Profesionalūs logistikos sprendimai biuro kroviniams į Vokietiją

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt ketverius metus ir galiu pasakyti viena – ne viskas yra taip lygu ir paprasta, kaip atrodo iš šalies. Kai klientas prašo profesonalų logistikos sprendimą biuro kroviniams į Vokietiją, jis dažnai galvoja, kad tai tik pakrauti, nuvažiuoti ir iškrauti. Bet realybėje tai yra sudėtingas mechanizmas, kur dingsta siuntiniai, kur sustoja vairuotojai pasienyje be dokumentų, kur sunkvežimiai gedasi Vokietijos autobanuose ties Kaunas (čia pataisiau – ne ties Kaunas, o, žinoma, ties Berlynu arba ką ten, ten taip pat yra užstatymai). Tiesiog reikia žinoti, kur ir kada. Biuro kroviniams ypatingai svarbu, kad jie nenukentėtų, nes ten visada yra brangiai įranga, serveriai, dokumentai. Be gero plano ir patirtis, tai gali pavirsti tikru košmaru, tad reikia rinktis tuos, kurie žino, ką daro.

Kaip pradedamas procesas ir ką reikia žinoti iš pradžių

Kiek laiko užtrunka tas pervežimas į Vokietiją?

Standartiškai, jei kalbame apie „taisyklingą“ biuro krovinių pervežimą į Vokietiją, mes žiūrime į 1–3 dienas, priklausomai nuo to, kur Vokietijoje reikia nuvažiuoti. Jei tai Miunchenas arba Hamburgas, tai aišku, ilgiau, jei kažkur netoli sienos, pvz., Acheno ar Frankfurto prie Oderio, tai gali įvykti ir per dieną. Bet geriau visada skirti šiek tiek atsargos laiko, nes niekada nežinai, kas nutiks kelyje – variklio gedimas ar pasienio kontrolė gali viską pavėlinti. Vakar pats mačiau, kaip eismas autobane stovėjo tris valandas dėl avarijos, tai be rimto planavimo čia neapseisi.

Ar reikia daryti išankstinį užsakymą?

Būtina. Negalite tiesiog paskambinti ir sakyti „važiuokit šiandien“. Profesionalūs logistikos sprendimai biuro kroviniams į Vokietiją reikalauja planavimo, nes reikia rezervuoti automobilį, išrašyti dokumentus, suderinti su vairuotoju (o jie turi savo grafikus). Paprastai mes sakome, kad geriausia užsakyti bent savaitę iki norimos datos, ypač jei tai sezono metas. Esu matęs situacijų, kai žmonės skambina paskutinę minutę, ir tada tenka ieškoti klastingų sprendimų, kur kainuoja duktie brangiau.

Ar galite atvykti ir įvertinti vietą objektyviai?

Žinoma, mes darome tai be mokesčio, jei sutinkame dėl galimų paslaugų. Atvykstame, žiūrime, kiek reikia mažų dėžių, kiek didelių spintų, ar yra liftas. Kartais klientas sako, kad tai „trys dėžės“, o atvyksta, o tai yra trys didžiulės konteinerinės dėžės pilnos knygų. Toks supratimas išvengia nesusipratimų vėliau, kai sunkvežimis atvažiuoja ir netelpa į kiemą. Be to, kartais patys klientai nežino, kiek turi daiktų, kol mes nesuskaičiuojam.

Ką daryti, jei aš netikiuškai kiek daiktų turiu?

Nesijaudinkite, tai dažna situacija. Galime tiesiog padaryti apytikrį skaičiavimą pagal biuro plotą arba pareikalauti, kad padarytumėte nuotraukas. Vienas klientas Vilniuje taip padarė – nufotografavo viską telefono galerijoje, ir mes sugebėjome priskaičiuoti, kad mums reikės 15 metrų priekabos. Geriau taip nei vėliau triūšti paskutinę minutę ieškant kito auto.

Ar jūsų įmonė turi draudimą?

Taip, mes turime CRSdraudimą, bet jis yra ribotas paprastai iki 10 eurų už kilogramą arba fiksuota suma. Jei vežate labai brangią įrangą, pvz., serverius ar menines kūrinius, reikia tai pasakyti iš anksto, kad įtrauktume į sąlygas. Profesionalūs logistikos sprendimai biuro kroviniams į Vokietiją be draudimo yra beveik privaloma, bet visada skaitykite smulkmenas. Kartais žmonės galvoja, kad jei kas nors nutiks, jiems mokės milijonus, bet taip nėra.

Kaip vyksta apmokėjimas?

Dirbame tiek su PVM sąskaitomis verslui, tiek, reikia, gali būti individuali sutartis. Paprastai reikalaujame 30-50 proc. avanso, kad užtikrintume, kad klientas nepadingtų. Likusią dalį sumokate, kai krovinys pasiekia paskirties vietą arba paruoštas išvežti. Buvo atvejų (retų, bet buvo), kai žmonės atšaukdavo užsakymą paskutinę dieną, o mes jau buvome pasamdę vairuotoją.

Dokumentai, muitinė ir Vokietijos reikalavimai

Ar reikia muitinės deklaracijų, jei tai tik biuro technika?

Jei tai yra prekyba tarp įmonių (B2B), taip, būtina išrašyti prekių sandėrio sąskaitą-faktūrą (EXW arba FCA sąlygomis) ir pridėti prie CMR konosamento. Muitinė Vokietijoje dabar labai griežta tikrina, ar prekės atitinka tai, kas parašyta. Jei rasite klaidą, gali tekti mokėti baudas. Reikalingas ir EORI numeris, jei esate iš ne Europos Sąjungos, bet jei Lietuva-Vokietija, tai viduje dažniausiai užtenka sąskaitos ir pakavimo sąrašo.

Kas tas CMR konosamentas ir kodėl jis svarbus?

Tai pagrindinis dokumentas, kuris lydi kiekvieną tarptautinį krovinį. Be jo negali važiuoti niekur. Jis patvirtina, kad krovinys buvo priimtas važiuoti. Jį pasirašo ir siuntėjas, ir gavėjas, ir vežėjas. Jei dingsta dalis krovinio, šis dokumentas yra pagrindas ieškoti atlyginimo. Niekada neleidžia vairuotojui važiuoti be pasirašyto CMR, tai yra didelė rizika.

Kas daryti, jei trūksta dokumentų pasienyje?

Geriausia, jei jų nedingsta. Mes visada siunčiame kopijas el. paštu vairuotojui ir taip pat iš anksto įkeliame į sistemas. Kartais vokiškai muitininkai gali reikalauti originalo, bet dažniausiai sutinka su skaitmenine versija. Buvo atvejis, kai vairuotojas paliko dokumentus kavinei pietų metu... tai buvo stiprus stresas. Dabar visada darome kopijas.

Ar Vokietija turi kokius nors ypatingus reikalavimus biuro technikai?

Jiems labai rūpi, ar technika yra suremontuota atliekomomis dalimis (WEEE direktyva). Taip pat reikia saugumo duomenų lapų, jei yra cheminių medžiagų, pvz., tušo ar toners kasetėse. Profesionalūs logistikos sprendimai biuro kroviniams į Vokietiją visada atsižvelgia į šius smulkmenas, kad nereiktų traukti siuntos atgal. Negerai, jei gavėjas atsisako priimti prekę dėl neteisingo žymėjimo ant pakuotės.

Ką daryti, jei klientas nori atidėti mokesčius (pvm)?

Jeigu jūsų įmonė yra įregistruta PVM mokėtoja Vokietijoje, tuomet taip, galite taikyti 0 proc. PVM tarifą (intra-community supply). Reikia tik tiksliai nurodyti abiejų šalių PVM mokėtojų numerius ir sąskaitoje parašyti „PVM atskaitymas pagal mokesčių kodekso ... straipsnį“. Jei nurodytos neteisingos detalės, vokiečiais gali mokėti PVM jūsų biudžeto sąskaita, o tai nepatogu.

Ar dažnai tikrina krovinius fiziškai?

Ne taip dažnai kaip anksčiau, bet vis tiek atsitinka. Skaitytuvo spinduliai tikrina viską, bet jei sistemoje kažkas „suplūšta“ arba yra įtarimų, gali sustabdyti ir nuimti uždarą audinį. Biuro kroviniams tai nebūna dažna problema, nebent jūsų dėžės atrodo įtartinos. Esu matęs, kaip sustabdė pilną priekabą su kompiuteriais tik todėl, kad buvo klaida dokumentuose.

Supakavimas, krovimas ir techniniai niuansai

Ar jūs supakuojate biuro inventorius?

Mes galime tai padaryti – tai vadinama „pakavimo paslauga“. Turime dėžių, burbuliukų, plėvelės. Bet tai kainuoja papildomai. Jei norite sutaupyti, galite supakuoti patys, bet tada atsakomybė už pažeidimus tenka jums. Profesionalūs logistikos sprendimai biuro kroviniams į Vokietiją siūlo ir visą šį rūpėjimąsi perduoti mums, kad jums neliktų nieko kito, kaip tik dirbti.

Kaip elgtis su taisais dideliais spausdintuvais?

Jie yra sunkiausi ir dažniausiai pažeidžiami. Reikia išimti visus kasetes, fiksuoti galvutes (jei įmanoma) ir uždengti plastiku. Kartais reikia išmontuoti stalčius arba sienas, kad netilptų pro duris. Vieną kartą teko nešti didelį „Xerox“ laiptais penktame aukšte, nes liftas neveikė – tai buvo tikras išbandymas mūsų kelintojams.

Ar galima vežti atvirą kompiuterį be dėžės?

Labai nepatarstina. Nors galime jį apvynioti ant ratlankio plėvele, bet vibracija kelyje gali sugadinti diską (jei tai senesnis modelis) ar nulūžti ekraną. Geriau investuoti į dėžę su putomis. Biuro krovinių pervežimas į Vokietiją yra ilgas kelias, kelyje yra duobų, yra sustojimų – geriau saugoti techniką kaip kiaušinį.

Kaip užtikrinamas, kad dėžės nešlis ant save naudoti?

Viskas turi būti užrašyta. Mes žymime kiekvieną dėžę numeriu ir, jei reikia, rašome, kas viduje (pvz., „knigos“, „kompiuteriai“). Taip pat krauname pagal svorį – sunkiausios į apačią, lengvesnės į viršų. Jei klientas pats supakuoja, tada paprašome užrašyti „fragile“ (lengvai sudūžta) ant tų, kur reikia.

Ar atliekate montavimo Vokietijoje pas klientą?

Taip, tai yra viena iš mūsų paslaugų, vadinama „paskutinio mygtuko“ sprendimu. Atvežame, iškrauname, išpakuojame ir sujungiamus kompiuterius bei surenkame stalus. Žinoma, tai brangiau. Kai kurie mūsų klientai nori, kad viskas būtų pasiruošusi rytais dirbti – tai įmanoma su gera komanda vietoje.

Kas nutinka, sugedus liftam paskirties vietoje?

Tai klasika. Tokiu atveju reikia laukti, kol ateis patyrę krovėjai (esu tarkime, kad jų tenka laukti valandą ar dvi), arba mokesčiais už „manualinį krovimą“. Viskas yra aptarta mūsų taisyklėse. Jei klientas nenurodo iš anksto, kad liftas neveikia, gali kilti nesusipratimų dėl laiko pinigų. Mes stengiamės informuoti iš anksto.

Problemos, nesklandumai ir gyvenimas

Ką daryti, jei sunkvežimis sugenda kelyje?

Mes turijome techninę pagalbą partneriems visoje Europoje. Vairuotojas skambina mums, mes skambinaems jiems. Kartais reikia perkrauti krovinį į kitą automobilį. Tai nevyksta dažnai, bet kada tai nutinka, tai užtrunka ilgą laiką. Profesionalūs logistikos sprendimai biuro kroviniams į Vokietiją turi numatyti ir tokius scenarijus, nors klientui juo yra labai nemalonu.

Ar dažnai dingsta kroviniai?

Aš asmeniškai per savo dvidešimt metų neteko tokio dalyko su biuro kroviniais. Esame įdiegę GPS sekimą visose mašinose. Yra buvę atvejų, kai dėl klaidingų adresų vairuotojas važiavo ratu, bet dingimas – tai tabu. Nors esu girdėjęs istorijų iš rinkos, kai mažos įmonės suvogdavo prekes... su mumis tokie dalykai negali būti.

Kas yra „šaltas kelias“?

Tai kai krovinys nėra vežamas tiesiai, bet perkeliamas tarpinėiuose sandėliuose. Tai naudinga, jei turite mažą siuntą, kurią reikia sukaupti su kitomis. Bet jei jums svarbus greitis, geriau rinkti tiesioginį pervežimą (direct). Biuro krovinių pervežimas į Vokietiją gali būti atliekamas abiem būdais, priklausomai nuo jūsų biudžeto.

Ar vairuotojai moka anglų kalbą?

Dauguma mūsų vairuotojų kalba suprantamai, bet ne visada tobulai. Esu matęs, kaip jie su vokiečiais susitaria rankomis ir kojomis, kai reikia surasti sandėlį. Kalbos barjeras gali sukelti nemažą sumaištį, jei adresas sudėtingas. Todėl mes visada stengiamės duoti tikslus koordinates ne tik adresą.

Kaip elgiamės su naktiniu režimu?

Vokietijoje yra griežti taisyklės dėl ramybės laiko (Nachtruhe). Negalima iškrauti krovinio gyvenamųjų namų zonoje naktį, jei neturite specialaus leidimo. Jei planuojate atvykti vakare, viską gerai suderinkite, kitaip galite sulaukti policijos arba pykčio kaimynų. Mes siūlome planuoti atvykimą ryto arba dienos metu.

Ką daryti, jei klientas Vokietijoje nepasirodo atsiimti?

Tai didelis galvos skausmas. Skambiname, rašome. Jei neatsiliepia, teks vežti krovinį į sandėlį Vokietijoje laikinai. Už laikymą tenka mokėti pinigus (storage fees). Yra buvę, kad įmonė užsidarė, o mes sužinojome tik atvykę... tuomet prasideda administracinė kova dėl grąžinimo išlaidų.

Kodėl kartai kainos pasikeičia dieną prieš važiavimą?

Degus kainos, kelių mokesčiai (vokiškas Maut), kursai. Jei jums davėme kainą prieš mėnesį, o degus pakilo 20 proc., gali tekti kiek pakoreguoti, nors mes stengiamės to daryti retai. Profesionalūs logistikos sprendimai biuro kroviniams į Vokietiją turi būti skaidrūs, tačiau rinka yra dinamiška ir ne viskas priklauso nuo mūsų.

Smulkmenos, kurios kuria nuotaiką

Ar galima vežti asmeninius daiktus kartu su biuro kroviniu?

Techniškai galima, bet tai nerekomenduojama. Jei įvyks avarija, draudimo kompanija gali atsisakyti mokėti, nes jums buvo sumaišyta komercinė ir nekomercinė transportuojama įranga. Be to, už tai gali būti baudos iš muitinės, jei tai nėra deklaruota. Geriau padaryti atskirą siuntą.

Ar vežate augalus?

Galime, bet jie reikalauja specialios priežiūros (vanduo, šviesa) ir fitosanitarinių pasų, jei vežate per šalies ribas. Vokietija ypatingai griežta dėl kenkėjų. Kai kurios rūšys yra visiškai draudžiamos. Biuro krovinių pervežimas į Vokietiją su augalais yra galimas, bet tik jei viską sutvarkote teisiškai iš anksto.

Kaip sužinoti, kur dabar yra mano siunta?

Mes duodame nuorodą į stebėjimo sistemą. Ten matote, kur mašina yra realiu laiku. Kartais sistema gali vėluoti atnaujinti dėl prasto ryšio some rajonuose, bet dažniausiai tai veikia tiksliai. Klientai mėgsta stebėti tuos taškus žemėlapyje, sako, tai ramina.

Ar reikia pažymėti dėžes „Šiaulėn“ ar „Vokiškai“?

Geriau visada rašyti lotyniškais rašmenimis (vokiškai) arba angliškai. Vairuotojas gali ir nesuprasti, kas čia parašyta lietuviškai, o gavėjas Vokietijoje tikrai nežinos. Vienas kartą buvo įdomi situacija, kai dėžė buvo paženklinta „Skubu“, o vairuotojas maniau, kad tai miesto pavadinimas.

Ką daryti su atliekomis, pvz., supakuoto medžiagos?

Mes išvežame tą medžiagą (pakuoją) atgal, jei norite, arba išmetame vietos (susitarius dėl atliekų tvarkymo). Vokietijoje labai griežta atliekų surinkimo sistema, todėl negali tiesiog mesti viską į pirmą konteinerį kieme. Reikia atskirti kartoną ir plastiką.

Ar galima užsakyti ekspresinį pristatymą tą pačią dieną?

Iš Lietuvos į Vokietiją tą pačią dieną fizine (sunkiąja) transportu beveik neįmanoma, neb tai yra labai maža siunta kurjeriu lėktuvu. Tačiau galime padaryti „24h express“ – t.y. užsakymą ryte, pristatymą rytoj. Tai kainuoja daugiau, bet svarbiems dokumentams ar detaliems veikia.

Kodėl pasirinktumėte jus, o ne „Raben“ ar kitą didelę?

Mes esame lankstesni. Didelės korporacijos turi standartinius procesus, o su mumis galit pasikalbėti tiesiogiai su vadovu ir derinti sprendimus individualiai. Jums nereikės rašyti dešimt formų, jei reikia paprasto dalyko. Kaina taip pat gali būti konkurencingesnė mažiems ir vidutiniams biuro kroviniams.

Kaip elgtis su vertingais duomenimis kompiuteriuose?

Mes neįsikišame į programinę įrangą, bet fiziškai apsaugome standžiuosius diskus. Tačiau rekomenduoju prieš vežimą daryti atsarginę kopiją (backup). Niekada nežinai, kas nutiks su magnetiniu lauku arba jei kompiuterius nukrenta. Mūsų atsakomybė apima technikos vertę, bet ne jūsų verslo praradimus dėl duomenų dingimo.

Uždarymas

Apibendrinant, galiu pasakyti, kad nors profesionalūs logistikos sprendimai biuro kroviniams į Vokietiją gali atrodyti sudėtingi, su geru partneriu tai tampa rutina. Nereikia rūpintis keliais, vairuotojais ar muitine – tiesiog pasakykite, ką norite, ir mes pasirūpinsime likusiu. Yra klaidų, yra vėlavimų, bet svarbiausia yra tai, kad krovinys pasiekia paskirtį saugiai. Nekantrauju padėti jums ir jūsų biurui persikelti ar pristatyti prekes, pasitikėjimo mūsų patirtimi.