Siuntinių pristatymas į Vokietiją su logistikos organizavimu

Įvadas

Siuntinių pristatymas į Vokietiją su logistikos organizavimu nėra tik „paimame ir atvežame“. Tai reiškia, kad prieš krovinį pajudant sutvarkomi maršrutai, dokumentai, pakuotė, gavėjo instrukcijos, draudimas, POD, grąžos ir planas B. Per 20+ metų tarptautiniuose pervežimuose mačiau daug siuntų, kurios techniškai atvyko, bet klientas liko nepatenkintas, nes niekas neorganizavo proceso. Vokietija tokių dalykų neatleidžia: time slot, sandėlių taisyklės, CMR, PVM duomenys, adreso tikslumas – viskas turi būti sudėliota.

DUK: organizavimas, procesas ir realus planas

Logistikos organizavimas prasideda nuo paprasto klausimo: kas turi atsitikti, kad krovinys be problemų pasiektų Vokietiją? Kartais atsakymas labai paprastas – dėžė, etiketė, kurjeris. Kartais sudėtingas – 8 paletės, gavėjas Hamburgo uoste, time slot, krovinio ženklinimas, draudimas, grįžtamoji paletė. (pataisau: organizavimas nėra popierizmas, nors popierizmo tenka). Geras organizavimas sutaupo ne tik pinigų, bet ir nervų, nes visi žino savo vaidmenį.

Ką reiškia logistikos organizavimas siuntimui į Vokietiją?

Tai reiškia visą grandinę: paėmimą Lietuvoje, dokumentus, maršrutą, transporto tipą, gavėjo instrukcijas, sekimą, pristatymą ir POD. Jei siunčiate verslui, reikia žinoti, ar tai B2B, ar B2C, ar krovinys konsoliduojamas, ar reikia sandėliavimo. Vokietijoje svarbus pašto kodas ir sandėlio procedūros. Organizavimas nėra gražus žodis prezentacijai. Tai praktinis darbas, kad vairuotojas neatsidurtų prie uždarų vartų, o klientas negautų sąskaitos su staigmenomis.

Ar logistikos organizavimas tinka mažoms siuntoms?

Tinka, jei siuntų daug arba jos svarbios. Vienai dėžei nereikia sudėtingo projekto. Bet jei kasdien siunčiate dešimtis parcel į Vokietiją, reikia šablonų, trackingo, grąžų proceso, etiketės taisyklių. E. prekyboje organizavimas dažnai lemia, ar klientas gaus prekę laiku, ar gaus tris dalinius siuntimus ir piktą žinutę. Mažoms siuntoms organizavimas gali būti lengvesnis, bet ne mažiau svarbus. Net maža dėžė gali sugadinti didelį klientą.

Kuo skiriasi paprastas siuntimas nuo organizuoto siuntimo?

Paprastas siuntimas dažniausiai reiškia: imame krovinį ir vežame pagal bazinį maršrutą. Organizuotas siuntimas reiškia, kad iš anksto numatomi rizikos taškai. Pavyzdžiui, gavėjas priima tik iki 12:00, todėl parenkamas ankstesnis maršrutas. Krovinys trapus, todėl tvirtinama papildoma pakuotė. Reikia POD per valandą po pristatymo, todėl nustatomas procesas. Skirtumas jaučiasi tada, kai kažkas negerai. Nežinau, ar visada verta permokėti, bet sudėtingiems kroviniams – dažnai taip.

Ar galima organizuoti nuolatinį siuntimų grafiką?

Žinoma, ir tai vienas geriausių būdų verslui. Galima sudėlioti grafiką: pirmadienį paėmimas Kaune, antradienį terminalas, trečiadienį pristatymai NRW regione, penktadienį grąžos. Tada kainos stabiliau valdomos, o klientai žino terminus. Jei turite fulfillment sandėlį Vokietijoje, grafikas dar svarbesnis. Buvo klientas, kuris siuntė „kai kada“, o po trijų mėnesių suprato, kad nuolatinis grafikas būtų pigesnis. Kartais tvarka atsiperka be didelių kalbų.

Kodėl organizavimas svarbus net ES viduje?

Nors Lietuva ir Vokietija yra ES, tai nereiškia, kad nėra taisyklių. PVM sandoriai, sąskaitos, prekių aprašymai, CMR, draudimas, ADR, grąžos, sandėlių procedūros – viskas egzistuoja. ES vidaus pervežimas yra paprastesnis nei eksportas už ES, bet ne be dokumentų. Be to, Vokietijos sandėliai dažnai griežtesni nei kai kurie klientai tikisi. Todėl organizavimas padeda išvengti situacijos, kai krovinys juridiškai ir logistiškai paprastas, bet praktiškai stringa prie vartų.

DUK: dokumentai, PVM, CMR ir teisingi duomenys

Dokumentai logistikoje yra kaip batai: kai jų nėra, toli nenuvažiuosi. ES viduje daug kas atrodo paprasta, bet neteisingas PVM kodas, neaiškus prekių aprašymas ar klaidingas CMR gali sukelti vėlavimą, mokesčius ar ginčą. Todėl prieš siunčiant reikia sutikrinti duomenis. Ne „kažkaip parašysim“, o tiksliai. Ypač jei siunčiate į didelį Vokietijos sandėlį, kur sistema tikrina informaciją prieš priimdama krovinį.

Kokie dokumentai reikalingi siuntimui į Vokietiją?

Dažniausiai reikia sąskaitos faktūros arba komercinio aprašymo, prekių kiekio, svorio, gavėjo duomenų, PVM mokėtojo kodo, jei taikoma, ir CMR pervežimui. Jei siunčiate asmeninį daiktą, aprašymas turi būti aiškus. Jei siunčiate ADR, maistą, medieną ar farmacinį krovinį, reikalavimai didesni. Dokumentai turi atitikti etiketę ir faktinį krovinį. Buvo atvejis, kai sąskaitoje buvo „accessories“, o realybėje 300 kg metalinių detalių. Sandėlis sustojo, kol viskas sutvarkyta.

Ar reikia PVM mokėtojo kodo?

B2B sandoriuose ES viduje PVM mokėtojo kodas dažnai yra labai svarbus. Jis padeda teisingai įforminti sandorį kaip Bendrijos viduje. Jei kodo nėra arba jis neteisingas, gali kilti klausimų buhalterijai, o kartais ir pristatymo procese. Fiziniam asmeniui situacija kitokia, bet aprašymas ir adresas vis tiek turi būti tikslūs. Ne visada vežėjas prašys kodo, bet tai nereiškia, kad jo nereikia. Geriau pasitikrinti su buhalteriu nei taisyti po fakto.

Kas yra CMR ir kodėl jis svarbus?

CMR yra tarptautinio krovinių vežimo dokumentas, kuris fiksuoja, kas, ką, iš kur ir kur veža. Paletiniams, LTL ir FTL kroviniams jis labai svarbus. CMR taip pat gali turėti pastabas apie pakuotės būklę, todėl pretenzijų atveju tai vienas pagrindinių dokumentų. Jei siunčiate mažą parcel, CMR gali būti paprastesnis arba jo forma kitokia, bet pristatymo įrodymas vis tiek reikalingas. Be CMR ir POD ginčas tampa „kas ką sakė“, o tai bloga vieta.

Ką daryti, jei dokumentuose yra klaida?

Taisyti kuo greičiau ir raštu. Jei klaida pastebėta prieš išvažiavimą, dažniausiai problema maža. Jei krovinys jau Vokietijoje, gali tekti siųsti taisytą sąskaitą, naują CMR papildymą arba gavėjo patvirtinimą. Svarbu, kad visi turėtų tą pačią informaciją. Buvo situacija, kai viename dokumente buvo 10 dėžių, kitame 12. Gavėjas sustabdė priėmimą, nes negalėjo suprasti, ar trūksta krovinio. Smulkmena, bet brangi.

Ar dokumentus galima tvarkyti elektroniniu būdu?

Taip, daugelį dokumentų galima tvarkyti elektroniniu būdu: sąskaitos, CMR projektai, bookingai, POD nuotraukos, trackingo nuorodos. Kai kurie vežėjai naudoja e-CMR arba TMS portalus. Tai pagreitina darbą, ypač kai siuntimų daug. Bet elektroninis būdas nereiškia, kad galima rašyti bet kaip. Duomenys vis tiek turi būti tikslūs. Technologija tik pagreitina tvarką arba netvarką – priklausomai, kas ja naudojasi.

DUK: maršrutai, sandėliai ir Vokietijos specifika

Vokietija nėra vienas vienodas taškas. Berlynas, Hamburgas, Kelnas, Diuseldorfas, Frankfurto regionas, Leipcigas, Štutgartas ir Miunchenas turi skirtingą logistikos ritmą. Uosto zonos, pramoniniai parkai, fulfillment centrai ir gamyklos taip pat skiriasi. Todėl maršrutas turi būti planuojamas pagal konkretų adresą, ne tik pagal šalį. Kartais krovinys greičiau atvyksta per Lenkiją, kartais per kitą terminalą. Geras organizavimas mato skirtumus.

Kodėl maršrutas į Berlyną skiriasi nuo maršruto į Miuncheną?

Berlynas yra arčiau Lietuvos ir dažniau patenka į tiesesnius maršrutus per Lenkiją. Miunchenas yra pietuose, todėl kelias ilgesnis, o terminai gali būti ilgesni. Kaina taip pat skiriasi. Be to, Bavarijoje sandėlių instrukcijos, eismas ir atstumai nuo pagrindinių terminalų gali būti kitokie. Todėl negalima sakyti „į Vokietiją trunka tiek pat“. Reikia žiūrėti pašto kodą. Ne visada skirtumas didelis, bet planuojant jį reikia matyti.

Ar galima siųsti į Vokietijos sandėlius su time slot?

Galima, tik time slot reikia rezervuoti arba patvirtinti iš anksto. Daug didelių sandėlių Vokietijoje dirba tik su konkrečiais langais. Jei vairuotojas atvyksta anksčiau, jį gali paprašyti laukti. Jei vėliau – perkelti. Todėl organizuojant siuntimą reikia žinoti ne tik adresą, bet ir priėmimo tvarką. Buvo atvejis, kai siunta atvažiavo 30 minučių per anksti, o apsauga neleido įvažiuoti. Po valandos langas jau buvo praleistas.

Ką reiškia konsolidacija?

Konsolidacija reiškia, kad jūsų krovinys keliauja kartu su kitų klientų kroviniais. Tai dažna LTL logistikoje. Paletės surenkamos terminaluose, perskirstomos ir važiuoja toliau. Konsolidacija gali sumažinti kainą, bet pridėti laiko ir rankinių perkrovimų. Todėl trapūs ar labai brangūs kroviniai ne visada turėtų važiuoti taip. Geras organizavimas pasirenka, kada konsoliduoti, o kada imti atskirą transportą. Pigiau ne visada reiškia protingiau.

Ar galima organizuoti siuntimą per tarpinį sandėlį?

Taip, ir tai dažnai naudojama, kai reikia konsoliduoti, pažymėti, pervesti etiketes arba laukti gavėjo lango. Tarpinis sandėlis gali būti Lenkijoje arba Vokietijoje. Tai naudinga e. prekyboje, grąžoms, didelėms partijoms. Bet kiekvienas sandėliavimas turi kainą ir procesą. Jei siunta stovi vieną dieną, nieko baisaus. Jei stovi savaitę, pradeda augti išlaidos. Todėl tarpinis sandėlis turi būti sprendimas, ne įprotis.

Kaip Vokietijos sandėlių taisyklės veikia pristatymą?

Labai stipriai. Kai kurie sandėliai reikalauja registracijos internetu, kai kurie – kontaktinio asmens, kai kurie – konkrečių etiketės formatų. Gamyklose gali būti PPE taisyklės, vairuotojo asmens dokumentai, automobilio numeriai. Jei šių dalykų nėra, krovinys gali būti neįleistas. Todėl prieš siunčiant reikia gauti delivery instructions. Ne visada jos būna gražiai parašytos, kartais tai painus PDF vokiškai, bet be jo rizika didesnė.

DUK: pakuotė, ženklinimas ir krovinio paruošimas

Pakuotė yra organizavimo dalis, nors daugelis jos neįtraukia į planą. Bloga pakuotė gali sugadinti net gerą maršrutą. Etiketės, svorio žymos, krypties rodyklės, „fragile“ lipdukai, paletės tvirtinimas – viskas turi prasmę. Vokietijos sandėliai dažnai skenuoja, sveria, tikrina etiketes. Jei informacija nesutampa, krovinys gali būti sulaikytas. Todėl organizavimas prasideda dar sandėlyje, ne automobilyje.

Kokia pakuotė tinka paletėms į Vokietiją?

Tinka tvirta euro paletė, jei gavėjas jos reikalauja, stabiliai sukrautas krovinys, gera plėvelė, kampų apsauga, jei reikia, ir aiški etiketė. Krovinys neturi kyšotis per kraštus, nebent tai suderinta. Jei paletė aukšta, reikia nurodyti aukštį. Jei svoris didelis, reikia tinkamo padėklo. Buvo atvejis, kai paletė atrodė gražiai apvyniota, bet viduje dalys nebuvo pritvirtintos. Vokietijoje ją perkraunant viskas pasislinko.

Ar reikia vokiškų etikečių?

Ne visada, bet labai pravartu, ypač jei krovinys eina į didelį sandėlį. Etiketėje turi būti gavėjo pavadinimas, adresas, pašto kodas, užsakymo numeris, kartais pallet ID. Jei gavėjas reikalauja konkrečių etikečių formatų, jų reikia laikytis. Vokiškas adresas turi būti tikslus, be sutrumpinimų, kurie gali sugadinti skenavimą. Geriau etiketę padaryti aiškią nei po to aiškintis, kodėl krovinys stovi terminalo kampe.

Kaip paruošti trapų krovinį?

Trapų krovinį reikia vertinti pagal riziką, ne pagal norą sutaupyti. Reikia vidinės apsaugos, kampų, oro pagalvių, medinės dėžės, jei vertė didelė, ir nuotraukų prieš pakrovimą. Jei siunčiate stiklą, keramiką ar elektroniką, „fragile“ lipdukas nėra pakankamas. Vokietijoje krovinys gali būti perkraunamas kelis kartus. Todėl pakuotė turi būti tokia, kad atlaikytų ne vieną ranką. Jei abejojate, geriau sustiprinti.

Ką daryti, jei krovinys maišytas?

Maišytam kroviniui reikia aiškios vidinės struktūros: kiek dėžių, kokie SKU, kuris kiekis, ar yra paletės ID. Jei siunčiate skirtingus produktus į vieną užsakymą, gavėjas turi matyti, kas yra kur. Be to, reikia žinoti, ar visos prekės gali keliauti kartu. Maistas, chemija, trapūs daiktai, dokumentai – ne visada gerai maišyti. Organizavimas čia reiškia sąrašą, kuris atitinka realybę. Ne tik gražų Excel failą.

Ar pakuotės nuotraukos tikrai reikalingos?

Pretenzijų atveju – labai. Nuotraukos prieš pakrovimą rodo, kad krovinys išėjo tvarkingas. Nuotraukos po iškrovimo rodo, kas nutiko. Jei nėra nuotraukų, ginčas dažnai tampa subjektyvus. Todėl brangiems, trapiems ar naujiems klientams aš visada rekomenduoju fiksuoti pakuotę. Tai užtrunka kelias minutes. Vėliau tos minutės gali sutaupyti šimtų eurų. Logistikoje smulkmenos dažnai yra ne smulkmenos.

DUK: sekimas, POD, grąžos ir klientų aptarnavimas

Geras organizavimas nesibaigia išsiuntimu. Reikia žinoti, kur krovinys yra, kada jis bus pristatytas, kaip gauti POD, ką daryti su grąžomis. Klientas nenori kiekvieną valandą klausti „kur mano siunta?“. Jis nori proceso. Todėl verta turėti trackingo sistemą, atsakingą žmogų, POD šabloną ir grąžų taisykles. Jei to nėra, logistika tampa žinučių karu.

Kaip sekamas organizuotas siuntimas?

Sekimas gali būti per kurjerio trackingą, TMS portalą, GPS, dispečerio pranešimus arba POD grandinę. Mažiems siuntiniams dažniausiai yra tracking numeris. LTL ir FTL atveju svarbesni etapai: paėmimas, terminalas, išvažiavimas, atvykimas į Vokietiją, pristatymas. Jei siunčiate daug krovinių, verta turėti vieną vietą, kur matyti statusus. Ne visada sistema bus tobula, bet ji turi duoti pakankamai informacijos veiksmui.

Kas yra POD ir kada jo reikia?

POD yra pristatymo įrodymas: parašas, antspaudas, data, laikas, kartais pastabos. Jis reikalingas beveik visada verslo siuntoms, ypač jei klientas laukia patvirtinimo arba mokėjimo sąlygos susijusios su pristatymu. POD taip pat apsaugo nuo ginčų, ar krovinys buvo perduotas. Jei gavėjas priėmė be pastabų, tai geras ženklas. Jei yra pažeidimų, jie turi būti užrašyti. Be POD sunku įrodyti, kad darbas atliktas.

Kaip organizuoti grąžas iš Vokietijos?

Grąžas reikia planuoti prieš prasidedant pardavimams. Ar jos grįš į Lietuvą, ar liks Vokietijoje? Ar bus tikrinamos, ar iškart perparduodamos? Kas mokės už grįžtamąjį transportą? Jei siunčiate e. prekybai, grąžos gali būti didelė išlaida. Kartais verta turėti grąžų adresą Vokietijoje, kad nereikėtų vežti kiekvienos dėžės atgal. Bet tai priklauso nuo produkto vertės, PVM tvarkos ir klientų politikos.

Ar galima integruoti logistiką su e. prekybos sistema?

Taip, daugelis vežėjų turi API arba portalus, per kuriuos galima kurti užsakymus, gauti trackingą, spausdinti etiketes. Tai labai naudinga, kai siuntimų daug. Bet integracija neveiks gerai, jei duomenys jūsų sistemoje netvarkingi. Klaidingi adresai, netikslūs svoriai, blogi SKU – viską išneš į logistiką. Todėl prieš integruojant reikia sutvarkyti pagrindus. Technologija neatleis nuo organizacijos.

Kodėl klientų aptarnavimas yra logistikos dalis?

Nes klientas mato ne jūsų terminalus, o rezultatą. Jei siunta vėluoja, jis rašo jums, ne vairuotojui. Jei POD neateina, jis klausia jūsų. Todėl aptarnavimas yra procesas, ne mandagumo papildinys. Geras tiekėjas atsako konkrečiai: kur krovinys, kas vyksta, kada bus sprendimas. Blogas siunčia bendras frazes. Per 20 metų mačiau, kad klientai atleidžia problemas, bet sunkiai atleidžia tylėjimą.

Išvada

Siuntinių pristatymas į Vokietiją su logistikos organizavimu yra tada, kai visas kelias suplanuojamas prieš krovinį pajudant. Tai reiškia dokumentus, maršrutą, pakuotę, gavėjo instrukcijas, sekimą ir grąžų planą. Vokietija mėgsta tikslumą, todėl geras organizavimas dažnai atrodo nuobodžiai, kol sutaupo dieną, pinigus ir nepatogų pokalbį su klientu.