Šiuolaikiniai sprendimai biuro perkraustymui į Vokietiją: Vadovas iš vidaus

Dirbu srityje jau virš dvidešimties metų, ir galiu pasakyti viena – biuro perkraustymas į Vokietiją niekada nes vyksta taip lygiai, kaip piešiame PowerPoint prezentacijose. Viskas prasideda nuo puikių planų, o baigiasi su spardančiu vairuotoju priešais Berlyno užsakomąjį statybą arba dingusia dėže su svarbiausiais serveriais. Esu matęs viską – nuo paslėptų alkoholių dėžėse (vadybininkai mėgsta pasiimti atsargų) iki visiškai sugedusių keltuvų Miunchene. Štai tas realus vaizdas, ką tai reiškia praktiškai, be jokių marketingo gėlyčių, tik taip, kaip tai gyvenime.

Dokumentai ir Vokietijos biurokratija

Kokie dokumentai iš tikrųjų reikalingi, kad nebūtų problemų sienoje?

Nereikia jokių magiškų lapų, bet tikslus inventorius privalo būti. Bendrovės, vykdančios biuro perkraustymą į Vokietiją, dažnai pamiršta pasakyti, kiek svarbu turėti FRN arba prekių deklaraciją, jei keliaujate iš šalies nepriklausančios ES (kaip kad Jungtinė Karalystė). Jei viskas viduje ES, tereikia sąskaitos-faktūros ir krovinio sąrašo, bet vokiškai muitininkai (Zoll) mėgsta viską patikrinti tris kartus. Vieną kartą laukiau 4 valandas, nes neįvedėme serijinio numero ant vieno seno monitoriaus – gelbėjo tik tas, kad aš asmeniškai pažinojau tarnybą.

Ar tikrai reikia mokesčių už registraciją Vokietijoje jei perkeliame kompiuterius?

Tai yra sudėtingas klausimas. Jei tai tiesiog turtas, kuris vėliau sugrįšta, tai dažnai laikoma laikinąja įvežimu, tačiau Vokietija tai gali interpretuoti kaip importą, jeigu ten ilgiau apsistojate. Geriausia pasikalbėti su buhalteriu, bet aš asmeniškai susidūriau, kai mums bandė priskaičiuoti PVM iš karto. Atsigavome tik su specialiu dokumentu, todėl neskubėkite visko vežti be akivaizdžio tikslumo, o kitaip mokestis už biuro perkraustymą į Vokietiją išaugs dvigubai. Man atrodo, šiemet taisyklės buvo šiek tiek pakeistos, tačiau tikrai ne 100%, geriau pasitikrinkit oficiajame šaltiny.

Ar mums reikalingas atstovas Vokietijoje ar savo pasitenkinti?

Tikrai praverčia turėti vietinį kontaktą, nors ne visada būtina. Jei vyksta biuro perkraustymas į Vokietiją su dideliu sunkvežimiu, bet vietinis žmogus gali išspręsti problemą per 5 minutes, kuria mes mūsų kalba kovotume dvi dienas. Vokiškas biurokratinis aparatas nemoka rašyti el. laiškų angliškai ar lietuviškai, o klaidos vertinamos labai griežtai. Nemanau, kad verta rizikuoti be vertėjo, bent jau dokumentų dalį.

Kaip sužinoti, ar mųų krovinys nėra pavojingas jų akimis?

Klausykite, netgi senos tuščios tonerio kasetės yra laikomos pavojingomis atliekom Vokietijoje. Geriausias sprendimas yra nuo pat pradžių deklaruoti viską kas turi cheminės ženklinimo. Aš kartą nusprendžiau taupyt laiką ir nepaminėjau keleto aerozolių biure – mums teko grįžti atgal ir iškrauti visą mašină. Nenaudingi naujausi šiuolaikiniai sprendimai biuro perkraustymui į Vokietiją, jeiigu praleidžiate tokias smulkmenas kaip aerozoliai ar dažai

Ar galime daryti tobulą inventorių patys ar geriau, kad tai daro ekspedicija?

Patirtis sako, kad geriausiai žino savi daiktus, bet blogiausiai sužino, kaip jie aprašyti teisiškai. Profesionali ekspedicija, atliekanti biuro perkraustymą į Vokietiją, turi savo šablonus, kurie praeina pro muitinę be problemų. Jei rašysite "staliukas" ir "kėdė", gali kilti klausimų, o jei tiksliai nurodysite medžiagos rūšį ir svorį, viskas vyks greičiau. Nenusisėdėk ant to, ką rašote po ranka.

Kokios būklės turi būti dokumentai prieš pat išvykimą?

Dokumentai turi būti tokie švarūs, kokios tikėjatės būti savo sąžinės. Kai kuriomis dienomis vadybininkai sužaidžia sufailina ir tada tenka viską daryti greitai. Pas mane buvo atvejis, kai viena klaida sąskaitoje faktūroje pastūmėjo mūsų biuro perkraustymą į Vokietiją į šalį dviem savaitėms. Visada turiu ant rankos popierinę kopiją, nes pasienio punktuose niekas nedirba be interneto arba sistema nukrenta.

Ar turi mokėti baudas už neteisingą deklaravimą?

Taip, ir jos gali būti gana aukštos, net jeigu tai tik paprasta klaida. Vokietijos įstatymai aiškūs – nepadeklaruotas turtas yra bandymas apgaule. Kai kurios firmos, siūlančios pigų biuro perkraustymą į Vokietiją, apie tai tyliai ir jums nepamiršo pasakyti, kol ateina laiškas su baudos prašymu. Mums kartą teko mokėti už tą pačią bilietų spausdintuvą, kurį užmiršome įrašyti į sąrašą – tikrai negražu paaiškinti savo vadovui.

Ar reikia speciali leidimas dėl mokesčių atidėjimo?

Jei esate įmonė, galite susitvarkyti su atidėliotu PVM mokesčiu, tai labai įprasta praktika. Tam reikalingas tinkamas mokesčių mokėtojo kodas užsienyje. Tiesa, rekomenduoju tai padaryti iš anksto, nes jei bandysite daryti tą patį pasienio punkte, jums gali pasakyti "Nein". Nekalbu apie šiuolaikinius sprendimus biuro perkraustymui į Vokietiją be šio tinkamo parengimo darbo.

Pakavimas, technika ir "daiktai"

Ar tikrai reikia išpakuoti visus kompiuterius prieš pakrovimą?

Idealu nebūtų, bet patirtis rodo, kad lengviau išpakuoti ir sugrizti nei rizikuoti, kad kažkas subyrės viduje. Monitoriai, serveriai, viskas turi būti įpakuota į burbuliukus arba sustiprintos dėžės. Vienintelis dalykas, kurio aš niekad nepaleidžiu be dėžės, yra "dumblo" komplektai, nes jie yra tokie brangūs, kad už juos gali nusipirkti naują mašiną.

Kaip elgtis su asmeniniais daiktais darbuotojų stalųstaluose?

Čia yra didžiausia painiava. Žmonės visada paliks po šlepečių, dėžių su maistu ar net vaistų. Aš asmeniškai visada sakau vadovams, kad turi sudaryti taisykles – nesiųsti nieko asmeninio be patvirtinimo. Kai atliekamas biuro perkraustymas į Vokietiją, nenoriu rasti rūkytų dešrelaių ar something tokio, ką vokiškas veterinarijos tarnyba gali paverkt rimtu incidentu.

Ar įmanoma perkraustyti saugyklos sistemas ar archyvą?

Taip, bet tai klostymas labai brangus ir sudėtingas. Archyvai paprastai sveria daugiau nei atrodo. Vertės nėra didelės, bet fizinius sunkumai sukelia daug problemų. Vieną kartą turėjome užtikti tūkstančius popierių dėžuose (t.y. tūkstančius vienetų) ir juos įkrovėme per tris dienas su 4 vadybininkais. Jei turite tokią saugyklą, biuro perkraustymas į Vokietiją taps jums košmaru, jeigu nesate pasiruošę papildomam laikui.

Kas daryti su augalais? Ar juos galima vežti?

Vokietija yra griežta dėl fitosanitarijos, ypač kai keliaujate per šalis kaip Lenkija. Lengviausias būdas yra juos palikti arba pažadėti, kad tai yra oficialai parduodami augalai, tačiau tada reikės visų sertifikatų. Aš dažnai matau, kaip klientai bando paslėpti gėles viduje, bet jeigu bus rasta, visa mašina gali būti sulaikyta. Tokie smulkūs daiktai sukelia didžiausius uždelsimus biuro perkraustyme į Vokietiją, nors atrodo nepriekaištingai.

Ar reikia nuimti duris nuo kabineto spintų?

Nebūtinai, jeigu jos yra užfiksuotos, bet taip yra daug saugiau ir taupo vietą. Kai vairuotojas staigiai stabdo (ir jie tai daro dažnai), durys gali nulūžti ir pamažu sudaužyti už pakrovimo. Nors šiuolaikiniai sprendimai biuro perkraustymui į Vokietiją siūlo pažangias technologijas, joks lipdukas nepagelbės, jeigu durys nepristatytos. Geriau prašykite savo techninio personalo tai padaryti iš anksto.

Ar turite patirties su serverinės perkraustymu?

Tai yra pati svarbiausia dalis. Serverinės perkraustymas turi būti vykdomas tik su specialiais dėklais ir šuliniais. Aš asmeniškai niekada neleidžiu įkrauti serverių ant "dumblo". Vienas klientas taip padarė ir pamiršo užrakinti vieną spintelę – rezultate viskas iškrito kelyje. Dabar, kai aptarnauju biuro perkraustymą į Vokietiją, rašau į sutartį, kad už duomenų praradimą neatsakingas, jeigu klientas nepakojo kaip nurodžiau.

Ar verta naudoti savo darbuotojus pakavimui ar išsinuomoti?

Jūsų darbuotojai jau ir taip stresinėje situacijoje, o papildomas fizinis darbas tik pablogina. Be to, jie nėra profesionaliai įgudę kloti dėžes pagal svorio pasiskirstymą. Geriau išsinuomoti komandą šiai dienai, tikrai užsiverčia. Retai pasitaiko, kad Vidinis įgūdžiai pakanka dideliam biuro perkraustymui į Vokietiją, todėl nerekomenduoju sutaupyti ant rankų.

Kelionė, vairuotojai ir vietos (Real Life)

Ar vairuotojai gali dirbti savaitgaliais Vokietijoje?

Vokietijoje taisyklės dėl poilsio laiko ir noise bans (triukšmo draudimų) yra labai griežtos. Nedaug kas žino, kad daugelyje miestų negalima krauti ar iškrauti sekmadieniais ir švenčių dienomis, net jeigu tai privatus biuras. Buvo atvejis, kai mūsų vairuotojas atvyko į Hamburgą sekmadienį ryte, ir gavo didelę baudą, netgi nepasiekęs iškrovimo vietos. Planuokite savo biuro perkraustymą į Vokietiją darbo dienomis, kad išvengtumėte nemalonumų.

Kaip sužinoti, ar sunkvežimis sudės į smulkią gatvelę?

Vokietijos miestų center daug senų gatvių, kurias sunkvežimis tiesiog negali privažiuoti. Turime matuoti gatvės plotį, turėti leidimą užimti vietą (Straßenbenutzungsgenehmigung). Ir negalima tiesiog "užsistoti ant važiavimo juostos", kaip čia kartą darome. Tas "viskas bus gerai" požiūris sukelia nemažai problemų, kai atliekame biuro perkraustymą į Vokietiją.

Ką daryti, jei vairuotojas nekalba nei lietuviškai nei angliškai?

Tai labai dažnas dalykas ypač jeigu samdate pigią firmą iš trečios šalies. Geriausia susitarti su eksperimentuotoju, kuris gali versti telefonu arba turi vietinį koordinatorių. Aš žinau, kad viena kompanija neįsileido vairuotojo į sandėlį, nes jis negalėjo parodyti dokumentų lietuviškai – nepades ir jei jis verčiasi rankomis. Ryšys yra raktas sėkmingam biuro perkraustymui į Vokietiją.

Ar reikia papildomai mokėti už leidimus stovėjimui?

Taip, beabejonis. Daugelyje vietų turi užsisakyti specialų laiką parkui, kitaip mašina bus nutempta. Kai kurios vietos apie tai net nepraneš, tiesiog uždaro gatves. Niekada negaliu būti tikras, kiek tai kainuos, bet paprastai tai nuo 50 iki 200 eurų priklauso nuo vietos dydžio. Nekalbant apie tai, kad be leidimo jūsų biuro perkraustymas į Vokietiją gali baigtis ant šaligatvio su rūkančiu vairuotoju.

Kiek laiko užtrunka kelionė iš Lietuvos?

Paprastai tai trunka apie 18-24 valandas, priklausomai nuo tranzito ir vietų. Tiesa, reikia numatyti laiko ramstų, jeigu įvyks avarija ar arą užstringa (kas visiškai normalu Vokietijoje patiko vairuotojams). Negalima skaičiuoti, kad 700km nueisite per 7 valandas. Aš visada sakau klientams, kad planuokite atvykti dieną anksčiau, kad turėtum laiko derinti viską ant vieto.

Ar gali būti, kad mašina neatvys išvis?

Tai gana reta, bet įmanoma situacija, ypač jei pasisekė su labai nepatikimu tiekėju. Mašina gali sugesti arba vairuotojas gali tiesiog dingti (pas mane buvo toks atvejis su viena Ukrainos įmone). Naudokite tik tikrintas ekspedicijos firmas, kurios turi GPS sekimą. Nekalbu apie paprastą "biuro perkraustymą į Vokietiją", bet apie didelius krovininius pervežimus, kur trūksta mašinų rinkoje.

Ar galime sekti savo krovinį realiu laiku?

Dauguma firmų dabar siūlo GPS sekimą. Jeigu jie nenori duoti šios informacijos, aš asmeniškai būtų labai įtarus. Ypač kai vykstate biuro perkraustymas į Vokietiją ir jums reikia tiksliai žinoti, kada vairuotojai atvyks, kad parengtumėte sandėlį. Be šio pasitikėjimo jausmo visa kelionė tampa per daug stresinė.

Kainos, draudimas ir apgaulingi dalykai

Ar pigesnis pasiūlymas visada reiškia blogesnę kokybę?

Beveik visada. Jeigu kas siūlo biuro perkraustymą į Vokietiją už pusę mažiau nei kiti, vėliau rasite eilę paslėptų mokesčių: valandinis mokestis už laukimą, mokestis už važiavimą miesto centru, mokestis už dėžių panaudojimą. Vienas klientas nusipirko "pigų" pervežimą ir galiausiai sumokėjo dvigubai dėl baudų už neatvykimą laiku.

Kaip suprasti draudimo polisą? Ar jis padengs viską?

Dauguma polisų yra su limitais (pvz., 10 EUR už kg). Jeigu turite brangų techniką, gausite nedidelę kompensaciją, jei ji suges. Būtinai tikrinkite, kas tiksliai yra draudžiamas. Aš kartą teko skaityt 10 puslapių dokumentą su smulkiu šriftu, kur nebuvo draudžiamos elektronikos – pasirodo, tai "specialus krovinys". Neklauskite mane, kodėl taip, bet taip yra su kai kurais pigiais pasiūlymais.

Kokie papildomi mokesčiai gali iškilti iššaukiant?

Gali būti mokesčiai už rūkio mokesčius (Lkw-Maut) Vokietijoje, už keltų pervežimus (jei keliaujate per upes) arba už užšaldymą šaldytuvų. Taip pat, jei vairuotojas turi laukti ilgiau ne už 2 valandas (kaltė ne jo), tai kainuoja. Biuro perkraustymas į Vokietiją gali tapti brangus, jeigu nepasiruošiate scenarijui, kai dėžių yra daugiau numatyto.

Ar galima atsiskaityti tik gavus visus daiktus?

Tai yra standartas, tačiau kai kurios firmos reikalauja avanso, kurį sunku atgauti, jei paslauga neįvyksta. Geriausia sutarti dėl faktūros mokėjimo po sėkmingo iškrovimo. Aš niekada nerekomenduoju mokėti 100% iš anksto, nes tada prarandate bet kokį kontrolę, ką jie daro su jūsų daiktais kelyje.

Kada geriausia pradėti planuoti biuro perkraustymą?

Kuo anksčiau, tuo geriau. Idealūs laikai yra 2-3 mėnesiai iš anksto. Leidimai Vietose gali prireikti mėnesio, o geri vairuotojai yra užimti. Jeigu bandoma organizuoti visą biuro perkraustymą į Vokietiją per savaitę, tai garantuotas stresas ir papildomi išlaidos.

Ar turi nėra kokių nors problemų su didelėmis firmomis?

Didelės firmos kartais yra labai lėtos ir sprendžia viską per biurokratines procedūras, o mažos gali būti lanksčios, bet rizikingos. Raskite vidutinį dydžio ekspedicija, kurio dirba žmonės su kuriuos asmeniškai galit kalbėti. Niekada nepasitikėkite tik el. paštu.

O kaip su valiutos kursų pokyčiais?

Jei sutartyje nurodyta suma EUR, o mums reikia mokėti iš kitos valiutos, tai gali pakenkti biudžetui. Užfiksuokite kursą sutartyje arba mokėkite eurais. Tai smulkmena, bet aš matau kaip dažnai klientai net nežino, kiek tiksliai sumokės, kol gauna sąskaitą po keleto savaičių.

Ar patariate draustiną ar tik paprastą įrangą?

Jei perkraustote brangią techniką, draudimas yra būtinas. Bet dar svarbiau yra geras pakavimas. Draudimas neapmokės jūsų prarasto laiko, jeigu serveris suirus ir jūsų komanda negalės dirbti savaite. Įtraukite šią riziką į savo biuro perkraustymą į Vokietiją planus.

Išvada

Sumažiu, kad sėkmingas biuro perkraustymas į Vokietiją nėra apie tai, kiek modernių priemonių turite, o apie detalią planavimą ir sąžiningus pokalbius su pervežėjais. Niekada nepasikliaukite tik vien el. laiškais, tikrinkite dokumentus ir pasirūpinkite vietiniais leidimais iš anksto. Geriausia investicija yra ne į brangias dėžes, o į patikimą žmogų, kuris žino, kas nutinka, kai kažkas nueina ne taip, kaip planuota. Sėkmės kelyje.