Siuntinių pristatymas greitai ir laiku į Vokietiją

Per dvidešimt metų logistikos srityje supratau vieną esminį dalyką: „greitai“ ir „laiku“ yra du skirtingi terminai, kuriuos klientai dažnai painioja. Kai kalbame apie siuntinių pristatymą greitai ir laiku į Vokietiją, mes kalbame apie procesų optimizavimą, vairuotojų patirtį ir gebėjimą numatyti rizikas. Dažnai girdžiu klientus skundžiantis, kad „vadybininkų pažadai“ apie pristatymą per 24 valandas nebuvo ištesėti. Na, būkime atviri – fura nėra lėktuvas, o keliai tarp Lietuvos ir Vokietijos turi savo „charakterį“. Šiame straipsnyje atskleisiu, kaip iš tikrųjų veikia skubus pristatymas ir ką galite padaryti, kad jūsų krovinys pasiektų tikslą be vėlavimų.

Skubaus pristatymo realybė

Kodėl pristatymas per 24 valandas dažnai yra tik rinkodaros triukas?

Kai įmonės reklamuoja „pristatymą per 24 valandas“, jos dažniausiai turi omenyje laiką nuo siuntos paėmimo iki jos atvykimo į paskirties šalies terminalą. Tačiau realybėje siunta dar turi būti išrūšiuota ir pristatyta galutiniam gavėjui. Tai užima papildomą laiką. Mano praktikoje, jei fura išvažiuoja iš Vilniaus pirmadienį ryte, Vokietijoje ji bus antradienį vakare arba trečiadienį ryte. Tai yra realus, užtikrintas laikas. Viskas, kas greičiau, yra loterija su eismo sąlygomis. Niekada nepasitikėkite pažadais, kurie skamba per gerai, kad būtų tiesa, nes logistikoje fizikos dėsnių neapgausi.

Kokie veiksniai labiausiai įtakoja siuntų vėlavimą kelyje į Vokietiją?

Pagrindinis vėlavimų šaltinis yra Lenkija. Tai yra logistikos „butelio kaklelis“. Remontai, avarijos ir nuolatiniai kamščiai prie sienų su Vokietija gali sugadinti bet kokį tvarkaraštį. Taip pat svarbu vairuotojų darbo ir poilsio režimas. Vairuotojas negali važiuoti be sustojimo – jis privalo ilsėtis pagal ES reglamentus. Jei vadybininkas sako, kad fura važiuos be sustojimo, jis arba meluoja, arba rizikuoja vairuotojo saugumu ir didelėmis baudomis. Aš visada rekomenduoju planuoti papildomą dieną, kad išvengtumėte streso, jei kelyje nutiks kažkas nenumatyto.

Kaip pasirinkti tinkamą kurjerių tarnybą skubiam siuntimui?

Jei jums tikrai reikia greičio, rinkitės įmones, kurios specializuojasi „ekspres“ pervežimuose. Jos dažniausiai naudoja mikroautobusus, kurie yra greitesni nei didelės furos, nes jiems netaikomi tokie griežti greičio apribojimai ir jie gali lengviau manevruoti miestuose. Tačiau būkite pasiruošę mokėti daugiau. „Ekspres“ paslauga kainuoja brangiau, nes vairuotojas dažnai važiuoja vienas arba su pamaina. Prieš užsakydami, visada paklauskite: „ar tai bus tiesioginis pristatymas, ar per terminalus?“. Tiesioginis pristatymas visada yra greitesnis ir saugesnis.

Ar verta naudoti oro transportą siuntoms į Vokietiją?

Oro transportas yra pats greičiausias, bet ir pats brangiausias būdas. Jei siunčiate dokumentus ar labai skubias detales, tai yra vienintelis būdas gauti siuntą per kelias valandas. Tačiau daugumai siuntinių tai tiesiog neapsimoka. Be to, oro transportas turi savo apribojimus dėl pavojingų krovinių ir pakuotės dydžio. Mano patirtis rodo, kad 95% atvejų sausumos transportas yra pakankamai greitas, jei tik jis tinkamai suplanuotas. Oro transportą palikite tik kritiniams atvejams, kai kiekviena minutė kainuoja šimtus eurų.

Kaip teisingai suplanuoti siuntimą, kad jis būtų „laiku“?

Svarbiausia yra išsiųsti siuntą savaitės pradžioje. Pirmadienis arba antradienis yra idealios dienos. Jei išsiųsite penktadienį, siunta greičiausiai prastovės visą savaitgalį terminale, nes vairuotojai ilsisi. Tai yra viena didžiausių klaidų, kurią daro klientai. Jie galvoja, kad jei išsiuntė penktadienį, pirmadienį siunta bus Vokietijoje. Deja, taip nebūna. Visada derinkite išsiuntimo dieną su vežėju. Jei reikia, kad siunta būtų Vokietijoje trečiadienį, išsiųskite ją pirmadienį. Tai paprasta matematika, kuri sutaupo daug nervų.

Ar galima sekti siuntą realiuoju laiku?

Šiuolaikinės technologijos leidžia matyti siuntos buvimo vietą, bet tai ne visada yra „gyvas“ vaizdas. Dažniausiai tai yra GPS duomenys iš automobilio. Tai labai naudinga, nes galite matyti, ar fura juda, ar stovi kamštyje. Tačiau atminkite, kad vairuotojas gali turėti kelis krovinius, todėl fura gali važiuoti ne tiesiai į jūsų tikslą. Tai normalu. Svarbiausia, kad siunta juda. Jei matote, kad fura stovi toje pačioje vietoje 12 valandų, tada jau verta skambinti ir klausti, kas vyksta.

Ką daryti, jei siunta vėluoja dėl force majeure aplinkybių?

„Force majeure“ (nenugalima jėga) yra terminas, kurį vežėjai naudoja, kai nutinka kažkas, ko jie negali kontroliuoti – pavyzdžiui, stichinės nelaimės ar streikai. Tokiais atvejais niekas negali garantuoti pristatymo laiko. Svarbiausia – išlikti ramiam ir palaikyti ryšį su vežėju. Jie taip pat nori, kad siunta būtų pristatyta, nes tai jų reputacija. Kartą, kai Vokietijoje vyko didelis streikas, mūsų siuntos vėlavo dvi dienas. Mes nuolat informavome klientus, ir jie suprato situaciją. Komunikacija yra raktas į pasitikėjimą.

Ar skiriasi pristatymo laikas priklausomai nuo siuntos dydžio?

Taip, dideli kroviniai (padėklai) juda lėčiau nei maži siuntiniai. Fura su padėklais turi būti kraunama ir iškraunama terminaluose, o tai užima laiko. Maži siuntiniai gali būti perkeliami iš vieno mikroautobuso į kitą greičiau. Jei jums reikia maksimalaus greičio, stenkitės siųsti mažesnėmis pakuotėmis. Tai ne tik greičiau, bet ir dažnai pigiau. Tačiau jei siunčiate daug prekių, padėklas yra saugesnis, nes jis yra stabilus ir mažiau tikimybės, kad kažkas pasimes.

Kaip veikia muitinės procedūros, jei siunčiu prekes iš ne ES?

Nors Vokietija ir Lietuva yra ES, kartais siuntos keliauja per trečiąsias šalis. Jei taip nutinka, muitinė yra neišvengiama. Tai gali pridėti nuo vienos iki kelių dienų prie pristatymo laiko. Visada turėkite visus dokumentus (sąskaitas, sertifikatus) tvarkingus. Jei dokumentuose bus klaidų, siunta bus sulaikyta. Mano patirtis rodo, kad 80% vėlavimų muitinėje kyla dėl neteisingai užpildytų dokumentų. Būkite labai atidūs pildydami deklaracijas.

Ar verta naudoti „Express“ paslaugas, jei siunta nėra kritiškai svarbi?

Jei siunta nėra kritiškai svarbi, „Express“ paslaugos yra tiesiog pinigų švaistymas. Standartinis pristatymas yra visiškai pakankamas 90% atvejų. „Express“ paslaugos yra skirtos verslui, kai vėlavimas reiškia gamybos sustojimą ar didelius nuostolius. Jei siunčiate dovanas artimiesiems, standartinis pristatymas yra geriausias pasirinkimas. Sutaupytus pinigus geriau išleiskite pačiai dovanai. Logistikoje svarbu mokėti atskirti, kada reikia skubėti, o kada galima palaukti.

Ką daryti, jei kurjeris neatvyksta sutartu laiku?

Tai yra viena iš dažniausių problemų. Pirmiausia – skambinkite kurjeriui. Dažnai jie tiesiog vėluoja dėl kamščių. Jei kurjeris nekelia ragelio, skambinkite į dispečerinę. Jie turi ryšį su vairuotoju. Jei kurjeris neatvyko visą dieną, tai jau yra rimtas pažeidimas. Tokiu atveju reikalaukite paaiškinimo ir, jei įmanoma, kompensacijos už prastovą. Mano praktikoje buvo atvejis, kai vairuotojas tiesiog pamiršo paimti siuntą. Tai neprofesionalu, ir tokias įmones reikia keisti.

Ar svarbu, kokioje pakuotėje siunčiate?

Pakuotė yra ne tik apsauga, bet ir greičio faktorius. Jei siunta supakuota netvarkingai, kurjeriai gali atsisakyti ją priimti arba ji gali būti sulaikyta terminale dėl „nesaugaus krovimo“. Tvarkinga, standartizuota dėžė ar padėklas juda per terminalus daug greičiau. Tai yra faktas. Niekada nesiųskite daiktų maišeliuose ar neaiškiose dėžėse. Tai tik sukelia papildomų klausimų ir vėlavimų. Būkite profesionalūs savo pakavime, ir logistika bus profesionali jūsų atžvilgiu.

Kaip veikia pristatymas į Vokietijos verslo centrus?

Verslo centrai turi savo taisykles. Pristatymas ten gali būti sudėtingesnis, nes reikia praeiti apsaugą, registraciją ir t.t. Tai užima laiko. Visada nurodykite kontaktinį asmenį ir jo telefono numerį. Jei kurjeris negalės patekti į pastatą, siunta bus grąžinta. Mano patirtis rodo, kad geriausia pristatymą planuoti ryte, kai verslo centrai yra mažiau užimti. Taip pat įsitikinkite, kad gavėjas žino apie siuntą ir yra pasiruošęs ją priimti.

Ar galima siųsti pavojingus krovinius?

Pavojingi kroviniai (ADR) reikalauja specialaus ženklinimo, dokumentų ir transporto. Tai yra labai sudėtinga ir brangu. Jei nesate tikri, ar jūsų siunta yra pavojinga (pvz., kvepalai, dažai, baterijos), visada pasikonsultuokite su vežėju. Niekada nebandykite „prasmukti“ su pavojingu kroviniu. Jei tai bus aptikta, gausite milžiniškas baudas, o siunta bus konfiskuota. Tai tiesiog nevertas rizikos dalykas.

Ką daryti, jei siuntinys pasimetė?

Jei siuntinys pasimetė, pirmiausia – pretenzija. Tai yra oficialus dokumentas, kurį privalote pateikti vežėjui. Tada prasideda paieškos procesas. Tai gali užtrukti. Mano patirtis rodo, kad dauguma „pasimetusių“ siuntų atsiranda per kelias dienas, nes jos tiesiog buvo nuskaitomos ne tame terminale. Svarbiausia – turėti sekimo numerį ir visą susirašinėjimą. Jei siunta tikrai dingo, draudimas turėtų padengti nuostolius.

Ar verta naudoti draudimą siunčiant skubiai?

Taip, draudimas yra būtinas. Kai siunčiate skubiai, rizika yra didesnė, nes viskas vyksta greičiau ir intensyviau. Draudimas suteikia ramybę. Jei kažkas nutiks, bent jau finansiškai nenukentėsite. Aš visada rekomenduoju drausti siuntą pilna verte. Tai kainuoja nedaug, palyginus su galimais nuostoliais. Tai yra geriausia investicija į ramybę.

Kaip veikia pristatymas į Vokietijos salas?

Pristatymas į salas (pvz., Rügen ar Sylt) yra sudėtingesnis ir brangesnis. Tai reikalauja keltų arba papildomų pervežimų. Pristatymo laikas ten visada bus ilgesnis. Jei siunčiate į salas, visada planuokite papildomas 1-2 dienas. Tai nėra „skubus“ pristatymas įprasta prasme. Būkite pasiruošę, kad kaina bus didesnė dėl logistikos sudėtingumo.

Ar svarbu, kokia kalba pildomi dokumentai?

Vokietijoje dokumentai turėtų būti pildomi vokiečių arba anglų kalba. Tai palengvina darbą muitinei ir kurjeriams. Jei pildysite lietuviškai, tai gali sukelti vėlavimų, nes niekas nesupras, kas yra siuntoje. Tai atrodo smulkmena, bet logistikoje smulkmenos lemia viską. Būkite tikslūs ir naudokite tarptautines kalbas.

Kaip pasirinkti tarp „furos“ ir „mikroautobuso“?

Tai priklauso nuo siuntos dydžio ir skubumo. Fura yra pigesnė, bet lėtesnė. Mikroautobusas yra brangesnis, bet greitesnis. Jei siunčiate vieną dėžę, mikroautobusas yra geriausias pasirinkimas. Jei siunčiate 10 padėklų, fura yra vienintelis variantas. Tai yra paprasta logika, kurią naudoja visi patyrę logistikos vadybininkai.

Ar galima siųsti asmeninius daiktus?

Taip, bet būkite atsargūs. Asmeniniai daiktai dažnai būna blogai supakuoti. Jei siunčiate drabužius, naudokite tvirtus maišus arba dėžes. Jei siunčiate indus, naudokite daug burbulinės plėvelės. Asmeniniai daiktai neturi sąskaitų faktūrų, todėl muitinėje gali kilti klausimų. Visada turėkite sąrašą daiktų, kurie yra siuntoje. Tai padės išvengti problemų.

Ką daryti, jei gavėjas atsisako priimti siuntą?

Tai yra blogiausias scenarijus. Siunta grįžta atgal į Lietuvą, o jūs mokate už abu kelius. Prieš siunčiant, visada įsitikinkite, kad gavėjas laukia siuntos. Tai yra elementarus mandagumas ir verslo etika. Jei gavėjas atsisako, bandykite išsiaiškinti priežastį. Galbūt tai nesusipratimas?

Ar svarbu, koks metų laikas?

Žiema yra pats sunkiausias laikas logistikai. Sniegas, ledas, vėlavimai – viskas yra įprasta. Jei siunčiate žiemą, visada planuokite papildomą laiką. Vasara yra lengvesnė, bet atostogų sezonas gali sukelti darbo jėgos trūkumą. Visada atsižvelkite į sezoną planuodami savo siuntimus.

Kaip veikia pristatymas į privačius namus?

Pristatymas į privačius namus yra lengvesnis nei į verslo centrus, bet kurjeriai dažnai turi problemų su adresais. Visada nurodykite tikslų adresą ir telefono numerį. Jei namas yra sunkiai surandamas, palikite instrukcijas (pvz., „šalia žalios tvoros“). Tai padės kurjeriui greičiau jus rasti.

Ar galima siųsti dovanas?

Dovanos yra puiku, bet nepamirškite, kad jos turi būti supakuotos taip, kad atlaikytų kelionę. Dovanų popierius nėra pakankama apsauga. Pirmiausia supakuokite dovaną į tvirtą dėžę, o tada jau galite ją papuošti. Tai užtikrins, kad dovana pasieks gavėją graži ir sveika.

Ar verta naudoti „siuntų taškus“?

Siuntų taškai (paštomatai) yra labai patogūs, bet jie turi dydžio apribojimus. Jei siunčiate kažką didelio, tai nebus įmanoma. Tačiau mažiems siuntiniams tai yra greičiausias ir pigiausias būdas. Vokietijoje yra labai išvystytas siuntų taškų tinklas, todėl tai yra puikus pasirinkimas.

Išvada

Siuntinių pristatymas greitai ir laiku į Vokietiją nėra stebuklas – tai kruopštus planavimas ir patikimų partnerių pasirinkimas. Nors vadybininkų pažadai gali būti viliojantys, visada remkitės realybe ir palikite laiko rezervą. Būkite atidūs pakuodami, tikslūs pildydami dokumentus ir visada palaikykite ryšį su vežėju. Logistika yra sudėtingas mechanizmas, bet jei žinote, kaip jis veikia, galite pasiekti puikių rezultatų. Sėkmės jūsų siuntoms!