Profesionalūs sprendimai biurų perkraustymui iš Vokietijos

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt penkerius metus ir galiu pasakyti viena – niekas niekada nesibaigia taip, kaip planuojame Excelio lentelėje. Ypač kai kalbame apie biurų perkraustymą iš Vokietijos. Vokiečiai, žinoma, yra disciplinuoti, bet jų kelių tiesimo ar tiesiog eismo taisykės gali sukelti tokį galvos skausmą, kad net patys patikriausi vadybininkai pradeda šalti. Profesionalūs sprendimai biurų perkraustymui iš Vokietijos tai ne tik dideli sunkvežimiai ir tvarkingi vairuotojai, tai ir gebėjimas reaguoti į tai, kai vokiečių muitininkas nusprendžia, kad jam per daug neaišku, kas yra tame dėžėje su užrašu "Archyvas". Tiesiog reikia žinoti, į ką įsitraukti.

Kaip viskas prasideda ir kodėl visada trūksta laiko

Ar tikrai reikia planuoti biuro perkraustymą iš Vokietijos mėnesiais iš anksto?

Žinoma, kad reikia, bet iš tiesų visada trūksta laiko. Vieni klientai skambina pusę metų iki įvykio, kiti – prieš pat penktadienį, norėdami viską nuvežti sekmadienį. Profesionalūs sprendimai biurų perkraustymui iš Vokietijos reiškia, kad mes galime sulėtinti arba pagreitinti procesus, bet planas yra baze. Jeigu nežinote tiksliai, kiek turite biuro baldų ar serverių, mes negalime pasiūlyti fiksuotos kainos. Viena vertus, ilgas planavimas leidžia išvengti streso, kita vertus – per ilgai planuojant, dažnai pasikeičia situacija vienoje ar kitoje įmonėje, ir viską tenka daryti iš naujo.

Kiek laiko užtrunka toks perksraustymas iš Miuncheno ar Frankfurto?

Viskas priklauso nuo to, kiek turite daiktų ir ar reikia išmontuoti baldus. Paprastai, jei kalbame apie standartinį 50-ies žmonių biurą, pati pakrovimo vietoje operacija trunka apie vieną dieną. Tačiau reikia prisiminti, kad vokiečių greitkeliai, Autobahn, gali būti užstrigę dėl eismo įvykių, tad kelionė gali užtrukti ilgiau. Esu patyręs atvejų, kai dėl techninių gedimų ar pavojingų oro sąlygų (sniego liūčių), vairuotojas turėjo sustoti ir praleisti naktį poilsio aikštelėje. Taigi, geriau planuokite su savaitės ar dviejų atsarga, o ne tiksliai iki valandos.

Kas nutinka, jei vairuotojas atvyks, o biuras dar ne paruoštas?

Tai yra klasika. Vairuotojas atvažiuoja į Berlyną, o ten visi dar dirba, stovai kompiuteriai, kava ant stalo. Tokiu atveju mums tenka laukti, o laukimas – tai pinigai. Profesionalūs sprendimai biurų perkraustymui iš Vokietijos apima ir tą patikrinimą – ar klientas tikrai pasiruošęs. Kartais padedame susirūpinti dėžėmis, kartais tiesiog pradedame kitą darbą, jei įmanoma. Bet žinokit, geriau viską supakuoti iš anksto, nei mokėti už vairuotojo laukimą, kai jis gali būti naudojamas kituose reikaluose.

Pinigai, kainos ir tų vokiečių pinigai

Kiek apytiksliai gali kainuoti biuro perkraustymas iš Vokietijos?

Klausimas, į kurį negaliu atsakyti taip, tiesiog pasakydamas skaičių. Kainuoja tiek, kiek keliauja kubiniai metrai ir kiek darbo reikia. Mažas biuras gali kainuoti tūkstantį eurų, o didelis sandėlio tipo perkraustymas – dešimtis kartų daugiau. Taip pat įtakos turi kuras, kuris Vokietijoje (kaip ir pas mus) nėra pigus, o ir mokesčiai už kelių naudojimą (Maut) deda savo. Verta prisiminti, kad pigiausiais pasiūlymais dažnai pasinaudoja tie, kurie vėliau paprašo priemokų už "nepnumatytas aplinkybes".

Ar yra kokių nors paslėptų mokesčių, apie kuriuos niekas nesako?

Tiesiogiai nesakyčiau, kad paslėptų, bet yra tokių, apie kuriuos klientai pamiršta. Pavyzdžiui, jeigu jūsų biure nėra lifto arba į elevatorį netelpa didelė spinta, tai reikės kelti rankomis arba keltuvu. Tai darbas, kuris kainuoja. Taip pat, jeigu reikia ypatingo apsauginio pakavimo (pvz., tūkstančio euro vertės serveriams ar meno kūriniams), tai irgi papildomai. Profesionalūs sprendimai biurų perkraustymui iš Vokietijos visada įtraukia šias išlaidas į sąmatą, jeigu apie tai kalbama iš anksto, o ne "vietoje".

Kodėl kai kurios įmonės sako, kad atveža pigiau, bet paskui reikia mokėti už iškrovimą atskirai?

Žiūrėk, tai yra labai paprasta marketingo triukas. Jie paskaičiuoja tik kelią ir pakrovimą, o iškrovimą palieka "galimybei" pasimokyti. Aš to niekada nedariau (bent jau ne sąmoningai). Manau, kad kaina turi būti galutinė. Bet yra įmonių, kurios vežia kelią krovinių ir jas sumontuoja vienoje vietoje, o tada važiuoja į kitą ir ten laukia, kol bus sumokėta. Su mumis tokio nebūna, mes viską aptariame prieš kelionę, kad nė viena pusė nesijustų apgauta.

Ar priimti mokėjimai kortele ar reikia grynųjų vairuotojui?

Daugeliu atvejų viskas vyksta per sąskaitas-faktūras ir bankinius pervedimus, tai yra standartas. Tačiau kartais, ypač jeigu keičiamas planas vietoje (pvz., papildomai reikia nuvežti keletą dėžių į sandėlį Kelne), vairuotojai gali paprašyti papildomo mokėjimo grynaisiais iš karto. Nerekomenduoju duoti didelių sumų grynaisiais, geriau viską susitarti su vadybininku telefonu. Vokiškas biurokratas mėgsta popierius, o ne grynųjų pinigų pinigines.

Vokietijos specifika ir dokumentai

Kaip su dokumentais, ar reikia kokių nors specialių leidimų?

Standartinį biuro perkraustymą galime atlikti su įprasta CMR draudimo sutartimi ir važiavimo lapais. Tačiau jei pervežate brangų elektroniką ar duomenų laikmenas, gali prireikti TIR knygelės ar papildomų deklaracijų, ypač jei prekės yra naujos ir nebuvo naudotos (tai jau gali būti prekyba, ne tik perkraustymas). Aš pats ne visuomet žinau 100% visų naujų taisyklių, nes jos keičiasi kasmet, todėl visada patikrinu su savo logistiku. Profesionalūs sprendimai biurų perkraustymui iš Vokietijos turi apimti ir šį dokumentų tikrinimą, kad neįstrigtumėte ant sienos pasienyje.

Kas dėl to "Hausmeister" (namų prižiūrėtojo) Vokietijoje?

O tai, tai atskira istorija. Vokietijoje kiekvienas verslo centras turi savo Hausmeisterį, kuris yra kaip mažasis dievas. Jis gali neleisti įleisti sunkvežimio, jeigu jis "užteršė" važiuoklę arba atvyko per anksti. Buvo atvejis, kai mūsų vairuotojas nesugebėjo susitarti su vienu tokiu griežtu vyru Hamburgergyje, ir turėjome laukti iki ryto, kol atvyko direktorius. Todėl labai svarbu iš anksto sužinoti taisykles ir, jeigu reikia, "užprižiūrėti" tą prižiūrėtoją su kavos ar degtinės (ne visada, bet kartais padeda).

Ar vokiečių policija dažnai stabdo tokius biuro perkraustymo sunkvežimius?

Jeigu vairuotojas laikosi taisyklių ir sunkvežimis techniškai tvarkingas, tai neturėtų būti problemų. Tačiau jeigu viršytas svoris arba yra kokių nors trūkumų, vokiečiai yra labai griežti. Jie ne taip kaip pas kai kuriuos kaimynus, kur galima "susitarti". Vokiškas policininkas parašo protokolą ir viskas. Profesionalūs sprendimai biurų perkraustymui iš Vokietijos reiškia, kad mūsų techninė pagalba tikrina mašinas prieš kiekvieną kelionę, kad nebūtų nemalonumų kelyje.

Baldai, technika ir tai, kas po kojomis

Kaip elgtis su tais didžiaisis konferencijos stalais?

Jie yra šuniškai dideli ir sunki. Dažniausiai juos tenka išardyti, kitaip nepersimes pro duris nei čia, nei Vokietijoje. Mūsų komanda turi savo įrankius, tad tai problema nėra, bet svarbu, kad klientas žinotų, kur šie stalai bus vėl surinkti. Kartais nutinka taip, kad surinkimo brėžiniai dingsta (nors dažniau juos randame kažkur pas IT vadybininką), ir tą reikia daryti pagal akį. Tai užtrunka šiek tiek ilgiau, bet rezultatas dažniausiai būna geras, nors ne visada idealiai lygus.

Ar saugu vežti serverius ir jautrią techniką?

Saugu, jeigu tai darome ne su kroviniu mašina, kurioje vežta bulvės dieną prieš tai. Mes naudojame specialias dėžes su putomis (anti-shock). Vieną kartą vežėme visą IT infrastruktūrą iš vieno "Start-up" Miunchene, ir buvome taip nervinasi, kad tik net nemiegavom. Viskas atvyko sveika, nes klientas turėjo gerą pagalvą. Profesionalūs sprendimai biurų perkraustymui iš Vokietijos čia yra labai svarbūs – negalima tiesiog mesti monitoriaus ant šieno.

Kas dėl tokių smulkių daiktų kaip puodukai, asmeniniai daiktai?

Tai yra nuobodžiausia dalis. Žmonės dažnai palinka savo daiktus ant stalų, manydami, kad juos "kažkas" pakels. Mes turime pasiūlyti "dėžių sistemą" - kiekvienas darbuotojas gauna dėžę, į kurią susideda savo daiktus. Jeigu to nepadaro, mes turime tai daryti, bet tada atsiskaitomoje gali būti painiava ("kur mano palaidinė?"). Geriau užduoti kiekvienam dėžę ir sakyti – "užpildykite".

Ar galite su montavimu ir išmontavimu?

Žinoma, mūsų komandos yra įpręę su atsuktais. Galime išmontuoti ir vėl surinkti visus biuro baldus. Tačiau reikia suprasti, kad jeigu jūsų baldai yra "self-made" (savarankiškai surinkti) be instrukcijų, tai gali trukti ilgiau. Viena vertus, mes esame meistrai, kita vertus – kai kurios konstrukcijos tiesiog nebuvo skirtos išmontavimui be jų sulaužymo. Apie tai reikia kalbėti žiūrėjimą (aišku, vizualiai įvertinant).

Rizikos, nesklandumai ir gyvenimas

Kas nutinka, jei pas kelionę sulūžta mašina?

Tai blogiausias scenarijus, bet jis įvyksta. Esu matęs, kaip degė sankaba Vokietijos autostradoje. Tokiu atveju mes iš kuriuo siunčiame rezervinę mašiną arba perduodame krovinią kitiems partneriams. Klientui tai reiškia vėlavimą. Profesionalūs sprendimai biurų perkraustymui iš Vokietijos turi apimti ir šią garantiją – mes ne paliekame jūsų daiktų kiemo kelio viduryje. Mes atsilyginame už prarastą laiką, jeigu tai mūsų kaltė (nors dažniau dėl technikos gedimų tai ne taip paprasta įrodyti teisme).

Ar buvote patyręs, kad klientas pasigirdo dėl sugadintų daiktų?

Buvo, ir ne vieną kartą. Vienas klientas skundėsi, kad jo stalas atsirado įbrėžimas, kurio, jo nuomone, anksčiau nebuvo. Mes padarėme apžiūrą paėmę vaizdo medžiagą iš vaizdo registratoriaus (o, taip, mes juos turime) ir matėme, kad įbrėžimas buvo dar prieš pakrovimą Vokietijoje. Viskai susitvarkė ramiai. Bet kartais tiesiog nutinka, kad krenta dėžė, ir kažkas suyža. Tuokiu atveju draudimas padaro savo darbą. Svarbiausia – nedelsiant pranešti, o ne po savaitės.

Kas jeigu lietus? Dėžės neparušos?

Jei dėžės kokybiškos, jos neparušys. Naudojame stiprias, dvigubos sienelės dėžes. Bet jeigu klientas nusprendė taupyti ir pats nusipirko pigių dėžių iš parduotuvės, kurios suyra vos tik padengus vandeniu, tai tada problemų negalima išvengti. Profesionalūs sprendimai biurų perkraustymui iš Vokietijos reiškia naudoti tinkamą inventorų. Taip pat stengiamės neversti krovinių, jeigu lietūs lyja kaip iš kibiro, laukiame, kol ims leistis, arba greitai uždenkame tentą.

O jeigu mums reikia įsikurti naujoje vietoje sekmadienį, o Vokietijoje yra poilsio diena?

Vokiečiai labai gerbia poilsio dienas. Negalima būti per garsus, negalima trukdyti kaimynams. Bet mūsų darbas ne visada susijęs su triukšmu. Jeigu reikia tik iškrauti, tai įmanoma susitarti su objekto vadovu. Tačiau montavimo darbus sekmadienį darome retai, nebent tai būt�itypatingas užsakymas. Geriau planuoti įsikūrimą pirmadienį ryte, nes kitu atveju rizikuojate susidurti su nepatenkintais kaimynais arba net policija.

Organizaciniai dalykai ir patarimai

Ar verta rūpintis draudimu, jei jums jau turite?

Mes turime transporto draudimą (CMR), bet jis dengia tik tiek, kiek mes atsakome už krovinį. Jeigu jums pervežami labai brangūs daiktai (pvz., meno kūriniai ar unikali technika), verta pasidomėti papildomu draudimu. Aš visada sakykite klientams – patikrinkite savo polisą. Kartai nutinka, kad klientas manydamas, kad visas apsaugotas, o iš tiesų jo draudimas neveikia pervežimo metu.

Kaip pasirinkti tinkamą dieną?

Geriausias laikas yra vidur savaitė, antradienis ar ketvirtadienis. Penktadieniais visi nori baigti anksčiau, o pirmadieniais dažnai būna "šalti" startai. Be to, reikia atsižvelgti į Vokietijos šventes. Jos skiriasi nuo mūsų. Vieną kartą neįvertinau, kad Vokietijoje buvo šventė (Tautinė šventė), ir vairuotojas negalėjo išvažiuoti iš sandėlio. Dabar visada tikrinu kalendorių dviem šalims.

Ar galima su jumis susisiekti naktį, jei kažkas nutinka?

Taip, aš dažnai imu telefoną naktį, nors žmona visai nelaiminga dėl to. Bet šitoje srityje reikia būti pasiekiamam. Jei vairuotojas užstrigo sienoje arba nežino krypties, geriau, kad jis skambintų man, nei stovėtų ir nerastų vietos. Profesionalūs sprendimai biurų perkraustymui iš Vokietijos tai ir yra tas ryšys – tu turi žinoti, kas veža turtus.

Kas dėl tos pačios įmonės, kurie tiesiog pasako "mes viską padarysime"?

Būkite atsargūs. Jei konsultacijoje jie neduoda jokių konkrečių atsakymų, tik "bus gerai", tai gali būti brokeriai, kurie tiesiog perparduoda užsakymą kitiems. Tada jūs net nežinosite, kas atvyks su jūsų serveriais. Geriau dirbti su tiems, kurie turi savo techniką ir žino, ką kalba. Aš visada raginu klientus užduoti klausimus apie mašinų markes ar vairuotojų patirtį.

Ar reikia maitinti vairuotojus?

Nebūtina, bet labai padeda. Jeigu vairuotojas dirba 12 valandų ir krauna jūsų biurą, skanis sandelyčas ar kavos puodelis gali padaryti stebuklus. Jis taps dosniau ir atidžiau. Tai toks "žmogiškasis faktorius", kurio negalima įrašyti į sutartį, bet jis veikia. Ypač Vokietijoje, kur maistas ir kava yra kultūra.

Kaip elgtis su asmeniniais automobiliais, jeigu juos reikia perkelti?

Tai galima padaryti, bet tai ne biuro perkraustymas. Mes turime autovežių partnerių. Kartais klientai prašo "pritvirtoti" automobilį prie sunkvežimio su biuro baldais – tai daryti draudžiama ir nesaugu. Geriau tai atskirai suorganizuoti. Nors brangu, bet saugu.

Galite padėti su atliekų išvežimu iš seno biuro?

Galime, jeigu tai nėra pavojingos atliekos arba statybinės liekanos. Paprastai klientai nori atsikratyti senų baldų, kurie jau netinka. Mes galime užvežti tai į perdirbimo centrą Lietuvoje arba Vokietijoje, priklausomai nuo to, kur pigiau ir labiau prasminga. Kartais tiesiog paliekame ten, jeigu Hausmeisteris leidžia (nerekomenduoju).

Paskutinis klausimas – kodėl aš turėčiau rinktis būtent jus?

Nes aš žinau, kur yra tas vienas "Fritz" su savo liftu, kuris neleidžia įleisti neigilinių mašinų. Nes aš žinau, kad keliuose ties Rūdovingu (prie sienos) dažnai stovi "radarai". O ir svarbiausia – nes aš nebijau prisipažinti, jei kažką darau netvarkiai, ir tą taisau. Profesionalūs sprendimai biurų perkraustymui iš Vokietijos tai ne tik technika, tai ir patirtis, kurią negalima išmokti iš knygų.

Išvada

Galiausiai, biuro perkraustymas iš Vokietijos yra sudėtingas procesas, bet su tinkama komanda jis tampa tiesiog darbu dieną. Profesionalūs sprendimai biurų perkraustymui iš Vokietijos apima tiek techninę pusę, tiek tą mažąjį "pilietiškumą", kurio reikia dirbant su žmonėmis. Nenuviliu – nors kartais ir būna nesklandumų, pvz., vairuotojas užmiega arba dėžė suskilna, bet mes visada sugebame išsukti. Svarbiausia – nebijoti klausti ir planuoti iš anksto, o tada viskas gerai. Žinokit, po dvidešimt metų šioje srityje, jau mažai kas gali mane nustebinti, bet Vokietija visada randa kažką naujo.