Profesionalūs sprendimai biuro perkėlimui į ir iš Vokietijos: kas iš tikrųjų laukia Jūsų verslo?

Biuro perkėlimas į Vokietiją arba atgal į Lietuvą – tai ne tiesiog dėžių kraustymasis į sunkvežimį. Po dvidešimt metų šioje srityje galiu pasakyti viena: organizacija čia yra viskas, o Vokietija neleidžia nieko pasakyti „kaip nors“. Vokiečiai myli tvarką, tad jei pas Jus tenka chaosas, tai ten liks biudžeto klodoje. Reikia suprasti, kad biuro perkėlimas iš Vokietijos reikalauja ne tik raumenų, bet ir smegenų, ypatingai kalbant apie dokumentus, techniką ir logistiką. Čia nėra vienos dienos darbas, tai procesas, kuris prasideda ne tuomet, kai atvažiuoja vairuotojas, o dar prieš mėnesį, kai pradedate galvoti apie pakavimo juostą.

Bendri klausimai apie procesą ir organizaciją

Kiek laiko užtrunka toks biuro perkėlimas į Vokietiją?

Viskas labai priklauso nuo to, kiek daug turite daiktų ir kur būtent Vokietijoje esate. Jei tai tik mažas kambaryks Berlyne, tai susitvarkome per dvi dienas, tačiau jei perkeliate visą gamyklą iš Miuncheno, tai gali užeiti ir savaitę. Taip pat reikėtų apsvarstyti kelionę – pati vairavimo dalis užima laiko, o jei tenka laukti kirtoje arba dėl sunkiųjų krovininių transporto apribojimų miestuose, tai gali užtrukti ilgiau, nei planavote. Geriau visada planuoti su rezervu diena ar dvi, kad nereikėtų panikuoti paskutinę minutę.

Ar galiu važiuoti kartu su vairuotoju sunkvežimiu?

Techniškai tai yra įmanoma, tačiau dauguma draudimo kompanijų to nerekomenduoja, o kai kurios ir visai draudžia. Turiu omeny, jei įvyks avarija, o kablyje bus žmogus, kuris n�ra įrašytas į vairuotojų sąrašus, gali būti bėdų su išmokomis. Be to, ilgų kelionių sunkvežimiu nėra labai patogu – ten vibracija, triukšmas ir vairuotojas dirba, jis ne vadas ekskursijų. Jei labai reikia, galima susitarti, bet tikrai neįsivaizduoju, kad kažkas norėtų praleisti 12 valandų ant sėdynės šalia vairo.

Kas daryti, jei pasirodo, kad dėžių yra daugiau nei planavau?

Tai klasika. Viską suplanuojame, atvažiuoja 3,5 tonos sunkvežimis, o jau pusėlės kelio suprantame, kad netilps. Tokiu atveju stengiamės padaryti papildomą reisą, jei tai įmanoma tame pačiame maršrute, arba greitai surasti partnerį vietiniame rate. Žinoma, tai papildomai kainuos, nes laikas – pinigai, ir degalai Vokietijoje ne pigūs. Geriau tikrai iš anksto parodykite mums visas savo sandėlius, net tuos, kuriuose slypi senos archyvinės dėžės, apie kurias ir patys buvote užmiršę.

Ar apdraudžiate pervežamus turtą?

Taip, standartinė draudimo polisas yra, bet jis dažniausiai dengia tik transporto priemonės ir krovinių atsakomybę pagal CMR konvenciją. Turiu omeny, jei užsidega sunkvežimis, tai mokėsime, bet jei Jūs pačiais padėjote braškę ant serverio ir jis suvilgo, tai ne. Ypatingai brangią techniką ar meno kūrinius reikia aprašyti atskirai ir sudaryti papildomą draudimą, kad nereikėtų vėliau ginčytis dėl vertės. Nenaudinga rizikuoti su kainingu inventoriumi be papildomo apsaugos sluoksnio.

Ar dirbate savaitgaliais arba šventinėmis dienomis?

Galime, jei užmokestis atitinka, o Vokietijoje darbo taisyklės yra griežtos. Vairuotojams turi būti mokamas papildomas mokestis už darbą poilsio dienomis, o tai padidina sąskaitą. Tačiau biuro perkėlimas į Vokietiją dažnai vykdomas būtent savaitgaliais, kad verslas nestotų. Jei norite taupyti, geriau planuokite darbo dienom, bet jei reikia skubaus ir neįmanomo – mes pasiekiame ir savaitgalį.

Kainos, mokėjimai ir biudžeto planavimas

Kiek apytiksliai kainuoja biuro perkėlimas iš Vokietijos?

Nepasakysiu tikslios sumos be matavimų, tai būtų melas. Kaina priklauso nuo tūkstančių dalykų – ar reikia nešti aukštyn žemyn nelygiuose grindims, ar yra liftas, ar reikia specialių kranų. Mažas biuras gali kainuoti kelių šimtų eurų, o didelis įmonės perkelimas – kelių dešimčių tūkstančių. Siūlau nedvejoti ir kreiptis dėl komercinio pasiūlymo, kurį parengiu atsižvelgdamas į Jūsų konkretų sąrašą ir kvadratinius metrus.

Kas konkretiai įeina į galutinę kainą?

Į kainą įeina darbo valandos, transporto nuoma, degalai ir keliai. Taip pat įtraukiame pagrindines pakavimo medžiagas, tokias kaip dėžės ir plėvelė, bet jei reikia specialių dėžių kompiuteriams ar tūpų, tai gali būti apskaičiuojama papildomai. Žiūrėkime sąskaitą atidžiai – kartais įmonės mato už „darbą“, bet pamiršta, kad kelių mokesčiai Vokietijoje (Maut) yra dideli ir jie taip pat įeina į galutinę sumą. Nieko nepaslėpsiu, viskas bus aiškiai surašyta.

Ar galima gauti kokią nors nuolaidą?

Jei perkeliate didelį biurą arba turite kelerių metų sutartį su mūsų įmone, tai aišku, galima pasikalbėti. Taip pat nuolaidos dažnai suteikiamos, jei perkėlimo datos lankstžios ir mes galime suderinti su kitais reisais tame pačiame regione. Tačiau nedarykite įspūdžio, kad čia turgus, kur galima derėtis už pusę kainos – kiekvienas vairuotojas ir krovejas turi gauti savo, o kuro kaina nenukrenta.

Kas daro įtaką galutinei biuro perkėlimo į Vokietiją kainai?

Didžiausią įtaką darba atlieka pats pasiruošimas – jei viskas supakuota ir pažymėta, mums reikia mažiau laiko. Taip pat svarbu išsikraunamoji vieta – jei sunkvežimiui tenka stovėti toli ir nešti daiktus per pusę miesto, tai brangiau. Dar vienas dalykas yra pats laikas – perkėlimai švenčių metu arba naktį visada brangesni. Ir žinoma, speciali technika, jei reikia pervežti safe ar labai jautrą serverinę.

Kaip vyksta apmokėjimas – ar reikia avanso?

Įprasta tvarka yra ta, kad imame maždaug 30 proc. avansą, kad užfiksuotume datas ir neimtume kitų užsakymų. Likusią dalį sumokate tada, kai darbas baigtas ir daiktai sėkmingai atvyksta į paskirties vietą. Esu matęs atvejus, kai klientai bandydavo derėtis po to, kai viskas jau įkelta į sunkvežimį, to daryti neverta – tai nesąžininga ir sukelia nepasitikėjimą.

Pasiruošimas, dokumentai ir papildomos paslaugos

Kokius dokumentus reikia turėti išvykstant iš Vokietijos?

Kadangi Vokietija yra ES šalis, tai paprastai pakanka sandėliavimo dokumentų arba sąskaitos faktūros už prekes, jei tai verslo inventorius. Tačiau jei perkeliate asmeninį turtą, kuris buvo naudojamas verslui (pvz., direktoriaus stalą), gali reikėti deklaracijos. Geriau turėti viską surašytą – sąrašą su vertėmis, nes muitinė (nors ir retai viduje ES) gali sustabdyti ir patikrinti, ar tai ne narkotikų kontrabanda. Biuro perkėlimas iš Vokietijos be dokumentų yra tiesiog neįmanomas.

Ar jūsų komanda atlieka ir išmontavimą bei montavimą?

Žinoma, mes ne tik nešame dėžes. Mūsų komanda turi įrankių, kad išmontuotų stalus, spintas, sekcijas. Viską užrašome, sudėliome ir naujoje vietoje vėl surinkame taip, kad būtų naudojama. Vienintelis dalykas – sudėtingos sistemos, kaip kad dideli serveriniai stalai ar specialios linijos, gali reikalingi techninio specialisto dalyvavimo, mes tik fizinius darbus atliekame.

Kaip reikia supakuoti paštu ir dokumentus?

Paštą, konfidencialius dokumentus ir pinigus reikia pasiimti su savimi. Mes ne tikriname, kas yra dėžėse, bet ir neprisiimame atsakomybės už prarastus dokumentus. Supakuokite juos į atskiras dėžutes, kurios nebus maišomos su baldais, ir gerai užsandarinkite. (Tikrai, tikrai pasilikite sau svarbius popierius su savimi, o ne duokite mums į sunkvežimį). Nenorite, kad jūsų sutartys nukeliautų į kažkokį sandėlį Frankfurte.

Ar reikia žymėti kiekvieną dėžę?

Būtina. Tikrai nenorite, kad paskutinę dieną surinktumėte kompiuterius iš virtuvės dėžių. Rašykite ant viršaus ir šonų – „Knygynas“, „Vadovo kambarys“, „Virtuvė“. Taip mums bus 10 kartų greičiau iškrauti. Pasitaiko, kad klientai sako, „jie visi vienodi“, tačiau vėliau gailisi, kai praranda pusę dienos ieškodami filtro ar kavos aparato dalies.

Ar pasirūpinate pakavimo medžiagomis?

Mes atvežame viską: dėžes, burbuliukus, klijų juostas, kėdžių uždangalus. Mums nereikia, kad jūs bėgtumėte į parduotuvę ir ieškotumėte, kur pigiau. Viską įskaičiuojame į kainą. Vienintelas dalykas – jei turite ypatingai daug knygų, tai gali prireikti specialių, mažesnių dėžių, nes popieriaus yra daug ir jis sunkus.

IT technika, jautrūs daiktai ir ypatingi atvejai

Kaip saugiai pervežti serverius ir IT infrastruktūrą?

Tai yra pačios svarbiausios ir brangiausios dalys. Serverius reikia išjungti pagal instrukcijas (ne tik ištraukti laidą), sudėti į antistatines dėžes arba specialias krones. Esu matęs, kai serverius nešė kaip paprastus buitinio prietaisus – po to jie nebeįsijungė. Biuro perkėlimas į Vokietiją be IT įrangos apsaugos yra pavojus verslo continuity. Mes turime patirties, tik reikia, kad jūsų IT žmogus būtų šalia ir padėtų viską išjungti.

Ar pervežiate pianinus ar labai sunkius baldus?

Pervežame, bet tai nebe paprastas krovinys. Pianinams, ypač koncertiniams, reikia specialių priemonių – nešimo juostų, o kartais ir kranų. Jei Jūsų biure stovi senas, sunkus pianinas, praneškite iš anksto, nes negalime tiesiog užkelti jo ant pečių. Tai reikalauja planavimo ir papildomų rankų.

Kaip elgtis su dideliais vitrinais ar stiklu?

Stiklas – tai mūsų priešas, bet mes sugebame su juo susitvarkyti. Viską supakuojame į storas plokštes, užklijuojame juosta, kad neišsiskirtų fragmentai, jei nulūžtų. Vitroms reikia specialių statomųjų rėmų. Niekada negaliu garantuoti 100 proc., kad joks stiklas nesužalos, jei kelyje yra duobės, bet mes darome viską, kad sumažinti riziką iki minimumo.

Ar atvežate ir išvežate šiukšles?

Įprastai ne, mes ne šiukšliavežiai. Tačiau jei sutarsime, galime išvežti senas dėžes ar supakuotines atliekas į artimiausią šiukšliadėžę už papildomą mokestį. Nereikia mums mesti senų kavinės puodų į sunkvežimį – mums reikia vietos inventoriumi. Užsirašykite tai iš anksto, kad mums nereikėtų ieškoti kaip atsikratyti laužų Vokietijoje, kur tai kainuoja brangiai.

O kas su augalais ar akvariumais?

Augalus galima vežti, jei tai neleidžiami augalai (kažkokie egzotiniai). Žiema reikia apsaugoti nuo šalčio, nes sunkvežyje gali būti šalta, jei stovime. Akvariumus reikia išpilti, žuvis išvežti atskirai. Akvariumo stiklas yra labai trapus, tad jį reikia apdoroti kaip vitriną, tik dar atsargiau.

Vokietijos specifika: problemos, eismas ir realybė

Ar sunku vairuoti sunkvežimiu Vokietijos miestuose?

Galiu pasakyti – tai iššūkis. Yra vietų, kur sunkvežimiui užkelti į centrą be leidimo yra neįmanoma. Vokiija griežtai seka, kuriose zonose galima stovėti. Be to, „Environmental Zones“ (Umweltzone) reikalauja specifinių ženklų ant priemonės, o be to gaus baudų. Mes viską turime sutvarkyta, bet jei bandysite važiuoti savo automobiliu su priekaba, kur nėra ženklo, gausite nuotrauką ir baudą paštu.

Kas daryti su parkavimo leidimais (Anliegerfreiheit)?

Tai kliento darbas. Jūs turite eiti į Rathaus (savivaldybę) ir gauti leidimą stovėti gatvėje. Mes negalime to padaryti už Jus, nes ten reikalingi dokumentai, kad Jūs esate gyventojas ar verslas atvykstantis. Be to leidimo, mums gali tekti važiuoti į apmokamą parkavimą, kas labai brangu (apie 2-3 eurai per valandą). Užtikrinkite šį dokumentą prieš keliones dieną.

Ar tikrai vokiškos perkėlimo firmos yra geriau?

Nemanau. Kai kurios yra puikios, brangios, bet greitos. Kitos... O Dieve, matęs esu, kaip jos padaro. Vienas kartas buvo, kai vokiečiai numetė kliento dėžes ant grindų ir išvažiavo, sakydami „ne mūsų darbas“. Mūsų požiūris yra kitoks – mes dirbam, kol klientas laimingas. Kaina gali būti panaši, o paslaugos kokybė – daug šiltesnė ir lankstesnė.

O jei įvyksta avarija kelyje?

Tada kviečiame pagalbą ir draudimo kompaniją. Vokietijoje gelbėjimo tarnybos atvyksta greitai, bet kainuoja. Jei kaltė mūsų, mokame viską, jei ne – mums išklauso. Svarbiausia yra tai, kad daiktai yra apdraudžiami, tad Jūs nieko neprarasite. Niekada nenorite, kad tai nutiktų, bet mes pasiruošę blogiausiam scenarijui.

Ar reikia mokėti už mokestį už vairuotojo nakvynę?

Jei kelionė trunka ilgiau nei nustatyta laiko (paprastai 9 valandos vairavimo), tai taip, vairuotojas turi atsipalaiduoti. Mums tai įeina į sąskaitą, jei tai standartinis maršrutas. Jei reikalaujate, kad jis važiuotų be sustojjimo (kas yra nelegalu), tai mes atsisakysime tokio darbo. Saugumas yra pirmiau nei greitis.

Kaip elgiate su kalba – vokiečiai kalba tik vokiškai?

Mūsų vairuotojai dažniausiai kalba angliškai arba rusiškai, bet su vokiečiais susitarti galima. Kalba nėra problema, kai turi rašytinį užsakymą. Biuro perkėlimas iš Vokietijos dažnai vyksta be didelių pokalbių – viskas suplanuota anksčiau. Tačiau jei reikia kalbėtis su vietininku ar policija, mes išsiversime, nieko baimės nėra.

Ar galiu pervežti savo automobilį su sunkvežimiu?

Taip, galime užkrauti Jūsų automobilį į sunkvežimį su specialia platforma. Tai labai patogu, nes nereikia vairuoti atskirai. Tačiau reikia žinoti automobilio matmenis ir svorį, kad tinkamai suplanuotume vietą. Taip pat reikia, kad automobilis būtų paruoštas – benzinas bakas turi būti beveik tuščias dėl saugumo.

Kas daryti, jei paskirties vietoje nėra lifto?

Tada nešime rankomis. Tai brangiau ir lėčiau. Vokietijoje daug senų pastatų be lifto, todėl tai nėra retumas. Jei Jūsų biuras yra 4 aukšte be lifto, susitarkime dėl papildomų vyrų. Nenuleiskime savo nugaros be reikalo – mes žinome, kaip kelti sunkius daiktus laiptais, saugiai.

Pabaigos ir išvados

Ar atliekate grožio darbus po perkėlimo?

Ne, mes ne statybininkai. Atvežame daiktus, surandame juos vietose. Jei reikia dažyti sienas ar montuoti kabinetus ant sienų, tai jau kitos paslaugos. Mes galime padėti surinkti baldus, bet jei reikia gręžti sienose, tai turite turėti savo meistą. Mes norime, kad Jūsų biuras atrodytų gražiai, bet mūsų kompetencija yra logistika, ne remontas.

Kas daryti, jei kažkas dingsta kelyje?

Tai retas atvejis, bet įvyksta. Visą inventorių fiksuojam įkraudami ir iškraudami. Jei trūksta dėžės, tikrinam, ar ji nebuvo palikta senoje vietoje arba nebuvo užkelta į kitą sunkvežimį (jei buvo keletas). Dažniausiai dėžės būna po lova arba už užuolaidų. Nieko nedingsta be pėdsakų, tiesiog reikia ramiai paieškoti.

Ar dirbate ir su asmeniniais daiktais, ar tik su verslu?

Dirbame su viskuo. Jei verslininkas perkelia savo biurą ir kartais nori nuvežti ir savo dviratį ar mėgėjiškus daiktus, tai nėra problema. Biuro perkėlimas į Vokietiją dažnai susijęs ir su asmeninio gyvenimo pokyčiais. Mes esame lankstūs ir suprantame, kad gyvenimas nesiskiria tik pagal verslo kortelę.

Viskas, kas susiję su biuro perkėlimu į Vokietiją ar iš jos, atrodo sudėtinga tik tol, kol nepradėsite planuoti. Pagrindas yra komunikacija ir sąžiningas sąrašas tų daiktų, kuriuos norite pervežti. Esu matęs daugybę sėkmingų projektų, kai klientai tik pasakė „mes norim čia“, o mes užėjome ir padarėme. Neleiskite baidoms apie Vokietijos biurokratiją sustabdyti Jūsų verslo augimo – visada galima rasti profesionalų sprendimą, jei žinai, kur ieškoti.