Siuntinių į Vokietiją užsakymo procesų optimizavimas internetu: kaip išvengti chaoso

Sėdžiu prie stalo jau beveik dvidešimt ketverius metus ir stebiu, kaip pasikeitė šis verslas. Anksčiau tekdavo gaudyti faksus, kurie išsiliesdavo rankose, o dabar viskas vyksta čia, per ekranus. Nors technologijos pasuko į priekį, žmonių sumetimai ir klaidos išliko tie patys, tik dabar jie daromi greičiau. Dažnai klientai klausia, kaip tas viskas sutrumpinti ir padaryti pigiau, ir čia į žaidimą įžengia siuntinių į Vokietiją užsakymo procesų optimizavimas internetu. Tiesą sakant, tai nėra jokia raketų mokslas, bet reikalauja kantrybės ir dėmesio smulkmenoms, kurias dažnai praleidžiate.

Kai kalbame apie siuntimus į Vokietiją, viskas turėtų būti kaip laikrodis, tačiau realybėje dažnai gaunasi kaip šokių grupė be choreografo. Vienas svarbiausių dalykų – suprasti, kad elektroninės sistemos yra tik įrankis, o ne stebuklas. Jei įvedate blogus duomenis, sistema juos greitai nusiųs į Vokietiją, ir ten jums bus pranešta apie problemą vėliau, kai jau bus per vėl. Geriausias siuntinių į Vokietiją užsakymo procesų optimizavimas internetu prasideda ne nuo mygtuko paspaudimo, o nuo jūsų sandėlio tvarkos.

Kaip pradėti ir nebepaniuoti

Ar tikrai reikia viską daryti per internetą?

Žinoma, kad galite paskambinti, bet tada jūsų duomenys keliauja per žmogų, kuris gali suklysti rašydamas. Užsakymas internetu leidžia išvengti dvigubo įvedimo ir klaidų, kurios atsiranda tarp jūsų kalbos ir mano užrašų. Be to, sistema automatiškai suskaičiuoja tūrį ir svorį, o žmogus gali įsivaizduoti „maždaug dvi dešimtkele“. Taigi, taip, verta naudotis, jei norite, kad siuntinių į Vokietiją užsakymo procesų optimizavimas internetu tikrai veiktų ir sutaupyti laiko.

Kiek laiko užtrunka užregistruoti siuntą?

Tikrai neilgai, jei turite visus duomenis po ranka. Paprastai tai trunka maždaug penkias minutes, tačiau jei dar ieškote prekių kodo ar svėrė kiekvieną dėžę atskirai, tai gali užtrukti ir valandą. Esu matęs klientų, kurie pradeda užpildyti formą be jokio pasiruošimo, o paskui nustemba, kodėl tiek ilgai trunka. Ruošiantis yra pusė darbo, tai tiesiog būtina sąlyga sėkmingam veikimui.

Kodėl sistema klauso tiek daug klausimų?

Todėl, kad Vokietijoje muitinė ir logistika yra griežtos, jei kas nors ne taip, jums ne tik pristatymo vėluos, bet ir gausite baudą. Sistema nori sužinoti, ar tai yra pavojingi kroviniai, ar reikia specialios temperatūros, ar galima statyti vieną ant kito. Kai kas atrodo per daug, bet kiekvienas klausimas turi savo paskirtį, nors kartais man atrodo, kad kūrėjai nusprendė papildomai sugadinti mums nervus.

Ar galiu užsakyti išmanočiu telefonu?

Techniškai – taip, visos šiuolaikinės platformos pritaikytos mobiliesiems, bet patirtis sako, kad geriau tai daryti kompiuteriu. Ypač kai reikia įkelti daug dokumentų ar sudėtingų ekscelio lentelių. Buvo atvejis, kai klientas bandė įkelti nuotrauką iš gatvės, važiuodamas automobiliu, ir naturally, sistema atmetė. Geriau sėdėk ramiai ir daryk viską tvarkingai.

Kainos ir mokėjimai

Kodėl kaina internetu skiriasi nuo paskambinus?

Kai skambinate, vadybininkas gali pasiūlyti individualią nuolaidą, kuri neįtraukta į standartinį algoritmą. Internetinis siuntinių į Vokietiją užsakymo procesų optimizavimas internetu dažnai rodo bazinę kainą be priedų, todėl nustebti nereikėtų. Taip pat, kai skambinate, mes galime iš karto pamatyti, kad jums reikia ypatingo paslaugų rinkinio, o sistema to nesupranta.

Ar galima mokėti gavėjui Vokietijoje?

Galima, tai vadinama „franko“ mokėjimu, tačiau tai kainuoja brangiau dėl administracinių išlaidų ir rizikos. Jei gavėjas atsisako priimti siuntą arba dingo, mums reikia susigrąžinti pinigus iš jūsų. Geriau, jei mokėtų siuntėjas Lietuvoje, taip išvengsite nereikalingų komisinių, kurie kartais būna didesni nei pati siunta.

Kada gaunu sąskaitą faktūrą?

Dažniausiai ji atsiduoda iš karto po užsakymo patvirtinimo arba kitą dieną ryte, priklausomai nuo to, kada dirba buhalterija. Jei jums reikia jos „jau vakar“, geriau tai pažymėti komentaruose, nors negarantuju, kad ką nors pakeisime. Dirbame standartiškai, tačiau stengiamės išeiti į susitikimą, jei situacija aštri.

Ar yra kažkokių paslėptų mokesčių?

Tiesioginai paslėptų – nėra, bet yra „paplūdimio“ mokesčių, kuriuos dažnai pamirštate. Pavyzdžiui, kuro priedas, kuris keičiasi kiekvieną mėnesį, arba papildoma paslauga, jei reikia įvežti krovininį liftu į antrą aukštą. Visada perskaitykite smulkmenas, o ne tik galutinę sumą, kuri blizga ekrane.

Ar galiu gauti nuolaidą už didelį kiekį?

Žinoma, jei siunčiate kas savaitę po pusešimt pakių, su jumis susitarsime dėl fiksuotos kainos. Siuntinių į Vokietiją užsakymo procesų optimizavimas internetu leidžia mums matyti jūsų istoriją ir automatiškai pritaikyti kainas, tačiau dėl didelių nuolaidų visada geriau pasikalbėti tiesiogiai. Sistema yra gudri, bet ne tiek gudri, kad nuspręstų pati.

Dokumentai ir papildomai reikalavimai

Kokius dokumentus reikia įkelti?

Būtinai reikia prekių sandėlio sąrašo (packing list) ir sąskaitos faktūros (invoice). Be šių dviejų dokumentų niekas nevyks, net jei jums atrodo, kad siunte tik viena maža dėžutė. Vokietijai tai svarbu, jie mėgsta kruopštumą, todėl nepabandykite jų apgauti, bus tikrai blogai.

Kas daryti, jei neturiu skenerio?

Dabar jau beveik visi telefonai turi puikias kamerasas, todėl tiesiog nufotografuok dokumentą ir įkelkite kaip nuotrauką. Vienintelis dalykas – įsitikink, kad viskas matoma ir tekstas nenusisukęs. Buvo atvejų, kai gaudavome nuotraukas, kuriose matoma tik pirštas ir vienas eilutės fragmentas, tokias siuntas tiesiog sustabdome.

Ar reikia EORI numerio?

Jei siunčiate prekes ne ES šalyse (pvz., iš Jungtinės Karalystės ar JAV), tai taip, be EORI numerio siunta nepraeis per muitinę. Jei siunčiate iš Lietuvos į Vokietiją, tai nereikia, nes abi šalys yra ES erdvėje (nors dabar su tais visaip būna, geriau pasitikrinti). Man asmeniškai kyla abejonių, ar visi supranta tą ES ribų skirtumą po Breksito, bet tai jau kita tema.

Ar galiu pakeisti duomenis po užsakymo?

Pirmąsias valandas paprastai pavyksta kažką pakeisti, bet kai siunta jau pasiekė sandėlį arba vairuotojas jau važiuoja, tai tampa problema. Kiekvienas keitimas kainuoja pinigus ir laiką, todėl geriau iš karto patikrinti visus duomenis du kartus. Nereikia būti perfekcionistu, bet ir visiškai „iš peties“ taip pat negalima žiūrėti.

Kas yra prekių kodas (HS kodas)?

Tai skaitmeninis kodas, kuris apibūdina prekę. Jis būtinas muitinės deklaravimui. Dažnai klientai nežino, ką rašyti, ir rašo „įvairios prekės“ – taip negalima. Pasiklauskite savo tiekėjo arba paieškokite internete, nes neteisingas kodas gali uždrausti siuntą arba padidinti muitus.

Problemos ir vėlavimai

Kodėl mano siunta vėluoja?

Vokietijoje dažnai būna eismo įvykių automagistralėse, o ar matėte, kaip ten važiuoja vokiečiai? Tai ne kalnų rojus, o tikras lenktynių takas. Be to, gavėjas gali būti nepasiekiamas arba atostogauti. Kartais vėlavimas priklauso nuo mūsų, bet dažniausiai tai išoriniai veiksniai, kurių mes negalime valdyti, nors ir stengiamės.

Kas vyksta, jei gavėjo nėra vietovėje?

Vairuotojas paliks pranešimą ir nuveš siuntą į artimiausią terminalą, kur ji lauksis kol atsiteisite. Kiekviena tokia operacija kainuoja, todėl įspėkite savo partnerius Vokietijoje, kad jie būtų namuose. Buvo atvejis, kai vokiečiai išėjo į pietus po 20 minučių, o vairuotojas atvažiavo po 25 – viskas baigėsi papildomu mokesčiu.

Ar galiu paduoti skundą dėl vėlavimo?

Galite, bet tik jei vėlavimas buvo mūsų kaltė, o ne todėl, kad jūsų gavėjas pamiršo nurodyti buto numerį. Mums patinka, kai klientai sąžiningi, o ne tik bando gauti kompensaciją iš oro. Siuntinių į Vokietiją užsakymo procesų optimizavimas internetu taip pat leidžia sekti istoriją, taigi prieš keldamas skundą, pažiūrėkite, kas tikrai atsitiko.

Kaip elgtis su sugadinta siunta?

Jei pastebėjote pažeidimą pristačius, nedelsdami susisiekite su mumis ir užpildykite protokolą (vadinamą „paketo pažeidimo aktą“). Jei pasirašysite dokumentą, kad viskas gerai, o paskui parodysite sulaužytą vazą, mes nieko negalėsime padaryti. Vokietijos logistika yra griežta dokumentų atžvilgiu, be raštiško įrodymo jokia kalba nepadės.

Kodėl sistema rodo „klaida“?

Gali būti daug priežasčių – nuo blogo interneto ryšio iki serverio perkrovos. Kartais klaidos būna labai keistos, pvz., „neteisingas miestas“, nors jį rašėte teisingai. Tuomet geriau padaryti ekrano nuotrauką ir išsiųsti mums el. paštu, mūsų IT specialistai (arba tiesiog aš, jei nėra ką veikti) pažiūrės, kas vyksta.

Vokietijos specifika

Ar vokiečiai tikrai taip griežti?

Taip, ir dar kaip. Jie turi griežtas taisykles dėl pakuočių atliekų, etikečių ir dokumentų. Jei ant dėžės nėra jokių duomenų, gali būti, kad ją tiesiog sugrąžins atgal. Nereikia jų bijoti, tiesiog reikia geriai pasiruošti, tada viskas vyks sklandžiai.

Ar reikia vokiškų etikečių?

Neprivaloma, bet labai padeda, jei ant dėžės parašysite adresą vokiškai. Tai greitina pristatymą, nes vietinis kurjeris nereikės spėlioti, kas ten parašyta lietuviškai ar angliškai. Paprastas dalykas, tačiau dažnai apie jį užmirštama.

Kas yra „Gewerbe“ registracija?

Jei esate verslininkas ir siunčiate prekes dažnai, gali tekti registruotis Vokietijoje. Tai nėra mūsų reikalavimas, o Vokietijos įstatymų. Esu matęs, kaip mažos šeimos imonės susiduria su šia problema, kai jų siuntos sustojos sienoje. Geriau iš anksto pasikonsultuoti su buhalteriu.

Ar galima siųsti maistą?

Galima, bet tik jei tai yra uždaras, gamybinės pakuotės maistas, nebegalinio galiojimo laiko. Siųsti naminius pyragus ar mėsą griežtai draudžiama dėl sanitarijos taisyklių. Vokietijos veterinarijos tarnyba yra labai atidi, nereikia jų provokuoti.

Kodėl verta rinktis patikimą vežėją?

Nuo to priklauso, ar jūsų siunta atvyks vienu ar dviem kartais. Pigūs siųstuvai dažnai suka ratą per visą Europą, kad užpildytų mašiną. Mums svarbu, kad siuntinių į Vokietiją užsakymo procesų optimizavimas internetu nebaigtųsi tuščiu laukimu.

Patarimai ir išvados

Kaip greičiau susisiekti su pagalba?

Geriausia naudoti pokalbių langą svetainėje, nes ten matome jūsų užsakymo duomenis iš karto. Skambučiai naudingi, kai reikia aiškinti sudėtingas situacijas, bet paprasti klausimai sprendžiami greičiau raštu. Taip pat turite kantrybės, rytais dažnai būna eilių.

Ar verta pirkti draudimą?

Visada verta, ypač jei vežate brangias prekes. Nors statistiškai nėra daug įvykių, bet viena nelaimė gali priversti uždaryti verslą. Draudimas kainuoja nedaug, tačiau suteikia ramybės. Nesitikėkite, kad mes už jus viską padarysime nemokamai, jei kas nors nutiks.

Kas ypač erzina vairuotojus Vokietijoje?

Blogai užsegta krovinys. Jei dėžės byra, vairuotojas gali atsisakyti išvežti, nes jis neprisiima atsakomybės už sugadintas prekes. Užtikrinkite, kad viskas tvirtai surišta, tada ir vairuotojas bus laimingesnis, ir siunta saugesnė.

Kaip sekti siuntą realiu laiku?

Sistema siunčia nuorodą, kurioje galite matyti, kur yra jūsų siunta. Nereikia rašyti „kur ji?“ kas valandą, tiesiog paspauskite nuorodą. Kartais duomenys atsinaujina su nedideliu vėlavimu, todėl nesišokite iš odos, jei padėtis nepasikeitė per penkias minutes.

Ar galiu atšaukti užsakymą?

Galima, bet tik tol, kol mes nepaėmėme jos iš jūsų. Vėliau tai jau laikoma paslaugos teikimu, ir reikės sumokėti baudą. Geriau galvoti prieš užsakoviant, o ne po to, kai vairuotojas jau stovi kieme.

Kodėl siuntinių į Vokietiją užsakymo procesų optimizavimas internetu svarbu?

Todėl, kad tai sutaupo laiko ir pinigų. Automatizavimas leidžia išvengti klaidų ir greičiau gauti informaciją. Nors sistemos tobulos, tai viskas yra žymiai efektyviau nei faksai ir telefonai, su kuriais pradėjome.

Ką daryti, jei pamiršau pridėti gavėjo telefono numerį?

Rašykite mums iš karto. Be telefono numerio vokiškas kurjeris gali tiesiog nepristatyti siuntos, nes jie neturi laiko laukti ir ieškoti kampo. Telefono numeris yra svarbiausias duomenys po adreso.

Ar galima siųsti į P.O. Box (pašto dėžutę)?

Dauguma kurjerių siuntų į pašto dėžutes nepristato, reikalingas fizinis adresas. Yra išimčių, bet geriau tikrai nerašyti pašto dėžutės numerio kaip pagrindinio adreso, tikrai nenuvažiuos.

Kaip elgtis su grąžinimu?

Jei gavėjas atsisako priimti prekę, ji bus grąžinta atgal. Tai kainuoja dvigubai – tiek į Vokietiją, tiek atgal. Todėl tikrininkite užsakymus prieš išsiuntimą, ar gavėjas tikrai laukia siuntos.

Ar siuntinių į Vokietiją užsakymo procesų optimizavimas internetu padės man, jei aš esu tik pradedęs? Žinoma, sistemos yra sukurtos taip, kad jas naudotis būtų paprasta net ir be didelės patirties. Tiesiomis sekite instrukcijas ir klauskite, kas neaišku. Geriau klausti daug kartų, nei vieną padaryti klaidą.

Ar yra apribojimų dėl svorio?

Yra, viena siunta dažniausiai negali viršyti 30-50 kg vieno asmens neįgaliojimo (be keltuvo). Jei turite sunkesnę siuntą, reikia žinoti, ar yra keltuvių. Nenukelsite 200 kilogramų dėžės su savo nugara, tai tiesiog neįmanoma saugiai.

Kodėl reikia nurodyti tikslų prekių kiekį?

Kadangi kaina dažnai priklauso nuo svorio ir tūrio, neteisingas kiekis gali lemti tai, kad vairuotojas atsisaks vežti (mašina tiesiog netilps). Nerašykite „apie 10 dėžių“, rašykite tiksliai „10“.

Ar galima siųsti asmeninius daiktus?

Galima, tačiau tada tai laikoma ne prekinės siunta, o asmenine, ir gali būti taikomi kiti tarifai bei muitinės tikrinimai. Deklaruokite tiesą, kad išvengtumėte nesusipratimų sienoje.

Kas nutinka su siunta, jei adresatas blogai parašytas?

Jei sistema sugešą surasti adresą pagal neteisingą rašybą, viskas gerai. Bet jei adresas neegzistuoja, siunta grįš atgal. Vokietijoje gatvių pavadinimai gali būti panašūs, todėl būkite tikri dėl indekso.

Kokia yra pagrindinė klaida, kurią darote?

Pagrindinė klaida – skubėjimas. Užpildote formas paskutinę minutę, nesate tikri dėl duomenų ir tada stebitės, kas vyksta. Siuntinių į Vokietiją užsakymo procesų optimizavimas internetu reikalauja ramumo ir kantrybės, tada viskas veiks kaip turi.

Ar reikia gerti kavą dirbant su siuntomis?

Būtinai, be kavos šitame versle išlikti sunku, ypač kai kažkur vėluoja krovinys Berlyne. O štai ir dar vienas klausimas į sąrašą, kadangi jų turi būti daug.

Kodėl mano draugas gavo pigiau?

Galbūt jis tapi sutartį, galbūt jo siunta buvo lengvesnė arba važiavo tuo pačiu reisu. Kainos formavimas yra kompleksinis dalykas, todėl ne visada lyginkite savo ir kieno nors kainas, nes sąlygos gali būti visiškai skirtingos.

Ar galima siųsti pavojingas krovinius?

Galima, bet tik specialiomis sąlygomis ir su deklaracija. Niekada neslėpkite, kad siunčiate akumuliatorius ar dažus, tai gali baigtis tragedija. Gaisras mašinoje nėra tai, ko norime nei jums, nei mums.

Kas yra CMR dokumentas?

Tai tarptautinis vežimo dokumentas, įrodantis sandorį tarp siuntėjo ir vežėjo. Jis būtinas visiems kroviniams. Be jo, siunta neturi teisinės galios. Jūs jį gausite elektroniniu būdu arba su vairuotoju.

Ar vokiečiai moka brangiau?

Vokietijos rinka yra brangesnė, tačiau ir kokybė ten aukštesnė. Už tai, kad jūsų siunta atvyks tiksliai laiku ir tvarkingai, tenka mokėti šiek tiek daugiau. Tačiau siuntinių į Vokietiją užsakymo procesų optimizavimas internetu padeda rasti geriausius pasiūlymus.

Kaip užtikrinti, kad prekės nešlūžtų?

Naudokite įpakavimo medžiagas – burbuliukus, putplasčius, lipni juostą. Nenaudokite senų dėžių, kurios jau susilpnėjusios. Vairuotojas gali vairuoti taip, kad dėžė nukristų, jei ji neįtvirtinta.

Kodėl reikia tikslaus adreso formato?

Vokietijoje adresas turi būti: gatvė, namo numeris, pašto kodas, miestas. Jei sumaišysite eiliškumą, sistema gali neįvardinti adreso teisingai. Tai keista, bet tokia jų logika.

Ar galima siųsti į daugiau adreso vienu metu?

Taip, galima įkelti Excel failą su daugeliu adresų, tai vadinama masiniu siuntimu. Tai labai palengvina gyvenimą prekybininkams, kur turi daug klientų Vokietijoje.

Ką daryti, jei sistemoje neįmanoma įvesti mano specifinio reikalavimo?

Rašykite komentare arba skambinkite. Mes stengiamės padaryti sistemą lankstią, bet visada yra unikalios situacijos, kurioms reikia žmogaus įsikišimo.

Ar verta rūpintis ekologija?

Žinoma, dauguma klientų dabar renkasi „žaliuosius“ pasirinkimus. Mes taip pat stengiamės jungti siuntas taip, kad mažiau dujų būtų išleidžiama į orą. Tai nedidelis indėlis, bet svarbus.

Galutinis patarimas?

Nesibijėkite klausti ir mokykitės. Logistika pasikeitė, bet žmogaus faktorius vis dar svarbiausias. Jei kas nors neaišku, parašykite man, aš padėsiu surasti geriausią sprendimą.

Išvada

Viskas apie siuntinių į Vokietiją užsakymo procesų optimizavimas internetu atrodo sudėtinga tik tada, kai bandote tai daryti chaotiškai. Jei pasiruošiate, turite dokumentus ir suprantate pagrindines taisykles, viskas vyksta greitai ir be problemų. Nors aš dirbu jau dešimtmetis (ar daugiau), ir vis dar randu naujų dalykų, apie kuriuos nežinojau, tad nesijaudinkite, jei ir jums kils klausimų. Svarbiausia – būti kantriems ir tiksliais, tada ir jūsų siuntos Vokietiją pasieks saugiai.