Saugus pervežimo procesas biuro persikraustymui į Vokietiją: Kas tikrai laukia Jūsų verslo?

Sveiki, draugai. Būna taip, kad verslas auga, reikia didesnių patalpų, o gal tiesiog Vokietijoje atsidarė geriau galimybės, ir ten reikia perkelti visą „avariją“. Daugelis mano klientų pradžioje galvoja, kad tai tik pakrovė dėžes į sunkvežimį ir važiuoja. Pasakysiu tiesą – saugus pervežimo procesas biuro persikraustymui į Vokietiją yra daug sudėtingesnis nei atrodo iš pirmo žvilgsnio. Aš šioje srityje jau virš dvidešimties metų ir mačiau viską – nuo paslydusių monitorių iki to, kad muitinėje užstrigdavo visa kompanija dėl vieno trūkstamo parašo ant popieriaus. Čia ne tiesiog vairavimas, čia – protocolai, draudimas ir vokiškas preciziškumas. Todėl reikia žinoti, į ką įsiruošiate, kad netyčia neprarastumėte brangiausios technikos arba nervų ties pasienio.

Dokumentų chaosas ir vokiškas tvarkos mėgimas

Ar tikrai reikalingas toks gausus inventorius?

Absoliučiai taip. Negalima tiesiog pasakyti „ten dešimt dėžių su stalais“. Vokiečiams to neužteks. Jums reikės išsamios inventoriaus sąrašo, kur netgi kiekviena dulės siurblio detalė turi būti įrašyta. Jei inventorius bus netvarkingas, muitininkas gali sustabdyti visą saugų pervežimo procesą biuro persikraustymui į Vokietiją ir pradėti dėžių perdarymą vietoje. Tada tiek laiko prarasime, kad užsidengs ausys.

Kas daromi su tais dokumentais prieš pat išvykimą?

Viską pervertame du kartus. Reikia užtikrinti, kad prekių kelyje (TIR) sąrašai sutaptų su faktu. Esu matęs situaciją, kai vadybininkas užrašė „kompiuterių įranga“, o muitinėje pareikalavo konkrečių serijinių numerių. Geriau užtrukti dieną biure, surašant viską tiksliai, nei stovėti prie sienos Kelne su atidarytu priekabu.

Ar lietuviški įmonės kodai kažkiek padeda?

Padeda, bet Vokietijoje viskas sukasi apie VAT ID (PVM mokėtojo kodą). Be tarpvalstybinio PVM kodo, jūsų krovinys gali būti traktuojamas kaip importas, o ne įstatytinis perkėlimas įranga. Tuomet su mumis pasikalbės mokesčių inspekcija, o kas nori su jomis kalbėtis pervežimo metu? Tikrai ne jūs.

Kas nutinka su pasirašymais?

Vokietija mėgsta popierius. Reikia, kad asmuo, kuris turi teisę pasirašyti už įmonę, patvirtintų, kad tai ne prekyba, o įrangos perkėlimas. Turi būti antspaudas, parašas, data. Jei kas nors trūksta – viskas gali nulūžti ties pradžios. Aš asmeniškai visada liepiu klientams pasirūpinti tuo savaite iki išvykimo.

Ar gali mane sustabdyti dėl senų įrašų aparatūroje?

Gali. Jeigu perkeliate serverius, kurie buvo nupirkti prieš 5 metus ir nebuvo atnaujinti jūsų apskaitoje, gali kilti klausimų apie jų kilmę. Vokiškas saugus pervežimo procesas biuro persikraustymui į Vokietiją pareikalauja, kad daiktai būtų „švarūs“, tai yra, aiškios kilmės. Kitu atveju tai gali būti įvertinta kaip bandymas įvežti nelegalią techniką.

Fizinis pervežimas: kai dėžės daugiau nei vietos

Kaip suprasti, kiek sunkvežimių reikia?

Pagal tūrį, bet ne visada taip paprasta. Kartais klientas sako, kad turi 20 europalletės vietos, o mes atvykstame, o ten – nenumatyti „ilgaplaukiai“ baldai, kurie netilpa į standartinę eurostatinę. Tada reikia improvizuoti. Geriau, jei atvykstate pažiūrėti (be to, tai yra nemokama daugumoje atvejų).

Ką daryti, jei biure nėra keltuvo?

Tai būna liūdna. Vokietijoje dauguma modernių biurų turi keltuvus, bet senose statybose, pavyzdžiui, Frankfurto senamiestyje, tenka nešti rankom. Ir tada, ką pasakysiate apie saugų pervežimo procesą biuro persikraustymui į Vokietiją, jei darbuotojai nusikrės nugaras nešdami 30 kilogramų spausdintuvus laiptais? Reikia apie tai pagalvoti iš anksto.

Ar būna, kad sunkvežimis nepriartėja prie durų?

Reguliariai. Vokiški miestai yra statyti siaurai. Yra buvę atvejų, kai reikėjo statyti grandinę žmonių 200 metrų ilgio, nes sunkvežimis negalėjo įvažiuoti į pėsčiųjų zoną, kur buvo įsikūręs biuras. Tai brangina darbą, bet nieko nedarysi – taisyklės yra taisyklės.

Ką daryti su vaizdo stebėjimo kameromis?

Išmontuoti prieš išvykimą. Jos jautrios, vibracijos gali sugadinti lęšius arba vidinius kietuosius diskus. Be to, jei pervežate įrašus su duomenimis, reikia užtikrinti duomenų saugumą, kad kas nors netyčia nepamatytų to, ką neturėtų. Geriau jas išpakuoti atskirai.

Ar verta rūpintis pakavimu savarankiškai?

Nebent turite profesionalią komandą. Jei dėžę užklijuoja „scotch“ juosta, kuri atsisega nuo svorio, tai nebus saugus pervežimo procesas biuro persikraustymui į Vokietiją. Aš mačiau, kaip užsidaro „stiklinis“ stalas, kuris buvo užpakuotas į seną vaikišką dėžę. Neprašykite manęs tada uždraudimo.

Vokietijos specifika: muitinė ir draudimas

Kiek laiko užtrunka muitinės patikra?

Paprastai valandą, du. Bet jei jie pamatys kažką įtartino, gali užtrukti ir dieną. Turėjome atvejį, kai vienas klientas neįvedė specialiosios technikos, ir mes privalėjome laukti muitininko iš kitos miesto dalies, nes vietinis nepajėgė įvertinę brangios serverinės įrangos.

Ar draudimas apima viską kelyje?

Standartinis CMR draudimas dengia tik labai mažą sumą pagal kilogramą – maždaug 8-10 EUR/kb. Tai, kad jūsų serveris kainuoja 10 tūkstančių, nieko nelėmė. Reikia specialios draudimo poliso, kuris padengtų visą krovinio vertę. Be to, saugus pervežimo procesas biuro persikraustymui į Vokietiją be pilno draudimo yra lošimas.

Kas nutinka, jei pasibaigia darbo valandos Vokietijoje?

Griūva. Vokiečiai labai tiksliai laikosi darbo laiko. Jei atvyksite 17:15 į biurą, kuris užsidaro 17:00, neturėsite kur dėti dėžių. Reikia užsibrėžti laiko rezervą arba organizuoti sandėliavimą naktį, kas kainuoja papildomai.

Ar reikia deklaruoti visus elektros prietaisus?

Taip, ypač jei jų daug. Muitinė galoje nežiūri, ar tai jūsų asmeninis nešiojamas kompiuteris, ar prekybinis siuntinys. Geriau turėti sąrašą, kur parašyta „2 vnt. nešiojamų kompiuterių, naudojami darbe“, nei aiškintis, kodėl dešimt šių dalykų keliauja be jokio paaiškinimo.

Kodėl kai kuriems klientams draudimas nepadeda?

Nes jie nepasakojo tiesos. Vienas klientas užrašė „buitinė technika“, o viduje buvo brangūs vaizdo ir garso aparatūros rinkiniai. Gavę įvykį (sunkvežimis buvo apverstas), draudikas atsisakė mokėti, nes duomenys nesutapo. Nesigirkime su draudimo kompanijomis, jos visada ras smulkmeną.

Pinigai ir nemalonios staigmenos

Kiek vidutiniškai kainuoja tokio pobūdžio pervežimas?

Sakyčiaime, vienas sunkvežimis su kėbulu („tent“) iš Vilniaus į Miuncheną gali siekti nuo 1500 iki 2500 eurų, priklausomai nuo sezono. Bet prisiminkite – tai be pakavimo ir išpakavimo. Jei reikia mūsų vaikščioti ir surinkti visus biurus, kaina šokteli du kartus.

Ar galima mokėti tik atvykus?

Nerekomenduoju. Sąžiningai sakant, mes niekada nevykstame be avanso. Yra buvę atvejų, kai atvykstame į Vokietiją, o klientas pasikeičia nuomonę arba pradeda ginčytis dėl kainos, kai viskas jau pakrauta. Avansas užtikrina, kad abiem pusėms yra kas nuo ko atsitraukti.

Kas yra „pavėluotas pasirengimo mokestis“?

Kai mes atvykstame 8:00 ryte, o jūs vis dar neišnešėtė dalykų iš spintų. Mūsų vairuotojai laikomas valandas, o tais laikais reikia mokėti. Vokietijoje darbo jėga brangi, todėl stovėjimas tiesiogiai brangina visą saugų pervežimo procesą biuro persikraustymui į Vokietiją.

Ar kainuoja daugiau, jei reikia važiuoti per savaitgalį?

Žinoma. Vokiškai reikalai uždraudžia sunkvežimiams važiuoti tam tikromis valandomis sekmadieniais ir švenčių dienomis. Jei norite atvykti sekmadienį, reikės specialių leidimų ir papildomo mokesčio vairuotojui (nepertraukiamumo draudimas ir pan.).

Kodėl paskutiniu metu brangsta kuras?

Nes jis brangsta visur (juokauju, bet nelabai). Tačiau mes dažnai turime įkainius su kuro priedais. Jei benzino kaina šokteli 10%, mūsų sąskaita taip pat pakoreguojama, kitaip tiesiog dirbtume nuostoliais. Tokios čia rinka.

Problemos ir sprendimai iš vietos

Ką daryti, jei sugedo kelias į sandėlį Vokietijoje?

Tai ne mūsų problema, bet ji tampa jūsų problema. Buvo atvejis, kai navigacija vedė pro ūkininko lauką, kur buvo smėlis. Sunkvežimius užstrigo. Teko šaukti traktorių. Visą tai sumokėjo klientas. Tikrinankite kelią ne tik žemėlapyje, bet ir vietose.

Ar galima nešioti daiktus pro langą?

Kai kurie taip daro, jei liftas neveikia. Tai pavojinga ir brangu. Reikia statyti priemonę (kraną arba platformą). Aš asmeniškai nerekomenduoju šių „akrobatinių“ triukų, jei norite išlaikyti saugų pervežimo procesą biuro persikraustymui į Vokietiją be sužalojimų ir nulūžusių kojų.

Kas nutinka su atliekomis?

Mes ne atliekų vežėjai. Jei turite senus biuro kėdes, kurias norite išmesti, reikia susitarti dėl jų utilizavimosi Vokietijoje prieš mūsų atvykimą. Negalime tiesiog išmesti jų pirmame miške, to padaryti negalima (nors kai kas norėtų).

Ar reikia tikrinti vairuotojus arba įrangą prieš išvykstant?

Galite, bet neįmanoma patikrinti visko. Tačiau turite žinoti, kas keliauja jūsų biure. Jei matote kažką įtartino – sakykite. Mes tikrai nešame savo vairuotojus, bet jie yra profesionalai. (Nors vienas kartą buvo, kai vairuotojas pamiršo uždaryti priekabos duris važiuodamas greitkeleju... na, tokių dalykų stengiamės vengti).

Ar galima susitarti dėl išpakavimo tik rytoj?

Jeigu sunkvežimis turi važiuoti toliau arba grįžti, tai problema. Dažniausiai reikia iškrauti tą pačią dieną. Jei norite palikti dėžes biure naktį, turi užtikrinti, kad biuras būtų saugus (apsauga, signalizacija), kitaip mes neatsakingi už vagystes.

Kas daryti, jei pasilikote be rakto nuo naujo biuro?

Tai klasika. Pasirodo, vokiečiai dažnai vėluoja atiduoti raktus. Tada mes stovime kieme. Reikia turėti contact personą, kuris gali atvykti bet kuria valanda paversti duris, kitaip tas saugus pervežimo procesas biuro persikraustymui į Vokietiją virsta stovėjimo festivals.

Galutiniai patarimai ir nuomonė

Ką geriausia daryti su smulkiomis detalėmis (plunksnotukai, kabeliai)?

Supakuoti į mažas dėžutes ir pažymėti „kabeliai“. Negalima mesti visko į vieną didelį maišą, bus nerealu surinkti vėliau. Mano patirtis rodo, kad vadybininkai dažniausiai praranda tuos maišus ir po mėnesio šaukiasi mums, gal mes juos pamiršome (mes neužmirštame nieko, tik jie juos užburyja po popieriais).

Ar reikia perspėti kaimynus?

Būtina. Vokiški kaimynai gali paskambinti policijai, jei sunkvežimis bus per garsus ar blokuos važiuojamąją dalį. Nekelkite problemų sau, pasidarykite „skelbimą“ prie durų, kad vyksta persikraustymas.

Kuo skiriasi pervežimas į Rytų Vokietiją nuo Vakarų?

Infrastruktūra gali būti šiek tiek blogesnai rytuose, labiau siauresnės gatvės. O pietuose (Bavarijoje) gatvės platės, bet griežtesni taisykėlės dėl aplinkos apsaugos. Svarbiausia visada – vietinis žinojimas.

Kada geriausia planuoti persikraustymą?

Rudenį arba pavasarį. Vasara yra „aukso karštis“ – visi kraustoja, kainos aukštos, sunku užsakyti datą. Žiema gali būti rizikinga dėl sniego, tačiau kainos žymesnės.

Ar verta tartis su įmonėmis, kurios siūlo „viso gyvenimo“ garantiją?

Būkite skeptiški. Mes suteikiame garantijas už tai, ką darome, bet jei jūsų serveris sulaiko duomenis jau sugedęs prieš mums atvykstant, mums su tuo nieko bendra. Tai dažna problema – kaltės metimas ne tą linką.

Ką daryti, jei norite sumažinti išlaidas?

Darykite dalį darbo patys. Išpakuokite smulkius daiktus, padarykite aiškų kelią biure. Bet nenaudokite savo asmeninio „Fiat“ Tipo vežti monitorių – tai neapsimoka. Geriausia sumažinti išlaidas dėl „stovėjimo“, o ne nešti 100 dėžių rankomis.

Kokia pagrindinė klaida, kurią daro vadovai?

Jie visiškai pasitiki savo vadybininkais, kurie niekada nebuvo matęę fizinio perkėlimo. Vadovas turi atvykti ir pažiūrėti, kas vyksta. Tuomet suprasite, kodėl saugus pervežimo procesas biuro persikraustymui į Vokietiją kainuoja tiek, kiek kainuoja.

Ar po visko reikia padėti vairuotojui gerti kavą?

Nebūtina, bet vairuotojai tai vertina (ypač Vokietijoje, kur kava kaip vanduo). Nors tai smulkmena, bet geros sąsajos visada padeda išvengti įtampos, jei kažkas ne taip eina su krovinio išdėstymu.

Ar esate tikras, kad viską paminėjai?

Tikrai ne. Kas persikrausto turi pasiruošti nenumatytam. Vienintelis dalykas, kurio galiu būti tikras, tai tas, kad reikia gero planavimo. (O dabar pagalvojau, dar pamiršau pasakyti apie tai, kad jei turite vandens dispenserių, reikia išpilti vandenį... na, išpilkite jį, kitaip jis nutekės ant visų dėžių).

Kur turi būti pasirašyti perduodamieji aktai?

Geriausia vietoje, po to, kai viskas iškrauta ir padėta ant savo vietų. Jei pasirašote anksčiau, o paskui randama sulaužyta koja – teisinis procesas bus sudėtingas. Vokiškas biurokratas mėgsta tuos parašus su data ir laiku.

Išvada

Galiausiai, viskas susumuoja ne į kainą, o į jūsų ramybę. Dirbu šioje srityje daugiau nei dvidešimt metų ir galiu pasakyti, kad geriausias saugus pervežimo procesas biuro persikraustymui į Vokietiją yra tas, apie kurį po pusmečio nenusimenate. Nereikia būti ekspertu logistikoje, reikia tiesiog pasirinkti tas, kurie žino, ką daro, ir gali parodyti kelius tarp Vilniaus ir Berlyno (arba kur ten nors beidžiate). Pasirūpinkite dokumentais, būkite kartu su savo daiktais (bent jau virtualiai) ir nebijokite klausti „kvailų“ klausimų. Geriau paklausti dabar, nei vėliau ieškoti dingusio serverio Bavarijos lygumose.