Saugus biuro pervežimas į Vokietiją patyrusios komandos: kas gi slypi už užuolaidų?

Sveiki, sėdžiu čia prie stalo, geriau kavą ir galvoju, kiek kartų per tuos dvidešimt penkerius metus esu girdėjęs tą patį klausimą. Žmonės visada bijo, kaip tai bus, o ypač kai kalba eina apie saugų biuro pervežimą į Vokietiją. Visiems taip atrodo, kad Vokietija – tai koks kitas planeta, kur reikia specialių vizų šaldytuvams ar prašymų leidimui važiuoti automagistrale, nors iš tiesų dažniausiai bėda tame, kad klientas pasako, "turime tiek daikų, tiek ir tiek", o tada, kai atvažiuoju su buru, pasirodo, dar du sandėliai už kampu. Darbas logistikoje nėra taip gražus, kaip atrodo brošiūrose, daugiau dulkės, nervų ir staigių posūkių, bet stengiamės, kad viskas nusėstų ant ratų, ypač kai važiuojame į tokius rūpestingus šias kaip Miunchenas ar Berlynas.

Pagrindiniai klausimai apie biuro reikmenų paruošimą ir dokumentus

Kiek laiku iš anksto reikia pranešti apie norą persikraustyti?

Gerai, čia yra toks dalykas, kiekvienas klientas mano, kad jis yra vienintelis. Jeigu jūs norite saugaus biuro pervežimo į Vokietiją, geriau būtumėte skambinę bent prieš savaitę-dvi, o ne tą patį rytą. Žinoma, jei tai tik kelios dėžės su popieriais, susitvarkome ir per dieną, bet kai kalbame apie visą įmonę, čia reikia organizacinio darbo. Tada turiu surasti vairuotoją, kuris nenori tęsti savaitgalio, ir papildomą sandėliuką, jei reikės.

Ar reikia sudaryti inventorinį sąrašą (konsiginaciją)?

Absoliučiai taip, be jokio pagailėjimo. Vokietijai muitinės nebėra tokios griežtos kaip anksčiau, dėl ES, bet jei sulaugins jus policija kelyje ir paklaus, kas vyksta, o tu negali parodyti, kas veži, tuos laukia nemaloniai pokalbiai. Be to, tas sąrašas padeda mums, kai pakrauname. Kartais taip užsitempia, kad galiu praleisti kokią dėžę be dėmesio, o su sąrašu viskas aišku.

Kokias dėžes rekomenduojate naudoti technikai?

Nenaudokit tų senų prekybos centrų dėžių, jos tiesiog suyra po pusės valandos. Mums patys geriausiai sekasi su tvirtomis, dvigubomis sienelėmis dėžėmis, kurios atlaiko monitorių svorį. Turime tas dėžes pasiūlyti ir mes, tai nėra brangu, palyginti su tuo, jeigu jūsų brangus serveris nukris ant betono, nes "maxima" dėžės dugnas išlindo.

Ar jūsų komanda pati pakuoja daiktus ar tai turi daryti sunkvežimiai?

Žmonės dažnai painioja vadybininkus su krovėjais. Mūsų komanda – tai tie vyrai, kurie krauna ir veža, bet papildomai galime sutarti ir apie pakavimą. Žinoma, už tai papildomai reikės sumokėti, bet tada jums nereikės juosti pleiskanų. Tiesa, pasitaiko, kad klientai netiki ir pakuoja patys, o tada vaišinės su lūžusiu stiklu. Pasirinkimas jūsų.

Kas daryti su konfidencialiais dokumentais?

Tai yra jautri tema. Saugus biuro pervežimas į Vokietiją reiškia ne tik fizinę saugą, bet ir duomenų apsaugą. Geriausia tuos dokumentus sudėti į užrakstamas dėžes arba specialius seifus, kuriuos mes užrakiname ir pervedame raktą tik jums. Nekelkime jų į vieną krūvą su suoleliais, kas gi žino, kas pasidarys ant kelio.

Ar reikia išmontuoti baldus prieš atvykstant?

Labai tikėtina, kad taip. Jeigu turite didelę conf-room stalo sistemą, kuri susideda iš dešimties dalių, ją reikia išardyti. Vairuotojai nėra meistras-staliarai, jie gali atsukti du varžtus, bet jeigu konstrukcija sudėtinga, reikėtų pasirūpinti tuo iš anksto. Aš kartą buvau situacijoje, kai bandėme perveži surinktą lentą ir... na, tiesiog nebebuvo lentos.

Kaip žymėti dėžes, kad Vokietijoje nebuvo chaoso?

Naudokite lipdukus. Rašykite ne tik "Knygos", bet ir "Skyrius A, staliukas nr. 3". Tada krovikai iš kito galo žinos, kur padėti. Pasitaiko situacijų, kai lipdukai nulupsta arba užtepama juodimi dažais (nedažnai, bet būna), todėl geriau rašyti keletą vietų. Kas yra blogiausia – kai visos dėžės vienodos, o viduje iš tiesų skirtingi dalykai.

Ar pervežiate augalus?

Galime, bet tai ant atsakomybės. Vokietija turi griežtas taisykles augalų importui, net jei ES viduje, geriau, jei jie be ligų požymių. Žiema augaliukams gali būti šalta, net jei variklis veikia. Rekomenduoju juos labiau atidžiai apvynioti arba vežti asmeniniu automobiliu, jeigu jų nedaug. Mums sunku užtikrinti, kad orchidėja nepalūžta nuo vibracijos.

Kainos ir paslėpti mokesčiai kelyje į Vokietiją

Kiek apytiksliai kainuoja toks pervežimas?

Klausimas "kiek kainuoja" yra labiausiai nemėgstamas. Kainą lemia kiekis, atstumas (Vokietija didelė šalis), ar reikia kėlimo mechanizmo, ar tik pirmame aukšte. Saugus biuro pervežimas į Vokietiją (gili topos įtaka) gali kainuoti nuo kelių šimtų iki kelių tūkstančių eurų. Geriau pradėti nuo matavimų.

Ar kainoje įskaičiuotas kuro priedas?

Žiandien kuro kaina šokinėja kaip šuo gatvėje. Dažniausiai dabar kaina yra fiksuota, kai sudarome sutartį, tačiau jeigu įvyksta kažkas katastrofiško rinkoje, gali būti pataisymas. Paprastai stengiamės to daryti, nes vengiume konfliktų, bet reikia suprasti, kad vairuotojams reikia užpilti pilną baką.

Kas vyksta, jeigu pervežimas užtrunka ilgiau nei planuota?

Jei dėl mūsų kaltės – pavyzdžiui, sulūžo sunkvežimis (kas nutiko tik vieną kartą per dešimtmetį) – tai mes prisiimame riziką. Jei dėl užtvarų ar policijos patikros (o Vokietijoje jie mėgsta sustabdyti lenkų ir lietuvių mašinas), tai laikas skaičiuojamas kaip darbo valandos. Čia niekas nedarys nuolaidos.

Ar imate mokestį už "kilimo" aukštyn kelis aukštus?

Žinoma, mes ne ereliai. Jeigu jūsų naujasis biuras Berlyne yra penktame aukšte be lifto, tai kas turi užkelti tas dėžes? Vairuotojas paprašys papildomo mokesčio už fizinę apkrovą. Tai nėra pinigai į kišenę, tai kompensacija už tai, kad vėliau jis negalės lenktyniauti su Formule-1 dėl nugaros skausmo. (Tiesą sakant, dažniausia tada samdome vietinius krovikus).

Galima atsiskaityti kortele ar tik grynaisiais?

Firmos mums dažniausiai perv PIN pavedimus, tai mums patogiau. Grynaisiais atsiskaityti galima, bet tik su kvitu, kitaip buhalterija išprotės. Vairuotojams reikia būti atsargiems su didelėm sumom grynaisiais kelyje, tai paprasčiau viską išsireguliuoti bankiniu būdu prieš išvykstant.

Ar yra kažkokių paslėptų mokesčių ant išankstinio arešto?

Stengiamės būti kiek įmanoma sklandesni. Jei matome, kad vieną dieną nebešspėsime, pranešame iš anksto. Bet jeigu jūsų pusės klientas staiga nusprendžia pridėti tris biurus prie užsakymo iš karto po to, kai mums atvyko įvažiuoti į kiemą, tai jau ne mūsų kaltė, kad bus brangiau.

Kokios mokėjimo sąlygos paprastai būna?

Standartinė praktika – 50 proc. avanso, likusią dalį atsiskaitome, kai daiktai yra sulyginti naujoje vietoje. Esu matęs, kai įmonės norėjo mokėti tik po mėnesio "pagal sąskaitas", bet tą mes atsisakėme, nes pervežti biuro įrangą į Vokietiją – tai ne pirkinių paskola su užstatu.

Ar paskaičiuojate grįžtamąjį reisą (kelias tuščią)?

Daugeliu atvejų tame nėra būtinumo, jei mums pavyksta surasti krovį iš Vokietijos atgal į Lietuvą ar Lenkiją. Jei ne, kaina gali šiek tiek padidėti, nes reikia padengti išlaidas grįžtant tuščia mašina (taip vadinamas "deadhead"). Tačiau didelėms kompanijoms mes dažnai surandam ką gabenti.

Saugus biuro pervežimas į Vokietiją ir techninės įrangos apsauga

Ar galite pervežti serverius ir IT įrangą?

Tai yra pati jautriausia dalis. Mes esame logistika, o ne IT specialisti, tačiau mūsų vairuotojai žino, kad su serveriais elgtis reikia kaip su surove. Reikia specialių dėžių su amortizacija. Būtent dėl to saugus biuro pervežimas į Vokietiją tapo mūsų specializacija, nes daugelis tiesiog meta monitorius į kamarą kaip šieną.

Kaip užtikrinama, kad duomenys neprarasti (ne dėl technikos)?

Techniškai mes neatsakome už jūsų duomenų atsarginės kopijas, bet fiziškai apsaugome įrangą. Jeigu stebime, kad dėžė su serveriumi gali nukristi, priversime vairuotoją važiuoti lėčiau. Vokietijoje daug "sleeping policemen" (tų greičio mažinimo kalnelių), kurių reikia vengti su tokiu kroviniu.

Ar reikia išjungti visus prietaisus prieš pakavimą?

Būtina. Ne kartą girdėjau, kaip kažkoks spausdintuvas pradeda "užaugti" vietoje to, kad būtų išjungtas. Be to, įjungta technika gali įkaisti dėžės viduje, o tada vėlgi, rizika. Patikrinkite, kad viskas būtų "SHUTDOWN", o ne tik miego režime.

Ar naudojate specialius fiksatorius (stropus) technikai viduje?

Taip, turime ir diržus, ir putų apsaugą, ir specialias korteles. Niekada nenešame monitoriaus laisvomis rankomis. Viena vertus, tai nėra kosmoso laivas, kita vertus, vibracija kelyje gali subraižyti standųjį diską, jeigu jis nebus užsegtas ( nors dabar daugiau SSD, bet principas pats).

Kas nutinka, jeigu pervežimo metu sulūžta IT įranga?

Tikrinome atidžiau prieš ir po. Jeigu matome žalą, darome nuotraukas. Mūsų draudimas dažniausiai tokiais atvejais dengia žalą, jeigu mes kalbame apie mūsų neatsargumą. Jeigu technika buvo jau sena su pašalintais screws, tada nebeužtikriname, kad ji veiks po kelio. Sąžiningumas – čia svarbiausia.

Ar rekomenduojate nešti brangiausius daiktus su savimi (pvz., nešiojamus kompiuterius)?

Aš visada sakau – duokit vairuotojams tas dėžes su popieriais, o nešiojamus ir pinigus pasilikite sau. Vokietijoje gatvėse taip pat gali būti pavogta, jeigu paliksite mašiną atidaryta arba tiesiog užsimojusiu akim (nors vokiečiai tvarkingi, vagys ten yra irgi). O kas yra jūsų rankinėje, tą kontroliuojate patys.

Vairuotojai, komanda ir darbo organizacija kelyje bei atvykus

Kas yra šios "patyrusios komandos" sudėtis?

Tai paprasti vyrai, dažniausiai iš Lietuvos arba Lenkijos, kurie važinėja šiais maršrutais jau dešimtmetį. Jie žino, kur geriau pavalgyti (ir kur brangu), kuriuo keliu važiuoti, kad prasuktų svarstykles, o kur tiesiog keliuose eismo užimtumas. Nieks čia nėra niujorkiečių modeliai, tik fizinis darbas.

Ar vairuotojai kalba vokiškai ar bent angliškai?

Ei, čia būna įvairiai. Kai kurie moka "zwei bier, bitte", kiti kalba angliškai pakankamai, kad susitartų su sargu prie sandėlio. Jeigu reikia sudėtingesnio bendravimo su vokiečiu klientu, geriau, kad jūs būtų ten arba mes turėtume vadybininką, kuris paskambina telefonu. Vairuotojas – ne vertėjas.

Kas daroma, jeigu šturmanas (co-driver) nežino, kur važiuoti?

Dabar visi turi GPS, tačiau Vokietijoje yra vietų, kur GPS siūlo važiuoti per miesto centrą, kuria leidžiama tik 3.5 tonos, o mes važiuojame su 7.5 ar 40 tonų. Tada vairuotojas turi naudotis protu. Pasitaikė atvejis, kur vairuotojas įvažiavo liekiamojo laiko (rest zone) ir negalėjo išvažiuoti iki ryto, na, teko laukti.

Kodėl sakote, kad reikia palaukti su iškrauname?

Paprasčiausiai dėl tų pačių taisyklių. Vokietijoje darbo apsauga yra griežta. Negalima leisti vairuotojumi nešti dėžių 6 valandas be pertraukos. Jeigu jie pavargs, pradeda klysti. Todėl stengiamės numatyti laiką atsargiai. O dar taip, jeigu ten yra liftas, o jis sugedęs... tada tai darbas rankomis.

Ar galite sutarti iškrovą naktį arba savaitgalį?

Galima, bet tai kainuoja. Vokiečiai moka už viršvalandžius kaip už auksą. Jeigu jūsų naujasis biuras turi būti paruoštas pirmadienio ryte, o mes atvykstame penktadienio vakare, geriau sandėliuokite iki pirmadienio. Išskyrus atvejus, kai tai tiesiog būtina, tada susitariame, bet kaina svyruoja.

Ar jūsų vairuotojai draudžiami?

Žinoma, visi mūsų vairuotojai turi CMR draudimą, kuris dengia krovinių pavojus. Tačiau draudimas nedengia jūsų nervų, jeigu dėžės su svarbia sutartimi dingsta. Todėl tikriname viską tris kartus. Be to, vairuotojai turi sveikatos draudimą, kadangi kelyje vis kas nutinka.

Ar vairuotojai gali padėti su baldų surinkimu Vokietijoje?

Gali, jeigu tai yra paprasti baldai. Sudėtingų sistemų surinkimas, kaip jau minėjau, nėra jų kompetencija. Jeigu juos priversite surinkti "IKEA" spintelę be instrukcijos, gali gautis kažkas kaip meninis objektas, bet ne spintelė. Geriau pasamdyti vietinį meistrą arba klausti mūsų apie papildomą paslaugą (kartais turime patyrusiųjų montuotojų).

Kaip elgiamės su kelio poliacija patikrinimais?

Eilinė istorija. Vokijų policija mėgsta tikrinti laiko tachografo apkarpas. Mes būname švarūs. Jeigu vairuotojas buvo girtas ar miegojo ne kur reikia – tai jų problema, o ne mūsų (tokiu atveju jį keičiame). Mums svarbu, kad jūsų krovinys nebuvo delayintas dėl mūsų pažeidimų. (Arba bent jau stengiamės, kad taip nebūtų).

Ką daryti, jeigu vairuotojas atsilieka ir neatvyksta nurodytu laiku?

Paskambinkite man. Aš galiu sužinoti, kur jis yra. Dažniausiai tai eismo kamuoliai ties Kaunu arba Frankfurtu. Mes tikrai išsiųsime naują pranešimą. Mums ne naudinga meluoti, nes klientas vėliau ir taip sužinos, kad čia nevažiuoja. Viskas turi būti aišku.

Išskirtinės situacijos, problemos sprendimas ir kitos smulkmenos

O dabar, pasakykite tiesiai, ar dažnai kažką sulaužote?

Nesakyčiau, kad "dažnai", bet kartais pasitaiko. Pavyzdžiui, tais metais turėjome atvejį, kai vienas jaunesnis vairuotojas nepastebėjo sienos aukščio sandėlyje Hamburge ir nuplėšė tentą, kuris buvo atidarytas. Tai buvo siaubingai, bet tai buvo mūsų išlaidos. Geroje komandoje tokių dalykų stengiamės išvengti patirties kaina.

Ar pervežiate ir asmeninius daiktus darbuotojų?

Galime, bet reikia tai užregistruoti. Negalima tiesiog įmesti darbuotojo lagamino su drabužėmis į biuro krovinį be sąrašo. Jeigu sulaugins, gali būti įtarimas dėl vagystės. Tiesą sakant, daug darbuotojų naudoja proga įnešti tą patį biurklinį, kurį nenori vežti savo automobiliu.

Ką daryti, jeigu Vokietijos pusėje nėra keltės (keltuvo)?

Tuomet mes turime susirasti vietinę kėlimo techniką pasamdyti. Ir tai kainuoja. Būna taip, kad klientas pasako "ten yra liftas", o atvyksta – liftas tik mažiems kiekiams, o kranas reikalingas dideliam. Tada prasideda laukimas ir skambinimai. Geriau patikrinti anksčiau.

Ar atvežate pakartotinės pervežimo (movex) paslaugas Vokietijoje tarp miestų?

Taip, darome ir tokius dalykus, jei jums reikia perkelti dalį įrangos iš Hamburgo biuro į Miuncheno filialą. Mes turime tinklą, galime tai suorganizuoti kaip vidaus pervežimą. Svarbu, kad krovinys būtų paruoštas.

Kokias priemones naudojate dulkių neleisti patekti į dėžes?

Niekada nenaudojame plastiko (nešiojamų maišų) pakuoti biuro kėdžių ir staliukų, nes tai brangu ir blogai ekologiškai (išskyrus labai jautrius dalykus). Naudojame uždengimus. Tačiau jeigu jums baikia dulkės, supakuokite brangiausius daiktus į dėžes.

Kaip elgiamės su pavojingomis medžiagomis (pavyzdžiui, skaistymo priemonėmis)?

Tai yra griežtai reglamentuota. Negalime įkrauti į tą patį vagoną degiųjų medžiagų kartu su baldais jeigu ten nėra specialių partition sienelių. Dažniausiai reikalaujame, kad klientas tai išvežtų pats arba pateiktų saugos duomenų lapus. Mes ne norime sprogti kelyje.

Ar jums reikalingas adreso koordinačių patikrinimas iš anksto?

Labai padeda, ypač kai keliaujame į naujus verslo centrus (business park), kur GPS paduoda tik kažką bendro. Jeigu reikės važiuoti pro siaurą vartą, kur telpa tik "TIR" su specialiu leidimu, turime tai žinoti prieš išvykstant, kad nesukeltume eismo.

Kas nutinka su pakuotinėmis medžiagomis (dėžėmis) po iškrovos?

Arba jas paimame atgal (jeigu tą patį mašina tęsia kelionę), arba jas paliekame jums. Jeigu užsakėte mūsų dėžes, jas galite pasilikti savei arba mes galime paimti grąžinant mašiną, tuo metu atsimokėsime už tą patį (žinoma, jeigu jos nenuplyšę).

Ar galite pervežti labai jautrą menu (paveikslus, skulptūras)?

Tai ypatingas atvejis. Reikia profesionalių meno pervežėjų, o ne mūsų sunkvežimių. Kokią nors skulptūrą galime uždengti ir nuvežti, bet jeigu tai kainuoja milijonus, gaukite draudimą ir specialų transportą. Mūsų vibracija mašinoje gali būti per didelė tokiems daiktams, kai važiuojame per vokiškus asfaltuotus griovelius.

O gal galite pasakyti, kodėl viskas taip brangu? (Juokauju, bet rimtai).

Nes degalai nėra auksas, bet arti jam. Darbo užmokestis augo, o konkurenciškumas spaudžia kainas. Mums reikia sumokėti vairuotojams, palaikyti techniką, padengti draudimą. Pigiausias variantas dažniausiai baigiasi labai brangiai. Mūsų patirtyje, saugus biuro pervežimas į Vokietiją pasireiškia būtent tame, kad mokame už kokybę.

Kaip susitvarkome su buitinėmis sąlygomis, jeigu turi laukti (tualetas, maistas)?

Vairuotojai turi savo rutiną. Jie žino, kur yra stotelės su pilno aptarnavimo zonomis. Jeigu jūsų biure suteikiate arbatos ar kavos, jums bus duotas šypsenėlis. Bet jie nereikalauja kokteilių, tiesiog normalumo.

Galima sulyginti dėžes pagal spalvas?

Šiek tiek keistas klausimas, bet kai kurios firmos tos dėžės turi spalvų kodus. Taip, jeigu Jūs tokių turite, galime. Bet vis tiek reikia lipdukų su tekstu, nes kai vairuotojas užsidės akinius dėl saulės, mėlyna ir violetinė gali atrodyti taip pat. Geriau nepasiklioti vien tik ant spalvų.

Kas yra "paskutinio milės" problema Vokietijoje?

Vokietijoje miestuose daugiau draudžių zonų. "Last mile" reiškia tą gabioną nuo magistralės iki jūsų durų. Kartais tenka nusamdyti mažesnį "lorry" (sunkvežimėlį), kadangi didelis negaliva važiuoti į senamiestį. Tai visos detales, kurias mes privalume aptarti.

Ar jūsų komandos dirba šventinėmis dienomis?

Galima susitarti, bet tai brangu. Vokiečiai myli savo šventes. Jeigu jums reikia pervežti tarp Velykų, teks mokėti už dvigubą laiką. Patariu to venkti ir planuoti pervežimą darbo dienomis, taip bus ramiau ir pigiau.

Taigi, kadangi mes peržiūrėjome visus šiuos klausimus, tikiuosi, jums bus aiškiau. Logistika – tai ne tik ratai ir varikliai, tai žmonių susitarimas ir supratimas. Jeigu ruošiatės kelionei į Vokietiją, nesibijėkite klausti ir dar kartą patikrinti detalia. Geriau klausinetis daug kartų, nei vėliau stebėti, kaip biuro kėdės sklando po gatvę Berlyne (pavyzdžiui). Sekmės!