Saugus ir patikimas biuro perkraustymas į Vokietiją su pagalba: vadovas iš vidaus

Dirbu šioje srityje virš dvidešimties metų ir, pasakysiu tiesiai, girdžiu viską. Kasdien – telefonai, laiškai, panika. Žmonės visada mano, kad biuro perkraustymas į Vokietiją yra kaip paprasta kelionė parduotuvėn, tik su daugiau dėžių. Bet realybėje tai visai kitokia istorija. Vokietija – tai ne Lietuva, ten taisyklės griežtesnės, o keliai – intensyvesni. Saugus ir patikimas biuro perkraustymas į Vokietiją su pagalba nėra tiesiog įkėlimo ir iškėlimo aktyvumas, tai sudėtingas logistinis mazgas. Jei nepasiruošiate tinkamai, gali baigtis prarastais dokumentais, sulūžusiais serveriais ir nervų išsireiškimu. Čia nėra vieta mėgintioms taupyti ant visko. Gerai, kalbėkime apie tai, kas iš tikrųjų svarbu, be jokių gražiųjų tekstų.

Pradiniai žingsniai ir pasiruošimas

Kaip tiksliai suplanuoti biuro perkraustymą į Vokietiją?

Viskas prasideda ne nuo dėžių, o nuo galvos. Pradžiai turite susidaryti pilną inventoriaus sąrašą. Be jo tas pats saugus biuro perkraustymas tampa loterija. Turite žinoti, kiek yra stalų, kompiuterių, ir svarbiausia – ar ten yra kokių nors neįprastų daiktų, pvz., didelių seifų ar taurių. Vokietijai reikalingas tikslumas, todėl jei sąrašuose parašysite "biuro įranga", tai gali sukelti papildomų klausimų muitinėje arba tiesiog painiavą kraunant. Planuokite viską bent mėnesį iš anksto, o ne tada, kai jau atėjo laikas išsikraustyti iš senų patalpų. Skubėjimas – pirmas draugas klaidų.

Ar reikia specialių dėžių ar tinka paprastos?

Nesigirkite prie senų "Rimi" dėžių, jos gali nebeišlaikyti sunkių knygų ar dokumentų. Mums, logistams, geriau, kai klientas pasako, kad reikia patvirtintų dėžių. Jos tvirtesnės, turi dangtį, nelenda drėgmė. Pasakytina, kad popieriniai dokumentai (ir jų biuruose daugiausia) labai svyruoja svoriu, o jei dėžė sugriūva per kraunimą, turėsite problemų ne tik su tvarka, bet ir su draudimu. Patikimas biuro perkraustymas į Vokietiją prasideda nuo pakavimo medžiagų kokybės. Nenaudokite plastikinių krepšių – juos sunku krauti ant vienos krosnelės, jos varvėja ir visada atrodo chaotiškai. Užsisakykite teisingą kiekį iš anksto.

Kas su tais dėžių užrašais?

Būtina. Kiekviena dėžė turi turėti numerį ir turinio aprašymą. Galima rašyti tiesiog "buhalterija" ar "vadyba", bet geriau detaliau. Matęs esu vaizdus, kai atvyksta į Vokietiją, o ten 50 vienodų dėžių be jokių ženklų. Vadybininkai ten tiesiog beveik verkdavo. Jums reikės dirbti toliau iš karto po atvykimo, o ne ieškoti popierių visą dieną. Užrašykite ir kambario, į kurį turi patekti dėžė (pvz., "Konferencijų salė"). Tai sutaupo laiką pinigus, nes vairuotojai laiku išvažiuos, o ne lauks kol jūs juos "nukreipsite".

Ar reikia išjungti techniką prieš vežant?

Absoliučiai taip. Negalima tiesiog ištraukti laidų iš sienos ir įmesti į dėžę. Serveriai, tūriniai kompiuteriai, viskas turi būti išjungta tinkamai. Ypač jei kalbame apie duomenų saugyklas. Aš vieną kartą mačiau, kai klientas "išjungė" serverį tiesiog nukirpdamas maitinimą... žinote, ką reiškė "BIOS error" po to? Saugus pervežimas į Vokietiją reiškia ir duomenų apsaugą. Panaikinkite kabelius, susiraišykite juos (kad nesipainiotų), o monitorius apvyniokite burbuliuku. Geresiu atveju – uždėkite juos į specialias dėžes.

Dokumentai ir Vokietijos niuansai

Ar reikia eiti į muitinę?

Dažniausiai ne, jei tai yra įmonės turto perkėlimas į kitą padalinį ar susijungimas. bet oficialiai tai yra eksportas-importas. Reikia turėti tvarkingus EX-1 dokumentus arba prekių apyvros dokumentą, jei reikia. Vokietijos pareigūnai gali sustabdyti sunkvežimį ir paklausti, ką vežate. Jei neturite jokių popierių, jūsų biuro perkraustymas gali užstrigti pasienyje arba net kelias dienas. (Tikrai nenorite būti toje situacijoje, kai vairuotojas skambina sekmadienį ryte ir sako, kad jis laukia muitinės patikros). Pasirūpinkite dokumentais iš anksto su savo buhalterija.

Kas tas CMR ir kodėl jis svarbus?

Tai tarptautinis krovinio vežimo dokumentas. Jis yra pagrindas, jei kažkas dingsta arba sugenda. Jeigu neturite CMR, techniškai jūs nebeturite teisinio pagrindo reikalauti krovinio. Daugelis pigių "firmų" jo nerašo, kad išvengtų mokesčių, bet tai jūsų rizika. Saugus ir patikimas biuro perkraustymas visada įtraukia šį popierių. Jame turi būti tiksliai nurodyta, ką vežame, kiek svorio ir kiek yra vietų. Pasidarykite nuotrauką prieš kraunant, jei esate labai paranojiškas, bet CMR su parašais yra minimumas.

Ar vairuotojas turi kalbėti vokiškai?

Ne visada, bet tai labai padeda. Vokietijoje policija ar kiti pareigūnai nelabai mėgsta kalbėti angliškai ar lietuviškai. Jei įvykia incidentas arba reikia susitarti dėl iškrovimo vietos (pvz., kieme yra ribojimų), vairuotojas be kalbos gali būti bejėgis. Mes stengiamės siųsti tuos, kurie bent supranta pagrindinius frazes. Tačiau idealiai, jei su juos važiuoja ekspedis arba kas nors iš jūsų pusės, kas gali verstis. Nebent pasitikit angliškai kalbančiu vokišku policininku, o tai retai nutinka provincijoje.

Kas su vokiškais keliais ir mokesčiais?

Vokietija turi mokesčius už kelių naudojimą (Maut). Tai įskaičiuota į mūsų kainas, bet reikia žinoti, kad kai kuriuose miestuose (pvz., aplink Miuncheną ar Frankfortą) yra aplinkkeliai, kuriuose sunkvežimiams draudžiama važiuoti. Jei jūsų adresas yra centro zonoje, kurioje draudžiama stovėti sunkvežimiams, reikės specialių leidimų arba reikės krauti mažesnėmis mašinomis (pervykimas). Biuro perkraustymas į Vokietiją reikalauja vietinės žinojimo. Negalima tiesiog įsivažiuoti į "pėsčiųjų zoną" su 20 tonų sunkvežimiu, nes GPS taip pasakė. Baustos už tai yra solidžios.

Ar galiu vežti asmeninius daiktus darbuotojų?

Techniškai – negalima. Mūsų draudimas skirtas komerciniam kroviniui, o ne asmeniniams daiktams. Jei darbuotojas įmes savo striukę ar vaikišką kėdutę į dėžę su dokumentais, ir tai dings – draudimas neišmokės kompensacijos. Be to, muitinė gali turėti klausimų, kodėl vežame naudotas drabužius. Žinoma, jei tai smulkmenos, mes "žiūrime pro pirštus", bet darykite tai savo rizika. Geriau pasakykite darbuotojams, kad asmeninius daiktus veža patys. Saugus pervežimas – tai be abejo svarbu, bet teisiškai viskas turi būti tvarkoje.

Kaina, paslėpti mokesčiai ir realybė

Kiek vidutiniškai kainuoja biuro perkraustymas?

Klausimas, į kurį atsakyti be apžiūros beveik neįmanoma. Kainuoja nuo kelių šimtų iki tūkstančių eurų. Viskas priklauso nuo tūrio (kubo metrų), atstumo (Berlynas artiau nei Miunchenas) ir prieigos prie patalpų. Jeigu ten nėra lifto, o reikia nešti į 4 aukštą – tai kainos dvigubėjimas. Taip pat, žieminės padangos ir kuro kaina įtakoja. Neklauskite "fiksuotos kainos" iš karto, jei nežinote tikslaus svorio. Pas mus yra principas: mažiau meluokite apie kiekį – gausite tiksliausią kainą.

Kodėl kai kurios firmos siūlo pigiau?

Geras klausimas. Gal jos neturi draudimo? Gal jų vairuotojai yra nelegalūs? Arba gal j tiesiog paims užmokestį ir išvažiuos su jūsų kompiuteriais į nežinomą kryptį? Žiūrėkite ne į kainą, o į reputaciją. Patikimas biuro perkraustymas į Vokietiją su pagalba negali kainuoti kaip du bilietai į koncertą. Degalai, darbo užmokestis, amortizacija, mokesčiai Vokietijoje... tai viskas kainuoja. Jei kaina skamba per gera, kad būtų tiesa – tai tikriausiai taip ir yra. Pasitikėkite patikimomis įmonėmis, kurios egzistuoja ne vieną dieną.

Ar imamas avansas?

Įprasta praktika yra imti apie 30-50% avansą. Mes tai darome, kad užtikrintume, kad klientas "nenuklys". Mums reikia pirkti degalines, mokėti vairuotojams avansus kelionei. Likusi dalis sumokama, kai krovinys pasiekia vietą arba yra iškrautas. Kartais klientai nori mokėti tik tada, kai viskas stovi biure, bet vairuotojas gali tiesiog atsisakyti iškrauti, kol negaus sąskaitos faktūros. Tai normalus verslas. (Nebent jūs esat mūsų ilgamečiai partneriai, tai galima ir kitaip).

Kas dar gali padidinti kainą?

Laukimas. Jei mūsų vairuotojas atvyksta į vietą, o jūsų darbuotojų nėra, arba raktų nėra – laikas eina. Maitinimosi pertraukos, nakvynės jei kelionė užtrunka, taip pat mokesčiai už sunkvežimio stovėjimą mieste (daugelyje Vokietijos miestų jie griežti). Taip pat, jei reikia papildomai pakrauti (kai kurie klientai visada prisimena dar dvi dėžes paskutinę minutę). Biuro perkraustymas turi būti organizuotas kaip karinis veiksmas, o ne kaip "žiūrėsim, kaip bus".

Ar draudimas įeina į kainą?

Įprastai įeina bazinis draudimas (pvz., 10 Eur už kg), bet jis gali būti per mažas brangioms įrangai. Pasitarkite dėl visaverčio draudimo (All risk). Ypač jei vežate serverius ar brangų dizainerio baldų komplektą. Niekada nežinai, kas gali nutikti autobahne – kažkas gali įsibrauti į vairuotojo galiuką arba užsisti rūkas. Saugus ir patikimas biuro perkraustymas be gero draudimo yra kaip važinėjimas be saugos diržo. Gal ir nueisi, bet jei ką nutinka – baigtės.

Baldai, technika ir specifiniai daiktai

Ar išmontuojate ir montuojate baldus?

Taip, tai įeina į mūsų darbą, jei tai nurodyta sutartyje. Negalima tiesiog nešti didelio konferencijos stalo sujungto – jis nepraeis pro duris ir gali sulūžti. Mūsų komanda atsiskiria varžtus, deda į maišelius su užrašais (pvz., "Stalo kojos"). Labai svarbu, kad tas maišelis neišnyktų! Vokiški baldai dažnai būna sudėtingi, tad mūsų montuotojai turi būti su savo įrankiais. Nereikia jūsų "Kubiliaus" atsarginių, mes turime savus.

Kaip vežti serverią?

Tai pati jautriausia dalis. Serveriai turi būti išjungti ir jei įmanoma – supakuoti į originalias dėžes. Jei ne, reikia specialių krovinių dėžių su smėliu ar putomis. Biuro perkraustymas į Vokietiją su serverine reikalauja ypatingo dėmesio. Vibracija gali sugadinti standžiuosius diskus, jei jie senu tipo. Be to, patikrinkite, ar vėdinimas išjungtas, kad neužšaltų jei vėjuota? Nors, tiesą sakant, kabinėje šilta. Geriausia – padarykite pilną duomenų backupą prieš mus atvykstant. Tas pats tinka ir visai IT įrangai.

Ar galima vežti augalus?

Galima, bet atsakomybę neimame. Biuro augalai – tai gyvos būtybės. Žiemą gali užšalti kabinoje (nors mes juos dažniausia dedame į vidų, ne prie sienų), o vasarą gali apdegti nuo saulės arba išdžiūti. Be to, Vokietijoje yra griežti fitosanitariniai reikalavimai. Jei augalai serga arba turi kenkėjų, jums gali neleisti juos įvežti. Saugus pervežimas taikomas daiktams, o ne orchidėjoms. Geriau juos perduoti darbuotojams arba vežti atskiru automobiliu.

Kas su seifais ir taurėmis?

Seifai – tai košmaras. Jei jis sunkus ir nėra raktų, jo neaplenksime. Turi būti tuščias arba su raktais. Taurių reikia labai kruopščiai apvynioti (kiekvieną atskirai) ir dėti į dėžes su skyrikliais. Perkėlimo metu dėžės gali suirti. Turime patirties, bet mes ne stiklo gamintojai. Jei turi labai brangų paveikslų ar skulptūrų, reikės profesionalų meno pervežėjų, mums tai per sudėtinga draudžiškai.

Kelionės eiga, laikas ir problemos

Kiek trunka kelionė į Vokietiją?

Priklauso kur, bet įprastai tai 1-2 dienos į vieną pusę. Vairuotojas turi poilsio režimus, negali važiuoti 24 valandas kaip "Turbo". Jei reikia būti ten rytoj ryte, turime važiuoti šiandien. Taip pat, vokiški "stau" (spūstys) ant autobahnų yra legenda. Gali užstrigti valandoms dėl avarijos arba remonto. Planuokite atvykimą su rezervu. Saugus ir patikimas biuro perkraustymas nėra greitas, jis yra tikslus. Geriau atvykti dieną anksčiau nei vėluoti į susirinkimą su klientais.

Kas nutinka, jei sugenda sunkvežimis?

Tai baisiausia scenarija, bet ji įvyksta. Mes turiime pagalbos tarnybą visoje Europoje. Jei mašina negali važiuoti, mes organizuojame perkrovą į kitą sunkvežimį. Tai užtrunka. Jums gali tekti palaukti. Bet mes visada informuojame. Neklauskite, kiek tai kainuoja – mūsų problemos ( nebent kaltė jūsų, pvz., mokėjimo vėlavimas... šiaip juokauju ). Svarbiausia, kad krovinys pasiektų tikslą. (Kartą mes netgi nuvežėme krovinį dviejem skirtingom mašinom, kad tik laikas neprašytų. Vėliau susijungėme vietoje).

Ar vairuotojai gali dirbti sekmadieniais?

Vokietijoje yra griežti vairavimo apribojimai sekmadieniais ir švenčių dienomis (Sonntagsfahrverbot). Tiesiog taip negalima važiuoti sunkvežimiu, išskyrus atvejus, kai tai yra „household move“ (namų ūkio perkėlimas), o ne komercinis siunta. Biuro perkraustymas yra pilnas pavojus, jei bandysite laužyti taisykles. Geriau planuokite atvykimą į darbo dieną arba penktadienį, kad galėtum iškrauti šeštadienį. Kitu atveju gališ gauti didelę baudą.

Kaip elgtis su vokiškais kaimynais jei trukdome?

Būkite mandagūs. Vokiečiai myli ramybę. Jei statote sunkvežimą prie namų ir varote keltuvais prieš langus – jie skambins policiją arba pradės šaukti. Geriau iš anksto įspėti kaimynus arba pasamdžti vietinę „Verkehrswache“ (policininką eismo reguliavimui), jei reikia užimti kelio juostą. Tai kainuoja, bet užtikrina, kad procesas nebus sustabdytas. Patikimas biuro perkraustymas į Vokietiją su pagalba reiškia ir gerus santykius su aplinka.

Ar galima sekti krovinių vietą realiu laiku?

Taip, dauguma mūsų sunkvežimių turi GPS stebėjimą. Galite žiūrėti, kur jis važiuoja. Tai ramina nervus. Ypač kai klientas skambina ir klausia "Jau atvyko?". Nereikia gaudyti vairuotojo kas valandą, jis turi vairuoti. Žiūrėkite žemėlapį. Jei mašina stovi vietoje valandą – gal tai pietūs, o gal ir spūstys. Mes visada pasakysime, jei bus nesklandumų.

Pabaigos ir išvados

Kas daryti, jei kažkas sugulo arba dingsta?

Pirma – nedarykite panikos. Antra – fotografuokite žalą. Trečia – praneškite mums nedelsiant. Mes turime procedūrą draudimo išmokai gauti. Bet svarbu – tikrinkite kroviniį priimant. Jei pasirašote, kad "viskas tvarkoje", o vėliau randate sulaužytą monitorių – draudimas nebegalės nieko padaryti. Biuro perkraustymas turi būti kontroliuojamas abiejų pusių. Mes nesame burtininkai, kartais nutinka nesklandumų.

Ar paimate dėžes atgal?

Taip, jei jos mūsų. Kai viskas iškraunama, vairuotojas susirenka tuščias dėžes (jei jos nesubyrėjo) ir veža atgal. Tai įskaičiuota. Jums nereikia jų mesti į konteinerius. (Nors kartais klientai sako, kad jas pasiliks, gal kam reiksės bet kuriuo atveju – mes nesame prieš). Tai pigiau nei pirkti naujas.

Ar reikia duoti arbatpinigių?

Neprivaloma, bet vairuotojai ir krovikiai tai labai vertina. Jei buvote sunkūs (daug laiptų, siauros durys) arba darbuotojai padėtų, nedidelė suma (pvz., 10-20 Eur visai komandai) sukuria gerą nuotaiką. Tai žmogiškas dalykas. Lietuvoje įprasta, Vokietijoje mažiau, bet vis tiek malonu.

Kaip elgtis su šiukšlėmis?

Mes ne šiukšlių surinkėjai. Senus baldus, kuriuos nenešite į naują biurą, turite išmesti patys prieš mus atvykstant. Vokietijoje šiukšlių išvežimas yra labai brangu, taigi nereikia mums užkrauti papildomo darbo. Mūsų užduotis – perkrausti, ne valyti. (Išskyrus tą atvejį, jei sutartyje nurodyta "išvalymo paslauga").

Kod�l verta rinktis jus o ne pigų "skrajūną"?

Nes turime ką prarasti. Mes dirbame ilgai, turime draudimą, gerus vairuotojus ir žinome Vokietijos įstatymus. Saugus ir patikimas biuro perkraustymas į Vokietiją su pagalba yra mūsų kasdienybė, o ne eksperimentas. Jūsų verslas perkraustomas tik vieną kartą (tikimės), tad nereikia jį gambliuoti. Mokėkite už ramybę.

Kas daryti po visko?

Gerkite kavą. Naujame biure. Ir mėgaukitės, kad viskas baigėsi sėkmingai. O mes važiuojame toliau – kitam klientui, kitam iššūkiui. Sėkmės Jums Vokietijoje!

Išvada

Na, štai ir visa tiesa iš vidaus. Kaip matote, biuro perkraustymas nėra paprasta fizinė darba užduotis, tai sudėtingas organizacinis procesas, reikalaujantis žinojimo ir patirties. Saugus ir patikimas biuro perkraustymas į Vokietiją su pagalba įmanomas tik tada, kai abiejų pusių tikslas sutampa – perduoti turą saugiai ir laiku. Nebijokite klausti, nedarykite prielaidų ir visada pasirūpinkite dokumentais. Gerai suplanuotas kelias yra pusė sėkmės, o likusią pusę padarysime mes.