Terminas ir laikas biurų perkėlimui į Vokietiją: Ką numatyti planuojant verslo relokaciją

Dirbu šioje srityje jau virš dvidešimt metų ir galiu pasakyti vieną – biuro perkėlimas į Vokietiją niekada nevyksta taip kaip piešiate Excelio lentelėje. Viskas atrodo paprasta: supakuoti kompiuterius, įkelti į sunkvežimį ir važiuoti. Tačiau realybėje susiduriate su vokišku precizumu, muitinės nuokrypiais ir tai, kad vairuotojas tiesiog negali rasti vietos parkavimui Miuncheno centre. Nustatyti tikslų terminą ir laiką biurų perkėlimui į Vokietiją yra ne tik logistika, bet ir menas. Čia nebus idealios istorijos, bus grynai praktiniai patarimai, kaip išvengti nervinimo, kai jūsų verslas turi dirbti toliau, o baldai vis dar stovi pasienio punkte.

Planavimas ir pasiruošimas: kada pradėti galvoti apie išvykimą

Kiek laiko iš tikrųjų reikia suplanuoti biuro perkėlimą į Vokietiją?

Nepasitikėkite tuo, ką pasako "gražiosios" knygose. Mažam biurui užtenka 3-4 savaičių, jei viskas vyktų idealiai, bet taip nebūna. Didelėms įmonėms reikėtų skirti mažiausiai 2-3 mėnesius. Turite susitvarkyti sutartis, internetą naujame biure ir darbuotojus. Vieniems klientams pavyko perkelti viską per savaitę, bet tai buha chaosas – žmonės dirbo ant dėžių. Geriau turėti atsarginę savaitę, nei versti vairuotojus važiuoti viršyti greičio, kad spėtų įrengti vietas prieš ryto posėdį.

Ar yra "geriausias" metas perkelti biurą į Vokietiją?

Žiema yra pavojinga dėl oro sąlygų, o vasarą – dėl atostogų. Vokietijoje rugpjūtis yra sunkus mėnuo, nes visi grįžta iš atostogų ir keliauja. Mano patirtis sako, kad geriausia rudenį arba ankstyvą pavasarį. Tačiau jei jūsų terminas ir laikas biurų perkėlimui į Vokietiją yra fiksuotas sutartyje, tenka važiuoti bet kokia orą. Vieną kartą perkėlėme serverius per didžiulę audrą ir vairuotojas beveik atsisakė važiuoti per Vokietijos autostradą, tačiau reikėjo.

Ką daryti, jei naujieji patalpai Vokietijoje dar nebaigti?

Tai klasika. Pasirodo, kad apdaila užtrunka ilgiau nei planavote. Tokiu atveju turite dvi galimybes: dėti dėžes į sandėlį Vokietijoje (brangu) arba laukti su sunkvežimiu Lietuvoje (dar brangiau). Geriausia susitarti dėl laikino sandėliavimo pas pačią pervežimo firmą. Dažnai įtraukiame į sutartį punktą apie 2 savaičių nemokamą saugojimą, jei klientui tenka uždelsimų dėl statybvietės.

Ar reikia inventorinio sąrašo (inventoriaus)?

Būtina. Be jo per sieną nepraeisite net su savo daiktais, jei muitinė nuspręs patikrinti. Sąrašas turi būti tikslus, o ne "knygos ir staliai". Vokietijos muitininkai mėgsta tikslumą. Jei parašysite "baldai" be jokių paaiškinimų, gali būti problema. Rašykite: "4 vnt. rašomieji stalai, 1 vnt. konferencijomas stalas" ir t.t. Taip sutaupysite valandas pasienyje.

Kaip supakuoti IT įrangą, kad nenukentėtų duomenys?

Jei galite, duomenis užklijuokite į debesį ir kompiuterius vežkite tuščius. Diskus pačiuose kompiuteriuose geriau nevežti, jei nėra jų tvirtai užfiksuotų dėžėse. Buvo atvejis, kai vienas įmonės vadovas numetė neįpakavotą serverį į dėžę su popieriais... žinote, kas buvo toliau. IT įrangą reikia pažymėti kaip "labai trapų krovinių".

Muitinė ir dokumentai: biuro įrangos pervežimo niuansai

Kokius dokumentus reikia tur�ti kelyje į Vokietiją?

Pagrindinis dalykas yra TIR knygelė (jei sunkvežimis su TIR) arba CMR kontraktas. Be to, jums reikės prekių sandėravimo dokumento (pavyzdžiui, EX-1 arba T1), kad parodytumėte, kad tai ne pirkimas-pardavimas, o perkėlimas. Jei įmonė turi PVM kodą, reikia jo kopijos. Dažnai užmirštame, kad reikia ir notarinio įgaliojimo vairuotojui, jei jis nieko negali pasirašyti už įmonę.

Ar reikia mokėti PVM ar mokesčius perkėlimui į Vokietiją?

Jei tai yra jūsų įmonės turtas, kuris buvo naudojamas Lietuvoje ir dabar perkeliamas į Vokietiją nuolatiniam naudojimui, tai PVM neturėtų būti taikomas. Tačiau čia yra viena "bet". Jei perkeliate įrangą, kuri yra nauja, arba tai atrodo kaip prekyba, gali būti problemų. Vokietijos muitinė gali manyti, kad parduodate prekę. Tada reikės įrodymų, kad tai yra tiesiog biuro perkėlimas.

Kas nutinka, jei trūksta kokio nors dokumento?

Tada stovite pasienyje. Vieną kartą klientas pamiršo įgaliojimą vairuotojui pasirašyti, ir mes praleidome 6 valandas laukiant, kol jis nusiuntė skanuota kopiją (o ryšys buvo blogas). Geriau turėti viską dviejuose egzemplioriuose vienoje aštrioje byloje. Nereikia tikėtis, kad "kas nors nors padės" – pasienio pareigūnai dirba pagal taisykles.

Ar reikia deklaruoti kiekvieną kompiuterį atskirai?

Ne, nebent jų yra labai daug ir jie atrodo kaip prekė. Paprastai deklaruosite dėžes su įranga. Tačiau jei vežate labai brangų serverinį kompleksą, verta jį išskirti. Muitinė gali uždaryti akis ant 20 monitorių, bet jei matys vieną dėžę su "Auksinis serveris" užrašu, gali sustoti ir paprašyti apskaičiuoti vertę.

Kas dėl elektroninės muitinės deklaravimo sistemos (EMCS)?

Čia aš ne esu ekspertas 100%, bet dažniausiai šią sistemą naudoja alkoholio ar tabako pervežimai. Standartinis biuro perkėlimas į Vokietiją dažniau vyksta pagal vidaus rinkos prekių judėjimo taisykles (jei abiejose šalyse esate PVM mokėtojai) arba eksporto/importo procedūroms. Geriausia pasitarti su brokeriu, kad nesusidurtumėte su EMCS reikalavimais netikėtai.

Kelionės trukmė ir logistika: kiek laiko užtrunka kelionė

Kiek realiai trunka važiavimas iki Berlyno ar Miuncheno?

Iki Berlyno važiuojame apie 12-14 valandų, jei nėra didelių spūsčių. Iki Miuncheno – 16-18 valandų. Tačiau tai tik vairavimo laikas. Terminas ir laikas biurų perkėlimui į Vokietiją apima ir pakavimą, iškrovimą, ir tai, kad vairuotojas turi ilsėtis. Negalima įsivaizduoti, kad išvažiuojate ryte ir vakare jau jaučiate baldus. Tai dažniausiai trunka 2-3 dienas vienam krypčiai.

Ar galima nurodyti tikslų atvykimo laiką klientui Vokietijoje?

Galima bandyti, bet vairuotojams tai nepatinka. Autostradose Vokietijoje dažnai vyksta remonto darbai ar eismo įvykiai. Jei pasakysite klientui, kad atvyksime 10:00 ryte, o vairuotojas užstrigs "stau" (spūsties) prie Hanoverio, bus nemandagu. Geriau nurodyti dieną ir laiko tarpą, pvz., "nuo 10:00 iki 14:00".

Ką daryti, jei sunkvežimis sugenda kelyje?

Tai vyksta. Turime techninę pagalbą, bet tai sustabdo visą procesą. Jei tai įvyksta Vokietijoje, pagalba atvyksta greitai, bet brangiai. Jei Lenkijoje – gali užtrukti. Svarbu turėti ryšio kanalą su vairuotoju. Kartais nukrypstate nuo minties ir galvojate apie kitus dalykus, bet čia reikia skubos.

Ar leidžiama važiuoti naktimis per Vokietiją?

Leidžiama, bet miestuose yra garsumo apribojimai. Negalima atlikti iškrovimo darbų gyvenamųjų namų zonose naktį. Jei jūsų naujas biuras yra miesto centre, reikia planuoti atvykti ryte. Naktį galima tik važiuoti, bet ne krauti dėžes. Už tai gausite didelį baudą ir pyktį iš kaimynų.

Ar reikia leidimo užimti gatvę prie biuro?

Be abejo. Vokietijoje tai labai griežta. Negalite tiesiog sustabdyti sunkvežimio "prie šalies". Reikia gauti specialų leidimą (Verkehrsbeschränkung) iš vietinės administracijos. Tai trunka kelias dienas arba savaites. Jei to nepadarysite, gausite baudą, o sunkvežimį nuvešus į aikštelę, teks brangiai išsikrauti per mažą angą.

Kainos ir biudžetas: nuo ko priklauso kaina

Kodėl vienos firmos keliauja brangiau nei kitos?

Kokybė ir draudimas. Pigios firmos dažnai neturi tinkamų kėdžių kėlimui arba vairuotojų, kurie nekalba vokiškai. Vokietijoje kalbos barjeras gali sukelti didelių nesklandumų su užsakovu. Brangesnės firmos duoda pilną draudimą, turi savo pakavimo medžiagas ir garantuoja, kad baldai nenukris. Taip pat, atsiminkite, kad kuro kainos šiuo metu... na, jūs žinote.

Ar kaina priklauso nuo to, kiek aštuonių (paketų) yra?

Taip, bet ne tik. Taip pat svarbus svoris, tūris ir kelionės sudėtingumas. Jei reikia nešti dėžes 4 aukštus be lifto, kaina šoktels aukštyn. Vieną kartą teko nešti serverines spintas per laiptus, nes liftas buvo per siauras. Tai užtruko tris kartus ilgiau nei planavome.

Kas yra "valandinis mokestis" už laukimą?

Jei vairuotojas laukia, kol jums ruošiate dokumentus ar kol išsivalote patalpas, jis ne dirba kitus užsakymus. Todėl yra mokestis už laukimą, dažniausiai skaičiuojamas valandomis. Geriausiai pasiruoškite iš anksto, kad mums nereikėtų laukti. Laikas – tai pinigai, o terminas ir laikas biurų perkėlimui į Vokietiją turi būti gerai suplanuotas.

Ar galima sutaupyti dėl pakavimo?

Galite pakuti pači, bet tada nebus draudimo, jei dėžės viduje kas nors sudužo. Jei mes pakuoju, mes atsakome. Daugelis klientų bando taupyti ant dėžių, bet po to gailisi, kai sužino, kad monitorius sudužo, nes buvo padėtas ant viršaus sunkios spintos.

Ar yra paslėptų mokesčių?

Neturėtų būti, jei dirbate su sąžininga įmone. Visada klauskite apie "priešpilo" mokestį Vokietijoje (Maut), apie galimas baudas už netinkamą parkavimą (jei to neplanavote) ir apie iškrovimo mokestį, jei reikia naudotis liftu su specialiu operatoriumi. Geriau klausti per daug, nei gauti sąskaitą su neaiškiais įrašais.

Techninės detalės ir problemų sprendimas realiu laiku

Kas daryti, jei naujame biure netelpa sunkvežimis?

Tai dažna problema Vokietijos miestuose. Tenka naudoti mažesnę transporto priemonę "paskutiniaiam kilometrui". Mes iškrauname didelį sunkvežimį sandėlyje arba aikštelėje miesto pakraštyje ir pervežame mažu mikroautobusu. Tai brangiau, bet privaloma. Planuodami biuro perkėlimą į Vokietiją, visada patikrinkite gatvės plotį.

Ar galima vežti asmeninias daiktus kartu su biuro įranga?

Techniškai galima, bet legaliai – tai problematiška. Jei muitinė rastų jūsų šeimos drabužių ar dviračio tarp biuro stalų, gali manyti, kad vyksta "šešėlinis" pervežimas. Geriausia tai atskirti. Jei tikrai reikia, parašykite tai sąraše kaip "asmeninės daiktų siuntos", bet tikėkitės papildomų klausimų.

Kaip apsaugoti konfidencialius dokumentus?

Geriausia juos vežti su savimi (jei įmanoma) arba užrakinti specialioje, užraktoje dėžėje. Mes neatsižvelgiame į tai, kas yra dėžėje, bet darbuotojai kraunančios ir iškraunančios gali pamatyti. Nereikia mums pasitikėti blankais sąskaitomis ar sutartimis. Paslėpkite juos gerai.

Ar reikia išmontuoti visus baldus prieš važiuojant?

Didelius spintas, stalus, lentynas būtina išmontuoti, kad jie tilptų į liftą ar duris. Mažus stalus galima vežti surinktus, jei neperžengia aukščio limitų. Vokietijose dažnai būna siauros durys senos statybos pastatuose. Nustatyti terminas ir laikas biurų perkėlimui į Vokietiją priklauso ir nuo to, kiek laiko užtruks išmontavimas bei montavimas vietoje.

Kas nutinka su atliekomis (pakavimo medžiagomis)?

Mes dažniausiai išvežame juos atgal arba išmetame vietinėse šiukšliadėžėse (jei leidžiama). Vokietijoje labai griežta atliekų rūšiavimo taisyklės. Negalite tiesiog mesti visko į vieną krūvą. Kartais teko mokėti už specialią konteinerio nuomą, kad išmestume kartoną.

Ar reikia organizuoti vairuotojams nakvynę?

Jei kelionė trunka ilgiau nei nustatyta darbo laika, taip. Vairuotojas turi ilsėti. Negalima jį versti važiuoti 24 valandas iš eilės – tai nelegalu ir pavojinga. Mes sutvarkome nakvynes viešbučiuose, bet šios išlaidos įeina į bendrą sąskaitą. Nenusimąstykite, kad jie gali miegoti kablyje.

Ar galima sekti krovinių buvimo vietą realiu laiku?

Dauguma sunkvežimių turi GPS stebėjimą. Galite pamatyti, kur jis yra. Tačiau nereikėtų skambinti vairuotojui kas valandą ir klausti "kur jūs". Jis vairuoja, o ne pokalbiui. Jei reikia, mes paskambinsime ir pranešime, kada bus arti. (Kartais GPS pasirodo ne taip tiksliai, kaip norėtų klientai).

Išvada

Apibendrinant, terminas ir laikas biurų perkėlimui į Vokietiją nėra fiksuoti dydžiai – tai gyvas organizmas, kuris priklauso nuo tūkstančio smulkių detalių. Nuo to, ar vairuotojas gerai išmiegojo, iki to, ar vokiškas muitininkas yra prastos nuotaikos. Sėkmės paslaptis yra ne idealus planas, o atsparumas nesklandumams ir pasiruošimas blogiausiam scenarijui. Pasitarkite su patyrusiais logistais, pasirūpinkite dokumentais ir būkite kantrūs – tada jūsų verslas Vokietijoje pradės dirbti be didelių pertraukų.