Profesionalūs sprendimai biurui persikraustant į Vokietiją: Vadovas iš vidaus

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt penkerius metus ir galiu pasakyti vieną – niekada neįvyksta taip, kaip planuojame brėžinyje. Matyau viską – nuo padegtų sunkvežimių (laimei, ne mūsų) iki dingusių dėžių su pažymėtais "labai svarbu" užrašais, kurios pasirodė paveržtos sandėlio kampe. Klientas dažnai svajoja apie idealų procesą, kai viskas vežia lyg ant vėžių, bet realybėje ieškant profesionalūs sprendimai biurui persikraustant į Vokietiją, reikia pasiruošti nemažai streso ir kavos puodelių. Čia ne tik apie tai, kaip įkrauti stalų ir kompiuterių, tai apie tai, kaip išgyventi tą dieną be nervų išsibojimų. Rašau šitą paprasčiausiai, kaip kalbėčiau su tavęs vadovu prie alaus, kad žinotum, į ką įsijungi.

Pagrindiniai klausimai apie pradžią ir planavimą

Kiek laiko iš tikrųjų užtrunka biuro persikraustymas į Vokietiją?

Visada klausiu, kada jums reikia, kad dalykai būtų vietoje, o tu atsakinėi "rytoj". Žinai, logistika neveikia taip. Jei kalbame apie profesionalius sprendimus biurui persikraustant į Vokietiją, tai reikia planuoti bent savaitę, o geriau dvi iš anksto. Viskas prasideda nuo to, kiek turite daiktų – vienam tai dvi dėžės, kitam trys sunkvežimiai. Paprastai patys pervežimai užtrunka 1-2 dienas, priklausomai nuo to, ar važiuojame į Miuncheną, ar į kokį kampelnetą netoli Lenkijos sienos. Bet neapsimokėk ant laiko – reikės ir pakavimo, ir išpakavimo, o tai valandas valanda.

Ar tikrai reikalinga važiuoti į apžiūrą prieš tai?

Būtų gerai, bet aš turiu būti sąžiningas – dažnai sprendžiame ir nuotraukų pagalba. Jei turi nemažą biurą Vilniuje ir nori perkelti į Berlyną, važiuoti tikrai verta, arba bent jau pasiųsti atstovą. Matyt savo akimis, ar liftas telpa 2 metrų ilgio sofa, ar reikės kelti per langą (o to išvengti norime visi), yra vertinga. Tačiau jei tai tik standartinis perkėlimas penkių žmonių komandai, užtenka detalaus video skambučio. Sutaupysime laiką, nors rizika visada yra, kad kažką praleisime.

Kiek apytiksliai gali kainuoti profesionalūs sprendimai biurui persikraustant į Vokietiją?

Kainos klausimas visada yra pats sudėtingiausias. Negaliu tau pasakyti skaičiaus dabar, tai būtų melas. Kaina priklauso nuo tūrio, atstumo, galbūt aukštų skaičiaus (jei nėra lifto). Dar reikia prisidėti vokiškus mokesčius už kelių naudojimą, kurie šiuo metu... (na, tikrai nemaži). Vidutiniškai galima žiūrėti į tūrį – kubinis metras kainuoja X, bet su kompleksinėmis paslaugomis tai brangniau. Geriausia – prašyk konkretaus pasiūlymo, tada nenuvilsime nei tu, nei aš.

Kaip suskaičiuoti, kiek dėžių mums reikės?

Tai dažniausia klaida – žmonės sako "turim penkias dėžes", o atvažiuoja ir tai yra penkios didelės dėžės, pilnos knygų, kurios sveria po toną. Stabdau tuos vairuotojus, kad nenuspręstų nugaros. Paprastai vienam darbuotojui reikia apie 3-5 standartinių dėžių. Bet turiu omeny, kad tavo buhalterė, tikriausiai turės daugiau popierių nei programuotojas. Taigi, geriau paskaičiuok pagal stalus ir spinteles, o ne pagal darbuotojų skaičių. Jei abejoji – paimk daugiau dėžių, liekanos visada praverčia namuose.

Ar verta vežti senus biuro baldus ar geriau nusipirkti naujus Vokietijoje?

Sunku pasakyti. Vokietijoje biuro baldai gali būti brangūs, ypač jei nori kokią "Herman Miller" kėdę. Bet jei turi senas, apirusias spintas, kurios išsiskiria kiek įveži jas... gali būti, kad pigiau išmesti čia ir nusipirkti ten. Mano patirtis sako, kad jei baldas yra geros kokybės (pvz., " Ikea" geroji serija arba "Lundia"), tai vežti verta. Jei tai koks kinietiškas laminatas, kuris jau du kartus reparuotas – palik jį čia. Profesionalūs sprendimai biurui persikraustant į Vokietiją dažnai apima ir konsultaciją, ką verta vežti, bet galų gale sprendimas tavo.

Fizinis darbas ir techniniai niuansai

Kokio dydžio sunkvežimį reikės užsakyti?

Čia svarbu nepervertinti. Ne visada reikia didžiausio "Tautlinerio". Jei persikraustote mažą start-up'ą iš garažo į biurą Hamburge, užtenka ir 3.5 tonos sunkvežimio su kėbulu (jis yra patogesnis mieste). O jei pilna salė baldų – reikės 20 pėdų priekabos arba didelio sunkvežimio. Dar reikia pagalvoti apie prieigos galimybes tame Vokietijos mieste – senamiestyje su dideliu sunkvežimi neįvažiuosi. Kartais tenka iškrauti ant mažesnės mašinos (taip vadinami "last mile" sprendimai), o tai kainuoja.

Ar jūsų komanda padeda pakuočiuoti dėžes?

Taip, darome tai. Bet jei nori sutaupyti, darbuotojai gali susiruošti patys. Tik patark juos, kad knygas nekrautų į didžiausias dėžes – vėliau mums sunku nešti, o jums brangiau, kadangi dirbame ilgiau. Mes turime savo popieriaus, burbuliukų, dėžių. Tai patogu – atvažiuojame, viską užrašome, užklijuojame ir išsivežame. Tiesiog nepamiršk pažymėti dėžių, kurios eina į "pirmąjį prioriteto" kambarys, o kurios į sandėlį.

Kaip saugu yra gabenti brangią IT įrangą ir serverius?

IT įranga – tai mano blogiausias košmaras. Prašau, neneškite monitorių be dėžių. Aš esu matęs, kaip atsitieskia LCD ekranas, kai sunkvežimis staigiai stabdo prieš raudoną šviesoforą. Serverius reikia laiduoti specialiose dėžėse, o ne tiesiog padėti ant keleivio sėdynės. Mes siūlome specialias krepšis ir amortizaciją. Jei vertingi duomenys – geriau juos susikopijuoti į debesį prieš kelionę, o fizinę įrangą pakuojaime kaip kiaušiniais. Tai paprasčiausiai būtina apsauga.

Ar dirbate savaitgaliais ar naktimis?

Dirbame, kai reikia. Jei turi biurą, kuris negali sustoti darbo dieną, nes prekyba eina su JAV, tai krauname naktį arba savaitgalį. Vokietijoje naktiniai darbai gali būti brangesni dėl darbuotojų tarifų, bet jei verslas praranda tūkstančius per valandą, tai investicija sau verta. Tik reikia susitarti iš anksto – negaliu aš šaukti vairuotojų sekmadienio ryte ir sakyti "važiuokite", jie turi savo gyvenimus.

Kas nutinka, jei lietus ar sniegas?

Mes nevažiuojame kateriu, bet sunkvežimiai slidžia. Jei orai labai blogi, gali tekti šiek tiek pavėlinti, arba vairuotojai važiuos lėčiau. Visada turiu omeny, kad dėžės su popieriais turi būti uždengtos storomis pleistėmis arba audeklu. Profesionalūs sprendimai biurui persikraustant į Vokietiją apima ir tai, kad turiu pasirūpinti, kad jūsų dokumentai nešlapintų. Vokietijoje orai gali būti keistas, vieną dieną saulė, kitą – purvina liūtis, todėl reikia būti pasiruošusiam viskam.

Dokumentai, Vokietijos specifika ir muitinė

Kokius dokumentų reikia paruošti?

Sąrašas trumpas, bet svarbus. Reikės krovininio manifesto (CMR), inventoriaus sąrašo (geriausiai dviem kalbomis), ir jei turi naujų daiktų – PVM sąskaitų. Vokietijai svarbu, kad viskas būtų tvarkingai surašyta, jei sustoja muitinė (nors ES viduje tai retai, bet patikrinimai būna). Be to, jei pervežame asmeninias daiktų darbuotojų, reikia deklaracijų, kad tai ne prekyba, o asmeninis perkėlimas. Geriau visus dokumentus turėti pasirašytus elektroniniu būdu iš anksto.

Ar mums reikia muitinės deklaracijos, jei važiuojame į ES šalį?

Lietuva ir Vokietija – abi ES, taigi formaliai muitinės nėra. Bet... (čia yra vienas "bet") jei tu perveži prekes, kurios yra prekybinės, turi būti PVM mokėtojas. Jei tai yra tavo įmonės turto perkėlimas iš vieno filialo į kitą, tai tai yra vidinis perkėlimas. Turi būti tinkamas dokumentų pildymas, kad Vokietijos "Finanzamt" neturėtų klausimų. Aš nėra teisininkas, bet patirtis rodo, kad blogai surašytas inventoriaus sąrašas gali sukelti nemalonumų.

Kas yra CMR ir kodėl jis svarbus?

CMR – tai tarptautinio vežimo sutartis. Be jo negali važiuoti. Jis įrodo, kad priėmiau krovinį ir atsakingu už jį, kol jį atiduodu tau. Jei dėžė trūksta, CMR yra pagrindas reikalavimui. Tiesiog pasirašyk jį atidžiai, patikrink, ar kodai sutampa. Kartais klientai pasirašo, kas atėjo į rankas, o paskui gauna "kur dėžė su spausdintuvu?". Čia jau ne mano problema, jei pasirašei, kad viskas gera.

Ar reikalingas specialus leidimas važiuoti į Vokietijos miesto centrą?

Daugelis Vokietijos miestų turi "Umweltzone" – aplinkos zonas. Jei turi seną sunkvežimį, kuris teršia, gali tiesiog neįvažiuoti į centrą. Reikės žalią lapelį (DIN 8100 ar panašų). Tai turiu patikrinti iš anksto, kad mūsų vairuotojas nebuvo nubaustas, o tu neišlaidėt pinigų už baudas. Berlyne ar Miunchene tai labai griežta, policija stovi ant sankryžų ir tikrina.

Kaip su draudimu? Kas draudžia krovinius?

Pagal įstatymus, vežėjas turi turėti atsakomybės draudimą (CVR). Jis dengia žalą, jei aš sudaužiu tavo daiktus. Bet ribos gali būti nedidelės (pvz., 8.33 SDR už kg). Jei perveži auksinius luitus (kas keista, kad biure), reikės papildomo draudimo. Paprastai biuro baldų vertė neviršija tų ribų, bet visada verta pasitikrinti. Aš visada siūlau pasidomėti, ar turi savo turto draudimą, kuris dengia pervežimą.

Problemos, iššūkiai ir nepatogios tiesos

Kas darote, jei sunkvežimis sugenda kelyje?

Tai įvyksta. Varikliai sprogsta, padangos plyšta. Jei tai įvyksta, turiu greitai reaguoti – skambinti techninei pagalbai ir siųsti kitą sunkvežimį, jei šitas nebegali važiuoti. Gali būti, kad pristatymas pavėluos dieną. Čia būna nervuota, ypač jei tu jau susitaręs su darbuotojais, kad pirmadienį jie sėdi naujuose biuruose. Galiu tik pasakyti – stengiamės išvengti to, remontuojame mašinas laiku, bet technika yra technika.

Ar dažnai gadinate klientų daiktus?

Noriu pasakyti, kad niekada, bet aš esu sąžiningas. Kartai nutinka. Nulūžta kojelė nuo kėdės, arba įbrėžta spinta nešant per koridoriaus kampą. Mes turime "įvykių apskaitą". Jei nutinka žala – prisiimame atsakomybę, taisome arba atsilyginame. Blogos kompanijos bando nusisukti. Mūsų reputacija svarbiau už vieną suirusią lentyną. Tačiau, jei tu pats supakuojai stiklą į minkštą dėžę... tai čia jau ne mūsų kaltė.

Kaip elgtis su biudžeto viršijimu?

Jei pradžioje susitarėme už 2000 eurų, o pabaigoje išėjo 2500, turiu aiškiai parodyti, kodėl. Galbūt buvo daugiau dėžių nei planavai, arba teko naudoti keltuvą. Nieko nedaro be sutikimo, išskyrus ekstremalius atvejus. Bet geriau pasikalbėkime apie biudžetą atvirai iš pradžių. Profesionalūs sprendimai biurui persikraustant į Vokietiją negali būti kaip lošimas rulete – kaina turi būti fiksuota arba aiškiai valandinė.

Ar galima vežti dalį krovinių, o likusį palikti čia?

Žinoma, tai vadinama daliniu krovininiu pervežimu. Galime vežti tik svarbiausius dalykus į Vokietiją, o visus senus archyvus palikti čia, sandėliuoti pas mus arba pas tave. Tai dažnai padeda sutaupyti, jei ten tiesiog nėra vietos. Vokietijos nuoma brangi, todėl dažnai tenka palikti nereikalingus daiktus Lietuvoje. Mes galime padėti juos sudėlioti į dėžes ir uždaryti sandėlyje.

Kas dėl parkavimo Vokietijos miestuose? Tai gal didelė problema?

Didžiulė. Vokietijos policija nėra juokinga. Jei vairuotojas pastos sunkvežimį kur nereikia, gaus baudą, o gali ir nuvežti mašiną. Mes stengiamės iš anksto gauti leidimus (stovėjimo bilietus) arba rezervuoti vietas. Kartais reikia įvežti naktį, kai nėra eismo. Jei tu man pasakysi "užsistok prieš duris", o ten yra "Absolut verboten" gėlių loveliai, aš ten nestovėsiu. Reikia planuoti logistiką.

Darbuotojai, smulkmenos ir pabaiga

Ar mūsų darbuotojai turi važiuoti su sunkvežimiu?

Gali, bet nereikia. Sunkvežimyje vietos nėra daug, o kelionė ilga. Geriau, jei jie susitinka su mumis vietose. Be to, jei turi daug brangių asmeninių daiktų, gali juos užvežti patys, o mes vežame "bendrą" krovinių. Bet jei nori, kad kas nors prižiūrėtų procesą, vienas žmogus gali važiuoti su vairuotoju (sėdi šalia). Tik žinok, kad jis turės sėdėti 10 valandų ir girdėti vokišką radiją.

Kaip užtikrinti konfidencialumą su dokumentais?

Mes pakavame dokumentus į uždaromas dėžes su užraktais (jei tokių reikia). Ant dėžių rašome "Konfidencialu". Vairuotojai nedominės, ką tu ten rašai, jiems svarbu tik nuvežti dėžę A į vietą B. Jei yra itin slaptų duomenų, galime pasiūlyti specialiai žymėtą transportą arba netgi asmens sargybą, bet tai jau atskira paslauga ir kainuoja. Paprastai užtenka gero pakavimo ir pasitikėjimo.

Ar galite padėti su išpakavimu naujoje vietoje?

Taip, tai įeina į mūsų paslaugas. Atvežame, iškrauname, atnešame į biurą, išpakuojame, surenkame balodus, padedame įjungti kompiuterius (jei mokiems tai pavyksta). Vėliau surinkome visas tuščias dėžes ir paimame jas su savimi arba susmulkiname. Tau nereikia galvoti apie šiukšlių ivežimą. Viską darome, kad tu pirmą dieną galėtum gerti kavą, o ne nešti dėžių.

Kaip elgtis su atliekomis – senais baldais, technika?

Negali tiesiog užmesti ant gatvės Vokietijoje, tai baudžiama. Jei turi senių baldų, kuriuos nori atsikratyti, mes galime juos nuvežti į perdirbimo centrą arba šiukšlių išvežimo punktą. Tam gali tekti papildomai sumokėti už priėmimą (pvz., šaldytuvai ar monitoriai turi specialius mokesčius). Geriau susitarti iš anksto, kad nereikėtų jų nešti atgal į Lietuvą.

Ar priimate mokėjimus kortele ar tik grynais?

Priimame ir tai, ir taip. Bet už didelius sumas geriau pervesti sąskaitą, kad būtų aiškus apskaita. Vairuotojams negalima mokėti grynais didelių sumų – tai saugumo taisyklės. Visada sutvarkome sąskaitas faktūras prieš kelionę arba po jos, pagal susitarimą. Jei reikia išrašyti PVM sąskaitą – nėra problemų, mes EU PVM mokėtojai.

Kas dėl paskutinio momento pakeitimų?

Jeigu paskutinę sekundę pasakei "nebevežkite sofos", tai gerai, mažiau darbo. Bet jei pasakei "dar pridėk 10 dėžių iš namų", gali būti, kad jos nebetilps. Būna, kad klientai pamiršta pasakyti apie sandėlį kitame gatvės gale. Stengiamės būti lankstūs, jei tik turime laiko ir vietos. Bet laisvės elgtis su planu be galo neturiu – turiu ir kitus klientus.

Kaip susitarti dėl laiko, kai būsite ten?

Tiksliai? Sunku. Vokietijoje eismas gali stovėti valandą dėl avarijos. Sakau apytikslį laiką, pvz., "tarp 10:00 ir 12:00". Vairuotojas skambins prieš valandą. Jei tau reikia būti tiksliai 9:00 ryte, kad atidarytum duris, tai reikia, kad vairuotojas būtų ten jau naktį. Tai įmanoma, bet brangu. Geriau turėti lankstų darbo grafiką tą dieną.

Kodėl verta rinktis jus o ne pigesnį "skelbimą"?

Kadangi aš čia dirbu 20 metų, ir aš žinau, kas nutinka, kai renkasi pigiausią variantą. Pas tave atvažiuoja gėdingas sunkvežimis su du vyrų, kurie kalba tik rusiškai, o vokiškai nei žodžio. Jie sudaužo lentyną ir dingsta. Profesionalūs sprendimai biurui persikraustant į Vokietiją reiškia ramybę. Mums svarbu, kad grįžtume po metų ir dar kartą padarytum darbą, o ne kad išvengtum teismo. Kainos skirtumas nėra toks didelis lyginant su nervų nuostoliais.

Išvados

Galiausiai viskas sukalama į vieną visumą. Persikraustymas į Vokietiją nėra tik fizinis darbas, tai ir organizacinis iššūkis. Jei pasiruošę, turite sąrašą ir pasitikite partneriu, viskas praeis sklandžiai, nors ir su nedideliais nukrypimais. Svarbiausia – nebijoti klausti ir derėtis. O aš su savo komanda visada pasiruošę padėti, net jei reikės kelti baldus per penktą aukštą be lifto (nors labai tikiuosi, kad lifto visgi bus).