Saugus biuro įrangos transportavimas iš Vokietijos: patirtis, problemos ir sprendimai

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt trejus metus ir, turiu prisipažinti, kiekvienas krovinys visada sukelia šiek tiek streso, net jei tai tik paprasti spausdintuvai iš Miuncheno ar serveriai iš Frankfurto. Dauguma klientų mano, kad saugus biuro įrangos transportavimas iš Vokietijos yra kaip užsisakyti taksi – paskambinai ir jau važiuoji, tačiau realybėje yra daugiau niuansų, kurie gali apsukat galvą. Vokietijos keliai, nors ir geri, turi savo specifikos, o muitinės ar vairuotojai kartais sukelia netikėtumų. Štai paprastas, o kartais ir šiek tiek „netvarkingas“ vadovas, kaip tai iš tikrųjų atrodo iš mano, seno vairuotojo ir ekspeditoriaus, pusės.

Bendros klausimai apie procesą

Kiek laiko užtrunka atvežti įrangą iš Vokietijos?

Viskas priklauso nuo to, kur tiksliai Vokietijoje randasi tas sandėlis ir ką reiškia „greitai“. Jei tai yra saugus biuro įrangos transportavimas iš Vokietijos iš netoli Lenkijos sienos, tai gali atvykti po poros dienų, tačiau jei reikia važiuoti gilyn į Bavariją, tai laukti teks ilgiau. Darželių laikas, pasienio kontrolė (nors retai, bet tikrina) ir tiesiog oro sąlygos gali viską pavėlinti. Geriau niekada nesilaikyti tų dienų, kurias pasako „google maps“, nes realybėje sunkvežimis važiuoja lėčiau.

Ar brangu pervežti biuro techniką?

Kainos šiuo metu šokuoja kaip šuo ant uodegos, todėl sunku pasakyti tiksliai be konkretaus užklausimo. Saugus biuro įrangos transportavimas iš Vokietijos niekada nebus pigus, jei norite, kad technika atvyktų sveika, nes kuras ir darbo jėga Vokietijoje brangiau nei čia. Kartais gali pavykti gauti gerą kainą, jei radome krovinį atgal (t.y. vairuotojas kažką veža į Vokietiją ir sugrįžta tuščias), tačiau to nesigalima garantuoti. Neklauskite „kiek kainuoja kilometras“, geriau sakykite, ką turite pervežti.

Ar galiu susitarti dėl kainos be tarpininkų?

Galite bandyti rašyti tiesiog vokiškoms firmoms, tačiau ten ne visi kalba angliškai ar lietuviškai, o be kalbos žinių susitarti sunku, ypač kai kyla nesklandumų kelyje. Be to, didelės firmos dažnai nedirba su mažais klientais, o dirba tik su dideliais logistikos centrais. Mūsų, mažųjų ekspeditorių, privalumas yra tas, kad mes sugebame susitarti ir surasti tą vieną vairuotoją, kuris sutiks nuvažiuoti ten, kur didelės firmos nenori.

Kokius dokumentus reikia paruošti?

Būtinai reikia gero sąskaitos-faktūros kopijos, kuri pateiktą vokiškai arba angliškai, ir aiškaus įrašo, ką pervežame. Jei tai yra naudojama technika, reikėtų nurodyti, kad ji nenaudojama verslui (pvz., likvidavimas), kad nebūtų problemų su PVM (nors aš ten visai ne ekspertas, geriau pasitarkite su savo buhalteriu). Be dokumentų vairuotojas tiesiog neišvažiuos iš sandėlio, nes Vokietijoje labai griežtai žiūri į taisykles.

Kas vyksta, jei vairuotojas užstrigs?

Tai senas pažinomas nuodėmė. Vokietijoje yra vietų, kur sunkvežimiams draudžiama važiuoti, ir jei vairuotojas įvažiuoja į miesto centrą (pvz., senamiestį), gali gauti didelį baudą arba jo sulaikyti policija. Tada saugus biuro įrangos transportavimas iš Vokietijos turiąs būti greitas, virsta košmaru. Tuomet reikia skubiai ieškoti išeities, o kartais netgi kitos transporto priemonės, kad perkrauti krovinį, kas viską labai brangina.

Pakavimas ir įranga

Ar galiu tiesiog padėti monitorius ant grindų?

Niekada nedarykite taip, jei nenorite, kad jie atvyktu sušokę ar sulaužyti. Monitorius ir serveriai turi būti uždėti ant paletės ir užfiksuoti (o kas čia tas „užfiksuota“? – reiškia priraižyti juosta). Vairuotojas gali padėti įdėti į mašiną, tačiau jis nebus atsakingas už tai, kad jūsų „pakavimas“ iš kelio dežės suveikė. Geriau investuoti į gerą popierių ir burbuliukus.

Kaip pakuoja didelius spausdintuvus?

Dideli spausdintuvai ar kopijavimo aparatai turi būti uždėti ant standžios pagrindo (paprastai medinės paletės) ir uždėti ant šonų, nes taip jie labiau stabilūs. Vakar vienas klientas paklausė, ar galima gulėti ant grindų – aš pasakiau, kad galima, bet tada rizikuojate, kad sugenda mechanizmas nuo vibracijos. Saugus biuro įrangos transportavimas iš Vokietijos reikalauja, kad technika būtų fiksuota ne tik apačioje, bet ir šonuose.

Ar reikia išimti tonerius ir tušus?

Būtina, ypač jei kelias ilgas. Vokietijoje vasarą gali būti labai karšta, o žiemą – šalta, o toneriai mėgsta išsilieti, kai temperatūra šuoliuoja. Jei išpiltą tonerį teks valyti iš viso furgono, tai kainuos brangiau nei pats krovinys. Tad pasirūpinkite tuo iš anksto, išimkite visus skysčius ir smulkius detales, kurios gali nukristi.

Ką daryti su serveriais?

Serveriai yra pati jautriausia dalis. Jie turi būti pakuoiami specialiuose dėžėse su putomis, o jei dėžės nėra – reikia sukurti „karkasą“ iš putų. Aš nebūčiau tikras, ar įprasta dėžė pakaks, jei vairuotojas staigiai stabdys (tai darosi dažnai). Geriau užsisakyti profesionalų pakavimą, jeigu tai brangi įranga, nes saugus biuro įrangos transportavimas iš Vokietijos ypač svarbu serveriams.

Ar verta naudoti „vakuuminę“ pakuotę?

Tai priklauso nuo to, ką pervežate. Jei tai smulkios detalės, taip, o jei didelė spausdintuvas, vakuuminė pakuotė gali tiesiog sutraukti orą ir mašina gali „užkristi“ į grindis dėl slėgio skirtumo (nors aš čia galiu ir klysti, fizinę neesu, bet girdėjau tokių istorijų). Geriau naudoti standartinį apsauginį popierių ir plastikines juostas.

Vairuotojai ir komunikacija

Ar vairuotojas padės iškrauti?

Daugelis klauso šito, tačiau teisybė tokia, kad dauguma vairuotojų yra tik vairuotojai, ne krovikai. Jie gali padėti nuleisti kranu (jei yra) arba padėti stumti lentyną, tačiau jei reikia nešti dėžes į trečią aukštą be lifto – jie to nedarys. Už tai reikia tartis iš anksto ir tai kainuos papildomai. Neklauskite vairuotojo, kai jis atvyksta, darykite tai iš anksto.

Kodėl vairuotojas neatsiliepia į telefoną?

Jis gali važiuoti kalnuose, kur nėra ryšio, arba tiesiog ilsisi (poilsio laikas yra griežtai reglamentuotas). Vokietijoje daug vietų, kur signalas prastas, ypač pietinėse srityse. Nesusierpinkite, jei jis neatsiliepia pusę valandos – jam gresia didelės baudos, jei jis kalbės telefonu be „hands-free“.

Ar vairuotojas gali atvežti į konkretų laiką?

Mes stengiamės nurodyti laiką, tačiau tai yra tik apytikslė prognozė. Kamščiai prie Kelno arba avarijos autostradoje gali viską pavėlinti. Jei jums būtina, kad technika atvyktų būtent 09:00 ryto, reikia tartis dieną anksčiau ir galbūt net mokėti už laiko rezervaciją (wait time). Kitaip saugus biuro įrangos transportavimas iš Vokietijos gali tapti stresu, kai visi laukia.

Kas nutinka, jei vairuotojas sugenda?

Tai retas atvejis, tačiau jis įvyksta. Tada mes skubime ieškoti pagalbos vietiniuose servisuose arba siunčiame kitą vairuotoją su kita mašina, kad perkrauti krovinių. Tai gali užtrukti dieną ar dvi, todėl visada turkite rezervą savo planuose, ypač jei tai svarbi verslo įranga.

Ar vairuotojas moka lietuviškai?

Dauguma mūsų vairuotojų yra lietuviai, tačiau kartais tenka dirbti su vietiniais Vokietijos ar Lenkijos vairuotojais. Tada kalbame angliškai arba vokiškai (kiek galima). Jei jums svarbi komunikacija vietos kalba, pasakykite mums iš anksto, nors garantuoti negaliu, kad surasime vokiškai kalbantį vairuotoją, kuris ir važiuoja į Lietuvą tą dieną.

Rizikos ir draudimas

Ar įranga yra apdrausta?

Taip, įstatymai reikalauja, kad krovinys būtų apdraustas, tačiau draudimo suma dažnai būna ribota (pvz., 10 EUR už kg). Jei pervežate brangius serverius, kurie sverdo nedaug, bet kainuoja tūkstančius, standartinis draudimas nebus pakankamas. Reikia tartis dėl papildomo draudimo (all risk), kad būtų užtikrintas saugus biuro įrangos transportavimas iš Vokietijos pilna apimtimi.

Kas daro, jei kažkas sugenda kelyje?

Reikia suformuoti pretenziją (protokolą) vietoje, dar prieš vairuotoją išvažiuojant. Negalite rašyti mums po savaitės, kad monitorius nebejungiasi, nes gali būti, kad jį sugadino jūsų darbuotojas, kai išpakavo. Vairuotojas turi pasirašy dokumentą, kad krovinys buvo pažeistas, o tada mes dirbame su draudimo kompanija.

Ar dažnai įvyksta įvykiai?

Per 20 metų mažėja, nes mašinos geresnės ir keliai geriau, tačiau vis tiek nutinka. Dažniausiai tai ne avarijos, o blogas prifixavimas – kažkas nukrenta, kai vairuotojas stabdo. Vokietijoje vairuotojai važiuoja greitai, todėl stabdymai gali būti staigūs. Todėl pakavimas yra svarbiausia.

Ką daryti, jei dingo dalis įrangos?

Tai gali nutikti tada, kai krovinys buvo skaldomas (kelių klientų vienoje mašinoje). Vienas vairuotojas gali pamaišyti dėžes ir atvežti jums ne tą, ką reikia. Tada reikia skubiai ieškoti, kur dingo, ir siųsti kurjeriu atgal. Tai nepatogu ir brangu, todėl visada užrašykite ant dėžės savo pavardę.

Ar saugu duoti raktus vairuotojui?

Jei reikia atidaryti sandėlį Vokietijoje, kartais nieko kito nelieka, tik geriau užtikrinkite, kad raktai yra tik tam mašinai arba sandėliui, ir neturi jokių kitų. Aš asmeniškai visada patariu susitarti su vietinio sandėlio darbuotoju, kad jis pats atidarytų, taip bus mažiau rizikos.

Specifiniai klausimai

Ar galima pervežti seifą?

Taip, bet seifai yra labai sunki dalyka. Reikia specialių keltuvų, kad uždėti jį į mašiną, o dauguma furgonų turi tik „pilotą“ (mažą keltuvą gale). Jei seifas sveria daugiau nei 500 kg, reikės suorganizuoti kelią su kranu. Saugus biuro įrangos transportavimas iš Vokietijos taip pat apima ir tokius nestandartinius krovinius, bet kaina už juos skaičiuojama atskirai.

Ką daryti su senais baldais?

Jei pervežate biuro stalus ir kėdes, būtinai išsukite kojas arba juos uždėkite atskirai. Vienintelis kartas, kai gavome pretenziją, buvo, kai vairuotojas užėmė didelę stalą į mašiną nesurinktą, ir tiesiog laužė jį per pusę, kad tilptų. Surinkite baldus prieš tai, tai sutaupys nervų.

Ar galima sekti mašiną žemėlapyje?

Dauguma mūsų mašinų turi GPS sekimą, tačiau aš negaliu duoti tiesioginės nuorodos klientams, dėl duomenų apsaugos (ir nesinori, kad klientai beldžiasi kas valandą). Galime pranešti poziciją ryte ir vakare, o jei reikia tikslaus sekimo, tai reikia tartis dėl specialios paslaugos.

Ką daryti, jei įranga kvėpą dūmų?

Tai labai blogai. Vokiečiai gali atmesti tokį krovinį, jei jis kvepia rūky arba tepalais. Biuro įranga turi būti švari, priešingu atveju gali būti traktuojama kaip pavojingos atliekos (nors tai beveik neįmanoma, bet buvo atvejų su senais spausdintuvais). Nepervežkite šiukšlių kartu su technika.

Ar reikia mokėti už mokestį Vokietijoje?

Jūsų mums sumokėta kaina dažniausiai apima viską, tačiau jei reikia specialios leidimo (pvz., miesto centre važiavimą ar naktinį iškrovimą), tas mokestis gali būti pridėtas prie sąskaitos. Vokietijoje už viską reikia mokėti – net už tualetus degalinėse ( nors kai kur jau ir nemokami).

O jei aš pats važiuoju su vairuotoju?

Galima, tačiau tai netrukdo jums būti keleiviu. Jei norite, kad jums padėtų kontroliuoti krovinią, galite važiuoti, tačiau prisiminkite, kad vairuotojas turi poilsio laiko ir jis nebus jūsų asmeninis vairuotojas visą dieną. Jis turi atvykti į vietą ir išsiremti.

Dokumentai ir muitinė (ES viduje)

Ar reikia eiti į muitinę, jei tai ne ES šalis?

Vokietija yra ES, taigi techniškai muitinės net nėra (tik jei vykstate iš ES į ES, t.y. iš Vokietijos į Lietuvą). Tačiau vis tiek turi būti TIR dokumentai arba CMR, o kai kurie vairuotojai gali sustoti patikrinimui (ypač jei keliauja per Čekiją ar Lenkiją, kur dažniau tikrina). Nereikia bijoti, jei visi tvarkingi.

Kas yra CMR draudimas?

CMR tai ne tik dokumentas, bet ir draudimas, kuris veikia tarptautiniu mastu. Jis apsaugo jus nuo krovinio praradimo ar sugadinimo. Užpildydami CMR būtinai tikrinkite, ar visa įranga įrašyta, nes jei neįrašysite dviejų monitorių, jie nebus apdrausti.

Ar galima pervežti asmeninę techniką?

Galima, tačiau reikia nurodyti, kad tai ne prekybinis krovinys, o asmeninis daiktas (pvz., perkėlimui į kitą šalį). Priešingu atveju muitinė gali manyti, kad tai verslas ir imti mokesčius (nors tarkim, jei pervežate vieną kompiuterį, niekas nebeiškils).

Kaip elgtis su sąskaitomis?

Sąskaitos turi būti aiškios, su kainomis, net jei tai nenaudojama technika. Vokietijos pareigūnai mėgsta tvarką, jei sąskaitoje parašyta „biuro įranga“ be detalių, gali kilti klausimų. Geriau padaryti išsamią sąskaitą su serijiniais numeriais (nors tai daug darbo, tačiau taip saugus biuro įrangos transportavimas iš Vokietijos bus be problemų).

Kas daryti, jei vokietis prieštarauja dėl dokumentų?

Tai pasitaiko, jei dokumentuose yra klaidų arba jie neatitinka realio krovinio. Tada reikia skambėti mums ir mes bandysime išspręsti dalykus nuotoliniu būdu, pataisyti dokumentus. Kartais reikia laukti iki ryto, jei vokietiškas sandėlis jau uždarytas (jie užsidaro būtent 16:00 valandą ir nieko nebedaro).

Išvada

Galiausiai, noriu pasakyti, kad saugus biuro įrangos transportavimas iš Vokietijos nėra raketa, tačiau reikalauja kantrybės ir dėmesio smulkmenoms. Aš mačiau daug situacijų, kai klientai taupo ant pakavimo, o vėliau verčia mokėti dvigubai daugiau už remontą. Pasitarkite su profesionalais, gerai užpildykite dokumentus ir nebijokite klausti „kvailų“ klausimų, o mes pasistengsime parvežti jūsų techniką sveiką ir laiku.