Sėkmingas biuro perkraustymas į Vokietiją mikroautobusu: vadovas iš vidaus

Dirbu šioje srityje jau beveik dvi dešimtmetis ir matydavau viską – nuo idealiai suplanuotų logistikos grandžių iki tokių chaoso scenarijų, kai norėtųsi užsidengti akis. Daugelis klientų mano, kad biuro perkraustymas į Vokietiją mikroautobusu tai tiesiog įkeli daiktus ir važiuoji, tačiau realybėje yra šiek tiek sudėtingiau. Reikia suderinti dokumentus, suprasti Vokietijos specifiką ir, svarbiausia, išsirinkti tinkamą transportą, kad viskas nenukristų kelio viduryje. Čia ne apie tuščias kalbas, o apie tai, kaip tai iš tikrųjų atrodo iš vidinio pusės, be jokių "marketingo" uždažų.

Dokumentai ir muitinės formalumai Vokietijoje

Ar reikia TIR knygos ar kito specialaus leidimo?

Dažnai klausta apie TIR, tačiau čia nereikia jokių išskirtinių knygų, jei tai ne tarptautinis didelis sunkvežimis su keliu šalimis. Mums pakanka standartinio CMR sąvado. Tai pagrindinis dokumentas, kuris patvirtina, kad pervežame turtą juridinio asmens pavedimu. Vokietijai šis dokumentas yra šventas, jo be galo negali prarasti, kitaip muitinėje gali būti didelių nusiskundimų. Beje, kartais pamirštu, kad reikia pasirašyti vairuotojui instrukcijas (t.y. pavedimą vežti), tai irgi svarbu.

Kokius dokumentus turi turėti vairuotojas?

Vairuotojas turi pasiimti ne tik teises ir techninę pasą, bet ir visus siuntos dokumentus. Reikės prekių sąrašo (pakavimo sąrašo), kuriame tiksliai surašoma, ką vežame. Vokietijos pareigūnai mėgsta tikslumą, jei parašysite "biuro baldai", gali būti problemų, geriau išskaidyti. Taip pat reikia galiojančios draudimo poliso, kuris padengtų krovinių pervežimą į ES šalis. Geriau patikrinti dar kartą prieš išvykstant, kad polisas būtų geras.

Ar sunkiau praeiti muitinę su elektronika?

Su elektronika nėra taip sunku, jei ji nėra nauja, skirta prekybai, o tai yra įmonės turto, vežamo į kitą filialą ar biurą, perkėlimas. Turi būti pateikti dokumentai, kad ši technika jau buvo eksploatuojama (pvz., seni inventoriaus lapai). Vieną kartą girdėjau istoriją, kai mūsų vairuotojas buvo sulaikytas su serveriais, nes negalėjo įrodyti, kad tai ne prekybinis siuntinis. Tai užtruko keletą valandų, kol klientas išsiuntė reikiamus el. laiškus. Geriau būti pasiruošusiam.

Kas daryti jei trūksta prekių kvito?

Tai tikras galvos skausmas. Jei dingo CMR, skubiai reikia susisiekti su savo buhalterija ar logistika ir pareikalauti kopijos. Be jo nei išvyksi, nei įvažiuosi (išskyrus, jei tai vidaus reikalai, bet čia tarptautinis reisas). Vokietijoje policija ar muitinė gali neleisti toliau važiuoti, kol visos deklaracijos nebus tvarkingos. Kartais man atrodo, kad šie popieriaus darbai yra varginantys labiau nei patys tūkstančiai kilometrų.

Ar reikia deklaruoti naudotus biuro baldus?

Nenaudojamų ar naudotų baldų, kurie priklauso įmonei ir yra perkėlimui į Vokietiją, deklaruoti kaip importą nereikia, nes tai yra ES vidinė prekyba (jei abiejų šalių įmonės yra ES narių). Svarbiausia nurodyti jų vertę (dažnai liekamoji vertė) sąraše. Jei baldai yra nauji, nupirkti prieš pat išvykstant, gali kilti klausimų apie PVM, tačiau biuro perkraustymas į Vokietiją mikroautobusu paprastai apima vežamą turtą.

Organizavimas: kaip susitvarkyti su biuro įranga

Kaip teisingai supakuoti kompiuterius?

Kompiuterius, monitorius ir serverius reikia vynioti į burbuliukinę plėvelę. Nerekomenduoju juos kelti "pliku" aksonu, nes kelias gali būti grubus. Taip pat stenkitės sudėti į originalias dėžes, jei jos dar likusios. Jei ne – užtenka geros kibiro kartono ir užpildo. Vienas klientas padėjo visus monitorius ant vienos krosnės be jokios apsaugos... nu va, atvyko visi su įbrėžimais. Geriau sugaišti valandą daugiau negu vėliau verkti.

Ar reikia išmontuoti baldus?

Labai rekomenduoju. Didelės darbo stalų plokštės, lentynos – visą tai reikia atsukti. Mikroautobuse vietos nėra tiek daug, kad vežtumete surinktas didžiules sistemas. Be to, surinktas baldas gali lengviau suirti svyruojant. Išmontuotas dalis užima mažiau vietos ir lengviau padėti ant grindų (pavėsinėje) pakrauti. Yra išimčių, kai kabinetas yra mažas, bet dažniausiai verčia griebti veržtuvus.

Ką daryti su slaptais dokumentais?

Dokumentus, brangiuosius duomenų nešiklius ar pinigus geriau vežti su savimi (keleivio vietoje), o ne padėti į krovininę dalį. Nors mikroautobusai užrakinami, visada egzistuoja rizika, nors ir maža, kad kažką gali pavogti arba dėžė su dokumentais gali pamesti kelio metu (jei blogai užtvirtinta). Biuro perkraustymas į Vokietiją mikroautobusu turi būti saugus, o pasitikėjimas savo duomenimis – prioritetas. Asmeniškai niekada nesutikčiau, kad klientas braižo svarbius sutartis į benzininį maišą gale.

Kodėl svarbu vyniojimo plėvelė?

Ogi tobuliausias dalykas. Vyniojanti plėvelė (stretch film) kainuoja pusę eurų, bet sutaupo tūkstančius. Ji sujungia dėžes į vieną bloką, jos nenukrenta, nešokinėja. Be to, ji apsaugo nuo drėgmės ir dulkių. Mašinos gale būna šaltai ir drėgna, o tai gali pakenkti popieriams ar elektronikai. Nekantriuos klientus, kuriems "neina pasiekti to plėvelės", visada prašau nusiraminti – užkrausime.

Ar galima vežti augalus?

Galima, bet tai atsakinga užduotis. Žiema negalima leisti užšalti kaminams, o vasarą – išdžiūti. Reikia juos uždengti, laikyti atokiau nuo tiesioginių saulės spindulių, jei mašina stovi. Kai kada sulaikome sienelę tarp augalų ir kitų daiktų, kad kas nenutrintų. Biuro augalai yra gyvos būtybės, tai ne stalas, kurį galima mesti į krūvą.

Kaip užtvirtinti krovinią mikroautobuse?

Čia yra kritiška. Nenaudojame jokių tikslių schemų, bet patirtis kalba. Reikia užspausti viskas tarp sienelių, naudoti diržus (tamprius diržus). Jei tuščia vieta tarp dėžių ir sienos – įkiškite pagalves. Vokietijos keliai greiti, o staigus stabdymas gali padaryt didelę žalą. Esu matęs, kaip atsivėrus durims iškrenta visa krovinys į asfaltą... nu va, vaizdas nepageidaujamas.

Biuro perkraustymas į Vokietiją mikroautobusu: kaina ir laikas

Kiek kainuoja biuro perkraustymas į Vokietiją mikroautobusu?

Kainos svyruoja stipriai, priklausomai nuo atstumo ir kiekio. Jei į Berlyną ar Miuncheną, tai gali būti nuo 800 iki 1500 eurų (orientaciškai, kai kalbame apie vieną mašiną su vairuotoju). Tačiau čia įeina ir kuras, ir vairuotojo darbas, ir mokesčiai už kelius (Vokietijoje daugiau moka sunkvežimiai, bet mikroautobusai taip pat turi mokėti tam tikrus mokesčius, pvz., už aplinkosaugą ar vokiškas vinietes tam tikruose atvejuose, nors dažniau lenktyniauja be jų... ne, geriau pasakysiu – viskas priklauso nuo svorio).

Kiek laiko užtrunka kelionė iki Berlyno?

Vilnius - Berlynas tai apie 1200 km. Vairuotojas, laikydamasis poilsio laiko (tachografas), tai nuvaziuos maždaug per 14-16 valandų, jei be didelių spūsčių. Jei reikia įvežti greičiau, reikia dviejų vairuotojų, tai jau brangiau. Bet biuro perkraustymas į Vokietiją mikroautobusu dažnai numato tiesiog išvykti vakare ir atvykti ryte, kad spėtų iškrauti prieš darbo laiką.

Ar kainuoja daugiau jei važiuojame į Miuncheną?

Taip, nesMiunchenas yra toliau, maždaug 1500-1600 km. Pridėkite dar kuro kainų svyravimus. Vokietijoje kuras brangesnis nei Lietuvoje (maždaug 20 centų skirtumas). Taip pat, jei reikia iškrauti centrinėje miesto dalyje, ten gali būti "Environmental Zone" (Umweltzone), į kurią negali važiuoti senos mašinos. Mūsų autoparkas yra naujesnis, tačiau tai reikia patikrinti iš anksto, kad gautumėte baudą.

Ar reikia mokėti už vairuotojo nakvynę?

Jei tai vienos dienos kelionė (naktį važiuojama), tai nakvynės net nereikia. Bet jei reikia laukti kito dienos iškrovimo arba jei tai dviejų dienų kelionė, tai taip, klientas apmoka viešbutį. Standartinė kaina apie 50-80 eurų. Kartais vairuotojai miega mašinoje (jei yra gultas), tačiau legalus poilsis turi būti užtikrintas. Mes stengiamės ne taupyti ant miego, pavargęs vairuotojas – pavojingas vairuotojas.

Kiek kainuoja pakavimo medžiagos?

Tai papildoma išlaida. Kibiras kartonų kainuoja apie 2-3 eurus, plėvelė – dar keletas. Jei norite, kad mes supakuotume, tai tai darbo valanda kainuoja. Dažnai klientai sako, kad pačius sukęs, o vėliau pasirodo, kad nieko neturi. Geriau tartis iš anksto, kad mes parvežtume reikiamą kiekį dėžių. Taip sutaupysite nervų.

Praktinės problemos ir vairuotojo darbas

Kas vyksta jei sugenda automobilis?

Tai maniausias košmaras. Mes turiam draudimą, bet tai neužtikrina, kad jūsų biuras atidarytas laiku. Jei sugenda, skubiai iškviečiame techninę pagalbą. Vieną kartą mums sprogė aušinimo radiatoriaus vamzdis netoli Poznanės. Dėl to biuro perkraustymas į Vokietiją mikroautobusu pavėlavo dviem valandomis. Klientas buvo supykęs, bet kas padarysite? Mechanika yra mechanika. Stengiamės vesti techninę apžiūrą prieš kiekvieną tolimą reisą.

Ar vairuotojas padeda krauti ir iškrauti?

Taip, vairuotojas yra mūsų žmogus, jis padeda. Tačiau jis ne krovikas, kuris vienas numes 3 tonas per valandą. Jei jūs turite labai sunkių daiktų (seifas, didelis serveris), reikia, kad jūsų pusėje būtų padėjėjai arba tartis apie papildomą vairuotojo pagalbą (kai du vairuotojai viename reise). Paprastai, jei dėžės ne per sunkios, vienas vairuotojas su klientu susitvarko per 2-3 valandas.

Ar galima sekti krovinią realiu laiku?

Dauguma mūsų mašinų turi GPS stebėjimą. Galite sužinoti, kur mašina yra. Tačiau vairuotojas negali atsiliepti į telefoną kiekvieną minutą, kai važiuoja 90 km/h Vokietijos autobane. Yra saugumo reikalavimai. Geriau rašyti žinutes, jis perskaitys, kai sustos. Nebijokit, mes neprapulsime į kiną su jūsų kroviniu.

Kodėl reikia leisti vairuotojui ilsėtis?

Europos Sąjungos reglamentai yra griežti. Tachografas užfiksuoja kiekvieną minute. Jei vairuotojas viršys poilsio laiką, gauti didelę baudą (tiek jam, tiek įmonei). Mes legalūs, todėl jei jis sako, kad turi sustoti 45 minučių, reikia nutverti. Nėra jokio prasmės spaudžioti "vežk, vežk", jei priešais sustabdys policija. Biuro perkraustymas į Vokietiją mikroautobusu turi būti legalus.

Ar saugu palikti daiktus automobilyje naktį?

Saugumas priklauso nuo vietos. Jei stovime saugumo aikštelėje (kurių Vokietijoje gana daug ir jos gerai prižiūrimos), tai viskas gerai. Jei stovime prie pat kelio pakelės – rizika didesnė. Mes visada užrakiname duris, pasirenkame apšviestas vietas. Niekada nepadaryčiau taip, kad mašina stovėtų kažkur miške. Tačiau visada yra tikimybė, kad gali įlindo. Tai retkas atvejis, bet įmanomas.

Būtinos sąlygos ir galimos klaidos

Kas daryti jei klientas vėluoja?

Tai dažna problema. Vairuotojo laikas yra pinigai. Jei jūs vėluojate 2 valandas, reikia sutarti ar šias valandas apmokėsite, ar ne. Paprastai mes būname kantrios valandą, paskui pradedame skaičiuoti. Geriau pradėti krauti ryte, o ne vakare, kai visi nori namo. Vokietijoje darbuotojai taip pat nelaukia iki vėlyvo vakaro.

Ar draudžiama vežti pavojingas medžiagas?

Taip, be specialių leidimų (ADR) negalima vežti degiųjų skysčių, aerozolių, daugų chemikalų. Biure dažnai būna valymo priemonių. Jas reikia išimti arba vežti atskirai. Negali būti taip, kad dėžė su chloru stovi virš monitoriaus. Aš asmeniškai visada klausiu apie tai, kai matau daug serviso dalių ar chemijos.

Kaip elgtis su maistu ar gėrimais biure?

Jei tai uždaros dėžės (kava, arbata, cukrus), tai ne problema. Jei yra atidaryti produktai (šaldytuve), reikia juos išmesti arba vežti šaltai (kai yra šaldytuvas mašinoje, o tai retas atveju paprastame mikroautobuse). Geriau išgerti tą kava prieš išvykstant. Nenorime, kad užkandžiai susimaišytų su svarbiais dokumentais.

Ar reikia mokėti iš anksto?

Mes paprastai dirbame su sutimis, reikalaujame avanso (maždaug 30-50%). Tai užtikrina, kad klientas neatsisaks paskutinę minutę. Likusią dalį sumokama gavęs daiktus arba prieš išvykstant. Tai standartinė praktika rinkoje. Nesigauna dirbti "žodžiu", kai kalbame apie tokias išlaidas.

Kas nutinka su šiukšlėmis?

Mes ne šiukšliavežiai. Biuro perkraustymas į Vokietiją mikroautobusu numato tai, kad išsikraunate dėžes, o šiukšles (senas popierius, nereikalingas plėvelę) susirenkate ir išmetate patys arba tame pačiame biure. Vairuotojas nedings jūsų atliekos į Vokietiją, nes ten už tai taip pat reikia mokėti.

Išvada

Galiausiai, viskas susikerta ne tiek dėl technikos, kiek dėl komunikacijos. Jei pasakysite mums iš anksto, ką turite, koks yra adresas ir kas yra "specifika", viskas praės sklandžiai. Biuro perkraustymas į Vokietiją mikroautobusu yra puiki alternatyva dideliems sunkvežimiams, kai reikia greitumo ir lankstumo. Pagrindas – neslėpti informacijos ir būti sąžiningam su vairuotoju. Tada ir mes darysime viską, kad jūsų komanda galėtų dirbti jau kitą dieną naujoje vietoje be jokio streso.