Sklandus užsakymo procesas ir logistikos sprendimai į Vokietiją

Dirbu šioje srityje jau virš dvidešimties metų, ir galiu pasakyti viena – teorija visada skiriasi nuo realybės, kai vairuotojas sulaikomas prie Miuncheno arba Duisburgo sandėlių. Dažnai klientai atvyksta su tik įsivaizduojamu, kaip turi atrodyti idealus vežimas, bet pasirodo, kad sklandus užsakymo procesas ir logistikos sprendimai į Vokietiją reikalauja daugiau nei tik gero kainos pasiūlymo. Vokietija arti, tačiau jų biurokratija ir griežti reikalavimai gali sudaryti daug neplanuotų kliūčių. Štai tiek patirties, kiek tik įmanima sutalpinti, paaiškinant, kas iš tikrųjų vyksta kelyje, o ne tik popieriuose.

Bendri kainos sudėties ir pradžios klausimai

Kiek vidutiniškai kainuoja krovinių gabenimas į Vokietiją?

Čia nėra vieno atsakymo, nes viskas priklauso nuo to, ką vežate ir iš kur. Vienas padėklas Kaune gali kainuoti kitokią sumą nei panašus Klaipėdoje dėl nuotolio. Be to, degalų kainos šokuoja, kas keičia tarifus kas savaitę. Taip pat įtakos turi tai, ar reikia įrenginio keltuvas, ar paprasta sunkvežimio puspriekabė pakanka. Turiu omenyje, kad logistikos sprendimai į Vokietiją ne visada yra pigiausi rinka, bet dažnai patikimiausi ir stabiliausi.

Kodėl kainos gali skirtis net 30 proc tarp skirtingų vežėjų?

Kartais žiūri į pasiūlymą ir galvoji, kad čia klaida, bet taip nėra.Vieni kompanijos gali duoti kainą už vietą puspriekabėje (party cargo), kiti – už visą sunkvežimį (FTL). Dar yra tų, kurie nemoka mokesčių arba naudoja senas mašinas, todėl ir kaina mažesnė. Žinoma, pigu ne visada reiškia gerai – gali būti, kad vairuotojas nebus galėjęs išlaikyti grafiko. Asmeniškai visada rekomenduoju įsigilinti į pasiūlymo smulkiemenčius, o ne tik į galutinę sumą eurais.

Kaip greitai reikia kreiptis, kad būtų vietos?

Idealiai – savaitei prieš, bet realybėje dažnai gyvename iš dienos į dieną. Jei tai yra sklandus užsakymo procesas, tada jis turi būti suplanuotas iš anksto, tačiau žinau, kad verslas neišvengia avarinių situacijų. Jei skubate, gali tekti mokėti už skubos paslaugas arba tenkintis dalinėmis siuntomis. Geriausi vairuotojai ir mašinos paprastai užsakomos savaitėms iki kelionės, tad neįvertinę laiko, galite prarasti galimybę važiuoti tinkamu laiku.

Ar galima užsisakyti vežimą su atidėtu mokėjimu?

Tai yra gana delicatiškas klausimas. Dauguma lietuvių vežėjų dirba su išankstiniu apmokėjimu, nes jie taip pat turi mokėti degalams ir mokesčiams užsienyje. Tačiau, jei su jumis dirbame jau ilgai, galime susitarti dėl paskųstų dokumentų, bet tai ne taisyklė. Vokiečių klientams tai dažniau įprasta, bet mums reikia užtikrinti, kad grąžą gausime (ypač dabar, kai infliacija įtakoja pinigų vertę).

Kokius dokumentus būtina pateikti pradžioje?

Paprastai tai komercinės sąskaitos faktūros ir pakavimo sąrašai. Be jų niekas nevyks, ypač jei reikia eksporto deklaracijos. Jei dokumentuose yra klaidų, pvz., neteisingas svoris ar prekės kodas (HS kodas), tai vėliau gali kainuoti brangiai muitinėje. Turiu omenyje, kad sklandus užsakymo procesas ir logistikos sprendimai į Vokietiją prasideda būtent tada, kai tavo biuro administratorius gerai užpildo šiuos popierius.

Ar verta rinktis didelę ar mažą logistikos firmą?

Didelės firmos turi daugiau mašinų, bet mažesnį lankstumą, o mažos gali pasiūlyti individualų dėmesį. Esu matęs, kaip didžiulės korporacijos „dingsta“ kyla nesklandumų, tuo tarpu smulkesnis brokeris padeda išspręsti problemą vidurnaktį. Sakyčiau, kad svarbiausia yra patikimumas, o ne logotipo dydis ant sunkvežimio.

Vokietijos specifika ir muitinė

Ar Vokietijoje sunku praeiti muitinę?

Vokiška muitinė (Zoll) yra žinoma savo tikslumu. Jei turi visus dokumentus tvarkingai – nieko sudėtingo, jei ne – lauk rūpesčių. Kartais atsitika, kad jie užklausta papildomai dėl prekių kilmės, ypač jei tai atėjo iš trečiųjų šalių. Verta prisiminti, kad Vokietija yra pagrindinis hubas, todėl ten tikrinimai yra griežtesni nei, tarkime, Belgijoje.

Kas yra „Zeitfenster“ ir kodėl visi apie jį kalba?

Tai yra pristatymo langas – laiko intervalas, kuriuo vairuotojas privalu atvykti į sandėlį. Vokietijoje be šio laiko daugkur tiesiog neįleis. Dažnai klientai klaustą, kodėl vairuotojas negali tiesiog „užsužvelgti“ už penktų, tačiau ten tvarka – laiko langas gali būti ir tik 15 minučių. Geriausi logistikos sprendimai į Vokietiją visada įtraukia šio lango koordinavimą iš anksto, kitaip vairuotojas laukia iki rytojo.

Ar reikalingas EX1 dokumentas, jei prekės iš Lietuvos?

Jeigu prekės keliauja neper trečiąsias šalis, ES viduje jis nebūtinas, tačiau visada reikia tiksliai sekti viską. Kai kurios firmos mėgsta jį daryti „prevenciniškai“, bet tai sukels papildomų išlaidų. Asmeniškai manau, kad ES viduje tai dažniausiai nereikalinga liūdnų patirčių, nebent yra specifinių muitų susitarimų arba prekės yra ypatingai brangios ir reikalingas jų aklizavimas.

Kokios baudos už pravestą prekę be deklaracijos?

Aišku, jos gali būti didelės, pradedant nuo šimtų eurų ir baigiant tūkstančiais, priklausomai nuo prekės vertės ir tipo. Vokiška muitinė nejaucia humoro, ypač jei bandai meluoti apie krovinio turinį. Geriau iš anksto pasitikrinti su savo brokeriu, ar viską padarei gerai, nei mokėti baudas už vėlavimą ir pažeidimus. (Tikriausia dar keisis taisyklės šiais metais, taigi visada reikia būti ant žirgo).

Kaip elgtis, jei vokiečiai pareikalauja atiduoti prekę?

Tai situacija, kurią nenoriu patirti niekam. Vyksta tai, jei yra pažeidimai arba ginčai dėl intelektinės nuosavybės. Tada reikia greito teisinio pagalbos. Bet kasdieninėje praktikoje, jei viskas tvarkingai, paprasčiausiai vairuotojas iškrauna ir važiuoja toliau. Nenuokryniauk nuo taisyklių, nes ten teisė sistema labai veiksminga.

Transporto tipai ir techninės problemos

Ką rinktis: tentą ar šaldytuvą?

Jei nepervežai maisto ar vaistų, kurie reikalauja temperatūros, kodėl mokėti daugiau? Standartinis tentas (dry van) yra pigesnis ir paprastesnis variantas 90 proc. atvejų. Bet jei turi jautrią elektroniką ir ten +30 laipsnių šilumą, tuomet be šaldytuvo neapsieisi. Sklandus užsakymo procesas čia reiškia tinkamai parinkti techninę priemonę, o ne ieškoti pigiausio pasiūlymo.

Ar galima vežti perneštas prekes?

Vokietijoje yra griežti reikalavimai dėl krovinio fiksavimo. Jei vairuotojas užsidaro „ant akies“ ir nepažiūri, kaip užsegti juostos, gali būti nubaustas net kelias šimtus eurų patikrinimo metu. Geriau, jeigu įmonė tikrina, kaip kraunami daiktai, ypač jei tai pavojingos medžiagos arba sunkia svorio centru turintys blokai.

Kas daryti, jei sunkvežimis sugedąs kelyje?

Tai gyvenimas. Sugenda varikliai, lūžta puspriekabės ašys. Tada mes kaip organizatoriai turime išsiųsti pagalbinę automobilį arba perkrauti prekę į kitą mašiną. Trunka tai laiko, ir klientas visada nervingai laukia. Esu matęs atvejus, kai dėl tokio sugedimo sklandus užsakymo procesas ir logistikos sprendimai į Vokietiją virsdavo košmaru, bet sužinoję apie problemą, mes ją spręstume.

Ar sunku rasti vietą ilgam sunkvežimiui Vokietijoje?

Labai sunku, ypač prie industriinių zonų ar miestų centrų. Vairuotojai dažnai privalauja stovėti nelegaliose vietose ir gaus baudas, kas vėliai įtakois mūsų paslaugų kainas (užskaitydami sąskaitas). Jeigu galite, suderinkite, kad vairuotojas atvažiuotų tiesiai į iškrovimą, o ne lauktų dieną kažkur po automagistrale.

Kokios ADR (pavojingųjų medžiagų) ypatybės?

Reikia specialių leidimų ir ženklų. Tai nekas, ką galima padaryti „iš karto“, reikia planuoti. Vokietijos keliai yra labai statyti, ir ATR kontrolė ten dažna. Jei ką nors praleisi, gali būti ne tik bauda, bet ir krovinio konfiskavimas. Privalu (bent jau manau taip) tikrinti, ar vairuotojas tai tikrai supranta.

Problemos ir neplanuotos situacijos

Kas nutinka, jei sandėlys Vokietijoje uždaras?

Tai klasika. Atvažiuoja vairuotojas penktadienį po pietų, o ten uždara ir nieko nežino. Tada jis privalo laukti iki pirmadienio, kas sukuria papildomų išlaidų laukimui (detention time). Gerai, jeigu klientas tai supranta, bet dažnai kyla pyktis. Štai kodėl sakau, kad logistikos sprendimai į Vokietiją turi būti grindžiami ne tik kaina, bet ir informacija.

Kaip apsisaugoti nuo blogų brokerių?

Ypač dabar, kai rinkoje daug „virtualių“ firmų. Patikrinkite jų patirtį ir ar turi realių mašinų arba patikimų partnerių. Aš pats girdėjau istorijų, kai brokeris gauna įmoką ir dingsta, o vairuotojas stovi sulaikytas. Jei kaina atrodo per geria, kad būtų tiesa, paprastai taip ir yra.

Kas vyksta, jei prekės atvyksta sugadintos?

Tada reikia įforminti žalos aktą (protokolas) tiesiog vietoje. Vairuotojas negali nieko pasirašyti be tavo žinios. Reikia nuotraukų ir tikslaus aprašymo. Vėliau, dėl draudimo išmokų, šis dokumentas yra esminis. Neabejokite šiuo dalyku, nes be jo nebus jokios kompensacijos.

Ar vyksta vagystės kelyje?

Taip, ypač stovint neapsaugotose aikštelėse, pavyzdžiui, prie Lenkijos ar Čekijos sienų, keliantis į Vokietiją. Gera žinia ta, kad dauguma mašinų dabar turi GPS stebėjimą, bet pavogti gali ir dalį krovinio. Įmonėms reikėtų investuoti į geras spynas ir galbūt apsaugos vairuotojus.

Ką daryti, jei klientas pats sugadina užsakymą?

Kartais klientai išsiunčia neteisingą adresą arba paskambina vairuotojui, kad važiuotų kitur, o vėliau verčia mokėti. Čia reikia kantrybės ir aiškaus susitarimo. Mūsų darbas yra padėti išsiaiškinti šias situacijas, ne kaltinti, o rasti būdą, kaip prekę visgi pristatyti.

Pristatymas, atsisakymas ir pabaiga

Ar vokiečiai dažnai atsisako priimti krovinį?

Įvyksta, ypač jei prekė neatitinka užsakymo arba yra pažeista pakuotė. Jie gali tiesiog pasakyti „ne“, tuomet vairuotojas turi važiuoti atgal arba laukti instrukcijų. Tai sukuria didžiulius nuostolius. Todėl sklandus užsakymo procesas prasideda tikrinant, ką ir kaip mes siunčiam.

Kaip suorganizuoti iškrovimą, jei nėra keltuvo?

Reikia susitarti iš anksto. Dauguma vokiečių sandėlių turi techniką, bet jei tai yra pristatymas į statybų aikštelę arba parduotuvę mieste, gali tekti samdyti vietinę techniką. Ne visada vairuotojas gali tai padaryti savo rankomis, ypač jei svoris didelis.

Kokios papildomos paslaugos galimos?

Galime užtikrinti, kad vairuotojas padės supakuoti arba paims prekes iš kelių vietų (konsolidacija). Dar yra toks dalykas kaip vaizdo stebėjimas iškrovimo metu, kas suteikia ramybės brangesniems siuntiniams. Vokietijoje tai darosi vis populiaresnė paslauga.

Kas daryti, jei reikia grąžinti dokumentus?

Seniau viskas buvo popierinė, dabar vis dažniau viskas eina el. paštu arba per sistemas, bet dar kartais reikia originalų. Reikia pasirūpinti, kad vairuotojas juos neprarastų. Yra buvę atvejų, kai dėl prarasto CMR (vežimo sąskaitos) tekdavo eilinę dieną aiškintis su draudiku.

Ar galima sekti krovinius realiu laiku?

Dauguma mūsų mašinų turi GPS, kurį matome systemoje. Galime nusiųsti nuorodą klientui. Tačiau, jei vairuotojas užmiršta įjungti terminalą arba yra „šešėlyje“, duomenų gali nebūti. Vokietijoje su ryšiu dažniausiai viskas gerai.

Kaip suformuluoti skųstį dėl vėlavimo?

Rašykite aiškiai, kiek laiko pavėlavo ir kokie buvo nuostoliai. Aš visada prašau dokumentų įrodymų, nes tiesioginiai reikalavimai be pagrindo dažnai atmesti. Geriausia suformuluoti tai taip: „dėl vėlavimo dėl techninės gedimo...“ ir pateikti pagalbos automobilio kvitą.

Kokia ateitis šioje srityje?

Matome, kad daugėja elektromobilių transportas, tačiau infrastruktūra dar nėra tobula. Taip pat vis daugiau kalbama apie vairuotojų trūkumą, o tai kelia kainas. Manau, kad logistikos sprendimai į Vokietiją taps brangesni, todėl reikia planuoti išlaidas atsargiau.

Kodėl verta dirbti su mumis?

Nes mes žinome tas kišenės, apie kurias niekas nesako. Mums svarbu, kad prekė patektų, o ne tik uždirbti. Ilgametė patirtis moko, kur yra pavojus ir kaip juos apeiti (jeigu įmanoma). Pasitikėjimas šioje srityje brangesnis nei auksas.

Galima susitarti dėl pastovios kainos?

Galima, jeigu suteikiate reguliaraus krovinio srautą. Tada mes galime užfiksuoti tarifą ir nebepulti kiekvieną kartą kainų. Tai yra vienas iš būdų, kaip užtikrinti, kad sklandus užsakymo procesas ir logistikos spredimai į Vokietiją taptų ne rūpestis, o paprasta rutina.

Ar reikia drausti prekes?

Visada rekomenduoju. Net jei maža vertė, neliko nė vieno vairuotojo, kuris nepatirtų nelaimės per savo gyvenimą. Draudimas Lietuvoje veikia, bet reikia tiksliai nurodyti vertę sąskaitose.

Kas nutinka su pakuote po iškrovimo?

Daugiausia atvejų vairuotojas pasiima juos su savimi, jei tai ne vienkartinės dėžės. Vokietijoje labai griežtai stebima švara, todėl likučius palikti negalima. Jei reikia išmesti, tai papildoma paslauga.

Paskutinis patarimas pradedantiesiems?

Neskubėkite su pigiausia kaina. Klausinėkite draugų, skaitykite atsiliepimus ir tikrinkite dokumentus. Geriau praleisti valandą ruošiantis, nei tris dienas spręsdamas problemas užsienyje.

Išvada

Viskas suauga į vieną paprastą tiesą: logistika ne tik apie ratukus ir vairuotojus, tai apie komunikaciją ir pasitikėjimą. Nors Vokietija arti ir atrodo, kad turime sklandų užsakymo procesą ir logistikos sprendimus į Vokietiją, visada susiduriame su naujais iššūkiais, kuriuos reikia spręsti greitai. Jei pasiruošę ir dirbate su žmonėmis, kurie žino savo darbą, kelionė bus ramesnė, o prekės pasieks paskirtį laiku. Sėkmės keliuose!