Saugaus biuro perkėlimo į Vokietiją sprendimai

Dirbu šitoje srityje jau virš dvidešimties metų, tai mažai kas mane gali nustebinti, tačiau biuro perkėlimas į užsienį, ypač į Vokietiją, visada yra kaip loterija su neaiškiu laimėjimu. Žmonės dažnai galvoja, kad tai tik reikia užkrauti dėžes į sunkvežimį ir važiuoti, bet realybėje tai kur kas sudėtingesnė istorija, susijusi su dokumentais, muitine ir vokišku precizumu. Čia nebe tos dienos, kai galima buvo važiuoti „kaip kaimynas“, dabad reikia tikrai kruopščių saugaus biuro perkėlimo į Vokietiją sprendimų, kad nebūtumėte stovėję sienos pasienio punkte ir mokėję baudų už kiekvieną klaidą. Esu matęs įmonių vadovus, kurie verkdami stovėjo prie sugriauto serverio, todėl geriau pasiruošk iš anksto ir klausyk to, kas turi patirties, o ne tik teorijos iš vadovėlių.

Biuro technikos ir baldų logistika

Kiek laiko užtruks visas procesas?

Tikrai negaliu pasakyti tiksliai, nes tai priklauso nuo to, kiek turite daiktų ir ar jau surinkote dėžes, bet dažniausiai nuo planavimo iki pat atvežimo į Vokietiją eina apie savaitę ar dvi. Viskas prasideda nuo to, kai atvykstate į objektą įvertinti tūrį, nes jei sakote „turime keletą dėžių“, o ten stovi visa sandėlio apyvarta, tai sunkvežimis tiesiog netilps. Reikia suprasti, kad saugaus biuro perkėlimo į Vokietiją sprendimai prasideda ne nuo vairuotojo įsijungimo variklio, o nuo sąrašo sudarymo, kadangi be to niekas nejudės.

Ar galima perkelti viską per vieną dieną?

Teoriškai – taip, jei tai mažas biuras ir važiuojate tik į Berlyną ar netolimą miestą, bet praktiškai paprastai užtrunka ilgiau dėl iškrovos organizavimo. Vokietijoje daug kur yra griežti režimai, kada galima statyti sunkvežimius prie namo, todėl reikia gauti leidimus, o tai gali užtrukti. Kartais vairuotojas privalo laukti rytojaus, kad galėtų įvažiuoti į miesto centrą, todėl nereikėtų tikėtis, kad priešpiečia išsikraunate o 15:00 jau jaučiatės kaip namie.

Kaip elgtis su kompiuteriais ir serveriais?

Čia tikrai svarbiausia dalis, nes aš esu girdėjęs istorijų, kada vairuotojas tiesiog numetė dėžę su serveriu ant betono, o įmonė negalėjo dirbti savaitę. Serveriai turi būti supakuoti į specialias dėžes su putomis, o ne į paprastas kartono dėžes, kurios buvo skirtos popieriams. Jei neturite patirties, geriau pasamdyti specialistus, kurie tai padarys už jus, nes viena klaida gali kainuoti tūkstančius eurų.

Ar atvežiate ir baldus?

Žinoma, atvežame, bet turiu pasakyti, kad seni, suplyšę baldai dažnai neišsilaiko per tokią kelionę, ypač jei vairuotojas staigiai stabdo. Jei turite brangų dizainerių baldus, juos reikia išardyti arba uždengti storu stiklu plėvele, kitaip atvyks su įbrėžimais. Vieną kartą klientas tikėjosi, kad jo odinė sofa atvažiuos tokia pati kaip buvo, bet ji atvyko su drasknu, nes nebuvo uždengta.

Kas daryti su archyvais?

Archyvai yra sunkiausia dalis, nes jie sveria tonomis, o dažnai klientai pamiršta pasakyti, kad turi penkis metus dokumentų palikę rūsyje. Reikia tvarkingai susidėti į dėžes ir uždėti etiketes, kitaip mes tiesiog užkelsime visą kaip vieną didelį bloką, o vėliau jums teks dienomis aiškintis, kur yra kurie metai.

Ar padedate surinkti baldus vietos?

Įprastai taip, mūsų komanda padeda išpakuoti ir pastatyti stalus bei kėdes, bet jei tai sudėtingi sisteminiai baldai, kurių nė nebeįmanoma surinkti be instrukcijos, tai gali užtrukti. Geriau turėti po ranką tą instrukciją arba vietinį meistrą, kuris žino tą konkrečią sistemą, nes mūsų vyrai yra universaliosios pagalbos, ne baldų surinkėjai.

Ar reikia išardyti spintas?

Didelės metalinės spentas beveik visada reikia išardyti, jos tiesiog nepraeis pro duris ar liftą, o jei praeis, tai tik su dideliu rizika. Geriau tai padaryti iš anksto, kad neiškristų durys nuo vėžių, taip jau buvo vienoje situacijoje Vilniuje, kai teko kompensuoti naujų durų kainą.

Kaip apsaugoti grindis ir koridorius?

Tai labai svarbu, jei judate per dangorįžį arba jau įrengtą patalpą Vokietijoje, nes vietos administracija gali užpulti dėl įbrėžimų. Mes dedame apsaugines kilimėlius ir kartoną, bet jei klientas to nereikalauja, kai kurios firmos tiesiog nevažiuoja, kad nereikėtų tada ginčytis.

Vokietijos muitinė ir dokumentai (baisiausia dalis)

Kokius dokumentus reikia turėti?

Būtinai reikia turėti krovinių sąrašą (packing list) lietuvių ir vokiškai kalbomis, o taip pat važtaraštį CMR, be to, jei įmonė perkelia savo turtą, reikia deklaracijos, kad tai nėra prekyba. Be šių dokumentų saugaus biuro perkėlimo į Vokietiją sprendimai tiesiog neveikia, nes sienos kelyje sustos ir gali nuvežti krovinį į sandėlį laukinimo.

Ar reikia mokėti PVM?

Jei perkeliate įmonės turtą tarp savo padalinių (intra-community supply), tai PVM mokėti nereikia, tačiau turi būti teisingai užpildyta Sąskaita-faktūra ir PVM mokėtojo kodai turi sutapti. Jei padarysite klaidą, vokiečiams reikės mokėti 19 proc., o tada jūsės gaudysite iš savo buhalterės.

Kas yra EX1 dokumentas?

Tai dažnai painiojama, bet EX1 reikalingas tik jei išvykstate iš ES, o jei važiuojate į Vokietiją, tai ES viduje, taigi EX1 jums nereikalingas (nebent važiuojate per Šveicariją, tada tai būtina). Daugelis klientų baiminasi dėl šito, bet čia nėra problema, jei maršrutas eina per Lenkiją.

Ar dažnai sustoja muitinėje?

Statistiškai retai, jei viskas tvarkinga, bet jei vairuotojas atrodo įtartai arba sunkvežimis perpildytas, gali sustoti. Vokietijos muitininkai yra labai atidi ir mėgsta tikrinti, ar nėra cigaretėms ar alkoholiui skirtos slėptuvės tarp biuro stalų.

Kas nutinka, jei pamiršau dokumentą?

Tada prasideda nervai, nes reikės siųsti skenuotą kopiją el. paštu arba faksu (taip, faksai dar egzistuoja Vokietijoje), kol vairuotojas laukia. Jei dokumentų nėra visai, gali tekti grįžti atgal, o tai kainuoja brangiai.

Ar reikia draudimo?

Be abejo, ir ne todėl, kad aš jį parduodu, bet todėl, kad viena avarija autobane gali sunaikinti visą turtą. Draudimas kainuoja nedaug, palyginti su tuo, ką prarasite, jei sunkvežimis užsidegs arba užvers.

Ar galima vežti asmeninius daiktus?

Taip, galima, bet jie turi būti pažymėti atskirai sąraše, kad nebuvo painiojama su įmonės turtu, kitaip muitinė gali juos laikyti preke. Yra buvę atvejų, kai vadovai bandydami įsivežti brangų vyną sąskaitoje įrašydavo „biuro inventorius“.

Kaip deklaruoti kompiuterių programinę įrangą?

Fiziškai jos nevežate, bet reikia užtikrinti, kad serveriai yra išjungti ir duomenys užkoduoti, o ne tiesiog ištraukti kišenėje. Muitinė tai nekontroliuoja, bet jūsų IT skyrius tikrai padėkoti, jei duomenys nuskendo.

Ar reikia mokėti už atliekas Vokietijoje?

Kai kurie klientai bando atsikratyti senų baldų Vokietijoje, tačiau ten griežtos atliekų tvarkymo taisyklės, todėl paprasčiau tai padaryti čia, Lietuvoje, prieš važiuojant.

Kas daryti, jei kas nors sugenda?

Ką daryti, jei buvo sugadintas stalas?

Pirmiausia reikia padaryti nuotraukas vietoje ir parašyti pažeidimo protokolą (akte), kurį pasirašo vairuotojas. Be šio akto draudimo kompanija nieko nekompensuos, todėl neskubėkime išmesti dėžių ir viską išsidėlioti.

Ar greitai atvyksta kompensacija?

Draudimo kompanijos nebus, tai gali užtrukti nuo mėnesio iki trijų, priklausomai nuo to, kaip greitai pateiksite dokumentus. Nereikia tikėtis pinigų į dieną, nors mes visada stengiamės padėti paspartinti procesą.

Kas jei dingo dėžė?

Tai vyksta, retai, bet įvyksta, ypač jei krovinys buvo perkrautas ir dėžės nuslydo kelionės metu. Jei dėžės numeris sąraše, bet jos nėra – tai praradimas, ir draudimas turi tai padengti.

Ar atsakytate už duomenų praradimą?

Draudimas neapima duomenų, todėl jei sugija standusis diskas, mes atsakysime tik už disko kainą, o ne už tų duomenų vertę. Todėl dar kartą sakau – pasidarykite atsarginę kopiją prieš važiuojant.

Kas jei vairuotojas atsisako iškrauti?

Tai gali nutikti, jei vieta neprieinama (pvz., per siauras arba per aukštus laiptus be keltuvo). Tokiu atveju reikės samdyti vietinį keltuvą, ir tai papildomai kainuos klientui.

Ar padedate rasti vietinį meistrą jei kas sugedo?

Mes turime kontaktų, bet paprastai tai ne mūsų problema, o kliento, nes mes atvežame taip, kaip buvo paėmta. Tačiau galiu pasiūlyti kelis telefonus, jei būsite be galo desperuoti.

Kainos ir paslėpti mokesčiai

Kaip susiformuoja kaina?

Kaina priklauso nuo tūrio kubiniais metrais ir atstumo, taip pat nuo to, kiek darbo reikia įdėti į pakrovimą ir iškrovą. Neklauskite „kiek kainuoja perkėlimas“, nes aš negaliu atsakyti be matavimų, kaip negaliu pasakyti, kiek kainuoja statyti namą be brėžinių.

Ar yra paslėptų mokesčių?

Sąžiningos firmos jų neturi, bet yra tokių, kurios paskui priduria už lifto naudojimą, už automobilio stovėjimą mieste arba už „ilgą nešimą“. Aš visada stengiuosi įkainiuoti visą į kainą iškart, kad nereikėtų ginčytis prie durų.

Ar reikia mokėti užskaitą?

Dažniausiai taip, reikia sumokėti 10-30 proc. užskaitą, kad užfiksuotumėte datą ir paruoštume komandą, be to, tai užtikrina, kad klientas „nudings“ paskutinę minutę.

Kas atsitinka, jei atšaukiate perkėlimą?

Jeigu atšaukiate paskutinę dieną, užskaita negrąžinama, nes mes jau esame paruošę vairuotojus ir kitus klientus atidėję. Verslas yra verslas, ir laukas yra pinigai.

Ar galima apmokėti pavedimu?

Taip, galima, bet reikia, kad pinigai atvyktų prieš pradedant darbus arba turi būti pateikta patvirtinimo dokumentacija, kad mes nebūtume patikti, kai viskas baigta.

Ar pigu vežti patys?

Gali atrodyti pigu, jei turite draugą sunkvežimio vairuotoją, bet jei sugenda variklis arba sulūžta nugarą, kaina iškart tampa nepaprastai brangi. Profesionalūs saugaus biuro perkėlimo į Vokietiją sprendimai atrodo brangiau iš pradžių, bet taupo nervas ir pinigus ilgalaikėje perspektyvoje.

Specifiniai klausimai apie Vokietiją

Ar reikia vokiško kalbos žinojimo vairuotojui?

Labai padeda, ypač kalbant su muitininkais arba vietine policija, jei kils nesklandumų, tačiau su angliškai kalbančiu vairuotoju dažnai taip pat išeis, bet ne visada. Vokiškas precizimas reikalauja, kad būtų suprasta tiksliai, kas parašyta dokumentuose.

Ar galiu važiuoti su vairuotoju?

Techniškai gali, jei yra vietos (miegamos vietos), tačiau dauguma firmų to neleidžia dėl draudimo ir saugumo. Be to, kelionė per visą Europą su sunkvežimiu nėra labai patogus poilsis.

Ar reikia Umweltplakette (žaliasis skydelis)?

Taip, be abejo, jei važiuojate į miesto zonas, kuriose ribojami taršos automobiliai, be šio skydelio gausite baudą. Mums tai įprasta tvarka, mes juos turime, bet jei važiuojate patys – neapsimokysite.

Ką daryti su automobiliu, jei reikia važiuoti į zoną be automobilių?

Ten reikia gauti specialų leidimą „Ausnahmegenehmigung“, kurį dažnai turi užtikrinti klientas iš savo nuomininko Vokietijoje. Mes negalime to padaryti savaitę prieš.

Ar dirbate sekmadieniais?

Vokietijoje sekmadieniais draudžiama vykdyti krovinių pervežimus (išskyrus keletą išimčių), todėl planuokite savo atvykimą darbo dienomis, jei norite išvengti didelių problemų.

Ar yra kelių mokesčių?

Keliai Vokietijoje (Autobahn) daug kur nemokami, bet sunkvežimiai turi mokėti mokesčius pagal „MAUT“ sistemą, tai įskaičiuota mūsų kainoje, jums nereikia stovėti prie mokomųjų bokštelių.

Kokios yra didžiausios problemos su vietine administracija?

Vokiečai mėgsta taisykles, todėl dažniausia problema yra tai, kad nėra leidimo statyti pastogę arba užimti vietą gatvėje. Reikia viską sutarti su „Ordnungsamt“ (tvarkos tarnyba) iš anksto.

Ar reikia tikrinti, ar pastate yra liftas?

Žinoma, aš ne kartą esu girdėjęs, kad klientas sako „yra liftas“, o atvykus pasirodo, kad liftas tik iki 3-ojo aukšto arba jo tūris per mažas biuro stalui. Tikrinimas iš anksto išgelbėja nuo nereikalingo streso.

Ar galite padėti su biuro vietos paieška Vokietijoje?

Mes ne esame nekilnojamojo turto brokeriai, bet per 20 metų turime susikrovę kontaktų, todėl galiu kažką patarti arba nukreipti į žinomus žmones, jei tikrai užstrigsite.

Ką daryti su augalais?

Augalus vežti per sieną gali būti sudėtinga dėl karantinių reikalavimų, todėl paprasčiau juos dovanoti kaimynams arba įsigyti naujus Vokietijoje, nei mokėti za inspekciją.

Ar saugu vežti pinigus?

Mes nevežame pinigus, tai ne mūsų kompetencija, tam yra ginkluoti pasieniečiai arba specialios apsaugos firmos, mes vežame tik krovinius.

Kas daryti, jei vairuotojas susirgo?

Tai retas atvejis, bet mes turime rezervinių vairuotojų arba galime suorganizuoti krovinio perėmimą kitam sunkvežimiui, nors tai užtruks šiek tiek ilgiau.

Ar perkeliate ir maisto prekes?

Biuro perkėlimo metu mes nevežame maisto prekių, nes tai reikalauja kitokio transportavimo režimo ir temperatūros, todėl geriau suvalgyti visus sausainius prieš išvykstant.

Ką daryti, jei Vokietijos pusėje nėra kur įvažiuoti?

Tada reikia ieškoti artimiausios stovėjimo aikštelės ir vežti daiktus rankomis arba su smulkiuoju transportu, kas brangina procesą, todėl tikrinite adresą dar kartą.

Ar reikia iš anksto rezervuoti vietą stovėjimui?

Taip, miestuose kaip Miunchenas ar Hamburgas be rezervacijos niekas nepastos, net ir penkias minutes, todėl šis dalykas yra labai svarbus planavimo etape.

Išvada

Galiausiai, noriu pasakyti, kad nors šiame straipsnyje paminėjau daug bėdų, gerai suplanuotas saugaus biuro perkėlimo į Vokietiją sprendimai gali vykti labai sklandžiai, net jei tarp to atsiras nemažai juoko. Svarbiausia yra neapsisukti galva ir pasitikėti tiems, kurie tai daro kasdien, o ne bandyti viską išsiaiškinti paskutinię minutę iš forumų. Žinau, kad kainos kelia nerimą, bet kokybė ir ramybė, kai žinai, kad tavo turtas saugus, verta daugiau nei kelios dešimtys eurų sutaupymui. Sėkmės verslui užsienyje ir tikimės, kad jūsų serveriai liks sveiki, o vokiškas biuras pradės veikti be nesklandumų.