Terminais grįstas siuntų pristatymo planavimas į Vokietiją

Per dvidešimt metų logistikoje supratau vieną paprastą tiesą: jei klientas tikisi, kad jo krovinys Vokietijoje atsidurs „kažkaip savaime“, jis labai klysta. Terminais grįstas siuntų pristatymo planavimas į Vokietiją nėra tik gražus vadybininkų pažadas, tai – tikslus matematikos, vairuotojų darbo režimo ir vokiško punktualumo derinys. Dažnai girdžiu klausimus, kodėl vieną dieną fura atvažiuoja laiku, o kitą – vėluoja. Atsakymas paprastas: kelyje visada atsiranda nenumatytų aplinkybių, kurias mes, ekspeditoriai, turime numatyti dar prieš pasirašant CMR'ą. Šiame tekste atvirai papasakosiu, kaip mes planuojame šiuos terminus ir kodėl kartais viskas griūva.

Planavimo pagrindai ir realybė

Kodėl terminai į Vokietiją dažnai vėluoja?

Dažniausiai vėlavimai kyla dėl to, kad vadybininkai per daug optimistiškai vertina eismo sąlygas Vokietijos greitkeliuose, ypač aplink Berlyną ar Miuncheną. Mano praktikoje buvo atvejis, kai vairuotojas įstrigo „stau“ (kamštyje) penkioms valandoms, nes įvyko avarija. Mes planuojame pristatymą per 48 valandas, bet realiai (na gerai, realiai per 55 valandas) viskas vyksta lėčiau. Klientai pyksta, bet fizikos dėsnių nepakeisi, o vairuotojo poilsio laikas yra šventas dalykas, kurio negalima pažeisti. Jei vadybininkas sako, kad atvešime rytoj ryte, visada pasitikrinkite, ar jis įskaičiavo privalomą vairuotojo poilsį.

Kaip skaičiuojamas pristatymo laikas?

Skaičiuojant terminus į Vokietiją, mes visada imame vidutinį 60–70 km/h greitį, įskaitant visus sustojimus. Jei atstumas iki Frankfurto yra 1500 km, teoriškai tai užtrunka apie 22–24 valandas gryno važiavimo. Tačiau pridėjus krovos darbus, muitinės formalumus (jei reikia) ir vairuotojų poilsį, terminas išauga iki dviejų parų. Kartais aš pats suabejoju, ar pavyks laikytis grafiko, kai matau prastą orų prognozę Vokietijoje. Svarbu suprasti, kad kiekvienas papildomas pakrovimo taškas pridėda bent 3–4 valandas prie bendro pristatymo laiko, todėl planuokite atsargiai.

Ar įmanoma garantuoti tikslų laiką?

Garantuoti 100 procentų tikslumą logistikoje yra neįmanoma, nebent naudojate dedikuotą transportą su dviem vairuotojais. Kai fura važiuoja be sustojimų, terminai tampa daug stabilesni, tačiau kaina išauga dvigubai. Mano patirtis rodo, kad dauguma klientų nori „pigiai ir greitai“, o tai yra tiesiog nesuderinami dalykai. Jei kas nors jums žada pristatymą į Vokietiją „nuo durų iki durų“ per 24 valandas už standartinę kainą, greičiausiai jus tiesiog bando apgauti. Visada klauskite, ar tai yra tiesioginis reisas, ar krovinys bus perkraunamas terminale, nes tai keičia viską.

Ką daryti, jei krovinys vėluoja?

Pirmas dalykas – nepanikuoti ir susisiekti su savo vadybininku, kad gautumėte tikslią vairuotojo lokaciją. Dažnai vėlavimas būna tik 2–3 valandos, kurios neturi jokios įtakos galutiniam gavėjui, bet klientai jau kelia paniką. Jei vėlavimas viršija 12 valandų, mes jau pradedame ieškoti sprendimų, kaip kompensuoti prastovą ar suderinti priėmimo laiką su gavėju. Kartą turėjau situaciją, kai gavėjas Vokietijoje atsisakė priimti krovinį, nes vėlavome dvi valandas, o jų sandėlio darbuotojai jau buvo išėję namo. Tai buvo pamoka, kad visada reikia turėti „planą B“ ir kontaktus sandėlyje.

Ar skiriasi terminai skirtingiems Vokietijos regionams?

Žinoma, pristatymas į Vakarų Vokietiją, pavyzdžiui, į Kelną ar Diuseldorfą, yra greitesnis nei į Bavariją ar Rytų Vokietiją. Atstumas daro savo, o ir infrastruktūra skiriasi, nes kai kuriuose regionuose eismas yra daug intensyvesnis. Mes visada skirstome maršrutus pagal „zonas“, kurios turi savo specifinius pristatymo terminus. Jei siunčiate prekes į Miuncheną, visada pridėkite papildomą dieną dėl kalnuotų vietovių ir griežtesnių eismo apribojimų. Tai nėra taisyklė, bet mano 20 metų patirtis rodo, kad pietų Vokietija visada yra šiek tiek „lėtesnė“ nei šiaurės.

Kaip veikia „Express“ pristatymas?

„Express“ paslauga reiškia, kad krovinys turi pirmenybę ir važiuoja be jokių papildomų sustojimų. Tai kainuoja brangiau, bet terminai yra maksimaliai sutrumpinami iki minimumo, kiek leidžia vairuotojų darbo ir poilsio laiko reglamentai. Dažnai „Express“ yra vienintelis būdas išgelbėti gamybos liniją, jei kažkas nutiko ir trūksta detalių. Tačiau net ir čia pasitaiko nesklandumų – pavyzdžiui, techninis gedimas kelyje. Niekada negali būti tikras, kad fura nesuges, todėl visada turime atsarginį variantą, kaip perimti krovinį kelyje.

Kodėl svarbu tiksliai nurodyti adresą?

Tai skamba banaliai, bet neteisingas pašto kodas ar adresas Vokietijoje gali kainuoti visą dieną vėlavimo. Vokiečių kurjeriai ir vairuotojai yra labai tikslūs, jie neieškos jūsų sandėlio, jei adresas bus neaiškus. Mano praktikoje buvo atvejis, kai dėl vieno klaidingo skaičiaus pašto kode fura nuvažiavo į visiškai kitą miestą. Tai kainavo papildomus 300 kilometrų ir visą darbo dieną. Visada patikrinkite adresą „Google Maps“ ir įsitikinkite, kad gavėjas tikrai ten yra ir gali priimti krovinį nurodytu laiku.

Ar muitinė įtakoja terminus?

Nors Vokietija yra ES narė, jei krovinys keliauja iš ne ES šalies per Lietuvą, muitinės procedūros gali užtrukti. Tai yra vienas iš tų dalykų, kurių mes negalime visiškai kontroliuoti, nes viskas priklauso nuo muitinės pareigūnų darbo krūvio. Kartais dokumentai sutvarkomi per valandą, o kartais tenka laukti visą parą. Visada įspėju klientus, kad jei yra muitinės elementas, terminą reikia planuoti su atsarga. Tai nėra mūsų vadybininkų nekompetencija, tai tiesiog biurokratinė realybė, su kuria tenka susitaikyti.

Kaip orai veikia pristatymą?

Žiemos metu Vokietijoje eismas gali sustoti dėl sniego ar ledo, ypač centrinėje dalyje. Mes stebime orų prognozes, bet kartais gamta yra stipresnė už bet kokį planavimą. Jei numatoma pūga, mes iš anksto informuojame klientus, kad terminas gali nusikelti. Tai yra sąžininga komunikacija, kurios trūksta daugelyje logistikos įmonių. Geriau pasakyti tiesą iš anksto, nei vėliau teisintis, kodėl fura stovi aikštelėje. Saugumas kelyje visada yra svarbesnis už bet kokį terminą, todėl vairuotojai turi teisę sustoti.

Ar savaitgaliai skaičiuojami į terminus?

Tai dažnas klausimas – ar savaitgalis įeina į pristatymo laiką? Vokietijoje galioja griežti draudimai sunkvežimiams važiuoti sekmadieniais ir švenčių dienomis. Tai reiškia, kad jei fura išvažiuoja penktadienį, ji gali pasiekti tikslą tik pirmadienį. Mes visada tai įskaičiuojame į savo terminus, bet klientai dažnai pamiršta šį faktą. Tai yra viena iš priežasčių, kodėl terminai atrodo ilgesni, nei tikėtasi. Jei krovinys yra skubus, mes ieškome būdų, kaip jį pristatyti iki penktadienio vakaro, bet tai ne visada pavyksta.

Kaip veikia krovos darbai?

Krovos darbai yra neatsiejama pristatymo dalis, ir jie dažnai užtrunka ilgiau nei planuota. Jei sandėlyje nėra laisvos rampos, vairuotojas turi laukti, o tai „valgo“ jo darbo laiką. Mes visada prašome klientų užtikrinti sklandžią krovą, nes tai tiesiogiai įtakoja pristatymo terminą. Kartą teko laukti 8 valandas, kol sandėlis priims krovinį, nes jie tiesiog neturėjo darbuotojų. Tai yra prastova, kurią vėliau tenka kompensuoti, bet svarbiausia – visas grafikas nusikelia.

Ar galima sekti krovinį realiu laiku?

Šiais laikais dauguma transporto priemonių turi GPS sekimo sistemas, kurias mes suteikiame klientams. Tai leidžia matyti, kur yra fura ir kada ji maždaug pasieks tikslą. Tačiau kartais sistema „lūžta“ arba vairuotojas pamiršta įjungti sekimą. Tai sukelia nereikalingą stresą, todėl mes visada turime ir „senamadišką“ būdą – skambutį vairuotojui. Tai yra patikimiausia, nes vairuotojas pasakys, ar jis stovi kamštyje, ar jau artėja prie iškrovimo vietos.

Ką daryti, jei gavėjas nepasiekiamas?

Tai yra košmaras kiekvienam logistikos vadybininkui. Fura atvažiuoja, o sandėlis uždarytas arba niekas nekelia ragelio. Mes visada reikalaujame, kad gavėjas būtų informuotas apie tikslų atvykimo laiką. Jei gavėjas nepasiekiamas, vairuotojas privalo laukti, o tai kainuoja papildomus pinigus. Mano praktikoje buvo atvejis, kai vairuotojas turėjo laukti visą naktį, nes gavėjas tiesiog pamiršo, kad laukia krovinio. Tai yra neatsakingumas, kurį mes stengiamės išvengti per išankstinį suderinimą.

Ar skiriasi terminai pilniems (FTL) ir daliniams (LTL) kroviniams?

Žinoma, pilni kroviniai (FTL) važiuoja tiesiai į tikslą, todėl terminai yra daug tikslesni. Daliniai kroviniai (LTL) turi būti surinkti ir išskirstyti per terminalus, o tai prideda laiko. Mes visada įspėjame klientus, kad LTL kroviniai gali vėluoti dėl konsolidacijos procesų. Tai yra normalu, bet klientai dažnai tikisi, kad LTL važiuos taip pat greitai kaip FTL. Jei terminas yra kritinis, visada rekomenduoju rinktis pilną mašiną, net jei ji bus užpildyta tik pusiau.

Kiek kainuoja vėlavimas?

Vėlavimas kainuoja ne tik pinigus už prastovas, bet ir reputaciją. Jei mes vėluojame pristatyti prekes į prekybos centrą, klientas gali gauti baudą. Mes visada stengiamės prisiimti atsakomybę, jei vėlavimas yra dėl mūsų kaltės, bet dažniausiai tai būna „force majeure“. Svarbu turėti sutartį, kurioje aiškiai apibrėžta atsakomybė už vėlavimą. Tai padeda išvengti ginčų ir aiškiai suprasti, kas už ką atsako, kai kažkas nepavyksta.

Ar galima pakeisti pristatymo adresą kelyje?

Techniškai tai įmanoma, bet tai kainuoja papildomai ir visada sukelia vėlavimą. Vairuotojas turi gauti naujus nurodymus, o maršrutas turi būti perskaičiuotas. Kartais tai gali užtrukti kelias valandas, kol viskas bus suderinta su mūsų vadybininkais. Jei tai būtina, mes tai padarysime, bet visada įspėjame klientą, kad terminas bus pažeistas. Tai yra lankstumo kaina, kurią tenka mokėti, kai verslo planai pasikeičia paskutinę minutę.

Kaip mes bendraujame su vairuotojais?

Mes naudojame įvairias ryšio priemones – nuo paprastų skambučių iki specialių programėlių. Svarbiausia, kad informacija pasiektų vairuotoją laiku. Kartais vairuotojai yra pavargę ir ne visada supranta užduotį, todėl mes visada viską rašome raštu. Tai padeda išvengti klaidų, kai vairuotojas „išgirdo ne taip“. Mano patirtis rodo, kad kuo aiškesnė instrukcija, tuo mažiau problemų kelyje.

Ar svarbu, kokia transporto priemonė naudojama?

Taip, tai labai svarbu. Jei krovinys yra didelis, reikia didelės furų, jei mažas – užtenka mikroautobuso. Mikroautobusai yra greitesni, nes jiems netaikomi tokie griežti eismo apribojimai kaip sunkvežimiams. Tačiau jų talpa yra ribota. Mes visada parenkame tinkamiausią transportą pagal krovinio pobūdį ir terminą. Tai yra dalis mūsų darbo – optimizuoti procesą taip, kad klientas gautų geriausią rezultatą už protingą kainą.

Ką daryti, jei krovinys pažeistas?

Tai yra blogiausias scenarijus. Jei krovinys atvyksta pažeistas, vairuotojas privalo tai užfiksuoti CMR dokumente. Mes visada rekomenduojame klientams apdrausti krovinį, nes tai yra vienintelis būdas atgauti pinigus. Kartą turėjome atvejį, kai krovinys buvo sugadintas dėl netinkamo tvirtinimo. Tai buvo mūsų klaida, ir mes ją pripažinome. Svarbiausia yra sąžiningumas – jei padarėme klaidą, mes ją ištaisome, nes reputacija yra svarbiau už vieną užsakymą.

Ar galima pristatyti prekes į privačius namus?

Pristatymas į privačius namus Vokietijoje yra sudėtingesnis nei į verslo objektus. Dažnai nėra rampos, o vairuotojas turi pats iškrauti prekes. Tai užtrunka ilgiau ir kainuoja brangiau. Mes visada klausiame, ar yra galimybė iškrauti prekes, nes tai yra kritinis momentas. Jei nėra rampos, reikia mašinos su liftu. Tai yra smulkmena, kurią daugelis pamiršta, bet ji gali sugriauti visą pristatymo planą.

Kaip mes ruošiamės muitinės patikrinimams?

Jei krovinys yra įtartinas arba dokumentai nėra tvarkingi, muitinė gali jį sulaikyti. Mes visada tikriname dokumentus prieš išsiunčiant krovinį. Tai yra prevencinė priemonė, kuri sutaupo daug laiko ir nervų. Kartais klientai pyksta, kad mes prašome papildomų popierių, bet tai yra būtina. Geriau sugaišti valandą dokumentų tvarkymui, nei dieną laukti muitinėje.

Ar svarbu, kas krauna prekes?

Taip, krovėjų kompetencija yra labai svarbi. Jei prekės netinkamai sudėtos, jos gali apvirsti kelyje. Mes visada instruktuojame krovėjus, kaip reikia tvirtinti krovinį. Tai yra saugumo klausimas. Kartą teko stabdyti fura kelyje, nes pamatėme, kad krovinys nėra stabilus. Tai kainavo laiko, bet išgelbėjo prekes nuo sugadinimo. Saugumas visada turi būti pirmoje vietoje.

Kaip mes vertiname savo darbą?

Mes nuolat analizuojame savo pristatymų statistiką. Kiek procentų krovinių atvyko laiku? Kiek vėlavo? Tai padeda mums tobulėti ir išvengti klaidų ateityje. Mes nesame tobuli, bet mes mokomės iš savo klaidų. Klientų atsiliepimai mums yra labai svarbūs, nes jie parodo, kur mes galime pasitempti. Tai yra nuolatinis procesas, kuris niekada nesibaigia.

Ar galima derėtis dėl pristatymo kainos?

Žinoma, kaina visada yra derybų objektas. Tačiau reikia suprasti, kad per maža kaina dažnai reiškia prastesnę kokybę. Mes stengiamės rasti balansą tarp kainos ir kokybės. Jei klientas nori pigiausio varianto, jis turi būti pasiruošęs tam, kad terminai gali būti lankstūs. Mes visada atvirai kalbame apie tai, ką klientas gauna už savo pinigus.

Ar ateityje terminai trumpės?

Technologijos tobulėja, ir mes tikimės, kad ateityje pristatymas taps dar greitesnis ir patikimesnis. Autonominiai sunkvežimiai, geresnė infrastruktūra – tai yra ateitis. Tačiau kol kas mes dirbame su tuo, ką turime. Svarbiausia yra žmogus – vairuotojas, vadybininkas, sandėlio darbuotojas. Be jų jokia technologija neveiks.

Išvada

Terminais grįstas siuntų pristatymo planavimas į Vokietiją yra sudėtingas procesas, reikalaujantis patirties ir atidumo. Nėra stebuklingo recepto, kaip visada viską pristatyti laiku, bet yra būdai, kaip sumažinti riziką. Svarbiausia – atvira komunikacija tarp visų proceso dalyvių. Jei turite klausimų ar abejonių, visada klauskite savo ekspeditoriaus. Mes esame čia tam, kad padėtume jums pasiekti jūsų tikslus, net jei kartais kelias į Vokietiją atrodo ilgesnis, nei norėtųsi.