Saugus biuro pervežimas į Vokietiją: kas būtina žinoti

Dirbu šioje srityje jau virš dvidešimt metų ir, tikiuosi, sugebėjau pamatyti viską, kas tik įmanoma. Kiekvienas kartas, kai klientas skambina ir klauso apie saugų biuro pervežimą į Vokietiją, primena man tą patį filmą, tik su kitais aktoriais. Visiems svarbu greitis ir kaina, bet niekas neįsivaizduoja, koks chaosas gali užtvindyti, kai vairuotojas pasirodo prie durų ne per pusvalandį, o dėl didelio sunkvežimio neįvažiuoja į senamiestį. Yra daug niuansų, kuriuos reikia įvertinti anksčiau, nei pakuosite pirmą dėžutę su popieriais.

Kainos ir pasiruošimas kelionei

Kiek kainuoja pervežimas?

Viskas čia labai paprasta – imame kubinius metrus, dauginame iš atstumo ir pridedam degalus. Paprastai saugus biuro pervežimas į Vokietiją kainuoja nuo 1,5 iki 3 eurų už kilometrą, priklausomai nuo to, kiek vietos užimsite. Jei turite tik tris ar keturias biuro dėžes, gali būti geriau rasti dalinį krovininį transportą (LTL), o ne nuomoti visą sunkvežimį. Ne visada reikia gelbėti visą pasaulį viena mašina, kartai pinigai užtenka ir mažesnės spynos.

Ar galima tiksliai pasakyti kainą iš karto?

Be matmenų tikslios kainos nepasakysiu, nors dažnai klientai spaudžia: „tiesiog pasakyk skaičių“. Prieš metes važiavome į Miuncheną, klientas sake, kad daiktų nedaug, o pasirodo jis sukaupė visą archyvą iš paskutinių penkerių metų rūsyje. Tad jei norite tikslumo, reikėtų susitarti dėl apžiūros, arba bent jau labai sąžiningai aprašyti, ką turite. Be to, Vokietijoje vietinės nuomos kainos taip pat gali šoktelėti, jei reikės specialios technikos.

Kiek laiko trunka visas procesas?

Nuo pasirašymo iki iškraunimo Vokietijoje įprasta tai padaryti per savaitę ar dvi, jei viskas eina pagal planą. Tačiau jei reikia gauti specialius leidimus įvažiavimui į miesto centrą, gali užtrukti ilgiau. Pavyzdžiui, kai į Berlyno centrą, kur yra daug pėsčiųjų zonų, reikia gauti leidimą (tiesiog tai užtrunka). Geriau planuokite su rezervu, nes vokiškas biurokratas niekada neskuba.

Kada geriausia vykti?

Stenkitės vengti penktadienių ir sekmadienių, ypač jei atvežate į miestą, kuriame yra muges ar konferencijos. Vasarą taip pat yra aukštas sezonas, tad krovinių gabenimas Vokietijon gali brangti. Geriausias laikas yra vidur savaitės, kai keliaujama mažiau lengvųjų automobilių ir vairuotojai nėra tiek nuvargę. Šaltukais žiemos metą taip pat reikia būti atsargesniam su dėžėmis su elektronika.

Ar verta užsisakyti pakavimo paslaugas?

Mano nuomone, verta, jeigu neturite laiko ar jūsų darbuotojai yra menkai motyvuoti. Kai anksčiau dirbome vienoje didelėje firmoje Vilniuje, jiems atrodė, kad pervešimą organizuos IT skyrius, bet galiausiai viską prikėlė sekretorės ir padėjėjai. Buvo baisu žiūrėti, kaip jie meta monitorius į vieną krūvą su kava. Profesionalų supakuoti daiktai atkeliauja sveiki.

Kas dėl stalo ir kėdžių?

Tai yra standartinis dalykas, bet dažnai žmonės pamiršia, kad kėdžių reikia išardyti arba sužiūrėti, ar jos neturi rudos spalvos dėmių, kurios galėtų nutepti kitų daiktų. Geriau tai nuvalyti iš anksto.

Ar reikia pirkti dėžes?

Galite pasirūpinti patys, bet mes turime savų, kurios yra stipresnės. Parduotuvėse gautos dėžės dažnai neištveria svorio, kai jas krėsia viena ant kitos penkias aukštų. Nereikia taupyti ant kartono, jeigu viduje yra brangūs serveriai.

Dokumentai ir legalūs dalykai

Kokius dokumentus reikia turėti?

Būtinai reikia turėti krovinių manifestą (inventoriaus sąrašą) ir CMR važiaraštį (tarptautinio vežimo sutartis). Be šių dviejų dokumentų jūsų biuro perkėlimas į Vokietiją gali sustoti ties sienos linija, o muitininkai niekada nesupranta pokštų. Taip pat reikėtų turėti galiojantį įmonės registracijos liudijimą, jei kyla klausimų dėl krovinio nuosavybės.

Ar reikia muitinės deklaracijos?

Kadangi Lietuva ir Vokietija yra ES narės, tai dažniausiai nereikia, tačiau yra išimčių. Jei pervežate techniką, kuri yra nuomojama, arba jei tai yra demonstracinės prekės, gali tekti pildyti susitaikymo procedūrą. Geriau pasikonsultuoti su savo buhalteriu prieš važiuojant, kad nebūtų nemalonių staigmenų prie pasienio punkto.

Kas nutinka, jei dingsta dokumentai?

Tai būna didžiausia galva skausmas. Tada turiim eiti į policiją, rašyti pareiškimus ir laukti, kol bus išrašytas naujas CMR (tai užtrunka ne vieną valandą). Kartais vairuotojai tiesiog pamiršta padėti dokumentą vietoje, ir tada klientas Vokietijoje nesupranta, kodėl negali iškrauti. Todėl visada darykite kopijas ir bendrinkite jas elektroniniu būdu su vadybininku.

Ar saugu vežti konfidencialius dokumentus?

Jeigu tai yra labai slapti duomenys, geriau juos vežti su savimi arba naudoti specialiai tam skirtą paslaugą. Standartiniame biuro pervežime dėžės su popieriais yra įkeliamos kartu su stalais, ir nėra garantijos, kad kas nors nenuvers dėžės arba ją ne peržiūrės (nors draudžiama).

Ar reikia parduoti techniką prieš važiuojant?

Jūsų įmonė turi nuspręsti, ar tai yra paprastas krovinių pervežimas tarp padalinių, arba pirkimas-pardavimas. Jei technika parduodama Vokietijos filialui arba klientui, reikės PVM sąskaitos faktūros. Be sąskaitos, muitinė gali manyti, kad tai yra nelegalus eksportas.

Kas jei mašina sustoja techninių priežasčių?

Tada mes išsiunčiame kitą automobilį, tačiau tai gali padidinti laiką. Vokiškose autostradose pagalba atvyksta greitai, bet kainuoja. Viskas priklauso nuo to, kiek esame užtikrinti, kad technika yra tvarkinga (na, bent jau turėtų būti).

Ar reikia specialių leidimų vairuotojui?

Vairuotojas turi turėti savo darbo knygelę ir taip vadinamą „cabotage“ leidimą, jeigu daro daug važiavimų Vokietijoje, bet paprastam vienkartiniam reisui pakanka standartinių dokumentų. Tačiau jei jis bus patikrintas „Maut“ punkte, gali turėti problemų jei bus pavargęs.

Vairuotojai ir techninės problemos

Ar vairuotojai kalba vokiškai?

Ne visada. Dauguma mūsų vairuotojų kalba angliškai arba rusiškai, o vokiškai dažnai supranta tik pagrindinius žodžius. Jeigu jums reikia, kad vairuotojas kalbėtųsi su jūsų vokiškai kalbančiu darbuotoju apie iškrovimo vietą, geriau apie tai pranešti iš anksto. Nėra nieko blogesnio, kai du žmonės rodo rankomis ir niekas nesupranta, kur pastatyti liftą.

Ką daryti, jei vairuotojas negauna rasti adreso?

Tada jis skambina mums, o mes jums. Vokietijoje adresai kartais būna labai painūs, ypač kai miestas turi keletą gatvių tokiu pačiu pavadinimu, skiriančiųjų tik indeksu. Prieš važiuojant patikrinkite, ar indeksas tikrai teisingas, nes navigatoriai kartais meluoja.

Ar vairuotojas padės iškrauti?

Taip, jis padės, jeigu tai yra įtraukta į sutartį. Tačiau jeigu reikia nešti daiktus į trečią aukštą be lifto, tai jau gali būti papildomas mokestis arba reikalas, dėl kurio vairuotojas gali tiesiog atsisakyti (taip jis turi teisę).

Kas jei vairuotojas atvyksta naktį?

Tai jaučiamas dalykas, ypač jei tenka įvažiuoti į gyvenamąją zoną. Reikėtų sutarti su pastato administratoriumi. Kai vežėme vieną firmą į Frankfurtą, vairuotojas atvyko vidurnaktį ir visi kaimynai išbudo, tad teko mokėti baudą už triukšmą.

Ar įmanoma sekti mašiną?

Taip, mes turime GPS sekimą, tačiau vairuotojas gali užsitiesti ramybės valandomis. Ne visada reikia spausti „ping“, kai jis ilsisi, nes tada jam gali būti skamba ir jis pavargs dar labiau.

Kas dėl automobilių stovėjimo Vokietijos miestuose?

Tai yra brangu. Jeigu reikia stovėti ilgiau nei valandą, kad iškrauti, reikia rasti specialią vietą. Dažnai tenka įsirašyti į eilę (nieko nuostabaus, kad tenka laukti).

Kuo skiriasi LTL nuo FTL?

LTL (dalinė krova) yra tada, kai jūsų daiktai keliauja kartu su kitų klientų daiktais, o FTL (pilna krova) – kai visa mašina jūsų. FTL yra saugus biuro pervežimas į Vokietiją greičiau, bet brangiau.

Ar atveža dėžę į biurą?

Jei yra liftas, taip. Jei ne – tai stovi prie pat įėjimo arba pakeliamu keliamuoju (jeigu tenka). Reikia suprasti, kad vairuotojas yra vairuotojas, ne krovejas, nors dažnai jis padeda nusegti.

Ar mašina yra apsaugota?

Taip, visos mūsų mašinos yra apdraustos, tačiau tarkime tiesiai – jeigu paliksite mašiną atvirame kieme be priežiūros, draudimas negalioja. Ypač Hamburke ar kituose dideliuose uostamiestuose, kur kartais vyksta vagysčių blynai. Geriau užtikrinti, kad yra saugoma aikštelė.

Draudimas ir rizikos

Ar draudimas įskaičiuotas į kainą?

Paprastai įskaičiuotas minimalus draudimas, kuris padengia tik kelis centus už kilogramą. Jei pervežiate brangią techniką, reikia pasirašyti specialų draudimo pridėtinį (tai nebrangu, palyginti su nuostoliais). Žinokite, kad įprasta praktika yra tokia.

Kas nutinka, jei sulūžsta monitorius?

Tuomet reikia sukurti vadinamąjį „protokolą“, kurį pasirašo vairuotojas ir gavėjas. Be to, negalėsite gauti kompensacijos. Vieną kartą klientas sakė, kad monitorius buvo „pjaustytas“ (nežinau tiksliai kaip), bet įvykio akto nebuvo, tad draudikas atsisakė mokėti.

Kaip apskaičiuoti draudimo vertę?

Rašote tikrąją savo daiktų vertę. Nedaugelis klientų tai daro, dažniau visi stengiasi nurodyti mažiau, kad būtų pigiau. O kai kažkas dingsta, tada gauname „o skambino aš“ reakciją.

Ar apdraudžia jūsų duomenų praradimą?

Ne, draudimas apdraudžia tik fizinę techniką, ne duomenis. Jeigu dingsta serveris su visais duomenimis, jums gali būti svarbiau atstatyti duomenis, o ne gauti pinigus už geležį. Todėl visada darykite atsargas į debesį (tai yra būtina).

Kas dėl atsakomybės už vėlavimą?

Jeigu mes vėluojame dėl savo kaltės, galima tartis dėl smulkių atlyginimų, bet ne visada tai įmanoma. Jei vėlavimas dėl oro sąlygų ar sunkvežimio gedimo, tai atsakomybės nėra. Tokios yra taisyklės.

Ar reikia drausti biuro baldus?

Gali būti, kad neverta, jei jie jau seni. Verta drausti tik tai, kas turi realios vertės rinkoje. Senos kėdės neatsiperka draudžiant.

Ar galima drausti „laidingus“ daiktus?

Yra specialūs draudimai, bet jie brangūs. Paprastai rekomenduoju išjungti viską ir išimti akumuliatorius, jei įmanoma.

Kaip elgtis su pažeistomis dėžėmis?

Jei pastebite, kad dėžė sutrypta, nerašykite „viskas gerai“, o pažymėkite defektą akte. Vėliau bus per vėlu girtis. Darbuotojai dažnai tiesiog nusileidžia dėžę ir pasirašo, kad viskas tvarkoje, o vėliau viduje randa skeveldras.

Ar galima atsisakyti draudimo?

Galima, bet tada jūs prisiimate visą riziką. Jei mašina užsidegs arba nukris nuo tilt (nors retai, bet būna), lietuviate viską. Nepatarčiau taip daryti su brangia įranga.

Specifiniai klausimai ir situacijos

Ar galima pervežti augalus?

Taip, bet gali būti problema dėl kertų ar specialių leidimų, jei tai yra retos rūšys. Paprastus pakalnius vežti galima, tačiau vairuotojai to nemėgsta, nes dulkes nuo jų tada valyti visą mašiną.

Kaip pervežti serverinę?

Tai reikalauja specialios įrangos – neįmanoma tiesiog padėti serverio ant grindų. Reikia specialių vežimėlių. Esu matęs, kaip viena firma iš Kauno bandė taip daryti ir pabaiga buvo liūdna. Serveris nukrito, kol buvo iškeliamas laiptais (vėlgi, be lifto).

Ar reikia išvalyti biurą prieš išvykimą?

Geriau taip padaryti, nes vokiečiai yra labai disciplinuoti. Jei atvyksite su purvu ir su kibėjančiomis kėdėmis, gali tekti brangiai atsivalyti ten darbo vietoje. Nereikia palikti savo šiukšlių kitiems.

Ką daryti su „rūkymo“ kabinetais?

Reikia išvalyti drabužių siuvimo kabines, nes jų kvapas perkelia į kitus daiktus. Niekas nenori vėliau įkvėpti seno tabako dūmų savo naujame biure.

Ar pervežiate seifus?

Taip, bet reikia žinoti svorį ir ar jis yra tuščias. Užpildytas seifas gali netilpti į liftą ar pertraukti grindis. Iš anksto pasakykite, kad mes paruoštume techniką.

Kas jei reikia laikinai sandėliuoti?

Mes galime padėti rasti sandėlį Vokietijoje, pavyzdžiui, Leipcige arba netoli Frankfurto oro uosto. Bet tai yra papildoma paslauga, kurią reikia suderinti prieš važiuojant, o ne tada, kai jūs jau su visais daiktais stovite kieme.

Ar įmanoma perveži vasario 16-ąją arba kitas šventes?

Techniškai įmanoma, bet vokiškos šventės dažnai sutampa su mūsiškėmis, o parduotuvės ir sandėliai uždaryti. Jeigu kažką pamiršote arba reikės papildomai medžiagų, nieko nebus įmanoma nusipirkti. Geriau vengti švenčių dienų.

Kuo skiriasi pervežimas į Rūrą sritį palyginus su Miunchenu?

Rūro srityje labai daug pramonės, todėl ten geriau su privažiavimu, bet daugiau kamščių. Miunchene daugiau administracinių pastatų, kuriuose griežtesnė apsauga. Tas pats saugus biuro pervežimas į Vokietiją turi skirtingus iššūkius priklausomai nuo miesto tipo.

Ar galima pervežti pavienes didelės spaudos mašinas?

Tai jau ne biuro pervežimas, o speciali technika. Reikia įrenginių, kurie gali pakelti tonų svorio. Paprasta fura su tokiu nebegalių susitvarkyti.

Ką daryti su suvirintomis metalinės lentynos?

Reikia išardyti. Vairuotojas nebus suvirinimo aparatu. Jei ateisite su neišardytais metaliniais baldais, teks greitai ieškoti vietinį meistrą, o tai kainuos brangiai.

Ar reikia persiųsti raktus iš anksto?

Labai rekomenduoju. Jeigu darbuotojai Vokietijoje laukia, o raktai lieka Lietuvoje vairoj, tai sukelia stresą ir neveiklumą. Geriau siųsti kurjeriu arba perduoti vairuotojui (jeigu pasitikite).

Kaip elgtis su liekanomis vyno arba kito skysčio?

Išpilkite. Niekas nenori, kad jūsų vyno butelis sūristų ant serverių per vingių. Viską reikia uždaryti sandariai, o dar geriau – nevulti skysčių į bendrą krovą.

Ar pervežiate netvarkingus daiktus?

Pervežame viską, bet jei tai yra laužomas, turi būti uždengtas, kad nebraižytų kitų daiktų. Gero tono yra apvynioti gobtuvu arba storu plastiku.

Ką daryti, jei vokiškas pastato administratorius neduoda leidimo?

Reikia tartis su jūsų kontaktiniu asmeniu tame pastate. Mes negalime priversti vokiečio leisti mums į kiemą, jei jis to nenori. Kartais reikia net papildomai užmokėti už vietą (kaip gi kitaip?).

Ar įmanoma sulaikyti mokėjimą?

Atliekame darbą, prašome sumokėti. Galimos sąlygos, bet turi būti aptartos pradžioje. Nėra gerai, kai pasilikta be pinigų ir reikia skambinti į Lietuvą prašyti pervesti pinigus.

Ar duodate garantiją už laiką?

Mes stengiamės laikytis grafiko, bet garantijos neduodame, nes yra daug veiksnių, kurių negalime valdyti (pavyzdžiui, didelė avarija autostradoje). Bet statistiškai 90% atvejų atvykstame laiku.

Išvada

Galiausiai viskas sumuojama ne į kainą, o į tai, kiek nervų užteks jums ir jūsų komandai. Patirtis rodo, kad biuro relokacija sėkminga tada, kai pasitikite savimi ir žinote, kad vairuotojas nebegirdi pirmą kartą garsų šūksmą „dėžės į šoną“. Nesiūlau jums skambinti man dėl kiekvieno smulkmeno perkelto pieštuko, bet rekomenduoju gerai pasiruošti ir būti aiškiems su reikalavimais. Geriau vieną kartą paprašyti specialios technikos nei mokėti už sulaužytus grindis prieš pat vokiškus vadovus.