Racionalus biuro daiktų perkraustymo planas į Vokietiją: kaip išvengti chaoso

Sveiki, vaikinai ir merginos. Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt tris metus, maždaug tiek, kai Lietuva atgavo nepriklausomybę, ir per tą laiką mačiau viską. Pradedant nuo tų, kurie bando įsivažiuoti į Vokietiją su „Vila“ pilna geriamųjų vandenių, baigiant firmomis, kurios pasako, kad „viskas įskaičiuota“, o paskui vairuotojas prašo degalų pinigų prie pat Berlyno. Racionalus biuro daiktų perkraustymo planas į Vokietiją nėra kažkas, ką parašai ant popieriaus ir užmiršti – tai gyvenimas. Čia ne tiek apie tai, kaip supakuoti monitorių, kiek apie tai, kaip nepameisti proto, kai vokiečių muitininkas klauso apie faksus, kurių tu niekas nematė nuo 2005-ųjų. Sakau tai kaip žmogus, kuris pervežė šimtus baldų komplektų, ir tikiuosi, kad šie patarimai padės jums sutaupyti nervų.

Kaip pradėti planavimą ir dėl ko nerimoti

Kada reikia pradėti galvoti apie kraustymąsi į Vokietiją?

Gerai, tai yra pats pagrindinis klausimas. Jei klausiate šiandien, o norite išvykti rytoj – jau pavėlavote. Sunkiai sakau, bet idealu pradėti galvoti mažiausiai prieš 3-4 savaites, o jei didelė firma, tai dar ankstiau. Vokiečiai mėgsta tvarką, o tiekėjai dažnai yra užsiimti. Ypač jei reikia specialių keltų ar įrangos aptarnavimo. Racionalus biuro daiktų perkraustymo planas į Vokietiją prasideda ne nuo dėžių, o nuo kalendoriaus. Paskubėjimas čia brangiausiai kainuoja.

Ar tikrai reikalingas inventoriaus sąrašas ar tai šiaip būtina?

Galvojate, kad galite tiesiog užkrauti viską į sunkvežimį ir važiuoti? Negerai. Vokiečių dokumentai yra šventa. Jei jų nebus, gali būti, kad grįšite atgal arba stovėsite pasienyje valandas. Sąrašas turi būti gan tikslius, nurodyti, kas yra kiekvienoje dėžėje bent apskritai (baldai, technika, popieriaus atliekos). Nereikia rašyti „kamuolys“, jei tai yra biuro kėdė, bet detalumas padeda išvengti nesusipratimų muitinėje. Asmeniškai visada primygtinai rekomenduoju tai daryti.

Kiek iš tikrųjų kainuoja biuro perkraustymas į Vokietiją?

Žinau, kad visi norite girdėti skaičių. Bet kaip galiu pasakyti, jei nežinau, ar pervežiate tik dvi lentynos iš „IKEA“ ar visą call centrą? Maždaug galiu pasakyti, kad jei tai mažas biuras, tai gali siekti tūkstantį euro, o didesnis – keleris tūkstančius. Viskas priklauso nuo tūkio kubiniu metrais (m³). Taip pat, kiek aukštai reikia kelti liftu ar ne. Vokietijoje darbai su keltuvais yra brangūs. Paklauskite konkrečios kainos už m³ tai bus aiškiau.

Ar verta rinktis pigų pervežėją i� skelbimų?

Klausimas retorinis. Žinau, ką nuveiksiite – rasite vyrą, kuris sako „vežu viską pigiai“. Pasirodo, jis neturi draudimo, o jo vairuotojas nemoka vokiškai. Vieną kartą mačiau, kaip toks vairuotojas „pasiligojo“ puse kelio ir palaidavo krovinį kažkur Hamburge. Neklauskite, kaip mes tai išsprendėme. Racionalus biuro daiktų perkraustymo planas į Vokietiją visada įtraukia patikimą partnerį, ne nuolatinius skelbimus „Gumtree“.

Ar reikia rūpintis draudimu ar tai „liukso“ dalykas?

Draudimas nėra luksas, tai būtinumas. Vokietijoje keliai yra geroki, bet bet kas gali nutikti – ir avarija, ir staigus stabdymas. Jei krenta jūsų brangus serveris ar dizainerio stalas, kas jums padės? Be to, ypač svarbu, jei pervežate ne savo daiktus, o, sakykime, kliento įrangą. Draudimo polisas turi padengti ne tik transportą, bet ir pakavimo bei išpakavimo metu įvykusius incidentus. Netaupykite ant to.

Kas daryti su pavojingomis atliekomis, pvz., spausdintuvo toneriais?

Tai svarbu. Negalima tiesiog mesti spalvotų tonerių į pilną dėžę su popieriumi. Jei tas toneris susilės... viską nunešite. Toneriai turi būti supakuoti atskirai, gerai uždengti, idealiai – įvynioti į plastikinį maišelį. O tada dar reikia pagalvoti apie tai, kaip juos atiduoti vėliau, nes Vokietijoje aplinkosaugos reikalavimai yra griežti. Nesigailėkite laiko tam.

Techninės problemos ir dokumentai

Ar sunku susitvarkyti su vokiečių muitine?

Sunkiau, jei neturite jokių dokumentų. Jei tai yra įmonės perkėlimas (t. y. jūs perkeliote įmonės būstinę), tai dažnai galima naudoti T1 arba vidinį bendruomenės režimą. Bet čia jau reikia brokerio. Vieną kartą vairuotojas nepaneigė, kad jis neša prekes, o ne asmeninius daiktus, ir jam teko mokėti MVA PVM. Geriau, kad šitą darytų profesionalas, o ne jūs stovėdami prie sienos.

Ką daryti, jei trūksta CMR konsiginacijos blankų?

Nebijokit, šiais laikais viskas dažnai daroma elektroniniu būdu (e-CMR). Bet jei jūsų vairuotojas – senos mokyklos vyras su popieriniu blokeliu, užtikrinkite, kad visi duomenys būtų teisingi. CMR tai kaip kelionės pasas jūsų kroviniui. Be jo, neišeisite iš Lietuvos, nei įeisite į Vokietiją normaliai. Patikrinkite ar ant jo nėra klaidų – rašysdami „vienas“ vietoje „pirmasis“ gali sukelti nereikalingų klausimų.

Ar tikrai reikia išjungti visus kompiuterius prieš kraunant?

Absoliučiai taip. Negaliu pakartoti pakartoti. Turime būti tikri, kad viskas išjungta, ne tik miego režimu (hibernation). Vienas klientas taip padarė, o kompas pervežimo metu įkaibo, nes buvo vis tiek šilta, ir nebeužsileido. O jei ten buvo duomenų, tai... (nenurodysiu pavardės). Geriau dešimt kartų patikrinti. Ir taip pat atjunkite laidus, kad nelūžtų lizdai.

Kaip elgtis su serveriais? Ar juos galima tiesiog supakuoti?

Serveryje yra kietasis diskas, kuris labai jautrus smūgiams. Jį negalima tiesiog įmesti į dėžę su putomis. Geriausia yra jei jis turi specialią transportinę pakuotę. Jei ne – reikia labai daug burbulių plėvelės ir fiksuoti, kad jis nejudėtų nė milimetro. Ir dar viena dalykas – pats serveris turi būti išjungtas tinkamai (shutdown), o ne ištraukus laida iš lizdo. Nenorite sugadinti operacinės sistemos, tiesa?

Ką daryti, jei biure yra daug augalų?

Augalai tai gyva gyvybė, juos negalima uždaryti į sunkvežimį be oro, ypač žiemą. Jei žiema, ir kelią užtrunka dvi dienas, augalai gali užšalti. Racionalus biuro daiktų perkraustymo planas į Vokietiją turėtų numatyti, kad augalus arba veža atskirai, arba juodžiau pamiršti ir nupirkti naujus Berlyne. Žinau, kad skauda širdį palikti, bet bet ką geriau nei neatšilęs fikusas vairuotojo kabinoje.

Vokietijos specifika: kas ten laukia

Ar vokiečiai tikrai taip griežti dėl vietos stovėjimui?

Taip, ir dar kaip. Jei užsuksite į miesto centrą be leidimo ant purvo raukšlės, gausite baudą, o sunkvežimį gali nuvaryti aikštelėn. Reikia iš anksto susitarti su vietos savivaldybe arba nuomoti vietą. Dažnai reikia įrengti kelio ženklus (nešiojamus šviesoforus). Neklauskite, kiek tai kainuoja, bet tai pigiau nei teismo išlaidos dėl eismo pažeidimų.

Ar tikrai yra darbo apribojimų laikas (Fahrverbot)?

Yra, ir tai yra baisu. Vokietijoje naktį (nuo 22:00 iki 6:00) ir sekmadieniais bei šventėmis sunkvežimiai daug kur negali važiuoti. Jei jūsų vairuotojas pravels stiebą sekmadienį į Miuncheną, gali tekti stovėti iki pirmadienio ryto. Planuokite atvykimą darbo dienomis ir darbo valandomis. Žinau, kad skamba keistai, bet tai būtina dėl ramybės.

Kaip su tuo susidoroti, jei biure nėra lifto?

Tai košmaras. Vieną kartą teko pervežti įrangą į „Altbau“ namą penktame aukšte, be lifto. Vokiečių keltuvai gali kainuoti šimtus eurų per valandą. Jei turite tokias situacijas, pasakykite iš karto. Nes jei vairuotojas atvyks su vienu padėjėju, jie tiesiog neįveiks. Reikės ar daugiau žmonių, ar keltuvo. Tokiu atveju racionalus biuro daiktų perkraustymo planas į Vokietiją gali išsiplėsti biudžete.

Ar reikia kalbėti vokiškai su vairuotojais?

Ne visada, bet labai padeda. Dauguma vairuotojų kalba rusiškai arba angliškai, bet jei ateina policija ar miesto tarnybos ir jie kalba tik vokiškai... būna įdomu. Geriau, kad jūsų kontaktinis asmuo vienoje ar kitoje pusėje suprastų bent pagrindinius žodžius. Kalbos barjeras sukelia daugiau problemų nei gali atrodyti.

Ką daryti su atliekomis (pakavimo medžiaga) Vokietijoje?

Negalima tiesiog išmesti dėžių į gatvę. Vokiečiai turi itin griežtą atliekų segregaciją. Kartonas turi eiti į mėlyną konteinerį, plastikas į geltoną. Jei paliksite visą šiukšlynę prie biuro durų, kaimynai paskambins policijai arba „Ordnungsamt“. Pasirūpinkite, kad vairuotojas išvežtų tuos juodzmėgius su savimi arba susitarkite dėl išvežimo pas vietines tarnybas. Nesijaučkite kaip namuose.

Smulkios, bet svarbios problemos

Ar verta leisti darbuotojams krauti patys?

Nebent jie dirba sandėlyje. Paprasti darbuotojai dažnai sužaloja nugarą, arba laužo dalykus. Be to, jei įvyka avarija, draudimas negalės sumokėti, jei nebuvo profesionalaus pakavimo. Geriau palikti tai specialistams, o darbuotojus leiskite gerti kavą ir rūpintis duomenų perkėlimu (kuris, tiesa sakant, svarbesnis nei fizinis stalas).

Ką daryti, jei pas mane netinka vairuotojas?

Nebijokite sakyti. Jei atvykęs vyras atrodo, kad nebuvo maudytas arba elgiasi įžeidžiamai, skambinkite į savo pervežimo kompaniją iš karto. Jūs mokate už paslaugą. Turėjau atvejį, kai vairuotojas pareikalavo pinigų „už pietus“. Tai ne taip veikia. Viskas turi būti sutarta iš anksto.

Ar reikia išsiurbti vandens iš kavos aparato?

Būtinai. Mačiau, kaip vandens prietaisai nutekėjo ant naujų kilimų. Tai siaubas. Kavos aparatą reikia išjungti, išsiurbti vandenį, atjungti nuo sienos ir padaryti kiaurymę (jei yra rezervuaro apačioje), kad likęs vandens nenu tekėtų. Niekas nenori pradėti darbo Vokietijoje nuo kilimų džiovinimo.

Kaip apsaugoti asmeninius daiktus darbuotojų stalų stalčiuose?

Užrakinkite juos arba reikalaukite, kad darbuotojai ištuštintų stalčius. Vieną kartą radome asmeninių nuotraukų, vaikiškų piešinių ir net pinigų. Mes jo neėmėme, bet kas kitas? Pervežimo kompanija neatsako už jūsų darbuotojų paliktus pinigus ar juvelyrinius dirbinius. Geriau įspėkite juos iš anksto.

Ar reikia pažymėti dėžę „FRAGILE“?

Žinoma, tačiau tai nėra stebuklas. Jei ant dėžės parašysite „Švelniai“, bet ant jos užsiteps 50 kilogramų kėdžių, dėžė susmulks. Pažymėjimas padeda tik tada, jei dėžės dedamos atsargiai. Aš visada sakau – geriau daugiau klijų ir stipresnės dėžės nei tiesiog rašymas ant popieriaus.

Ką daryti, jei dingo kažkas smulkaus, pvz., laidų?

Tai būna dažniausia. Laidai, adapteriai, peleninės – dalykai, kurie lengvai dingsta. Prieš išvykdami nufotografuokite viską arba sudaryk sąrašą „smulkmenos“. Racionalus biuro daiktų perkraustymo planas į Vokietiją turi įtraukti ir šiuos dalykus, nes pirkti naują adapterį Vokietijoje gali būti kvaila, kai jis guli kažkur dėžės dugne.

Praktiniai patarimai pabaigai

Kiek laiko užtrunka išpakavimas?

Paprastai truputį ilgiau nei pakavimas, nes reikia surasti vietas. Jei viskas supakuota ir pažymėta, tai gali užtrukti pusę dienos. Jei ne... gali užtrukti savaitę. Darbuotojai turi būti paruošę, kad pirmą dieną jie nedirbs pilnu pajėgumu, nes ieškos savo pieštukų.

Ar galima palikti dėžių sandėlyje Vokietijoje?

Galima, jei nuomate sandėlį. Bet dauguma pervežėjų nori ištuštėti sunkvežimį ir važiuoti toliau. Jei reikia laikinojo sandėlio (tarpinis sandėlis), tai reikia tarti iš anksto, nes tai papildomas mokestis. Niekas nemėgsta vežti tuščių dėžių atgal.

Kaip patikrinti, ar viskas atvyko sveika?

Atidžiai. Ne pasirašykite CMR, kol neįsitikinote. Užsidarykite kambaryje jei reikia ir tikrinėkite pagal sąrašą. Jei trūksta dėžės – rašykite pastabą į dokumentus („rezervacija“). Vėliau bus per vėlu gundyti, kad kažkas dingo. (Čia asmeniškai visada būnu labai griežtas).

Ar reikia palikti arbatpinigių vairuotojui?

Vokietijoje tai ne būtina taip kaip JAV, bet jei vairuotojai padėjo daugiau (pavyzdžiui, nešė daug daiktų laiptais), o jūs turite galimybę, nedelskite. 10-20 eurų kiekvienam palengvins jų gyvenimą. Nors teisiniu požiūriu tai neįtraukiama į sutartį, žmonių požiūris skiriasi.

Ką daryti, jei pasidarė švariai, o darbuotojai atvyko vėlai?

Tai ne jūsų problema, jei sutartyje nėra nustatyta laiko. Vokiečiai yra punktualūs, todėl planuokite atvykti 8:00 ryto, kad viskas būtų pasiruošę. Bet jei vairuotojas užstringa eismo įvykyje A9 autostradoje... tai jau ne jo kaltė. Būkite kantrūs, autostrados Vokietijoje dažnai užsikertos.

Ar reikia atnaujinti adresą įmonės dokumentuose iš karto?

Tai jau juridinis klausimas, bet praktiškai – taip. Nes jei kils problemų su siuntomis ar dėl mokesčių, turite būti tikri, kur esate registruoti. Pervežimas tai fizinis veiksmas, bet registracija juridinis. Nesumaišykite šitų dalykų, kitaip gausite baudas už registracijos vietą.

Galutiniai nuomonės

Tiesa sakant, racionalus biuro daiktų perkraustymo planas į Vokietiją susideda iš 50 proc. organizacijos ir 50 proc. tiesiog geranoriškumo ir kantrybės. Negalima tikėtis, kad visas įvyks be jokių trikdžių – kažkas tikrai turės nulūžti, kažkas pasikels ar užstrigs. Svarbiausia yra pasirinkti patikimą įmonę, kuri nebus dingusi iš radarų, kai tik padarys užstatą. Sėkmės susitvarkant su tuo chaosu, tikėkimės, jūsų kava Vokietijoje skonis gerai.