Ryšių palaikymas užsakymo procese persikraustant į Vokietiją: kaip išlikti sveikam

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt penkerius metus ir galiu pasakyti vieną – paprastai viskas vyksta sklandžiai, tik kai pradeda trūkti ryšio, tada prasideda chaosas. Ryšių palaikymas užsakymo procese persikraustant į Vokietiją yra tas pagrindinis raktas, kuris apsaugo jus nuo nervingų naktų ir galvos skausmo. Ne visada viskas vyksta taip, kaip parašyta vadovėliuose, kartais vairuotojas prapuola pietus, arba muitinėje užstringa dokumentai, todėl tadas ir išsiskiria geri logistikos partneriai nuo tiekėjų, kuriuos tiesiog nebepavykta surasti. Kalbėsime tiesiogiai, be jokių uždažinėjimų.

Kaip pradėti ir kodėl taip tylu?

Ką daryti, kai paskambinau ir niekas nepaėmė?

Nenervinkites, tai labai dažna situacija. Esu matęs tūkstančius užsakymų, ir 90 proc. atvejų диспетчерius tiesiog užsiimęs kitu vairuotoju, kuris šiuo metu griuvo kelyje arba bando išsiaiškinti adresą Berlyne. Palikite žinutę su savo kontaktiniu duomenimis ir trumpai aprašykite, ką reikia pervežti. Jei po dviejų valandų niekas nesiskambina – skambinkite dar kartą, tikrai nekalta, tiesiog buvome užsiėmę. Kartais telefonai būna išjungti statybos aikštelėse arba sandėliuose, kur signalas silpnas. Tiesiog kantriai laukite, mes jus išgirsime.

Ar geriau rašyti el. paštu ar skambinti?

El. paštas yra geras dėl dokumentų, bet jeigu jums reikia greito atsakymo apie vairuotojo vietą, skambinkite. Aš asmeniškai dažnai turiu dešimtis neatskaitytų laiškų, jeigu diena yra įtempta, o telefonas visada šalia ausies. Tačiau dėl kainos sutarčių ir oficialių reikalavimų rašykite laišką, kad turėtumėte užrašą rankoje. Geriausias variantas – parašykite laišką ir po to paskambinkite, patvirtindami, kad gavote jį. Taip užtikrinsite, kad informacija neprarasta tarp kitų reikalų.

Kodėl reikia nurodyti tiek daug detalių iš karto?

Todėl, kad vokietis mėgsta tikslumą, o mes nenorime, kad vairuotojas atvyktų su per mažu sunkvežimiu. Jei sakyčiau, kad reikia pervežti "sofą", aš nežinau, ar tai dvivietė kampinė, ar mažas fotelis. Ryšių palaikymas užsakymo procese persikraustant į Vokietiją prasideda būtent nuo detalaus inventoriaus sąrašo, kitaip kainos skaičiavimas tampa tiesiog spėliojimu. Turime žinoti, ar reikia nešti iš trečio aukšto be lifto, ar tik iš pirmo. Informacijos kiekis lemia mūsų galimybę pasirinkti tinkamą techniką.

Ar galima pasitikėti žodžiu be įrašų?

Negalima. Nors aš ir esu sąžiningas žmogus, atmintis yra klaidinga dalykas. Turėjau atvejų, kai klientas sako, kad mums suderėta dėl pianino pervežimo, o mano žinutėse rašo tik apie stalus. Visada prašykite patvirtinti suderetus dalykus raštu, net jei tai trumpa žinutė "Sutinku su kaina 500 eurų". Tai apsaugo ir jus, ir mus nuo nesusipratimų, kai ateina mokėti už paslaugas. Verbalinis susitarimas lietuviškoje realybėje dažnai nuveda į ginčus.

Kodėl kaina keičiasi pokalbio metu?

Kartais aš iš klausų sužinau apie naujus aplinkybių, kurias paminėjote vos dabar. Pavyzdžiui, sakote, kad reikia paimti dėžes iš draugo garažo Kaune ir vežti į Miuncheną, bet pamiršote paminėti, kad tas garažas yra požeminiame aukšte su labai siauru įvažiavimu. Tokiose situacijose reikalingas specialus kėliklis arba papildomi rankiniai darbininkai, o tai kainuoja. Mes stengiamės kainas laikyti stabilias, bet techniniai niuansai keičia visą darbo eigą.

Ar reikia avanso, ir kiek?

Įprastai mes prašome nedidelio avanso (apie 10-30 proc.), kad užfiksuotume jūsų datą ir neleistume kitiems klientams užimti to paties vairuotojo. Jei mums pasakote "mes tik susiruošiame", niekas negaroja, kad po savaitės transportas bus laisvas. Avansas yra jūsų garantas, kad mes judėsime į priekį ir rezervuosime vietą. Jei atšaukiate paskutinę minutę, avansas gali likti mums, kaip kompensacija už prarastą laiką.

Dokumentai ir biurokratija

Kokius dokumentus reikia paruošti?

Pagrindinis dalykas yra krovinio sąrašas (inventorius). Jis turi būti gana tikslus, nes vokiečių muitinė arba policija gali sustabdyti mašiną. Jei vežate daug asmeninių daiktų, gali tekti pildyti specialų deklaraciją, kad tai ne prekės, o asmeninis turtas, kai persikraustote į Vokietiją. Taip pat pasiruoškite asmens dokumentus, jei reikės pasirašyti perdavimo aktus. Geriau turėti visą tai paruošta elektroniniu būdu, kad greitai nusiųstumėte vairuotojui.

Kas daryti, jei neturiu inventoriaus sąrašo?

Tuomet turėsite jį susidaryti. Galiu padėti brėžtine struktūra, bet turėtumėt patys suskaičiuoti, kiek dėžių, kokių baldų, ar yra kažko ypatingo. Vieną kartą klientas sakė "kelios dėžės", o pasirodė, jų buvo trisdešimt ir visos pilnos knygų, kurios sverdė kaip švinas. Ryšių palaikymas užsakymo procese persikraustant į Vokietiją be sąrašo tampa labiau loterija nei planuotas procesas. Pradėkite rašyti nuo didžiausių daiktų iki mažiausių.

Ar jūsų įmonė tvarko custom clearance (muitinę)?

Taip, mes padarome viską, kas priklauso nuo mūsų, jei sutartame tai iš anksto. Tačiau jei jūsų krovinys yra "pilnas režimas" (t. y. naujos prekės), jums gali reikėti savo brokerio arba mums reikės papildomų duomenų. Asmeninių daiktų persikraustymui paprastai muitinės procedūros yra paprastesnės, bet visada reikia nurodyti teisingą HSA kodą, kad nebūtų rūpesčių sienoje. Geriau klausti iš karto, kad nereiktų mokėti baudų už vėlavimą.

Kas yra CMR sąrašas?

Tai tarptautinis krovinio vežimo dokumentas, kuris įrodo, kad perėmėme krovinį ir atsakome už jį. Jis turi būti pasirašytas ir atiduotas jums bei mums. Be CMR, jei dingsta daiktas, bus labai sunku įrodyti, kad jie buvo mūsų sunkvežimyje. Vokiškoje sistemoje CMR yra šventas popierius, taip pat kaip sutartis. Neleiskite vairuotojui važiuoti be pasirašyto dokumento, kai jis pasiima jūsų daiktus.

Ar saugu siųsti dokumentų kopijas Viber'u?

Asmeniniams daiktams viskas gerai, bet jei ten yra jautrių duomenų, geriau naudoti el. paštą. Tačiau praktiškai mes visi naudojame Viberą ar WhatsAppą greitam informacijos keitimuisi, pvz., siųsti nuotraukas išorės arba vietos žemėlapį. Nereikia būti per daug paranoidiškam, bet jei tai juridiniai dokumentai, geriau nusiųsti saugiu kanalu. Mes esame prisitaikę prie šiuolaikinio gyvenimo, todėl žinutės yra normalus dalykas.

Kas daryti, jei padariau klaidą dokumentuose?

Skambinkite mums iš karto. Kartais klaidų ištaisyti neįmanoma be didelių rūpesčių, pvz., jei nurodėte blogą vietą, bet dažniausiai galime viską suvesti iš naujo. Vienas klientas rašė "Miuncenas" vietoje "Miunchenas", ir vairuotojas važiavo į Bavarijos miestelį, o ne į didmiesčio centrą (ach, tie vokiški pavadinimai). Greitas ryšys su mūsų dispečeriu padėjo nukreipti jį teisingai prieš jis pervežė per pusę Vokietijos.

Kelionės eiga ir vairuotojai

Ar galiu sužinoti, kur yra mano krovinys?

Taip, mes galime jums nusiųsti vietą pagal GPS, jei vairuotojas leidžia. Tačiau nereikia šauktis į telefoną kas valandą. Vairuotojams reikia poilsio, jie negali būti prie vairo visą laiką. Paprastai mes informuojame, kai mašina išvyksta, kai pasiekia Lenkijos-Vokietijos sieną ir kai artėja prie paskirties taško. Ryšių palaikymas užsakymo procese persikraustant į Vokietiją reikalauja pasitikėjimo – mes norime, kad krovinys atvyktų greičiau nei jūs.

Ar vairuotojai kalba lietuviškai?

Dauguma mūsų vairuotojų yra lietuviai, tačiau kartais dirbame ir su patikimais vietiniais partneriais arba vokiškais vairuotojais. Jei jums būtina, kad vairuotojas kalbėtų lietuviškai, prašome tai pasakyti iš karto, surasime tinkamą žmogų. Jei vairuotojas kalba tik vokiškai arba angliškai, mūsų dispečeris gali būti vertėju telefonu. Nebijokite to, svarbiausia, kad krovinys atkeliauja saugiai.

Kas nutinka, jei vairuotojas užstringa į spūstį?

Vokietijoje spūstys yra kasdienybė, ypač prie Hamburgo arba kelias A9. Tai yra įskaičiuota į įprastą laiką, tačiau jei įvyksta avarija ir stovimas trunka valandas, mes informuojame jums. Nereikia panikuoti, mašina nebus dingusi. Kartais mes netgi galime paskaičiuoti alternatyvų maršrutą, jei spūstis atrodo fatališka, bet sunkvežimiams tai sunku padaryti greitai.

Ar galiu važiuoti kartu su vairuotoju?

Techniškai tai galima tik tuo atveju, jei tai yra "pervežimas su keleiviu" ir yra atitinkamai įforminta draudimo bei leidimų dokumentacija. Paprastai krovininiame sunkvežimyje keleiviai negali važiuoti dėl įstatymų. Esu matęs, kaip žmonės bando įsikalbėti, bet mums nelabai ką padarys, jei sustos policija. Geriau susitarti dėl savo nuosavo transporto arba traukinio, o daiktus palikti mums.

Kas daroma, jei vairuotojas negali rasti adreso?

Vokiški miestai gali būti painūs su vienodais pavadinimais gatvių (pvz., "Hauptstraße" yra beveik kiekviename mieste). Jei matote, kad vairuotojo žemėlapyje jis suko ratą 20 minučių, paskambinkite arba pradėkite bendrauti tiesiogiai su juo, jei turite numerį. Mes taip pat padedame naviguoti dispečerio centre. Kartais problema būna ne adrese, o tame, kad gatvė yra uždarta statyboms, o navigacija to neparašo.

Ar vairuotojas padės supakuoti daiktus?

Įprastai ne, vairuotojo darbas yra vairuoti ir užtikrinti, kad krovinys nešoktų kelyje. Jei jums reikalingi rankiniai darbininkai pakuojant ar iškraudant, tai turi būti susitarta iš anksto kaip papildoma paslauga. Vairuotojas gali padėti pastumti vieną-dvi dėžes, bet jo nėra įpareigota nešti jūsų pianiną trečiu aukštu be lifto. Tai būtų tiesiog nepagarba jam kaip profesionalui.

Paslaugos Vokietijoje ir iškrovimas

Kaip vyksta iškrovimas Vokietijoje?

Kai vairuotojas atvyksta į vietą, jis turi sugebėti priartėti prie įėjimo ne toliau kaip 20 metrų (taip yra įprasta taisyklė, bet nėra absoliuti). Jei namas yra senas type su siauromis gatvėmis, gali tekti nešti toliau. Vairuotojas iškrauna daiktus ant grunto, o jūs juos pasitempate į butą. Jei reikia įvežti į butą, reikia susitarti dėl "krovinių nešimo" paslaugos iš anksto, kitaip vairuotojas gali tiesiog išvažiuoti.

Ar galima atidėti pristatymą dienai vėliau?

Galima, bet tai kainuoja. Vokietijoje stovėjimo vietos sunkvežimiams yra labai brangios, o vairuotojo laikas – pinigai. Jei jūsų butas dar nebaigtas remontuoti, o krovinys jau čia, teks susimokėti už dienos stovėjimą sandėlyje arba laukimą. Geriausia yra sinchronizuoti datas, kad nereikėtų mokėti už vairuotojo "atostogas" prie jūsų namų kieme.

Ar apdraudžiate mano daiktus?

Taip, mes turime atsakomybės draudimą pagal tarptautines konvencijas, bet jo ribos ne visada padengia viską. Jei vežate brangų rolex arba tūkstančio eurų vertės meninę paveikslą, praneškite mums apie tai. Standartinis draudimas gali neįvertinti jūsų kolekcijos vertės. Geriau deklaruoti aukštesnę vertę iš anksto ir mokėti šiek tiek daugiau, nei vėliau gailėtis prarasto turtą.

Kas daryti, jei kažkas sužalojo pervežimo metu?

Pirmiausia – nufotografuokite žalą vietoje ir parašykite pastabą į CMR dokumentą prieš vairuotoją išvažiuojant. Jei pasirašysite dokumentą be pastabų, vėliau bus beveik neįmanoma įrodyti, kad lūžo koja nuo sofos ne jūsų bute, o kelyje. Mes esame sąžiningi, jei mes sulaužėme – mokame, bet turime įrodymų. Be nuotraukų ir užrašų draudimo kompanija tikrai atmoks pretenziją.

Ar paslaugos kaina apima ir šiukšlių išvežimą?

Paprastai ne. Vokiškoje kultūroje labai griežtai laikomasi taisyklės – kas atvyksta, tas turi išvežti ir pakuotes. Jei norite, kad mes išvežtume dėžes ir plėves, tai yra papildoma paslauga. Klientai dažnai mano, kad tai įeina į kainą, bet mums taip pat reikia važiuoti į šiukšliadėžę, kur taip pat mokama už įleidimą. Susitarkite dėl to iš anksto, kad nebūtų keisto nuostabos pabaigoje.

Ar dirbate savaitgaliais ir šventinėmis?

Dirbame, tačiau tai kainuoja brangiau. Vokietijoje darbuotojų apsauga yra labai stipri, ir vairuotojui dirbti sekmadienį reikia mokėti papildomai. Jei jums būtina, kad baldai būtų atvežti sekmadienį ryte, mes tai padarysime, bet tikėkitės prie "P" (premjum) kainos. Geriau planuokite persikraustymą į darbo dienas, jei norite sutaupyti.

Kas yra "Schleppnetzfahrzeug" ir kodėl tai svarbu?

Tai yra speciali transporto priemonė, skirta pervežti didelius, bet nesuskleistus krovinius (pvz., šarvuotas duris, ilgas lentas). Jei jūsų krovinys netelpa į standartinę 13,6 metro puspriekabę, reikės tokio spec. transporto. Dažnai klientai nenuožiūri, kad jų sofa yra 2,5 metro ilgio, kai atverčiamas, tai sukuria problemų. Mums apie tai reikia žinoti prieš pradedant planuoti maršrutą.

Problemų sprendimas ir mokėjimai

Ar galima mokėti grynaisiais pinigais vairuotojui?

Geriau ne. Vokiškoje aplinkoje grynųjų pinigų cirkuliacija ribojama, o vairuotojai dažnai neturi teisės priimti didelių sumų. Mokėkite sąskaitą-faktūrą į mūsų įmonės banką. Tai saugiau ir jums, ir mums. Jei duodate pinigus vairuotojui, o jis juos "pamiršta" užregistruoti, mes nežinome, kad jūs esate sumokėję, ir gali kilti nemalonių situacijų išieškojimo būdu.

Kas nutinka, jei aš pavėluoju mokėti?

Jei užsakymas jau vykdomas, o mokėjimas vėluoja, mes sustabdome pristatymą iki kol pinigai užsikrauna. Tai standartinė praktika, nes mes neesame labdaros organizacija. Vieną kartą teko laukti tris dienas, kol klientas surado pinigus, o mašina stovėjo Miuncheno centre (labai brangu). Ryšių palaikymas užsakymo procese persikraustant į Vokietiją taip pat reiškia ir laiko sąžiningą vertinimą bei mokėjimų discipliną.

Kaip elgtis, jei dingo daiktų?

Skambinkite iš karto. Mes turime procedūrą praradimo atvejais. Visada tikriname vaizdo įrašus iš mašinos viduje (jei tokių turime) ir klausiame vairuotojo. Kartais daiktai nukrenta už baldų arba užslenka po gultu. Retais atvejais gali būti vagystės, nors tai Vokietijoje pasitaiko retai. Jei dingo brangus daiktas – kvieskite policiją vietoje, tai padės draudžiui.

Ar turiu nuolaidų nuolatiniams klientams?

Taip, jei jūsų įmonė perveža krovinius kas mėnesį, mes sudarome individualias sutartis. Bet jei tai vienkartinis persikraustymas, nuolaida gali būti nedidelė, nes mūsų maržos nėra tokios didelės, kaip atrodo. Kainos susideda iš kuro, mokesčių ir vairuotojo atlyginimo, kurie Vokietijoje yra vieni aukščiausių Europoje. Todėl maža galimybė nuleisti kainą žemiau savikainos.

Ką daryti, jei man nepatinka vairuotojo elgesys?

Skambinkite mums. Mes nedraudžiame elgtis drąsiai, bet jei jūs manote, kad jums elgiasi agresyviai arba neetiškai, pranešite dispečeriui. Mums svarbus mūsų įvaizdis. Esu matęs vairuotojus, kurie tiesiog pavargę ir gali atrodyti piktų, nors jie tokie nėra. Tačiau jei tai tikras problemų šaltinis, mes imsime priemonių. Nenorime, kad jausiatės nepatogiai savo namuose.

Ar galima keisti maršrutą kelionės metu?

Galima, bet tai labai brangu. Jei vairuotojas jau važiuoja į Frankfurtą, o jūs nusprendžiate, kad reikia važiuoti į Štutgartą, tai reiškia šimtus papildomų kilometrų ir kuro. Maršruto keitimas turi būti labai gerai pagrįstas. Kartais keičiame adresą tame pačiame mieste už papildomą mokestį, bet keisti miestą – tai jau naujas užsakymas.

Kodėl taip ilgai trunka išrašyti sąskaitą-faktūrą?

Mes stengiamės tai padaryti tą pačią dieną, kai paslauga atlikta, bet kartais buhalterija užstringa. Jei reikia sąskaitos greitai (pvz., darbovietei ataskaitai), paprašykite "ProFormos" iš karto, o galutinę gausite vėliau. Mūsų sistemos yra prijungtos prie Vokietijos mokesčių sistemos, todėl kartais tenka laukti sinchronizacijos. Kantrybė čia taip pat vertinama.

Ar galiu pasitikėti mažomis firmomis, kurios siūlo pigiau?

Kartais taip, bet dažnai ten yra pavojus. Aš mačiau daug atvejų, kai "pigūs" pervežimai baigdavosi tuo, kad vairuotojas reikalaudavo papildomo pinigo prieš pat duris, kitaip negrąžins daiktų (toks "šantažas"). Ryšių palaikymas užsakymo procese persikraustant į Vokietiją su patikima įmone užtikrina, kad jūsų daiktai nebus įkalinę. Geriau sumokėti šiek tiek daugiau, bet miegoti ramiau.

Išvada

Galiausiai, viskas susiformuoja į vieną paprastą tiesą – geras ryšys ir sąžiningumas yra svarbiau nei mažiausia kaina. Persikraustant į Vokietiją, kuriame viskas turi būti tvarkingai, jums reikalingas partneris, kuris pasakys tiesą, net jei tai nėra patogu. Ryšių palaikymas užsakymo procese persikraustant į Vokietiją nėra tik skambinimai, tai ir gebėjimas išgirsti tavo rūpesčius bei juos išspręsti. Tikiuosi, šie patarimai padės išvengti daugumos klaidų, kurioms aš teko liudyti per savo ilgus metus šioje srityje.