Saugumo priemonės biuro persikraustymo metu į ir iš Vokietijos

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt penkerius metus ir galiu pasakyti viena – biuro persikraustymas į Vokietiją ar iš jos niekada nesuvyksta taip lygiai, kaip piešia PowerPoint prezentacijose. Viskas vienu metu sutrinka, liftas neveikia, o vairuotojas prarado telefoną. Tačiau svarbiausia visada išlieka sauga. Saugumo priemonės biuro persikraustymo metu į ir iš Vokietijos neapsiriboja tik burbuliuku ir lipnia juosta. Tai sudėtingas procesas, reikalaujantis ne tik techninės, bet ir psichologinės pasiruošimo, ypač kai keliuose vyrauja chaosas. Žinoma, visada galima rasti pigesnį variantą, bet ar verta rizikuoti verslu dėl šimto eurų?

Apie tai, kaip pradėti ir kas būna nepastebėta

Kada tiksliai reikia pradėti ruoštis?

Geriau tai padaryti anksčiau, nei jums atrodo. Jei manote, kad mėnesio užtenka, tai greičiausiai klystate. Vokietijoje viskas tvarkinga, bet biuro nuoma taisyklės gali būti griežtos, ir jei nepranešite apie grąžinimą laiku, gausite baudų, kurios būna didesnės už pačią pervežimą. Pradėkite nuo inventorizacijos, kitaip rasite nukirptus laidus vietoj serverių.

Ar tikrai reikia tos inventorizacijos sąrašo?

Pasakyčiau, kad privalomai. Be jo, kažkas dings, o tai liks įmonės, ne pervežėjo sąžinėje. Vieną kartą vežėme įmonę iš Miuncheno, ir vadovas tikrai tikėjo, kad viskas yra vienoje dėžėje. Ką bebuvom kalbėję, jis nepasirašinėjo sąrašo. Galiausiai pasirodė, kad trūksta brangiausio projektoriaus. Vėliau jis rastas po stalu, bet nervai buvo išdegę abiem pusėms.

Kas nutinka su dėžėmis, kurios nepažymėtos?

Jos paprastai nueina į "nežinau kam" krūvą arba, kas blogiau, �šoksta į kitą sunkvežimį, jei dirbate su dideliais logistikos centrais. Negalima tiesiog padėti dėžės rašalo ant viršaus ir manyti, kad viskas aišku. Žymėkime viską. Svarbiausia – nurodykite, kur tai turi atsidurti naujoje vietoje, kitaip vairuotojai išmes visą koridoriuje ir saky "mes padarėme savo darbą".

Ar verta pasamdyti vadybininką? (Galiau ir pats)

Jūs galite ir pats, jeigu turite laiko skirti pusdienį telefonui klausyti. Bet jei jums reikia dirbti, o ne šaukti vairuotojams, tai geriau turėti žmogų, kuris tuo užsiima. Vadybininkas yra tarpininkas, kuris sušvelnina tą "neaiškumą", kuris visada atsiranda tarp kliento ir vairuotojo. Vairuotojai nori važiuoti, o ne sprendžiant problemas dėl 10 kilogramų svorio viršijimo.

Kiek laiko užtrunka viskas suplanuoti?

Planuoti, realiai, galima per savaitę, jei turite visas detales. Tačiau rezervuoti sunkvežimį ir vyrus reikia kur kas anksčiau, ypač sezonu. Vokiečiai mėgsta planuoti atostogas, tad jeigu tenka persikraustyti rugpjūtį, gali būti, kad laisvų mašinų nebeliks.

Techninės saugumo priemonės biuro persikraustymo metu į ir iš Vokietijos

Kaip užtikrinti, kad kompiuteriai neatsidurs ant grindų?

Tai paprasčiausia, bet dažniausiai painiojama dalis. Kompiuteriai turi būti supakuoti ne į plastikinius maišus, o į standžias dėžes. Vienas klientas Berlyne įdėjo visus "iMac" tiesiai į furgoną be dėžių, manydamas, kad "jie stovi tvirtai". Pirmasis posūkis prieš šviesoforą viską sunaikino. Naudojite putas, užpildykite tuščias vietas. Nekykite ant to.

Ar reikia išmontuoti visus biuro baldus?

Beveik visus. Didelės spintos ir stalai gali būti išmontuojami dalimis. Viena vertus, tai greičiau pakrauti, kita vertus – mažiau rizika, kad stalas nulūžs per vidurį keldamas į antrą aukštą be lifto. (Kadangi dažnai Vokietijoje lifte neužtenka vietos dideliems baldams, tenka keltit per langą – o tai jau papildoma rizika).

Kas su smulkmenomis – spalvomis, pieštukais?

Viskas turi eiti į mažas dėžutes. Niekada nekraukite atvirų dėžių su "smėliu" – mažomis detalėmis. Jos išbys pro kiekvieną ertmę. Kai vėliau vairuotojas atidaro duris, viskas išbys į asfaltą. Užsegti dėžes – tai ne estetika, tai būtinybė.

Kaip užsegamas krovinys kelyje?

Čia nebejuokiams. Naudojame įtempimo juostas, atramas, tarpininkus. Krovinys negali judėti net milimetro. Vokietijos autostradose greičiai dideli, ir jeigu stalas pradės šokti, jis taps sviediniu. Aš pats visada įsivaizduoju, kaip aš sėdžiu tame furgone gale su tais baldais – jei man būtų baisu, vadinasi, užsegta blogai.

Ar saugu vežti serverius be specialios dėžės?

Absoliučiai ne. Serverinis – tai centrinė nervų sistema. Reikia specialių kėdžių, kurios slopina vibraciją. Jeigu neturite tokios įrangos, geriau juos vežti asmeniniu automobiliu, sėdint šalia. Taip pat verta paminėti, kad kai kurių duomenų centro serverių negalima išjungti be techninio palaikymo – tai dar viena bėda, su kuria susiduriame, kai klientas pamiršta pasakyti apie "Critical" sistemą.

Ką daryti su pavojingomis medžiagomis biure?

Tuščiukai, spalvos, chemikalai – viskas turi būti atskirai. Niekada nekraukite į tą patį kambarį, kur ir maistas (jei vežate kavinę). Uždegimo rizika yra maža, bet jeigu dėžė su skystomis medžiagomis plyšta, tai gali sugadinti visus aplinkinius dokumentus ir baldus. Vokietijos tarnyboms tai labai nepatinka.

Vokietijos specifika ir rizikos kelyje

Ar Vokietijoje galioja kiti greičiai sunkvežimiams?

Taip, ir jos griežčiau. Sunkvežimiai turi greičio apribojimus, o daugelyje vietų yra įrengtos foto kameros. Vairuotojai, kurie yra pripratę važiuoti, ką turi, gauna baudas, kurias mokės įmonė. Saugumo priemonės biuro persikraustymo metu į ir iš Vokietijos taip pat apima ir vairuotojo poilsio režimo laikymąsi. Pavargęs vairuotojas yra pavojingesnis už blogai užsegta baldą.

Kodėl vairuotojai nemėgsta važiuoti per miestų centrus?

Tenka važiuoti pro " Umweltzona " – aplinkosaugos zonas. Jei sunkvežimis neturi tinkamos žalios kortelės, bauda bus milžiniška, o mašina gali būti sustabdyta. Be to, Vokietijos miestuose daug siaurų gatvių, kur su 18 metr� priekaba pavažiuoti yra beveik neįmanoma. Dažnai tenka išsiųsti mažesnę mašiną arba krauti ant vilkiko paskutinę kilometrą.

Kas daryti, jei sunkvežimis sugenda ant Autobano?

Tai košmaras. Reikia iškviesti techninę pagalbą, o tai Vokietijoje kainuoja labai brangiai. Be to, jeigu jūsų krovinys blokuoja juostą, policija gali priversti jį iškrauti iš karto, kad išstumtumėte mašiną. Visada turkite su savi kontaktinius telefonus vietiniems vilkikams. Ir dar viena dalyka – niekada neileiskite savo vairuotojui važiuoti su techniniu gedimu, jei jis pats nesugeba jį aprašyti vokiškai.

Ar mums reikės rūpintis leidimais?

Jei vežate tik biuro įrangą, tai ne, tai prekių judėjimas ES viduje. Bet jeigu taisit mašinas ar vežate brangiausią techniką, gali tekti deklaruoti vertę muitinėje (nors tai retai pasitaiko įmonių persikraustymuose). Geriau pasitikrinti ar nėra ribojamų daiktų, pavyzdžiui, alkoholio ar tabako, kuris gali būti įmonės atsargose.

Ar tikrai CMR draudimas padengs viską?

CMR – tai standartinis draudimas, bet jo limitai dažnai būna per mažai vertingiems daiktams. Jis padengia tik 8,33 SDR už kilogramą. Jeigu vežate serverius už 50 000 eurų, CMR jų neatlygins pilnai. Būtina sudaryti papildomą draudimo sutartį. Nemažai klientų sužino tai tik tada, kai mašina already sudegė (kažkas sudegė prieš porą metų Lenkijoje, tai visada atsimenu).

Kaip elgtis su muitinėje (jei ten kažkas pasikeitė)?

Nors Vokietija ir Lietuva yra ES, kartais vykdomi pasienio kontrolės reidai. Reikia turėti visus dokumentus: sandorio, jei yra, arba raštą, kad tai yra įmonės turto perkėlimas, ne pardavimas. Jei negalite parodyti, ką vežate, gali laukti keletą valandų pakrautumo patikrinimo.

Ar dažnai pasitaiko vogimų?

Vokiečijoje mažiau nei Italijoje ar Ispanijoje, bet taip, pasitaiko. Ypač pavojinga palikti užrakta mašina stovėti neapsaugotoje aikštelėje per naktį. Nuožiūrėkite, kur vairuotojas bus miegoti. Geriausia, jei tai saugoma stovėjimo aikštelė su apsauga. Saugumo priemonės biuro persikraustymo metu į ir iš Vokietijos turi apimti ir tokią dėmesį.

Žmonės ir bendravimas – be to niekas neveikia

Ką daryti, jei klientas neigali nurodyti tikslaus adreso?

Tai pasitaiko dažnai. "Žinau, ten toks žalias pastatas". Aš negaliu tą informaciją perduoti vairuotojui. Reikia GPS koordinačių ir pašto kodo. Vokietijoje gatvių pavadinimai kartais kartojasi skirtinguose miestuose. Be to, jeigu adresas klaidingas, vairuotojui reikės mokėti papildomų valandų, o tai kainuoja.

Ar vairuotojai kalba angliškai ar vokiškai?

Įvairiai. Jaunesnieji kalba angliškai, vyresnieji – dažniausiai tik savo ar rusiškai (kurią dažnai supranta ir rytiečiai). Bet neverkite, jei vairuotojas negalės aptarti su jumis orų. Jis yra čia, kad padėtų nešti dėžes, o ne kad kalbėtų apie politiką. Jei reikia sudėtingesnio bendravimo, skambinkite man (dispačeriui).

Kas nutinka, jei klientui nepatinka vairuotojo išvaizda?

Kartais jie būna išsvaigę, kartais purvini (po krovimo darbo tai normalu). Jei jis elgiasi šiurkščiai arba kelia pavojų, skambinkite iš karto. Aš vieną kartą turėjau vairuotoją, kuris bandė parduoti klientui dvi dėžes savo privačiam naudojimui. Nežinau, kas jam buvo tose dėžėse, bet jį išmetėm iš darbo iš karto. Taigi, pasitikėjimas svarbiau už išvaizdą.

Ar galima daryti pertraukas?

Vairuotojai turi griežtus tachografo režimus. Jie negali sustoti pietų metu valandai ir pusei, jei tai ne poilsio laikas. Taigi, jei jums reikia, kad jie lauktų, kol jūs susirinksite raktus, tai gali būti problema. Planuokite laiką taip, kad vairuotojas atvyktų tuomet, kai jūs jau pasiruošę.

Kaip atsiskaityti – grynaisis ar pervedimas?

Geriausia pervedimu iš anksto arba sąskaitos-faktūros pagrindu. Vokiečiai mėgsta sąskaitas, o mūsų vairuotojai nenori nešti grynųjų sau kišenėse – tai pavojinga. Be to, jeigu reikia mokėti už papildomas paslaugas (pavyzdžiui, liftą) vietinėms firmoms, grynaisiais patogiau, bet tai jau jūsų reikalas.

Kas daryti, jei dėžė pasiliko senoje vietoje?

Tai įvyksta. Vairuotojas pasiima, važiuoja, o jums lieka stovėti viena dėžė su svarbiais dokumentais viršuje spintelės. Visada patikrinkite kambarius po to, kai vairuotojas pasako: "Viskas paimta". Žiūrėkite po stalais, virš spintų. Kartais jie tiesiog nemato, nes yra per aukšti.

Ar reikia padėti krauti?

Jei jūsų darbuotojai gali padėti, tai greičiau. Bet jokiu būdu neleiskite jiems kelti per sunkių daiktų – darbo saugos tarnyba (HSE) sužinos ir padarys didelę problemą. Geriau palikkite sunkųjį darbą profesionalams, kurie turi diržus ir patirtį. O jūsų žmonės gali nešti popierius.

Kokios būna dažniausios problemos su liftais?

Liftai per maži. Tai klasika. Biure telpa 10 žmonių, bet į liftą neįpakuojate nė vienos didelės spintos. Vokietijoje dažnai reikia užsakyti specialų kėlimo kraną, jeigu langai dideli. Tai kainuoja, tačiau išvengiate nulūžusios nugaros ar sulaužytų grindų koridoriuje.

Išvada

Viskas susumuoja į viena – pasitikėjimą ir planavimą. Saugumo priemonės biuro persikraustymo metu į ir iš Vokietijos nėra tik formalumas, tai būdas išvengti tūkstančių eurų nuostolių. Nors aš ir esu piktas veteranas, kuris matyts viską, visada stengiuosi pasakyti klientams: geriau dešimt kartų paklausti, kaip dėžės užsegamos, negu vėliau ieškoti dingusio kompiuterio. Dirbkite su patikimais žmonėmis, ir viskas gerai nueis. O jei kas negerai – skambinkite man, išsiaiškinsim.