Saugios permainos biuro kraustymui į Vokietiją: praktinis vadovas be reklamos

Dirbu šioje srityje jau virš dvidešimt metų ir mačiau viską – nuo idealiai surengtų pervežimų iki tokių katastrofų, po kurių verslas atsigaudavo mėnesius. Kai kalba eina apie saugias permainas biuro kraustymui į Vokietiją, dažniausiai žmonės galvoja tik apie dėžių nešiojimą laiptais, tačiau tai tik maža dalis to, kas iš tikrųjų svarbu. Viskas prasideda ne tuomet, kai atvažiuoja sunkvežimis, o dar prieš mėnesį, kai reikia susitvarkyti su dokumentais ir logistika. Vokietija – tai ne Lietuva, ten taisyklės griežtesnės, o muitinė gali sustabdyti net ir mažiausią „Gazelę“ jei trūksta popierių. Šiame straipsnyje nerašysiu apie tai, kaip gražiai yra, o apie tai, kaip yra iš tikrųjų – su problemomis, vėlavimais ir realiomis situacijomis, su kuriomis tenka susidurti kelyje.

Pasiruošimas ir dokumentacija: be šio pagrindo nieko neveiks

Ar tikrai reikia inventorius, ar galima „akimis“?

Būtinai reikia detalaus inventoriaus. Vokietijos muitinės pareigūnai mėgsta tikslumą, ir jei sąraše parašysi „biuro reikmenys“, o atvers dėžę su brangiais serveriais, gali pradėti problemą. Saugios permainos biuro kraustymui į Vokietiją prasideda nuo to, kad kiekvienas daiktas turi savo pavadinimą ir apytikrę vertę. Turėjau atvejį, kai klientas atsiuntė sąrašą iš peties, ir mūsų vairuotojas praleido dieną pasienyje, aiškindamas, kas yra kas. Geriau praleisti valandą rašant Excel lentelę nei dieną stovėti ties Kaunu.

Kokius dokumentus reikia tur�ti su savimi?

Pagrindinis yra TIR knygelė arba ekspedicinė deklaracija, jei prekių vertė viršija 3000 eurų (arba taisyklės pasikeitė... reikia patikrinti, bet bent jau anksčiau taip buvo). Be to, reikės galiojančio vairuotojo pažymėjimo, techninio paso ir draudimo poliso, kuris galioja Vokietijoje. Dar vienas dalykas – „Verpackungsnachweis“ (pakavimo ataskaita), jei veži pakuotės atliekas atgal, tačiau tai dažniau būna aktualu didelėms firmoms. Paprasčiausiai pasakyk: visi popieriai turi būti „i“, kitaip bus bauda.

Ar reikia mokėti PVM už savo daiktus?

Jei pervežate įmonės turtą, kuris buvo naudojamas Lietuvoje ir tęsiate veiklą Vokietijoje, dažniausiai taikoma PVM išlyginimo procedūra. Viskas turi būti užregistruota Lietuvos ir Vokietijos mokesčių institucijose. Žinoma, tai skamba sudėtingai, bet geras brokeris su tuo susitvarko. Blogiausia, kai klientai bando taupyti ant brokerių ir pasirenka pačius pigiausius – tada gauni rafinuotų problemų, kurios kainuoja brangiau nei profesinalus paslaugų teikėjas. Saugios permainos biuro kraustymui į Vokietiją reikalauja, kad būtų sumokėti visi mokesčiai laiku, kitaip muitinė neleis išvežti krovinio.

Kas daryti, jei trūksta kai kurių faktūrų?

Tai labai dažna situacija. Seni kompiuteriai, baldai, kurių nebeįmanoma rasti. Tokiu atveju rašome „deklaracija apie prekių vertę“, kurioje patys įvertiname daiktų kainą pagal dabartinę rinkos vertę. Negalima meluoti – jei senas stalas kainavo 100 eurų, nerašyk, kad jis vertas 5 eurų, nors ir nusipirkęs jį prieš 10 metų. Muitinė turi savo katalogus, ir jei vertė atrodys absurdiškai maža, jie patys įverts pagal aukštesnes kainas, o tu gausi baudą už neteisingą deklaravimą.

Logistika: kaip ir kuo važiuoti

Kokį sunkvežimį rinktis – 3.5 ar 7.5 tonos?

Čia viskas priklauso nuo to, kiek turite daiktų. 3.5 tonos sunkvežimis yra patogus tuo, kad jo vairuotojui nereikia C kategorijos vairuotojo pažymėjimo, tačiau jis turi mažiau vietos. Jei kraunote pilną biurą su 10 darbo vietų, 3.5 tonos neužteks – ten telpa maždaug 10-12 europrekių dėžių ir keletas baldų. Didelėms saugioms permainoms biuro kraustymui į Vokietiją reikės 7.5 ar net 20 tonų vilkiko. Nepamirškite, kad Vokietijoje kai kuriuose miestuose dideliems sunkvežimiams įvažiavimas gali būti apribotas.

Ar vairuotojas turi kalbėti vokiškai?

Idealiu atveju – taip, tačiau realybėje dauguma vairuotojų moka angliškai arba rusiškai, ir su tuo kažkaip susitvarko. Problemų kyla, kai reikia kalbėti su vietine policija arba užsakyti vietos keltė. Vieną kartą mūsų vairuotojas nebegalėjo susikalbėti su apsauga Hamburge, ir teko man skambinti pačiam verčiant vokiškai. Taigi, jei įmonė neturi koordinatoriaus, kuris moka kalbą, geriau rinktis pervežėją su vokiškai kalbančiu personalu.

Kiek trunka kelionė į Berlyną ar Miuncheną?

Į Berlyną nuo Vilniaus važiuosi apie 12-14 valandų, jei nėra didelių spūsčių. į Miuncheną – ilgiau, apie 16-18 valandų. Tačiau nepamirškite, tai yra gryvas važiavimo laikas. Reikia pridėti pakrovimą (puse dienos), iškrovimą (puse dienos) ir poilsio laiką. Vairuotojai turi rigidiškas poilsio taisykles – negali važiuoti 20 valandų iš eilės. Taigi, saugios permainos biuro kraustymui į Vokietiją neįvyks per vieną dieną, jei tai yra didelis krovinys. Planuokite bent dvi dienas kelionei ir dar vienai dienai iškrovimui.

Ar galima veži pavojingus krovinius (pavyzdžiui, spausdintuvo rašalus)?

Taip, bet turi būti speciali žymėjimas ir deklaracijos. Negali tiesiog mesti spalvotų kasetių į bendrą dėžę. Vokietija labai griežtai žiūri į aplinkosaugą. Jei užtepsite kelią rašalais, baudos bus milžiniškos. Geriau tuos daiktus išsiųsti kurjeriu arba vežti atskirame konteneryje, uždengtame plastiku. Negerai, kai klientai slepia tokius daiktus – tada atsakingumas tenka ne tik jiems, bet ir pervežėjui, kuris gali neteisingai sužinoti apie krovinio turinį tik pasienyje.

Kas daryti, jei sunkvežimis sugenda kelyje?

Tai blogiausias scenarijus, bet jis įvyksta. Turi turėti kontaktus techninei pagalbai Vokietijoje. Dauguma didelių kompanijų turi savo partnerius, bet mažosios firmos gali likti priekalioje. Vieną kartą mums sugedo sunkvežimis netoli Hanoverio, ir vairuotojas teko laukti 6 valandas, kol atvažiavo meistras. Dėl to vėlome iškrovimą, ir klientas buvo nepatenkintas. Todėl visada klausk, ar pervežėjas turi techninį draudimą ir pagalbos planą.

Pakavimas: kaip išvengti suirusių monitorių

Ar verta pirkti naujas dėžes ar naudoti naudotas?

Naudokite naujas, arba labai kokybiškas naudotas. Biuro baldai, ypač LMD ploštės, dėžėse, kurios jau buvo drėgintos, tiesiog sugriauna. Saugios permainos biuro kraustymui į Vokietiją neįsivaizduojamos be tvirto pakavimo. Pirkite specialias dėžes kompiuteriams („computer boxes“) – jos turi putų viduje. Netaupykite ant dėžių, tai yra pigiausia draudimo priemonė. Jei dėžė suges perkeliant, visas turinys gali nukristi grindimis.

Kaip užsegti seifą, kad jis neišsuktų?

Seifai yra sunkūs ir slysta. Reikia jį ne tik užsegti, bet ir prifixuoti prie sienos sunkvežimyje, arba uždėti ant specialios paletės, kuri neleidžia judėti. Esu matęs, kaip seifas, neprifixuotas, važiavo kelyje kaip kulka ir išmušė vartus iš vidinės pusės. Laimei, niekas nenukentėjo, bet vartus teko keisti. Geriau užklauskite dėl specialios technikos kėlimui – seifus nešioti rankomis yra pavojinga nugarai.

Ar reikia išmontuoti stalus?

Būtinai. Net jei stalas atrodo mažas, jis užima daug vietos ir gali sulūžti nuo svorio viršuje. Išmontuokite kojas, užmaukite jas į atskiras dėžes su žymėjimu „A1“, „A2“ ir t.t. Lenta turi būti apvyniota sidabrine plėvele ir padėta ant vertikalių stovų. Jei paliksite surinktą stalą, tikėkitės, kad jis bus įbrėžtas arba sulūžęs. Vokietijos keliai nėra lygus, o posūkiai yra aštrūs.

Kaip pakuoti dokumentus?

Dokumentus geriausia pakuoti į mažas, tvirtas dėžutes, kurios telpa į rankinę (jei tenka kas nešti). Jei dėžė per didelė, ji gali plyšti po dokumentų svorio. Be to, svarbu pasižymėti dėžes – „FINANSAI“, „KADRAI“ arba „ARCHYVAS“. Niekada nemaišyk dokumentų su buitinėmis prekėmis (kavos puodeliais, šaldytuvais). Jei dings svarbi sutartis, bus daugiau rūpesčių nei dėl sulaužyto kėdės.

Ar reikia nuimti duris nuo spintų?

Taip, ypač jei tai yra didelės biuro spintos su stiklu. Durys nukrypsta nuo vyrių važiuojant nelygiu keliu, o stiklas gali subygti. Nuplėškite dureles, uždėkite ant jų apsauginę plėvelę (su burbuliukais) ir padėkite ant vertikalios lentos. Užrakinkite spintą, kad ji netyčia neatsidarytų. Vieną kartą spinta atsidarė ir iškrito visi failai... teko rūšiuoti valandas.

Vokietijos niuansai: ką reikia žinoti apie vietą

Ar galima užsibrėžti iškrovimą sekmadienį?

Vokietijoje sekmadienis yra poilsio diena, ir tai nėra pokštas. Net jei turi savo patalpas, negali leisti triukšmo. Kai kurie miestai leidžia iškrovą tik su specialiu leidimu, o kiti – visiškai draudžia. Saugios permainos biuro kraustymui į Vokietiją reikalauja gerai išsianalyzuoti vietos taisykles. Neklausk vairuotojo, jis gali nežinoti – paieškok informacijos miesto svetainėje arba klausk vietinio ūkio vadovo. Geriau planuok atvykti penktadienį arba pirmadienį ryte.

Kas su parkavimu miesto centre?

Didžiuosiuose miestuose (Frankfurtas, Miunchenas) vieta sunkvežimiui prieš biurą gali būti didelė problema. Reikia užsisakyti specialią stovėjimo zoną („Halteverbot“ pažymėjimas) iš savivaldybės. Jei pastatysi sunkvežimį uždraustoje vienoje, greitai atvažiuos policija ir paskirs baudą, o sunkvežimį gali tempti į aikštelę. Tai kainuos brangiau nei pačios pervezimo paslaugos. Vieną kartą teko mokėti 250 eurų baudą už 20 minučių stovėjimą.

Ar reikia valyti patalpas po iškrovimo?

Tai priklauso nuo nuomos sutarties. Dažniausiai Vokietijoje reikalaujama, kad išsikrausančios šalies paliktų patalpas „sweeping clean“ (išmuštas dulkių). Nereikia kviečti profesionalų valytojų, nebent sutartyje taip parašyta. Tačiau jei paliksi šiukšlių, savininkas pasamdys valytojus ir išsiųs sąskaitą tau. Geriau pasiimti šluotą ir panirti 15 minučių, nei vėliau ginčytis dėl 500 eurų sąskaitos.

Kaip su el. energijos ir vandens sąskaitomis?

Uždaryk visas sąskaitas prieš išvykdami. Pasiimk skaitiklių parodymus nuotraukomis arba su liudininku. Vokietijos kompanijos (pvz., Stadtwerke) gali ilgai siųsti sąskaitas po to, kai jau išvykai, ir jei nepateiksi parodymų, jas apskaičiuos pagal vidurkį, kuris dažnai būna per aukštas. Nereikia jų gąsdinti – būk atidus ir viską pateik laiku.

Ar yra kokių nors keistų taisyklių dėl šiukšlių?

Vokietija yra žinoma savo atliekų rūšiavimu. Negali tiesiog mesti visko į vieną dėžę. Jei turi biuro šiukšlių (popierius, plastikas), jas reikia susidėti į atskiras maišus ir nuvežti į artimiausią „Recyclinghof“. Niekada nepalik šiukšlių gatvėje – baudos didelės, o vietiniai gyventojai myli pranešti apie pažeidėjus. Tai yra dalis kultūros, kurios reikia gerbti.

Pinigai, draudimas ir rizikos

Kiek kainuoja vidutinis biuro pervežimas?

Kainos svyruoja labai stipriai. Mažam biurui (2-3 darbo vietos) į Berlyną gali tekti nuo 800 iki 1200 eurų. Dideliam biurui su 50 darbo vietų – kaina gali siekti 10-15 tūkstančių eurų. Saugios permainos biuro kraustymui į Vokietiją kainuoja, tačiau pigiausi pasiūlymai dažniausiai slepia staigmenas (pvz., pridėtinę mokesčius už kėlimą arba ilgesnį laukimą). Visada klausk apie galutinę kainą be papildomų mokesčių.

Ar draudimas apima viską?

Draudimas apima tik tą, ką deklaravai inventoriuje. Jei turi brangų serverį, kurio vertė 5000 eurų, o parašei, kad jis vertas 500 eurų, ir jis suges, gausi tik 500 eurų. Be to, dauguma draudimų neapima duomenų praradimo. Jei serveris sužuvo fiziškai, jį atlygins, bet jei dingo informacija – ne. Todėl darbkite atsarginęs kopijas (backup) prieš kelionę.

Kas nutinka, jei klientas atšaukia pervežimą paskutinę minutę?

Tada turi mokėti baudą. Logistikos kompanijos jau užsakė vairuotoją ir pasiruošė kelionei. Jei atšauki 2 dienas iki išvykimo, gali tekti sumokėti 50% ar net 100% sutartos kainos. Tai standartinė praktika. Nereikia pyktis – vairuotojai taip pat gauna algą, o jei jis nevažiuoja, kompanija praranda pinigus.

Ar galima mokėti grynaisiais?

Oficialiai – ne, viskas turi eiti per sąskaitą. Tačiau gyvenime yra įvairių situacijų. Kai kurie vairuotojai gali paprašyti „pinigų į rankas“ už papildomą kėlimą arba greitą iškrovimą (priešpiečiais). Aš to nerekomenduoju – nėra jokio dokumento, kad tu mokėjai, o vėliau gali skųstis, kad tu išviliojai pinigus. Geriau viską sutvarkyti oficialiai, net jei tai reiškia didesnius mokesčius.

Kaip elgtis, jei kažkas sulūžo iškrovimo metu?

Neskubėk pasirašyti perduoties akto (CMR), kol nepatikrino visko. Jei pastebėjai, kad monitoriaus ekranas įbrėžtas, parašyk tai akte. Vairuotojas gali būti nepatenkintas, bet tai tavo teisė. Vėliau bus per vėlu ieškoti atsakomybės. Esu matęs, kaip klientai pasirašinėja aktes akimirksniu, o tada skambina beprotybę dėl sulūžusių baldų. Be įrašo akte – bylos nelaimėti.

Ar verta rinktis mažas, nežinomas firmas?

Rizikinga. Didelės firmos turi atsakomybę, o mažos gali išnykti po to, kai gaus avansą. Saugios permainos biuro kraustymui į Vokietiją patikėtos tik patikimiems žmonėms. Patikrink įmonės rekvizitus, ar ji egzistuoja ne vieną dieną, ar turi transportą. Jei viskas vyksta per „Viber“ be sutarties – neik.

Ką daryti su likusiais daiktais, kurie netilpo?

Jei supratai, kad daiktų per daug, sunkvežimis nebeatveš. Turės organizuoti papildomą transportą, o tai kainuos brangiau, nes važiuos tuščias vienas arba su mažu kroviniu. Geriau iš anksto susitarti dėl dviejų mažesnių sunkvežimių, nei vieno didelio, kuris nepajėgs. Kartais pigiau išmesti senas spintas ir nusipirkti naujas Vokietijoje, nei jų vežti per visą Europą.

Organizaciniai klausimai ir darbuotojai

Ar darbuotojai turi važiuoti su sunkvežimiu?

Jei nori, gali, tačiau tai nėra saugu. Sunkvežimis neturi vietos keleiviams (nelegalu). Jei reikia, kad darbuotojai būtų su daiktais, juos reikia vežti atskiru automobiliu arbaautobusu. Be to, Vokietijoje keleiviai sunkvežimyje yra griežtai draudžiami, jei tai nėra speciali keleivinė mašina. Nenorėtum gauti baudos ir uždaryti verslą dėl tokių smulkių pažeidimų.

Kaip organizuoti darbą iškrovimo metu?

Paskirk vieną žmogų, kuris vadovauja. Jis turi turėti planą, kur stovi kas (pvz., „Direktoriaus kambarys – 2 aukštas“). Jei visi šaukia vairuotojui skirtingus dalykus, bus chaosas. Vairuotojas nėra vedlys, jis tiesiog nešioja dėžes. Atsakomybė už organizaciją – ant kliento. Geras planas sutaupo 3-4 valandas darbo.

Ar reikia maitinti vairuotoją?

Nebūtina, bet tai yra geras gestas. Jei iškrovimas trunka visą dieną, vairuotojams reikia pertraukos. Jei duosi jiems kavos arba sūrio sumuštinio, jie dirbs greičiau ir geriau. Žinoma, tai ne įpareigojantis dalykas, tačiau žmogiškas požiūris visada padeda. Esu girdėjęs istorijų, kai vairuotojai tiesiog „užstrigdavo“ su kroviniu, jei su jais elgdavosi kaip su robotais.

Kas daryti, jei naujose patalpose neįeina stalas pro duris?

Tai klasika. Matuooti patalpas reikia ne tik grindų plotą, bet ir durų, lifto angų matmenis. Vieną kartą teko išmontuoti langą, kad įneštume didelę konferencijos stalą. Tai kainavo papildomai 200 eurų už stalių ir lango montavimą. Jei abejoji – užsirezervuok kėlimo kraną arba patikrink, ar stalas gali būti išmontuotas pusiau.

Ar reikia persiųsti paštą į naują adresą?

Taip, tai ne logistikos, bet organizacijos klausimas. Užsiregistruok adreso perleidimą („Nachsendeauftrag“) Vokietijos pašto sistemoje. Tai kainuoja mažai, bet užtikrina, kad neliks svarbių laiškų sename biure. Be to, informuok bankus ir partnerius apie adresą pakeitimą mažiausiai 2 savaites iki išsikraustymo.

Išvada

Visas šis procesas atrodo bauginantis, tačiau su tinkama planavimu ir saugiomis permainomis biuro kraustymui į Vokietiją, viskas gali vykti sklandžiai. Svarbiausia yra ne bijoti klausti klausimų ir neskubėti. Nėra nieko blogiau nei spaudimas paskutinę minutę, kai dėl vieno trūkstamo popieriaus gali sustoti visas verslas. Rinktis patikimus partnerius, gerai supakuoti daiktus ir tikėtis, kad kelią gali sutrikdyti orai arba eismo įvykiai. Pasiruoškite šioms nenumatytoms situacijoms, ir tada Jūsų įmonės gyvenimas Vokietijoje prasidės be streso ir sulūžusių baldų. Sėkmės kelyje – jis ilgas, bet vertas to, jei viskas padaryta teisingai.