams su chemija.

Ar saugu palikti daiktus vairuotoje naktį?

Nerekomenduoju, ypač jei stovite ne saugomoje aikštelėje. Vokietijoje vagystės iš sunkvežimių nėra tokios dažnos kaip pietų Europoje, bet jos įvyksta. Geriau, kad vairuotojas pernakvotų su furgonu saugomoje aikštelėje (SuM truck stop), kur yra apsauga ir video stebėjimas. Tai gali kainuoti keliasdešimt eurų, bet sutaupys tūkstančius.

Kas daryti jei dingo dėžė?

Pirmiausia ieškome, gal ji buvo palikta senoje vietoje arba užkritpo po kaba. Jei tikrai dingo, rašome pranešimą ir taikome draudimą. Čia vėl svarbu turėti sąrašą su numeruotomis dėžėmis, kad žinotume, kurios pradingo. Be to, jei dėžėje buvo brangūs daiktai, o sąraše parašyta "baldai", draudikis sumokės tik minimalią sumą. Detalizavimas čia raktas.

Ar galima susitarti dėl mokėjimo vėliau?

Dauguma firmų reikalauja avanso arba mokėjimo grynaisiais prieš iškrovimą (COD), nes po to labai sunkiai susigrąžina pinigus. Aš asmeniškai stengiuosi pasitikėti, bet jei klientas yra naujas ir suma didelė, reikalauju 50 proc. avanso. Vokiškai kalbant, "Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser" (pasitikėjimas gerai, kontrolė geriau).

Išvada

Galiausiai, biuro perkėlimas į Vokietiją yra procesas, kurį geriausia patikėti profesionalams, kadangi jūsų nervų sistema bus dėkinga. Nešitikite visko patys, nes vokiški keliai ir miestai gali nustebinti net patyrusius vairuotojus, o be to, laiko sąnaudos peržengia pinigų taupymą. Planuokite iš anksto, klauskite apie draudimą ir visada patikrinkite, ar vairuotojas tikrai žino, kur yra tas adresas Miunchene, o ne tik žiūri į GPS. Sėkmės!