Siuntinių gabenimo į Vokietiją procesų optimizavimas: realus patirtis ir patarimai

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidesimt ketverius metus ir galiu pasakyti vieną – teorija visada graži, bet realybėje siuntinių gabenimo į Vokietiją procesų optimizavimas dažnai primena kaukių balionų surinkimą audroje. Viskas atrodo paprasta: pakrovėm, važiavom, iškrauvėm. Tačiau kasdienis gyvenimas su vokiškuoju tikslumu, muitinės nuotaikomis ir vairuotojų neramumomis sukuria visai kitą vaizdą. Štai čaščiuk mano patirties, kaip tik iš tikrųjų galima sutaupyti laiko, nervingų ląstelių ir, svarbiausia, pinigų, nesistojant į eilę prie "idealių" vadovėlių lentynos.

Dokumentai ir biurokratinės „smulkmenos“

Ar vis tiek reikia spausdinti CMR dokumentus, jei viskas yra elektroniniu būdu?

Žinote, aš asmeniškai myliu technologijas, bet Vokietijoje yra tokių vietų, kur jie vis dar tikriausiai naudoja faksus. Buvau situacijoje, kai mūsų vairuotojas atvažiavo į sandėlius netoli Miuncheno, o ten pareigūnas tiesiog atsisakė priimti elektroninį CMR. Teko skubiai ieškoti artimiausios spausdintuvo paslaugos degalinėje. Taigi, siuntinių gabenimo į Vokietiją procesų optimizavimas prasideda nuo paprasto dėkingumo: visada turėkite popierinę atsarginę kopiją. Niekada nežinai, kur susitiksi su seno mokyklos administratoriumi. Geriau pasidarykite kopiją iš anksto ir palikite vairuotojui kabinoje.

Kokia tiksliai turi būti prekių sąskaitos (invoice) struktūra, kad muitinė neustabdytų?

Čia dažniausiai klystame. Vokietijos muitinė (arba tai, kas liko iš kontrolės sienų) labai griežtai vertina HS kodus. Jei sąskaitoje parašyta tiesiog "įrankiai" ir nurodyta bendra vertė, tai kviečia problemų. Būtina išvardyti konkrečias prekes, jų svorį ir, jei įmanoma, medžiagas. Vieną kartą, turbūt prieš penkerius metus, mums sulaikė krovinią dėl to, kad viena prekė buvo aprašyta kaip "metalas" – per daug abstraktu. Detalus aprašymas tai ir yra pusė sėkmės.

Ar verta investuoti į brangias transporto priemonių sekimo sistemas?

Kartais man atrodo, kad šios sistemos yra tik tam, kad klientai galėtų vienas kitam siųsti screenshot'us ir kelti paniką. Veltui. Bet serijoziai, GPS sekimas yra būtinas ne tam, kad žinotum, kur vairuotojas geria kavą, o tam, kad galėtum proaktyviai reaguoti į spūstis. Jei matu, kad mašina stovi ant A9 magistralės jau valandą ir nejudės, galiu iš anksto perspėti klientą. Tai sumažina skambučius į mano telefoną 3 kartus. Tačiau nereikia per daug prižiūrėti, vairuotojai jaučiasi stebimi kaip gyvūnai zoo soduose.

Kas daryti, jei trūksta vieno produkto krovinyje, o sąskaita jau išsiųsta?

Nepalikite tą tuštą vietą tuščią! Vokietai mėgsta, kad viskas būtų subalansuota. Jei trūksta penkių vienetų, geriau išimkite juos iš sąskaitos ir išsiųskite koreguotą versiją arba pridėkite raštišką pastabą "neužpildyta". Buve atvejis, kai klientas nusprendė tiesiog užšliuoti tą vietą skaračiu, o vokiečių sandėlininkas, pamatęs neatitikimą, atsisakė viso kroviniio priimti. Pasirodo, jų sistemoje tai sukelia „critical error“. Geriau kalbėk tiesiai ir pakeisk dokumentus prieš išvykstant.

Kuo skiriasi eksporto importo deklaracijos palyginti su tranzitu?

Mano akimis, tranzitas yra paprasčiausias, kol nieko neįvyksta. Bet jei kalbame apie siuntinių gabenimo į Vokietiją procesų optimizavimą, tai svarbu suprasti, kad importas į Vokietiją reikalauja tikslesnio MRR (muitinės registravimo dokumento) užpildymo. Vokietija triečiauja dėl PVM mokėjimo numerių. Jei jūsų vokiškas PVM kodas neteisingai nurodytas arba pasenęs, pradžios bus raudonos. Tranzitas dažnai praeina švelniau, bet vis tiek reikia saugoti TIR knygeles arba išankstinio deklaravimo numerius (MRN), nes jei dingsta vienas lapas, dingsta ir vairuotojo nervai.

Ar reikalingas draudimas kiekvienam siuntiniui, ar galima apsieiti be jo?

Kartais aš dar tos klaidos – bandau taupyti ant draudimo, o paskui guodžiu klientus. Tai kaip su kaskomis automobilyje. Optimalus variantas yra turėti bendrą sutartį, dengiančią visus metus, bet konkretiems dideliems siuntiniams (pavyzdžiui, brangioms mašinų dalims arba medicininiai prietaisams) reikia papildomo. Vokietijoje, ypač Rūro srityje, sandėlių darbuotojai kartais sukelia žalą neatsargiai kraunant. Turiu omenyje vieną atvejį su „Mercedes“ detale, kuri nukrito nuo šakės. Be draudimo būtume bankrotą.

Vokietijos specifika ir vairuotojų kasdienybė

Kaip elgtis su vokiškaisiais sandėliais, kurie dirba tik pagal grafiką?

Čia nėra jokios diskusijos. Jei turi numatytą laiką 14:30, o atvyksti 14:35, gali būti, kad vartai jau bus uždaryti. Vokietai yra šiek tiek... rigidiški. Vieną kartą mūsų vairuotojas užstrigo spūstyje prie Hanoverio ir pavėlavo 10 minučių. Jį neįleido iki ryto! (Nors gali būti, kad tiesiog buvo pikto užduoties diena). Optimizavimas šiuo atveju reiškia – planuok važiavimą taip, kad atvyktum bent valanda anksčiau. Geriau pažiūrėti serialą kavinėjeje greta, nei gaišti dieną laukiant prie vartų.

Ar tikrai reikia vokiškų kalbos žinių vairuotojui?

Ne būtinai, bet tai padeda išvengti nereikalingų nesusipratimų. Dauguma sandėlininkų kalba angliškai, bet tikrai ne visi. Ypač mažesniuose miestuose pietinėje Bavarijoje arba rytinėje dalyje gali susidurti su vyru, kuris moka tik vokiškai. Tada rankų kalba ir „danke“ nebeužtena. Rekomenduoju savo vairuotojams turėt bent minimalų žodynėlį telefone su frazėmis "Kur aš turiu pasirašyti?" arba "Atsiprašau, užstrigo".

Kodėl taip dažnai pasitaiko problemų su paletėmis (EPAL)?

Tai mano nuostabiausia istorija. Vokietija yra EPAL sistemos širdis. Jei atvežate netvarkingą, sulaužytą arba ne EPAL paletę, jūsų krovinys gali būti atmestas. Neseniai girdėjau, kad viena firma mūsų sektoriuje pamėgino išvežti savo "pilką" (Chiński) paletę, o vokiečiams teko iškrauti viską ant savo. Siuntinių gabenimo į Vokietiją procesų optimizavimas čia yra labai paprastas: naudokite tik tinkamas, sertifikuotas paletes ir tikrinkite jų būklę prieš kraunant. Nerašysiu, kiek kainuoja viena tokia paletė, bet tai tikrai ne 5 eurai.

Kaip išvengti vairuotojo poilsio laiko pažeidimų?

Tai yra didelė problema, ypač kai važiuoji iš Lietuvos tiesiai į gylį Vokietijos. Tachografas nemeluoja. Turiu omenyje, kad kai kurie bando „gudrauti“, bet baudos ten yra kosminės. Geriausia strategija – suplanuoti sustojimus prie pat tinkamų poilsio aikštelių (Rasthof). Ten ne tik ramu, bet ir maistas geras (duona su kumpiu tikrai skani). Naudokis programėlėmis, kurios rodo vietą. Jei vairuotojas pavargs ir privesės mašiną į duobę, jokia optimizacija nesutaupys pinigų.

Ar verta važiuoti pro Lenkiją arba pro Čekiją, ieškant trumpesnio kelio?

Dėl kainos – taip, dėl laiko – kartais ne. Keliai Lenkijoje (pvz., A2) pagerėjo, bet vis dar yra vietų, kur statomos bandos, o greičiai ribojami. Čekija graži, bet kalnuota. Kelias pro Kaliningradą (Tranzitas) yra savitas, bet ten yra savo muitinės ir specifiniai reikalavimai (važiavimo leidimai). Dažniausiai linkstu sakyti, kad siuntinių gabenimo į Vokietiją procesų optimizavimas reikalauja rasti auksinį vidurkį – patikimą A1 arba A9, net jei tai ir kelia šimtčių kilometrų ilgiau. Stabilumas brangesnis už skubą.

Ką daryti, jei vairuotojas susirgo arba sulūžo mašina Vokietijoje?

Tai baisiausias scenarijus. Turiu kontaktų knygą pilną servisų visoje Vokietijoje – nuo Berlyno iki Miuncheno. Reikia turėti pasiruošimą „Plan B“. Jei vairuotojas negali vairuoti, reikia rasti vietinę pagalbą kroviniui perkrauti arba pakeisti vairuotoją (tai sudėtinga dėl vizų). Tokiu atveju nedelsk ir nedairyk su kvietimais – skambink iš karto. Vokietijos gelbėjimo tarnybos brangios, bet veikia greitai.

Kainos, suderinimai ir "pilki" segmentai

Ar galima derėtis dėl kainos su dideliais vežėjais?

Su didžiaisiais (pvz., DHL, Schenker) derėtis sunkiau nei su savo giminaičiu, kuris turi du "Scania" (nors irgi ne visada). Bet jei turi pastovią srautą (pvz., kas savaitę po 20 tonų į tą patį sandėlį), tuomet gali kalbėti apie fiksuotas tarifas. Būtinai dėk į sutartį kuro priedo sąlygas – jei benzinas kils, tu nenori mokėti visko iš savo kišenės. Dabar, kai kainos šokinėja, tai yra kritiška.

Kaip sumažinti tuščiosios kelionės (dead mileage) kiekį?

Tai didžiausia pinigų duoba. Jei atveži krovinį į Štutgartą ir grįžti tuščia į Kauną, tai nuostolis. Būtina naudoti biržas ir tarpininkus. Aš asmeniškai dažnai skambinu savo vokiškiems partneriams ir klausiu: "Gal turite ko į Lietuvą arba Latviją?". Kartais gaunu "ne", bet kartais gaunu puikių pasiūlymų. Siuntinių gabenimo į Vokietiją procesų optimizavimas be grįžtamojo krovinio yra tik 50 proc. efektyvumo.

Ar verta naudoti brokerius arba dirbti tiesiogiai su vežėjais?

Tiesiogiai pigiau, bet daugiau galvos skausmo. Brokeris užims tam tikrą procentą, bet jis ims rūpintis tuo, jei mašina suges. Dirbdamas tiesiogiai, tu esi pats sau ir direktorius, ir dispečeris. Jei esi mažas eksportuotojas, geriau naudoti patikimą ekspedicijos imonę, kuri jau turi suderėtus tarifus. Asmeniškai sakau – pradžiai imk brokerį, o vėliau, kai išmoksi "virusus", bandyk tiesioginius ryšius.

Kiek laiko užtrunka mokėjimai už suteiktas paslaugas Vokietijoje?

Vokietai yra disciplinuoti, bet... jie moka pagal savo taisykles, ne pagal tavo. Paprastai tai 30 arba 60 dienų. (Čia aš kartais užmirštu ir nusiskundžiu, bet paskaičiuoju – vėluoja tik 2 dienos). Jei nori greičiau gauti pinigus, prašyk priešmokės (advance payment) arba naudok faktoringo paslaugas. Tačiau dauguma vokiškų įmonių nemėgsta, kai iš karto reikalauji pinigų į rankas – tai juos įtaria.

Kodėl kainos svyruoja taip stipriai sezone?

Pavasaris ir ruduo – tai chaosas. Kalbos apie šventes (Velykos, Kalėdos) sukuria spaudimą. Tada kainos šoka 30-40 proc. aukštyn. Optimizavimas čia reiškia planuoti siuntas ne sezono metu. Jei gali atidėti siuntą į Vokietiją spalį vieną savaitę, padaryk tai. Gali sutaupyti nerealų kiekį pinigų. O jei ne, tai tiesiog girkis su kaina ir mėgkok gauti bent jau vietą mašinoje.

Ar saugu dirbti su tais, kas siūlo per žemas kainas?

Niekada. Jei kas siūlo vežti į Vokietiją už pusę rinkos kainos, tai arba jis vogia degalą, arba važiuoja be draudimo, arba (blogiausias atvejis) paims tavo krovinią į užstatą. Girdėjau istorijų, kai mašina dingdavo su kroviniu, o telefonas išjungtas. Vokietijos policija su tokių firmų nėra linkusi šmaikšti. Geriau mokėti brangiau, bet miegoti ramiai.

Techninės problemos ir neplanuotos situacijos

Kas nutinka, jei krovinys yra „per sunkus“ ir pažeidžia ašies apkrovą?

Tai rimta. Vokietijoje ant kelių stovi daugiausia važiuojančių svorių skirstomųjų stočių (Weigh-in-motion). Jei ašis perpildyta, gausi baudą, kuri gali siekti tūkstančius eurų. Be to, grėsia pavojus, kad mašina bus nuvaryta iki sandėlio, kur krovinys bus dalinai iškrautas. Tai užtrunka dieną. Patikrink svorį namuose, o ne vokiškame poste!

Kaip elgtis su pažeistu įpakavimu iš karto po iškrovimo?

Nepamiršk fotoaparato. Prieš pradedant krauti iš mašinos, padaryk nuotraukas. Vokietai mėgsta sakyti "mes tai čia ne sulaužėm". Jei turi nuotrauką, kur matosi, kad dėžė buvo suplėšta dar prieš atidžiant duris, tu esi laimingas. Be to, būtina užpildyti protokolą (Schadensprotokoll) vietoje, ne išvykęs. Vėliau niekas nieko nepamatys.

Ar „Gelegenheitsverkehr“ (atsitiktinis transportas) yra geras variantas mažoms firmoms?

Tai specifinis vokiškas dalykas. Jei turi savo mašiną (pvz., furgoną) ir kartais perveži ką nors tam, kas nėra tavis pagrindinis verslas, gali naudotis šia licencija. Tačiau tai neleidžia vežti trečiųjų asmenų krovinių komerciniu pagrindu nuolat. Dauguma lietuvių tai supainioja ir važiuoja į Vokietiją su savo „Gebrauchtwagen“ ir sako, kad tai asmeninis reisas, o ten juos užklauso apie prekes. Pavojinga žaidžiant.

Ką daryti, jei dingbe GSM signalas arba navigacijos sistemas suklumpa?

Nesijaudink, Vokietija ne dykuma, signalas visada yra. Bet jei navigacija nukreipia į miesto centrą, kur sunkiasvoriams mašinoms įvažiavimas draudžiamas (dažnai įvyksta senamiestyje), turi būti pasiruošęs. Turėk žemėlapį (popierinį!) arba gerą programėlę, kuri žino apribojimus (Truck mode). Vienas mano vairuotojas užvažiavo į pėsčiųjų zoną Hamburge – nebekalbu apie baudą, buvo didelis skandalas su vietine policija.

Kaip greitai rasti atsarginias dalis Lietuvoje, jei reikia siųsti į Vokietiją?

Čia turi būti greitas. Siuntinių gabenimo į Vokietiją procesų optimizavimas taip pat apima ir „express“ siuntas. Jei gamyba stovi, nes trūksta variklio, turi tuoj pat patalpinti tai į kurjerinę mašiną (pvz., arba į reguliarią mašiną kaip „hand carry“). Ypač jei įmonė yra automobilių pramonės grandinėje – ten baudos už minutę yra milžiniškos. Turiu kontaktų, kurie gali išvežti detales per 4 valandas (nežinau, kaip jie tai daro, bet daro).

Kaip užtikrinti, kad šaldytas krovinių temperatūra nesimestų?

Termografas yra tavo draugas. O ne tas, kurį vairuotojas užrašo ranka. Jis turi būti automatinis. Vokietijos restoranų tinklai ir prekybos centrai (kaip Kaufland ar Lidl) yra labai reikalaujantys. Jei temperatūra nukrito 5 minučiams, jie gali atmesti visą partiją. Patikrink šaldymo įrenginį prieš išvykstant. Nėra nieko blogiau už užšalusius buroklius prieš Velykas.

Išvados ir galutiniai patarimai

Galiausiai, tai, ką aš vadinu siuntinių gabenimo į Vokietiją procesų optimizavimu, nėra jokia rocket science. Tai tiesiog geras planavimas, ryšys su žmonėmis ir nenuilstamumas. Visada bus kažkas, kas ne taip – suges variklis, užsikirs sandėlis arba dingbus dokumentas. Svarbiausia ne panikuoti. Dirbu jau tiek metų, o vis dar mokausi kiekvieną dieną. Tikimės, šie mano „išsilavinę“ patarimai padės jums išvengti tų klaidų, kurias aš jau padariau už jus. Sėkmės keliuose ir laikykis kelyje!