Siuntinių gabenimas į Vokietiją su visiška informavimo sistema

Įvadas

Siuntinių gabenimas į Vokietiją su visiška informavimo sistema reiškia, kad klientas nežino tik tiek, jog „siunta kažkur keliauja“. Jis mato arba gauna informaciją: paimta, išvyko, atvyko į tarpinį sandėlį, perduota pristatymui, pristatyta. Kartais būna nuotrauka, kartais POD, kartais ETA. Per 20 metų mačiau, kad klientą erzina ne vien vėlavimas. Labiausiai erzina tyla. Kai siunta įstrigusi, o visi atsako „žiūrėsime“, nervai greitai baigiasi. Todėl informavimas nėra papildoma paslauga. Tai dalis paslaugos.

DUK

Siuntinių gabenimas į Vokietiją su visiška informavimo sistema: kodėl klientas turi matyti procesą

Visiška informavimo sistema nereiškia, kad kiekvieną minutę žinosite vairuotojo mintis. Tai reiškia, kad svarbiausi etapai fiksuojami ir perduodami. Siunta paimta iš Kauno, atvyko į sandėlį, išvyko į Vokietiją, atvyko į Berlyną, laukia pristatymo, pristatyta. Jei yra vėlavimas, klientas gauna paaiškinimą. Buvo atvejis, kai gavėjas Frankfurte neatsiliepė, bet mes tai pamatėme greitai ir persiderinome. Be informacijos klientas manytų, kad siunta dingo. Todėl sistema turi būti ne tik graži, bet ir naudojama. Susijusi tema: Siuntinių gabenimas į Vokietiją su pristatymo garantijomis.

Ką reiškia visiška informavimo sistema?

Tai reiškia, kad siuntos kelionės etapai yra fiksuojami ir klientas apie juos informuojamas. Gali būti el. paštas, SMS, žinutė, sistema su sekimo numeriu, POD nuotrauka arba skambutis. Svarbiausia, kad informacija būtų laiku ir suprantama. Ne „netrukus“, o konkrečiau: paimta, sandėlyje, kelyje, pristatoma. Jei kažkas vėluoja, klientas turi gauti paaiškinimą, ne spėlioti pats.

Ar gausiu SMS žinutę?

Dažniausiai taip, jei užsakyme nurodytas telefono numeris ir pasirenkamas toks informavimas. SMS tinka paprastiems etapams: siunta paimta, siunta kelyje, siunta pristatyta. Bet SMS ne visada tinka ilgiems paaiškinimams. Jei reikia dokumentų ar nuotraukų, geriau el. paštas arba sistema. Todėl užsakyme nurodykite, kaip norite gauti informaciją. Kartais klientas pamiršta patikrinti el. paštą, o SMS perskaito iškart.

Ar galiu matyti vietą žemėlapyje?

Kartais taip, ypač jei naudojama transporto valdymo sistema ir klientas turi prieigą. Bet ne kiekvienai siuntai tai būtina. Mažam siuntiniui dažniau pakanka etapų statuso. Dideliems ar skubiems kroviniams žemėlapis gali būti naudingas. Tačiau reikia suprasti, kad realus laikas ne visada yra tikslus dėl ryšio, maršruto ar duomenų atnaujinimo. Todėl žemėlapis yra pagalba, ne garantija.

Kas yra tracking numeris?

Tracking numeris yra siuntos sekimo kodas. Jį naudojate sistemoje arba siunčiate klientui, kad jis matytų statusą. Numeris turi būti aiškus, ne panašus į atsitiktinį raidžių kratinį. Jei siunčiate kelias dėžes, kiekviena gali turėti savo numerį arba bendrą užsakymo numerį. Svarbu, kad gavėjas Vokietijoje ir siuntėjas kalbėtų apie tą patį siuntinį. Be tracking numerio prasideda „ta dėžė, na, ruda“.

Ar gavėjas gaus pranešimą?

Gali gauti, jei tai suderinta. Kai kuriais atvejais pranešimas siunčiamas tik siuntėjui. Verslo klientams dažnai reikia, kad gavėjas žinotų pristatymo langą. Todėl geriau iš anksto nurodyti gavėjo el. paštą ir telefoną. Jei gavėjas sandėlyje, pranešimas gali padėti pasiruošti priėmimui. Jei tai privatus asmuo, SMS apie artėjantį pristatymą labai pravartu. Kitaip durys gali būti tuščios.

Siuntinių gabenimas į Vokietiją su visiška informavimo sistema: statusai, ETA ir POD

Statusai turi būti žmonių kalba. „Priimta operacijoje“ klientui nieko nesako. Geriau parašyti: „Siunta paimta Vilniuje“, „Siunta atvyko į tarpinį sandėlį“, „Siunta išvyko į Vokietiją“. ETA yra numatomas atvykimo laikas, bet jis gali keistis. POD yra pristatymo patvirtinimas: parašas, laikas, kartais nuotrauka. Tai labai svarbu verslui. Buvo situacija, kai klientas sakė, kad gavėjas Hamburge nieko negavo, o POD rodė, kad pasirašyta sandėlyje 10:42. Tada ginčas pasisuko kitaip.

Kas yra ETA?

ETA reiškia numatomą atvykimo laiką. Tai ne visada tikslus pažadas iki minutės. Kelyje gali keistis eismas, sandėlio eilė, oro sąlygos. Bet ETA padeda klientui planuoti. Jei siunta į Berlyną turi ETA rytoj 14:00–18:00, gavėjas žino, kad turi būti pasiekiamas. Jei ETA keičiasi, klientas turi būti informuotas. Blogai yra tada, kai ETA rodomas tik dėl gražaus vaizdo, o realybėje niekas jo nežiūri.

Ar informuojate apie vėlavimą?

Taip, turėtume informuoti. Jei matome, kad siunta vėluos dėl maršruto, oro sąlygų, dokumentų ar gavėjo, klientas turi gauti žinutę. Ne tada, kai jis pats paskambina penkis kartus. Vėlavimas be informacijos erzina labiau negu pats vėlavimas. Kartais klientui užtenka žinoti: „Bus rytoj, priežastis – sandėlio eilė“. Tada jis gali planuoti. Tyla tokiais momentais nėra profesionalumas.

Kas yra POD?

POD yra proof of delivery, arba pristatymo patvirtinimas. Tai gali būti parašas, laikas, gavėjo vardas, kartais nuotrauka. Verslo siuntoms POD labai svarbus, nes jis įrodo, kad krovinys buvo perduotas. Jei kyla ginčas, POD yra pirmas dokumentas, kurio reikia. Todėl verta saugoti šiuos duomenis. Asmeniniam siuntiniui tai galbūt nėra taip svarbu, bet vis tiek ramina.

Ar galima gauti pristatymo nuotrauką?

Dažniausiai taip, jei paslauga tai numato arba jei krovinys reikalauja fiksacijos. Nuotrauka gali parodyti, kad dėžė palikta prie durų, perduota sandėliui arba pristatyta gavėjui. Bet ne visada nuotrauka įmanoma dėl privatumo ar sandėlio taisyklių. Todėl reikia klausti iš anksto. Jei nuotrauka jums svarbi, įrašykite tai užsakyme. Vėliau prašyti gali būti sudėtingiau.

Ar informacija būna lietuviškai?

Siuntėjui Lietuvoje – taip, dažniausiai lietuviškai. Gavėjui Vokietijoje informacija gali būti vokiškai arba angliškai, priklausomai nuo sistemos. Svarbu, kad adresai, telefonai ir statusai būtų suprantami. Jei siunčiate verslo klientui, galima derinti kalbą. Bet vairuotojui Vokietijoje kartais paprasčiausia susisiekti telefonu. Todėl geras telefono numeris yra ne mažiau svarbus už gražią sistemą.

Siuntinių gabenimas į Vokietiją su visiška informavimo sistema: verslui, sandėliams ir el. parduotuvėms

Verslui informavimas yra dar svarbesnis nei asmeniniam klientui. Jei siunčiate prekes į Vokietiją, klientai klaus, kur jų užsakymai. Jei siunčiate atsargines dalis gamyklai, vėlavimas gali stabdyti darbą. Todėl reikia ne tik pristatyti, bet ir parodyti procesą. El. parduotuvėms ypač tinka automatiniai statusai: paimta, išvyko, pristatyta. Sandėliams reikia POD, CMR kopijų, pristatymo langų. Čia jau nebe „nuvežk dėžę“, o procesas. Ir, tiesą sakant, gera informavimo sistema kartais sutaupo daugiau negu pigesnis transportas.

Ar galima nustatyti kelis kontaktus?

Taip, ir tai labai patogu. Galite nurodyti siuntėją, gavėją, buhalteriją, vadybininką arba klientų aptarnavimą. Tada informacija keliauja tiems, kuriems reikia. Pvz., vairuotojui reikia gavėjo telefono, o buhalterijai – sąskaitos ir POD. Jei visi klausimai siunčiami vienam žmogui, jis greitai pavargsta. Todėl kontaktai turi būti tvarkingi. Užsakymo formoje tai atrodo kaip smulkmena, bet realybėje taupo daug laiko.

Ar sistema veikia naktį?

Sistema gali veikti 24/7, bet žmonės ne visada. Automatizuotas statusas gali atsirasti naktį, kai siunta pasiekia sandėlį. Bet jei reikia gyvo atsakymo, geriau tikėtis darbo valandomis arba iš anksto suderintos budėjimo tvarkos. Vokietijos maršrutai kartais juda naktį, todėl statusai gali atsinaujinti neįprastu laiku. Tai normalu. Svarbu, kad klientas žinotų, kada gaus žmogišką pagalbą.

Ką daryti, jei informacijos negaunu?

Pirmiausia patikrinkite el. paštą, SMS, šlamšto dėžutę ir užsakymo sistemą. Jei vis tiek nieko nėra, skambinkite. Gali būti techninė klaida, neteisingas numeris arba statusas dar neatnaujintas. Bet jei informacijos nėra ilgai, tai jau problema. Siunta neturi būti juoda dėžė. Gera įmonė greitai patikrins, kur ji yra. Jei niekas neatsako, tai blogas ženklas.

Ar informacija apie muitinę bus rodoma?

Asmeninėms siuntoms į Vokietiją dažniausiai nėra sudėtingos muitinės, nes tai ES. Bet komerciniams kroviniams dokumentai ir statusai gali būti svarbūs. Jei reikia papildomų duomenų, sistema arba vadybininkas turi apie tai pranešti. Negalima tikėtis, kad klientas pats atspės. Todėl verslo siuntoms informavimas turi apimti ne tik vietą, bet ir dokumentų būklę.

Ar bus CMR kopija?

Komerciniams kroviniams taip, dažniausiai galima gauti CMR arba važtaraščio kopiją. Asmeniniam siuntiniui jos gali nereikėti. CMR svarbus tada, kai reikia įrodyti, kas buvo paimta, kada ir kokia būkle. Jei dirbate su Vokietijos sandėliais, CMR dažnai yra normali dalis. Todėl prieš siunčiant verta pasakyti, ar jums reikia dokumento kopijos. Vėliau jos ieškoti visada sunkiau.

Ar galima integruoti sistemą su el. parduotuve?

Taip, kai kuriais atvejais galima. El. parduotuvė gali gauti tracking numerį, statusus ir POD automatiškai. Tai labai patogu, kai siunčiate daug užsakymų į Vokietiją. Bet integracija turi būti techniškai sutvarkyta. Jei duomenys netvarkingi, sistema tik pagreitins chaosą. Todėl pirmiausia reikia tvarkos: adresai, svoriai, užsakymų numeriai. Tik tada automatizacija tikrai padeda.

Siuntinių gabenimas į Vokietiją su visiška informavimo sistema: kas gali nepavykti

Informavimo sistema gali nepavykti dėl techninių priežasčių, neteisingų kontaktų, sandėlio vėlavimo ar tiesiog žmogiškos klaidos. Vairuotojas pamiršta nuskaityti siuntą, sandėlis neatnaujina statuso, gavėjas nepasirašo aiškiai. Tai ne visada katastrofa, bet reikia greitai sutvarkyti. Buvo atvejis, kai POD buvo be vardo, tik parašas. Teko skambinti gavėjui ir tikslinti. Todėl sistema turi turėti žmogų už nugaros. Programos vienos nepadaro viso darbo.

Ar galima siųsti ataskaitą verslui?

Taip, verslui galima ruošti ataskaitas: kiek siuntų išsiųsta, kurios pristatytos, kurios vėlavo, kur yra POD, kurie kroviniai laukia. Tai naudinga buhalterijai, klientų aptarnavimui ir logistikos vadovui. Bet ataskaita turi būti aiški, ne dešimt failų skirtingais pavadinimais. Jei siunčiate reguliariai, verta susitarti dėl formato. Tada mažiau rankinio darbo ir mažiau klaidų.

Ar gavėjas gali keisti pristatymo langą?

Kartais taip, jei tai daroma laiku ir maršrutas leidžia. Jei siunta jau išvykusi į konkretų adresą, keitimas gali būti sunkus. Gavėjas Vokietijoje turi susisiekti su kontaktu ir pateikti užsakymo numerį. Ne visada galima perkelti pristatymą kitai dienai be papildomo mokesčio. Todėl geriau iš anksto suderinti langą. Vėlesni pokyčiai visada kainuoja daugiau nervų.

Ar informuojate apie papildomus mokesčius?

Taip, turėtume informuoti, jei atsiranda papildomas darbas: laukimas, klaidingas adresas, pakartotinis pristatymas, neteisingi matmenys. Papildomas mokestis neturi atsirasti kaip staigmena sąskaitoje. Klientui reikia paaiškinimo. Kartais mokestis atsiranda dėl kliento klaidos, kartais dėl sandėlio grafiko. Bet bet kuriuo atveju jis turi būti komunikuoJamas aiškiai. Čia palikau mažą klaidelę, bet esmė aiški.

Ar sistema pakeičia žmogų?

Ne visiškai. Sistema puikiai rodo statusus, bet ji negali visada išspręsti keistų situacijų. Jei gavėjas neatsiliepia, adresas painus, krovinys nestandartinis, reikia žmogaus. Gera įmonė naudoja sistemą kaip įrankį, ne kaip pasiteisinimą. Todėl net ir turint visiško informavimo sistemą, telefonas vis dar svarbus. Kartais vienas normalus pokalbis sutaupo daugiau nei penki automatiniai pranešimai.

Kas geriau – skambutis ar žinutė?

Geriausia, kai yra abu. Žinutė fiksuoja faktą, skambutis greitai išsprendžia problemą. Jei viskas eina pagal planą, užtenka statusų. Jei kažkas stringa, geriau paskambinti. Klientams, kurie siunčia retai, skambutis dažnai ramina labiau. Verslui patogesnės žinutės ir ataskaitos. Todėl informavimo būdas turi prisitaikyti prie situacijos, ne atvirkščiai.

Ar galima gauti informaciją apie svorį ir matmenis?

Taip, ypač jei siunta buvo perskaičiuota arba matuota sandėlyje. Tai svarbu kainai ir dokumentams. Jei klientas pateikė neteisingus duomenis, perskaičiavimas turi būti matomas. Verslui tai padeda tikslinti būsimas sąmatas. Asmeniniam klientui tai padeda suprasti, kodėl kaina pasikeitė. Todėl svoris ir matmenys nėra tik techninė informacija. Tai dalis skaidrumo.

Išvada

Siuntinių gabenimas į Vokietiją su visiška informavimo sistema leidžia klientui matyti, kas vyksta su siunta nuo paėmimo iki pristatymo. Tai ypač svarbu verslui, skubiems siuntiniams ir brangiems kroviniams. Gera informacija mažina nerimą, greitina sprendimus ir padeda išvengti ginčų. Jei siunčiate į Berlyną, Hamburgą, Frankfurtą ar Miuncheną, sekimas ir aiškūs statusai yra ne prabanga, o normali darbo dalis.