Saugus biuro perkelimas iš Vokietijos laivantis terminų

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt ketverius metus ir galiu pasakyti viena – biuro perkelimas visada yra chaosas, net jei ir atrodo, kad viskas suplanuota. Ypač kai kalba eina apie tarptautinius maršrutus, pvz., kai reikia organizuoti saugų biuro perkelimą iš Vokietijos laivantis terminų. Vokiečiai, žinoma, yra disciplinuoti, bet jų keliai ir biurokratija gali sukelti nemaža galvos skausmo. Dažnai klientai galvoja, kad tai tiesiog dėžių pakrovimas į sunkvežimį, tačiau realybėje yra daugiau niuansų – nuo specifinių leidimų iki techninės įrangos transportavimo subtilybių. Štai paprastai, be jokių užmaskuotų marketingo frazių, kaip tai vyksta iš vidinio žmogaus, kuris matęs viską, perspektyvos.

Bendri klausimai ir biuro chaosas

Kiek laiko iš tikrųjų užtrunka viskas suplanuoti?

Nepasakyčiau, kad tai galima padaryti per savaitę, jei norite tikrai saugaus biuro perkelimo iš Vokietijos laivantis terminų. Paprastai rekomenduoju pradėti galvoti apie tai mažiausiai prieš 4-6 savaites. Vien tik dėl to, kad reikia suderinti su pastato administracija Vokietijoje dėl krovininio lifto vietos. Turėjau atvejų, kai vokiečiai uždarydavo liftą remontui tiesiai mūsų atvykimo dieną, nors viskas buvo derėta prieš mėnesį. Taip, tai įvyko tikrai (ir man labai nepatiko), todėl turite tur�ti rezervinį planą.

Ar tikrai reikia profesonalų, ar galiu padaryti patys?

Galite, tikrai galite, jei norite prarasti pusę savo biuro inventoriaus ir nervų. Biuro perkelimas iš Vokietijos turi savo specifiką, ypač jei turite IT įrangą. Savo jėgomis vežant kompiuterius be specialios pakuotės – tai tik laikas klausimas, kada jie taps laužtuvais. Be to, jei įvyksių avarija kelyje, draudimas nedengys „savęs“ padarytų žalų. Manau, kad geriau sumokėti už patikimumą, nei vėliau spręsti problemas su sugadintais serveriais.

Ką daryti su dėžėmis – kur jas gauti?

Visada siūlau nešioti dėžes iš Lietuvos, jei važiuoja tuščias sunkvežimis, tai pigiau. Vokietijoje dėžės kainos kažkokia baisiai aukštos, ypač jei jas perkate iš tų pačių pervežimo firmų. Kartais (nors ne visada) įmonės, iš kurios perkeliate biurą, gali duoti naudotas dėžes, tačiau jos dažnai būna suplyšusios. Geriau pasirūpinkite kokybiškomis, storomis dėžėmis iš anksto, nes ant dėžės dugno padėtas stiklinis monitorius gali neatlaikyti, jei dėžė yra minkšta.

Ar galima perkelti viską viena diena?

Teoriškai – taip, praktiškai – retai kada. Jei biuras didelis, pvz., 50 darbo vietų Miunchene, tai viena diena beveik neišeina, nebent jei turite 5-6 vyrus vienoje vietoje. Bet tada kyla problema – kur jie išsidės? Saugus biuro perkelimas iš Vokietijos laivantis terminų reikalauja erdvės. Jei išsikrauname ir įsikrauname tą pačią dieną, vairuotojai pavargsta, o padidėja avarijos rizika. Geriau planuot dvi dienas, jei norite išvengti skubos klaidų.

Kas su taisais dalykais, kurie netyčia pasimes?

Tai būna dažniausia problema. Žmonės užmečia kažką ant spintos viršaus, arba palieka mažus dalykus stalčiuose. Kai atvyksta vokiečių pakrovėjai, jie tiesiog viską užkrauna dėžėse arba ant spintų. Paskui Lietuvoje radome smėliuką, kurio buvo nustatyta sužadėtinės, gulintį tarp dokumentų. Geriau paskirti vieną žmogų, kuris „prižiūri“ kiekvieną kambarį, kad niekas neprašytų pro akis. Nėra nieko/blogiau nei prarasti brangų asmeninį daiktą.

Ar reikia inventorizuoti viską?

Būtina. Be inventorizacijos tiesiog nesusisuksite. Kiekviena dėžė turi turėti numerį sąraše. Vieną kartą (tikrai buvo taip) klientas pasakė „kas ten yra, ten yra“, o paskui kėlėjai klausinėjo, kur dėti „tą dėžę su rašomuoju stalu“. Jei norite, kad saugus biuro perkelimas iš Vokietijos laivantis terminų vyktų be nervų, užsirašykite viską. Nereikia detalaus kiekvieno pieštuko sąrašo, bet pagrindinių daiktų grupių – taip.

Vokietijos specifika ir biurokratinės bėdos

Ar vokiečiai tikrai taip griežti dėl leidimų?

Taip, ir dar kaip. Ypač Miunchene arba Frankfurte centriniuose rajonuose. Negalima tiesiog sustabdyti sunkvežimio prieš įmonę ir pradėti krauti. Jums reikės specialaus leidimo „Verkehrsbeschränkung“ ir dažnai vietinės policijos nurodymų. Jei bandysite „užšluoti“ tai gali baigtis baudomis, kurios yra didesnė nei pačios pervezimo paslaugos. Vieną kartą teko laukti valandą, kol kolėgė išsprendė problemą su vietine administracija, nes vairuotojas pastojo ant „važiuojamosios“ dalies ne ten.

Kaip su parkavimu miesto centre?

Tai tikras košmaras. Dauguma biurų centre neturi savo kiemo. Reikia rezervuoti vietą gatvėje (Zeichenstraßen). Tai kainuoja pinigus ir reikalauja laiko. Negalima tik taip numanyti, kad vieta atsiras. Vokietijoje viskas suplanuota, o jei jūsų nėra planuose, tai jūsų problema. Saugus biuro perkelimas iš Vokietijos laivantis terminų prasideda ne nuo dėžių, o nuo to, ar kur pastatyti sunkvežimį.

Ar galima sekmadienį ar šventę krauti?

Vokiškose žodžių kalbose tai yra tabu. Sekmadieniais ir šventėmis galbūt galima tik tuo atveju, jei gavote ypatingą leidimą, kuris labai brangus, ir netgi tada gaukite skundų iš kaimynų dėl triukšmo. Geriau nenukreipti savo planų į savaitgalį. Vokiečiai ramiai ilsisi, o jei pradėsite barškinti dėžėmis, gali būti, kad atvyks policija. Nėra verta to rizikuoti.

Kas dėl „Rückgabe“ (pastato grąžinimo) procedūros?

Tai dažnai užmirštamas dalykas. Kai išsinuomotumėte biurą Vokietijoje, jūs turite sutartį, kurioje parašyta, kokia turi būti palikta patalpa. Sienos turi būti išdažytos balta spalva, kilimai išvalyti. Jei paliksite ten savo šiukšles ar sugadintas grindis, savininkas nuskaičiuos sąskaitą, kuri bus didesnė nei pervežimo kaina. Patikrinkite protokolą iš anksto.

Ar reikia mokėti už šiukšlių ivežimą?

Taip, Vokietijoje tai griežtai reglamentuota. Negalite tiesiog užvežti savo biuro šiukšlių į Lietuvą, o ypač negalite jos mesti į vokišką konteinerį. Reikia užsisakyti specialų konteinerį „Sperrmüll“ arba vežti į perdirbimo centrą. Biuro perkelimas iš Vokietijos visada įtraukia ir šį etapą, kitaip gausite baudą už nelegalų atliekų išvežimą. Nemanau, kad norite to išbandyti.

Ar reikia kalbėti vokiškai su kėlėjais?

Padeda labai, bet nebūtina. Dauguma vokiečių jaunesnių kėlėjų šiek tiek kalba angliškai, tačiau su vyresniais ar regionuose (pvz., Bavarijoje) gali būti problemų. Geriausia, jei jūsų komandoje yra kas nors, kas supranta bent pagrindinius užsakymus. Nenukritikuočiau mūsų vairuotojų, bet jų vokiškai dažnai apsiriboja žodžiais „Hallo“ ir „Danke“, todėl painiavos gali iškilti.

Techninė įranga ir jautrūs daiktai

Kaip pervežti serverius ir IT įrangą?

Tai pati svarbiausia dalis. Serverius negalima tiesiog padėti į dėžę. Jie turi būti išjungti (taip, tai keista, bet kartais žmonės pamiršta), užfiksuoti viduje ir supakuoti į anti-statinines dėžes. Jei dėl to nesiimtumėte, gali būti, kad atvykus į Lietuvą, jūsų duomenų centro nebebus. Saugus biuro perkelimas iš Vokietijos laivantis terminų ypatingai reikalauja dėmesio IT sektoriuje, nes čia didžiausia rizika.

Ar reikia išmontuoti baldus?

Priklauso nuo to, kokie jie yra. Didelės sistemos tipo baldus (pvz., „USM Haller“ ar panašius) reikia išmontuoti, kitaip jos nepraeis pro duris arba gali sulūžti transportuojant. Paprastus stalus galima dažniausiai palikti surinktus, jei telpa į liftą. Bet vėlgi, jei kelias vingiuotas, geriau išsukti varžtus. Gailia laiko nei brangių baldų.

Kas su „piktųjų“ dėžių (pavojingų) transportavimu?

Biuruose dažnai būna rašalo kasetės, valymo priemonės ar senios baterijos. Tai negali būti metama į bendrą krovinių masę. Reikia atskirų dėžių, pažymėtų kaip pavojingos. Ypač jei pervežate laboratoriją ar chemikų biurą – ten visai kita istorija. Vokietijos muitinė labai mėgsta tikrinti, ar nėra ką nors draudžiamo.

Ar saugu vežti tapybos ar vertybes?

Jeigu turite brangų paveikslų ar skulptūrų biure, tai geriau pasamdyti menų transporto specialistus. Įprasti pervežėjai gali tiesiog padėti ant grindų, o kas nutinka posūkio metu... Matęs esu, kaip buvo susilaužyta antikvarinė vaza, nes ji nebuvo fiksuota. Geriau uždrausti liesti tokius daiktus paprastiems kėlėjams.

Kaip užtikrinti, kad niekas nepavogsta?

Nors Vokietijoje nusikaltimų lygis gana žemas, bet biuro perkelimo metu dauguma žmonių įeina-išeina, tai lengva pasimesti nešiojamųjų kompiuterių. Geriausia visus brangius daiktus (laptopus, telefonus) vežti atskirai, pvz., savo asmeniniu automobiliu arba juos užrakinti į specialią dėžę, kurios atidaryti gali tik atsakingas asmuo. Nepasitikėkite visiškai svetimais žmonėmis.

Ar reikia išvalyti įrangą prieš vežimą?

Taip, būtinai. Vieną kartą gavome dėžę, kurioje buvo likęs pusryčių kumpias, o viršuj stovėjo monitorius. Atvykus buvo nemalonus kvapas ir pelėsiai ant monitoriaus galo. Nenoriu vaizduoti, ką tariantys vokiečių kėlėjai. Užtikrinkite, kad visa technika yra sausa ir švari, tai pagarbos jūsų daiktams reikalas.

Terminai, kelionės ir logistika

Kaip užtikrinti, kad viskas vyks laiku?

Tai sunkiausia dalis. Negaliu pasakyti 100%, kad visada pavyks, nes stovi ant kelių. Tačiau jei planuojate saugų biuro perkelimą iš Vokietijos laivantis terminų, tada skirkite papildomą dieną buferiui. Jei sunkvežimys sugenda (kas nutinka, technika yra technika), jums reikės laiko remontui. Nerašykite susirinkimo naujame biure tą pačią dieną, kai numatoma atvykti.

Kas dėl „Stau“ (spūsties) ant autobano?

Tai klasika. Jei važiuojate iš Berlyno penktadienį popietę, gali tekti stovėti 3 valandas. Tas laikas turi būti įskaičiuotas. Vairuotojai turi poilsio laiko (tacho grafai), kurie negali būti pažeidžiami, net jei jums skubu. Jei vairuotojui reikia poilsio, jis sustos, ir niekas jo nepajudins. Taip yra pagal įstatymus.

Ar galima sekti krovinių vietą realiu laiku?

Dauguma šiuolaikinių firmų siūlo GPS stebėjimą, tačiau patirtis rodo, kad kartais signalius prarandame ties sienų arba vairuotojas tiesiog užmiršta įjungti terminalą. Geriausia tiesiog turėti vairuotojo numerį ir galimybę paskambinti. Nereikia kankinti vadybininkų Lietuvoje, kurie nežino, kur furgonas stovi, tiesiog skambinkite ten, kur vyksta darbas.

Kas atsitinka, jei atvykame pavėluoti į išsikrovimą?

Jei planuojate atvykti prieš 17:00 valandą į Lietuvą, o užstringa Vokietijoje, tai gali būti problema. Sandėliai Lietuvoje dažnai dirba tik iki 8 valandos vakaro. Jei pavėluojate, krovinius gali tekti palikti furgone iki ryto, o tai yra pavojinga (grobimai) arba brangu (vairuotojo poilsis). Planuokite atvykti ankstyvą rytą.

Ar galima keisti maršrutą paskutinę minutę?

Galima, bet tai kainuos. Jei nuspręsite nukreipti sunkvežimį ne pro A6, o pro A1 dėl kokių nors aplinkybių, vairuotojui reikės papildomo mokesčio už papildomus kilometrus ir laiką. Biuro perkelimas iš Vokietijos turi būti planuotas geometriškai trumpiausiu maršrutu, tačiau realybėje keliai gali būti uždaryti. Tada keičiasi planai ir kainos.

Ką daryti, jei sugenda sunkvežimis?

Tada iškviečiame pagalbą. Yra specialios tarnybos Vokietijoje, kurios greitai atvyksta, bet tai brangu. Jei sugenda furgonas su jūsų biuru, reikia organizuoti perkrovimą į kitą. Tai gali atidėti visą procesą para-dvi. Tikrai nerekomenduoju taupyti ant draudimo šiuo atveju, nes perkrovimas ir laiko nuostoliai gali būti milžiniški.

Kainos, sutartys ir pinigai

Kaip susiformuoja kaina?

Kaina paprastai susideda iš krovos darbų (valandinis arba fiksuotas), atstumo (km), kuro priemokos (jei kuro kaina šoka) ir fiksų (muitai, leidimai). Saugus biuro perkelimas iš Vokietijos laivantis terminų niekada nebus pigus, jei jis atliktas kokybiškai. Jei kaina atrodo per maža, tikriausiai jums duodami „studentai“ su vartinių furgonu, o ne profesionalai.

Ar reikia mokėti avansą?

Dauguma firmų prašo 30-50% avanso, kad užfiksuotų datą ir padengtų išlaidas (degalai, draudimas). Jei atsisakote paskutinę minutę, avansas dažniausiai negrąžinamas, nes jie jau atsisakė kitų užsakymų dėl jūsų. Tai normali praktika.

Kas yra „All Inclusive“ kaina?

Tai dažnai marketingo triukas. Pasakys „All Inclusive“, o paskui paprašys pinigų už liftą arba už neįprastai sunkias dėžes. Visada klauskite, kas įeina į tą kainą. Ar įskaičiuota dėžių surinkimas? Ar įskaičiuota išmontavimas? Ar įskaičiuoti PVM? Vokietijoje PVM skiriasi (19%), todėl tai svarbu sąskaitoje.

Ar draudimas apima viską?

Draudimas paprastai apima tik tą krovį, kurį pervežiate. Jis neapima duomenų praradimo arba to, kad dėl pervežimo jūs praradote klientą. Draudimo limitas taip pat svarbu – ar jis 1 EUR ar 10 000 EUR už dėžę? Pasidomėkite tuo. Žinoma, geriau, kad jo nereikėtų naudoti, bet jis privalo būti.

Ar galima derėtis dėl kainos?

Galima, bet nederaukite dėl kokybės. Galima derėtis dėl terminų (pvz., jei galite laukti, kai jie turi tuščią furgoną grįžtant iš Vokietijos). Tada gauti nuolaidą 20-30% yra realu. Tai vadinama „backload“ arba tuščio važiavimo galimybe. Bet tada tenkinatės tuo laiku, ką jie siūlo.

Kokia yra vidutinė kaina 1m3?

Tai labai priklauso, bet orientuotės galite nuo 50 iki 100 EUR už kubinį metrą (su krovimo darbais). Jei turite daug baldų, kurie reikalauja išmontavimo, kaina šokteli. Biuro perkelimas iš Vokietijos dažniausiai brangesnis nei vidaus, nes ten įeina ir tarptautiniai mokesčiai bei didesni atstumai.

Ką daryti, jei pasirodo papildoma sąskaita?

Skaitykite ją. Jei ji nesuprantama, klausinėkite. Kartais įvyksta klaidos (pamiršta įrašyti nuolaidą). Kartais tai realūs papildomi darbai, kuriuos patys paprašėte (pvz., pridėta dar viena dėžė, kurios nebuvo sąraše). Negalima tiesiog mokėti be klausimų.

Ar verta rinktis pigiausią pasiūlymą?

Nemanau. Turguje yra pasakymas „skubantis sumoka dukart“. Pigiausi pasiūlymai dažnai baigiasi tuo, kad furgonas neatvyksta arba atvyksta su subyrėjusiomis dėžėmis. Jei jums svarbu verslo tęstinumas, rinkitės vidutinę kainos kategoriją su geromis atsiliepimais, o ne tą, kas kainuoja kaip du kepaliukai.

Išvados

Galiausiai, viskas susitempia ne į tą, kiek dėžių turite, o į tai, kiek kantrybės turite. Saugus biuro perkelimas iš Vokietijos laivantis terminų yra sudėtingas procesas, reikalaujantis ne tik fizinio jėgos, bet ir gerų nervų. Nėra tobulų pervežimų – visada kažkas nukrypsta nuo plano, bet svarbiausia yra tai, kaip greitai ir efektyviai sugebate spręsti iškilusias problemas. Pasiruoškite, kad kils nesusipratimų su vokiškuose dokumentuose arba kad užstrigs sunkvežimis, bet su profesionalia komanda tai bus tik epizodas, o ne tragedija. Sėkmės jūsų verslo naujame etape, ir tikiuosi, kad šie patarimai padės išvengti tų klaidų, kurias aš matau kasdien.