Saugios paslaugos biurų perkraustymui Vokietijoje ir Lietuvoje: kas slypo po dangčiu?

Dirbu šioje srityje jau virš dvidešimt metų, maždaug nuo 2000-ųjų pradžios, ir galiu pasakyti viena – biurų perkraustymas niekada nesibaigia taip, kaip planuojate brėžinyje. Ypač kai kalbame ne apie paprastus kėdes, o apie saugias paslaugas biurų perkraustymui Vokietijoje ir Lietuvoje, kur reikia sujungti skirtingas šalis, įstatymus ir, žinoma, vairuotojų nuotaikas. Dažnai klientai man klausia, kodėl tai kainuoja tiek daug arba kodėl truksta ilgiau nei valanda. Čia nėra tik dėžių kėlimas, čia visa logistika, kurią reikia suvaldyti, kad jūsų verslas nestotų. Tad jei planuojate judėti, pasiruošite kava, nes bus ilgai.

Bendrai apie tą patį procesą

Kiek laiko užtrunka toks perkraustymas?

Tai labai svyruoja. Jei tai mažas kambarys Vilniuje, tai gali užtrukti porą valandų, bet jei tai didelis biuras Frankfurte su trimis aukštais, tai tai jau diena ar dvi. Visada sakau klientams, kad geriau planuoti daugiau laiko, mažiau. Vieniems vairuotojams sekasi greitai, kitiems reikia daugiau laiko įsivaizduoti, kur kas stovi. Be to, kelias tarp šalių tai ne kelias per miestą. (Turiu omenyje, kad reikia sustoti pailsėti). Taip pat, jei tenka laukti lifto, tai prideda valandą.

Ką daryti su serveriais ir jautria technika?

Čia nėra vietos eksperimentams. Serveriai ir brangūs kompiuteriai turi būti pakuojami į specialias dėžes, o ne į paprastas kartonines, kurios sutrumpėja nuo svorio. Aš asmeniškai visada rekomenduoju išjungti viską ir pažymėti kabelius, kitaip vėliau IT specialistas prakeiks visą pasaulį, kai bandys viską prijungti atgal. Geriau, jei technika vežama atskirai nuo baldų, kad ant jos niekas nenukristų. Yra tokia taisyklė – jei dėžė su serveriu krenta, tuomet jau nebe mūsų problema, o draudimo, bet geriau to nuleisti iki nulio.

Ar jūs pakuojate viską patys?

Galime ir mes, ir jūs. Jei norite sutaupyti, darbuotojai gali susirinkti dėžes patys, bet tada užtikrinumo mažiau, nes ne visi sugeba uždaryti dėžę taip, kad ji neišsiskirtų. Mūsų komanda atveža savo pakuojamąją medžiagą, burbuliukus, lipdukus. Kartais atsitokia keistų situacijų, pvz., klientas padėjo į dėžę visą biuro augalį su žeme, ir naturally, tas augalai apvirto pervažiuojant kalnus Vokietijoje. Geriau leiskite mums tai padaryti, žinome, ką darome.

Kaip suskaičiuoti kainą?

Nieko tokio, kaip "kainoraštis", čia nėra. Atėjome, pažiūrėjome, kiek tų dėžių, kiek sunki, ar reikia nešti per trečią aukštą be lifto, ir tada pasakome. Kainą lemia ne tik atstumas, bet ir darbo laikas abiejuose galuose. Pavyzdžiui, jei reikia išmontuoti ir vėl surinkti penkias didelias konferencijos stalas, tai tai papildomai dar keletas valandų. Už saugias paslaugas biurų perkraustymui Vokietijoje ir Lietuvoje imamas mokestis už atsakomybę, o ne tik už degalus.

Ar galima perkraustyti savaitgaliais?

Galima, bet tai kainuos brangiau. Vairuotojai taip pat žmonės, nori ilsėtis, o Vokietijoje dar ir taisyklės griežtesnės dėl triukšmo sekmadieniais. Jei skubate, mes darome, bet tada reikia viską suderinti iš anksto, kad prie sandėlio būtų kas atidaryti. Kartais tenka papildomai mokėti už prižiūrėtoją, kuris ateina atidaryti duris šeštadienio ryte. Verta to?

Vokietijos specifika ir biudžetas

Kokios yra pagrindinės problemos Vokietijoje?

Vokiečiai yra labai tikslūs. Jei sutarėme, kad atvyksime 8:00, o mes vėluojame 10 minučių, jie jau skambina policijai arba rašo skundą. Be to, ten labai griežti taisyklės dėl atliekų – negali tiesiog padėti senų dėžių gatvėje, turi būti speciali vieta. Dar vienas dalykas – parkingai. Miestuose kaip Hamburgas ar Miunchenas tiesiog nėra kur sustoti su sunkvežimiu, tai reikia iš anksto gauti leidimą užimti vietą, kitaip gausite baudą, kuri užkirs kelią.

Ar reikalingi speciali leidimai?

Dažniausiai ne, jei tai ne centrinė miesto dalis arba zonoje, kurioje draudžiama sunkiasvoriai transportui. Bet geriau visada patikrinti vietinės savivaldybės reikalavimus. Vieną kartą turėjome problemą Berlyne, kur mums neleido įvažiuoti į gatvę, nes nebuvo pranešta apie pervežimą. Teko iškrautyti daiktus ant šaligatvio ir nešti rankomis 200 metrų. Tai brangena patirtis, tad leidimus užtikrinkite iš anksto.

Kiek kainuoja saugios paslaugos biurų perkraustymui Vokietijoje ir Lietuvoje?

Kaip jau minėjau, tokios paslaugos kaina prasideda nuo kelių šimtų eurų už mažus biurus ir gali siekti tūkstančius už didelius projektus. Verta atsiminti, kad čia įeina ne tik vairuotojo darbas, bet ir draudimas, kuris Vokietijoje būtinai turi būti aukštesnis. Jei kas nors nors sulūžina pervežant per sieną, be gero draudimo jums teks mokėti iš savo kišenojės. Taip pat, kainą įtakoo degalų kaina, kuri, deja, dabar nėra maža.

Kaip su parkavimu miestuose kaip Miunchenas ar Berlynas?

Tai košmaras. Privalu užsakyti specialią stovėjimo vietą ("Halteverbot" arba panašiai). Jei sustosite tiesiog taip, kad "penkiam minučių išmesti dėžę", galiu garantuoti, kad atvažiuos "Bundespolizei" ir greitai parašys spaudą. Mums pasitaikė atvejis, kai teko mokėti 150 eurų baudą už tai, kad stovėjome 3 minutes per daug. Geriau sumokėti už vietą iš anksto, nei vėliau ginčytis su vokiečių biurokratija.

Ar mokate mokesčius už įvažiavimą į miestą?

Taip, yra tokių miestų (pvz., "Umweltzone"), kur reikia turėti specialią žaliąją kortelę (Umweltplakette). Be jos negalima važiuoti į daugumą miestų centrų. Mūsų mašinos jos turi, bet jei nuomajatės mašiną patys, tikrinkite, ar ji tenka. Be to, kai kurie miestai ima mokestį už sunkiasvorio transporto įvažiavimą. Tai nedidelės sumos, bet jos susideda į bendrą sąskaitą.

Lietuva – kaip viskas vyksta čia

Ar Lietuvoje yra lengviau?

Lengviau tuo, kad visi kalbame tą pačią kalbą ir žinome tuos pačius "vabalius". Bet kelių būklė kartais gali nustebinti – yra vietų, kur vairuoti sunkvežimiu yra tiesiog pavojinga. Be to, Lietuvoje dažniau pasitaiko "savavališkumo" – pvz., kieno nors automobilis užstoja rampą ir nieko nepadarysi, lauki, kol savininkas sugrįš. Vokietijoje to nedarytų, čia – įprasta. Tačiau Lietuvoje žmonės dažniau padeda, jei paprašai.

Kokius dokumentus reikia turėti?

Standartinis sąrašas: važiavimo lapai, vairuotojo pažymėjimas, CMR konosamentas. Jei vežate brangius daiktus, būtinas inventorius (prekių sąrašas). Be to, jei tai ne jūsų, o nuomotojo mašina, reikia notarinio leidimo vairuoti. Vieną kartą sulaikė mums vairuotoją Lietuvoje, nes nebuvo tokio popieriaus, ir teko jį išgelbėti su antspaudais. Dabar visada tikriname du kartus.

Ar galite laikinai padėti daiktus sandėliuke?

Taip, turime savo sandėlius Vilniuje ir Kaune, taip pat partnerių Vokietijoje. Kartais nutinka taip, kad viena biuras turi būti iškrautas pirmadienį, o kitas galima priimti tik penktadienį. Tada viskas keliauja pas mus. Tai papildomai kainuoja, bet sutaupo nervus. Saugos paslaugos biurų perkraustymui Vokietijoje ir Lietuvoje dažnai įtraukia ir šią tarpinę saugojimo paslaugą, ypač jei verslas dar nebaigė derėtis dėl patalpų.

Kas daryti, jei kelyje sugenda mašina?

Tai blogiausias scenarijus. Tada skambiname techninei pagalbai. Esant poreikiui, iškrauname daiktus į kitą mašiną ir tęsiamame kelią. Kartais tai gali užtrukti pusę dienos. Vieną kartą mums viršų lūžo variklis netoli Kauno, ir teko viską perkrauti į pasitikėjimo asmeną, kuris važiavo pro šalį. Buvo šilta, vairuotojai buvo išsekę, bet daiktai pasiekė tikslą vėlu, bet saugiai.

Ar dirbate su didelėmis įmonėmis tik?

Dirbame su visais. Nors didelės korporacijos turi savo logistikos skyrius, jos dažnai perka mūsų paslaugas, kadangi neturi savo technikos Lietuvoje arba reikia papildomo "rankų" peak metu. Mažos įmonės dažniau renkasi mus dėl kainos, nors jose dažniau tenka susitarti tiesiog su vadovu, o ne su pirkeju. Abu atvejai svarbiausia yra komunikacija.

Dokumentai, rizikos ir kitokios bėdos

Kas nutinka, jei sulūža kompiuteris?

Jei mes kalti, mes atsilyginame. Turiu omenyje, jei dėžė nukrito iš rankų. Jei dėžė buvo blogai uždaryta viduje, tai jau ne mūsų kaltė. Visada įkelkite brangiausius daiktus į sąrašą ir nufotografuokite prieš išvežimą. Be to, draudimas padengia žalą, bet tik iki tam tikros sumos, todėl reikia įvertinti, ar verta tiems 5000 eurų kompiuterių mokėti papildomą draudimo privalomąją dalį. Geriau būti per daug atsargiam.

Ar draudimas apima viską?

Draudimas apima viską, kas įtraukta į sutartį ir inventoriumi. Tačiau yra dalykų, kurių draudimas nedengia, pvz., pinigai, brangūs papuošalai ar duomenys. Jei prarasite "Hard diską" su visais klientų duomenimis, draudimas jums nenusipirks naujo disko su duomenimis. Duomenų atkūrimas – tai jūsų (ir IT skyriaus) galva, mūsų tikrasis tikslas – pristatyti fizinę techniką vietoje.

Kaip atpažinti blogą pervežėją?

Jei kaina atrodo per gerai, kad būtų tiesa, tai greičiausiai yra. Jie gali paimti depozitą ir išnykti, arba pareikalauti dvigubos sumos prieš iškraunant daiktus. Girdėjau istorijų, kai įmonės išsiveždavo visus serverius į žinomą vietą ir reikalaudavo išpirkos. Nekreipkite dėmesio į pasiūlymus be sutarčių. Patikrinkite įmonės kodą ir, jei įmanoma, apsilankykite jų būstinėje (arba bent pažiūrėkite Google Maps). Saugumas brangiau, bet geriau nei prarasti verslo duomenis.

Ar galima pasitikėti "kiemsargiais" prie sandėlių?

Kartais, bet ne visada. Yra tokių vietų, kur "kiemsargis" yra tik tas, kuris gauna algą už tai, kad sėdi kabančioje kabinoje. Jei paliksite mašiną tokioje vietoje be užrakto, ryte gali rasti tuščią priekabą. Mes stengiamės naudoti tik saugius, apsaugotus parkavimus su vaizdo kameromis, ypač Vokietijoje, kur vagystės iš sunkvežimių vis dar pasitaiko, nors ir rečiau nei anksčiau.

Kas daryti, jei dėžės dingsta?

Tai retas atvejis, bet įvyksta. Tada tuojau pat skambiname policijai ir tikriname vaizdo įrašus. Jei dėžės dingo mūsų sandėlyje, mes atsilyginame. Jei kelionės metu – tai draudimo reikalas. Kartais tiesiog paklysta dėžės su etiketėmis, viena nuvyksta į Miuncheną, kita į Vilnių, nors abi turėtų būti ten pat. Todėl svarbu pažymėti dėžes ne tik "Biuras", bet ir "Vilnius, 2 aukštas". Tai sužlugsta klaidas.

Technika ir darbuotojai

Kokias mašinas naudojate?

Mes naudojame įvairias mašinas. Dažniausiai tai "Iveco" arba "Mercedes" sunkvežimiai su liftu. Kartais, jei daug mažų dėžių, imame didesnį "fiatą dokką" (ar kaip ten jį vadina... "Ducato"?). Tikrai nebesu tikras, kuris modelis dabar populiaresnis, bet tų dokių gausu. Svarbu, kad mašina būtų techninėje būklėje, nes vokiečiai keliuose labai griežti. Jei mašina sušlaps arba užsivers stabdžiai kalnyje, tai bus didelė bėda.

Ar darbuotojai kalba vokiškai ar lietuviškai?

Dauguma mūsų vairuotojų kalba lietuviškai, bet supranta pagrindinius žodžius vokiškai ("Links", "Rechts", "Stopp"). Jei reikia sudėtingesnio bendravimo su klientu Vokietijoje, mes siunčiame dispečerį, kuris kalba vokiškai, arba derinamės, kad klientas būtų pasiruošęs. Kalbos barjeras kartais sukelia juokingų situacijų, bet darbui tai ne trukdo, svarbiau suprasti gestus.

Ar reikia išmontuoti baldus?

Be abejo. Didelės spintelės nepraeis pro duris, net jei atrodo, kad praeis. Mūsų komanda turi įrankius, viską išsukame, uždengia viršų, kad neapsibrėžtų, o paskui vėl surinkime naujoje vietoje. Svarbu tik pasakyti, kurios detalės yra svarbios (pvz., stiklinės durys), kad jas pažymėtume. Kartais klientai bando tai daryti patys ir sugriauna spaustukus, tai mums tenka taisyti prieš surinkiant.

Ką daryti su atliekomis?

Mes pasirūpiname atliekų išvežimu. Jei turite senų dėžių, popieriaus, senų baldų, kurie netinka naujam biurui, mes galime tai nuvežti į perdirbimo centrą arba šiukšliadėžę. Vokietijoje tai labai griežtai reglamentuota – negali tiesiog mesti į mišką. Už tai imamas nedidelis mokestis, bet jūsų biuras išlieka švarus. Nereikia jums sukti galvos dėl to, kur dėti seną stalinę lentą.

Ar reikia gerti vairuotojams kavą?

Tai nebūtina, bet labai padeda. Vairuotojai yra paprasti žmonės, jei juos pavaišinsite arba duodate sumuštinį, jie dirbs geriau ir rūpinsis jūsų daiktais kaip savais. Yra tokia tautinė ypatybė, kad su pilnu pilvu viskas eina lengviau. Nereikia jokių prabangių pietų, tik paprasta humaniška nuoširdumas. Tai pas mane asmeninė patirtis – kur duoda kavą, ten dažniau ir niekas nesulūžta.

Išvada

Viskas susumuoja į tai, kad saugios paslaugos biurų perkraustymui Vokietijoje ir Lietuvoje reikalauja planavimo ir pasitikėjimo savo partneriu. Nekreipkite dėmesio į mažiausias kainas, ieškokite patikimumo ir patirties. Dirbu jau ilgai ir matau, kad taupymas ant draudimo ar kėlimo dažniausiai baigiasi brangiau. Geros kelionės ir sėkmingo perkraustymo, o jei kas – skambinkite, paaiškinsim. Geriau iš anksto paklausti, negu vėliau gailėtis.