Profesionalus biurų perkraustymas tarp Lietuvos ir Vokietijos: patirtis, problemos ir sprendimai

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt penkerius metus ir galiu pasakyti vieną – profesionalus biurų perkraustymas tarp Lietuvos ir Vokietijos niekada nevyksta taip, kaip jis planuojamas Excel lentelėje. Viskas vienu metu yra ir labai paprasta, ir baisiai sudėtinga. Vokietijos klientai mėgsta tvarką, o Lietuvoje dažnai pasitaiko „mes išsimesime patys“ situacijų, kurios vėliau sukelia siaubą krovininėje. Jei norite, kad jūsų verslas nejustų pertraukos, reikia žinoti ne tik kainas, bet ir tas smulkmenas, kurių nepasakys standartinis pardavėjas. Čia ne tik apie vyniojimą į burbulus, tai apie logistiką, customus ir žmonių psichologiją kelyje.

Kiek tai kainuoja ir kas daro įtaką kainai

Kiek vidutiniškai kainuoja biuro perkraustymas į Vokietiją?

Čia ne taip paprasta pasakyti vieną skaičių, nes viskas priklauso nuo to, kiek tikrai daiktų turite. Žmonėms visada atrodo, kad daiktų yra mažiau nei yra iš tikrųjų. Vidutiniškai, jei kalbame apie nedidelį biurą Vilniuje, kuris keliauja į Berlyną, galima skačiuoti nuo 1500 iki 3000 eurų. Bet tai jei viskas tvarkingai sudėta į dėžes. Jei ten stovi didžiulės conferencijos lentos, kurias reikia išmontuoti, kaina šoks aukštyn, nes tai valandų darbas, o ne minutės.

Ar kaina priklauso nuo to, kurį Vokietijos miestą renkatės?

Žinoma, priklauso. Vokietija didelė, ir jei važiuojate į Miuncheną, tai visai kitas kelias nei į šalia esantį Štetiną ar net į Berlyną. Dar reikia prisiminti apie mokesčius už įvažiavimą į miesto centrą, ypač jei ten yra „environment zone“ – žalia zona. Mūsų sunkvežimiai turi tenkti, bet ne visi subrangovai turi tokius transporto priemonių, todėl kartais reikia papildomų leidimų, o tai kainuoja.

Kas daro didžiausią įtaką galutinei sumai?

Būtent dėžių kiekis ir darbo valandos. Kartais klientas sako: „turime penkias dėžes“, o atvažiuojame – ten penkios didelės dėžės ir dvidešimt maišų su dokumentais, kur viskas išbyra. Tada vairuotojas pradeda rūkauti nervais. Taip pat didelę įtaką daro paskutinis kilometras Vokietijoje – jei ten nėra pakeliamosios platformos ir reikia nešti per laiptus, kaina auga kiekvieną sekundę.

Ar galima gauti fiksuotą kainą ar visada valandinis?

Galiu pasiūlyti fiksuotą, jei aš asmeniškai pamatžiu, ką reikia vežti. Jei darome viską nuotoliniu būdu (pagal nuotraukas ar „maždaug“ aprašymus), tada dažniau dirbame su valandine norma, kad apsisaugotume nuo nepageidaujamų staigmenų. Fiksuota kaina geriau tiems, kurie mėgsta aiškumą, nors ji paprastai būna šiek tiek aukštesnė, kad mes apsidraustume.

Kodėl kai kurios firmos siūlo kur kas pigiau?

Tai klasika. Pigiau siūlo tie, kas neturi draudimo, arba tie, kas dirba „pilkiuose“ režimuose. Aš galiu pasakyti – jei kaina atrodo per gera, kad būtų tiesa, tai greičiausiai taip ir yra. Vėliau jie gali paprašyti papildomai už keltuvus, už dėžes, už benziną... Žinote, tokią istoriją girdėjęs ne kartą.

Logistika ir organizavimas: kaip tai vyksta iš vidaus

Kiek laiko užtrunka visas procesas?

Jei kalbame apie profesionalų biurų perkraustymą tarp Lietuvos ir Vokietijos, tai nuo susitarimo iki įvežimo praeina nuo savaitės iki trijų savaičių. Pats važiavimas užtrunka dieną-dvi, bet dokumentų tvarkymas, dėžių pristatymas ir pakavimas – tai laikas. Negalima tikėtis, kad paskambinsite šiandien, o rytoj jau jaučiatės naujame biure Hamburge, nebent tai tik vieno žmogaus kėdė.

Ar jūs atvežate dėžes ar turiu pirkti pats?

Mes visada pristatome dėžes. Tai įskaičiuota į paslaugą. Turime standartinių dėžių, turiu specialių dėžių kompiuteriams ir serveriams (iš tikrųjų jos yra sustiprintos, su putomis). Vienintelis dalykas, kurį dažnai pamiršta – reikia pasakyti, kiek jų reikia, nes jei atvežime per mažai, tai stabdom procesą.

Kaip elgiamės su IT įranga ir serveriais?

Čia reikia ypatingo dėmesio. Aš pats ne esu IT specialistas (nors daug ką mačau), todėl visada patariu, kad jūsų žmogus išjungtų viską ir pažymėtų kabelius. Mes išmontuojame rackus, vyniojame į foliją, bet už duomenų saugumą neatsakome. Jei serveris stovi ant grindų – tai blogai, jis turi būti ant rėmų. Buvo atvejų, kai klientas neįjungė UPS, ir važiavimas sugadino diskus.

Ar reikia iš anksto matuoti baldus?

Būtina. Ypač jei tai seni, sovietmečio arba nestandartiniai baldai, kurie neįeina per standartinį durų angą. Vieną kartą teko išmontuoti languotą sieną, kad išneštume didžiulę direktoriaus stalą, nes klientas nepasakė, kad jis buvo surinktas viduje prieš 20 metų. Matuojame viską – koridoriaus plotį, lifto dydį, įvažiavimus.

Kas vyksta su dokumentais? Ar saugūs?

Dokumentus vyniojame į mažas dėžutes, jas užkalame ir numeruojame. Niekas neduoda jokių garantijų, kad kelionės metu dėžė nenukris, bet mes darome viską, kad ji liktų vietoje. Jei turite slaptų dokumentų, geriau juos vežti su savimi mašinoje arba naudoti specialiu užrakintomis dėžėmis, kurias tik mes atidarome prieš jums akis.

Ar galima vežti augalus?

Galima, bet tai problema. Sunkvežimys su šaldymu kainuoja milžiniškus pinigus, tad įprastame krovelyje augalai gali užšalti žiemą arba išdegti vasarą. Vokietijoje yra griežti fitosanitariniai reikalavimai, todėl reikia deklaracijų. Aš asmeniškai nebežadu klientams vežti didelius palmes, nebent jie sutinka, kad jei kas nutiks – ne mūsų kaltė.

Vokietijos specifika ir biurokratija

Ar reikia custominio (muitinės) deklaravimo?

Nors Lietuva ir Vokietija yra ES, vis tiek reikia T1 dokumento arba prekių apyvartos dokumento, jei tai ne asmeninis daiktų perkėlimas. Verslo turtas yra kita istorija. Mums su tuo padeda brokeriai, bet jei jūsų buhalterija ne tvarkinga, gali užstringti sienoje. Gera žinia ta, kad dažniausiai tai darome be jūsų įsikišimo.

Kaip su parkavimu vokiškuose miestuose?

Tai košmaras. Vokiški miestai yra užstatyti automobilių. Reikia gauti leidimą stovėjimui („Verkehrszeichen“), o už jį reikia mokėti savivaldybei. Kartais teka stovėti už 100 metų nešti dėžes, nes vietinis policininkas nenori leisti užstoti eismo juostos. Visada primygtinai prašau klientų pasirūpinti parkavimu iš anksto, bet retai kurie tai daro.

Ar vairuotojai kalba vokiškai?

Dauguma mūsų vairuotojų kalba rusiškai ir lietuviškai, angliškai supranta baziniu lygmeniu. Vokiškai... na, mums užtenka žodžių „Aussteigen“ (išlipti) ir „Wo ist der Kunde?“ (kur klientas?). Jei reikia sudėtingesnio bendravimo su namų savininkais arba sargu, geriau, kad būtų kas nors iš jūsų pusės vietovėje. (Iš tikrųjų turiu vieną vairuotoją iš Klaipėdos, kuris moka vokiškai, bet jis dažniau važinėja į Skandinaviją).

Kas daryti, jei naujame biure nėra lifto?

Tada mokame daugiau. Kiekviena laiptų pakopa yra papildomas mokestis, nes tai fizinis darbas. Vokietijoje dažnai būna seni pastatai, kur liftas yra tik mažas, keltuvas tipo. Ten netelpa nė dėžė su spausdintuvu. Tenka nešti rankomis. Aš visada klausiu apie liftą pirmiausia, o ne apie kainą.

Ar reikia kažką specifisko daryti su šiukšlėmis?

Vokietijoje atliekų surinkimas yra griežtas. Negalima tiesiog mesti visko į vieną konteinerį. Mes pasiimame pakuotės medžiagas (dėžes, popierių) ir išvežame, jei sutarta. Bet jei jūs išmetate senus baldus, reikia mokėti už juos atliekų aikštelėje. Mes galime padėti pakrauti, bet mokėti už išmetimą turite jūs.

Rizikos, problema ir „gyvenimas“

Kas nutinka, jei pasikeičia planai paskutinę minutę?

Tai įvyksta dažnai. Pasikeičia raktų atidavimo laikas, arba namų savininkas negali atvykti. Jei mes jau esame vietoje su sunkvežimiu, laikas skaičiuojamas. Stovėjimas Vokietijoje brangus. Aš visada sakykite iš anksto, jei vėluojate, nors aš pats žinau, kad versle viskas vyksta dinamiškai.

Ar dažnai kažkas suyra?

Per 20 metų nuslydo kelios dėžės ir buvo nulaužta viena koja nuo sofos. Taip, nutinka. Mes turime draudimą, kuris dengia žalą, bet jei dėžėje buvo brangus porcelianas, o jūs ją pažymėjote kaip „virtuvės reikmenys“, draudikas nemokės. Žymėkime viską aiškiai, tada ir mes ramūs, ir jūs.

Ar dirbate savaitgaliais?

Dirbame, jei užmokestis atitinka. Vairuotojai taip pat žmonės, nori ilsėtis, tačiau verslas nevisada laiko to galvoje. Jei reikia vežti sekmadienį, kad pirmadienį būtumėte darbe, tai galima, bet tai papildomai 20-30 proc. prie kainos. Vokietijoje parduotuvės uždarytos, bet mes galime iškrauti į sandėlį.

Kaip elgtis su brangia technika?

Neškime patys. Mes turime specialias juostas ir vežimėlius, bet jei tai 10 tūkst. vertės serveris, geriau, kad jį neštų specialistas su antistatine apranga. Mes atvežame į duris, toliau – jūsų atsakomybė. (Nors vieną kartą teko padėti nešti 3D spausdintuvą, kuris svėrė toną, tai buvo... įdomu).

Kas daryti, jei vairuotojas užstringa kelio metu?

Tai retai, bet įvyksta. Gali sugesti sunkvežimis, gali būti eismo įvykis. Tada mes siunčiame rezervinę transporto priemonę arba krovininį mikroautobusą, jei liko nedaug daiktų. Tai užtrunka, bet mes visada pranešame. Vieną kartą vairuotojas užmigno po kažkurio Vokietijos miesto ir pabudo po 4 valandų, vėlavome 5 valandas... klientas buvo nepatenkintas, bet mes atsiprašėme ir padarėme nuolaidą.

Ar verta rinktis mažas firmas?

Rizikinga. Mažos firmos turi vieną sunkvežimį. Jei jis sugenda, jūsų perkraustymas sustoja. Mes turime flotę. Be to, mažos firmos dažnai dirba be sutarčių „ant rankos“. Jei jums reikalingas tikrai profesionalus biurų perkraustymas tarp Lietuvos ir Vokietijos, geriau pasirinkti tą, kuris turi ką prarasti, jei sugadins jūsų turtą.

Pabaigos darbai ir išvados

Ar padedate suarchyvuoti dokumentus prieš vežimą?

Ne, mes ne esu archyvininkai. Mes galime sudėti į dėžes tas knygas, kurias jūs paruošsite. Jei reikia rikiuoti pagal datas, tai jūsų darbas. Mes esame fizinių darbų žmonės, ne biuro darbuotojai, nors ir esame susipažinę su tuo.

Kada reikia apmokėti už paslaugą?

Įprasta praktika – 30 proc. avanso sutartant, likusi dalį – atlikus darbą. Kartais dirbame ir be avanso, jei tai didelės, žinomos korporacijos, bet mažesniems biurams avansas būtinas, kad mes nevažiuotume tuščiomis.

Ar galima sekti krovinių buvimo vietą?

Taip, mūsų sunkvežimiuose yra GPS stebėjimo sistemos. Galite pamatyti, kur jis yra realiu laiku. Tai ramina klientus, ypač kai važiuojama per Lenkiją arba kai pasitaiko eismo užkardų.

Ką daryti su senais baldais, kuriuos nebebevežiu?

Galiu juos išvežti į šiukšliadėžę Lietuvoje už nedidelį mokestį, arba palikti jums, jei norite parduoti „ Marketplace“. Nepervežame senų, sugedusių daiktų į Vokietiją, nes tai brangu nenaudingas krovinys.

Ar turiu nuplauti baldus prieš vežimą?

Būtų malonu. Niekas nenori vežti dulkių sąnašų. Mes nekalbame apie cheminį valymą, bet tiesiog nuplauti stalą nuo kavos dėmių – tai paprasta mandagumas. Vokietijos sandėlininkai gali būti labai išrankūs dėl švaros.

Kaip susitarti dėl laiko, jei aš esu Lietuvoje, o biuras Vokietijoje?

Reikia atstovo. Arba jūs skraidote ten ir atgal, arba randate kas atidarys duris. Mes negalime laukti kieme valandas, kol jūs skrendate iš Vilniaus. Turime konkretų susitikimo laiką.

Ar atvežate savo kėdes ar naudojate mano biuro?

Naudodami jūsų biuro kėdes mes sutaupome laiko pakrovime. Bet jei jūsų kėdės yra jau subyrėjusios, mes galim atvežti porą savų, kad būtų patogiau krauti. Tai nėra problema.

Kodėl reikia sudaryti detalų inventoriaus sąrašą?

Dėl draudimo ir dėl kontrolės. Vieną kartą klientas teigė, kad „dingo“ auksinės jubiliejaus dovanos, kurios niekada nebuvo imamos inventorizuojant. Inventorius – tai mūsų ir jūsų apsauga nuo nepagrįstų pretenzijų.

Kas nutinka, jei sunkvežimis netelpa į gatvę?

Tuomet mes iškrauname į mažesnę transporto priemonę (pervartimą). Tai papildomas darbas ir papildomi pinigai. Todėl taip svarbu iš anksto parodyti nuotraukas arba nusiųsti adresą, kad patikrintume Google Maps vaizdus.

Ar pasirašote kokius nors dokumentus išvykstant ir atvykstant?

Žinoma. CMR sąrašas, priėmimo-pavedimo aktai. Be dokumentų nevyksta joks legalus verslas. Jei vairuotojas pasako „gerai, važiuojam“ be parašų – bėkite po jį.

Galite padėti suleidžti kabelius po stalais?

Ne, tai ne mūsų kompetencija. Mes pastatome stalą, bet nevedžiame kabelių. Tam kvieskite elektromontuotojus. Mums svarbiau, kad stalas būtų lygus.

Kuo skiriasi perkraustymas į rytus nuo vakarų Vokietijoje?

Rytuose (pvz., Dresdenas, Leipcigas) dažniau būna senesnių pastatų, problemų su parkavimu, o vakaruose (Frankfurtas, Diuseldorfas) viskas labiau modernu, bet brangiau. Darbo jėgos taip pat skiriasi – vakarų vokiečiai gali būti griežtesni dėl taisyklių.

Ar pervežiate seifus?

Pervežame, bet tik tuščius. Užpildyto seifo nekelia niekas, jis per sunkus ir pavojingas. Reikia ištuštėti prieš mūsų atvykimą.

Ką daryti, jei lietus?

Mes turime vandeniui atsparias drobes, kuriomis uždengiame krovinius prieš išvežimą ir įvežimą. Lietus Lietuvoje ir Vokietijoje yra įprastas dalykas, su tuo susiduriame kasdien. Bijokite ne lietaus, o vėjo, kai nešame popierinius dėžes.

Ar reikia gerti vairuotojams kavą?

Neprivaloma, bet labai padeda susikurti gerą atmosferą. Vairuotojas, kuris gėrė gerą kavą ir su kuriuo pasikalbėjote kaip su žmogumi, dirbs geriau nei tas, kurį įleido kaip šunį į sandėlį. Tai paprasta psichologija.

Ar turiu išpakuoti dėžes patys?

Įprastai mes iškrauname dėžes į tas patalpas, kurias nurodote. Išpakavimas – tai papildoma paslauga, už kurią reikia mokėti. Dažniausiai klientai patys išpakuoja, kadangi žino, kur kas turi gulėti.

Kokias garantijas galite duoti?

Raštinę garantiją, kad atvešime daiktus vienus sveikus. Draudimo polisą. O ir mano asmeninę garantiją, kad jei kas blogai – aš pats skambinsiu ir spręsiu problemas, o ne paslėpsiusi už sekretorės.

Kodėl verta rinktis būtent jus?

Nes aš žinau, ką darau. Nes aš nebijodamas pripažins, jei ką suklydau (nors retai). Nes profesionalus biurų perkraustymas tarp Lietuvos ir Vokietijos man ne tik darbas, bet ir gyvenimas, kurią jau suvokiau iš visų pusių.

Išvada

Galiausiai, viskas suverčia į tai, kad patikimumas svarbiau už kainą. Per šiuos dvidešimt metų mačiau viską – nuo gaisrų sandėliuose iki džiaugsmingų šeimų, kurios pirmą kartą atidarė savo filialą užsienyje. Profesionalus biurų perkraustymas tarp Lietuvos ir Vokietijos reikalauja kantrybės ir detalių planų. Jei pasiruošę gerai, viskas vyks sklandžiai, jei ne – bus stresas, bet mes vis tiek padėsime išlipti iš situacijos.