Sklandus biuro persikraustymas į Vokietiją: kaip išvengti nervinimo ir sugadintos technikos

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt trejus metus ir, turiu pasakyti, biuro persikraustymas į Vokietiją retai kada įvyksta taip, kaip piešiama PowerPoint prezentacijose. Viskas paprastai vyksta chaotiškai, dėžės pasibaigia pačiu blogiausiu metu, o vairuotojas, vos atvykęs į Berlyną ar Miuncheną, negali rasti vietos statyti mašinos. Tačiau, jeigu pasiruošiate bent kiek protingai, tą sklandų biuro persikraustymą į Vokietiją galima pakankamai lengvai įgyvendinti, net jei ir teks šiek tiek nukentėti nuo streso. Mano patirtis sako, kad viskas priklauso ne nuo to, kiek brangų pervežėją samdote, o nuo to, kiek gerai suprantate procesą ir esate pasiruošę neidealiam scenarijui. Čia jums nėra jokių mokomųjų vaizdelių, tik gryna realybė iš kelių.

Kas reikia žinoti prieš pradedant planuoti

Kada tiksliai reikia pradėti planuoti persikraustymą?

Gerai, tai klausimas, į kurį visada atsakau taip – „vakar“. Vokietija nėra vieta, kurioje galima apsisukti paskutinę minutę. Jei norite sklandaus biuro persikraustymo į Vokietiją, pradėkite galvoti apie tai mažiausiai prieš 2–3 mėnesius. Kodėl? Nes ten viskas užtruks ilgiau, negu manote. Leidimai stovėti miesto centre, liftų rezervavimas, o dar jei tenka dirbti savaitgaliais – vokiečiai tai labai nemėgsta (ir brangiai įkainoja). Pavėluoti pradėjus planuoti, gali tekti mokėti už naktinį iškrovimą, kas kainuoja tris kartus brangiau.

Ar tikrai reikia inventoriaus sąrašo, ar tai tik pinigų švaistymas?

Kai kurie klientai man sako: „Gintau, kiek tu man čia rašysi?“ Tikiuosi, jūs to nedarysite. Inventoriaus sąrašas būtinas ne dėl manęs, o dėl jūsų ramybės ir draudimo. Vokietijoje, pavyzdžiui, perkraunant techniką į Hamburgą, jei dingsta serveris be sąrašo, draudimo kompanija tikrai nebus linkusi mokėti. Parašykite viską, net tą pusmetį seną spausdintuvą, kuris stovi inkliuzuose. Be to, dėl to sąrašo galime tiksliau pasirinkti mašinos tūrį. Nenaudojant šio dokumento, sklandus biuro persikraustymas į Vokietiją virsta loterija.

Kaip suprasti, kokia mašina mums reikalinga?

Čia dažnai būna klaida. Žmonės žiūri į biuro plotą ir galvoja: „va, 50 kvadratų, reik 10 tonų mašinos“. Ne taip. Suskaičiuokite ne kvadratus, o dėžes. Vidutinis biuras turi daugiau mažų daiktų nei didelių. Aš kartą važiavau į Štutgartą su per dideliure vilkiku, o ten tik trys stalai ir kelios dėžės su popieriais. Gėda buvo. Geriau pasikalbėkite su vadybininku ir paskaičiuokite „kubus“ (tūrį), o ne metrus.

Ką daryti su dėžėmis – pirkti ar nuomoti?

Neklauskite manęs, kodėl taip, bet pirkti dėžes dažniausiai nereikia, nebent jūsų įmonė turi milžinišką archyvą. Geras logistikos partneris jums jas duos. O jei norite taupyti, tai eikite į bet kurį prekybos centrą ir paklauskite, ar neturi dėžių po vaisiais. Tiesa, tokios dėžės netvirtos, o jei ten bus sunkios knygos – apačia iškris. Vokietijos keliai būna giliomis duobėmis, ypač po žiemos, todėl dėžė turi išlaikyti smūgį.

Vokietijos specifika ir muilo operacijos

Ar tikrai reikia specialių leidimų miestų centruose?

Žinoma, kad reikia. Galvojate, kad galite tiesiog sustoti prie „Sony Center“ Berlyne ir pradėti iškrauti? Policija bus ten per 5 minutes. Vokietijos miestuose, ypač centriniuose rajonuose, stovėjimo vietos yra auksas. Reikia užsisakyti specialų „No Parking“ zenklą (Laufschilde). Tai paprasta, bet užtrunka laiko, todėl sklandus biuro persikraustymas į Vokietiją be šių ženklų yra neįmanomas. Be to, jei blokuojate dviračių taką, gausite baudą, kurią turės sumokėti ne vairuotojas, o užsakovas.

Kas daryti, jei pastate nėra lifto arba jis per mažas?

Tai mano mėgstamiausia (ironiškai) situacija. Atvykstate į seną pastatą Diuseldorfe, o liftas telpa tik du žmones. Tada viskas turi būti nešinama rankom. Ir čia nebegali padėti jokie planai, tik fizinė jėga. Būtinai pasakykite apie tai iš anksto! Mes kartą netikėjome, kad vairuotojas turės nešti 20 kg spausdintuvus 4 aukštus žemyn. Ir taip, tai brangiau kainuoja, nes valandinis darbo tarifas Vokietijoje nėra toks pat kaip Lietuvoje.

Ar reikia rūpintis vokiečių kalba vairuotojui?

Idealiu atveju – taip. Dauguma mūsų vairuotojų kalba angliškai arba rusiškai, bet vietiniai sargai ar prievaizdos dažnai kalba tik vokiškai. Jei vairuotojas negalės susikalbėti su žmogumi, kuris atidaryja vartus, prarasite valandą. Galite nusamdyti vietinį koordinatorių, bet tai kainuoja. Paprasčiausias variantas – paruoškite trumpą instrukciją vokiškai, kurioje parašyta, kur važiuoti su keliu.

Kaip elgtis su technika – serveriais, kompiuteriais?

Tai pačia svarbiausia dalis. Sklandus biuro persikraustymas į Vokietiją su jautria technika reikalauja antivibracinių pakrovų. Negalima tiesiog įmesti serverio į dėžę su popieriumi. Jis turi būti užfiksuotas. Ir vienas dalykas – prieš išjungiant viską, nufotografuokite laidus. Aš pažįstu vieną IT vadovą, kuris po persikraustymo praleido dieną bandydamas prijungti tinklus, nes niekas nežinojo, kur kuris eina.

Pinigai, kainos ir nepageidaujamos staigmenos

Kodėl kainos taip skiriasi tarp įmonių?

Nes kaina – tai ne tik važiavimas ten ir atgal. Yra įmonių, kurios siūlo „pigiai“, bet tada prie sienos užrašo papildomus mokesčius už kėlimą, už kilometrą Vokietijoje, už palikimą savaitgalį. Aš stengiuosi kalbėti atvirai: jei kaina atrodo per good to be true (per gera, kad būtų tiesa), tai greičiausiai taip ir yra. Tikrasis sklandus biuro persikraustymas į Vokietiją kainuoja pinigus, už kuriuos sumokate už ramybę, o ne tik už degalus.

Ar draudimas įeina į kainą?

Įprastai įeina, bet labai ribotai. Yra pagrindinis draudimas (pvz., 1,30 EUR/kg), kuris padengs knygų ar baldų sugadinimą, bet ne 10 000 EUR vertės serverio. Jei turite brangios technikos, privalote pasirašyti specialų priedą – „All-Risk“. Vienas mano klientas Frankfurte užkrito vitrą (ne jo kaltė), ir be tokio draudimo būtų prarastas tūkstančiai eurų.

Kas daro didžiausią įtaką galutinei kainai?

Atstumas ir kėlimas. Jei reikia nešti daiktus 100 metrų nuo mašinos iki lifto (kas Vokietijoje, sakau jums, būna dažnai), tai laikas praeina. Taip pat diena. Sekmadienio ar švenčių dienų surinkimas Vokietijoje yra kaip mokesčiai už prabangą. Jei norite taupyti, planuokite darbo dienom.

Ar galima sutaupyti darydamas kai ką pats?

Žinoma, galite. Dėžių pakavimas, smulkių daiktų surinkimas – tai taupymas. Bet nerašykite ant dėžių „Knygos“, jei ten yra taurės. Nerašykite „Svarbu“, jei tai tik seni archyvai. Vieną kartą teko ieškoti labai svarbių dokumentų vienoje iš 30 dėžių, kurios buvo pažymėtos kaip „Biuro reikmenys“. Viskas tai sukelia vėlavimą, o vėlavimas Vokietijoje – tai pinigai.

Kas vyksta, jei sugadinamas daiktas?

Turiu pasakyti, tai nevyksta dažnai su mumis, bet įvykiai gyvenime yra. Pirma, tuoj pat reikia pranešti vadybininkui, o ne laukti, kiek laikės praeis. Antra, nufotografuokite pažalą. Trečia, nerašykite pretenzijų po mėnesio. Draudimo kompanijos abejoja, jei pranešate vėliau. Mes stengiamės ištaisyti klaidas patys (pavyzdžiui, nupirkti naują stalą) greičiau, nei draudikas ims nagrinėti bylas.

Biuro inventorius ir baldai

Ar verta vežti senus biuro baldus ar pirkti naujus Vokietijoje?

Tai klausimas ne man, bet jūsų buhalterui. Vežti senus, jau apirusius krėslus per pusę Europos... aš asmeniškai nesužinojęs. Vokietijoje naudotų baldų rinka gana didelė, o kainos su pristatymu kartais būna panašios į pervežimo iš Lietuvos kainą. Bet jei turiate brangų dizainerių baldų, kurie tinka tik jūsų įvaizdžiui, tai aišku, vežkime. Tiesa, išmontuoti ir vėl sumontuoti didelę konferencijos stalą yra darbas, kuris gali trukti pusę dienos.

Kaip saugiai vežti seifus?

Seifai – tai tyčia. Jie sunkūs, dažnai pririšti prie sienų. Prieš atvykstant mums, jūs privalote juos ištuštinti ir atidaryti. Negaliu nešti užrakinto seifo su pinigais ar dokumentais viduje, ypač per sieną. Be to, jei seifas sveria 500 kg, reikės specialios technikos (nešėjas su keliu). Nepamirškite tai pasakyti iš anksto, o ne tada, kai vairuotojas jau stovi prie durų ir žiūri į tave kaip į vaiduoklį.

Ar galima vežti augalus?

Galima, bet tai rizika. Žiema traukinyje (arba sunkvežimyje, kur nėra šildymo visame krove) gali būti šalta, o vasarą per karšta. Jei turite didžiulę palmę, kuri brangi kaip mano automobilis, geriau ją vežti specialiu transportu. O jei tai paprastas kaktusas – dėkite į mašiną. Tiesą sakant, sklandus biuro persikraustymas į Vokietiją nebūtų toks pilnas be vieno sugeduoto augalo, tiesa?

Kaip išmontuoti ir sumontuoti baldus?

Mes tai darome. Bet tarkime tiesiškai – jei jūsų stalas turi 50 varžtų ir jūs jų nepažymėjote išmontuodami, surinkimas užtruks tris kartus ilgiau. Naudokite maišelius varžtams (jie vadinami „screw bags“), ir užrašykite ant jų, iš kurio stalo jie. Neklauskite, kodėl aš tai taip stipriai stebinu – matęs esu daug.

Ką daryti su atliekomis – išmetamas dėžes?

Vokietijoje šiukšlių sistema... tarkime, specifinė. Negalima tiesiog mesti visko į vieną konteinerį. Dėžės yra popierius, plastiko dėklai – plastikas. Jei mes viską užmesime į vieną krūvą, gautumėme baudą iš pastato valdytojo, o mums tektų ją sumokėti. Geriau susitarti dėl dėžių išvežimo atgal arba jų susmulkinimo vietoje.

Problemos ir jų sprendimai (realus gyvenimas)

Kas daryti, jei vairuotojas pavėluoja?

Tai nutinka. Ne todėl, kad jie tingi, o dėl eismo įvykių, lenktynių arba sargų, kurie neleidžia išvažiuoti iš sandėlio. Jei vairuotojas pavėluoja daugiau nei porą valandų, skambinkite mums. Mes stengsimės surasti kitą arba pranešti, kada j bus atvykęs. Nereikia šauktis į vairuotoją, jis ir taip yra nervinęs dėl vėlavimo.

O jei pas mus sargas neleidžia įvažiuoti?

Vokietijoje sargai yra kaip savotiški pasienio kontrolininkai. Jei nėra užsakyto vietos arba pavardės sąraše neįrašyta „Pervežimų kompanija“, jie gali neleisti net ir su dokumentais. Todėl prieš kelionę pasiųskite jums pažymėtą kvitą (CMR) ir užsakymą pastato administracijai. Vieną kartą teko laukti 4 valandas išorėje, kol išsiaiškino, kad sargas tiesiog pamiršo užpildyti lentelę.

Ar įmanoma persikraustyti savaitgalį?

Įmanoma, bet kaip jau minėjau, brangu. Vokietijos darbo įstatymai yra griežti. Jei reikia iškrauti sekmadienį, reikia mokėti viršvalandžius, o kartais ir dvigubą tarifą. Jei jūsų biuras turi dirbti pirmadienį ryte, o viskas dar stovi mašinoje, tai gali būti vienintelis išeities variantas, bet būkite pasiruošę sumokėti už šį „greitį“.

Kas, jei pasikeičia adresas paskutinę minute?

Tai įvyksta. Žmonės sužino, kad naujas biuras dar nebaigtas, ir turi važiuoti į laikiną. Jei tai įvyksta, kai mašina jau važiuoja Vokietijoje, gali tekti mokėti papildomus kilometrus. Nėra problema nuvykti į Miuncheną vietoje Augsburgo, bet tas nuvykis kainuos.

Kaip elgtis su lietumi?

Lietus Vokietijoje gali būti baisus. Jei lietus, dėžės sukeliamos ant grindų, todėl reikia turėti popieriaus arba plėvelės grindims padengti. Vairuotojai paprastai turi patylias, bet jūs taip pat pasirūpinkite. Niekas nenori, kad drėgnos kojos paliktų įspūdžio naujame, brangiajame biure.

Dokumentai ir formalumai

Kokius dokumentus reikia tur�ti?

Pagrindinis yra CMR krovinio žurnalo kvitas. Be jo negali kirsti sienos (jei tikrinimas). Taip pat turi būti sandėlio išdavimo dokumentas, jei vežate iš nuomojamų patalpų. Ir, žinoma, asmens dokumentai vairuotojui. Jei krovinys yra labai vertingas, gali tekti rodyti draudimo polisą.

Ar reikia deklaruoti, jei vežame techniką?

Nuo Lietuvos į Vokietiją, esant ES erdvei, muitų nėra. Bet jei technika yra naudota ir yra įmonės ilgaamžis turtas, reikia turėti įmonės turto apskaitos dokumentus (inv. sąrašą). Kartais muitinė (retai, bet nutinka) gali sustabdyti ir paklausti, kodėl vežate 50 kompiuterių.

Kas yra tas CMR dokumentas?

Tai toks popierius, kuris viską aprašo. Kas, ką, kiek ir kur veža. Be jo, jei įvyksta avarija, niekas nieko negaus. Užpildyti jį turi vairuotojas, bet patikrinkite, ar jis viską parašė teisingai. Kartais jie rašo „Biuro baldai“ vietoje to, kad išvardintų tris stalus ir penkias spintes.

Ar reikia galios dokumento vairuotojui?

Žinoma, jei jis vairuoja didesnę mašiną. Vokietijoje daugiau kontrolės negu čia. Be to, turi būti ir darbo laiko apskaitos tachografo kortelė. Negi norite, kad jūsų krovinys būtų uždarytas dėl to, kad vairuotojas per ilgai važiavo be poilsio?

Kas daryti, jei dingsta dokumentų dėžė?

Tai siaubas. Venkite to. Visus svarbius dokumentus vežkite su savimi (su vadybininku ar direktoriumi) mašinoje, ne krove. Jei dėžė dingsta, tai problema, bet jei dingsta sutartys su klientais – tai bankrotas.

Finaliniai patarimai ir išvados

Ar verta kreiptis į agentūras ar tiesiogiai į vežėjus?

Jeigu norite sklandaus biuro persikraustymo į Vokietiją, geriau kreiptis į logistikos agentūras, kurios suorganizuoja viską. Jei kreipsitės tiesiogiai prie vairuotojo „iš skelbimo“, rizikuojate likti be draudimo, be pagalbos, jei bus gedimas, ir be jokios atsakomybės. Mums padaryti tai yra darbas, o jiems – viena kelionė.

Kaip užtikrinti, kad technika veiks atvykus?

Paklauskite savo IT žmogaus, kad jis važiuotų su mumis arba būtų ten laiku. Mes neįsijungsime jūsų serverių. Mes juos atvešime, padėsime ant vietos, bet prijungti – tai jūsų darbas. Vienas kartas, dėl to, kad IT vadovas atvyko vėlai, biuras neveikė tris dienas.

Kokias klaidas daroma dažniausiai?

Pagrindinė klaida – neįvertinti laiko. Žmonės galvoja, kad išsikrauti 100 kvadratų biurą užtrunka 2 valandas. Nieko panašaus. Tai trunka dieną. Dar viena klaida – nepažymėti dėžių. Ir trečioji – nepasakyti apie sunkius daiktus.

Ar galima pasitikėti pervežėjų atsiliepimais internete?

Dalis juos yra realūs, dalis – nupirkti. Geriau klauskite pažįstamųjų. Jei kam nors sekėsi sklandus biuro persikraustymas į Vokietiją, jis jus tikrai rekomenduos tą patį vykdytoją. O jei skundžiasi dėl sugadintų baldų – niekada ten nebeikite.

Kas labiausiai nervina pervežėjus?

Kai klientas sako: „Viskas pasiruošta“, o atvykstant – viskas suplėšyta, nenuimti paveikslai, o stalas pilnas kavos puodų. Vokietijai reikia tvarkos. Jei čia netvarka, ten ji taps dar didesnė.

Ką daryti, jei keliauja ir darbuotojai asmeniniai daiktai?

Tai paprasta. Jie turi susikrauti savo krepšius ir dėžes pačiai. Mes ne esame jų asmeniniai šeimos pervežėjai. Bet jei tai darbo įrankiai, tai įeina į bendrą krovinių skaičių. Tik svarbu tai atskirti sąraše.

Ar reikia valiutos Vokietijoje?

Dabar viskas mokama kortele, bet vairuotojai gali reikėti grynųjų maistui arba mažoms išlaidoms (automatinis dušų, pavėlavimo mokestis). Paprastai mes tai padengiame, bet bet kada gali prireikti keičiamosios.

Kaip susitarti dėl mokėjimo?

Standartiškai – 30% avansas, likutis – atvykus arba prieš išvežant (priklausomai nuo pasitikėjimo). Nėra vienos taisyklės, bet nenorėtųsi girdėti istorijų, kai pervežėjas laiko daiktus įkaitu, kol nepayment gaunamas. Nustatykite aiškias sąlygas pradžioje.

Kodėl reikia patikrinti mašiną prieš išvažiavimą?

Kad būtų aišku, kas kur įbrėžė. Jei mašina atvyko su įbrėžimu, o grįžo su dar vienu – problema bus. Nuotraukos padės išvengti ginčų. Vokietijos keliai gali būti siauri, ir įbrėžimai atsiranda dažnai.

Ar galima vežti pavojingas medžiagas (chemija)?

Tik su specialiais leidimais ir deklaracijomis. Biuro valymo priemonės dažnai yra pavojingos. Negalima tiesiog įmesti 10 litrų baliklio į benziną su kitais daiktais. Tai gali baigtis baudomis, kurios užgožia patį persikraustymą.

Kas vyksta, jei aš pats važiuoju su mašina?

Gera mintis, jei norite kontroliuoti procesą. Bet tada būkite pasiruošę būti ten ilgiau nei planavote. Vairuotojai turi savo poilsio režimus, o jūs gal norit važiuoti be sustojimo. Geriau susiderėkite dėl susitikimo vietos ir laiko.

Ar verta duoti arbatpinigių vairuotojams?

Nėra privaloma, bet jei jie padarė gerą darbą, nešė penkis aukštus be nusiskundimų ir buvo mandagūs – duokite. Tai pagerina jų nuotaiką, o gerą nuotaiką jie perduoda jūsų darbuotojams naujame biure.

Kaip elgtis, jei naujas biuras dar nebaigtas?

Tai blogiausias scenarijus. Tada reikia sandėlio Vokietijoje. Ir sandėliavimas ten yra brangus. Jei statybos vėluoja, susitarkite dėl laikino sandėliavimo iš anksto, o ne tada, kai mašina stovi prie nebaigtos durų.

Ar reikia apdrausti darbuotojus, kurie padeda su krautu?

Jei tai jūsų darbuotojai, jie turi būti apdrausti pagal įmonės taisykles. Jei tai mūsų vairuotojai – mes juos apdraudžiame. Neleiskite savo žmonėms kelti per sunkių daiktų, jei jie nėra pasiruošę. Skausmens nugaroje nenorite gauti po sėkmingo persikraustymo.

Ką daryti su maisto produktais biuro virtuvėje?

Nevežkite. Išmestykite arba duokite darbuotojams. Pervežti pusę butelio pieno ir sausainių per Vokietiją neapsimoka. Kruopščiai išvalykite šaldiklį, kad neužkristų nemalonus kvapas po kelionės.

Kaip sureguliuoti paskutinį patikrinimą?

Prieš išvykstant vairuotojui, pasirašykite protokolą, kad viskas atvežta sveika. Jei kažko trūksta – parašykite ten. Jei parašysite vėliau, niekas nepatikės, kad tai nebuvo sugadinta jūsų patalpose.

Galutinis patarimas – ką daryti pirmiausia atvykus?

Nepamirškite padėkoti vairuotojui ir pasiūlyti vandens. Ir tada – susiraskite savo telefoną ir wifi, kad būtų kur skambinti, jei kažkas ne taip. Sklandus biuro persikraustymas į Vokietiją baigiasi ne tada, kai iškrauname paskutinę dėžę, o tada, kai paskutinis darbuotojas gali sėsti prie savo stalo ir dirbti.

Išvada

Galiausiai, viskas susikerta į vieną paprastą tiesą – planavimas ir komunikacija. Po 20 metų darbo aš galiu pasakyti, kad geriausi persikraustymai buvo tie, kur klientai buvo nuoširdūs ir atvirai sakė, ką turi (o ko neturi). Sklandus biuro persikraustymas į Vokietiją nėra stebuklas, tai tiesiog geras organizavimas ir šiek tiek kantrybės. Niekas nepasakys, kad bus lengva, bet su tinkama komanda visada įmanoma atvykti į naują vietą be didelių nuostolių. Sėkmės jūsų kelionėje į Vokietiją, ir tikimės, kad matysime ten greitai su geromis naujienomis (ir be sugadintų baldų).