Siuntinių pristatymo ataskaita ir valdymas į ir iš Vokietijos

Dirbau šitoje srityje jau beveik dvi dešimtis metų, ir vos ne kiekvieną dieną kažkas klausia, kas vyksta su jų kroviniais, kai jie kerta sieną. Vokietija yra mūsų pagrindinė partnerė, bet lygiai taip pat ir didžiausia galvos skausmo šaltis – čia ne tik vokiškas tvarkumas, bet ir neįtikėtinas eismas, griežti taisyklės bei dažnai keičiantys reikalavimai. Siuntinių pristatymo ataskaita ir valdymas į ir iš Vokietijos atrodo paprastai tik PowerPoint pristatymuose, o realybėje tai nuolatinis telefonų kalbėjimas, vairuotojų gaudymas ir dokumentų tvarkymas paskutinę minutę. Čia nėra idealų pasaulis, todėl reikia žinoti, kas iš tikrųjų vyksta kelyje, kad nenukristum iš svyrų, kai atsiranda nesklandumų.

Kaip tai veikia praktiškai?

Kiek laiko užtrunka siunta iš Vokietijos į Lietuvą?

Visada sakau klientams – žiūrėkime į realybę, ne į idealų grafiką. Standartiškai, jei važiuojame iš Miuncheno ar Frankfurto į Vilnių, tai turėtų užtrukti apie 2-3 dienas, tačiau viskas priklauso nuo to, koks yra krovinys. Jei tai dalyvinis siuntinys, jis gali štampuoti vokiškame sandėlyje vieną dieną, vėliau keliauti į terminalą Klaipėdoje ir tik tada pasiekti gavėją. Siuntinių pristatymo ataskaita ir valdymas į ir iš Vokietijos turi būti lankstus, nes viena avarija A9 magistralėje gali viską uždelsti dar parą.

Kodėl dažnai vėluoja kroviniai iš Vokietijos?

Nepasakyčiau, kad mes visada kalti, nors dažnai taip atrodo. Vokietijoje yra tvarkingi keliai, tačiau juose tiek daug statybų, kad vairuotojai praranda nervas beveik kasdien. Be to, ten griežtai ribojamos vairuotojų darbo ir poilsio valandos, tad jei vairuotojas privalo sustoti, jis sustos – jokios kalbos nėra. Siuntinių pristatymo ataskaita ir valdymas į ir iš Vokietijos turi parodyti ne tik vietą žemėlapyje, bet ir tai, kad vairuotojas tiesiog miega, nes taip reikalauja įstatymai. Kartais tiesiog paduodate dokumentus per vėlai, ir dėl to krovinys lieka sandėlyje visą savaitgalį.

Ar galima sekti savo krovinį realiu laiku?

Techniškai – taip, turime sistemas, kurios rodo, kur yra sunkvežimis, bet praktiškai tas realus laikas būna uždelstas valanda ar dvi. Vairuotojai kartais išjungia įrangą, kad neužkabintų greičio daviklių, arba važiuoja vietomis, kur nėra signalo. Geriausias būdas sužinoti tiesą – paskambinti logistui, kuris žino, kad vairuotojas, pavyzdžiui, šiuo metu geria kavą praeinančiame kaime netoli Hanoverio. Taigi, ataskaitos yra geros, bet jos visada šiek tiek vėluoja palyginti su tuo, kas vyksta iš tikrųjų.

Kas vyksta, jei vairuotojas negali rasti paskirties vietos?

Tai klasika. Vokietijoje dažnai būna, kad adresai yra labai neaiškūs, o "industrial zone" teritorijos milžiniškos. Vairuotojas gali važinėti ratu valandą ir nieko nerasti, o jo darbo laikas dega. Tada jis tiesiog sustoja ir laukia ryto, nes nebegali vairuoti. Siuntinių pristatymo ataskaita ir valdymas į ir iš Vokietijos tokiu atvejuje rodys "pristatymo klaida", nors tiksliai žinome, kad tiesiog blogai pažymėtas GPS taškas arba vokiškas užklausas buvo suprastas neteisingai.

Kuo skiriasi siunta į firmą ir į asmeninį adresą?

Didelis skirtumas, ypač jei kalbame apie Vokietiją. Jei įmonė, ten viskas paprasčiau – yra sandėlininkai, kuriuos galima iškviesti bet kuriuo metu, nors iki 16:00 valandos. O jei į namus – ten reikia specifinių leidimų, ypač jei sunkvežimis turi įvažiuoti į gyvenamąjį rajoną, kur draudžiama. Turiu omenyje, kad dažnai pristatymas į namus Vokietijoje brangiausiai kainuoja dėl papildomų leidimų ir sunkesnio priėjimo. Tad prieš siunčiant, gerai pagalvokite, ar verta taip pinigus švaistyti.

Kaip susitvarkoma su didele technika ir nestandartiniais kroviniiais?

Čia jau visai kitas lygis. Siuntinių pristatymo ataskaita ir valdymas į ir iš Vokietijos tokiu atveju turi būti tikslus iki milimetro, reikia specialių leidimų lydėtojų policijai. Vokiškai instancijos labai griežtos – jei parašai, kad aukštis 4 metrų, o jis yra 4.05, gali būti didelė bėda. Turėjau atvejį, kai dėl 5 centimetrų teko keisti maršrutą per visą šalį, kad nepriektumėm tunelio. Čia svarbiausia ne meluoti dokumentuose.

Problemos ir nesklandumai

Kas daryti, jei prekės atėjo pažeistos?

Tai, ko visi labiausiai bijo. Pirmiausia, reikia padaryti nuotraukas iš karto, kol vairuotojas dar nenuvažiavo. Be nuotraukų ir CMR važtaraščio pastabų draudikas nieko neišmokės. Kartais atsitinka, kad vairuotojas staig sustoja, ir krovinys pasislenka – tada kalbame apie netvarkingą pristatymą. Gerai, kai yra galimybė sekti istoriją per siuntinių pristatymo ataskaitą ir valdymą į ir iš Vokietijos, kad pamatytume, ar nebuvo staigių stabdymų, kurie galėjo sugadinti kietąją pakrovą.

Kodėl vairuotojas neatsiliepia į telefonus?

Nesakyčiau, kad jie ignoruoja, bet dažnai tiesiog negali. Vairuotojai dirba pagal griežtus grafikus, o jei vairuoja, telefoną laikyti prie ausies yra nelegalu (ir baudos didelės). Arba jie ilsisi miegamajame ir tiesiog negirdi. Siuntinių pristatymo ataskaita ir valdymas į ir iš Vokietijos gali parodyti, kad telefonas buvo išjungtas, bet tai nereiškia, kad ką nors negerai daro. Kartais reikia šiek tiek kantrybės ir palaukti, kol jis sustos poilsio aikštelėje.

Ar dažnai dingsta siuntos iš Vokietijos?

Sėkmės dingsta labai retai, tai yra daugiau filmų tema. Bet užstrigsta – įvyksta dažnai. Pavyzdžiui, gali užstrigti muitinėje jei klaidingai užpildyti dokumentai arba net jei tiesiog pasikeitė muitininkas ir jis nori viską peržiūrėti iš naujo. Kartais siunta sėdi dieną dėl to, kad trūksta vieno parašo ant papildomo lapo. Tai ne dingimas, o biurokratinis užstrigimas, kurį sunku sukelti be gerių ryšių.

Kas vyksta, jei gavėjo nėra vietoje?

Tada prasideda problemos. Vokiškai vairuotojai paprastai laukia valandą, maksimaliai dvi, o tada važiuoja toliau arba į kitą užsakymą. Tada jums reikės mokėti už papildomą grįžimą, o tai kainuoja brangiai. Geriau užtikrinti, kas nors bus vietoje, ypač jei tai dalyvinis siuntinys, kurį nebegalima numesti tiesiog taip. Siuntinių pristatymo ataskaita ir valdymas į ir iš Vokietijos turi turėti pastabas "attempted delivery", kad suprastume, kas vyksta.

Ar įmanoma pristatyti siuntą savaitgaliais Vokietijoje?

Teoriškai įmanoma, tačiau tai kainuoja kaip nupirkti sparną. Vokietijoje darbo taisyklės labai griežtos, vairuotojai turi poilsio, o sandėliai uždaryti. Jei labai reikia, galima organizuoti, bet tai bus išskirtinis atvejis. Paprastai stengiamės, kad viskas būtų padaryta per darbo laiką, kad nekiltų nesusipratimų su vietinėmis policijos pareigūnais, kuriai tikrina, kas važinėja sekmadieniais.

Kaip elgtis su pretenzijomis dėl vėlavimo?

Tiesiog rašykite mums. Mes pažiūrėsime į CRM (čia turiu omenyje CMR važtaraštį) ir paskaičiuosime. Jei vėlavimas mūsų kaltė, pabandysime atleidę iš dalies, bet jei dėl oro sąlygų ar muitinės, tai vargiai padėsime. Siuntinių pristatymo ataskaita ir valdymas į ir iš Vokietijos padeda išsiaiškinti priežastis, bet negali pakeisti oro sąlygų ar užšalusios magistralės. Būkite sąžiningi, ir mes pabandysime padaryti tą patį.

Dokumentai ir paprogramiai

Kokius dokumentus būtinai reikia turėti eksportui į Vokietiją?

Būtinai reikia sandėrio kvitą, prekių sąrašą (packing list) ir, žinoma, CMR važtaraštį. Jei prekės yra reglamentuojamos, reikės sertifikatų arba leidimų. Vokietija yra griežta šalis, be teisingų dokumentų jie tiesiog neišleis krovinio iš šalies. Dar kartą patikrinkite, ar visi INTRA2 deklaracijos numeriai yra teisingi, kitaip muitinė sustabdys visą procesą.

Ar reikia EX1 dokumentų importui iš Vokietijos?

Jeigu jūsų įmonė yra registruota ir turi MOSS sistemą arba paprastai moka PVM, tai EX1 dažniausiai nereikalingas, jeigu naudojate bendrą mokesčių apskaitą (vidinės prekybos procedūra). Bet jei esate fizinis asmuo arba maža įmonė be to reikiamo numerys, tai EX1 būtinas. Neteisingai užpildytas EX1 gali lemti baudas, kurios Vokietijoje yra didelės. Geriau klausti buhalterio prieš siunčiant.

Kaip galima gauti elektroninę ataskaitą apie pristatymą?

Mūsų sistema siunčia automatinį pranešimą el. paštu, kai vairuotojas pasirašo dokumentą apie pristatymą (POD). Tačiau kartais vairuotojas pamiršta nufotografuoti dokumentą iš karto, tai gali užeiti ir dieną. Siuntinių pristatymo ataskaita ir valdymas į ir iš Vokietijos leidžia matyti šią būseną, bet fizinis vaizdas atsiranda tik tada, kai vairuotojas nusiunčia jį mums.

Kas yra CMR ir kodėl jis svarbus?

CMR tai tarptautinis krovinio vežimo sutarties važtaraštis. Be jo niekas niekur nevažiuoja. Jame yra visa informacija: kas veža, ką veža, ir kas gauna. Jei nutiko avarija, šis dokumentas yra pagrindas draudimo išmokai gauti. Vokietijoje jį tikrina labai griežtai, todėl klaidos turėtų būti išvengtos dar prieš išvykstant. Tarkime, parašėte "mašinos dalys" – tai per daug apibendrinta, reikia konkrečios tarifinės svarbos.

Ar reikia vertimo dokumentų į vokiečių kalbą?

Ne visada, bet labai rekomenduoju. Muitininkai arba pirkėjai gali būti nepatenkinti, jei viskas yra lietuviškai ar angliškai, nors jie supranta anglų kalbą. Jei techninė dokumentacija sudėtinga, vertimas gali išgelbėti nuo ilgų aiškinimųsi. Kai kurie klientai reikalauja, kad visi būtų vokiškai, todėl visada geriau paklausti pirkėjo iš anksto.

Kaip sužinoti, ar siunta praejo muitinę?

Sistema atsinaujina automatizuoja, kai gauname patvirtinimą. Bet ten taip pat yra uždelstimas. Kartais duomenys įsiskverbia tik ryte, nors siunta išėjo vakare. Siuntinių pristatymo ataskaita ir valdymas į ir iš Vokietijos parodys "Customs Clearance" statusą, tačiau tai visada reiškia, kad procesas baigtas – kartais tai tik reiškia, kad dokumentai perduoti, o patikrinimas dar vyksta.

Kainos ir sudėtingi kroviniai

Nuo ko priklauso transporto kaina į Vokietiją?

Pirma, nuo degalų kainos, kios šiuo metu Vokietijoje yra gan aukštos. Antra, nuo rinkos pasiūlos – jei daugiau krovinio negu vairuotojų (pavyzdžiui, prieš šventes), kainos šauna į viršų. Taip pat svarbus maršrutas: į Miuncheną brangiau nei į Berlyną dėl atstumo. Dar vienas dalykas – tūris ir svoris. Jei turite 5 tonų, bet užima 20 vietų puspriekabėje, mokėsite už 20 vietų.

Ar pigiau siųsti dalinius krovinius?

Daliniai kroviniai yra pigiau vienetinio, bet jie ilgiau keliauja, nes turi sustoti paėmti ir iškrauti kitus krovinius kelyje. Siuntinių pristatymo ataskaita ir valdymas į ir iš Vokietijos tokiu atveju yra sudėtingesnis, nes tenka derinti kelis grafikus. Jei skubate, geriau užsisakyti pilną mašiną (FTL), nors tai kainuos brangiau, bet bus greičiau.

Kokia yra papildomų paslaugų kaina?

Papildomai už krovimą iškraunimą, už "tail lift" (keliamąją galinę platformą), už pristatymą į sunkiai pasiekiamą vietą. Vokietijoje dažnai reikia mokėti už leidimus įvažiuoti į miesto centrą (Umweltplakette). Visa tai susideda į galutinę sumą, todėl nenuostebkite, jei galutinė sąskaita bus didesnė nei numatėte. Beje, užsienio valiutos kursas taip pat įtakoja kainą.

Kodėl kainos keičiasi kas savaitę?

Tai rinka. Vokietijoje daug laisvų sunkvežimių vieną savaitę gali būti mažai, o kitą – per daug. Be to, degalų kainos svyruoja kasdien. Taip pat infliacija ir darbo užmokestis Vokietijoje (Mindestlohn) kelia transporto išlaidas. Mes stengiamės laikyti kainas stabilias, bet kartais tiesiog teke pritaikyti priedus.

Ar galima susiderėti dėl kainos ilgam laikui?

Galima, jeigu turite didelį kiekių srautą, pavyzdžiui, kas savaitę po 5 tonas į tą pačią vietą. Tada galime sutarti fiksuotą tarifą (contract rate). Bet jei siunčiate retai, teks mokėti rinkos kainą. Siuntinių pristatymo ataskaita ir valdymas į ir iš Vokietijos padeda mums sužinoti jūsų srautus ir pasiūlyti geresnį variantą, jei matome, kad jūs nuolatinis klientas.

Kaip užtikrinti, kad kaina neštoks į viršų?

Geriausiai pateikti išsamią informaciją. Jei pasakysite, kad prekės 100 kg, o jos bus 500 kg, bus papildoma apmokejimas. Tas pats su adresas – jei bus nurodytas neteisingas pašto kodas ir reikės važiuoti 50 km toliau, tai taip pat kainuos. Kruopštumas ruošiant užsakymą save apsaugo nuo netikėtų išlaidų.

Specifinės situacijos

Ar gabenate perdirbtus arba pavojingus krovinius (ADR)?

Taip, dirbame ir su tuo, bet tai yra kita istorija. Pavojingi kroviniai (chemija, degiosios medžiagos) reikalauja specialių leidimų ir apmokėtų vairuotojų. Kaina brangiau, o dokumentavimas sudėtingesnis. Jei neteisingai pažymėsite, kad prekė nėra pavojinga, o ji bus, gali būti didelės problemos su Vokietijos policija.

Kas vyksta, jei reikia atiduoti siuntą konkrečiai asmeniui?

Tada reikia nurodyti asmens kodą arba pasą. Ypač jei tai yra brangūs daiktai arba alkoholis. Vokietijos taisyklės dėl amžiaus patvirtinimo griežtos. Vairuotojas negalės perduoti siuntos, jei gavėjas nepaaiškins, kas jis yra ir nepateiks reikalingų dokumentų. Tai gali sukelti vėlavimą.

Ar galima sekti temperatūrą šaldytuvuose?

Žinoma, jei krovinys važiuoja šaldytuvu, jame yra temperatūros davikliai, kurie fiksuoja duomenis kas 15 minučių. Galima juos ištraukti ir parodyti vėliau, jei prekės sugedusios. Siuntinių pristatymo ataskaita ir valdymas į ir iš Vokietijos leidžia mums matyti, ar temperatūra neviršija normos, tačiau pilnas raportas pateikiamas tik po pristatymo.

Kaip elgtis, jei prekės netelpa į sunkvežimį?

Tai retas atvejis, jeigu iš anksto nurodėte matmenis. Bet jei pasirodo, kad prekė yra per didelė (pvz., 3 metrų aukščio), reikės specialios technikos. Tada gali reikėti pervesti krovinį į kitą, mažesnį automobilį (perkraustymas), o tai kainuoja pinigus ir laiką. Geriau išmatuoti viską prieš skambinant.

Ar vežate įrašus statybvietems taip pat?

Taip, dažnai vežame įrašus tiesiai į statybvietes Berlyne arba Hamburge. Čia svarbu, kad statybvietė būtų paruošta priimti sunkvežimį – turi būti tvirtas gruntas. Jei sunkvežimis įsmuks į purvą, tai ne mūsų problema, o kliento. Būkite atsargūs su vietovės apžiūra.

Kaip yra su grąžinamu kroviniu (Returnable packaging)?

Tai įprasta dalykas – reikia nurodyti, kad tai grąžinamas krovinius (pvz., palečės ar konteineriai). Reikia specialių dokumentų, kad muitinė nesumokėtų mokesčio už tą pačią prekę du kartus. Siuntinių pristatymo ataskaita ir valdymas į ir iš Vokietijos turi sekti, kad šios lentelės grąžintos per tam tikrą laiką, kitaip bus sąskaita.

Ar vežate automobilius?

Automobilius (pvz., iš aukcionų) vežame dažnai. Tai reikalauja, kad automobilis būtų paruoštas – galinės ašys užrakintos, akumuliatorius atjungtas (nebūtinai, bet rekomenduojama). Jei automobilis nevežia, reikia keltuvo, kas brangiau. Vokiški aukcionai dažnai turi savo reikalavimus dėl dokumentų, kuriuos turi būti gavęs prieš išvykstant.

Kas daryti, jei pavogta dalis krovinio?

Reikia skambinti policijai (abiejose šalyse) ir pateikti prašymą draudikui. Mūsų atsakomybė apribota CMR konvencijos, bet jei krovinys buvo užrakintas, tai tikėtina, kad bus išmokėta. Siuntinių pristatymo ataskaita ir valdymas į ir iš Vokietijos padeda nustatyti, kur dingo krovinys, jei vairuotojas pranešė apie įsilaužimą.

Ar įmanoma susiderėti dėl kasdienių siuntų iš Vokietijos?

Žinoma, tai idealus variantas didmenininkams. Jei turite pastovų srautą, galime padaryti tvarkaraštį, kad mašina važinėtų du kartus per savaitę. Tai leidžia geriau planuoti ir vairuotojams, ir mums, ir jums. Galutinė kaina tampa žymiai konkurencingesnė.

Kaip elgiamės su paštomatais (Packed) siuntomis?

Mes daugiau dirbame su dideliais krovinais (B2B), o ne su mažomis siuntomis į paštomatus. Tai ne mūsų profilis, nors kartais galime padaryti išimtį. Tačiau pigiau ir greičiau naudoti kurjerių paslaugas tokiems dalykams. Mūsų stiprioji pusė – tai pramoniniai krovinių pervežimai.

Visa tai sudaro sudėtingą, bet įdomų paveikslą. Jei kils klausimų, tiesiog skambinkite – geriau pasikalbėti 5 minutes ir aiškiai suprasti, nei vėliau spjauti į lubas dėl vėlavimo. Siuntinių pristatymo ataskaita ir valdymas į ir iš Vokietijos yra mūsų kasdienybė, todėl žinome visas smulkmenas, kurios gali padaryti didelę skirtybą jūsų verslui. Būkite kantrūs kelyje.