Siuntinių pristatymas į Vokietiją – procesų valdymas: kas vyksta užkulisiuose?

Dirbu logistikoje jau beveik dvidešimt penkerius metus ir, turiu pasakyti, daugelis klientų vis dar galvoja, kad siunta pasiunta yra kaip pasakėja – užsidaro duris ir po trijų dienų atsiranda ten, kur reikia. Deja, realybė yra daug šiurkštesnė. Siuntinių pristatymas į Vokietiją – procesų valdymas, kuris nuolat kovoja su neprognozuojamumu, prasideda ne tada, kai vairuotojas uždeda pirmąją pavara, o dar anksčiau, prie stalo su dokumentais. Vokietija yra mūsų kaimynė, tačiau vokiškas tvarkos mąstymas su mūsiškiu „kaip nors išeis“ dažnai susiduria kaip sienos. Štai čia ir prasideda tas baisus žodis – procesų valdymas. Be jo, tiesiogiai važiuoti į Miuncheną arba Hamburgą yra tikra savatybė, o ne verslas.

Kaip visa tai prasideda ir kodėl kartais užtrunka?

Kaip iš tikrųjų atrobras siuntos formavimo procesas?

Viskas prasideda nuo to, kad klientas sako: „Turiu dėžę, reikia nuvežti“. Tai nuostabu, kaip dažnai žmonės neįsivaizduoja, kad dėžė turi būti ne tik uždaryta. Siuntinių pristatymas į Vokietiją prasideda nuo išsamios inventorizacijos. Turiu omenyje ne tik „stalo ir kėdės“, o svorį, matmenis, ir, svarbiausia, medžiagos. Prieš porą metų turėjau klientą, kuris bandė įvežti „vieną didelį paketą“ su senais drabužiais, o ten, pasirodo, buvo ir odinė striukė be veterinarinio sertifikato. Vokiečiams tai buvo tragiška komedija. Geras procesų valdymas reikalauja, kad paketas būtų tikrintas dar prieš jį įkeliant į mašiną. Jei čia praleidi, vėliau muitinėje užkils daugiau rūpesčių nei pažadėjai.

Kiek laiko tikrai užtrunka tas pristatymas?

Jeigu kas nors sakys „tikslią dieną“, jis meluoja arba nežino ką daro. Standartiškai, kai einame grupiniu krovininiu transportu, tai trunka nuo 3 iki 5 dienų. Tačiau tai priklauso nuo to, kiek kitų siuntų yra maršrute. Siuntinių pristatymas į Vokietiją nėra taksi, kuris vežia tiesiai. Vairuotojas turi sustoti įsikrauti ir išsikrauti kitur, kartais Liuksemburge, kartai Olandijoje. Prisimenu vieną atveją, kai dėl sniego audros Vokietijoje masina stovėjo 12 valandų automagistralėje A2. Klientas skambino ir rūkino, o aš žiūrėjau į orų žemėlapį. Procesų valdymas čia nepadeda, o tik kantrybė.

Ar tikrai reikia tokio griežto dokumentų tvarkymo?

Absoliučiai taip. Vokietijos muitinė (Zoll) yra legenda. Jie turi tuos skanerius, kurie mato viską. Jei deklaracijoje parašysi „įvairios prekės“, jie tuoj pat patikrins. Vieną kartą, kai dar buvau jaunesnis, nusprendžiau, kad „buitinė technika“ pakaks aprašymui. Nenukrypome nuo temos, bet muitininkai padarė iškėlimą ir priskaičiavo baudą už neapibrėžtą prekių kategoriją. Siuntinių pristatymas į Vokietiją be tinkamų prekių kodų (HS kodų) yra lyg važiuoti be vairuotojo pažymėjimo. Gali pavykti kelis kartus, bet kartais nubraižys taip, kad nebeatsigausi.

Kodėl kainos taip svyruoja?

Kodėl? Nes degalai nebe kainuoja tiek, kiek prieš metus, o olandų keliai (mokesčiai už kelius) nuolat brangsta. Taip pat, jei reikia įrenginio su pakeliamu galu (krautuvas), tai papildomas mokestis. Daugelis klientų mano, kad kaina yra pastovi kaip duonos. Ne, ji dinamiška. Efektyvus procesų valdymas leidžia mums sutaupyti kurjerio laiką, bet jei siunta yra sunki ar netvarkinga, tiek laiko prarandama, kad kaina automatiškai kyla. Tai ne mūsų noras tai padidinti, o realūs kaštai.

Ar galima siųsti asmeninius daiktus į Vokietiją?

Galima, bet turi būti labai atsargus. Yra ribojimų dėl alkoholio ir tabako, o naudotų daiktų, ypač elektronikos, gali neįleisti kaip nekomercinio krovinio, jei atrodys, kad juo prekiauji. Siuntinių pristatymas į Vokietiją asmeniniais tikslais reikalauja deklaracijos, kad tai dovana arba asmeninis turto perkėlimas. Buvo atvejis, kai vaikas išvažiavo gyventi į Berlyną ir nusiuntė savo daiktų konteinerį. Muitinė užkabino, nes buvo per daug naujų etikečių su kainomis. Teko aiškinti, kad tai ne parduotuvė.

Muitinė ir biurokratija: mūsų didžiausi draugai ir priešai

Kas daryti, jei siunta užstrigo muitinėje?

Pirmiausia – nepanikuoti. Dažniausiai trūksta paprastos sąskaitos faktūros arba prekių specifikacijos. Siuntinių pristatymas į Vokietiją sustoja ne todėl, kad kas nors yra nusprendęs piktintis, o todėl, kad trūksta duomenų. Dispečeris turi susisiekti su brokeriu ir duoti tai, ką prašo. Kartais tai užtrunka valandą, kartais dieną, jei yra šventė Vokietijoje. Aš asmeniškai niekada nesiūlau kelti skandalų, geriau tiesiog duokite jiems tai, ko jie nori, ir jie paleis.

Ar reikia mokėti PVM ir mokesčius už kiekvieną siuntą?

Jei siunčiate prekybai (B2B), o turite PVM mokėtojo kodą ir galiojantį VAT numerį Vokietijoje, dažniausiai ne, taikoma 0 proc. PVM tarifas (intra-Community supply). Bet jei siunčiate fiziniam asmeniui (B2C) arba neturite to kodo, tai taip, reikės sumokėti vokišką PVM (19 proc. arba 7 proc.). Procesų valdymas čia yra kritiškas, nes blogai užpildyta sąskaita gali lemti tai, kad gavėjas Vokietijoje teks mokėti mokesčius ir dar gauti pranešimą „iš rankų į rankas“.

Kas yra tas gąsdinantis HS kodas?

HS kodas (Harmonized System code) tai skaičių rinkinys, kuris apibūdina prekę. Vienas kodas – obuolys, kitas – obuolių sultys. Siuntinių pristatymas į Vokietiją be tų kodų yra kaip eiti į tamsų rūsį be žibintuvėlio. Muitinė turi žinoti, ką įveži, kad nustatytų mokesčius. Kartais klientai sako „nesuprantu to“, bet aš juos priverčiu surasti, nes kitaip baudos užklups ant galvos. Gerai, kai gamintojas pateikia tą kodą, blogai – kai tenka „magiškai“ spėlioti internete.

Kas nutinka su siunta, jei ją atsisako priimti gavėjas?

Tai blogiausias scenarijus, vadinamas „return to sender“. Siuntinių pristatymas į Vokietiją tampa dvigubai brangesnis, nes reikia ne tik parvežti atgal, bet ir apmokėti sandėliavimą Vokietijoje, kol tai bus suorganizuota. Vokiečiai už sandėliavimą ima labai rimtai. Turiu omenyje, po savaitės sąskaita gali būti didesnė nei pati siunta. Todėl visada patikrinkite, ar gavėjas tikrai laukia tos siuntos, prieš ją išsiunčiant.

Ar galiu siųsti maisto produktus?

Taip, bet tikrai ne viską. Mėsa, pieno produktai, kiaušiniai – tai sunku, reikia veterinarinių sertifikatų, kurių gauti vienam siuntimui beveik neapsimoka. Kramtoma maisto daugiau įeina (kruopos, cukrus, džemas), bet turi būti uždaryta gamybinėje pakuotėje. Siuntinių pristatymas į Vokietiją su maistu yra pavojingas dėl tų pačių kontrolių. Vieną kartą mus sustabdė dėl kelių sausiųjų kiaušinių pakeliuose, kurie buvo nupirkti paprastoje parduotuvėje. Muitinė juos konfiskavo.

Vairuotojai, maršrutai ir techninės problemos

Kaip vairuotojai susiduria su kalbų barjeru?

Dauguma vairuotojų moka angliškai arba rusiškai, bet vokiškai – retai. Siuntinių pristatymas į Vokietiją tampa sudėtingas, kai reikia susitarti su sandėlininku, kuris kalba tik vokiškai ir nenori kalbėti angliškai. Dažnai aš tenka būti vertėju telefonu. „Sakyk jam, kad turi atiduoti kelis popierius“ – tokios žinutės yra kasdienybė. Kartais pasitaiko ir juokingų situacijų, kai abiejų pusės rankomis rodo, ką reikia daryti.

Ar vairuotojas gali atiduoti siuntą bet kam sandėlyje?

Ne, absoliučiai ne. Procesų valdymas numato tikslų asmens identifikavimą. Turi būti pateikti pasą arba vairuotojo pažymėjimas, ir patvirtintas, kad šis asmuo turi teisę gauti krovinių. Jei vairuotojas atiduos siuntą pirmam sutiktam žmogui su „sveikinu“, vėliau gali likti be darbo, o įmonė prarasti atsakomybę. Vokietijoje su tuo tikslumą – kaip Šveicarijoje.

Kas vyksta, jei sugenda sunkvežimis?

Tai, kas ir turėtų įvykti – skambina pagalbos tarnyba. Bet jei sugenda prieš pat klientą, siuntinių pristatymas į Vokietiją vėluos. Turime kvietti kitą vairuotoją iš vietinio filialo perkrauti. Tai brangu ir lėta. Prisimenu, kaip vienas mūsų senas „Scania“ užgeso ant autostrados prieš Duisburgą. Reikėjo laukti 4 valandas kol atvyko techninė pagalba. Klientas, žinoma, buvo nepatenkintas, bet kas padarysi? Technika yra technika.

Kodėl taip sunku susitarti dėl iškrovos laiko?

Vokiečiai myli tvarką. Jei sutarta iškrova 14:00, reikia būti ten 13:55. Siuntinių pristatymas į Vokietiją dažnai žlunga dėl to, kad vairuotojas užtrunka kelyje dėl traffic jam (spūstų) ir atvyksta 14:10. Tuomet gali būti, kad jums jau nebeįleis, nes vairuotojas jau viršijo savo vairavimo laiką arba sandėlis užsidarė. Tada reikia ieškoti nakvynės ir laukti ryto. Tai brangus pramokėlis už nešvarų laiko planavimą.

Ar saugu siųsti brangius daiktų?

Ypač jei tai yra telefonai arba juvelyriniai dirbiniai, reikalinga ypatinga priežiūra. Siuntinių pristatymas į Vokietiją tokiu atvejui vyksta tik su papildoma draudimo polise ir, dažniausiai, su tais pačiais vairuotojais, kurie yra patikimi. Negalima užsidėti etiketės „Auksas“ ant dėžės, tai kviečia vagis. Mes dažnai naudojame kodines apsaugas arba netikrus prekių pavadinimus sąskaitose.

Praktiniai patarimai ir dažniausiai daromos klaidos

Kokia dažniausia klaida dėl pakavimo?

Žmonės įdėda sunkius daiktus į plonas dėžes ir nepadaro tarpinės sienelės. Siuntinių pristatymas į Vokietiją yra ilgas kelias, kelias šimtai kilometrų. Kelių duobės ir stabdymai daro savo. Matome, kaip dėžės tiesiog „sprogsta“ viduje. Naudokite kokybiškus popieriaus vokus, burbuliukų plėvelę ir dėžę, kuri atlaiko svorį. Vieną kartą gavome dėžę su „lengva“ keramika, kuri buvo sudėta į vieną didelę krūvą be užpildo. Rezultatas – 100 sudužusių lėkščių.

Ar verta rinktis pigų pervežėją?

Sakyčiau, ne. Jei kaina skambėja per gerai, kad būtų tiesa, greičiausiai trūksta kažko importante – draudimo, patirties arba jie tiesiog paims daug siuntų ir jų nebeįveš laiku. Siuntinių pristatymas į Vokietiją turi būti subalansuotas. Pigus pervežimas gali baigtis tuo, kad tavo siunta stovės kažkur Lenkijoje savaitę, kol surinks pilną mašiną. Geriau sumokėti šiek tiek daugiau už užtikrintą (tikiuosi) paslaugą.

Kaip sekti siuntos kelionę?

Dabar tai jau standartas. Mes suteikiame tracking numerį, kurį galima įvesti svetainėje. Tačiau sistemose kartą būna įvykių. Pavyzdžiui, vairuotojas užmiršta nuskaityti brūkšninį kodą iškrovos metu, ir sistema rodo, kad siunta vis dar važiuoja, nors jau gulėja pas klientę. Siuntinių pristatymas į Vokietiją stebimas taip, bet reikia prisiminti, kad technologijos tik tiek geros, kiek žmonės, kurios jomis naudojasi.

Kas daryti, jei siunta atėjo pažeista?

Pirmiausia – nefilmuok to su telefonu tikrai (vokiškai skamba kaip „filmieren“?), tiesiog užfiksuokite pažeidimus ant važtaraščio (CMR). Be įrašo ant važtaraščio, draudimo kompanija nieko neatsiskaitys. Parašykite: „Dėžė įdrėskta, kraštai sutręšę“. Vėliau galite kelti pretenziją. Siuntinių pristatymas į Vokietiją visada turi riziką, todėl važtaraštis yra šventasis graalis, kuris apsaugo jus.

Ar galima keisti pristatymo adresą jau važiuojant?

Galima, bet tai papildomas galvos skausmas. Dispečeris turi susisiekti su vairuotoju, o vairuotojas gali būti tuomet, kai negali kalbėti. Be to, jei jau buvo išduota pristatymo kvitą (anmeldung), keisti adresą reiškia anuliuoti dokumentus ir daryti naujus. Siuntinių pristatymas į Vokietiją nėra tas dalykas, kurį galima lengvai „perprogramuoti“ kelyje, kaip GPS navigacijoje. Geriausia iš karto nurodyti teisingą adresą.

Kodėl reikia gavėjo telefono numerio?

Kadangi aš ne gerasbarys (tai juokas, turiu omenyje klaidą: gerai barys), bet vairuotojas reikia tiesiog susisiekti su žmogumi. Be to, jei sandėlis yra uždaras arba sunkiai randamas, vienas telefoninio skambučio sutaupo valandas trukdybių. Siuntinių pristatymas į Vokietiją be kontakto yra kaip šaudyti į tamsą be taikiklio. Mes patvirtiname (tai yra informuojame) gavėją iš anksto, kad jis lauktų.

Specifiniai atvejai ir netikėtumai

Ar galima siųsti pavojingas krovinius (ADR)?

Taip, bet tik su specialiomis mašinomis ir vairuotojais, turinčiais sertifikatus. Negali tiesiog taip įdėti dažų aerozolio į mašiną. Siuntinių pristatymas į Vokietiją su ADR kroviniu reikalauja ypatingo procesų valdymo – specialios etiketės, įranga priešgaisrinė. Vokietijos policija dažnai tikrina sunkvežimius ir jei pastebi blogą padėtį, baudos yra astronominės.

Kas vyksta su siunta per šventes?

Vokietijoje šventės yra šventės. Jei Velykos arba Kalėdos, niekas nevežia. Siuntinių pristatymas į Vokietiją tada sustoja, o sandėliai kaupia siuntas. Reikia planuoti iš anksto, prieš šventes bent savaitę. Buvo atvejis, kai klientas norėjo, kad skubu atvežtume prieš Kalėdų Eve (Šv. Kąsenos dieną) – tai neįmanoma, net už du kartus didesnę kainą.

Kaip elgtis, jei prekės yra pašarai?

Tai kaip ir maistas, bet dar griežčiau. Reikia veterinarinio pasų. Siuntinių pristatymas į Vokietiją su pašarais be dokumentų yra neįmanomas – tiesiog neįleis šalyje. Vokietijos žemės ūkio kontrolė yra labai griežta dėl ligų plitimo. Nėra jokio „pavizdžiui, tai tik šunų maistas“, jiems visiškai svarbu, iš kur tas maistas atkeliavo.

Ar galiu siųsti dviratį?

Žinoma, tai labai popiaru. Bet dviratis turi būti išmontuotas arba įdėtas į dviračių dėžę. Siuntinių pristatymas į Vokietiją su surinktu dviračiu yra problema, nes jis užima daug vietos ir lengvai pažeidžiamas. Tiesiog padėkite dviratį ant grindų – ne, reikia apsaugos rėmų. Dažnai tai reikalauja individualaus sprendimo.

Kas yra tarpinės rankos (forwarding) paslauga?

Tai kai mes ne patys vežame, o perduodame kitiems partneriams. Tai normalu logistikoje. Siuntinių pristatymas į Vokietiją dažnai vyksta per tarpininkus, kadangi mes neturime savo mašinų kiekviename mieste. Svarbiausia pasirinkti patikimus partnerius, kad siunta nepadingtų sistemoje. Aš asmeniškai stengiuosi dirbti su tais, kuriuos pažįstu dešimtmetį.

Kodėl svarbu tiksliai nurodyti gavėjo įmonės pavadinimą?

Vokietijoje vienas gatvės numeris gali priklausyti penkioms skirtingoms įmonėms. Jei parašysi „VW“ vietoje „Volkswagen Group Parts Center“, siunta nukeliaus į blogą vartus. Siuntinių pristatymas į Vokietiją reikalauja preciziškumo adresuose. Net maža klaida pavadinime gale sukelia sumišimą, kur truksta dienų, kol išsiaiškina, kur dėti tą dėžę.

Ar galima siųsti prekes, kurios turi akcizą (alkoholis, tabakas)?

Gali, bet čia jau nebe paprastas eksportas. Reikia eiti per specialius licencijuotus sandėlius (excise warehouse). Siuntinių pristatymas į Vokietiją su akcizu be procedūrų yra kontrabanda. Paprastam žmogui per kurjerių siųsti dešimtą butelį viskių neapsimoka – mokesčiai viršys prekės vertę. Geriau nusipirkti parduotuvėje čia.

Ką daryti, jei neturiu PVM mokėtojo kodo?

Tuomet mokesčius mokės gavėjas Vokietijoje. Siuntinių pristatymas į Vokietiją asmenims arba mažoms firmoms be kodo yra įmanomas, bet procesų valdymas čia pasisuka link importo procedūrų. Reikės užpildyti importo deklaraciją ir susimokėti. Tai papildomai užtrunka vietinio muitinės brokerio dėmesio.

Kaip veikia draudimas?

Jei nupirkote draudimą, ir siunta dingsta ar sugenda, mes sumokame. Tačiau draudimas nedengia vėlavimo. Siuntinių pristatymas į Vokietiją gali vėluoti dėl šimto priežasčių, bet už tai niekas nesumokės atlyginimo, nebent tai buvo garantuotas terminas (Express). Draudimas apsaugo tik turtą, o ne laiką. Svarbu žinoti ribas – ne visada prekė verta tiek, kiek pareiškiate, reikia turėti pirkimo dokumentą.

Kodėl reikia nurodyti prekių kiekį?

Nes jei sąskaitoje rašo „10 vnt.“, o dėžėje yra 15, tai yra problemų pradžia. Muitinė galo galvoje, kad prekiauji juoda rinka. Siuntinių pristatymas į Vokietiją turi būti absoliučai skaidrus. Skaičiai turi dėtitis. Jei padarote klaidą, geriau iš karto praneškite ir pataisykite dokumentus prieš išvykimą.

Ar galiu siųsti dokumentus be jokios pakuotės?

Galima, bet labai neapdairu. Įdėkite į voką bent jau. Siuntinių pristatymas į Vokietiją be jokios apsaugos gali baigtis taip, kad dokumentai sugenda arba dingsta, nes „nėra ką užfiksuoti“. Be to, drėgnė mašina irgi gali sugadinti popierių. Vokas – tai maža kaina už ramybę.

Kas yra CMR važtaraštis?

Tai pagrindinis dokumentas tarptautiniame vežime. Jis patvirtina, kad pervežėjas gavo krovinių. Siuntinių pristatymas į Vokietiją be CMR yra nelegalu. Jame turi būti viskas: adresas, svoris, prekės. Jei nėra įrašo apie pažeidimus iškrovos metu, teisinė padėtis yra labai silpna. Visada pasilikite savo kopiją.

Ar verta rūpintis ekologija logistikoje?

Vokietijai tai labai svarbu. Siuntinių pristatymas į Vokietiją dažnai vertinamas pagal tai, ar mašina atitinka „Euro 6“ standartus, ar ne. Didelės įmonės reikalauja „CO2“ ataskaitų. Tai nebe tiesiog krovinio pervežimas, o ir atsakomybės klausimas. Na, o mus, tiesiogiai, tai veikia tiek, kad senomis mašinomis ten važiuoti vis brangiau.

Kas daryti, jei aš nežinau tikslaus svorio?

Sverkite! Nespėkite. Jei parašysite 10 kg, o bus 50 kg, vairuotojas gali atsisakyti vežti, arba reikės papildomai mokėti už skirtumą. Siuntinių pristatymas į Vokietiją remiasi svoriu, nes nuo jo priklauso kaina ir maršruto sudarymas. Netikslumas čia kaip duobė kelyje.

Ar galiu pasitikėti visais pervežėjais?

Tiesiogiai ne. Yra įmonių, kurios dirba „pilna“, t.y. pasiima pinigus ir dingsta. Siuntinių pristatymas į Vokietiją patikėkite tiems, kurie turi adresą, telefoną ir istoriją. 20 metų patirtis mokėjo atskirti tuos, kurie dirba gerai, nuo tų, kurie tik žada. Pasidomėkite įmonės reputacija prieš susidėdami dėžę.

Išvada

Galiausiai, Siuntinių pristatymas į Vokietiją – procesų valdymas nėra rocket science (raketa), tačiau jis reikalauja kantrybės, dėmesio detalėms ir realaus supratimo, kaip veikia pasaulis. Nėra idealios sistemos, visada kažkas sužlugs arba vėluos, bet su tinkamu požiūriu ir dokumentais viskas įmanoma išspręsti. Sėkmės jūsų siuntoms ir tikimės, kad jos pasieks adresatą saugiai. O jei kils klausimų, tiesiog skambinkite, geriau pasikalbėti žmogus su žmogumi.