Sklandus biurų kraustymasis iš Vokietijos į Lietuvą: Vadovas tiems, kurie nori išlikti sveiki

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt metų, ir jei kažką išmokiau, tai tai, kad sklandus biurų kraustymasis iš Vokietijos į Lietuvą dažniau yra išimtis nei taisyklė. Viskas prasideda nuo to, kad vadybininkai paskambina ir sako: „turime penkias dėžes, viskas paprasta“. O pasirodo, tose dėžėse yra ne tik popieriai, bet ir serveriai, augalai, ir senas tėvo fotelis, kuris sveria toną. Esu matęs viską – nuo puikių, be trikčių praėjusių reisų iki tokių, kai vokietis pareigūnas neleido išvažiuoti iš aikštelės valandas. Čia ne tiesiog krovinių vežimas, tai nervų išbandymas. Bet jeigu žinai, į ką įsisiūli, viskas gali būti net gan malonu. Tiesiog reikia žinoti keletą niuansų, kurių neparašys jokie vadovai.

Kaip viskas prasideda ir kodėl visada trūksta laiko

Kiek laiko užtrunka susitarti dėl datos?

Sunku pasakyti tiksliai, nes viskas priklauso nuo to, kiek greitai jūs sugebate susitvarkyti viduje. Paprastai, jeigu sklandus biurų kraustymasis iš Vokietijos į Lietuvą jums svarbus, reikia skambinti mažiausiai prieš savaitę-du. Esu matęs atvejus, kai žmonės skambina ryte ir nori važiuoti vakare, bet tada kainos šoka į dangų. Geriau turėti rezervę, nes vairuotojų grafikai griežti. Ir nepamirškite, jei kelias eina per savaitgalį, gali būti brangiau.

Ar tikrai reikia inventorius sąrašo ar tai laiko švaistymas?

Žinote, kai klausiate ar reikia, aš visada galvoju – kaip galite neprašyti? Sąrašas nėra būtinas, jei vežate tik vieną kėdę, bet jei tai pilnas biuras, be jo niekas neveiks. Vokietijoje muitinė ar policija gali sustabdyti ir paklausti, kas viduje. Be sąrašo gali būti didelių rūpesčių. Taip pat, jei kažkas dings (o tai nutinka), turėsite įrodymų. Tai nėra taip sunkiai padaryti, tiesiog užsirašykite, kas yra kurioje dėžėje.

Kiek dėžių reikės tipiniam biurui 10 žmonių?

Nebūtina tiksliai skaičiuoti, bet paprastai vienam žmogui tenka maždaug 5-10 dėžių, priklausomai nuo to, kaip daug daiktų jis turi. Turiu omenyje, jei visi sukoncentruos tik svarbiausiems dokumentams ir asmeniniams daiktams. Jei bandysite vežti visus senus archyvus, kurių niekas neskaitys pastarąsias penkerius metus, dėžių bus dešimtis kartų daugiau. Patariu išmesti viską nereikalingą prieš pakavimą, taip sutaupysite ne tik vietos, bet ir pinigų.

Ar galima kažką palikti senoje vietoje?

Kartais tai vienintelis išeitis. Buvo atvejis Berlyne, kur klientas negalėjo išvežti didžiulės konferencijos stalo, nes netilpo į liftą. Teko palikti ir pažadėti naujiems nuomininkams dovaną. Jei turite tokių dalykų, aptarkite tai iš anksto su savininku. Sklandus biurų kraustymasis iš Vokietijos į Lietuvą nereiškia, kad turite išvežti net sienas, kartais tiesiog nelogiška tai daryti. Bet geriau tai užfiksuoti raštu, kad vėliau nesiskųstų, kad palikote šiukšles.

Kas daryti su pavojingomis medžiagomis, pvz., spausdintuvo toneriais?

Tai yra svarbus dalykas. Negalima tiesiog mesti tonerių į benzininę ir sakyti „važiuok“. Yra griežti taisyklės, kaip vežti chemines medžiagas. Jos turi būti specialiai supakuotos, o vairuotojas turi žinoti, ką veža, nes sulaikymas už tai gali baigtis ne tik bauda, bet ir areštu. Geriau išsivežti tuos, kurie tušti, o pilnus, jei įmanoma, parduoti arba atiduoti vietinei utilizavimo kompanijai. Netaisyklingas elgesys čia gali sukelti tikrų problemų.

Pinigai, kainos ir tai, kodėl niekas nesako tiesos iš karto

Kodėl kainos skiriasi taip stipriai tarp firmų?

Kodėl? Nes vienos firmos vežia savo sunkvežimius ir turi draudimą, o kitos tiesiog perka „keliones“ iš kitų. Esu matęs, kaip mažos firmos promise žemią kainą, o paskui vairuotojas pareikalauja papildomai pinigų už keltuvą arba už laukimą. Sklandus biurų kraustymasis iš Vokietijos į Lietuvą kainuoja pinigus, ir jei kaina atrodo per žema, tikriausiai kažką slepia. Patikrinkite, ar kaina įeina kėlimas į trečią aukštą be lifto, ar tai papildomai mokama.

Ar į kainą įeina dėžių pakavimas?

Daugiausia ne. Standartinė kaina yra už vežimą ir iškrovimą. Jei norite, kad mes atvyksime, viską supakuotume, uždarytume lipdukais, tai bus papildoma paslauga, vadinama „pakavimo paslauga“. Kartais tai verta, nes darbuotojai gali tiesiog mesti viską į krūvas. Bet jei norite sutaupyti, duokite žmonėms dėžes ir leiskite jiems pačiems susitvarkyti darbo vietas prieš mūsų atvykstą.

Kokia apytikslė kaina už vieną kubilą (kub. m.)?

Sakyčiau, dabar rinka svyruoja, bet orientuotis galima nuo 150 iki 250 eurų už kubą dideliems siuntiniams. Mažiems brangiau. Bet vėlgi, tai labai apytikslis skaičius. Jei turite itin sunkių daiktų (seifai, brangios mašinos), kaina gali šokti. Geriau paduoti sąrašą ir klausti konkretaus pasiūlymo. Niekas negali jums pasakyti tikslios sumos neižiūrėjęs, ką reikia vežti, kas būtų tiesiog melaginga.

Ar reikia mokėti iš karto ar galima atidėti?

Dauguma firmų dirba taip: 50 proc. arba 100 proc. iš karto, likutį – pristatymo metu. Esu patikęs keliais klientais, kurie mokėjo po savaitę, tai yra retas atvejis. Jeigu esate didelė korporacija, galima susitarti dėl sąskaitos-faktūros apmokėjimo per 30 dienų, bet mažoms firmoms ar privatiems asmenims reikės grynųjų arba pavedimo iš karto. Taip saugesni abu.

Ar imkite mokestį už užsakymo atšaukimą?

Taip, jei atšaukiate dieną prieš važiavimą arba, kai vairuotojas jau važiuoja pas jus. Juk mes jums laikome mašiną ir atsisakome kitų užsakymų. Kartais žmonės galvoja, kad tai kaip taksi – galima užsidaryti duris ir važiuoti toliau. Čia ne taip veikia. Jei kas nutiko ir nebegalite važiuoti, praneškite kuo anksčiau, tada galbūt nereikės mokėti visos sumos, tik nedidelio baudos.

Technikos ir serverių nuskaitymas (o kaip tas dalykas vadinasi?)

Ar saugu vežti serverius ir jautrią techniką?

Žinoma, jei žinai, ką darai. Paprastai serverius reikia išjungti tinkamai, patikrinti, ar visi kabeliai atjungti (nors kartais pamirštu ir ištraukčiau su jėga, bet nereikėtų). Geriausia juos supakuoti į originalią dėžę, jei jos dar likę. Jei ne – reikia stiprių dėžių ir putų. Esu girdėjęs istorijų, kud važiavo per kalnelį, serveris nukrito ir viskas išlindo. Taigi, užfiksuokite juos taip, kad jie nejudėtų viduje.

Kas tas „backup“ ar ką ten reikia padaryti?

Nors aš esu vadybininkas, visada sakau – darykite kopijas. Sklandus biurų kraustymasis iš Vokietijos į Lietuvą gali baigtis taip, kad dėžė su serveriais nukrenta iš sunkvežimio (nors labai retai, bet kas žino). Jei turite duomenų saugojimą debesyje, bent jausmates ramiau. Nenaudinga pyktis į mus, jei prarasite 10 metų duomenis dėl to, kad nekūrėjote kopijų. Tai ne mūsų atsakomybė, bet jūsų nervai bus nusiaubti.

Ar reikia specialių leidimų technikai vežti?

Paprasti kompiuteriai – ne. Jei turite didelį kiekį elektronikos, gali tekti deklaruoti, kad tai ne prekybinis krovinių siuntimas, o įmonės turtas, perkeliamas į kitą adresą. Yra toks dalykas kaip „intra-community supply“, bet aš niekada nebuvo tikras dėl tų formuliučių (geriau pasikalbėti su buhalteriu). Pagrindas – turi būti dokumentai, kad ši technika priklauso jums, ir ją vežiate atgal į Lietuvą, o ne parduodate Miunchene.

Ar galima vežti atviras monitorius be dėžių?

Galima, bet aš nerekomenduočiau. Vienas smūgis ir jūsų vaizduoklis eis šiukšlių dėžėn. Kartais klientai sako „mes juos apvyniosime antklėde“. Tai blogas pasiūlymas. Užsidėkite porą eurų ir nusipirkite specialias dėžes su kampinij apsauga arba bent kokį storą kartoną. Nemanau, kad jūsų darbuotojai norės dirbti su sulaužytais monitoriais pirmąją dieną naujame biure.

Ką daryti su kopijavimo aparatui, jis tikras monstras?

Dideli spausdintuvai ir kopijavimo aparatai yra sunkiausi dalykai biure. Juos dažnai reikia išmontuoti (išimti modulius), kad netilptų į duris. Jeigu jis sveria 200 kg, neįsivaizduoju, kaip mes jį nešime laiptais be keltuvo. Paprastai kviečiame specialistus, kurie tai padaro, arba bandoms pervežti kaip yra, jei telpa. Bet pasiruoškite, kad už tokį „monstrą“ gali tekti papildomai mokėti už pridėtinį darbą.

Kelionės eiga: Vokietijos keliai ir vairuotojų istorijos

Ar vairuotojai moka lietuviškai ar vokiškai?

Dauguma mūsų vairuotojų yra lietuviai, taigi kalbės lietuviškai. Jeigu atvyksta pavaldus vairuotojas iš partnerio firmos, gali būti, kad jis kalbės tik rusiškai ar angliškai. Vokiškai daugiau moka tie, kurie reguliariai važiuoja į Vokietiją. Bet dažniausiai problemų nėra, svarbiausia suprasti, kur reikia važiuoti ir ką reikia krauti. O kalbos barjeras (nors jis ir egzistuoja) dažnai apeinamas rankų kalba.

Kas nutinka, jei vairuotojas užstrigs Vokietijoje?

Vokietijoje yra griežti taisyklės poilsio. Jei vairuotojas pavargsta, jis privalo sustoti. Kartais klientai nusprendžia, kad jei jie sumokėjo, tai vairuotojas turi važiuoti 24 valandas iš eilės. Tai neįmanoma ir nelegalu. Jei atsitinka avarija arba užstrigimas eismo spūstyje (kas prie Hanoverio nutinka dažnai), pristatymas gali pavėluoti. Reikia kantrybės, mes visada informuojame apie nesklandumus.

Ar galima sekti krovinių vietą realiu laiku?

Didžioji dalis firmų turi GPS stebėjimą. Galite pamatyti, kur mašina yra. Bet ne visada tai tikslu, kartais signalas dingsta tunelyje arba miške. Jeigu jums labai svarbu tiksliai žinoti, kada bus prie durų, geriau tiesiog paskambinti vairuotojui. Jis gali sakyti „esu prie Kauno“, nors dar yra prie Marijampolės, nes jis nori greičiau baigti darbą (šypsojasi). Bet paprastai tai veikia.

Ką daryti, jei vokiečių policija sustabdo mūsų mašiną?

Tegu sustabdo. Mūsų mašinos visos tvarkingos, su visais reikalingais dokumentais ir draudimu. Vienintelis dalykas, kur gali būti problemų – tai per daug didelis greitis arba techninė būklė. Mes tikriname mašinas prieš kiekvieną kelionę. Jeigu policija pareikalaus iškrauti viską patikrai, tai gali trukti valandas, bet tai retai nutinka, jei viskas tvarkingai. Tačiau žinokite, Vokietijoje griežčiau nei Lietuvoje.

Ar galima susitarti, kad vairuotojas padėtų susidėti baldus naujoje vietoje?

Taip, tai įeina į mūsų paslaugų paketą „iškrovimas“. Mes ne tiesiog išmesime dėžes kieme. Vairuotojai (arba padėjėjai, jei reikia daugiau žmonių) padės jas nunešti į biurą. Bet jei reikia surinkti sudėtingus sistemas arba statyti lentynas pagal instrukciją, tai jau kalbame apie montavimo darbus, kurie gali kainuoti papildomai. Paprastas baldų pastatymas vietose – tai darbas, kurį mes atliekame.

Biuro organizavimas ir darbuotojų reakcijos

Kaip paaiškinti darbuotojams, kad jiems reikia susitvarkyti stalus?

Tai yra sunkiausia dalis vadovui. Žmonėms nepatinka kraustytis. Patariu išsiųsti el. laišką, kuriame aiškiai parašyta: „viskas, kas nepavaldi, turi būti pakrauta į dėžes“. Nustatykite deadline, pvz., iki ketvirtadienio 14 valandos. Jei kas nors nepasiruoš, jo daiktus gali tiesiog padėti į atskirą dėžę „nežinau kas čia“, o tai vėliau sukuria chaosą. Sklandus biurų kraustymasis iš Vokietijos į Lietuvą prasideda nuo to, kad žmonės padaro tai, ką jiems liepta.

Ar galima vežti augalus per sieną?

Galima, bet yra rizika. Muitinė gali domėtis augalais, ar jie nėra kenksmingi. Tiesiog užsirašykite juos kaip „biuro augalai, be vertės“. Jei turiate didelę palmę, ji gali nebetilpti į mašiną su kitais daiktais. Dar svarbiau – augalai gali numirti kelionės metu, jei bus šalta arba jei stovės uždaryti kelias dienas be šviesos. Aš asmeniškai nebūčiau pervežęs brangų orchidėjų, nebent saugumo.

Ką daryti su virtuvės reikmenimis (kava, indais)?

Indus reikia gerai supakuoti, kad nesusilaužytų. Kavą ir maisto produktus galima vežti, tik tikrinkite galiojimo datas. Nėra prasmės vežti pusę metų seno kavos pupelių į naują biurą, tik kad juos išmesti ten. Geriau palikti seniems darbuotojams arba išmesti čia pat. Indus geriau plauti prieš pakavimą, niekas nenori atidaryti dėžės su purvu indais.

Ar reikia išjungti elektrą prieš išvažiavimą?

Būtina. Ne tik dėl saugumo, bet ir dėl to, kad gautumete galutinę sąskaitą už elektros ir vandens vartojimą. Vokietijos nuomotojai yra labai tikslūs pinigais. Jei paliksite šviesą įjungtą mėnesį, gausite sąskaitą, kurios nenorėsite mokėti. Be to, reikia uždaryti vandenį, kad netyčia nepradėtų tekėti (kaip man nutiko viename name Frankfurte – buvo siaubas).

Kaip susitvarkyti su raktų grąžinimu?

Tai paskutinis žingsnis. Paprastai raktus reikia paduoti nuomotojui arba į palikti dėžutę susitartoje vietoje. Pasirašykite perdavimo aktą, kad niekas negalėtų reikalauti, kad raktai pradingo. Jei raktai dingsta, reikės keisti spynas, o tai kainuoja. Geriau viską užfiksuoti.

Dokumentai, muitinė ir biurokratija (nepatikingiausia dalis)

Kokius dokumentus reikia tur�ti kelyje?

Būtinai reikia TIR kabelio (jei mašina su TIR), CMR kvitą, krovininę manifestą. Be to, reikia sutarties tarp jūsų ir pervežimo įmonės. Jei vežate techniką, gali tekti pateikti pirkimo-sandorio dokumentus (kad įrodytumėte, kad tai ne prekybinis siuntimas). Geriau turėti visus dokumentus vienoje byloje, kad vairuotojas nerastų jų po sėdynės.

Ar dažnai sustoja muitinėje?

Lietuvos-Vokietijos maršrute dažniausiai ne, nes abi šalys yra ES ir Schengen zonose. Nėra sienų kontrolės taip, kaip buvo anksčiau. Tačiau gali būti mobiliųjų grupių patikros. Jei atrodote įtartai (pvz., mašina sena, arba vairuotojas pavargęs), gali sustabdyti. Jei viskas tvarkingai deklaruota kaip įmonės turtas, problemų neturėtų būti. Bet jei bandysite vežti prekes be PVM mokėjimo – čia jau gausit baudų.

Kas daryti, jei dingsta dokumentai kelyje?

Tai būtų siaubas, bet nutinka. Jei dingsta CMR kvitas, reikia skambinti siuntėjui ir gavėjui, kad jie patvirtintų gavimą. Rašomas ataskaitinis raštas. Jei dingsta sutartis – mes išsiunčiame kopiją el. paštu. Svarbiausia neišsigąsti. Esu matęs, kaip vairuotojas prarado pasą, bet sugebėjo grįžti su pagalba. Bet stenkitės viską daryti, kad dokumentai būtų saugūs.

Ar reikia mokėti PVM pervežimui?

Jei esate PVM mokėtojas Lietuvoje ir pervežėjas taip pat, tai PVM apskaičiuojamas standartiškai. Jei vežate savo įmonės turtą, tai nebus prekybos operacija, todėl PMS (PVM) gali būti netaikomas (taip vadinamas „perkėlimas“). Aš čia ne ekspertas, tai tik geriau pasikalbėkite su savo buhalteriu, kad jis užpildytų reikiamus laukus sąskaitose. Nenoriu, kad būtumete nubausti dėl mano blogų patarimų.

Ar galima vežti asmeninius daiktus biuro reisu?

Tai yra pilkas zone. Techniškai – ne, nes tai yra komercinis transportas. Bet jei vairuotojas turi savo mažą krepšį su drabužiais, niekas nežiūri. Jei bandysite įsimesti savo senus dviračius ar sofasą į biuro siuntą, gali būti problemų su draudimu, jei kažkas nutiks. Geriau to nedaryti. Sklandus biurų kraustymasis iš Vokietijos į Lietuvą reiškia vežti tai, kas priklauso biurui, o ne jūsų šeimos reikmenis.

Atvykimas į Lietuvą ir paskutiniai nesklandumai

Kas vyksta, jei naujieji biuro durys per mažos?

Buvo toks atvejas Kaune, kur biuras buvo sename name, o durys buvo siauros. Didelis seifas neįlindo. Teko išmontuoti durų arką (o ne mums, o klientui). Prieš atvykstant patikrinkite matmenis. Matuokite ne tik aukštį, bet ir plotį, ir įlindimą koridoriuje. Vairuotojas gali atsisakyti vežti, jei matys, kad neįmanoma įvežti be technikos.

Ar galima laikinai palikti daiktus mūsų sandėlyje?

Taip, jei negalite iš karto įsikrauti į biurą dėl remonto arba darbo laiko. Mes turime sandėlius Vilniuje ir Klaipėdoje. Tai kainuoja papildomai, už saugojimą reikia mokėti. Bet tai geriau nei palikti dėžes gatvėje arba bandyti įsprausti į neužbaigtą biurą. Susitarkime dėl laiko – paprastai galima laikyti savaitę-dvi.

Ar atliekate grobio surinkimą (surinkimo darbus)?

Mes galime padėti pastatyti stalus ir kėdes, bet sudėtingų lentynų ar biuro pertvarų surinkimas – tai jau kitas specialistų darbas. Mes esame logistika, ne baldų surinkėjai. Nors turiu vieną vairuotoją, kuris meistras viską susirinkti (jis anksčiau dirbo baldų gamykloje), bet jo negaliu garantuoti kiekvienam reisui. Geriau pasamdyti čia vietinius meistrus.

Ką daryti, jei radome sulaužytą daiktą iškraunant?

Tuomet reikia užpildyti vadinamąjį „defect report“ arba pažymą vietoje. Nufotografuokite žalą. Nedelskite, kai vairuotojas išvažiuos, bus per vėlu. Mes turime civilinę atsakomybę draudimą, taigi žala bus kompensuota (priklausomai nuo sumos). Bet jei jūs pats nupjovote dėžės peiliu ir perpjovėte stalą, tai mūsų kaltės nėra. Būkite atidūs iškraunant.

Ar reikia padėti vairuotojui su maistu ar gėrimais?

Nebūtina, bet labai vertinama. Vairuotojai yra žmonės, jie pavargę po ilgos kelionės. Jei pasiūlysite kavos ar vandens, jums bus padaryta geriau ir greičiau. Tai nėra kyšis, tai paprastas žmogiškas dalykas. Kartais dėl to gero elgesio vairuotojas gali padėti nešti dėžes ir toliau, nei numatyta sutartyje.

Privalumai ir galimos bėdos

Kodėl verta rinktis profesionalią firmą, o ne „pusbrolį su vaza“?

Nes „pusbrolis su vaza“ neturi draudimo. Jei jis nukris ant kojos ir sulaužo ranką, jums teks mokėti gydymui ir netekto darbo atlyginimą. O jei jis praras jūsų serverius, niekas jums to neatkurs. Profesionali firma turi viską apdraudusi. Žinoma, kaina didesnė, bet ramybės brangiau. Po 20 metų darbo matau, kad taupymas čia sukelia didžiausius nuostolius.

Ar galima vežti vertingus daiktus (pinigus, brangiausią elektroniką)?

Pinigus draudimas nedengia. Juos reikia vežti patys. Brangią elektroniką galima, bet reikia ją specifiškai apdrausti (deklaruoti vertę). Jei vežate 10 000 eurų vertės serverį, o parašote 500, draudimas nebus mokamas. Būkite sąžiningi deklaracijose, tai apsaugo jus pačius. Geriau padidinti draudimo priemoką, nei prarasti daiktą.

O dėl to, kad savaitei (tarkim) vairuotojas negali važiuoti?

Yra tokios taisyklės – vairuotojas negali važiuoti be poilsio. Jei jums reikia, kad jis atvyktų būtent šeštadienį ryte, o jis privalo ilsėtis, tai neįmanoma. Ne viską lemia pinigai. Mes stengiamės derinti grafikus, tačiau fizinės galimybos žmogaus turi ribas. Prašome suprasti tai ir planuoti atvykimą darbo dienomis, jei įmanoma.

Ką daryti, jei įmonės pavadinimas pasikeitė?

Nesvarbu, svarbu, kad sutartyje būtų teisingi duomenys. Jei keitėte pavadinimą tarp užsakymo ir pervežimo, praneškite mums. Mes pakeisime dokumentus. Jei vairuotojui duosite senus dokumentus, muitinė gali nebeleisti. Biurokratija – tai blogis, bet su ja kovoti reikia dokumentais.

Ar galima susitarti dėl fiksuotos kainos, nepaisant kuro kainos?

Taip, mes dažnai darome fiksuotas kainas. Bet kuro kaina šokinėja, kaip šuo kieme. Jei ji pakyla 30 proc., pervežėjai gali prašyti korekcijos (nors tai priklauso nuo sutarties sąlygų). Užsirašykite, ar kaina yra galutinė. Jei darbas trunka ilgai, gali būti pakeitimų. Bet trumpiems reisams (1-2 dienos) dažnai kaina fiksuota.

Išvada

Galiausiai, viskas baigiasi tokiu pat kaip ir prasidėjo – dėžėmis, kurias reikia atidaryti. Sklandus biurų kraustymasis iš Vokietijos į Lietuvą yra įmanomas, jei neskubate ir pasitikitės patikimais žmonėmis. Nėra būdo išvengti visų problemų, nes kelias yra neprognozuojamas, o technika – tai tik technika. Pagrindas – pasikalbėkite su vadybininku atvirai, pasakykite apie savo baimes (pavyzdžiui, jei ten yra tėvo brangus paveikslas). Geras planas ir sąžiningumas padaro stebuklus. O jei kas nors nepasiseks – tiesiog išgersite kavos ir išsprendžiate.