Specialios paslaugos biurų perkraustymui iš Vokietijos: kas tikra ir kas tarpininkų melas

Dirbu šioje srityje jau beveik ketvirtį amžiaus, ir pasakyčiau – darbas su Vokietija visada buvo kaip lyg rieda ant riedlentės, kai viena ratas šiek tiek pasuktas. Viskas atrodo tvarkingai, vokiškai, bet už uždarytų durų dažnai susidaro chaosas, kurį reikia išvalyti mums – pervežėjams. Specialios paslaugos biurų perkraustymui iš Vokietijos nėra paprastas krovinių vežimas, tai sudėtingas logistinis šou, kuriame viena klaida gali kainuoti tūkstančius eurų ir prarastą klientą. Dažnai žmonės galvoja, kad užsakovas iš Miuncheno ar Hamburgas suregs viską pats, bet praktika rodo, kad be mūsų įsikišimo būtų grynas chaosas. Štai kodėl verta pasidomėti, kaip tai vyksta iš vidaus, ne iš reklamų lapelio.

Kodėl kainos tokios skirtingos ir kas jas lemia

Kiek paprastai kainuoja specialios paslaugos biurų perkraustymui iš Vokietijos?

Čia nėra vieno atsakymo, nes kaina priklauso nuo to, ar keliate vieną stalą, ar visą įmonės filialą. Vidutiniškai, jei kalbame apie mažą biurą 10-15 darbo vietų, turėtumėte numatyti biudžetą nuo 2 iki 4 tūkstančių eurų, priklausomai nuo atstumo. Vokietijoje darbo rankos labai brangios, taip pat ir kuras, tad specialios paslaugos biurų perkraustymui iš Vokietijos nebus pigios. Prie to dar prisideda mokesčiai už užimtą vietą priešais pastatą, kurie Vokietijoje gali būti tikri absurdydai.

Ar kainuoja brangiau, jei reikia išmontuoti baldus?

Be abejo, kainuoja. Daugelis klientų mano, kad tai įeina į kainą, bet ne – montavimas ir išmontavimas yra atskiras etapas. Jei turite sudėtingų sisteminių baldų, kurie buvo surinkti prieš dešimt metų, gali prireikti ne paprastų montuotojų, o meistrų. Kartą teko išmontuoti baldus vienoje firmoje Frankfurte, kurie tiesiog buvo prilituoti prie grindų, tai užtruko dvigubai ilgiau nei planavome. Todėl visada klausiu iš karto – ar jūsų baldai tikrai „standartiniai“, ar kažkas ypatingo.

Kas daro įtaką galutinei kainai be atstumo?

Pirmiausia tai yra prieinamumas. Jei Vokietijoje biuras yra 5-ame aukšte be liftų arba su labai siaurais koridoriais, kainą galite dauginti iš dviejų. Taip pat didelę įtaką turi krovinio sudėtingumas – serveriai, seifai, brangūs meno kūriniai. Specialios paslaugos biurų perkraustymui iš Vokietijos įtraukia ir rizikos draudimą, o tokie daiktai verčia didinti draudimo sumas. Nežinau, ar žinojote, bet kai kurie vokiečių namųvaldžiai reikalauja atskiro draudimo net galinėje kelionės dalyje, kur įvežame daiktus.

Ar galima sutaupyti renkantis pigiausią pasiūlymą?

Sutaupyti galima visada, bet ar verta? Jei pasirinksite „vokišką kainą“ su lietuvišku kokybės standartu, gali baigtis taip, kad vairuotojas sužinos apie perkraustymą tik rytoj. Žemiausia kaina dažnai reiškia, kad įmonė neturi fiksuotų vairuotojų ir ieško laisvų pervežėjų biržoje. O kai jų suranda, tas vairuotojas gali net neturėti pakankamai patirties vežti subtilios technikos. Geriau papildomai sumokėti už užtikrintą paslaugą, nei vėliau šokyti dėl sugadintų kompiuterių.

Kaip apskaičiuojamas tūris, jei nėra aiškių dėžių?

Mes dažnai naudojame metodą „akies“ patikra pagal m³. Jei klientas negali pateikti tikslių matmenų, klausiu, kiek yra stalų, spintų, ar yra „open space“ erdvių. Vokietijoje biurai dažnai būna labai minimalistiški, todėl ten tūris atrodo mažesnis, nei iš tikrųjų yra. Ypatingai, jei viskas padėta ant daugiaaukščių lentynų (o jose daug daiktų). Specialios paslaugos biurų perkraustymui iš Vokietijos reikalauja, kad mes matuotume ne tik grindis, bet ir erdvę aukštyn.

Ar reikia mokėti už išankstinį apžiūrą (survey)?

Didelėms firmoms – tiesiogiai būtina. Mažoms galima ir nuotoline arba pagal nuotraukas, bet rizikuojate. Esu patyręs situaciją, kai klientas sakė, kad „visai nedaug daiktų“, o atvykę pamatėme tris pilnas sandėliukus. Tokiu atveju kaina šoktų du kartus. Survey užtikrina, kad abiejų pusią supratimas yra vienodas, tai išvengia nep malonių pokalbių prieš pat patį vežimą, kai vairuotojas sako: „Ne, man nebeįsipilda“.

Vokietijos specifika ir dokumentai

Kokius dokumentus reikia tur�ti išvežant biurą iš Vokietijos?

Nors Vokietija ir ES šalis, vis tiek reikia turėti tvarkingus perduodamų daiktų sąrašus (inventorizacijos lapą). Vokiškas biurokratas mėgsta, kai viskas parašyta. Be to, jei vežate naują techniką, reikės PVM sąskaitų, kad ne keltų įtarimų apie „šešėlinį“ verslą. Specialios paslaugos biurų perkraustymui iš Vokietijos visada prasideda ne nuo vairo sukimą, o nuo popierių tvarkymo, kitaip sienos gali labai sustoti.

Ar yra kokių nors ypatingų leidimų, reikalingų Vokietijoje?

Taip, ypač jei reikia stovėti priešai „Einbahnstraße“ vienos krypties gatvėje arba pietinėje miesto dalyje, kur yra daug pėsčiųjų. Ten reikia „Verkehrsbehörde“ leidimo, kurį dažnai turi gauti klientas, ne pervežėjas, mes tik padedame su techninės charakteristikos duomenimis. Jei pastatysite sunkvežimį be leidimo Berlyno centre, bauda bus didesnė nei viso perkraustymo pelnas, tai garantuoju.

Kaip elgtis su vokišku atliekų suskirstymu (Gelber Sack ir t.t.)?

Tai tikras košmaras. Jei sukoriotumė viską į vieną didelį kibyrą, vokiečiai nekristų ant mūsų, bet ant jūsų, kaip savininkų, kurie „užteršiojo“ vietą. Geriau išsivežti šiukšles su savimi į Lietuvą, jei yra daug, arba iš anksto susitarti dėl „Sperrmüll“ išvežimo. Kartais klientai mūsų paprašo „numesti kelią dėžes“, bet mes tai atliekame tik jei tiksliai žinome, kur eina kokia atlieka (kiauras, popierius, elektros atliekos).

Ar dažnai pasitaiko problemų su kalba?

Mažiau, nei anksčiau, bet vis tiek pasitaiko. Jaunesni vairuotojai geriau kalba angliškai, o vyresni... turbūt mes suprantame vieni kitus iš pusės žodžio. Tačiau su techniniu personalu Vokietijos sandėliuose kalba gali būti bėda. Reikia turėti parengtas kalbines korteles arba vertėją telefone, ypač kai reikia paaiškinti, kodėl sunkvežimis „velka“ ant grindų. (Čia turiu omenyje važiuoja labai lėtai, ne tiesiog tempia).

Ar reikia deklaruoti eksportą?

Formaliai taip, jei daiktų vertė viršija tam tikrą ribą, bet dažniausiai tai daroma pro forma, nes perkraustymas nėra prekyba. Tačiau jei vežate branduolių technologijų įrangą ar kažką panašaus, tai reikės specialių leidimų. Sąžiningai sakant, su įprastais kompiuteriais ir stalais šiuo metu customas ant sienos vargo nedaro, tik pasirašome CMR draudimo sąnaudas.

Kuo skiriasi perkraustymas iš Rytų Vokietijos palyginti su Vakarų?

Rytuose keliai kartais gali būti blogesni (nors jie jau nebe TSKR laikais), o žmonės šiek tiek labiau įtariški. Vakarų Vokietijoje – viskas greičiau, brangiau ir labiau standartizuota. Specialios paslaugos biurų perkraustymui iš Vokietijos, pavyzdžiui, iš Miuncheno ar Diuseldorfo, vyksta lyg pagal protokolą, o ką kuria šiaurės rytuose, ten gali būti daugiau „lankstumo“, tačiau ir daugiaj staigmenų su infrastruktūra.

Techninė pusė: baldai, technika ir logistika

Kaip vežami serveriai ir jautri technika?

Jie turi būti supakuoti į specialias „anti-static“ dėžes, gerai užfiksuoti, kad nejudėtų. Negali tiesiog padėti serverio ant gulto, kaip dėžės su bulvėmis. Esu matęs, kaip viena firma taip padarė ir atvyko su „mėslynais“ vietoje serverių. Mes naudojame oro amortizacines sistemas, o jei technika labai brangi, organizuojame palydovą (escort), kuris seka sunkvežimį ir stebi, kad nėra smūgių.

Ar į kainą įeina pakavimo medžiagos (dėžės, burbulai)?

Įprastai ne, tai yra atskira pozicija. Kaina už dėžę skiriasi priklausomai nuo to, ar ją perkate Vokietijoje (brangiau), ar ją vežame iš Lietuvos (pigiau, bet reikia vietos sunkvežimyje). Taip pat kainuoja lipdukai „Fragile“, stiklo ir porceliano popierius. Jei klientas nori sutaupyti, jis gali pats rinkti dėžes iš parduotuvių, bet tada neįsipareigojame dėl jų kokybės – jei dėžė susprogs, mes neatsakome.

Ar įmanoma perkraustyti biurą per vieną dieną?

Teoriškai – taip, jei tai mažas biuras ir vairuotojai dirba 12-14 valandų. Tačiau praktiškai Vokietijoje reikia laikytis poilsio laiko (Lenkungszeiten), t.y. vairuotojas turi nedirbti ilgiau kaip 4,5 valandas be pertraukos. Jei kelias trunka 10 valandų, jis negali įvežti ir iškrauti vieną dieną, be to, Vokietijoje daug kur draudžiama triukšmuoti po 20:00 valandos. Taigi dažniausiai tai užtrunka dvi dienas.

Kas daroma, jei neįeina į liftą ar į laiptus?

Tuomet turime naudoti kraną (autokraną) arba specialias „stiklinės liftas“ (Glaslift) sistemas. Vokietijoje tai labai brangų paslaugą. Prisimenu vieną atveją Miunchene, kur teko leisti sofas pro langą, nes laiptai buvo su posūkiais. Specialios paslaugos biurų perkraustymui iš Vokietijos tokiu atveju reiškia, kad turi turėti kontaktus su vietiniais kranininkais, kurie gali atvažiuoti tame pačiame laike.

Kaip saugomi duomenys ir konfidencialumas?

Mes nežiūrime, kas yra dėžėse, mums svarbu, kad dėžė būtų uždaryta ir užlakuota. Visi dokumentai, jei jau yra atviri, yra sudedami į užrakstomas dėžes. Didelėms korporacijoms mes pasirašome NDA (nepaslapties pažadą), nors tiesą sakant, pervežėjams daugiau rūpi tai, kad nenukristų grąžinama priemonė (patalpų raktas), o ne kas parašyta ant popieriaus.

Ar galima sutvarkyti baldus vienoje vietoje, o išvežti iš kitos?

Taip, tai dažnai daroma, kai vienas biuras uždaromas, o kitas atidaromas tik po savaitės. Mes galime laikinai sandėliuoti daiktus mūsų sandėlyje Lietuvoje arba Vokietijoje (tai brangiau). Svarbu tik aiškiai suprasti, kiek laiko tai truks, nes ilgesnis laikymas reikalauja kitokio sandėliavimo sutarties, ne tik tranzitinio.

Rizikos, draudimas ir neprognozuojamos situacijos

Kas nutinka, jei pasidaroma avarija kelyje?

Pirmiausia skambinama policijai ir draudimo kompanijai. Mūsų turimas CMR draudimas dengia žalą, tačiau procesas gali trukti mėnesį. Jei avarija įvyksta Vokietijoje, ten viskas vyksta pagal jų taisykles, ir jei vairuotojas kaltas, jis gali netekti teisės vairuoti Vokietijoje. Vieną kartą mums tiesiog sprogo padanga netoli Hanoverio, ir viską sustabdė „Verkehrsstörung“, tai teko laukti valandas.

Ar tikrai draudimas apmoka viską?

Draudimas apmoka tik tada, kai yra aiškus kaltininkas ir įvykio aplinkybės. Jei daiktas tiesiog „dingo“ (pavogtas) arba sugijo dėl blogo pakavimo (o ne avarijos), draudimas gali nemokėti visos sumos. Labai svarbu nurodyti realią daiktų vertę sąraše (inventoriaus). Jei parašysite, kad stalas kainuoja 50 eurų, o jis yra „design“ už 2000 eurų, gausite tik 50.

Kaip elgtis, jei Vokietijos klientas atsisako priimti siuntą?

Tai labai negerai. Jis gali atsisakyti tik jei daiktai pažeisti arba jei sąskaita neapmokėta. Jei jis tiesiog pasako „aš nebebeperkraustau“, mes turime problemą, nes sunkvežimis negali važiuoti su kroviniu atgal į Lietuvą be aiškios priežasties. Tada tenka ieškoti sandėlio Vokietijoje kliento sąskaita, o tai kainuoja pinigus, kuriuos vėliau bandome išieškoti iš kliento teisme.

Ar dažnai pasitaiko, kad dingsta ką nors iš mažų dalykų?

Dažniausiai dingsta ne kompiuteriai, o smulkmenos – telefonų įkrovikliai, pelės, kabeliai. Žmonės juos dažnai palieka ant stalų, o mes juos surinkti į vieną dėžę pamirštame. Arba tiesiog pasislepia po dideliu sofa. Todėl visada patariu klientams pažymėti visas dėžes ir sekti smulkius daiktus.

Kas daryti, jei vairuotojas suserga arba negali vairuoti?

Tuomet mes turieji rasti atsarginį vairuotoją. Tai gali būti labai sudėtinga, jei jis yra Vokietijoje, o mes esame Lietuvoje. Kartais tenka skubinti vairuotoją iš Lietuvos su traukiniu arba lėktuvu. Tai brangi klaida, todėl stengiamės tikrinti vairuotojų sveikatą prieš kelionę, tačiau infekcijas neišvengsi.

Ar yra kokių nors „pavogtų“ krovinių atvejų?

Vokietijoje, ypač didmiesčiuose, vagysčių rizika yra, nors mažesnė nei prieš dešimtmetį. Svarbu niekada nepalikti užrakto sunkvežimio be priežiūros, ypač jei jis stovi „nelegalioje“ vietoje vienai naktiai. Mes naudojame GPS sekimą ir fiksavimo įtaisus, kurie praneša, jei sunkvežimis juda be įjungto variklio.

Kaip elgtis su alkoholiu ar tabaku pervežiant?

Negalima vežti alkoholio kaip asmeninio krovinio dideliais kiekiais be specialių leidimų (Acreditation), tai yra mokesčių kontrolės sritis. O dėl tabako – vairuotojas negali rūkyti kabyje, nes kvapas įsigeria į baldus ir drabužius. Tai vienas dažniausių nusiskundimų – „kodėl mano drabužiai smirda tabaku“.

Praktiniai patarimai ir bendri klausimai

Kokia geriausia savaitės diena perkraustymui?

Antradienis arba trečiadienis. Pirmadienį visi poilsiauję ir „nerami“, ketvirtadienį jau ruošiamos savaitgalio užduotims, o penktadieniais Vokietijoje daug kur biurai tuščiauja. Be to, jei įvyks kok nors nesklandumas, antradienį dar turite laiko iki savaitgalio ištaisyti, o penktadienį liktumėte su daiktais kieme iki pirmadienio.

Ar reikia gerti kavą su klientu prieš pradedant?

Tai yra Vokietijoje labai svarbu. Jei atvykstate ir tiesiog pradėsite nešti dėžes, tai bus laikoma grubumu. „Kaffee und Kuchen“ ritualas nėra tik užkandis, tai būdas susipažinti ir susitarti dėl taisyklių. Neišgėrę kavos, negalite pradėti darbo, tiesiog taip yra.

Ar verta rūpintis ekologiniu perkraustymu?

Vokietijos firmos vis dažniau klausia apie „Green Logistics“. Galima pasiūlyti vengti vienkartinės plastiko panaudojimo, naudoti daugkartinio naudojimo dėžes. Tai gali būti jūsų „selling point“, jei derėjatės su ilgapalaikiu partneriu.

Ką daryti su buitinėmis technika (virduliais, šaldytuvais)?

Jie turi būti išpilti (vanduo) ir atšaldyti (šaldytuvai) bent 24 valandas prieš kelionę. Jei ne, vanduo nuteks į kitas dėžes ir sugadinas viską. Buvo atvejis, kai klientas paliko pilną virdulį ant viryklės, ir atvažiavome su „plūduriuojančiu“ sunkvežimiu.

Ar galima susitarti dėl mokėjimo po paslaugos?

Didelėms įmonėms, su kuriais dirbame ne pirmą kartą – taip, taip vadinamas „post-payment“. Bet naujiems klientams Vokietijoje reikalaujame išankstinio apmokėjimo bent 50 proc., nes po to, kai krovinys atvažiuoja į Lietuvą, jų mokėjimo noras smarkiai sumažėja.

Kaip susitarti dėl raktų perdavimo?

Tai vienas svarbiausių dalykų. Niekada nebeliekite raktų „po kilimėliu“ ar po „vazos“. Vokietijoje labai griežta saugumo taisyklė, todėl raktai turi būti perduoti ranka į ranką su pasirašymu. Jei dingsta raktas, kešimas spynos gali kainuoti šimtus eurų.

Ar reikia valyti biurą po išvežimo?

Paprastai taip, tai įtraukiama į sutartį kaip „Endreinigung“. Jei paliksite biurą šiukšlynas, Vokietijos nuomotojas gali uždėti didžiulę baudą, kurią paskui reikės mokėti jums. Todėl mes turime su savimi šluotas ir dulkių siurblius, kad paliktume vietą bent „padorios“ būklės.

Kur dėti augalus, jei juos norime vežti?

Augalus vežti iš Vokietijos į kitą ES šalį galima, jei jie nėra saugomos rūšys. Tačiau jie nekvėpuoja priekaboje, todėl žiemą gali užšalti, o vasarą – išdegti. Geriau juos vežti kabinos arba atskiru automobiliu, o ne su likusiu biuru.

Ar verta naudoti „Track & Trace“ sistemą?

Nepaprastai verta, ypač kai klientas nuolat klaustinėja „kur jūs esate?“. Tai sutaupo laiko skyrių vadovams, kurie gali tiesiog žiūrėti žemėlapį. Be to, tai duoda mums saugumo signalą, jei sunkvežimis nustoja judėti ne numatytoje vietoje.

Kaip elgtis su parkavimo bilietais?

Jeigu reikėjo ilgiau stovėti nei numatyta, bilietą turi mokėti vairuotojas. Vėliau sąskaitą pateikiame klientui su papildomu aiškinimu. Vokietijoje stovėjimo kontrolėrai labai greitai rašo baudas, o mūsų vairuotojų lietuviškai pažodžiui neįmanoma išsiųsti.

Kas nutinka su nebereikalingais daiktais (mobilumas)?

Jei klientas sako, kad viskas „zum Müll“ (į šiukšles), mes juos išvežame į artimiausią utilizing centrą Vokietijoje, kad būtų tvarkingai sunaikinta. Negalima mes juos mesti į pirmąją miško girią, nes tai baudžiama.

Ar reikia specialių drabužių vairuotojams?

Jei tai sandėlis, tai būtina suapavalintos kulnius bateliai (Sicherheitsschuhe). Jei tai „clean“ biuras – švarios avalynės, o geriausia vienkartiniai „shoe covers“ (batų viršeliai), kad nesuteptumėte brangios grindų dangos.

Kuo skiriasi perkraustymas vasarą ir žiemą?

Vasarą Vokietijoje yra daug „Baustellen“ (statybų vietų), tad eismo užstatymai. Žiemą problemos su padangomis ir šlapdriba. Tačiau didžiausias skirtumas yra darbo laikas – vasarą vairuotojai gali dirbti ilgiau, nes diena ilgesnė, o žiemą turi sustoti anksčiau.

Kaip susitarti dėl vertybinių daiktų (pinigai, juvelyriniai dirbiniai)?

Mes jų nevežame. Privaloma sutarti su kita apsaugos firma, kuri veža juos brangiaisiais reisais (armored transport). Mūsų draudimas nedengia grynojo pinigų netekimo, todėl tokių dalykų geriau niekada nepadėti į dėžę su „seifas“ užrašu.

Ar galima užsakyti perkraustymą „iš karto“?

Tik jei turime laisvą mašiną. Bet dažniausiai reikia planuoti 2-3 savaites iš anksto, ypač jei reikia ir išmontavimo, ir pakavimo. Specialios paslaugos biurų perkraustymui iš Vokietijos nėra „pakviesk – atvažiuoju“, tai sudėtingas mechanizmas, kurį reikia užsukti iš anksto.

Ką daryti, jei paskutinę minutę pasikeičia adresas?

Jei Vokietijoje – paprasta, tiesiog nustatome naują maršrutą GPS. Jei jau atvykome į Lietuvą, o klientas sako „ne, važiuokime į kitą miestą“, tai kainos papildomai. Reikia suprasti, kad kuro ir darbo laikas – tai pinigai, kurie nebegali būti nemokami.

Ar reikia sudaryti galutinį protokolą (Übergabeprotokoll)?

Be abejo. Abu pusės pasirašo dokumentą, kad daiktai buvo perduoti ir padaryti. Be to, dokumento nėra – nėra įrodymo, kad nieko nebuvo sugadinta ar pavogta. Vokiškas preciziškumas reikalauja popieriaus ant kiekvieno žingsnio.

Išvada

Galiausiai, noriu pasakyti, kad specialios paslaugos biurų perkraustymui iš Vokietijos nėra tiesiog fizinis darbas, tai ir psichologija. Reikia suprasti vokišką mentalitetą, jų baimę dėl sutarčių ir tvarkos, tuo pačiu išlaikant lietuvišką lankstumą. Nėra idealų perkraustymo – visada pasitaiko nepykantų dalykų, prilūžusių kojų arba vėluojančių vairuotojų, bet svarbiausia yra tai, kaip mes sprendžiame tas problemas. Pasiruošę, kantrūs ir su tvarkingais dokumentais – toks yra sėkmės receptas šioje srityje. Nesitikėkite, kad viskas vyks kaip laikrodis, tikėkitės, kad mes sugebėsime sutvarkyti, kai laikrodis sustoja.