Saugus biuro perkraustymas į Vokietiją profesionaliai atliekamas

Dirbu logistikoje jau virš dvidešimties metų ir galiu pasakyti viena – biuro perkraustymas niekada nebeįvyksta taip lygiai, kaip piešia PowerPoint prezentacijose. Viskas prasideda nuo to, kad kas nors pamiršta išjungti serverį, o baigiasi tuo, kad vokiškas sandėlio prižiūrėtojas neduoda įvažiuoti, nes trūksta vienos dešimtadalio milimetro pločio. Saugus biuro perkraustymas į Vokietiją yra ne tik apie tai, kad padėsite kompiuterius į dėžes ir užjuosite juos lipnia juosta. Tai yra sudėtingas procesas, reikalaujantis kantrybės, tikslumo ir, svarbiausia, realaus supratimo, kad kelyje gali kilti nesklandumų. Šiame straipsnyje nebūsiu „šviežias“ konsultantas, o tiesiog papasakosiu, kaip tai vyksta iš vidaus – be gailesčio, bet ir be be reikalo sukeltos panikos.

Dokumentai ir biurokratiniai snaudžiai

Kokie dokumentai iš viso reikalingi perkraustant į Vokietiją?

Nereikia jokių milžiniškų aplikalų, jei judate tarp ES šalių, bet vis tiek reikės pagrindinių daiktų sąrašo, vadinamo inventoriaus. Jis turi būti ne tik „kėdės, staliukai“, o tikslius, bent jau apytikslius, aprašymus. Be to, būtinas CMR kontraktas – tai pagrindas, jei dingsta ką nors. Dar verta turėti įgaliojimą, jei įmonę atstovauja ne direktorius, o logistikos vadovas. Vokiečiai mėgsta tvarką, todėl jei nebus dokumentų, gali tekti laukti pasieniečių arba netgi grįžti atgal (nors retai, tačiau buvau matęs).

Ar tikrai reikia muitinės deklaracijos, jei važiuojame Lietuva-Vokietija?

Jeigu turite įmonę, kuri veikia legaliai, ir daiktai yra jūsų nuosavybė (ne parduodami), tai dažniausiai nereikia standartinės eksporto deklaracijos, nes tai yra vidaus ES pervežimas. Tačiau jei technikos vertė labai didelė arba tai yra pirmas perkėlimas po įsisteigimo, gali tekti pildyti Intrastat arba kitas statistines formas. Aš asmeniškai visada patariu pasikonsultuoti su brokeriu, nes taisyklės pasikeitė po „Brexit“ ir kitų krizių, o baudos už neapykantą yra kažkiek baisios (nors nežinau tikslaus dydžio dabar, geriau nerizikuoti).

Kas dėl draudimo – ar jis privalomas?

Techniškai ne, bet be jų saugus biuro perkraustymas į Vokietiją yra beveik neįmanomas. Įsivaizduokite situaciją: vairuotojas užmiega priešais Hamburgą, šoka į barjerą – visi jūsų serveriai sugadinti. Jei nėra draudimo, jūs prarandate viską. Paprastai imamas CRT draudimas (Cargo Transportation), kuris padengia žalą kelyje. Žinoma, galima rizikuoti ir sutaupyti 50 eurų, bet ar verta? Mano praktikoje viena įmonė taip padarė ir dabraeina teismus su vežėju jau trečius metus.

Kaip teisingai sudaryti inventoriaus sąrašą?

Nerašykite „biuro reikmenys“. Parašykite: „4 vnt. kėdžių „Herman Miller“, 1 vnt. stalo 180x80 cm, 1 vnt. projektoriaus „Epson““. Vokiečiai, jei sustabdys, klaus ne „ką vežiate“, o „ką tikslią vertę turi šis daiktas“. Be to, sąrašas padeda suskaičiuoti, ar viskas atvyko. Vieną kartą klientas pamiršo užrašyti brangų tapybos darbą, o kai atėjome jį pakrauti, teko skubiai redaguoti dokumentus ir vėluoti valanda.

Ar reikia notaro patvirtinimo ar kažko panašaus?

Ne, nebent jūs pervežate kažką ypatingai vertingo, pvz., meno kūrinių ar didelės vertės duomenų centrų įrangą, kurios kaina viršija standartinius draudimo limitus. Įprastam biurui pakanka normalios sutarties ir sąrašo. Nesijaudinkite dėl notarų, tai būtina tik tada, kai parduodate įmonę (pavaldumo perėmimas), o ne tik perkeliate baldus.

Pinigai, kainos ir biudžeto planavimas

Nuo ko priklauso kaina?

Nu, čia yra klausimas, į kurį atsakyti tiesiogiai sunku. Kaina priklauso nuo tūrio (kubinių metrų), atstumo (ar tai Miunchenas, ar kažkas netoli Lenkijos sienos), prieigos prie objekto (ar galima privažiuoti dideliu sunkvežimiu) ir, žinoma, padėjėjų skaičiaus. Dar įeina keltų mokestis, jei važiuojate per Skandinaviją (nors į Vokietiją nereikia), ir kuro priemoka. Kartais kaina svyruoja priklausomai nuo to, kokią savaitę ruošiatės važiuoti – jei yra daug užsakymų, brangiau.

Kiek vidutiniškai kainuoja vienas kubinis metras?

Sakyčiaime, jei kalbame apie saugų biuro perkraustymą į Vokietiją pilnu komplektu (pakavimas, vežimas, išpakavimas), tai tai gali kainuoti nuo 80 iki 150 eurų už kubą. Jei turite tik 10 kubų, bus brangiau, nei jei turite 100, nes fiksuotos išlaidos (vairuotojo laikas) išlieka tos pačios. Žinoma, jei tik vežiate dėžes be mūsų darbuotojų, gali užtekti ir 40-50 eurų, bet tada atsakomybė ant jūsų pečių.

Ar imama užstato arba avansinis mokestis?

Taip, dauguma sveikų protų imonių ima apie 30-50 proc. avansą. Tai reikalinga tam, kad mes užfiksuotume datą ir neleistume kitam klientui „užlipti“ ant jūsų vietos, o taip pat padengtume pradines išlaidas (kuras, dėžės, lipnia juosta). Jei kas nors prašo atiduoti viską iš karto po atlikto darbo be jokio sutarto, gali būti, kad jie tiesiog nėra tikri.

Kas dar gali padidinti galutinę sąskaitą?

Prieigos prie objekto. Vieną kartą Vilniuje teko įvežti sofas pro langą su kranu, nes liftas neveikė, o laiptai buvo per siauri. Vokietijoje dažnai būna, kad sunkvežimis negali privažiuoti prie pat įėjimo „miesto centre“ (Innenstadt) – ten reikia mažesnės mašinos (perviršinis krovinys), kas kainuoja papildomai 200-300 eurų. Dar gali būti laukimo mokestis, jei raktai nuo naujo biuro pavėluoja.

Ar galima gauti fiksuotą kainą?

Galima, ir tai netgi rekomenduojama. Kai sutariate fiksuotą kainą, jūs žinote, kiek išleisite, net jei vairuotojas užstrigs spūstyje prie Berlyno arba teks ilgiau nešti dėžes aukštyn žemyn, nes liftas sugedo. Bet būkite atidūs – įsitikinkite, kad fiksuotoje kainoje įrašyta „visos išlaidos“, o ne „transportas iki taško A“, o tada – „o, o, už papildomą kilometrą mokėkite“.

Vokiški niuansai ir kelių taisyklės

Ar tikrai negali važiuoti sekmadieniais?

Vokietijoje yra griežtas draudimas važiuoti sunkvežimiais (virš 7,5 tonos) sekmadieniais ir šventinėmis dienomis. Tai ne pasakojimas. Jei planuojate saugų biuro perkraustymą į Vokietiją, ir pradžia numatyta penktadienį, o pabaiga sekmadienį – turite problemą. Vairuotojas tiesiog sustoks pasienyje arba pirmoje poilsio aikštelėje ir lauks pirmadienio ryto. Planuokite taip, kad pirmadienį ryte jis būtų pasirengęs iškrauti.

Kas su „Umweltplakette“ – aplinkos aplinka?

Daugelis Vokietijos miestų turi „žaliasias zonas“. Jei jūsų sunkvežimis nebeatitinka Euro 6 standarto (nors dabar dauguma atitinka), gali būti, kad negalėsite važiuoti į miesto centrą. Bet dažniausia problema su mažesnėmis transporto priemonėmis, kurios veža dalį krovinių. Reikia įsigyti specialią lipduką-įrašą į priekinį stiklą. Be jos – bauda (apie 100 eurų).

Ar sunku rasti vietą stovėjimui prie biuro Vokietijoje?

Labai sunku. Vokiečiai yra labai disciplinuoti ir jei stovėsite kur ne reikia, greitai atvyks „Bürgeramt“ tarnyba arba policija, o sunkvežimiu gali būti uždarytas rajonas. Visada reikia iš anksto susitarti dėl laikino stovėjimo vietos (Stellplatz). Kartais tai reiškia, kad reikia užstatyti vietą keliomis mašinomis su „įspėjimo“ ženklais, kitaip tiesiog neįsileis.

Ką daryti, jei užsidaro „Autobahn“?

Tai Vokietija, čia kas nors visada užsidaro. Avarijos, remontai, kolonos. Geriausias variantas – turėti vairuotoją, kuris žina apėjimus (Umleitung). GPS kartais siūlo šiaip į kaimą, kur keliai siauri ir tiltai per žemi. Patirtis rodo, kad geriau praleisti valandą ilgiau nei įvažiuoti į kaimą, kur negalima pasisukti sunkvežimiui ir tenka šaukti gelbėtojus.

Ar reikia mokėti mokesčius už kelius (Maut)?

Taip, visi sunkvežimiai turi mokėti Maut. Tai įskaičiuota į mūsų kainas, jei sutartyje parašyta „visos išlaidos įskaičiuotos“. Jei sutartis „paprasta“, gali tekti mokėti papildomai, bet tai retai atsitinka su profesionaliomis kompanijomis. Svarbu žinoti, kad tai ne jūsų galvos skausmas, tai mūsų.

Techniniai dalykai: baldai, IT ir pakavimas

Kaip supakuoti kompiuterius ir serverius?

Joks „padėkime į dėžę ir užspauskime“ (čia rašoma be kabučių, bet tikrai taip nebus). Serveriai turi būti išjungti正常ai (ne ištraukiant lizdo), užfiksuoti viduje, padėti į specialias, amortizuotas dėžes. Kietieji diskai – tai jautriausia dalis. Jei juos supurtysite per stipriai, duomenys gali išskristi. Geriausia, jei IT specialistas išjungia ir pažymi, kur kas prijungta, kad Vokietijoje nebeliektų sujungti laidų valandą.

Ar išmontuojate ir surenkate baldus?

Taip, tai mūsų darbas. Turime savo meistrus, kurie išmontuoja stalus, spinteles, sekcijas. Viskas pažymimas numeriais (pvz., „Kairė pusė A, dešinė pusė B“), kad Vokietijoje nebereiktų galvoti, kaip tai daryti. Yra buvę atvejų, kai klientai patys išmontuoja, o tada pasirodo, kad varžtų nebepakanka arba lentos įtrūksta. Geriau palikti mums.

Kaip elgtis su ypatingai sunkiais daiktais (seifai, didžiuliai stalai)?

Čia jau reikia technikos. Jei turi seifą, sveriantį 500 kg, ir jis yra antrame aukšte be lifto – tai problema. Reikia keltuvo, kuris gali pakelti pro langą, arba specialių juostų (neįsivaizduoju, kaip kitaip). Vieną kartą teko nešti seifą žemyn laiptais penkiems vyrams – nebuvo smagu, bet atlikome. Štai tokios situacijos padidina kainą ir riziką.

Ar pakuojate smulkius daiktus?

Žinoma. Peiliai, šakės, pieštukai – viskas eina į mažas dėžutes arba maišelius. Svarbiausia – nepamiršti pažymėti, kur yra koks kambarys. „Vadyba“, „Technikai“, „Virtuvė“. Jei nepažymėsite, Vokietijoje viskas pateks į vieną krūvą, ir pusę dienos praleisite ieškodami savo arbatinuko.

Kas daryti, jei sugenda įranga kelyje?

Jei sugenda dėl mūsų kaltės (pvz., užliejo lietus, nes nebuvo uždengta), mes atlyginame. Jei sugenda dėl to, kad sena ir pasipūtusi – tai ne mūsų problema. Bet visada stengiamės padėti. Vieną kartą vairuotojo priekaboje atsirado drėgmės (sugedo sandarikliai), ir teko išdžiovinti kelis šimtus knygų. Buvo baisu, bet viską išsaugojame.

Pavojai, nesklandumai ir kaip išvengti bėdų

Kas yra dažniausia klaida darantys klientai?

Nepasiruošimas. Žmonės galvoja, kad „mes viską susirinksime rytoj“. Tada rytoj pasirodo, kad darbuotojai dar neįdė daiktų į dėžes, o sunkvežimis jau stovi kieme. Dar dažnai užmirštama nurodyti, kad Vokietijoje biure yra apsauga arba kodai, kurių mūsų vairuotojas nežino. Stovi lauke ir laukia, kol kažkas atvyks su kodais.

Ar buvote patyręs vagysčių?

Perkraustymuose – retai, bet įvyksta. Vokietijoje yra gaujų, kurios sekia sunkvežimius, ypač poilsio aikštelėse. Jei paliksite užrakta mašina, bet viduje bus matosi brangūs daiktai per šviesą, gali išlaužyti. Todėl visada stengiamės neleisti mašinai stovėti be priežiūros ilgiau nei porą valandų, o jei reikia – statome sargą.

Kas nutinka, jei naujieji patalpos dar nebaigti?

Tai košmaras. Vieną kartą važiavome į Frankfurtą, o ten dar statybininkai darė grindis. Net kur padėti dėžes? Teko laikinai krauti į koridorių, trukdyti statybininkams. Viskas baigėsi taip, kad klientas mokėjo už laukimą (stovėjimą). Geriausia sudaryti grafiką su atsarga – pradėkite krauti diena anksčiau arba baikite diena vėliau.

Kaip elgtis su pažeistais daiktais po atvykimo?

Viską užfiksuokite vaizdo arba foto aparatu dar prieš išsikraunant. Jei pastebėsite įbrėžimą ant sofos – užfiksuokite. Negalima pasakyti „viskas gerai“, pasirašyti dokumentus, o tada po savaitės skambinti ir sakyti, kad stalo koja laužta. Tada nebegalėsime nieko padaryti, nes dokumentai pasirašyti.

Ar reikia bijoti, kad įmonė „pames“ krovinių?

Su didelėmis, patikimomis įmonėmis – ne. Mes turime sistemų, GPS stebėjimą. Bet rinkoje yra ir „pienių“ imonių, kurios imasi už mažą kainą, paima krovinius, o paskui juos iškrauna pas save sandėlyje ir reikalauja papildomo mokesčio. Saugus biuro perkraustymas į Vokietiją reiškia pasirinkti tiekėją ne pagal mažiausią kainą, o pagal reputaciją. Patikrinkite atsiliepimus!

Kas daryti, jei vairuotojas nesugeba susitarti su vietiniais?

Vokiečiai kalba angliškai geriau nei mes, bet kartais būna sunku, jei vairuotojas nemoka nei vieno, nei kito. Mūsų vairuotojai dažniausiai moka bent pagrindinius žodžius („Wo ist?“, „Hilfe“). Bet jei įvyksta avarija arba konfliktas, mes, dispečeriai, imame ryšį. Niekada nepaliekame vairuotojo vieno su problema.

Ar galima pasitikėti įmonėmis be sutarties?

Absoliučiai ne. Jei kas nors sako „mes pasitikime žodžiu“, bėkite. Sutartis yra jūsų apsauga. Joje turi būti parašyta, kas daryti, jei kas nors sugenda, kas atsako už drėgmę, kas atsako už vėlavimą. Be sutarties – tai lošimas.

Ką daryti, jei reikia atidėti krovinių sandėlyje?

Tai įmanoma. Mes turime sandėlius Lietuvoje ir partnerių Vokietijoje. Jei biuras dar nebaigtas, galima laikinai padėti dėžes pas mus. Kaina – paprastai už kubą per savaitę. Taip pat galima padaryti „paskutinią mylią“ (Last Mile) – atvežti į sandėlį, o tada po savaitės mažais automobiliais nuvežti į biurą.

Ar verta rūpintis dėžėmis patys?

Galite, bet mūsų dėžės stipresnės. Standartinės parduotuvės dėžės gali nebeatlaikyti 30 knygų arba serverio. Mes turime specialių dėžių su „sienelėmis“, kurios neleidžia daiktams judėti. Be to, kaina už mūsų dėžes nėra tokia didelė, kad verta sutaupyti ant jų ir rizikuoti technika.

Išvada

Galiausiai, viskas baigiasi to, kad sėdite naujame biure Miunchene ar Berlyne ir geriate kavą iš to pačio arbatinuko, kurį išsivežėte iš Vilniaus. Saugus biuro perkraustymas į Vokietiją yra įmanomas, jeigu neskubite ir pasitikite profesionalais. Nėra būtina mokėti milžiniškų sumų, bet būtina mokėti už ramybę. Rūpinkitės dokumentais, iš anksto susitarkite dėl vietos stovėjimui ir, svarbiausia, nebandykite taupyti ant draudimo. Tada viskas praeis glotniai, o jei kas nors suklys – mes išspręsime.