Saugus biuro kraustymasis į Vokietiją su visapusiška logistika: kas tikrai nutinka kelyje?

Dirbu šitoje srityje jau beveik dvidešimt tris metus ir galiu pasakyti vieną – niekada nežinai, ką tau paruoš diena. Kai klientas paprašo organizuoti saugų biuro kraustymąsi į Vokietiją, jis dažniausiai įsivaizduoja lengvą vaizdą: dėžės nuneštos, sunkvežimis atvažiavo, viskas atvyksta. Bet realybėje, ypač kai kalba eina apie tarptautinius pervežimus ir visapusišką logistiką, viskas yra kur kas sudėtingiau. Turi ir požiūrius sutvarkyti, ir dokumentus, ir vairuotojus, kurie, sakykime tiesiogiai, kartais gali būti... kaprizingi. Čia ne tik apie baldus, tai apie tavo verslo nervus, kurie taip pat keliauja kartu su krovininiu. Ir žinai, blogiausia, kai klientas mano, kad viskas vyksta kaip pasakojime, o mes čia gyvename realiame pasaulyje su kliūtimis.

Dokumentai ir Vokietijos biurokratinės smulkmenos

Ar tikrai reikia tiek daug popierių vienam biurui?

Žinai, atrodo, kad tai tik spaudiniai, bet be jų neišjudinsi iš vietos. Vokietija labai mėgga tvarką, todėl kai vyksta biuro kraustymasis į Vokietiją, turi turėti pilną inventoriaus sąrašą ne tik lietuviškai, bet ir vokiškai. Be to, reikia specialias export deklaracijas, jei daiktai keliauja laikinai arba galutinai. (Neseniai vienas klientas bandė važiuoti be jų ir sulaikė juos pasienyje valandą). Tikėkis, kad teks parašyti keletą power of attorney dokumentų, kad dispečeris galėtų kalbėti su muitinės pareigūnais už tave.

Kas dėl to VAT PVM grąžinimo arba mokėjimo?

Čia yra labai glaudus plotas. Jei tu įsteigei filialą Vokietijoje, tu gali taikyti PVM perkamų prekių atveju (intra-community supply), bet jei tai tiesiog perkėlimas, gali tekti mokėti importo mokestį, jei ne viskas tvarkingai sufiksuota kaip laikinas įsigijimas. Sunku paaiškinti trumpai, bet geriausia pasitarti su buhalteriu prieš kelionę. Aš, pavyzdžiui, visada sakau – neškite popierių daugiau negu reikia, bet būtinai tuos, kurie rodo, kad šis turtas priklauso jūsų įmonei juridiniu požiūriu.

Kokie yra muitinės rizikos su biuro technika?

Didžiausia bėda yra serveriai ir brangūs kompiuteriai, nes jie turi serijinius numerius, kurie turi sutapti su tuo, kas parašyta dokumentuose. Vokietijos muitinė labai griežta tuo atžvilgiu. Jei serijinis numeris nebus užfiksuotas arba bus nukopijuotas su klaida, gali laukti ilga paaiškinimo procedūra. Kartais netgi atsitiko, kad vienas diskas nebuvo įrašytas į sąrašą, ir teko jo nevežti, nes neverta buvo laukti 4 valandas vieno dalyko dėlto.

Ar reikia vokiško adreso iš anksto?

Absoliučiai taip. Negali tiesiog parašyti "Vokietija, Berlynas" ir tikėtis geriausio. Turi būti tikslus adresas, su pašto kodu ir telefono numeriu, nes vairuotojai ten praranda signalą arba tiesiog nepažįsta miesto. Be to, formalios įmonės reikalauja, kad krovinys būtų pristatytas į legalų adresą. Vieną kartą teko keisti pristatymo vietą tiesiogiai kelio eigoje, nes klientas užmiršo pasakyti, kad naujoji patalpa dar nėra paruošta priimti krovinius.

Kaip greitai reikia tartis su muitine?

Gerai, kai turi brokerį, kuris viską daro už tave, bet jei nori taupyti, gali tekti daryti pati. E-sklaipos sistemos yra... kaip pasakyti, ne patogiausios. Rekomenduoju viską pildyti dar prieš kelias dienas, o ne tada, kai sunkvežimis jau stovi prie sienos. Vokietija labai skubą nemėgsta – ten viskas turi būti užpildyta ramiai be klaidų.

Kaina ir biudžeto nustatymas (pinigai kalba)

Kiek kainuoja vienas kvadratinis metras pervežimo?

Žiauriai sunku pasakyti tiesiai, kainos svyruoja priklausomai nuo degalų ir sezono. Bet vidutiniškai galima skačiuoti, kad biuro kraustymasis į Vokietiją kainuos daugiau nei vietinis pervežimas, nes turi kelis šimtus kilometrų viena kryptimi. Pabrangia ir darbo valandos Vokietijoje, nes ten dirbti reikia pagal vietinius standartus, o ne pagal mūsiškius.

Ar į kainą įeina pakavimo medžiagos?

Paprastai ne, jei kalbame apie pilną paslaugą. Kartais įkainiuojame dėžes, o kartais klientas nori pats nusipirkti pigiau iš sandėlio. Gera taisyklė – neškvaistyk pinigų ant pigių dėžių, nes jos sugenda kelionės metu, tuomet galiu garantuoti, kad tavyje stovintis monitorius taps nenaudingu. Geriau pasilikti prie kokybiškų, kurias mes užstatome, nors tai brangiau.

Kas daro įtaką galutinei kainai?

Pavėlu užsisakyti, reikėtų naudoti liftą, kurio nėra, arba reikalingi ypatingi kranai sunkioms vietoms. Vokietijos miestuose, pvz., Miuncheno centre, vietos apribojimai gali sukelti papildomų išlaidų už leidimus stovėjimui. Ir dar vairuotojo darbo valandas – jei jis įmonėje pristato krovinį sekmadienį, tai kainuos dvigubai.

Ar galima kažkaip sutaupyti?

Galima, jei sutvarkysi dėžes pats ir paruoši visą inventorių. Bet tada tu prisiimi atsakomybę, jei kažkas sulūžta. Taip pat galima derėtis dėl grįžtančio krovinio – jei mūsų sunkvežimis grįžta tuščias, mes galiom padaryti nuolaidą. Bet nepamiršk, sutaupyti ant draudimo nėra verta.

Ar imamas avansas?

Beveik visada imame maždaug 30-50 procentų avansą. Kodėl? Nes mes taip pat turime sumokėti degalams, užkelti krovinius. Yra buvę atvejų, kai klientas pasako "pinigai bus kai atvyksite", o paskui jų dingsta be žinios. Mums tai nebebe. Avansas užtikrina, kad planas bus įvykdytas.

Kaip elgiamės su valiuta?

Mes dirbame eurais, tai nėra problema, bet jei reikia mokėti vietiniems paslaugų teikėjams (pavyzdžiui, kelininkams ar liftų meistrams) Vokietijoje, reikia turėti grynųjų. Vairuotojas visada turi pasidaryti pinigų iš anksto, kad neiktų ieškoti bankomato svetimame mieste.

Technika, baldai ir jų apsauga kelyje

Kaip saugiai pervežti serverius?

Tai labiausiai sudėtinga dalis. Negali tiesiog įkišti juos į dėžę (nors kai kas taip daro...). Serveriai turi būti suremontuoti ant specialių rėmų, o diskai – jei įmanoma – išimti ir vežami atskirai saugiuose indeliuose. Biuro kraustymasis į Vokietiją reikalauja ypatingos dėmesio technikai, bet aš asmeniškai visada rekomenduoju pasidaryti atsarginę kopiją prieš kelionę. Tikėkis geriausio, bet būk pasiruošęs blogiausiam.

Ar išmontuojate ir suremontuojate baldus?

Taip, musų komanda tai daro. Bet turiu pasakyti, kad kai kurie seni sisteminiai baldai yra tiesiog baisūs – jie suyra vos liečiant. Jei įmonė turi brangų dizainerių baldus, mes kviečiame jų meistrus, o mes padedame tik fiziškai. Nenoriu, kad būtų kaltės ant mano sąskaitos, jei ką nors sulaužysime bandydami išardyti dvidešimt metų senumo spintą.

Kaip sužinoti, kad dėžė priklauso konkrečiam darbuotojui?

Mes naudojame spalvotų lipdukų sistemą. Vienas darbuotojas gauna raudonus lipdukus, kitas – mėlynus. Be to, kiekvienoje dėžėje yra numeris, kurį užrašome bendrame sąraše. Taip galime sekti viską. Žinai, be to, reikia parodyti darbuotojams, kaip teisingai uždaryti dėžę, kad nesivirtytų (daugelis uždaro taip, kad atsidaro vos pamočius).

Kas nutinka su augalais?

Vokietija griežtai tikrina augalus dėl kenkėjų. Negali tiesiog įkišti didelės palmės į sunkvežimį. Reikia turėti fitosanitarinį pasą arba bent pažymą, kad augalas sveikas. Yra buvę, kad užkonservuodami augalus juos užšaldome, vėliau tiesiog paruduoja. Geriau juos palikti ir nusipirkti naujus Berlyne, tai bus pigiau.

Ar pervežiate seifus?

Žinai, seifas tai ne paprasta spinta. Jis sveria toną. Turime turėti specialią techniką, jeigu liftas netelpa. Kartais teko kelti per langą (tikrai buvo toks atvejus Frankfurte). Jei turi seifą, privalai tai pasakyti iš anksto, nes ne kiekvienas "bortovka" gali pakelti tokį svorį.

Ar galite supakuoti pavienes knygas?

Žinoma, bet knygų dėžės yra sunkiausios. Negali jų užpildyti iki viršaus, nes paskui neįmanoma pakelti. Vienas vyras nenusiims 30 kilogramų dėžės be griuvimo. Visada sakysiu: knygas į mažesnes dėžutes, o ne į didžiules.

Kelias, vairuotojai ir Vokietijos kelių taisyklės

Kiek laiko trunka kelionė?

Priklausomai nuo to, kur tiksliai. į Berlyną arba Hamburgą važiuojame apie 12-14 valandų su poilsiais. Bet į pietus, pavyzdžiui į Miuncheną, tai ilgiau. Tačiau reikia atsižvelgti į tai, kad vairuotojai turi poilsio režimus. Jie negali važiuoti 10 valandų be stabdymo. (Kartais klientai klausia "kodėl jie sustojo valandai?", o aš turiu aiškinti apie tachografus).

Ar vairuotojai moka vokiškai?

Beveik visi mūsų vairuotojai moka bent jau pagrindinius frazes, kad susidorotų su policija arba muitinės pareigūnais. Bet jie ne vertėjai. Jei reikia sudėtingesnių dalykų su klientu Vokietijoje, mes kviečiame vietinį vedlį arba kalbame per telefoną su dispečeriu.

Kokios problemos kyla su "Umweltzone" (ekologinėmis zonomis)?

Tai didelis galvos skausmas. Vokietijos miestuose yra zonos, kuriose negali važiuoti sunkvežimiais, jei neturi atitinkamo žaliosios kortelės (Umweltplakette). Mes juos visada tikriname, bet kartais GPS nurodo kelią per centrą, o kortelės pasibaigė. Tada gausi baudą. Reikia labai tiksliai nustatyti maršrutą iš anksto.

Kas daro, jei sunkvežimis pasibaigia degalai?

Na, tai įvyksta, net jei ir žinai kelią. Vokietijoje degalinių gana daug, bet ant greitkelio kartai būna eilės. (Manau, kad paskutinis toks atvejis buvo prie Hanoverio, stovėjome pusę valandos). Geriausia, kad vairuotojas būtų užpildęs dar Lietuvoje arba Lenkijoje, ten pigiau, bet Vokietijoje kokybė geresnė... sakyčiau taip.

Ar galima vykti sekmadienį?

Vokietijoje sunkvežimiai negali važiuoti sekmadieniais ir švenčių dienomis (pagal vokiškus įstatymus). Yra išimčių, bet reikia specialių leidimų, kurių gauti be galo sunku. Todėl visada stengiamės planuoti atvykimą penktadienį arba pirmadienį ryte. Sekmadienį tiesiog stovėsime pasienyje arba poilsio vietoje.

Kaip elgiamės su policijos patikrinimais?

Policija Vokietijoje labai aktyvi. Ji dažnai stabdo sunkvežimus ir tikrina, ar krovinis užfiksuotas, ar vairuotojas nepervargęs, ar svoriai tikslūs. Mes visuomet turime visas sutartis ir svarstyklių pažymas. Jei trūksta dokumento, gali būti bauda ir priverstinis stovėjimas.

Nepatogios situacijos ir sprendimai (realus gyvenimas)

O kas, jei naujose patalpose nėra lifto?

Tai košmaras. Yra buvę, kad atvykstame į pentką aukštą, o lifto nebus dar mėnesį. Tada turiame įsitraukti papildomus vyrus ir nešti rankomis. Tai brangiau ir lėčiau. Klausyk, jei dar tik planuoji biuro išsinuomot, patikrink liftą pirmiausia. Mano nugariausi šaudė po to kai nešėme fotokopijavimo aparatus penktu aukštu laiptais.

Ar atliekate montavimo darbus Vokietijoje?

Taip, mums nėra skirtumo, kur montuoti – Vilniuje ar Berlyne. Bet turi žinoti, kad vokiškos elektros instaliacijos gali skirtis nuo mūsų, tad jei reikia prijungti sudėtingą techniką, gali prireikti vietinio elektriko. Mes baldus surenka, bet su elektra geriau nezaisti.

Kas nutinka, jei kažkas sulūžta kelyje?

Turiame visapusišką draudimą (CMR ir All Risk). Jei incidentas įvyksta, mes užpildome pranešimą. Bet procesas trunka. Negaliu garantuoti, kad gausi pinigus kitą dieną. Vieną kartą buvo sudužęs stalas, ir draudimo kompanija klausinėjo apie jį mėnesį. Būk kantrus.

Ar gabenate klientus?

oficialiai mes nekeleivių pervežėjai, bet jei reikia, kad vadovas nugalėtų kartu su kroviniu, mes tai susideriname. (Bet tik sėdint kabinuje, ne dėžėje). Žinoma, tai nelegalu su įstatymo požiūriu reguliuojant keleivinius pervežimus, tačiau trumpais atstumais kartais praleidžiame, bet tai ne oficiali paslauga.

Kaip elgtis su smulkiomis detalėmis, pvz., klaviatūromis?

Jos dažniausiai dingsta. Patikrink kiekvieną stalą prieš išvežimą. Mes dedame jas į mažas dėžutes ir užlifuojame, bet klaviatūros turi būti pažymėtos. Kitu atveju gali baigtis be klaviatūros naujame biure.

Ar padedate su atliekų išvežimu?

Jei turi nereikalingų baldų, kuriuos nori išmesti, tai kyla problema Vokietijoje, nes ten griežtos atliekų tvarkymo taisyklės. Negali tiesiog numesti į konteinerį. Reikia rasti specialią vietą, kur tai priima. Mums tai kainuoja papildomai.

Kas daryti, jei klientas vėluoja su išsiregistravimu?

Vokietijoje dažnai būna taip, kad ankstesnis nuomininkas turi išsiregistruoti iki 12:00, o tu gali užimti tik nuo 14:00. Tarp to laiko gali būti "tūšma". Mes tuo metu gali laikyti krovinį sunkvežimyje, bet jei tai užtrunka ilgiau, gali tekti mokėt už laiką. Būk tikrai tikras su grafiku.

Ar turi sandėlius Vokietijoje?

Neturime savo, bet turime partnerių. Jei reikia laikinai sudėti daiktus, nes biuras dar nebaigtas remontuoti, mes juod nugabename į sandėlį, pavyzdžiui, netoli Halės arba Kelno. Tai suteikia laisvę.

Kokie yra maitinimosi ir poilsio užtikrinimai vairuotojams?

Vairuotojai turi savo rutiną. Jie mėgsta sustoti tam tikrose degalinėse, kur yra gerai maistas (pvz., vienas mūsų vyrų myli vieną vietą netoli Magdeburgo dėl kebabo). Mes neleidžiame jiems miegoti kabinoje per miestus, jiems tenka išvykti poilsio aikštelėms. Tai saugumo klausimas.

Ar dirbate tik su didelėmis įmonėmis?

Ne, dirbame su visais. Buvo atvejis, kai pervežėme mažą architecto biurą su dviem stalais į Diuseldorfą. Darome tai taip pat atsakingai kaip ir dideliems pervežimams.

Kaip sekti, kur yra mano krovinys?

Mes naudojame GPS stebėjimą. Galiu duoti linką, kur matysi, kur yra sunkvežimis realiu laiku. (Kartais signalas dingsta tuneliuose, tai nebegėda). Bet sakyčiau, kad 90 procentų laiko visai tiksliai.

Ar reikia drausmės darbuotojams prieš kraustymąsi?

Būtina. Jei darbuotojai mesioja viską į dėžes chaotiškai, tai bus chaosas pakuojant ir išpakavant. Rekomenduoju padaryti "briefingą" prieš dieną. Taip taupojame laiką ir nervus.

Kas nutinka su paslaptingaisis (NDA) dokumentais?

Mes dirbame pagal konfidencialumą. Jei turi dėžes su pažyma "KONFIDENCIALU", mes jas nebe atidarome, only užkeliam į sunkvežimį ir nenukreipiame. Bet visada geriau, jei tu pats užrakini tą dėžę.

O jeigu Vokietijoje sustoja technika?

Tai pasitaiko. Bet mes turiame techninę pagalbą sutartą su Vokietijos padaliniu. Jie atvažiuoja, pataiso arba tempia. Tai gali prailginti kelionę dienai. Toks ypač buvo su viena kablyne, kuri užstrigo prie Miuncheno (buvo baisu).

Ar galima susiderėti dėl naktinio iškrovimo?

Galima, bet tada reikia, kad pats klientas arba atstovas būtų ten, nes mūsų vairuotojai negali patys įeiti į svetimas patalpas naktį (saugumo sumetimais). Ir naktinio darbo valandos brangiau.

Išvada

Galiausiai, turiu pasakyti, kad nors biuro kraustymasis į Vokietiją gali atrodyti kaip nirvana organizavimo požiūriu, jis visada turi savo niuansų. Nėra tobulų pervežimų – yra tik tie, kurie buvo gerai suplanuoti ir tie, kurie ne. Svarbiausia yra tikėti savo logistika ir būti sąžiningu su savo paslaugų teikėju. Jei pasakysi apie visas baises iš anksto, mes išvengsime nesklandumų. Gerai, kad jūs dar skaitote šį tekstą, tai reiškia, kad jums rūpi savo verslas. Ir žinokite, net jei kas nors nutiks kelyje – mes sugebėsime išsiversti, matęs esu viską.