Saugus biuro persikraustymas į Vokietiją mikroautobusais: praktinis vadovas

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt metų ir mačiau viską – nuo pasiduodančių dėžių sunkvežimiuose iki kilnojamojo biuro įrengimo tiesiog parke. Vertybių pervežimas į Vakarus yra tas darbas, kur klaidos kainuoja brangiausiai, ypač kai kalba eina apie biuro persikraustymas į Vokietiją mikroautobusais. Dauguma klientų mano, kad tai tik įkrauti dėžes ir važiuoti, tačiau realybėje viskas yra daug sudėtingiau. Vokietijos keliai ir muitinės nepamailšta, todėl reikia žinoti iš anksto, ko tikėtis. Žemiau išdėliosiu tai, ką dažniausiai užmiršta patys logistai.

Bendri klausimai apie organizavimą

Kada pradėti planuoti?

Geriausia būtų pradėti galvoti apie mažiausiai mėnesį prieš planuojamą datą. Neskubėkite su pasiūlymų paieška paskutinę minutę, nes tai sukelia neigiamų emocijų. Jei planuojate biuro persikraustymas į Vokietiją rudenį, pradėkite ieškoti transporto jau vasarą. Gera logistika reikalauja laiko, ypač jei reikia specialios įrangos. Turėjau klientą iš Kauno, kuris skambino prieš pat savaitgalį ir stebėjosi, kad niekas neužsibrėžia. Gerai, kad tąkart pavyko surasti laisvą mašiną, bet tai buvo tiesiog laimė.

Kiek laiko trunka tas kelias?

Viskas priklauso nuo to, kurį tiksliai miestą pasirinksite ir kiek bus sustojimų kelyje. Į Berlyną arba Hamburgą paprastai važiuojame apie dvylika–keturiolika valandų, jei nėra didelių spūgių ties Atracijomis. Jei reikės važiuoti gilyn į Bavariją, paskaičiuokite dar vieną ar dvi valandas ant viršaus. Biuro persikraustymas į Vokietiją nėra lenktynės, svarbiau, kad krovinys atvyktų saugiai. Atsiminkite, kad vairuotojui taip pat reikia poilsio, todėl nelaukite, kad jis nubėgs tą atstumą per dvi dienas be sustojimo.

Ar verta rinktis mikroautobusą?

Krokų jei turite ne daugiau kaip penkis–šešis standartinius biuro stalus ir kelias dešimtis dėžių. Mikroautobusai yra lankstesni, juos lengviau pravažiuoti siaurais Vokietijos miestų gatvėmis negu didelius sunkvežimius bepiločiais. Tačiau biuro persikraustymas į Vokietiją mikroautobusais turi ir savo limitų apimtyje. Jei kilnojate visą firmą su biblioteka ir archyvais, gali tekti nuvažiuoti kelis kartus. Tada jau pigiau paimti didelę furgoną arba sunkvežimį.

Kokias dėžes geriausia naudoti?

Naudokite tik standartines, stiprias dėžes su dangčiais, geriausia tinka penkių sluoksnių. Broliai, nenaudokite tų senų prekybos centrų dėžių su padangomis, jos visada sprogo pakrovimo metu. Vieną kartą važiavome iš Vilniaus į Diuseldorfą, o viduje pusė dėžių iškrito, nes klientas norėjo taupyti ant taros. Gailiu to vairuotojo, kuris tą tvarkyti. Uždekite lipdukus su nr. ir turiniu, tai sutaupo laiko iškraunant biuro persikraustymas į Vokietiją.

Kas daryti su jautria technika?

Kompiuteriai, serveriai, monitoriai turi būti supakuoti į putas arba specialią burbulinę plėvelę. Negerai kai juos tiesiog padedate ant vieno kito be tarpinės. Biuro persikraustymas į Vokietiją dažnai baigiasi liūdnai, jei IT technika nėra fiksuota viduje. Prašome savo IT žmogaus, kad jis viską išjungtų ir užfiksuotų kabelius, kitaip vėliau prijungti bus košmara. Monitorius geriausia gabenti vertikalioje padėtyje, ne gulint.

Kainodara ir biudžetas

Kiek tai kainuoja?

Kainos svyruoja labai stipriai, todėl tikslios sumos be užklausios nepasakysiu. Paprastai vieno kelio į centrinius Vokietijos regionus kaina prasideda nuo 800–1000 eurų, tai be PVM. Biuro persikraustymas į Vokietiją mikroautobusais gali atsieiti pigiau jei sutalpinate viską į vieną reisą. Atminkite, kad kaina priklauso ir nuo degalų kainos rinkoje, kas šiais laikais labai svyruoja. Neklauskite kainos be konkretaus adreso, nes aš negaliu būti aiškaregis.

Kas dar padidina kainą?

Papildomi kabinėjimo darbai, tai kai vairuotojas turi padėti nešti dėžes iš trečio aukšto be lifto. Taip pat brangiau kaina jei reikia specialių įrankių arba įrenginių. Biuro persikraustymas į Vokietiją kainuoja daugiau jeigu reikia važiuoti sekmadienį ar šventę, tuodir vairuotojui reikia mokėti antkainį. Dar vienas dalykas yra laukimas prie paskirties vietos, jei ten nieko nėra pasiruošę. Laukti valandą Miuncheno centre kainuoja brangiai.

Ar mokėti už valandas ar už maršrutą?

Visada geriau sutarti dėl fiksuotos sumos už reisą. Jei sutinkate mokėti už valandas, galite susidirbti, nes vairuotojas gali varyti lėtai arba štampuoti į spūstis. Biuro persikraustymas į Vokietiją turi būti įkainotas aiškiai, be jokių paslėptų mokesčių. Už maršrutą mokėti saugiau ir jums, ir man, nes žinome, už ką sumokėsime galų gale. Žmonės dažnai bijo fiksuotos kainos, kad būtų per brangu, bet valandinis dažniau išeja brangiau.

Ką daryti jei biudžetas ribotas?

Jei pinigų nelabai yra, pabandykite susitarti dėl dalių krovinių – kai vairuotojas turi vietos atgalinei krypčiai. Taip biuro persikraustymas į Vokietiją gali atsieiti kelis dešimtims procentų pigiau. Tačiau tai reikalauja lankstumo datos atžvilgiu, nes negaliu garantuoti, kad kaskart bus tuščia mašina. Dirbant su mažesniais biudžetais reikia žinoti, kad greičiausiai reikės laukti. Pas preparuokit savo daiktus iš anksto, kad vairuotojas nepraleistų laiko kabinėjime.

Ar reikia mokėti užsienio draudimą?

Taip, be abejo, tai privaloma dalykas. Jeigu įvyksta avarija Vokietijoje ir turiu krovinį, o draudimo nėra, problemas turėsite abiejų firmų šeimininkai. Biuro persikraustymas į Vokietiją be tarptautinio krovinių draudimo yra neatsakingumas. Draudimo polisas turi padengti bent 20 tūkstančių eurų, o dar geriau daugiau, jei vežate brangią techniką. Neklauskite ar galima be jo, nes jūsų interesuose yra turėti ramybę.

Dokumentai ir teisiniai reikalavimai

Kokius dokumentus reikia turėti?

Būtina turėti nuomos sutartį (jei įrenginių) arba prekių sandėliavimo dokumentus. Be to, reikės sutarties su pervežėju, kurioje nurodoma maršrutas ir krovinio vertė. Biuro persikraustymas į Vokietiją taip pat reikalauja CMR kvito (tarptautinis vežimo orderis), kurį turi užpildyti vairuotojas. Jeigu technika yra senesnė nei šeši mėnesiai, gali tekti pildyti EX-1 eksporto deklaraciją. Nepamirškite asmens dokumentų, jei patys važiuosite su mašina.

Kas tas CMR kvitas?

CMR kvitas tai pagrindinis dokumentas kuris patvirtina, kad pervežėjas priėmė jūsų kroviniu gabenti. Jame turi būti nurodyta kiek svorio, kiek dėžių ir koks adresas. Biuro persikraustymas į Vokietiją be pasirašyto CMR yra nelegalus ir gali baigtis baudomis muitinėje. Perskaitykite kas ten parašyta prieš pasirašant, nes jei vairuotojui padėsite neteisingą duomenį, vėliau bus bėdų. Kartais klientai nusirašo mažesnę svorį, kad pigiau gautų pasiūlymą, bet po to gaudosi.

Ar reikalingas TIR dokumentas?

Tir dokumentas čia nereikalingas, nes mes nevažiuojame per trečiąsias šalis ir nėra muitinės kontrolės tarp ES valstybių. Biuro persikraustymas į Vokietiją viduje Europos Sąjungos yra daug paprastesnis nei anksčiau buvo. Tačiau jeigu krovinys labai brangus arba ypatingas, gali būti naudinga turėti kitų garantinių dokumentų. Neapsimoka gaišti pinigus TIR knygelių dėl paprasto biuro krosnelio pervežimo. Muitininkai tikrai tikrins tik esant pagrindui.

Kas daryti jei trūksta EX-1?

Jei trūksta EX-1 dokumentų, reikia su juo susitarti iš anksto su logistika, kad jie jį padarytų už jus. Tai paprasta procedūra kuri kaina keletą dešimčių eurų. Biuro persikraustymas į Vokietiją su naujomis prekėmis (pvz., pirktas kompiuteriais Lietuvoje) be to gali būti apskustas kaip nelegalus importas Vokietijoje. Geriau mokėti už tą procedūrą rytą, nei gaišti dienas muitinės poste pašonėje. Vokietijos muitininkai yra labai tikslūs dėl to.

Ar reikia vertimo?

Dokumentų vertimas dažniausiai nereikalingas jei jie yra lietuviškai arba angliškai. Tačiau biuro persikraustymas į Vokietiją gali reikalauti specifinių sertifikatų jei vežate chemines medžiagas ar medicinos įrangą. Tokie dalykai turi būti priversti į vokišką kalbą, kad niekas nekiltų klausimų patikros metu. Paprastiems stalams ir kėdėms vertimas nereikalingas, ten aišku kas kas yra.

Specifika dėl Vokietijos

Ar sunku važiuoti Vokietijos keliais?

Daugeliu atžvilgių keliai yra geri, bet automagistralėse (Autobahn) reikia prisitaikyti prie greito eismo. Biuro persikraustymas į Vokietiją mikroautobusais gali būti stresantis vairuotojui kuris nėra įpratęs važiuoti 140 km/h greičiu. Be to, ten yra daug apribojimų sunkvežimiams, todėl reikia tiksliai sekti navigaciją. Nuo šiol nepamirškite apie "Umweltzone" – ekologines zonas miestuose, kur reikia žaliąją kortelę.

Kas yra Umweltzone?

Tai ekologinės zonos didžiuosiuose Vokietijos miestuose (Berlynas, Miunchenas, Hamburgas), kur negali važiuoti senos mašinos. Biuro persikraustymas į Vokietiją reikalauja, kad mūsų mašina turėtų žaliąją (Gelbe) arba geltonąją kortelę. Jei vairuotojas užvažiuos be jos, gaus didelę baudą, kurią teks mokėti klientui. Tas dalykas tikrai nebūtų malonus pradžiai naujame biure. Prieš važiuojant patikrinkime ar mašina turi tą kortelę.

Ar leidžiama važiuoti naktį?

Miestuose dažnai yra griežti apribojimai naktį sunkvežimiams, ypač gyvenamuosiuose rajonuose. Biuro persikraustymas į Vokietiją geriau planuoti taip, kad išsikrauti būtų darbo metu nuo 8 ryto iki 18 vakaro. Jei planuojate atvykti naktį, reikia gauti specialų leidimą iš vietinės savivaldybės, kas yra beveik neįmanoma padaryti greitai. Geriau vengti to neskubant, kadangi vietiniai gyventojai labai skundžia dėl triukšmo naktį.

Kaip elgtis su policija?

Jei sustabdo policija, nieko nedarykite staigmenų, būkite ramūs ir pateikite dokumentus. Vokietijos policija yra labai disciplinuota ir prašo tik tai, kas jiems reikalinga. Biuro persikraustymas į Vokietiją sėkmingai vyksta jei visi dokumentai yra tvarkingi. Jei trūksta ką nors, mokėkite baudą vietoje jei įmanoma, ir nebyluokite. Jie nieko nedaro piktai, tiesiog tikrina kad viskas būtų pagal taisykles. Mano patirtis rodo, kad gerai elgiantis su jais, jie yra labai konstruktivūs.

Ar problemos su parkavimu?

Parkavimas miestuose yra didelė galvos skausmas, ypač centriniuose rajonuose. Biuro persikraustymas į Vokietiją reikalauja iš anksto susitarti dėl laikino stovėjimo vietos (Halteverbot). Dažnai reikia užsakyti vietą pažymėtą geltonąju dažu, kitaip mašina gali būti nuvaryta ant stovėjimo aikštelės. Tas procesas gali trukti kelias savaites, taigi nedarykite to paskutinę minutę. Paaiškinkite savo vokiškams partneriams kad reikia vietos prie pat įėjimo.

Asmeniniai daiktai ir dalykai

Ar galima vežti asmeninius daiktus?

Oficialiai neleidžiama maišyti komercinio krovinio ir asmeninių daiktų tame pačiame transporte be papildomų dokumentų. Tačiau biuro persikraustymas į Vokietiją dažnai susijęs su tuo, kad darbuotojai nori pasiimti savo keliamųjų kompiuterių. Jei tai yra nedidelis kiekis (pvz., vienas kiekvienam), tai paprastai praeina, bet tai nėra oficiali praktika. Geriau tie dalykus uždėti į atskiras dėžes ir pažymėti kaip "asmeniniai", kad nebuvo klausimų muitinėje jei kas nutiks.

Kas daryti su augalais ar maistu?

Vokietija labai griežtai kontroliuoja augalų ir maisto produktų importą, ypač ištrečiosjų šalių, bet mes ES. Biuro persikraustymas į Vokietiją su augalais gali sukelti problemų jei tai yra saugomos rūšys arba daug maisto. Geriau palikite tuos dalykus namuose arba suvalgykite kelyje. Nereikia riskuoti dėl keleto krumų arbatos pakelių, kuriuos gali konfiskuoti. Nėra verta to triūso dėl tokių smulkių dalykų.

Ar leidžiama rūkyti vairuotojui?

Vokietijoje griežtai draudžiama rūkyti transporto priemonėse, kuriose yra krovinys, ypač jei tai pavojinga. Biuro persikraustymas į Vokietiją turi būti be jokių kvapų, ypač jei vežate baldus ar tekstilę, kurie sugeria dūmus. Paprašykite vairuotojo nerūkyti arba daryti tai tik ilguose pertraukose. Niekas nenori įsijungti į naują biurą kur viskas smirdi tabaku. Taip yra geriau dėl visų mūsų sveikatos.

Kas atsitinka jei kažkas pasiduoda?

Jei krovinys pasiduoda kelyje, pirmiausia skambink man arba dispečeriui, kad galėtume išsiųsti pagalbą. Biuro persikraustymas į Vokietiją turi draudimą kuris dengia ir tokius atvejus. Negalima tiesiog palikti mašinos kelyje ir važiuoti toliau. Vairuotojas privalo užtikrinti krovinio saugumą ir laukti techninės pagalbos. Vokiškas pagalba (geltonoji) atvyksta greitai, bet tai kainuoja, tačiau draudimas tai padengs. Būkite ramūs, viskas išsprendžiama.

Ar reikia tikrinti krovinių sąrašą?

Privaloma tai padaryti dar prieš išvykstant iš Lietuvos. Biuro persikraustymas į Vokietiją gali baigtis ginčais kas buvo įkrauta ir kas dingko. Užpildykite sąrašą, pasirašykite jį su vairuotoju ir padarykite nuotraukas. Jeigu atvykus pasirodo, kad trūksta monitoriaus, be to sąrašo ir nuotraukų bus sunku įrodyti kad jis buvo ten. Tai paprasta apsauga just ir man. Nedarykite to kaltės.

Nukrypimas

Kas liečia tuos vairuotojus, tai dabar visiškai kita karta nei buvo anksčiau, seniai jau tokio tikrumo nebepavyksta rasti. O kai dar suskaičiuoji kiek kainuoja degalai Duisburge, visai nenoriu kalbėti apie pelną. Bet darbas yra darbas, reikia sukti ratą.

Išvada

Galiausiai, sėkmingas biuro persikraustymas į Vokietiją priklauso ne nuo to, ką aš parašysiu čia, o nuo jūsų pasiruošimo ir nuoširdumo. Pasirūpinkite dėžėmis, pasitikrinkite dokumentus ir nebūkite godūs dėl kainos, kai eina kalba apie saugumą. Geriausia patirtis ateina kai viskas vyksta ramiai ir be jokios panikos. Sekmės naujoje vietoje, tik dar nepamirškite pasidalyti kava su tais vokiškais kaimynais.