Siuntinių pristatymas iš Vokietijos operatyviai ir lanksčiai

Per daugiau nei dvidešimt metų šioje „virtuvėje“ mačiau visko: nuo vadybininkų, kurie pažada pristatymą per naktį, nors fura dar net nebuvo pakrauta, iki situacijų, kai dėl vieno neaiškaus dokumento krovinys įstrigdavo pasienyje savaitei. Kai kalbame apie siuntinių pristatymą iš Vokietijos operatyviai ir lanksčiai, žmonės dažnai tikisi, kad viskas vyks tarsi savaime, bet realybė yra visai kitokia. Tai yra nuolatinė kova su eismu, biurokratija ir nenumatytomis aplinkybėmis. Šiame straipsnyje noriu pasidalinti savo patirtimi, kaip iš tikrųjų veikia šis procesas ir kodėl lankstumas yra svarbesnis už patį greitį. Tai nebus sausas vadovėlis, o greičiau atviras pokalbis apie tai, kas dedasi už logistikos įmonių durų.

Logistikos realybė ir lankstumo svarba

Kodėl siuntinių pristatymas iš Vokietijos operatyviai ir lanksčiai yra toks sudėtingas?

Didžiausia problema yra ta, kad Vokietijos logistikos tinklas yra milžiniškas ir labai jautrus bet kokiems trikdžiams. Kai klientas prašo „operatyvumo“, jis dažnai pamiršta, kad fura turi surinkti krovinius iš kelių skirtingų taškų. Jei vienas klientas vėluoja paruošti krovinį, visas grafikas griūva. Mano praktikoje buvo atvejis, kai dėl vieno neparuošto CMR'o krovinys stovėjo terminale visą savaitgalį. Tai kainuoja nervus, pinigus ir reputaciją, todėl visada sakau – planuokite bent 24 valandų rezervą nenumatytiems atvejams. Lankstumas čia reiškia gebėjimą greitai persiorientuoti, kai planas A nebeveikia, o tai reikalauja ne tik patirties, bet ir šaltų nervų.

Ar įmanoma suderinti operatyvumą ir lankstumą vienu metu?

Tai yra amžinas klausimas. Operatyvumas reikalauja griežto grafiko, o lankstumas – gebėjimo jį keisti. Tai atrodo prieštaringa, bet patyrę vadybininkai žino, kaip tai suderinti. Mes naudojame „buffer“ laiką, kuris leidžia mums reaguoti į pokyčius be didelių nuostolių. Kartais tenka paaukoti šiek tiek greičio, kad išlaikytume lankstumą, pavyzdžiui, pasirinkti kitą maršrutą, jei pagrindiniame kelyje yra avarija. Tai yra kompromisas, kurį mes nuolat darome. Jei vadybininkas sako, kad viskas bus „pagal planą“ be jokių nukrypimų, jis greičiausiai meluoja arba tiesiog nežino, kas vyksta kelyje tą akimirką.

Kokie yra pagrindiniai maršrutai iš Vokietijos į Lietuvą?

Dažniausiai furos važiuoja per Berlyną, Poznanę ir Varšuvą. Tai klasikinis maršrutas, kuris atrodo paprastas, bet realybėje tai yra nuolatinė kova su eismu. Kartais, kai Varšuvoje vyksta remontai, mes renkamės aplinkkelius, kurie pailgina kelionę, bet išvengia prastovų. Ar tai visada pasiteisina? Ne visada, kartais įstringame ten, kur mažiausiai tikimės. Logistika yra nenuspėjama, todėl aš visada stebiu „Google Maps“ ir realius pranešimus iš vairuotojų. Jei vadybininkas sako, kad viskas bus „pagal planą“, jis greičiausiai meluoja arba tiesiog nežino, kas vyksta kelyje tą akimirką.

Ar verta rinktis pigiausią vežėją siuntiniams iš Vokietijos?

Pigumas logistikoje dažniausiai reiškia paslėptus kaštus. Jei kaina atrodo per gera, tikriausiai jūsų siuntinys bus perkraunamas per penkis skirtingus terminalus. Kiekvienas perkrovimas didina riziką, kad siuntinys bus sugadintas ar tiesiog pasimes. Mano patirtis rodo, kad geriau mokėti šiek tiek daugiau už tiesioginį pristatymą, nei vėliau ieškoti dingusios dėžės. Kartą klientas sutaupė 50 eurų, bet prarado prekes už 2000 eurų, nes viena dėžė tiesiog „išgaravo“ kažkur tarp Miuncheno ir Vilniaus. Tai buvo brangi pamoka, kurią jis prisimins dar ilgai.

Kaip veikia siuntinių pristatymas iš Vokietijos operatyviai ir lanksčiai per šventinį laikotarpį?

Šventės yra tikras pragaras logistikoje. Visi nori gauti prekes „vakar“, o vairuotojai nori namo. Mes visada įspėjame klientus, kad gruodžio mėnesį terminai išsitęsia dvigubai. Jei kas nors žada pristatymą per 48 valandas prieš Kalėdas, tai yra tiesiog neatsakingas vadybininkų pažadas. Mes stengiamės, bet fizikos dėsnių neaplenksi – keliai užkimšti, muitinės dirba lėčiau, o sandėliai perpildyti. Geriausia strategija yra siųsti prekes bent dviem savaitėmis anksčiau, nei jų realiai prireiks, nes vėlavimas šiuo laikotarpiu yra beveik garantuotas.

Ar svarbu, kokią transporto įmonę pasirinkti?

Svarbu ne tik įmonė, bet ir konkretus vadybininkas, su kuriuo bendraujate. Jei jis kelia ragelį ir atsako į klausimus, o ne tik siunčia automatinius atsakymus, tai jau geras ženklas. Aš visada vertinu įmones, kurios turi savo parką, o ne tik perparduoda paslaugas. Kai įmonė turi savo furas, jie labiau kontroliuoja situaciją. Žinoma, visada yra rizika, kad vairuotojas susirgs ar fura suges, bet tai yra valdoma rizika. Svarbiausia – komunikacija, nes net jei krovinys vėluoja, svarbu, kad klientas apie tai žinotų iš anksto.

Ką daryti, jei siuntinys iš Vokietijos vėluoja?

Pirmiausia – nepanikuokite ir neskambinkite vadybininkui kas valandą. Tai nieko nepakeis, tik sukels papildomą stresą. Paprašykite tikslios buvimo vietos (GPS koordinatės arba paskutinis skenavimo taškas). Jei vadybininkas negali pasakyti, kur yra krovinys, tai jau rimta problema. Mano praktikoje buvo atvejis, kai krovinys buvo nusiųstas į visai kitą miestą dėl klaidos sistemoje. Mes tai išsiaiškinome per parą, bet klientas buvo labai piktas. Svarbiausia yra sąžiningumas – jei įvyko klaida, reikia ją pripažinti, o ne bandyti išsisukti meluojant apie „techninius nesklandumus“.

Ar siuntinių pristatymas iš Vokietijos operatyviai ir lanksčiai apima ir draudimą?

Draudimas yra privalomas, bet jis nepadengia visko. CMR draudimas turi limitus, todėl jei siunčiate kažką labai brangaus, būtinai papildomai apdrauskite krovinį. Daugelis klientų galvoja, kad jei įvyko avarija, jie gaus pilną sumą, bet taip nėra. Yra svorio limitai, yra išskirtos prekės, kurios nedraudžiamos. Visada perskaitykite smulkų šriftą sutartyje. Aš pats esu matęs, kaip klientai liko nieko nepešę, nes jų krovinys buvo netinkamai supakuotas, o draudimo bendrovė tai panaudojo kaip argumentą nemokėti kompensacijos.

Kaip paruošti siuntinį, kad jis būtų saugus?

Pakuotė yra viskas. Jei siunčiate prekes ant palečių, jos turi būti tvirtai apvyniotos plėvele ir suveržtos diržais. Jei tai smulkios siuntos, dėžės turi būti tvirtos, o viduje neturi būti tuščių tarpų. Jei dėžė „vaikšto“, prekės viduje susidaužys. Aš visada sakau: jei galite dėžę numesti nuo stalo ir ji nesubyra, vadinasi, ji paruošta gerai. Tai galioja ir siunčiant iš Vokietijos, kur keliai geri, bet furos vis tiek kratosi. Saugumas prasideda nuo jūsų pastangų, o ne nuo to, kaip švelniai vairuotojas vairuoja.

Ar verta naudoti sekimo sistemas?

Sekimo sistemos yra būtinos šiais laikais. Jei įmonė negali suteikti „tracking“ numerio, net nežiūrėkite į jų pusę. Tai minimalus standartas. Aš pats visada stebiu savo krovinius realiu laiku. Tai leidžia man iš anksto įspėti klientą, jei matau, kad fura stovi kamštyje prie sienos. Tai sukuria pasitikėjimą. Žinoma, būna, kad sistema „nulūžta“ (na, technika yra technika...), bet tai neturėtų būti nuolatinė būsena. Jei sekimo sistema neveikia savaitę, tai yra signalas, kad įmonėje kažkas negerai su procesais.

Kokie yra didžiausi iššūkiai pristatant siuntinius iš Vokietijos?

Didžiausias iššūkis yra kintantys eismo srautai ir vairuotojų trūkumas. Vokietijoje labai griežtos darbo ir poilsio taisyklės, todėl vairuotojai negali važiuoti be sustojimo. Tai reiškia, kad kelionė trunka tiek, kiek trunka. Mes negalime priversti vairuotojo pažeisti taisyklių, nes baudos yra milžiniškos. Todėl „operatyvus“ pristatymas visada turi savo ribas. Mes planuojame maršrutus taip, kad vairuotojas galėtų ilsėtis saugiose aikštelėse, o ne kažkur pakelėje, kur kyla rizika krovinio vagystei.

Ar svarbu, kokioje Vokietijos dalyje yra siuntinys?

Taip, atstumas turi reikšmės. Jei siuntinys yra kažkur prie Hamburgo, tai viena istorija, jei prie Miuncheno – kita. Pietų Vokietija yra toliau, todėl kelionė trunka ilgiau. Kartais klientai nesupranta, kodėl pristatymas iš Miuncheno kainuoja brangiau nei iš Berlyno. Tai paprasta – degalai, vairuotojo laikas ir kelio mokesčiai. Aš visada paaiškinu klientams, kad atstumas yra tiesiogiai susijęs su kaina ir laiku. Nėra jokios magijos, tik paprasta ekonomika, kurią kartais sunku priimti tiems, kurie nori visko „už dyką“.

Kaip išvengti muitinės problemų (jei reikia)?

Nors Vokietija yra ES, kartais pasitaiko krovinių, kuriems reikia papildomų dokumentų (pvz., jei prekės atkeliauja iš ne ES šalių per Vokietijos uostus). Svarbiausia – tvarkingi dokumentai. Jei CMR'as ar sąskaita faktūra netvarkinga, krovinys bus sustabdytas. Mano praktikoje buvo atvejis, kai dėl vieno klaidingo kodo prekės buvo sulaikytos savaitei. Tai buvo košmaras. Visada tikrinkite dokumentus dukart, prieš išsiunčiant krovinį. Geriau sugaišti valandą dokumentų tvarkymui, nei savaitę laukti sulaikyto krovinio.

Ar siuntinių pristatymas iš Vokietijos operatyviai ir lanksčiai gali būti automatizuotas?

Mes bandome automatizuoti viską, ką įmanoma, bet logistika vis tiek lieka „žmogiškas“ verslas. Reikia vairuotojo, reikia sandėlio darbuotojo, reikia vadybininko. Automatizacija padeda su dokumentais ir sekimu, bet ji negali pakeisti patirties ir intuicijos. Kartais reikia priimti sprendimą per sekundę – ar važiuoti per kamštį, ar sukti per kaimo kelius. Tai negali padaryti joks algoritmas. Todėl aš visada pasitikiu savo patirtimi labiau nei naujausiomis programėlėmis, nors jos ir labai palengvina darbą.

Ką daryti, jei siuntinys dingo?

Tai blogiausias scenarijus. Pirmiausia – oficiali pretenzija vežėjui. Tada – draudimo procesas. Tai ilgas ir nuobodus kelias. Mano patirtis rodo, kad jei įmonė yra rimta, jie patys ieškos krovinio, nes tai jų reputacija. Jei jie tiesiog ignoruoja jūsų užklausas, tai ženklas, kad reikia kreiptis į teisininkus. Kartą teko padėti klientui išsireikalauti kompensaciją iš vienos „garažinės“ įmonės. Tai užtruko pusmetį, bet mes laimėjome. Svarbiausia – turėti visus įrodymus: nuotraukas, dokumentus, susirašinėjimą.

Ar verta siųsti siuntinius per tarpininkus?

Tarpininkai gali būti naudingi, jei jie turi gerus ryšius su vežėjais. Jie gali gauti geresnes kainas ir greitesnį aptarnavimą. Bet yra rizika, kad jie tiesiog „permeta“ jūsų užsakymą kažkam kitam, ir jūs prarandate kontrolę. Aš visada rekomenduoju dirbti tiesiogiai su vežėju, jei tai įmanoma. Taip žinote, kas atsakingas už jūsų krovinį. Jei dirbate su tarpininku, būtinai paklauskite, kas realiai veš krovinį. Jei jie slepia vežėjo pavadinimą, tai jau raudona vėliava.

Kokie yra dažniausi klientų lūkesčiai?

Klientai dažniausiai nori, kad viskas būtų pigu, greita ir saugu. Tai „šventoji trejybė“, kurios beveik neįmanoma pasiekti vienu metu. Visada tenka rinktis – arba greitai ir brangiai, arba pigu ir lėtai. Aš visada atvirai pasakau klientams: „Mes galime tai padaryti greitai, bet tai kainuos daugiau“. Dauguma supranta, bet visada atsiranda tokių, kurie tikisi stebuklų. Tai yra logistikos kasdienybė – nuolatinis kompromisų ieškojimas tarp kainos ir kokybės.

Ar svarbu, kokio dydžio siuntinys?

Taip, dydis turi didelę reikšmę. Mažus siuntinius lengviau „įkišti“ į bet kokią furą, o dideliems reikia vietos. Jei siunčiate visą paletę, tai jau kitas tarifas ir kiti reikalavimai. Mes visada skaičiuojame krovinių tūrį ir svorį. Kartais klientai bando „apgauti“ sistemą, nurodydami mažesnius matmenis, bet tai tik sukelia problemų terminale. Kai fura atvažiuoja paimti krovinio ir jis netelpa, tai yra didžiulis nuostolis visiems. Visada būkite sąžiningi dėl matmenų.

Kaip pasirinkti tinkamą pakuotę?

Pakuotė turi atitikti krovinio pobūdį. Jei tai skystis – reikia specialios taros. Jei tai trapios prekės – reikia medinių dėžių. Aš visada rekomenduoju investuoti į gerą pakuotę, nes tai yra pigiausias draudimas nuo žalos. Kartą mačiau, kaip klientas siuntė brangų prietaisą paprastoje kartoninėje dėžėje be jokio paminkštinimo. Rezultatas buvo nuspėjamas – prietaisas sudužo. Tai buvo pamoka, kad taupymas pakuotei yra didžiausia klaida, kurią galima padaryti.

Ar svarbu, kokiu paros metu išsiunčiamas siuntinys?

Taip, laikas turi reikšmės. Jei siuntinys išsiunčiamas penktadienį vakare, jis greičiausiai stovės terminale visą savaitgalį. Geriausia siųsti pirmadienį ar antradienį, kad krovinys judėtų visą savaitę. Tai leidžia išvengti nereikalingų prastovų. Aš visada patariu klientams planuoti išsiuntimą savaitės pradžioje. Tai garantuoja, kad krovinys pasieks tikslą greičiau ir su mažesne rizika. Tai paprastas patarimas, bet jis tikrai veikia.

Ką daryti, jei vairuotojas vėluoja atvykti?

Vairuotojai vėluoja nuolat – kamščiai, kiti klientai, techninės problemos. Svarbiausia – komunikacija. Jei vairuotojas vėluoja daugiau nei valandą, vadybininkas privalo jus informuoti. Jei neinformuoja, tai yra nepagarba jūsų laikui. Mano praktikoje mes visada stengiamės įspėti klientus iš anksto. Tai sukuria pasitikėjimą. Jei vairuotojas vėluoja, mes visada ieškome būdų, kaip kompensuoti prarastą laiką, pavyzdžiui, greitesniu pristatymu kitame etape.

Ar siuntinių pristatymas iš Vokietijos operatyviai ir lanksčiai priklauso nuo oro sąlygų?

Žiemą oro sąlygos yra didžiausias priešas. Sniegas, ledas, audros – viskas stabdo eismą. Vokietijoje žiemos būna gana griežtos, ypač kalnuotose vietovėse. Mes visada stebime orų prognozes. Jei matome, kad artėja audra, mes įspėjame klientus, kad pristatymas gali vėluoti. Tai yra atsakingas požiūris. Geriau vėluoti dieną, nei rizikuoti vairuotojo ir krovinio saugumu. Saugumas visada turi būti pirmoje vietoje, net jei klientas labai skuba.

Ar verta naudoti „Express“ paslaugas?

„Express“ paslaugos yra brangios, bet jos tikrai veikia. Jei jums reikia, kad siuntinys būtų pristatytas per 24 valandas, tai yra vienintelis būdas. Mes naudojame mažesnius mikroautobusus, kurie važiuoja be sustojimų. Tai brangu, bet tai garantuoja greitį. Jei siuntinys nėra gyvybiškai svarbus, „Express“ paslauga yra pinigų švaistymas. Aš visada klausiu klientų: „Ar tikrai jums reikia, kad tai būtų rytoj?“. Dažniausiai atsakymas būna „ne“, ir mes pasirenkame pigesnį variantą.

Kaip vertinti atsiliepimus apie vežėjus?

Atsiliepimai yra naudingi, bet į juos reikia žiūrėti kritiškai. Žmonės dažniausiai rašo atsiliepimus tik tada, kai kažkas nutinka blogai. Retas kuris rašo, kai viskas vyksta sklandžiai. Todėl vienas neigiamas atsiliepimas nereiškia, kad įmonė yra bloga. Svarbu žiūrėti į bendrą tendenciją. Jei visi atsiliepimai yra neigiami, tada tikrai bėkite nuo tokios įmonės. Aš visada rekomenduoju pasikliauti rekomendacijomis iš pažįstamų, o ne tik internetiniais komentarais.

Ar logistika yra nuobodus darbas?

Tikrai ne! Kiekviena diena yra naujas iššūkis. Kiekvienas krovinys turi savo istoriją. Kartais tai yra paprastas siuntinys, o kartais – sudėtingas projektas, reikalaujantis daug planavimo. Aš myliu šį darbą, nes jis reikalauja greito mąstymo ir gebėjimo spręsti problemas. Tai nėra tik „pervežti iš taško A į tašką B“. Tai yra menas suderinti visus procesus taip, kad klientas būtų patenkintas. Ir kai tai pavyksta, tai suteikia didelį pasitenkinimą.

Išvada

Logistika yra sudėtingas mechanizmas, kuriame kiekviena detalė turi savo vietą. Siuntinių pristatymas iš Vokietijos operatyviai ir lanksčiai reikalauja ne tik profesionalumo, bet ir nuolatinio dėmesio detalėms. Tikiuosi, kad mano patirtis padės jums geriau suprasti, kaip viskas veikia ir kaip išvengti klaidų. Svarbiausia – bendraukite su savo vežėju, būkite sąžiningi dėl krovinio ir visada turėkite planą B. Sėkmės siunčiant prekes, ir tegul jūsų kroviniai visada pasiekia tikslą laiku ir saugiai!