Saugumas ir patikimumas biuro daiktų transportavime į Vokietiją: kas iš tikrųjų vyksta kelyje

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt penkerius metus ir per tą laiką mačiau viską – nuo tai, kaip biuro kėdės nuskrenda pro langą viename Berlyno sandėlyje, iki to, kaip vokiečiai reikalauja dokumentų, kurių niekas niekad matęs nebūtą. Biuro daiktų transportavimas į Vokietiją tai ne tiesiog vežimas tai sudėtingas procesas, kur viena maža klaida gali kainuoti tūkstančius eurų ir nervų. Žmonės dažnai galvoja, kad tai paprasta: užsakai, paleidi ir laukia. Bet realybėje yra kita. Saugumas ir patikimumas čia yra pamatiniai akmenys, be kurių verslas tiesiog sustoja. Noriu jums papasakoti taip, kaip būtų kalbėdamas prie puodelio kavos, be jokio to „marketinginio šlamšto“, kaip tai iš tikrųjų vyksta ir ką reikia žinoti, kad nenuviltumėte.

Kaip išvis rasti normalų vežėją ir nenukristi ant šiukšlių

Kaip suprasti, ar pervežėjas neapsigaus?

Čia yra pacituoti labai paprasta, bet dažnai žmonės klysta. Žiūrėkite ne į kainą, o į tai, kiek jie egzistuoja rinkoje. Jei firma atsirado prieš savaitę ir siūlo biuro daiktų transportavimą į Vokietiją už pusę kainos, tai greičiausiai jūsų daiktai važiuos į nežinomą kryptį. Patikrinkite jų pajamų deklaracijas, jeigu įmanoma, arba bent jau ieškokite realių atsiliepimų ne tik „Facebook“ puslapiuose, kur viską gali užrašyti pats šeimininkas. Buvau atvejų, kai užsakovai mokėjo avansą, o vėliau telefonas nebeatsiliepdavo. Tikrasis patikimumas matomas tada, kai kažkas suklysta – kaip įmonė elgiasi tada? Ar ieško išeities, ar pasislėpia?

Ar reikia būtinai važiuoti patikrinti įmonę?

Asmeniškai aš visada rekomenduoju. Žinoma, jei esate Vilniuje, o jie Kaune, tai gali būti per daug, bet jei įmanoma – nuvažiuokite. Pažiūrėkite į jų techniką. Jei mašinos dūmina, senos ir „išmestos“ tai kažką reiškia apie jų požiūrį į techninę būklę. O jeigu jų sandėlyje tvarka, darbuotojai su uniformomis ir viskas lygu, tai jau pusė reikalo. Biuro daiktų transportavimas į Vokietiją reikalauja technikos, kuri nenuvirs pusiaukelėje. Būna taip, kad atvažiuoja gražus „Volvo“, o viduje neturi įremtų sienelių – tai bėda, nes krūva gali nueiti važiuojant.

Kodė kaina tokia skirtinga pas visus?

Nes kaina susidaro ne iš oro. Vienam tai kuro sąnaudos ir vairuotojo alga, kitam – dar ir draudimas, geria techninė priežiūra, o galbūt ir tarpininkų marža, jei jie tiesiog perparduoda užsakymą. Dar labai svarbu yra krovinio užkrovimas – jei jums reikia įrengti liftą ar nešti per 4 aukštus be lifto, tai viskas brangsta. Vokietijoje dar galioja griežti darbo apmokėjimo standartai, tad jei mūsų vairuotojas ten dirba viršvalandžius, tai reikia mokėti atitinkamai. Pigiau dažnai būna tie, kas dirba „juodai“ arba neturi jokio atsakomybės draudimo.

Ar verta rinktis didelę firmą ar mažą?

Didelės firmos turi resursų, bet dažnai yra biurokratinės – gali prarasti užsakymą sistemoje arba neatsiliepti į skambutį. Mažos firmos, ypač šeimyninio tipo, dažnai dirba atidžiau, nes kiekvienas klientas joms skęst. Bet čia yra rizika – jei suseks mažą firmą viena mašina sugenda, jie neturi kuo pakeisti. Esu matęs, kaip mažos įmonės dirba idealiai, o didelės sukasi kaip sraigtas be tepalo. Geriausia rasti tas vidurines, kurios jau įsitvirtinę, bet dar neprarado to žmogiškojo kontakto.

Kas su tais „vokiškais partneriais“?

Daugelis lietuvių firmų turi fiksuotus partnerius Vokietijoje, kuris padeda iškrauti. Tai geras dalykas, jei jūsų partneris – ne koks nuskurdęs „kontorius“. Kartais pasitaiko, kad mūsiškiai atveža, o vokiečiai iškrautojai neatvažiuoja laiku, ir vairuotojas priverstas stovėti prie uosto užmokestį. Patiems vežėjams tai nervuojantis dalykas. Geriausiai, jei biuro daiktų transportavimas į Vokietiją yra atliekamos ta pati komanda, kuri ir vežė – taip jie atsakingi už visą procesą nuo pradžios iki galo.

Ką daryti, jei jie neatsiliepia į skambučius?

Bėkite. Būkite. Nėra nieko blogiau, negu kai sumokėjote avansą, o prieš išvykimą dingia ryšys. Tai yra pirmasis signalas, kad kažkas negerai. Normali logistikos firma turi būti pasiekiama 24/7, bent jau išvykimo dieną. Aš asmeniškai visada duodu savo numerį didesniems klientams, nes žinau, kad stresas jiems didžiausias. Jei konsultantas sako, kad „vadybininkas atsiųs kvitą po valandos“ ir jis neatsiunčia dieną – tai ne jūsų partneris.

Ar galima pasitikėti „Google“ apžvalgomis?

Galima, bet su skepticizmu. Mūsų rinkoje daromos ne viena netikros apžvalga. Pažiūrėkite, ar apžvalgos ne vienos dienos datos. Ar jose yra konkretaus turinio, ar tik „super paslauga, ačiū“? Ieškokite tokių, kur rašo apie problemas ir kaip jas išsprendė. Biuro daiktų transportavimas į Vokietiją – tai sudėtingas reikalas, tad idealų 5.0 įvertinimą be jokių pastabų aš visada įtariu. Gyvenime viskas būna truputį sudėtingiau.

Pakavimas, dokumentai ir ką daryti prieš išvykstant

Ar verta taupyti ant dėžių?

Absoliučiai ne. Buvau toki situacija, kad klientas norėjo taupyti ir padėjo serverius į paprastas, netvirtas dėžes. Rezultatas – prie Vokietijos sienos serveriai buvo sulūžę. Naudokite tik kokybiškas, dvigubos sienelės dėžes. Tai nedidelė investicija lyginant su technikos verte. Ir dar vienas dalykas – užklijuokite jas gerai. Ne vieną kartą mačiau, kaip atidarius mašiną vėl, pusę dėžių būna atvirkščia kojomis, nes viršus nukrito nuo svorio.

Kaip sužymėti dėžes, kad niekas nepasimestų?

Užrašykite ne tik „Vokietija“. Parašykite kambario pavadinimą (pvz., „Vadovo kabinetas“, „Buhalterija“) ir, jei įmanoma, dėžės numerį bei numerį iš sąrašo. Vokietijoje sandėlininkai dažnai nemoka lietuviškai, o angliškai gali būti su akcentu, todėl paprasti užrašai ir numeriai padeda išvengti chaoso. Biuro daiktų transportavimas į Vokietiją tampa daug paprastesnis, kai turi aiškų inventoriaus sąrašą ( packing list). Be jo galite likti be daiktų arba gauti ne tai, ką tikėjotės.

Ar būtina daryti inventoriaus sąrašą?

Labai rekomenduoju. Net jei vežate keletą dėžių asmeninių daiktų, užsirašykite kas kurioje yra. Jei vyksta perkėlimas didelės įmonės, tai privaloma. Be sąrašo vokiškai muitinė ar policija gali sustabdyti mašiną ir klausti, kas vyksta. O tada, jei neturite dokumentų, gali būti didelių problemų ir delsimų. Be sąrašo ir draudimas neveiks taip, kaip turėtų – neįrodysite, kad dėžėje buvo brangus kompiuteris, jei jo sąraše nėra.

Kas su tais serveriais ir jautria technika?

Jie turi būti supakuoti originaliose arba specialiose dėžėse su putomis. Negalima juos „mesti“ ant kieto grindų. Jei įmonė neturi pakavimo, geriau pasamdyti profesionalų pakuotoją. Biuro daiktų transportavimas į Vokietiją ypač rizikuotas, kai kalbame apie IT infrastruktūrą. Vienas smūgis, ir visa įmonė gali nebeveikti kelias dienas, o tai nuostoliai. Asmeniškai visada primenu vairuotojams, kad dėžės su „IT“ užrašu eina viršuje, po jomis negalima nieko dėti.

Ar reikia išimti tuščiažodžius iš spausdintuvų?

Būtina. Yra tokia siaubinga istorija, viena kartą (tiesiog nepamenu, kur tiksliai, kažkas prie Miuncheno) spausdintuvo kasetės atsidarė ir užteršė visą krovinį – sofas, kilimai, visa buvo juoda. Spausdintuvai ir kopijavimo aparatai turi būti išmontuoti arba tvirtai užfiksuoti. Toneriai turi būti išimti arba uždaryti specialiu plastiku, kitaip gal tikėti didžiulio valymo darbo naujoje vietoje.

Ką daryti su augalais ar maistu biure?

Vokiečiai yra labai griežti dėl fitosanitarijos. Augalus auginti į Vokietiją be sertifikatų – tai beveik neįmanoma legaliai, jei tai ne asmeninis, nedidelis kiekis. Maisto produktų (net arbatos ar kavos pakeliukų) geriau nevežti dideliais kiekiais. Biuro daiktų transportavimas į Vokietiją nėra vieta eksperimentuoti su muitinės taisyklėmis. Geriau viską suvalgyti čia arba išmesti, nei stovėti sienoje ir aiškinti, kodėl vežate dešreles į biurą.

Ar turiu būti įsiregistravęs Vokietijoje prieš vežant?

Jei tai ne prekybinė operacija (t.y. neparduodate prekes, o perkėlinėjate savo biurą), tai paprastai nereikia. Jei tai įranga, kuri priklauso jūsų lietuviškai įmonei, tai tai yra vidaus ES perkėlimas. Bet vis dėlto gerai turėti dokumentus, kur įrašyta, kad tai yra jūsų nuosavybė ir ji perkeliama dėl veiklos keitimo adresų. Vokiškai biurokratai mėgsta „Papier“, tai jo geriau per daug neturiu, negu per mažai.

Ar reikia specialių leidimų sunkvežimiui mieste?

Priklauso nuo to, kur važiuojate. Jei į centrinę Miuncheno dalį ar „green zone“ (zona, kurioje reikia žalioskortelę), tai reikės. Dauguma įmonių tiesiog numato, kad iškrovima bus atliekama sandėlyje miesto pakraštyje, o toliau važiuoja mažesnės mašinos. Įsivaizduokite situaciją: 20 tonų sunkvežimis užstriga siaurame gatvėlėje prie seno pastato Hamburg centre – tai košmaras. Tikrinkite vietą iš anksto.

Kas vyksta kelyje ir ką daryti, kai kažkas nutinka

Kiek laiko trunka tas kelias?

Teoriškai iki Berlyno galima nuvažiuoti per 10–12 valandų tačiau realiai, su sustojimais, poilsiais ir eismo įvykiais, tai užtrunka ilgiau. Nustatykite realų laiką – 1–2 dienas. Biuro daiktų transportavimas į Vokietiją nėra lenktynės. Geresniu atveju vairuotojas važiuoja saugiai, atlieka poilsį kaip įstatymai reikalauja. Žinoma, jei jums viskas skuba, galima rasti ir greitesnį variantą, bet tai padidina avarijos riziką.

Kas daryti, jei vairuotojas neatsiliepia į telefoną kelyje?

Nepanikuokite iš karto. Jis gali būti poilsio laikotarpiu (tacho grafas tą rodo) arba vairuoti vietose, kur nėra ryšio (pvz., per kalnus arba tiesiog prastas „Vodafone“ signalas Vokietijos kaime). Palaukite valandą-du. Jei nieko – skambinkite dispacheriui į Lietuvą. Tikėtina, kad jie gali su juo susisiekti per palydovinį ryšį, kurio standartinis telefonas neturi.

Kas, jei mašina sugedus?

Tai blogiausias scenarijus, bet jis įvyksta. Tada turi būti kita mašina, kuri perima krovinią. Užtikrinkite, kad jūsų sutartyje būtų parašyta, kas atsakinga už šią operaciją. Ar jie išsiunčia kitą savo vairuotoją, ar samdo vietinį „treiderį“? Biuro daiktų transportavimas į Vokietiją su pažeidimais yra rizikingas, nes krovinių perkelimas iš vienos mašinos į kitą dažnai baigiasi sužeidimais. Jei galima, prašykite, kad krovinių neberašytų (perkrautų), o tiesiog pataisytų mašiną vietoje (jei smulkus gedimas).

Ar vokiečių policija dažnai sustabdo?

Sustabdo, ypač jei mašina atrodo „sena“ arba vairuotojas yra susivėręs. Jie tikrina, ar vairuotojas nelaikė poilsio, ar technika tvarkinga, ar krovinis užfiksuotas. Jei viskas tvarkoje – nėra problemų. Jei ne – baudos milžiniškos. Todėl patikimas vežėjas turi viską tvarkingai. Aš turbūt tikrai per daug jų bijau, bet geriau taip.

Kas daryti, jei atvyko ir trūksta dėžių?

Tikrinai dar kartą inventoriaus sąrašą vietoje. Jei tikrai trūksta, rašykite rezervaciją į važiaraštį (CMR). Nerašykite „viskas gerai“, kai nėra. Geriau tai padaryti vokiečiškai arba angliškai, kad suprastų vairuotojas. Biuro daiktų transportavimas į Vokietiją baigiasi ne tada, kai mašina sustoja, o tada, kai pasirašote dokumentus. Be pastabų (rezervacijų) įrodyti, kad dėžės nebuvo, bus beveik neįmanoma vėliau.

Ar vairuotojas gali padėti išnešti daiktus į biurą?

Įprastai ne, nebent tai yra sutartyje numatyta. Jo darbas yra vežti, o ne nešti. Jei reikia iškrovos į patį biurą (ne į prieangį), turite susitarti apie „kelias rankas“ (padejejusius). Vokietijoje darbas brangus, tad nustebkite, jei paprašius vairuotojo nešti kompiuterius jis pareikalaus papildomo mokėjimo už valandą. Geriau pasirūpinkite savo padėjėjais toje pusėje.

Kas su parkavimu Vokietijos miestuose?

Tai didelis galvos skausmas. Reikia iš anksto susiplanuoti, kur bus pastatyta mašina. Jei ten, kur neleidžiama, gausite baudą, o mašina gali būti nuvaryta. Kartais reikia išsinuomoti vietą arba gauti leidimą iš savivaldybės. Jūsų logistikos partneris turėtų žinoti šiuos niuansus, tačiau dažnai klijentai patys turi rasti vietą, nes tik jie žino vietovę.

Ar gali būti, kad vairuotojas atsisako važiuoti toliau?

Taip, jei kelio sąlygos arba krovinio fiksavimas kelia pavojų. Pavyzdžiui, jei dėžės subyrėjo ir krenta ant jo, jis turi teisę sustoti ir tvarkyti. Arba jei nėra įrengtų užtvarų. Biuro daiktų transportavimas į Vokietiją turi būti saugus ne tik keliaujantiems, bet ir pačiam vairuotojui. Jei jis pajunta, kad važiuos toliau – gaus baudas arba avariją – jis sustos. Tai yra teisingai, nors ir erzina klientus.

Pinigai, draudimas ir visokie kiti niuansai

Kodė draudimas yra toks svarbus?

Be jo, jei sudegs visa mašina su jūsų kompiuteriais, gausite tik standartinę atlyginimo sumą, kuri dažnai būna tik kelios eurai už kilogramą. Ar jums to užteks? Biuro daiktų transportavimas į Vokietiją turi būti padengtas pilnu vertės draudimu, jei vežate brangią įrangą. Sutartyje būtinai patikrinkite, kokia yra atsakomybės riba (limit). Nuo 10 000 eurų iki 100 000 eurų – tai didelis skirtumas.

Kas yra tas CMR draudimas?

Tai privalomas draudimas, kurį turi kiekvienas profesionalus vežėjas. Jis dengia atsakomybę pagal CMR konvenciją. Bet jis dengia tik gabenimo riziką, o ne viską. Pvz., jei jūs patys blogai supakavote ir dalykas sudūžo dėl to, draudimas nebus mokamas. Todėl pakavimas taip pat svarbus kaip ir draudimo polisas.

Ar galima apmokėti tik atvykus?

Dauguma firmų reikalauja bent 30–50% avanso, kad padengtų išlaidas (kuras, keliautojai mokesčiai). Likusią dalį mokate gavus daiktus arba prieš išvykstant (prieš išvykimą iš Lietuvos). Avansas yra garantas, kad klientas neatsisakys. Aš asmeniškai dirbu su nuolatiniais klientais be avanso, tačiau su naujais – tikrai nedirbtu be jo.

Ką daryti, jei daiktai atvyko apgadinti?

Pirmiausia – nedėkite jų į biurą. Palikkite prie mašinos, padarykite nuotraukas. Tiesiog padarykite nuotraukas. Tuomet skambinkite dispacheriui ir rašykite pažymą apie žalą. Jei pasirašysite, kad viskas tvarkoje, o vėliau rasi sulaužytą monitorių – nieko nedarysite. Vokiečai čia labai griežti – dokumentų galia didelė.

Ar galima susiderėti dėl kainos?

Visada galima bandyti. Jei vežate dažnai arba didelius kiekius, tikrai gauti nuolaidą. Biuro daiktų transportavimas į Vokietiją gali tapti pigesnis, jei derinate keliones su kitais klientais arba jei lankstumėte datos (pvz., važiuojiate ne per savaitgalį, kai brangiau). Bet nepulkite per žemiau – gaila savo nervų dėl 50 eurų skirtumo.

Kas su PVM mokesčiais?

Jei vežate tarp savo įmonių (Lietuva -> Vokietija), tai tai yra PVM mokestinis vežimas (Vokietijoje nereikia mokėti PVM, jei pateikiate PVM mokėtojo numerį). Sąskaita faktūra turi būti be PVM (0%), jei tenkina sąlygas. Būtinai patikrinkite, ar vokiškoje įmonėje nereikia specialios procedūros „Intrastat“, nors tai dažniau dėl prekių, ne biuro perkėlimo.

Ar galima vežti asmeninius daiktus kartu su biuro?

Galima, tačiau juos reikia aiškiai atskirti sąraše. Draudimas gali neapimti asmeninių daiktų, jei jie nėra užrašyti arba jei jų vertė per didelė. Geriau jų nevežti arba vežti atskirai. Vairuotojai dažnai nori, kad krovinių būtų kuo mažiau rūšių, kad greičiau iškrautu, o maišyti biuro kompiuterius su asmeniniais drabužiais nėra gerai.

Kaip elgtis su smulkių daiktų (knygų, puodų) vežimu?

Juos galima dėti į dėžes su kitais daiktais, tačiau būkite atidžių. Knygos labai sunkios, o puodai trūkstūs. Geriausia knygas dėti į mažesnes dėžutes, kad kiekviena neviršytų 15–20 kg. Niekas nenori, kad vairuotojas susižalotų nėšdamas dėžę su knygomis, kurioje vietoj 10 kg yra 30 kg. Tai neįmanoma pakrauti (t.y. pervargti). Nepamirškite užpildyti tuščių vietų putomis, kad dalykai nešoktų.

Ar reikia duoti arbatpinigių vairuotojui?

Tai jūsų pasirinkimas. Lietuvoje tai nėra įprasta, tačiau Vokietijoje arba kai vairuotojas padeda iškrauti labai daug, nedidelis arbatpinigis (pvz., 10–20 eurų) gali pagerinti jo nuotaiką ir jis gali padaryti ką nors papildomo. Bet nėra privaloma. Aš asmeniškai visada duodu, jei vairuotojas dirbo gerai – tai pagerina įmonės įvaizdį.

Kod�l verta rinktis patikimumą ir ką iš to gausite

Apibendrinant visą šią istoriją, noriu pasakyti vieną dalyką – rinkitės ne pagal kainą, o pagai tai, kaip jums kalba žmogus telefono gale. Biuro daiktų transportavimas į Vokietiją yra atsakomybingas reikalas, kur klaidos kainuoja brangiai. Nenorėčiau, kad jūsų verslas stabtųsi dėl to, kad serveriai nuskrito iš sunkvežimio arba kad dėžės pasimirko kažkur Dorstene. Rinkitės tuos, kurie sako tiesą, net jei ji nemaloni – tarkime, kad reikia laukti dieną ilgiau arba reikia papildomai supakuoti. Tada jūsų daiktai pasieks tikslą saugiai, o jūsų nervai išliks sveiki.