Siuntų pristatymo terminai ir kontrolė vykstant iš Vokietijos

Klausyk, per dvidešimt metų šitame „bardake“, kurį vadiname logistika, išmokau vieno dalyko – niekada nepasitikėk vadybininkų pažadais, kai jie sako, kad fura iš Vokietijos atvažiuos „rytoj ryte“. Siuntų pristatymo terminai ir kontrolė vykstant iš Vokietijos yra ta sritis, kurioje teorija dažnai prasilenkia su realybe. Visi nori greičio, bet niekas nenori girdėti apie vėlavimus dėl „šoferio“ poilsio režimo ar netikėtų kamščių prie Lenkijos sienos. Šiandien atvirai papasakosiu, kaip iš tikrųjų atrodo tas procesas, kodėl kontrolė yra tavo vienintelis ginklas ir kaip nepasimesti tarp visų tų CMR’ų bei pažadų, kurie dažnai lieka tik popieriuje.

Planavimas ir realybė kelyje

Kodėl vadybininkai visada žada greičiau nei realybė leidžia?

Mano praktikoje vadybininkai dažnai „pamiršta“, kad vairuotojas privalo laikytis darbo ir poilsio režimo. Kai jie sako, kad krovinys bus pristatytas per 24 valandas, jie skaičiuoja tik grynąjį važiavimo laiką, neįskaičiuodami privalomų pauzių. Tai mane visada erzina, nes klientas tikisi stebuklo, o gauna tik nusivylimą. Realybėje, jei fura išvažiuoja iš Berlyno, iki Vilniaus realus laikas yra apie 30–36 valandas, įskaitant visus sustojimus. Kartais, žinoma, pasiseka ir atvežame per 28 valandas (na gerai, realiai per trisdešimt...), bet planuoti reikia su atsarga. Jei vadybininkas žada „rytoj ryte“, visada klausk, ar įskaičiuotas vairuotojo poilsis, nes kitaip būsi nemaloniai nustebintas.

Kaip veikia realus siuntų pristatymo terminų valdymas?

Kontrolė prasideda nuo GPS sekimo, bet tai tik pusė darbo. Tikrasis valdymas vyksta tada, kai vadybininkas skambina vairuotojui ir klausia, ar nėra „prastovos“ kokiame nors terminale. Dažnai nutinka taip, kad krovinys įstringa dėl smulkmenos – trūkstamo dokumento ar neteisingai užpildyto CMR’o. Mano patirtis rodo, kad 80 procentų vėlavimų kyla ne dėl kelio sąlygų, o dėl popierių tvarkos. Jei kontroliuoji procesą nuo pat paėmimo taško Vokietijoje, gali numatyti problemas. Aš visada rekomenduoju turėti tiesioginį kontaktą su vairuotoju, nes vadybininkų biure dažnai matoma tik graži ataskaita, o ne tikroji situacija kelyje, kurioje gali kilti netikėtumų.

Ar įmanoma tiksliai prognozuoti pristatymą iš Vokietijos?

Būsiu atviras – visiškas tikslumas logistikoje yra utopija. Mes galime prognozuoti, bet visada atsiras „force majeure“: avarija kelyje, streikas ar tiesiog techninis gedimas. Prieš porą metų turėjau atvejį, kai fura su svarbiomis detalėmis užstrigo prie Varšuvos dėl didžiulės avarijos. Vairuotojas prastovėjo šešias valandas. Klientas buvo įsiutęs, nors mes viską darėme pagal planą. Todėl visada sakau: planuokite pristatymą su 10–15 procentų laiko atsarga. Jei terminas yra kritinis, geriau užsisakyti ekspresą su dviem vairuotojais, kurie keičiasi ir nestoja. Tai kainuoja brangiau, bet garantuoja, kad krovinys nebus „prastovose“ ir pasieks tikslą laiku.

Ką daryti, jei siunta vėluoja daugiau nei parą?

Pirmiausia – nepanikuokite ir reikalaukite tikslios buvimo vietos. Dažnai vadybininkai bando „išsisukti“ aptakiais atsakymais, bet jūs turite teisę žinoti, kur yra jūsų krovinys. Mano praktikoje buvo atvejis, kai vairuotojas tiesiog pasiklydo arba supainiojo terminalus. Tai atrodo juokinga, bet taip būna. Jei vėlavimas viršija parą, reikalaukite kompensacijos arba bent jau paaiškinimo, kodėl nebuvo pranešta iš anksto. Svarbiausia – komunikacija. Jei vežėjas tyli, tai blogas ženklas. Geras vežėjas pats paskambins ir pasakys: „Klausyk, turim problemą, vėluosim 5 valandas“. Tai yra profesionalumas, kurio pasigendu šiuolaikinėje rinkoje.

Kaip pasirinkti patikimą vežėją iš Vokietijos?

Nesižavėkite vien mažiausia kaina. Dažnai pigiausias variantas reiškia seną techniką, kuri genda, arba nepatyrusius vairuotojus. Aš visada žiūriu į įmonės reputaciją ir tai, ar jie turi savo parką. Jei įmonė tik perparduoda paslaugas, kontrolė tampa labai sudėtinga. Klauskite, ar jie turi CMR draudimą ir kokia jo suma. Tai elementarūs dalykai, bet daugelis klientų juos praleidžia. Taip pat verta pasidomėti, ar jie dažnai važiuoja maršrutu Vokietija–Lietuva. Patirtis šiame maršrute reiškia, kad jie žino visus „kamščius“ ir „šoninius kelius“, kurie padeda sutaupyti laiko, kai pagrindinė magistralė stovi.

Ar muitinės procedūros vis dar aktualios?

Nors Vokietija ir Lietuva yra ES, kartais pasitaiko krovinių, kurie keliauja su T1 dokumentais arba yra ne ES kilmės. Čia prasideda tikras galvos skausmas. Jei dokumentai netvarkingi, siunta gali „prastovėti“ muitinės terminale kelias dienas. Mano praktikoje buvo atvejis, kai klientas pamiršo pridėti kilmės sertifikatą, ir krovinys buvo sulaikytas pasienyje. Tai kainavo krūvą pinigų ir nervų. Visada tikrinkite dokumentus prieš kroviniui išvažiuojant. Jei nesate tikri dėl procedūrų, geriau pasisamdykite muitinės tarpininką. Tai kainuoja nedaug, palyginus su prastovos kaštais, kurie gali siekti šimtus eurų per dieną.

Kaip veikia siuntų konsolidavimas?

Konsolidavimas yra puikus būdas sutaupyti, bet jis turi savo kainą – laiką. Kai fura renka siuntas iš kelių taškų Vokietijoje, pristatymo terminai tampa labai „lankstūs“. Tai reiškia, kad krovinys gali vėluoti, nes vienas klientas vėluoja paruošti prekes. Aš visada perspėju klientus: jei jums reikia „tiksliai laiku“, rinkitės pilną krovinį (FTL). Jei renkatės dalinį krovinį (LTL), susitaikykite su tuo, kad terminas gali svyruoti +/- 2 dienas. Tai nėra blogai, tiesiog toks yra šio verslo modelis. Svarbu, kad vadybininkas apie tai pasakytų iš anksto, o ne tada, kai krovinys jau turėjo būti pas jus.

Ar GPS sekimas yra patikimas?

GPS yra geras įrankis, bet jis neparodo visko. Kartais vairuotojai išjungia sekimą dėl asmeninių priežasčių arba tiesiog dėl techninių gedimų. Aš visada pasitikiu vairuotojo skambučiu labiau nei kompiuterio ekranu. Jei matau, kad fura stovi vietoje, iškart skambinu. Kartais tai būna tiesiog ilga pauzė, o kartais – rimta problema. Svarbiausia – turėti ryšį. Jei vežėjas nekelia ragelio, tai jau signalas, kad kažkas negerai. Mano patirtis rodo, kad skaidrumas yra svarbiau už technologijas. Geriau žinoti tiesą, kad ir kokia ji būtų, nei spėlioti žiūrint į „taškiuką“ žemėlapyje.

Kaip elgtis su „skubiais“ kroviniais?

Skubūs kroviniai yra atskira tema. Jei reikia pristatyti per 24 valandas, tai kainuoja dvigubai. Mes naudojame mikroautobusus, kurie važiuoja be sustojimų. Tai brangu, bet efektyvu. Tačiau net ir čia pasitaiko klaidų. Kartą vairuotojas tiesiog užmigo prie vairo, nes nebuvo pamainos. Tai buvo pamoka visam gyvenimui – skubūs kroviniai reikalauja dviejų vairuotojų. Niekada nepasitikėkite vienu žmogumi, jei kelionė trunka ilgiau nei 15 valandų. Tai tiesiog nesaugu ir neatsakinga. Visada klauskite, ar bus du vairuotojai, jei jums reikia pristatymo „vakar“.

Ar oro sąlygos labai įtakoja terminus?

Žiemą – be abejo. Vokietijos greitkeliai gali užsidaryti dėl sniego, o Lenkijoje eismas gali sustoti dėl ledo. Mes dažnai stebime orų prognozes, bet kartais gamta nustebina. Mano praktikoje buvo atvejis, kai dėl pūgos fura vėlavo dvi paras. Klientas buvo nepatenkintas, bet ką padarysi? Saugumas yra svarbiau už terminą. Visada įspėju klientus, kad žiemą reikia planuoti ilgesnį pristatymo laiką. Tai yra elementarus atsargumas, kurio daugelis verslininkų nepaiso, o vėliau kaltina vežėjus dėl visų pasaulio nuodėmių.

Ką daryti, jei krovinys sugadintas?

Tai yra blogiausias scenarijus. Jei gavote sugadintą krovinį, pirmiausia – viską fotografuokite. Kiekvieną kampą, kiekvieną įbrėžimą. Tada surašykite pastabas CMR’e. Tai yra kritiškai svarbu. Be įrašų dokumentuose, draudimas nieko nemokės. Mano praktikoje buvo atvejis, kai klientas priėmė krovinį, nieko nepastebėjo, o po dviejų dienų skambino ir skundėsi. Tada jau nieko nepadarysi. Visada tikrinkite krovinį pristatymo metu. Tai užima 10 minučių, bet gali sutaupyti tūkstančius eurų. Būkite atidūs ir reiklūs.

Ar kainos skiriasi priklausomai nuo sezono?

Žinoma. Prieš Kalėdas kainos kyla, nes visi nori viską pristatyti. Tai yra „aukso amžius“ vežėjams. Jei norite sutaupyti, planuokite pervežimus ne sezono metu. Taip pat svarbu suprasti, kad piko metu terminai gali pailgėti, nes fūrų trūksta. Mes visada stengiamės rezervuoti vietas iš anksto, bet ne visada pavyksta. Jei turite nuolatinį srautą, pasirašykite sutartį su fiksuota kaina ir prioriteto teise. Tai padeda išvengti kainų šuolių ir užtikrina, kad jūsų krovinys bus paimtas net ir tada, kai rinkoje yra chaosas.

Ar verta drausti krovinį papildomai?

CMR draudimas yra privalomas, bet jis nepadengia visko. Jis turi limitus už kilogramą. Jei vežate brangią elektroniką, CMR draudimo gali nepakakti. Aš visada rekomenduoju papildomą krovinio draudimą. Tai kainuoja nedaug, bet suteikia ramybę. Mano praktikoje buvo atvejis, kai fura sudegė. CMR draudimas padengė tik dalį nuostolių. Klientas liko su dideliais nuostoliais. Nuo to laiko visada primygtinai siūlau papildomą draudimą. Tai yra investicija į jūsų verslo stabilumą, o ne išlaidos.

Kaip veikia „atgaliniai“ kroviniai?

Atgaliniai kroviniai yra būdas vežėjams uždirbti, kai fura grįžta tuščia. Tai gali būti pigiau, bet terminai dažnai būna neprognozuojami. Vežėjas gali laukti krovinio kelias dienas, kol suras kažką pelningo. Jei jums svarbus laikas, venkite „atgalinių“ krovinių. Jei svarbi kaina – tai puikus pasirinkimas. Svarbu aiškiai susitarti dėl pristatymo datos. Jei vežėjas sako „atvešim, kai surasim krovinį“, tai jau ne terminas, o loterija. Būkite atsargūs su tokiais pasiūlymais.

Ar vadybininkų patirtis svarbi?

Labai. Geras vadybininkas žino, kur gali kilti problemų, ir jas numato. Jis žino, kad penktadienį po pietų geriau nevažiuoti per tam tikrus pasienio punktus. Jis žino, kokie dokumentai reikalingi skirtingoms prekėms. Mano patirtis rodo, kad 50 procentų sėkmės priklauso nuo vadybininko kompetencijos. Jei vadybininkas tik „spaudžia mygtukus“, tai nieko gero. Ieškokite žmonių, kurie supranta logistiką iš vidaus, o ne tik iš kompiuterio ekrano. Tai gali kainuoti šiek tiek daugiau, bet atsiperka su kaupu.

Kokie yra dažniausi nesutarimai su klientais?

Dažniausiai – dėl vėlavimų ir kainų. Klientai nori visko „vakar“ ir už „dyką“. Tai yra amžina kova. Aš visada stengiuosi būti sąžiningas. Jei matau, kad negalime pristatyti laiku, pasakau iškart. Tai sukelia pyktį, bet vėliau klientai vertina sąžiningumą. Blogiausia, kai vadybininkai meluoja iki paskutinės minutės. Tai sugadina santykius visam laikui. Mano praktikoje buvo klientų, kurie paliko mus dėl vieno vėlavimo, nors prieš tai dirbome penkerius metus. Tai skaudi pamoka – pasitikėjimas statomas metais, o sugriaunamas per vieną dieną.

Ar verta naudoti logistikos platformas?

Platformos yra geros kainų palyginimui, bet ne visada užtikrina kokybę. Ten pilna atsitiktinių vežėjų. Jei ieškote pigiausio varianto, tai puiku. Jei ieškote patikimumo – geriau dirbti su patikrintais partneriais. Aš asmeniškai platformas naudoju tik tada, kai reikia skubiai rasti laisvą mašiną. Kitais atvejais – tik ilgalaikiai santykiai. Tai yra mano taisyklė. Geriau turėti tris patikimus vežėjus, nei šimtą atsitiktinių. Tai garantuoja stabilumą ir ramybę, kuri yra neįkainojama šiame chaotiškame versle.

Kaip veikia „cross-docking“?

Tai procesas, kai krovinys perkraunamas iš vienos mašinos į kitą terminale. Tai greita, bet padidina riziką sugadinti prekes. Jei krovinys jautrus, venkite šio metodo. Mano praktikoje buvo atvejis, kai perkraunant buvo sugadinta brangi įranga. Tai buvo labai nemalonu. Visada klauskite, ar krovinys bus perkraunamas. Jei įmanoma, rinkitės tiesioginį pristatymą. Tai brangiau, bet saugiau. Tai yra vienas iš tų niuansų, kuriuos sužinai tik po daugelio metų darbo „laukuose“.

Ar svarbu, kokia technika vežama?

Žinoma. Jei vežate maisto produktus, reikia šaldytuvo. Jei baldus – tentinės puspriekabės. Jei elektroniką – saugios furgoninės puspriekabės. Niekada nebandykite sutaupyti naudodami netinkamą techniką. Tai baigiasi sugadintomis prekėmis ir dideliais nuostoliais. Mano praktikoje buvo atvejis, kai klientas bandė vežti baldus atvirame sunkvežimyje. Rezultatas – viskas sušlapo per lietų. Tai buvo pamoka, kad taupymas turi turėti ribas. Visada konsultuokitės su vežėju dėl tinkamos technikos.

Kaip elgtis su „šoferiais“?

Bendraukite su jais pagarbiai. Tai žmonės, kurie praleidžia savaites kelyje. Jei būsite su jais mandagūs, jie labiau stengsis dėl jūsų krovinio. Mano praktikoje buvo atvejis, kai vairuotojas padėjo klientui iškrauti prekes, nors tai nebuvo jo pareiga. Kodėl? Nes klientas su juo elgėsi kaip su žmogumi, o ne kaip su „tarnu“. Tai smulkmena, bet ji keičia viską. Geras santykis su vairuotojais yra didelis privalumas. Tai padeda išspręsti problemas greičiau ir efektyviau.

Ar verta turėti savo logistikos skyrių?

Jei pervežimų daug – taip. Jei mažai – geriau samdyti ekspeditorius. Tai kainuoja, bet sutaupo laiko ir nervų. Mano patirtis rodo, kad įmonės, kurios bando viską daryti pačios, dažnai „dega“ dėl smulkmenų. Logistika yra sudėtingas mokslas, kurį reikia išmanyti. Jei nesate profesionalai, geriau patikėkite tai tiems, kurie tai daro kasdien. Tai yra investicija į jūsų verslo augimą, o ne išlaidos.

Kokie yra ateities iššūkiai?

Vairuotojų trūkumas ir kuro kainos. Tai yra didžiausios problemos. Viskas brangsta, o vairuotojų mažėja. Tai reiškia, kad paslaugos bus brangesnės ir sunkiau prieinamos. Mes jau dabar jaučiame šį spaudimą. Ateityje laimi tie, kurie investuos į technologijas ir efektyvumą. Tai yra neišvengiama. Mes turime prisitaikyti arba pasitraukti iš rinkos. Tai yra realybė, su kuria susiduriame kasdien.

Ar svarbu, kurioje Vokietijos dalyje yra krovinys?

Taip. Pietų Vokietija yra toliau, todėl pristatymas trunka ilgiau. Šiaurės Vokietija – arčiau. Tai atrodo akivaizdu, bet daugelis pamiršta įskaičiuoti papildomą laiką. Mano patirtis rodo, kad atstumas visada turi įtakos kainai ir laikui. Visada tiksliai nurodykite paėmimo vietą, kad vadybininkas galėtų tiksliai paskaičiuoti maršrutą. Tai padeda išvengti nesusipratimų ir vėlavimų.

Kaip išvengti „popierinio“ vėlavimo?

Visada turėkite visus dokumentus paruoštus iš anksto. Tai yra auksinė taisyklė. Jei vairuotojas atvažiuoja, o dokumentų nėra – tai prastova, kuri kainuoja. Mano praktikoje buvo atvejis, kai vairuotojas laukė 4 valandas, kol klientas atspausdins sąskaitą. Tai yra neprofesionalu. Visada pasiruoškite dokumentus dieną prieš. Tai sutaupo laiko ir nervų visiems.

Ar verta pasitikėti „pigiais“ pasiūlymais?

Niekada. Pigus pasiūlymas visada turi „kabliuką“. Tai gali būti paslėpti mokesčiai, prasta technika arba nepatyrę vairuotojai. Mano patirtis rodo, kad už kokybę reikia mokėti. Jei norite ramybės, rinkitės patikimus partnerius. Tai yra geriausia investicija, kurią galite padaryti.

Išvada

Logistika iš Vokietijos nėra raketų mokslas, bet tai reikalauja dėmesio detalėms. Jei kontroliuosite procesą, būsite atviri su vežėjais ir planuosite su atsarga, viskas bus gerai. Niekada nepasitikėkite aklai, visada tikrinkite ir reikalaukite skaidrumo. Tai yra mano 20 metų patirtis viename sakinyje. Sėkmės kelyje!