Sklandus biuro perkraustymo procesas Vokietijos srityje: praktiniai patarimai iš vidaus

Sveiki, gerbami verslininkai ir administracijos specialistai. Būna taip, kad verslas auga, reikia didesnių patalpų, o tenka nešti visą turtą į kitą šalį, dažniausiai į Vokietiją. Dirbu šioje srityje jau virš dvidešimt metų ir mačau viską – nuo idealiai susikrausančių dėžių iki visiško chaoso ant autostrados. Vokietija yra specifinė rinka su savo taisyklėmis, o sklandus biuro perkraustymo procesas Vokietijos srityje nėra taip paprastas kaip atrodo iš pirmo žvilgsnio. Čia ne tik apie vairuotojus, bet ir apie dokumentus, dviračių takus ir vietinius „Gedöns“ (brudną). Štai kaip tai iš tikrųjų atrodo be reklaminių fldelių.

Planavimas, dokumentai ir pradžios „kasdienybė“

Kada reikia pradėti planuoti perkraustymą į Vokietiją?

Geriau ankstyvai ryte, arba bent prieš mėnesį ar du. Jei perkeliate biurą Berlyną ar Hamburką, žinokite, kad ten vietos rezervavimas sunkesnis nei Lietuvoje. Vokietijos srityje biurai užimti, o krovininių sunkvežimių leidimai miesto centre – tai tikras košmaras. Neapsimoka laukti paskutinės minutės, nes tada gali tekti mokėti už privalomą „Nebenkosten“ (papildomus kaštus) dėl greito įsileidimo.

Kokius dokumentus reikia tur�ti pasiruošus?

Tikrai, sąskaitos faktūros, krovinio manifestas ir CMR draudimas. Vokietijai tai itin svarbu. Jei važiuojate su įmonės turtu, turite turėti aiškų inventoriaus sąrašą, kitaip muitinė (net jei ES viduje) gali sustabdyti ir klausinėti. Vieną kartą važiavome be detalaus inventoriaus, ir sargai prilaikė mašiną penkias valandas, kol klientas faksu (taip, dar veikia faksai!) atsiuntė popierius.

Ar reikia samdyti notarą ar patikėtinį asmenį?

Įprastai ne, nebent tai yra labai brangus įrenginys. Dažniausiai pakanka tarpininko, kuris pasirašo perdavimo aktą. Bet jei jums reikia garantuoti, kad serveriai pasiekia vietą saugiai, geriau turėti bent advokato patvirtintą sąrašą. Vokietijai viskas su popieriais yra šventa (tikriausiai). Aš asmeniškai visada patariu turėti bent du pasirašytus egzempliorius.

Ar reikia deklaruoti perkraustymą prieš išvykdami?

Nebūtinai deklaruoti, bet pranešti savo buhalterui būtina. Kai kurios Vokietijos žemės turi specifinius reikalavimus dėl elektroninių atliekų ivežimo. Jei vežate nereikalingus kompiuterius, tai gali būti problema. Geriau iš anksto susisiekti su vietine aplinkosauga, kad nereiktų mokėti baudų vėliau.

Kaip susitarti dėl laiko su vairuotoju?

Vokietijoje laikas – pinigai. Nebūkite vėluojantys. Vairuotojas negali laukti valandą, kol jie geria kavą, nes jam gribėsi poilsio laikas. Nustatykite tikslų valandą, pvz., 8:00 ryte. Vienas klientas buvo pavėlavo valanda, ir vairuotojas tiesiog išvažiavo, nes buvo įsibrovęs į „lenktinį poilsio režimą“.

Ar galima važiuoti bet kuriuo keliu?

Jeigu jūsų sunkvežimis viršija 3,5 tonas, tada tikrai ne. Vokietijoje gausu draudžiamų zonų, ypač miestuose. Reikia „Umweltplakette“ (aplinkos pažymėjimo) ir leidimų važiuoti pro miesto centrą. Žemėlapis su sunkiasvorio kelių maršrutu yra privalomas, kitaip gausite baudą paštu po savaitei.

Kaip sudaryti perkraustymo grafiką?

Pradėkite nuo svarbiausių dalykų – serverių ir seifų. Juos reikia įrengti pirmiausia. Tada stalai, kėdės, o pabaigoje – visi smulkūs daiktai. Sklandus biuro perkraustymo procesas Vokietijos srityje žlunga, jei visi pradeda ieškoti savo pieštukų, kol dar nėra įjungtas internetas.

Kainos, paslėpti mokesčiai ir logistika

Kiek vidutiniškai kainuoja toks reikalas?

Kainos svyruoja stipriai. Nuo 50 eurų už valandą (vartotojų kėlimui) iki kelių tūkstančių už didelį sunkvežimį su įranga. Vokietijoje darbas brangus. Jei kas sakys „už 500 eurų viską pervežsim“, tai tikrai kažką slepia. Pridėkite keliasdešimt proc. rezervos degaliams ir mokesčiams.

Kas lemia galutinę kainą?

Atstumas, svoris, aukštas (ar reikia keltuvo) ir, žinoma, piko laikai. Jei reikia įrengti keltuvą priešais „Fachwerkhaus“ (seną medinį namą), kainos šokš. Taip pat, jei reikia papildomų pakavimo medžiagų – Vokietijoje kartonas ir burbulai ne pigūs.

Ar į kainą įeina draudimas?

Standartinės sąskaitos dažnai neįtraukia visaverčio draudimo jautriems įrenginiams. Patikrinkite, ar yra „Haftpflichtversicherung“ ir kokia jo suma. Serveriams ar brangiems meno kūriniems reikalingas papildomas draudimas. Neklauskite, kodėl tai brangu – tai Vokietija.

Ar taip, kad kaina gali pasikeisti procese?

Taip, deja, tai įvyksta. Jei vairuotojas laukia ilgiau nei planuota, arba jei reikia išmontuoti lubų ventiliaciją, kad proga praeitų. Tada mokate už „Stehzeiten“ (stovėjimo laiką). Geriau iš anksto aptarti planus „live“, kad nenuviltumėte.

Kas daryti, jei pasiūlymas per brangus?

Negalvokite, kad viskas čia tiek brangu. Galima sutaupyti, jei patys supakuosite nebreakable daiktus. Bet supakuoti serverius? Negerai. Patarkite su keliais pervežėjais. Kartais vietinės Vokietijos firmos būna brangesnės už mūsiškias, kurios važiuoja tuščiomis atgal.

Ar reikia mokėti už iškrovimą atskirai?

Įprastai tai įeina į bendrą kainą, bet jei reikia specialios technikos (pvz., autokrano), tai mokate atskirai. Vieną kartą teko mokėti už sunkvežimio „pastatymą“ ant takeliais apribotos zonos, nes miesto taisyklės neleido stovėti tiesiai prie durų.

Kaip mokėti – grynaisis ar pervedimu?

Vokietijoje visi moka pervedimu (Überweisung). Grynaisiais pinigais niekas nenori dirbti dėl saugumo. Sąskaita faktūra (Rechnung) išsiunčiama po darbo. Ir ten visada bus PVM ( Mehrwertsteuer ). Nepamirškite įtraukti šio kodo į savo apskaitą.

Vokietijos specifika, taisyklės ir „nuojautos“

Ar sunkiau važiuoti į Vokietiją nei į kitas šalis?

Sunkiau dėl griežtumo. Vokietai mėgsta tvarką. Jei dėžė nepažymėta, ji gali būti laikoma nepatikima. Taip pat, jei mašina purva, gali būti nubausta ant kelio. Jų „Ordnung“ (tvarka) yra beveik religija.

Ar reikia kalbėti vokiškai?

Pagal mane, būtina bent truputį. Angliškai jaunesniems vairuotojams pavyks, bet senos kartos vokiečiai tiesiog ignoruos, jei nebūsite vokiškai. Nors dauguma logistikos kompanijų kalba anglų, vietiniai sargai ar valdytojai gali nekalbėti.

O kas tie dviračių takai prie durų?

Tai tikra bėda. Vokietijoje negalima statyti sunkvežimio ant dviračių tako, net ir trumpam. Baudos milžiniškos. Kartą teko vežti biuro stalus 200 metrų toliau, nes vairuotojas nenorėjo rizikuoti su policija. Tai užtruko pusę dienos.

Ar saugu palikti daiktus mašinoje nakvynei?

Nebent turite saugykla arba gyvenamąją dalį. Vokietijoje, ypač didmiesčiuose, gatvėse gali būti pavojinga. Geriau užsisakyti saugią stovėjimo aikštelę (laukų stovėjimą), arba viską iškrauti tą pačią dieną.

Ar yra kokių nors keistų vietinių įstatymų?

Kiekviena žemė (Bundesland) turi savo taisykles dėl triukšmo. Pvz., sekmadieniais ir švenčių dienomis negalima triukšmingaikraustyti. Jei bandysite iškrauti biurą sekmadienį Rygoje (miesto dalyje), kaimynai iškvius policiją per penkias minutes.

Kas daryti su įmonės duomenimis (GDPR)?

Labai svarbu. Duomenų apsauga Vokietijoje yra itin griežta. Negalite tiesiog mesti į kibyrą dokumentų su kliento duomenimis. Reikia naudoti sertifikuotą naikinimo įmonę (Dokumentenvernichtung). Prieš gausite didelę baudą.

Ar reikia pranešti apie peradresaciją pašto paslaugoms?

Taip, „Nachsendeauftrag“. Vokietijos paštas veikia sklandžiai, bet tai kainuoja. Užtikrinkite, kad visi laiškai iš „Finanzamt“ (mokesčių inspekcijos) pasiektų naują adresą, kitaip praleisite svarbius pranešimus.

Technika, IT ir jautrios siuntos

Kaip pervežti didžiausią serverį?

Jis turi būti išjungtas (bent žinau, kad taip turi būti) ir užfiksuotas kėbuke. Nenaudokite standartinės dėžės. Reikia specialios „Server-Rack“ transportinės dėžės su šoku absorberiais. Vokietijai vairuotojai dažniausiai žino, kaip tuo elgtis, bet patikrinkite.

Kas daryti su kompiuterių monitoriais?

Juos reikia supakuoti į originalią arba panašią pakuotę. Stiklas lengvai laužosi. Pervežti juos be „polster“ (minkštų užpildų) – tai savižudybė. Vieną kartą matėme, kaip monitorius nukrito tiesiog ant betono, nes dėžės dugnas išlindo.

Ar reikia atjungti visus kabelius?

Taip, visiškai. Palikti kabelius susipainiojus – tai garantuotas galvos skausmas vėliau. Pažymėkite kabelius (Labeling). Vokietijos IT specialistai labai nemėgta, kai tenka galvoti, kuris kabelias kur eina. Užtikrinkite, kad viskas yra „steckerfertig“ (užbaigta).

Ar vairuotojas gali pajungti IT įrangą?

Įprastai ne. Jis yra vairuotojas, ne IT inžinierius. Jis gali pastatyti dėžę ten, kur jums reikia, bet neprisijungs prie serverio. Tam reikalingi savo specialistai, kurie važiuoja atskirai.

Kas su printeriais ir kopijavimo aparatūra?

Jie turi būti ištuštinti iš tonerio. Jei toneris išsiliejo, tai viskas bus purvina. Taip pat, užtikrinkite, kad nėra užstrigęs popierius. Kartais reikia specialių fiksatorių, kad vidiniai mechanizmai nesilaikytų važiuojant.

Ar galima pervežti biuro augalus?

Taip, bet tai rizikuota. Žiemos metu jie gali užšalti mašinoje, o vasarą – perkaisti. Vokietijai augalai taip pat turi atitikti kai kuriuos fitosanitinius reikalavimus (nors ES viduje lengviau), bet geriau juos palikti arba pervežti asmeniniu automobiliu.

O jei kažkas sulūžo kelyje?

Tada veikia draudimas. Reikia nedelsiant nufotografuoti žalą ir pranešti. Vokietijoje draudimo kompanijos greitai reaguoja. Jei tai jūsų kaltė (pvz., blogai supakavote), tai mokėsite patys.

Smulkmenos, problemos ir pabaigos vargai

Ką daryti su biuro atliekomis (trash)?

Vokietijoje šiukšlių išvežimas yra griežtai reglamentuojamas. Negalite tiesiog mesti biuro stalų į konteinerį. Reikia „Sperrmüll“ (didelių atliekų) išvežimo leidimo arba pasamdyti firmą, kuri tai atlieka teisėtai. Baudos už nelegalų išmetimą milžiniškos.

Ar reikia valyti seną biurą?

Įprastai taip. Nuomos sutartyje dažnai būna punktas apie „Endreinigung“ (galinį valymą). Jei paliksite biurą nešvarų, savininkas nuskaitys iš užstato arba paskaičiuos papildomą sąskaitą.

Kaip elgtis su darbuotojų asmeniniais daiktais?

Jie neįeina į įmonės sąskaitą. Jei ketinate pervežti darbuotojų stalus, patikrinkite, kad ten nėra jų asmeninių drabužių ar vaikių nuotraukų. Vienas kartą tebe vežėme kažkieno šunio maistą, kas sukėlė problemą pas sieną.

Ar galima perkraustyti savaitgaliu?

Galima, bet brangiau. Jei norite, kad vairuotojai dirba šeštadienį ar sekmadienį, reikės mokėti užviršį (Zuschlag). Be to, kaip minėjau, triukšmo taisyklės gali drausti sunkvežimius mieste.

Kas daryti, jei vairuotojas „dingsta“?

Tai nutinka retai, bet nutinka. Jei jis neatsiliepia į telefoną valandą, skambinkite dispečeriui. Kartais jų navigacijos suklysta (nors „TomTom“ gerai veikia), arba sustoja pietų. Geriau turėti dispečeriaus kontaktą, o ne tik vairuotojo.

Ar reikia duoti arbatpinigių (Trinkgeld)?

Vokietijoje tai nėra privaloma, tačiau daryta. Jei vairuotojai padėjo labai daug (pvz., išnešė visus stalus trečiaju aukštu be lifto), 10-20 eurų kiekvienam bus labai įvertinta. Tai pagerina jų nuotaiką (ir greitį).

Ką daryti, jei naujieji durys per mažos?

Tai klasikinis nesusipratimas. Prieš perkraustymą BŪTINA išmatuoti durų angas. Vieną kartą teko išmontuoti stiklinę fasado dalį, kad pralystų didelė konferencijos stalo dalis. Tai kainavo brangiau nei patys perkraustymo darbai.

Ar verta rūpintis „Einwohnermeldeamt“ registracija?

Jeigu perkeliate ne tik įrankius, bet ir įmonės būstinę, taip. Reikia užsiregistruoti mieste. Bet jei tik pervežate daiktus į filialą, kuris jau veikia, tai ne jūsų galva. Tai daugiau teisinė pusė.

O jei pasiūlymuose rašo „pašalinių išlaidų nėra“?

Patikrinkite smulkų šriftą. Kartais „pašalinės išlaidos“ neįeina bet kokie mokesčiai už leidimus arba tiltus (Maut). Vokiškas „alles inklusive“ reiškia tik tai, kas parašyta, o ne viską.

Kaip sužinoti, ar viskas vyko gerai?

Klausykite savo darbuotojų. Jei jie sako, kad viskas ant vietos ir veikia internetas – laimė. Jei pradeda gailintis, kad dingo mygtukai nuo klaviatūros – tai blogas ženklas. Sklandus biuro perkraustymo procesas Vokietijos srityje baigiasi tik tada, kai paskutinis darbuotojas gali dirbti.

Išvados

Na, va ir tiek. Sklandus biuro perkraustymo procesas Vokietijos srityje nėra rocket science, bet reikalauja kantrybės ir detalių. Geriausia yra pasitikėti patyrusiais žmonėmis, kurie žino tų vietų ypatumus, ir viską užrašyti ant popieriaus. Neklauskite, kodėl vokiečai taip griežti – tiesiog taip yra, ir su tuo reikia susitaikyti. Sėkmės jūsų verslo kelionėje ir tikiuosi, kad jūsų serveriai niekada nenuskris.