Saugus ir greitas biuro perkraustymas iš Vokietijos Lietuvon: Kas tikrai vyksta kelyje

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt ketverius metus ir, pasiduodu, kartais vis dar stebiuosi, kaip viskas gali susivėlėti į vieną didelį mazgą. Biuro perkraustymas iš Vokietijos Lietuvon atrodo paprasta užduotis – pakrauti, nuvežti, iškrauti – tačiau realybėje tai yra sudėtingas mechanizmas, kurį sudaro tūkstančiai mažų detalių. Esu matęs viską: nuo puikių, laiku įvykdytų projektų iki tokių, kai vairuotojas dingdavo be žinios Lenkijoje, o klientas Vokietijoje laukdavo savo serverių. Čia ne tik apie sunkvežimius, čia apie žmones, dokumentus ir tą nervinę sistemą, kuri reikalinga, kad viskas suktųsi be trikčių. Noriu papasakoti jums, kaip tai iš tikrųjų atrodo iš vidaus, be jokių gražių brošiūrų, o tiesiog taip, kaip būna.

Kaip viskas prasideda ir kodėl visada trūksta laiko

Kiek laiko iš tikrųjų reikia planuoti tokį perkraustymą?

Geriausia pradėti galvoti apie tai mažiausiai prieš mėnesį, o jei perkraustote didelę įmonę – tai dar anksčiau. Žinoma, galiu atvykti ir po savaitės, jei aš esu laisvas, bet tada rizikuojate, kad nebus tinkamo sunkvežimio ar reikiamo įrangos, pvz., keltuvų. Saugus ir greitas biuro perkraustymas iš Vokietijos Lietuvon neįmanomas be gero išankstinio pasiruošimo, nes tuomet reikia derinti laikus ir muitinės procedūras. Dažnai klientai skambina pirmadienį ir klauso, ar galima trečiadienį jau važiuoti – taip, galima, bet tai kainuos brangiau ir bus daugiau streso. Pasidarykite sau malonumą ir neleiskite viskam iki paskutinės minutės.

Ar tikrai reikia inventorinio sąrašo, ar tai tik pinigų švaistymas?

Sąžiningai sakant, be jo niekas nevažiuos. Nors ir atrodo, kad tai tik papildomas darbas, inventorinis sąrašas (packing list) yra būtinas ne tik dėl draudimo, bet ir dėl muitinės. Vokietijoje muitininkai yra griežti, jei matai įmonės daiktų, turi parodyti, kad tai nėra prekyba. Esu matęs situaciją, kai vairuotojas buvo sulaikytas sienoje kelias valandas tiesiog todėl, kad sąraše buvo parašyta „baldai“ vietoje „4 biuro stalai, 3 spintos“. Taip, tai nuobodus darbas rašyti kiekvieną stalą, bet vėliau tai išgelbės nuo didelių problemų. Nepaisyk to, kai kurios „greitosios“ pervežimo firmos gali pasakyti, kad tai nebūtina, bet jos tiesiog rizikuoja jūsų laiku.

Ar galima perkraustyti savaitgaliu ir kiek tai kainuoja?

Galima, visada galima, tik reikia žinoti, kas kainuoja. Vairuotojai taip pat žmonės (nors kartais atrodo robotai) ir jie turi poilsio laikus, o savaitgaliais darbas Vokietijoje yra griežtai reguliuojamas. Jei norite, kad saugus ir greitas biuro perkraustymas iš Vokietijos Lietuvon įvyktų šeštadienį, reikės mokėti už viršvalandžius ir papildomus mokesčius vokiškaiems draudimams. Kartais taip padaryti būtina, kad verslas nestotų, bet dažniausiai geriau derintis su įmonės grafiku ir važiuoti darbo dienomis. Be to, jei kils problema su sunkvežimiu savaitgalį, sunkiau rasti meistrą ar pagalbą kelyje.

Kas dėl to, kad darbuotojai nenori nieko daryti?

Tai klasika. Vadybininkai sutinka viską, o kai atvyksta komanda su dėžėmis, darbuotojai staiga turi labai svarbių susirinkimų. Patariu iš anksto pasakyti, kad kiekvienas turi susirūpinti savo asmeniniais daiktais ant stalo, o likusį įrangos surinkimą palikti mums. Kartais tiesiog reikia griežtesnio požiūrio, nes jei mes pradėsime surinkti komplektus už juos, tai užtruks amžinai. Geriausias variantas yra tas, kai įmonė paskiria vieną atsakingą žmogų, kuris tiesiog rodo, ką kelti, o ką palikti. Taip sutaupome valandas, o valandas – pinigus.

Ar jūs supakuotate viską patys, ar mums reikia tai daryti?

Galime supakuoti viską, tai mūsų darbas. Turime dėžių, burbuliukų, lipnių juostų – visa tai turime. Bet yra vienas „bet“. Jei turite paslėptų dokumentų ar pinigų stalinių stalų stalčiuose, prašome išimti tai prieš mūsų atvykimą. Kartais nutinka taip, kad uždarytame stalčiuje pasislėpę svarbūs kontraktai, ir juos supakuoti į bendrą dėžę nėra geriausia mintis. Saugus ir greitas biuro perkraustymas iš Vokietijos Lietuvon taip pat reiškia, kad klientas turi bent šiek tiek susitvarkyti savo slaptus daiktus. Likusį – kompiuterius, monitorius, augalus – palikite mums, mes su tuo susitvarkome greičiau.

Kainos ir tai, kas juos lemia (ir kodėl niekas nemėgsta kalbėti apie pinigus)

Kiek vidutiniškai kainuoja toks pervežimas?

Veltui niekas neveža. Kaina priklauso nuo tūkstančio dalykų: nuo to, kiek yra kubinių metrų, iki to, ar reikia keltuvo. Tarkime, jei tai mažas biuras 20 kvadratinių metrų Berlyne, tai gali būti ir kelių šimtų eurų reikalas. Bet jei tai sandėlis iš Miuncheno su 10 Europos paletų, skaičiai bus visiškai kitokie. Negaliu jums pasakyti konkretaus skaičiaus dabar čia, nes aš nežinau jūsų krovinio dydžio. Bet galiu pasakyti, kad pigiausias pasiūlymas dažniausiai baigiasi taip, kad vairuotojas reikalauja papildomai pinigų už keltuvą prie pat patalpos.

Ar yra kokių nors paslėptų mokesčių, apie kuriuos turėčiau žinoti?

O, čia yra įdomiausia dalis. Pasiūlyme dažnai rašoma „krovininis liftas“, bet nerašoma, kad jei prieigos kelią per siauras, reikės rankinių kroviklių. Tas kainuoja. Dar vienas dalykas – vokiški mokesčiai už taršą (Maut), kurie kyla kiekvieną metų. Ir žinoma, jei reikės laukti prie kliento ilgiau nei valandą (pavyzdžiui, nes darbuotojai negali rasti raktų), laukimo mokestis taip pat skamba. Užtikrintas saugus ir greitas biuro perkraustymas iš Vokietijos Lietuvon reikalauja, kad visi šie dalykai būtų aptarti iš anksto, o ne tada, kai sunkvežimis jau stovi kieme.

Ar galima atsisakyti paslaugos paskutinę minutę?

Techniškai galima, bet tai liks jums brangiai. Jei mes jau išsiuntėme būrelį vyrų į kitą šalį arba pradėjome formuoti dokumentus, atšaukimas reiškia, kad mes prarandame uždarbį. Paprastai imamas mokestis už pasiruošimą arba bent jau už išlaidas degalams, jei sunkvežimis jau važiavo. Geriau būkite tikri dėl datų. Kartais klientai sako: „galbūt“ – tokio žodžio logistikoje nėra, arba jis kainuoja dvigubai.

Ką daryti, jei biuro įranga yra labai brangi?

Tuomet tikrai reikia pasirūpinti draudimu. Standartinis draudimas apima tam tikrą sumą tonai, bet jei vežate serverius ar brangų meną, reikia tai nurodyti. Anksčiau buve situacija, kai klientas neįvardijo brangios fotografijos įrangos, ji nukrito (vairuotojas staigiai stabdė), ir draudimas neįvertino pilnos vertės. Buvo nepavykęs saugus ir greitas biuro perkraustymas iš Vokietijos Lietuvon visiems dalyviams. Neklauskite, ar įmanoma neapdrausti – įmanoma, bet jei kas nors nutiks, gausite tik 10 eurų už sulaužytą stalą.

Ar galima mokėti atidėliotai, kai prekės atvyksta?

Su naujais klientais dažniausiai ne. Mes ne bankas, o pervežimo įmonė. Paprastai reikalaujame avanso arba bent jau mokėjimo prieš išvykstant iš Vokietijos, jei tai fizinis asmuo. Su įmonėmis galima derėtis apie sąskaitos-faktūros apmokėjimą terminą (pvz., 14 dienų), bet tai turi būti susitarta anksčiau. Negalima tiesiog sakyti vairuotojui „mes sumokėsime vėliau“, nes jis tuomet neleis iškrauti krovinio arba nuvažiuos su juo atgal.

Techniniai dalykai: sunkvežimiai, keltuvai ir Lenkijos keliai

Kokio dydžio sunkvežimį reikia rinktis?

Čia svarbu ne tik kiek daiktų turite, bet ir kaip atrodi jūsų kiemas Vokietijoje. Jei įvažiavimas yra siauras gatvelėje su pastoliais, didelis 40 pėdų sunkvežimis ten nepravažiuos. Tada reikia mažesnio, 7.5 tonų sunkvežimio (taip vadinamas „sprinteris“ arba panašus). Jis talpina mažiau, bet yra judresnis. Saugus ir greitas biuro perkraustymas iš Vokietijos Lietuvon dažnai lemia būtent šis pasirinkimas – jei suklysime su dydžiu, gali tekti perkrauti krovinį į kitą mažesnį automobilį gatvėje, o tai yra brangu ir nervuojančia.

Ar visada reikia krovininio lifto?

Jei nėra pritaikyto rampos, tai taip, būtinai. Dauguma biurų Vokietijoje yra antroame aukšte be lifto arba sandėliuose su aukšta pakrauna. Nežiūrėkime į tą liftą kaip į brangų priedą, tai būtinas dalykas, kad nenukristų nugaros mūsų krovikams. Be to, be lifto iškrovimas trunka dvigubai ilgiau. Kartais klientai sako „mes padėsim rankomis“, bet po dešimties minučių jie nusibodo, o mes stovime ir laukiam. Geriau turėti techniką.

Kiek vairuotojų turi važiuoti su sunkvežimiu?

Ilgiems maršrutams, kaip Vokietija-Lietuva, būtų gerai, kad būtų du vairuotojai. Tada jie gali važiuoti be ilgų sustojimų ir atvykti greičiau. Jei vienas – jis privalo sustoti po 4,5 valandų vairavimo (pagal tachografa). Tai reiškia, kad jei išvyksta pietais, Lietuvoje gali būti tik kitą dieną popiet. Jei jums svarbus laikas, prašykite dviejų vairuotojų komandos, tai padarys saugus ir greitas biuro perkraustymas iš Vokietijos Lietuvon tikrai greitesniu.

Ką daryti, jei sunkvežimis sugenda kelyje?

Tai nutinka. Ne visada, bet nutinka. Mes turime draudimą ir pagalbos tarnybą, bet tai reiškia delay. Prieš metu važiavome pro Varšuvą ir mums padūžė stabdžių bakas – teko laukti 10 valandų mechaniką. Klientas buvo piktas, bet kas mes galėjome padaryti? Tokiu atveju mes visada informuojame ir stengiamės rasti sprendimą, pvz., perkrauti dalį krovinio į kitą automobilį, jei tai būtina. Tai yra viena tų situacijų, kurios rodo, kad logistika ne visada yra tikslus mokslas.

Ar maršrutas eina per Lenkiją arba per kitas šalis?

Paprastai eina per Lenkiją, nes tai trumpiausias kelias. Kartais, jei yra didžiuliai spūstys (pavyzdžiui, prie Lenkijos sienos arba prie Varšuvos), galima važiuoti per Švediją ir Daniją (taip vadinamas „Via Baltica“ šiaurės kryptimi), bet tai yra ilgiau ir brangiau dėl keltų. Sąžiningai sakant, Lenkijos keliai pagerėjo, bet vietomis vis dar tai yra loterija. Saugus ir greitas biuro perkraustymas iš Vokietijos Lietuvon per Lenkiją reikalauja gerų nervų, bet dažniausiai tai pasiteisina laiku.

Dokumentai, muitinė ir Vokietijos biurokratija

Kokius dokumentus reikia parengti išvykstant iš Vokietijos?

Būtinai reikia eksporto deklaracijos (Ausfuhrkunde). Jei jos nėra, vokiška muitinė gali sustabdyti sunkvežimį ir bauda bus didelė. Be to, reikia sąskaitos-faktūros už paslaugas (jei tai įmonės perkraustymas) ir inventoriaus sąrašo. Nereikia jokios astrologijos, tiesiog standartiniai dokumentai. Kartais klientai mano, kad jei tai ne prekybinis krovinys, tai nieko nereikia, bet Vokietijoje jie stebi viską, kas išvažiuoja iš šalies, ypač jei vertė viršija 1000 eurų (kai kuriais atvejais).

Ar reikia mokėti PVM arba muito?

Jei įmonė turi galiojantį PVM mokėtojo kodą Lietuvoje ir Vokietijoje, ir tai yra įmonės perkėlimas (t. y. turtas pereina į kitą padalinį), dažniausiai PVM netaikomas arba galima taikyti 0 proc. tarifą (vidinis įmonės perkėlimas). Bet čia reikia labai gerai sužiūrėti dokumentus, aš neadvokatas. Jei asmuo perkelia savo asmeninį biurą (pvz., freelanceras), tai gali būti laikoma asmeninio turto pervežimu, ir muitą nemokama, jei daiktai buvo naudojami ne mažiau kaip 6 mėnesius. Bet visada geriau pasiklausti buhalterio.

Kas nutinka, jei dokumentuose yra klaida?

Tuomet prasideda vaidinimas. Paskutini kartą vienas klientas parašė blogą adresą gavėjo Lietuvoje – sunkvežimis važiavo ratu ir negalėjo rasti vietos. Muitinėje klaida gali reikšti, kad krovinys bus „užfiksuotas“ tol, kol nepataisysite duomenų sistemoje. Tai gali trukti nuo valandos iki kelių dienų. Todėl prašau patikrinti duomenis du kartus prieš mums atsiunčiant. Saugus ir greitas biuro perkraustymas iš Vokietijos Lietuvon be klaidų dokumentuose – tai svajonė, bet į ją verta siekti.

Ar reikia TIR knygos?

Tik jei važiuojate ne per ES šalių sienas, bet Vokietija ir Lietuva yra ES, taigi TIR (Transport International Routier) čia nereikalingas. Kai kas klauso apie TIR, manydamas, kad tai kažkokio super saugumo ženklas, bet tiesiog tai reikalinga trečiosioms šalims. Mums užtenka CMR draudimo ir standartinių važiavimo dokumentų. Nereikia gąsdinti klientų nereikalingais dalykais.

Kas dėl elektroninių dokumentų ar „pilių“?

Dabar viskas eina prie elektroninių sistemų, pvz., EMCS arba NCTS (jei būtų tranzitas), bet paprastam perkraustymui užtenka paprasto popieriaus. Vokietijai popieriai vis dar labai svarbūs, jie mėgsta antspaudus. Nors ir sakoma apie bepopierinę sistemą, pasienyje visada reikia turėti spausdintą variantą, jei kompiuteriai nusileis. Pasitikėkite manimi, geresnis paprastas lapas ant vairo negu „įsijungęs“ telefonas be signalo.

IT technika, serveriai ir jautrūs daiktai

Kaip vežti serverius ir duomenų laikmenas?

Tai pati atsakingiausia dalis. Serverius negalima tiesiog mesti į dėžę su burbuliukais. Jie turi būti specialiai užfiksuoti rėmuose (server racks) arba supakuoti į specialias, smūgiams atsparias dėžes. Prieš išjungiant būtina padaryti backups (atkopijas). Nesvarbu, kiek saugus ir greitas biuro perkraustymas iš Vokietijos Lietuvon bus, jei dėl smūgio suirs diskas su visais duomenimis – mūsų draudimas to neatkurs (duomenys nėra fizikinis daiktas). Aš visada kartoju: duomenys – jūsų atsakomybė, geležis – mūsų.

Ar galima vežti išmontuotus kompiuterius ar geriau palikti surinktus?

Geriau surinktus, jei įmanoma, bet uždengti monitoriaus ekraną storu putų polistirolo sluoksniu. Jei išmontuojate, rizikuojate prarasti detalę (sraigutus, laidus) arba painiai juos vėliau surinkti. Mūsų komanda gali padėti išmontuoti ir vėl surinkti vietose, bet tai užtrunka. Jei turite IT specialistą, geriau, kad jis tai padarys, o mes tik pakelsime.

Ką daryti su dideliais spausdintuvais (kopijavimo aparatais)?

Juos reikia išjungti, išpilti tonerį (jei įmanoma) arba užtikrinti, kad jis neišsilietų, nes jei liejus ant baldų ar grindų – tai katastrofa. Kartais tonerio valymas kainuoja daugiau nei patys perkraustymo darbai. Be to, šie aparatai yra sunkūs, todėl reikia žinoti, ar yra liftas ar ne. Neseniai teko nešti tokią žvėrį nustatytomis laiptais trečiajame aukšte – vairuotojai buvo labai laimingi po to.

Ar saugu vežti pavienius monitorius?

Jei jie supakuoti į dėžes su specialiais skydeliais (kurių viduje skyreliai), tai taip. Jei tiesiog apvynioti į foliją ir įmetamas į kuprinę – ne. Monitoriaus ekranas yra labai trapus. Esu matęs, kaip po važiavimo koplystulpiais Lenkijoje, ekranas tįsta į voratinklį. Naudokite originalią dėžę, jei liko. Saugus ir greitas biuro perkraustymas iš Vokietijos Lietuvon negali būti saugus, jei monitoriai važiuoja be apsaugos.

Ar reikia išjungti visą įrangą prieš pakrovimą?

Būtina. Ne tik dėl saugumo, bet ir dėl to, kad įrenginiai gali sukaisti transportuojant (nors ir neįjungti, bet vibracija sukelia trintį). Ir labai svarbu – ištraukti laidus iš lizdų. Jei paliksite laidus įkišus, juos tempdami ištrauksiate lizdą iš korpuso. Tada tos detalės nebepataisysi.

Rizikos, problemos ir kaip išvengti blogų įmonių

Kaip atpažinti blogą pervežimo įmonę?

Jei kaina yra per maža, bėkite. Jei jie neduoda sutarties arba sutartyje parašyta „mes neatsakome už nieką“, taip pat bėkite. Darba pažinti pagal tai, ar jie užduoda klausimus apie krovinį, ar tiesiog sako „gerai“. Gera įmonė visada klauso apie sunkumą patekti į objektą, apie dokumentų būklę. Bloga – tik žiūri į eurų ženklą. Saugus ir greitas biuro perkraustymas iš Vokietijos Lietuvon negali kainuoti kaip du kebabai ir cola.

Kas nutinka, jei kažkas dingsta kelyje?

Tai retas atvejis, bet įvyksta. Tuomet įsijungia draudimas. Bet čia yra vienas niuansas – jei nesuteikėte tikslaus inventoriaus sąrašo, draudimo kompanija saks: „kaip mes žinome, kad tas brangus kompiuteris buvo ten?“. Todėl vėl grįžtame prie to paties – rašykite viską. Ir dar vienas dalykas: nefotografuokite brangių daiktų su jais pačiais, jei norite įrodyti vertę, geriau su pirkimo sąskaitomis.

Ar galima sekti savo krovinį realiu laiku?

Dauguma šiuolaikinių sunkvežimių turi GPS sekimą. Mes galime duoti nuorodą, kur matyti, kur yra automobilis. Bet nereikėtų skambinti vairuotojui kas valandą ir klausti „kur jūs?“. Jis vairuoja, o kalbėjimas telefonu (be „hands-free“) Vokietijoje yra griežtai baudžiamas. Pasitikėkite GPS.

Ką daryti, jei atvyksta pavargęs vairuotojas?

Jis turi teisę poilsio. Mes negalime jį versti dirbti. Jei jis atvyko pavargęs, jis privalo pailsėti 9 arba 11 valandų (priklausomai nuo savaitės). Tai gali uždelsti iškrovimą. Geriausios įmonės planuoja grafikus taip, kad vairuotojai atvyktų poilsę išsimiegavę, bet kartais dėl spūsčių planai keičiasi. Čia reikia kantrybės.

Ar verta rinktis didelę tarptautinę firmą ar mažą vietinę?

Didelės firmos turi resursų, bet dažnai yra biurokratiškos – jei kas nors suklys, gali praeiti dienos kol sprendžia. Mažos vietinės (ypač Lietuvos-Vokietijos kryptimi) dažnai yra lankstesnės ir greičiau reaguoja. Aš, tarkime, dirbu su nedidele komanda, todėl galiu pats atsakyti į skambutį vidury nakties, o didelėje firmoje jums atsakys robotas. Viskas priklauso nuo to, ko jums labiau reikia – blizgančio logo ar asmens, kuris žino tavo vardą.

Kas dėl draudimo – ar jis apima viską?

Draudimas dažniausiai apima „viską“, bet iki tam tikros sumos. Ir jis neapima „jūsų nervų“ ar „prarasto laiko“. Jis taip pat neapima daiktų, kuriuos pakrovėte patys be mūsų žinios. Svarbu perskaityti draudimo sąlygas, ypač skyrelį apie išimtis (exclusions). Dažnai ten būna parašyta, kad neapdraudžiami juvelyriniai dirbiniai, pinigai ir duomenys.

Išvados

Na, štai ir viskas, ką norėjau papasakoti. Biuro perkraustymas iš Vokietijos Lietuvon nėra mokslas, bet jis reikalauja kantrybės ir dėmesio smulkmenoms. Neklauskite, kiek tai kainuoja „maždaug“, nes be išsamių duomenų aš jums nieko protingo nepasakysiu. Rinkitės tokius partnerius, kurie nebijoda pripažinti, kad nežino kažko, o ne tuos, kurie žada saulę ir mėnulį. Sėkmės ir tikiuosi, kad jūsų serveriai nenukris per keliones. O jei kas nors neaišku – skambinkite, pasikalbėsim tiesiai.